INFORMATIEBUNDEL STAGE 2016-2017 OPLEIDINGEN: agro- en biotechnologie / chemie / elektromechanica / houttechnologie / modetechnologie / textieltechnologie / vastgoed
Inhoudstafel 1 Coaching en begeleidingstips voor de student, de stagementor en de stagebegeleider... 3 1.1 Situering in de opleiding en nut van de stage... 3 1.1.1 Situering in de opleiding... 3 1.1.2 Nut van de stage... 3 1.2 Doelstellingen en eindcompetenties... 3 1.3 Betrokkenen bij de stage... 4 1.3.1 Wie is wie... 4 1.3.2 Rollen bij de stage... 4 1.4 Voorbereiding van de stage... 7 1.4.1 Richtlijnen aan de stagegever... 7 1.4.2 Richtlijnen aan de stagiair... 7 1.4.3 Start van de stage... 7 1.5 Tips voor de stagegever... 8 1.6 Tips voor de stagiair... 8 1.7 Evaluatie en puntenverdeling... 9 1.7.1 bachelor in de agro- en biotechnologie... 9 1.7.2 bachelor in de chemie... 10 1.7.3 bachelor in de elektromechanica... 11 1.7.4 bachelor in de houttechnologie... 12 1.7.5 bachelor in de modetechnologie... 13 1.7.6 bachelor in de textieltechnologie... 14 1.7.7 bachelor in het vastgoed... 15 1.8 Uittreksel uit de facultaire aanvullingen op het onderwijs- en examenreglement 2016-2017... 16 2 Administratieve verplichtingen en documenten...20 2.1 Stageperiodes 2016-2017 en planning van de stage... 20 2.1.1 Stageperiodes 2016-2017... 20 2.1.2 Planning van de stage... 21 2.2 Verlofregeling... 21 2.3 Afwezigheid door ziekte... 22 2.4 Verplaatsingen naar het buitenland... 22 2.5 Weekrapporten en opvolging van de stage (niet van toepassing voor de opleiding agro- en biotechnologie)... 23 2.6 Verzekeringen... 23 2.7 Samenstellen stageboek/stagerapport... 24 2.7.1 opleidingen chemie, elektromechanica, houttechnologie, modetechnologie, textieltechnologie, vastgoed... 24 2.7.2 opleiding agro- en biotechnologie... 25 2.8 Verplaatsingen met eigen wagen in opdracht van de stagegever... 25 2.9 Documenten en formulieren... 26 3 QTOOL stageprogramma faculteit Natuur en Techniek...28 4 Contactgegevens...30 5 Bijlagen...32 1
Voorwoord Beste student Beste stagegever Beste stagebegeleider Je hebt net de informatiebundel in verband met de stage gekregen, een belangrijk document tijdens de stageperiode. Enerzijds is er een luik over coaching en begeleidingstips voor studenten en de stagegever. Hierbij vind je de link naar de competenties die studenten moeten verwerven, info over evaluatie en puntenverdeling, tips voor stagegevers, stagebegeleider en studenten en een uittreksel uit de onderwijsen examenregeling 2016-2017. In een volgend luik bekijken we de administratieve kant van de stage, met de administratieve verplichtingen voor zowel student als stagegever en de aangeboden formulieren. Lees dit document grondig door zodat je beschikt over alle nodige informatie. Om de elektronische uitwisseling van gegevens te vergemakkelijken kan je deze bundel en de bijhorende modeldocumenten ook downloaden via: - voor studenten en stagebegeleider: via de digitale leeromgeving Chamilo cursus FNT_STAGE; - voor de stagegever: via de facultaire website via volgende link: https://www.hogent.be/externepartners/werkveld/stages-en-bachelorproeven/ Bij vragen of problemen rond je dagdagelijks functioneren op je stageplaats of bij technische of inhoudelijke problemen neem dan contact op met je stagementor (= verantwoordelijke van de stageplaats die instaat voor de stagebegeleiding) en met je stagebegeleider (= lector van de faculteit die instaat voor de stagebegeleiding). Voor niet-vakgebonden of administratieve problemen kan je terecht bij de stagecoördinator van de opleiding of het afdelingshoofd stage- en bachelorproefcoördinatie. De berichten die