Online Gastlenen Bicat 5.6 Versie: 24-06-2010 Inleiding / Toelichting Het online gastlenen is een variant op het oude (offline) gastlenen waarbij gegevens van de thuisbibliotheek van de lener handmatig in het eigen bibliotheeksysteem moesten worden ingevoerd. Via de online-variant worden alle lenersgegevens online uit de thuisbibliotheek geïmporteerd. Voorwaarde voor het online gastlenen is dat de Bicat- en Vubis-bibliotheken die daaraan deel willen nemen aangesloten worden op een landelijke Bicat- of landelijke Vubis-server. Projectleider van het project Gastlenen is Marieke Hezemans, tel: 013 46 56 708. Voor meer informatie over dit project kunt u bij haar terecht. Voor inhoudelijke Bicat-vragen of problemen kunt u contact opnemen met de Cubiss-klantenservice: - klantenservice@cubiss.nl of - http://www.cubiss.nl/helpdesk of - 013-4656700 - 1 -
Gastlenen (online variant met vreemde Bicat-en Vubis-systemen) Bibliotheken die deelnemen aan het online gastlenen: Maasland Uden Den Bosch Helmond-Peel Dommeldal Theek 5 Breda (eind 2010) Veldhoven (eind 2010) Best (september 2010) Kempen (september 2010) VANnU (september 2010) Biblioplus Meierij Altena Lage Beemden Heusden Veghel Zundert-Rucphen Etten-Leur Bibliotheken die (nog) niet deelnemen: Eindhoven Midden-Brabant Markiezaat Daarnaast is gastlenen ook mogelijk met bibliotheken buiten Brabant. Voor deelnemende bibliotheken zie www.gastlenen.nl. - 2 -
Lener inschrijven De gastlener schrijft u op een enigszins afwijkende manier in. De lener krijgt géén pas van uw bibliotheek, maar gaat met de eigen pas in uw bibliotheek lenen. Om de lener toe te kunnen voegen tot het Bicat systeem klikt u in het invoerscherm op de knop Gast lener. Vul in het scherm dat nu geopend wordt het lenersnummer in van de gastlener. U scant daarvoor de door de lener meegebrachte pas van de thuisbibliotheek. De lener krijgt GEEN nieuwe pas van uw eigen bibliotheek. Klik op Vervolg. Het ISIL-nummer hoeft u niet in te vullen, dat wordt door Bicat opgezocht. Wanneer Bicat het bijbehorende ISIL-nummer niet kan vinden dan verschijnt daarvan een melding: U kunt het isil-nummer nu handmatig invullen (alleen de cijfers op de vetgedrukte plaats in de code: NL-08XXXX0000). Bicat maakt nu in de achtergrond verbinding met de bibliotheek waar de lener het hoofdabonnement heeft afgesloten. De naam-adres-woonplaatsgegevens worden automatisch gevuld en kunnen niet door de gastbibliotheek gewijzigd worden. - 3 -
Klik weer op Vervolg. U komt niet in het keuzemenu voor abonnementen terecht en uiteraard ook niet in het afrekenscherm. De lener is nu ingeschreven en kan lenen in uw bibliotheek. Bicat maakt een intern lenersnummer aan (dat begint met 9998). Op tabblad 7 Eigenschappen-2 van de lenersadministratie is automatisch het externe nummer opgeslagen (het nummer van het echte pasje van de lener van de bibliotheek waar het hoofdabonnement is afgenomen). Met dit (vreemde) pasje kan vervolgens geleend worden. De lener krijgt dus GEEN pasje van uw bibliotheek. - 4 -
Uitlenen In het uitleenscherm scant u de vreemde lenerspas (van de bibliotheek waar de lener het hoofdabonnement heeft): Bicat herkent nu het externe nummer en zet dit om in het interne Bicat-nummer. Het uitlenen, innemen en evt. afrekenen gaat zoals u gewend bent. - 5 -
Bijzonderheden Gastlenen tussen Bicat- en Vubis systemen De geleende materialen worden om de 10 minuten automatisch gematcht met het systeem waar de lener het hoofdabonnement heeft lopen. De uitleningen die in de gastbibliotheek zijn gedaan zijn dus in beide systemen zichtbaar. Openstaande schulden zijn alleen zichtbaar in de bibliotheek waar de schulden zijn ontstaan en kunnen ook alleen daar worden afgerekend. Ook gastleners kunnen inloggen bij Mijn Menu in de gastbibliotheek om daar te kunnen verlengen enz. Voor gastleners geldt een door de bibliotheek te bepalen uitleenreglement (meestal een kopie van het standaard-uitleenreglement). Wanneer de bibliotheek een apart jeugdreglement heeft kunnen (maar dat is niet verplicht) leners tot een bepaalde leeftijd onder het jeugdreglement vallen. Gastleners kunnen boeken die in de gastbibliotheek zijn geleend inleveren in de eigen bibliotheek. Bicat berekend een eventuele boete op basis van het uitleenreglement in de vestiging waar wordt ingeleverd. De bibliotheek waar wordt ingeleverd ontvangt de boete. Dit geldt bv. voor een boek dat in Uden is geleend en dat in Gemert te laat wordt ingeleverd. Bicat print een transportbon zoals u gewend bent waarna het boek op transport gaat. Openstaande schulden zijn alleen zichtbaar in de bibliotheek waar de schulden zijn ontstaan en kunnen ook alleen daar worden afgerekend. Bicat houdt wel rekening met de maximale schuld die in de thuisbibliotheek is ontstaan. Bv. een lener heeft in Gemert een schuld en is daardoor geblokkeerd, dan kan deze lener niet lenen in bv. Gennep. Het verkorte lenersconto toont ook geen openstaande schulden bij de gastbibliotheek (alleen die bij uw bibliotheek): Wanneer u deze blokkademelding ziet en u bekijkt de openstaande registraties, dan ziet u daar de openstaande posten staan. - 6 -
De rood gemarkeerde posten betreffen schulden die in een andere bibliotheek zijn ontstaan en die bij die bibliotheek moeten worden afgerekend. De zwart gekleurde posten hebben betrekking op de eigen organisatie. - 7 -