Special Olympics Evenementen Datum Special Olympics Nederland
Special Olympics Evenementen ARTIKEL 1: DOEL VAN DE SAMENWERKING:... 4 ARTIKEL 2: ORGANISATIE:... 4 ARTIKEL 3: COMMUNICATIE EN FONDSENWERVING:... 5 ARTIKEL 4: RAPPORTAGES EN OVERLEG:... 5 ARTIKEL 5: INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN:... 6 ARTIKEL 6: FINANCIËLE ZAKEN:... 6 ARTIKEL 7: RISICOMANAGEMENT EN VERZEKERINGEN:... 7 ARTIKEL 8: OVERIGE BEPALINGEN:... 7
PARTIJEN: De Stichting Special Olympics Nederland, statutair gevestigd te Utrecht, kantoorhoudende te Bunnik aan de Regulierenring 2b, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door Mevrouw Drs. W. Baken., hierna te noemen: SON, en. ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door, kantoorhoudende te..,. en de samenwerkende partners te weten:, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door., ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door... hierna te noemen: ORGANISATOR, SON en ORGANISATOR worden hierna gezamenlijk geduid als: partijen, IN AANMERKING NEMENDE DAT: SON, in Nederland exclusief verantwoordelijk is voor de organisatie van Special Olympics Evenementen volgens de richtlijnen van Special Olympics Inc. en alle rechten bezit die hieraan verbonden zijn; SON ernaar streeft elk jaar minimaal 8 Special Olympics Evenementen, te (doen) organiseren; SON ten behoeve van die Evenementen overeenkomsten aangaat met organisaties welke bereid zijn deze SORS-SORE-SONE voor SON te organiseren; de ORGANISATOR bereid is voor SON een Special Olympics Evenement te organiseren; de ORGANISATOR zich verplicht het Evenement te organiseren met inachtneming van de inhoud van deze overeenkomst, de Aanvraagprocedure (bijlagen 1) en het projectplan ((bijlagen 2). De inhoud van de stukken welke als bijlage 1 tot en met 2 aan deze overeenkomst zijn gehecht en een onlosmakelijk onderdeel vormen van deze onderhavige overeenkomst worden tezamen hierna genoemd: de standaardregelgeving. Indien de reglementen/richtlijnen tussentijds worden gewijzigd zal SON de ORGANISATOR hierover schriftelijk informeren; SON zich bereid heeft verklaard zich in te spannen de ORGANISATOR te ondersteunen bij de organisatie van het Evenement met informatie, advies (gevraagd en ongevraagd) en materialen waar mogelijk; SON en de ORGANISATOR met de organisatie van het Evenement aan mensen met een verstandelijke handicap de mogelijkheid biedt op eigen niveau deel te nemen aan sportwedstrijden; SON en de ORGANISATOR de intentie uitspreken om gezamenlijk van het Evenement een kwalitatief en kwantitatief succes te maken, zowel organisatorisch als publicitair; SON en de ORGANISATOR het Evenement zien als een belangrijk evenement voor de verdere stimulering van sport voor mensen met een verstandelijke handicap, de emancipatie van mensen met een verstandelijke handicap en het geven van meer bekendheid aan Special Olympics in Nederland in zijn algemeenheid;
de ORGANISATOR zich maximaal zal inspannen om Special Olympics sporters en andere mensen met een verstandelijke handicap op een actieve manier te betrekken bij de organisatie en publiciteit van het Evenement; in deze samenwerkingsovereenkomst de basisuitgangspunten, voorwaarden en wederzijdse rechten en plichten van partijen beschreven worden voor de organisatie van het Evenement. ZIJN HET NAVOLGENDE OVEREENGEKOMEN: ARTIKEL 1: DOEL VAN DE SAMENWERKING: 1.1 De ORGANISATOR is verantwoordelijk voor de organisatie en financiering van het evenement volgens het ingediende projectplan (bijlage 2) en met inachtneming van de standaardregelgeving, de considerans en andere uitgangspunten van SON en SOINc. zoals samengevat in het Uittreksel Algemene Richtlijnen Special Olymics (bijlagen 3), en hetgeen verder in deze overeenkomst is vastgelegd. 