je van ons krijgt, worden alleen naar je e-mailadres van HoGent gestuurd. Stuur deze berichten ook niet automatisch door naar een andere account. HoGent kan alleen de goede aflevering van een e-mail tot in de HoGent mailbox van de gebruiker garanderen. Wat met een automatisch geforwarde mail verder gebeurt, valt buiten de controle van HoGent, zodat hierover ook geen verdere garanties kunnen gegeven worden. Mogelijks kan de persoonlijke mailbox van de gebruiker vol zijn (eventuele meldingen hierover gaan naar de afzender zonder dat HoGent hiervan verwittigd wordt), een externe e-maildienst kan HoGent opnieuw als onbetrouwbaar markeren en e-mail afkomstig van HoGent weigeren, enzovoort. Wij wensen je alvast veel succes met je stage en danken de stagegevers voor de tijd die ze in onze studenten wensen te investeren. Heidi Mertens Peter Gansbeke Ilse Dieraert Afdelingshoofd stage- en bachelorproefcoördinatie Hoofdmedewerkers studentenaangelegenheden Telefoon 09 243 26 30 heidi.mertens@hogent.be Telefoon 09 243 27 23 27 22 peter.gansbeke@hogent.be/ilse.dieraert@hogent.be 2
1 Coaching en begeleidingstips voor de student, de stagementor en de stagebegeleider 1.1 Situering in de opleiding en nut van de stage 1.1.1 Situering in de opleiding De stage laat de stagiair toe om de tijdens de opleiding verworven competenties te toetsen aan een reële praktijkomgeving. Het is belangrijk dat tijdens het grootste deel van de stage de stagiair zijn competenties praktijkgericht verder ontwikkelt volgens zijn persoonlijke doelstellingen. De stage voorziet in een juiste balans tussen observatie, uitvoerend werk en zelfstandig initiatief. De activiteiten en opdrachten die de stagiair mag en kan uitvoeren, worden vooraf besproken met de stagebegeleider. 1.1.2 Nut van de stage De stagiair: kan zijn competenties toetsen aan authentieke praktijksituaties; maakt kennis met een potentiële werkgever. De stagegever: krijgt inbreng in de opleiding; maakt kennis met een potentiële werknemer. De opleiding: krijgt inbreng vanuit de praktijk in de opleiding; kan de opleiding toetsen aan het werkveld. 1.2 Doelstellingen en eindcompetenties Studenten kunnen de doelstellingen en de te behalen eindcompetenties raadplegen via de ECTSfiches. Deze zijn te raadplegen via http://ects.hogent.be/index.cfm Je kan filteren op opleiding: Lees deze informatie grondig na, zodat je weet welke competenties je moet bereiken om te slagen voor je stage. 3
1.3 Betrokkenen bij de stage 1.3.1 Wie is wie Er wordt regelmatig verwezen naar een aantal begrippen. Voor alle duidelijkheid maken we hier een kleine opsomming: de stagiair of de student die een stage volgt; de stagegever of stageplaats is de organisatie bij wie de stagiair een stage volgt; de stagementor is de werknemer die de ondernemer aanstelt om de stagiair op de werkvloer te begeleiden; de stagebegeleider is de stageverantwoordelijke van HoGent. Hij of zij is de schakel tussen de ondernemer en de stagiair; de stagecoördinator is de organisator van het stageproces binnen de opleiding; het afdelingshoofd stage- en bachelorproefcoördinatie is verantwoordelijk voor de stage binnen HoGent; de hoofdmedewerkers staan in voor de eerstelijnsinformatie met betrekking tot het administratieve luik en ondersteunen de stagecoördinatoren van de opleidingen en het afdelingshoofd; het International Office ondersteunt de buitenlandse stages op administratief en praktisch vlak; de ankerpersonen Internationalisering ondersteunen de voorbereiding van de buitenlandse stages op inhoudelijk vlak. De contactgegevens kan je terugvinden op pagina 30 en 31. 