KLEINE STAPPEN, VEEL RESULTAAT. IT-specialisten, managers en consultants maken al jaren gebruik van de PDCA-cyclus methode (Plan-Do-Check-Act) om processen te optimaliseren. Zij zoeken dan steeds naar verschillende manieren om dingen te verbeteren en het liefst in zo n kort mogelijke tijd. Timemanagement is niet alleen voor grote bedrijven! Je hoeft namelijk geen groot bedrijf te hebben om dit principe toe te passen. Dit kan ook best als je een ZZP-er bent, een kleine MKB-er en zelfs als drukbezette huismoeder/huisvader die alles tegelijkertijd moet regelen. Het probleem waardoor stress ontstaat zit meestal in het proces. Wanneer je dit aanpakt zal je een stuk rust terugkrijgen én beter presteren. Daarom hebben we een tiental tips voor je op een rij gezet, waar je meteen mee aan de slag kunt.
1. MAAK EEN BESLISSING OP DE JUISTE TIJD Je hoeft niet altijd over alles meteen een beslissing te maken, op het moment dat het je leven binnenkomt. Zet een bakje op je bureau, doe daar je binnenkomende post/documenten/papieren in en maak hem ééns per dag leeg. En spreek een paar vaste momenten af met jezelf om je e-mail te verwerken, in plaats van dat de hele dag door te doen. Dan heb je de rest van de tijd over voor belangrijkere dingen.
2. MAAK DINGEN AF! Spendeer niet eindeloos tijd aan taken, maar maak ze af. Dingen gedaan krijgen geeft een heerlijk gevoel. Koop een kookwekker en zet hem op je bureau. Of gebruik je smartphone. ;) Spreek met jezelf een tijd af voor elke taak die je gaat doen. Bijvoorbeeld: ga twintig minuten e-mail verwerken en ga dan iets anders doen. Zo voorkom je dat je de hele dag in dat ene rapport blijft hangen, of alleen maar e-mails aan het versturen bent.
3. LEER JEZELF ROUTINE AAN Over tandenpoetsen denk je ook niet meer na en dat scheelt energie! Zorg dat je je werk zo gemakkelijk mogelijk kunt doen, zodat je energie over houdt voor het echte denkwerk. Voor de dames: kies je kleren de avond van te voren al uit en leg alles klaar. Dat scheelt aql snel 15 minuten (of meer). Leg spullen altijd op een vaste plek, maak sjablonen aan voor documenten die je vaak gebruikt en leer jezelf met sneltoetsen werken.
4. ZET NIET ALLES IN JE AGENDA Zet alléén datum- en tijdgebonden zaken in je agenda. Het scheelt een hoop tijd en stress als je met één blik in je agenda weet waar je die dag aan toe bent en je niet eerst alle harde afspraken van je taken en voornemens moet scheiden. Taken kun je beter niet in je agenda zetten, maar op een aparte takenlijst. Ook dát is time-management. De things to do today notitieblok van Atlanta vinden wij erg handig. Omdat je elke taak direct kunt wegstrepen. Uit de notitieblok, uit het hoofd zeg maar!
5. PLAN WEKELIJKS ONDERHOUD Organiseren hoort ook bij je werk. Een goed idee is om een Wekelijks Onderhoud in te plannen. Neem elke week een uur de tijd om je agenda door te kijken (zijn er nog losse eindjes?) en je takenlijst op te schonen. Denk eens na over wat je de komende week wilt gaan doen en hoe je dat dan wilt aanpakken. Beseffen waar je precies mee bezig bent, geeft een hoop rust en overzicht. Wekelijks de boekhouding bijhouden, is makkelijker dan alles bij elkaar zoeken aan het einde van de maand. Maar dat geldt ook voor het huishouden bijvoorbeeld. Als je elke weekdag bepaalde dingen doet, gaat het sneller en blijft het makkelijker/langer schoon.
6. HOUD REKENING MET AD-HOC WERK Als je weet dat je elke week twintig uur bezig bent met het blussen van brandjes, plan dan niet je agenda veertig uur vol. Als je ondanks alle drukte tijd nodig hebt voor je eigen taken, spreek dan met je collega s momenten af dat je niet aanspreekbaar bent. Een uur je telefoon en je e-mail uitzetten kan wonderen doen voor je concentratie.
7. HOUD ÉÉN TAKENLIJST BIJ Je hebt een to-do lijst, een takenlijst in Outlook, post-its op je monitor en ook nog taken in je agenda gepland. Hoe weet je dan wat nú echt belangrijk is? Houd één takenlijst bij en zorg ook dat al je taken daarop terecht komen. Dan weet je altijd precies waar je aan toe bent. Zet er een datum bij als er een bepaalde deadline aan vast hangt.
8. DENK IN ACTIES! Formuleer Eerstvolgende Acties, geen to-do s. Denk een paar seconden langer na, voordat je een taak op je lijst zet. Wat moet je ervoor doen om die taak uit te kunnen voeren? Als je bijvoorbeeld Peter wilt bellen, vraag je dan ook even af, of je niet eerst zijn nummer op moet zoeken. Zo ja, dan is dat je eerstvolgende actie. Door zo concreet mogelijk te zijn, verlaag je de drempel voor jezelf om die taak op te pakken. Als je een tweede taak moet doen om de eerste af te krijgen, is de tweede taak eigenlijk toch je eerste actie.
9. MAAK AFSPRAKEN OVER E-MAIL. Geconcentreerd werken als je constant je e-mail in de gaten moet houden (want er zou wel eens iets urgents bij kunnen zitten!) is moeilijk. Spreek met je collega s en klanten af dat urgente zaken niet meer per mail gaan, maar bijvoorbeeld per telefoon. En dat als jouw naam in de CC staat, jij niet per sé iets met die e-mail hoeft te doen. Laten we wel duidelijk stellen dat urgent gelijk staat als het brandt en niet aan ach dat kan morgen ook nog wel.
10. JE KUNT NIET ALLES ONTHOUDEN Vaak is het zo dat je een taak niet kunt uitvoeren omdat je nog ergens op moet wachten. Bestellingen, vragen aan klanten, afbeeldingen of onderdelen als je dat allemaal moet onthouden, ben je zo het overzicht kwijt. Leg daarom een kladblok op je bureau en schrijf alles op, waar je op wacht. Met een complete lijst weet je altijd precies of je nog ergens achteraan moet. Wij zetten meestal een kruis achter de taak in de things to-do. Zolang dit kruisje niet weggestreept is, kun je hiermee niet verder. Door er initialen achter te plaatsen weet je wie de verantwoordelijkheid heeft. Stel niet uit tot morgen, wat je heden door een ander kunt laten doen!
Volg @illgraffdesign op Twitter Word fan op Facebook