1.2 De ORGANISATOR organiseert < SOLS, SORE, SORS, SONE > (verder het Evenement te noemen) op <datum> in <plaats>. Na overleg met en schriftelijke goedkeuring van SON kan een andere datum worden overeengekomen. ARTIKEL 2: ORGANISATIE: 2.1 De ORGANISATOR is verplicht voor de organisatie van het Evenement een projectgroep op te richten. De projectgroep onder leiding van de projectleider zal tot doel hebben de organisatie en financiering van het Evenement 2.2 De ORGANISATOR stelt, in overleg met SON, een organisatieschema op, waarin beschreven de bestuurlijke en organisatorische structuur van de projectgroep. 2.3 SON zal vanuit haar supervisierol ter ondersteuning en advisering van ORGANISATOR personeel inzetten en andere kosten (reis- verblijfs- organisatiekosten) maken. 2.4 De ORGANISATOR verplicht zich waar mogelijk de reguliere sportbonden en verenigingen actief te betrekken bij de organisatie van hun tak van sport tijdens de SORS-SORE-SONE SOLS. 2.5 De ORGANISATOR zal in de organisatie van het evenement volledig rekening houden met de activiteiten van de SO special fanclub, de randprogramma s van Special Olympics in het kader van Torch Run overeenkomstig de wensen van SON. De in dit artikel vermelde activiteiten vormen een onverbrekelijk onderdeel van het evenement. 2.6 Het is de ORGANISATOR met voorafgaande toestemming van SON toegestaan om overige randprogramma s zoals geduid in artikel 2 lid 5 van deze overeenkomst te organiseren. 2.7 SON en de ORGANISATOR stellen in onderling overleg de inschrijfprocedure voor deelnemers vast, waarbij SON verantwoordelijk is voor de uitvoering hiervan. 2.8 De ORGANISATOR is verantwoordelijk voor de werving, selectie en scholing van alle noodzakelijke vrijwilligers ten behoeve van het Evenement. SON zal in goed overleg met de ORGANISATOR ondersteuning bieden bij de scholing van deze vrijwilligers.
ARTIKEL 3: COMMUNICATIE EN FONDSENWERVING: 3.1. SON zal ten behoeve van de om niet posters en flyers ontwikkelen en deze aan ORGANISATOR ter beschikking stellen. 3.2. HET EVENEMENT zal uitsluitend het vormgevingsconcept/richtlijnen zoals bedoeld in artikel 3 lid 1 van deze overeenkomst in haar publicitaire-uitingen gebruiken. Het is de ORGANISATOR derhalve niet toegestaan een eigen huisstijl te gebruiken. 3.3. De ORGANISATOR zal een sponsorplan opstellen en dit voorafgaande aan de uitvoering daarvan ter goedkeuring voorleggen aan SON. 3.4. SON stelt om niet bestaand en rechtenvrij, voor zover bij haar aanwezig, foto- en filmmateriaal ter beschikking aan de ORGANISATOR. 3.5. SON stelt de ORGANISATOR om niet Special Olympics-materialen in bruikleen ter beschikking, zoals GMS-programma, mascotte (Kees Konijn), bogen en skydancers en vlaggen. De ORGANISATOR verplicht zich de ter beschikking gestelde materialen volgens richtlijnen van SON te gebruiken. 3.6. SON heeft hoofdsponsors en maatschappelijke partners. Deze partijen (op dit moment AEGON en Rabobank Fonds Gehandicaptensport en VriendenLoterij) dienen als hoofdsponsor en maatschappelijk partner SON te worden vermeld bij het evenement. De hoofdsponsors hebben branche-exclusiviteit. Alleen met schriftelijke toestemming van SON kunnen er nieuwe (hoofd)sponsors aan het evenement worden toegevoegd. In ieder geval zijn de partijen uit de branches verzekeringen en banken vooraf uitgesloten. 3.7. De ORGANISATOR zal op verzoek aan SON gedurende HET EVENEMENT om niet een representatieve ruimte van voldoende omvang op het terrein van Het Evenement ter beschikking stellen voor hospitality doeleinden. 3.8. HET EVENEMENT zal worden geopend door de voorzitter van SON, of een door hem aan te wijzen vervanger. De ORGANISATOR zal in goed onderling overleg met de voorzitter van SON aan de bestuursleden van SON een passende rol toebedelen in en bij het Evenement. 