1.3.2 Rollen bij de stage In de volgende paragrafen worden kort de rollen van de verschillende betrokkenen bij de stage beschreven. 1.3.2.1 Stagiair is verantwoordelijk voor het vinden van een stageplaats, die voldoet aan de door de opleiding gestelde eisen; is verantwoordelijk voor het dusdanig goed onderbouwen van een goedkeuringsaanvraag (het invullen van het stagevoorstel) zodat de stagebegeleider een besluit kan nemen; is verantwoordelijk voor het juist en tijdig informeren van de stagebegeleider van HoGent en de stagementor over zijn functioneren in de praktijk; is verantwoordelijk voor het voeren van voortgangs- en functioneringsgesprekken en het uitvoeren van de gemaakte afspraken; 4
is verantwoordelijk voor het professioneel uitvoeren van zijn/haar werkzaamheden (resultaatsverplichting); houdt volgende documenten bij: o stageovereenkomst, die wordt bezorgd door de hoofdmedewerkers; o stageboek/stagerapport en aanverwante documenten. 1.3.2.2 Stagementor is verantwoordelijk voor een adequate begeleiding van de stagiair in de organisatie (faciliteren stagiair (PC/werkplek), introductie, procesmatige en inhoudelijke begeleiding, voldoende tijd voor overleg, functioneringsgesprekken o.a. aan de hand van het assessment, aanspreekpunt bij problemen, etc); geeft de stagiair tussentijds en aan het einde van de stageperiode feedback op zijn functioneren door het invullen van het assessment in de digitale tool. Dit gebeurt samen met de stagebegeleider; beoordeelt aan het einde van de stageperiode het functioneren van de stagiair op het beoordelingsformulier in de digitale tool samen met de stagiair en de stagebegeleider. houdt volgende documenten bij: o stageovereenkomst; o eventuele werkpostfiche en gezondheidsbeoordeling; o stageboek (stagerapport voor agro- en biotechnologie) en aanverwante documenten. 1.3.2.3 De stagebegeleider van HoGent is tijdens de stage het eerste aanspreekpunt voor de stagiair en de stagementor; bewaakt en beoordeelt het proces volgens de richtlijnen; bewaakt de voortgang van de stagiair betreffende het functioneren in de praktijk, de aanpak en uitvoering van werkzaamheden en opdrachten aan de hand van het bedrijfsbezoek en de voortgangsrapportages van de stagiair; heeft een inspanningsverplichting, maar geen resultaatsverplichting: de stagiair blijft zelf verantwoordelijk; geeft een beoordeling van de stageperiode op het beoordelingsformulier, mede gebaseerd op de beoordeling van de stagementor en het gesprek hierover met de stagementor en de stagiair tijdens het eindbezoek. 1.3.2.4 De stagecoördinator van de opleiding pleegt overleg met de opleidingscommissie over de competenties; bewaakt de goede gang van zaken zowel voor het verloop van de stage als voor de evaluatie; is aanspreekpunt voor organisatorische of andere problemen; staat in voor de info van de stagiair; laat samen met de hoofdmedewerker de stageovereenkomsten ondertekenen door de stagiair; is eindverantwoordelijke m.b.t. alle aspecten van de stage; houdt volgende documenten bij: o lijst van de stageplaatsen; o lijst van de stagiairs die naar de verschillende stageplaatsen gaan. 5
1.3.2.5 Hoofdmedewerkers studentenaangelegenheden maken het contract op vanuit het stageprogramma; geven ondersteuning bij het ondertekenen van de contracten door de stagiair; sturen contracten naar de stagegever; geven administratieve ondersteuning aan de stagiairs (planning, verlofaanvraag, verplaatsing buitenland, ); organiseren de communicatie met de stagementor; organiseren het medisch onderzoek; houden volgende documenten bij: o stageovereenkomst; o stageplanning, verlofaanvragen, ziekteattesten, addenda op de stageovereenkomst; o eventuele werkpostfiche en gezondheidsbeoordeling. 1.3.2.6 International Office is aanspreekpunt voor de praktische en administratieve aspecten van buitenlandse stages, in samenspraak met de ankerpersonen Internationalisering en/of de stagecoördinator; biedt ondersteuning aan de buitenlandse stagestudenten (beurzen, visa, werkvergunningen, reisbijstand, ); maakt de stageovereenkomsten op en verzorgt de administratieve opvolging; houdt volgende documenten bij: o stageovereenkomst; o documenten specifiek voor buitenlandse stage. 1.3.2.7 Ankerpersonen Internationalisering staan in voor de inhoudelijke informatie, specifiek over de buitenlandse stage; zijn het aanspreekpunt voor inhoudelijke zaken bij (de voorbereiding van) buitenlandse stages. 6
1.4 Voorbereiding van de stage 1.4.1 Richtlijnen aan de stagegever hou een verkenningsgesprek met de stagiair; toets met de stagiair de raakpunten van het bedrijf af met de specifieke beroepscompetenties van de stagiair in kwestie en onderzoek hierbij ook wat de stagiair zelf wil leren. Vul samen met de stagiair het stagevoorstel in. De stagiair brengt dit document mee bij zijn bezoek; bespreek een haalbaar takenpakket met de stagebegeleider; duid een (geschikte) stagementor aan als u zelf niet kan instaan voor de begeleiding van de stagiair (op de werkvloer en voor de evaluatie van de stagiair), betrek de mentor in het kennismakingsgesprek; geef de stagiair een rondleiding op het bedrijf; bezorg voor aanvang twee getekende exemplaren van het stagecontract terug aan HoGent; Het stagecontract wordt u vooraf bezorgd door de hoofdmedewerker. 1.4.2 Richtlijnen aan de stagiair zoek informatie over de stageplaats; bespreek een duidelijk takenpakket met de stagegever; vraag uitleg aan de stagegever als je nog vragen hebt; vul samen met de stagegever en/of stagementor het stagevoorstel in. Dit voorstel moet online ingegeven worden in het stageprogramma. Communicatie over het tijdstip van ingeven gebeurt via Chamilo. 1.4.3 Start van de stage maak een goede eerste indruk ; overleg met de stagebegeleider je persoonlijke doelstellingen; licht je stagebegeleider in over de stagedocumenten. 7
1.5 Tips voor de stagegever Algemeen: de stagiair direct bijsturen indien nodig de stagebegeleider is steeds ter beschikking voor overleg bij problemen. stel liefst niet meer dan 1 mentor aan (= vast aanspreekpunt); bewaak de doelstellingen tijdens de hele stageperiode; heb geduld met de stagiair, laat hem inwerken ; geef afwisselende stageopdrachten; geef de stagiair een zekere verantwoordelijkheid, zie hem als een werknemer, integreer hem tussen de andere werknemers; evalueer tussentijds met de stagiair: hoe sneller de stagiair feedback krijgt, hoe effectiever hij kan bijsturen tijdens de stage; neem contact op met de stagebegeleider bij problemen; vul op het einde van de stageopdracht de evaluatie in met betrekking tot de stagiair, dit zal gebeuren samen met de stagebegeleider tijdens zijn bezoek; besluit of u het stageproces geslaagd vond of niet (motiveer in de evaluatie, zie laatste punt); als u tevreden was over de stagiair, laat hem/haar dit weten. 1.6 Tips voor de stagiair Algemeen: vraag onmiddellijk uitleg aan je stagementor als je iets niet goed begrijpt of als er problemen zijn: bewaak de doelstellingen tijdens de hele stageperiode; vraag tussentijds af en toe aan je stagementor hoe hij je functioneren evalueert, hoe eventuele mindere punten kunnen geremedieerd worden; neem contact op met de stagebegeleider in geval er zich problemen voordoen, waarbij de stagementor niet kan helpen. 8