3.9. SON maakt van tijd tot tijd gebruik van de ambassadeurs van SON/Fonds Gehandicaptensport. De ORGANISATOR zal in goed onderling overleg met SON van deze ambassadeurs gebruik maken. ARTIKEL 4: RAPPORTAGES EN OVERLEG: 4.1 De ORGANISATOR en SON zullen regelmatig, minimaal eenmaal per maand, of zoveel vaker indien zulks door SON noodzakelijk wordt geacht, overleg hebben. SON wijst hiertoe een contactpersoon aan op het bureau en vanuit de ORGANISATOR zal de door haar aan te wijzen projectleider dienen als contactpersoon. 4.2 De ORGANISATOR legt de (concept)draaiboeken, begroting, planning en wedstrijdschema s ter goedkeuring voor aan SON. SON is verplicht hier binnen veertien dagen op te reageren. 4.3 De ORGANISATOR zal alle uitslagen van de sportwedstrijden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 48 uur na afloop van de wedstrijden aan SON toesturen. 4.4 De ORGANISATOR zal, uiterlijk 2 maanden na afloop van het evenement een gedetailleerde
eindrapportage met conclusies en aanbevelingen aanleveren bij SON. ARTIKEL 5: INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN: 5.1 SON verleent de ORGANISATOR hierbij, met inachtneming van artikel 5 lid 2 van deze overeenkomst, een niet-exclusieve licentie om de volgende merken en andere intellectuele eigendommen te gebruiken, met als enige doel het organiseren van de HET EVENEMENT in overeenstemming met deze overeenkomst: de naam Special Olympics als onderdeel van de naam van de ORGANISATOR en de naam van de Special Olympics Regionale Spelen; het Special Olympics Nederland logo, de SON vlag en de sporters Eed. 5.2 Beperkingen op de licentie: de licentie is geldig vanaf de datum van ondertekening van deze overeenkomst tot een maand na het evenement. Nadat HET EVENEMENT heeft plaatsgevonden, zal de ORGANISATOR uitsluitend nog gebruik maken van de rechten voortvloeiende uit de licentie om deze overeenkomst op een behoorlijke wijze na te komen; na afloop van het evenement komen de rechten op merken en materialen die hieronder beschreven staan, aan SON toe. SON is alsdan de eigenaar van alle materialen en intellectuele eigendommen betreffende: o alle andere geschreven en ongeschreven materialen zoals draaiboeken, financiële afrekening; o elk ander ontwerp, geschrift, materiaal of andere vorm van creatieve expressie. o de ORGANISATOR zal, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van SON, aan geen ander persoon of partij enig recht toekennen voor het gebruik van de naam en het logo van Special Olympics Nederland. ARTIKEL 6: FINANCIËLE ZAKEN: 6.1 De ORGANISATOR is verantwoordelijk voor de werving van de benodigde financiële middelen of middelen in natura ter dekking van de in de begroting vastgestelde kosten. 6.2 De ORGANISATOR is volledig verantwoordelijk voor het tijdig en regelmatig betalen van alle uitgaven voor Het EVENEMENT. 6.3 SON stelt een bijdrage van maximaal 3.750,- voor SONE of SORS (incl eventueel verschuldigde BTW) aan de ORGANISATOR als lening ter beschikking. Eerst indien uit de door SON goedgekeurde eindafrekening blijkt dat er sprake is van een tekort en indien de ORGANISATOR aan al haar verplichtingen jegens SON heeft voldaan, zal deze lening omgezet worden in een subsidie tot maximaal het ter beschikking gestelde bedrag. 6.4 De ORGANISATOR mag alleen mét schriftelijke voorafgaande goedkeuring van SON de door SON goedgekeurde begroting overschrijden en onder de voorwaarde dat er voor deze overschrijding voldoende dekking is. 6.5 De ORGANISATOR zal een gedetailleerde boekhouding bijhouden van alle baten en lasten voor het EVENEMENT, inclusief een overzicht van alle ter beschikking gestelde bijdragen in natura.