1.7 Evaluatie en puntenverdeling 1.7.1 bachelor in de agro- en biotechnologie Beoordeling stage punten procent deel 1: praktijk tussentijds 1 96 40% eindevaluatie 144 60% TOTAAL Praktijk 240 100% deel 2: verslaggeving/samenwerking stagebegeleider stagerapport 112 70% samenwerking 32 20% zelfreflectie 16 10% TOTAAL begeleider opleiding 160 100% TOTAAL stage deel 1: 240 60% deel 2: 160 40% TOTAAL stage 400 100% 9
1.7.2 bachelor in de chemie Beoordeling stage punten procent stagegever/stagementor tussentijds 1 0 0% tussentijds 2 120 40% eindevaluatie 180 60% TOTAAL stagegever/stagementor 300 100% punten stagebegeleider opleiding stageboek 60 60% samenwerking (naleven afspraken, respecteren deadlines) 40 40% TOTAAL begeleider opleiding 100 100% TOTAAL stage stagegever/stagementor 300 75% stagebegeleider opleiding 100 25% TOTAAL stage 400 100% 10
1.7.3 bachelor in de elektromechanica Beoordeling stage punten procent deel 1 : praktijk tussentijds 1 (richtinggevend) 0 0% eindevaluatie stagebegeleider i.s.m. stagementor 300 100% TOTAAL deel 1 300 100% deel 2: verslaggeving en samenwerking stagebegeleider weekrapporten, stageboek 70 70% samenwerking (naleven afspraken, attitude ) 30 30% TOTAAL 100 100% TOTAAL stage deel 1 300 75% deel 2 100 25% TOTAAL stage 400 100% 11
1.7.4 bachelor in de houttechnologie Beoordeling stage punten procent stagegever/stagementor tussentijds 1 120 40% tussentijds 2 eindevaluatie 180 60% TOTAAL stagegever/stagementor 300 100% punten begeleider opleiding stageboek 60 60% zelfreflectie 20 20% samenwerking (naleven afspraken, respecteren deadlines) 20 20% TOTAAL begeleider opleiding 100 100% TOTAAL stage stagegever/stagementor 300 75% begeleider opleiding 100 25% TOTAAL stage 400 100% 12
1.7.5 bachelor in de modetechnologie Beoordeling stage punten procent stagegever/stagementor tussentijds 1 120 40% tussentijds 2 eindevaluatie 180 60% TOTAAL stagegever/stagementor 300 100% punten begeleider opleiding stageboek 60 60% samenwerking (naleven afspraken, respecteren deadlines, zelfreflectie) 40 40% TOTAAL begeleider opleiding 100 100% TOTAAL stage stagegever/stagementor 300 75% begeleider opleiding 100 25% TOTAAL stage 400 100% 13
1.7.6 bachelor in de textieltechnologie Beoordeling stage punten procent stagegever/stagementor tussentijds 1 120 40% tussentijds 2 eindevaluatie 180 60% TOTAAL stagegever/stagementor 300 100% Punten begeleider opleiding stageboek 60 60% samenwerking (naleven afspraken, respecteren deadlines, zelfreflectie) 40 40% TOTAAL begeleider opleiding 100 100% TOTAAL stage stagegever/stagementor 300 75% begeleider opleiding 100 25% TOTAAL stage 400 100% 14
1.7.7 bachelor in het vastgoed Beoordeling stage punten procent niet-periodegebonden evaluatie door de stagebegeleider en de stagementor 90 22,50% eindevaluatie van de stagementor 220 55,00% zelfreflectieverslagen van de student 20 5,00% inhoudelijke waarde van het stageboek 25 6,25% samenwerking student/stagebegeleider 10 2,50% kwantitatieve en kwalitatieve beoordeling studentenportfolio 35 8,75% TOTAAL stage 400 100% 15
1.8 Uittreksel uit de facultaire aanvullingen op het onderwijs- en examenreglement 2016-2017 STAGEREGLEMENT art. 23 Algemene bepalingen 1 Het stagereglement heeft betrekking op de opleidingsonderdelen stage, stage 1 en stage 2 aangeboden in de opleidingen van de faculteit Natuur en Techniek. 