6.6 De ORGANISATOR is aansprakelijk en verantwoordelijk voor een eventueel nadelig saldo. De ORGANISATOR vrijwaart SON voor alle financiële of juridische aanspraken van de ORGANISATOR of derden verband houdende met HET EVENEMENT. Door ondertekening van deze overeenkomst verklaart de ORGANISATOR bovendien dat SON geen verantwoordelijkheid heeft naar het ORGANISATOR of naar derden voor een eventueel tekort, het betalen van uitstaande facturen of voor het vrijwaren van de ORGANISATOR voor financiële of juridische verplichtingen. ARTIKEL 7: RISICOMANAGEMENT EN VERZEKERINGEN: 7.1. De ORGANISATOR zal in het draaiboek een veiligheidsparagraaf opstellen waarin alle door de ORGANISATOR te treffen maatregelen en waaronder het verkrijgen van vergunningen en het regelen van EHBO, ter bescherming van de gezondheid en veiligheid van deelnemers, vrijwilligers, officials, publiek en derden tijdens HET EVENEMENT zijn opgenomen. SON heeft het recht voor rekening en risico van de ORGANISATOR ter plaatse maatregelen te treffen indien de veiligheid van betrokkenen in het geding is. 7.2. De deelnemers en vrijwilligers van HET EVENEMENT zijn via SON verzekerd tegen aansprakelijkheid en ongevallen. De ORGANISATOR stelt SON voorafgaand aan het evenement op de hoogte van het aantal deelnemers en vrijwilligers. De ORGANISATOR zal aan de sportbonden van de deelnemers alsook aan alle deelnemende organisaties schriftelijk bevestigen dat en op welke wijze zij tijdens HET EVENEMENT zijn verzekerd, alsook zal de ORGANISATOR de hoogte van de dekking per verzekerd voorval aan de sportbonden van de deelnemers en de deelnemende organisaties bevestigen. ARTIKEL 8: OVERIGE BEPALINGEN: 8.1 SON zal jegens de ORGANISATOR, deelnemers aan HET EVENEMENT of bezoekers aan de HET EVENEMENT of niet nader genoemde derden nimmer aansprakelijk zijn met betrekking tot alle activiteiten verband houdende met HET EVENEMENT. De ORGANISATOR vrijwaart SON voor alle aanspraken van derden verband houdende met HET EVENEMENT. 8.2 De ORGANISATOR zal SON alle schade (inclusief advocaatkosten) voortkomend uit procedures tegen SON door het ongeautoriseerd gebruik van het SON logo door of namens de ORGANISATOR en alle schade verband houdende met iedere tekortkoming in de nakoming van deze overeenkomst door ORGANISATOR volledig vergoeden. 8.3 Wanneer de ORGANISATOR door overmacht (brand of ander ongeluk, natuurlijke verstoring of ramp veroorzaakt door zwaar weer of vergelijkbare omstandigheden, opstand, staking, terroristische actie) niet in staat is om faciliteiten of materialen of services of personeel te leveren die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van HET EVENEMENT, zal de ORGANISATOR SON daarvan onmiddellijk op de hoogte stellen. SON en de ORGANISATOR zullen zich maximaal inspannen om wederzijds aanvaardbare faciliteiten, materialen, services of personeel te vinden. Wanneer het partijen in alle redelijkheid niet lukt acceptabele vervangende faciliteiten, materialen, services of personeel te vinden, of deze niet tijdig verzekerd kunnen worden door de ORGANISATOR, dan kan SON - zonder dat zij gehouden is
aan de ORGANISATOR enige schade te betalen - deze overeenkomst op de door haar gewenste wijze beëindigen. Voorts is SON alsdan vrij om afspraken te maken met een andere partij om de HET EVENEMENT te houden. In dat geval zal de ORGANISATOR alle medewerking verlenen om haar kennis alsook alle voorhanden zijnde bescheiden en materialen (zoals bedoeld in deze overeenkomst), haar rechten voortvloeiende uit deze overeenkomst en de volledige boekhouding van de ORGANISATOR onverwijld en accuraat over te dragen aan SON of aan een door SON aan te wijzen derde. 8.4 Tenzij anders bepaald in deze overeenkomst, zal geen van de partijen enige rechten of plichten uit deze overeenkomst overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij. 8.5 Indien er omtrent deze overeenkomst een geschil ontstaat en het geschil niet in goed onderling overleg kan worden opgelost, zal het geschil onmiddellijk worden voorgelegd aan de algemeen directeur van SON. Hij zal alsdan trachten binnen 10 werkdagen het geschil alsnog in goed onderling overleg op te lossen. Indien hij daartoe niet in staat is, zal het geschil ter beslechting worden voorgelegd aan de voorzitter van de ORGANISATOR en de voorzitter van het bestuur van SON. Indien het geschil alsdan niet in der minne is opgelost, staat het partijen vrij het geschil ter beslechting voor te leggen aan de (voorzieningenrechter van de) rechtbank te Utrecht. 8.6 Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Aldus overeengekomen, op iedere pagina door beide partijen geparafeerd en op de laatste getekend en voorzien van vier geparafeerde bijlagen welke onlosmakelijk onderdeel uitmaken van deze overeenkomst, en in tweevoud getekend op <datum> te <plaats> Stichting Special Olympics Nederland Organisator <naam evenement> Drs. W. Baken Directeur <Naam> <Titel>