2 Het stagereglement bestaat uit de bepalingen die terug te vinden zijn in de studiefiche van het opleidingsonderdeel stage, stage 1 of stage 2, het stagecontract en de Informatiebundel stage 2016-2017. art. 24 Gebruikte terminologie - De stagiair: student die stage loopt in een bedrijf; - stagegever: de ondernemer bij wie de student stage loopt; - stagementor: werknemer die de student op de werkvloer begeleidt. Deze zal dus ook mee instaan voor de evaluatie van de student; - stagebegeleider: stageverantwoordelijke in de faculteit. Hij of zij is de schakel tussen de ondernemer en de stagiair; - stagecoördinator: verantwoordelijke voor de organisatie van de stage binnen de faculteit. art. 25 Contract Voor elke vorm van stage wordt een contract opgesteld en ondertekend door de stagegever enerzijds en door de student en de decaan anderzijds. Zonder een contract dat door alle betrokken partijen ondertekend is, kan de student niet aan de stage beginnen. Er moeten drie ondertekende exemplaren van het contract zijn: 1 voor de externe partij, 1 voor de student en 1 voor HoGent. art. 26 Brochure Informatiebundel stage 2016-2017 Per opleiding en eventueel per afstudeerrichting, is er een brochure met de richtlijnen die de student moet volgen tijdens zijn/haar stage. Deze brochure bevat onder andere informatie over de periode, de organisatie en de begeleiding van de stage, de rapportering, eventuele zelfreflectie over de activiteiten, de evaluatie, 16
art. 27 Werktijden Voor de student gelden normaliter dezelfde werktijden als voor de werknemers van het bedrijf. Als de student in ploegen zou moeten werken of nachtwerk zou moeten verrichten, moet dit eerst besproken worden met de stagecoördinator van de betrokken opleiding. art. 28 Afwezigheid tijdens stageperiode De student moet elke afwezigheid tijdens de stageperiode aan de stagebegeleider, stagementor en het studentensecretariaat melden conform de richtlijnen opgenomen in de brochure Informatiebundel stage 2016-2017. Activiteiten van de HoGent waarop de student aanwezig moet zijn, meldt de student ruim vooraf aan het bedrijf (afstudeerbeurs, feedback, eventueel overleg met stagebegeleider, ). Het gebeurt soms dat studenten die in het lopende academiejaar hun diploma kunnen behalen, tijdens hun stage uitgenodigd worden voor een sollicitatiegesprek in een ander bedrijf. Dat kan een geldige reden voor afwezigheid zijn. De student moet vooraf aan de stagementor én aan de stagebegeleider de toelating vragen om afwezig te zijn. De student bezorgt aan het studentensecretariaat een bewijs van de sollicitatie. De student kan maximaal twee keer een beroep doen op deze maatregel. art. 29 Gewettigde afwezigheid van meer dan 5 stagedagen Bij gewettigde afwezigheid tijdens de stageperiode van meer dan 5 stagedagen, wordt de stageperiode verlengd. Deze verlenging gebeurt in overleg met de stagementor, de stagebegeleider en de student. De verlenging van de periode kan alleen indien het organisatorisch mogelijk is. Indien de verlenging van de stageperiode niet mogelijk is, wordt er in overleg met de stagecoördinator van de opleiding, de voorzitter van de opleiding, de stagebegeleider, het afdelingshoofd stage- en bachelorproefcoördinatie, een mogelijke oplossing uitgewerkt. Als ten gevolge van de afwezigheden op de stage het verworven hebben van alle eindcompetenties niet meer ten volle kan bewezen worden, krijgt de student de vermelding afwezig voor het opleidingsonderdeel. art. 30 Verbreken van de overeenkomst ten gevolge van ongewettigde afwezigheid, deontologische fout van de student, (OER art. 32) De student aanvaardt dat de stagegever of de HoGent, faculteit Natuur en Techniek, een einde maakt aan de overeenkomst in geval van een deontologische fout, manifeste onbekwaamheid, wangedrag, slechte wil, opzettelijke overtreding van bepalingen van de overeenkomst, alsook in geval van herhaalde ongewettigde afwezigheid van de student. In deze gevallen krijgt de student de vermelding afwezig voor het opleidingsonderdeel. art. 31 Verbreken van de overeenkomst op vraag van de stagegever Als er zich op de stageplaats problemen voordoen die van die aard zijn dat de stagegever de stageovereenkomst wenst te verbreken, zal de decaan na overleg met de voorzitter van de opleiding, de stagecoördinator van de opleiding, de stagebegeleider, het afdelingshoofd stage- en bachelorproefcoördinatie, één van de onderstaande beslissingen nemen: 17
- de student krijgt de toestemming om zijn/haar stage verder te zetten op een nieuwe stageplaats waarbij vastgelegd wordt hoeveel dagen/weken de student op de nieuwe stageplaats nog moet presteren en hoe de beoordeling van beide stageplaatsen zal verrekend worden; - de student krijgt de toestemming om een volledig nieuwe stage aan te vatten op een andere stageplaats; - de stage wordt definitief beëindigd. art. 32 Verbreken van de overeenkomst op vraag van de student De student kan op basis van gegronde redenen bij de decaan een aanvraag indienen om tijdens de stageperiode van stageplaats te veranderen. De student kan een dergelijke aanvraag slechts éénmaal indienen. De decaan zal de aanvraag behandelen in overleg met de voorzitter van de opleiding, de stagecoördinator van de opleiding, de stagebegeleider, het afdelingshoofd stage- en bachelorproefcoördinatie en zal één van de onderstaande beslissingen nemen: - de student krijgt de toestemming om zijn stage verder te zetten op een nieuwe stageplaats waarbij vastgelegd wordt hoeveel dagen/weken de student op de nieuwe stageplaats nog moet presteren en hoe de beoordeling van beide stageplaatsen zal verrekend worden; - de student krijgt de toestemming om een volledig nieuwe stage aan te vatten op een andere stageplaats; - de stage wordt definitief beëindigd. art. 33 Toekenning van een andere stagebegeleider De student kan om grondige redenen en in samenspraak met de ombudsdienst de aangeduide stagebegeleider binnen de 14 dagen na bekendmaking wraken. De student zal, als de aangehaalde grondige redenen erkend worden, een andere stagebegeleider toegewezen krijgen. art. 34 Onverenigbaarheden bij de keuze van de stageplaats Er is onverenigbaarheid bij de keuze van de stageplaats als één van de volgende situaties zich voordoet: - studenten lopen stage in een bedrijf waar een docent van de opleiding fungeert als stagementor of leidinggevende van het bedrijf; - studenten lopen stage in een bedrijf waar de stagementor of leidinggevende verwant is met de student (partnerschap, bloed- of aanverwantschap tot de vierde graad). Als er zich een onverenigbaarheid voordoet, zal de decaan in overleg met het afdelingshoofd stage- en bachelorproefcoördinatie, de stagecoördinator van de opleiding en de voorzitter van de opleiding beslissen of deze stageplaats al dan niet weerhouden kan worden. De student is verplicht eventuele onverenigbaarheden te melden bij de aanvraag tot goedkeuring van de stageplaats. art. 35 Beoordeling van buitenlandse stage Er wordt een onderscheid gemaakt tussen studenten die als Erasmusstudent opleidingsonderdelen opnemen bij een buitenlandse partnerinstelling ter vervanging van stage en bachelorproef en studenten die stage lopen in een buitenlandse onderneming waarbij de begeleiding van de student de verantwoordelijkheid blijft van de faculteit. 18
. De Erasmusstudenten De Erasmusstudent valt tijdens zijn buitenlandse stageperiode voor de evaluatie en begeleiding van de stage onder de verantwoordelijkheid van de partnerinstelling. Hij/zij wordt aldus op het einde van zijn verblijf door deze instelling voor zijn prestaties beoordeeld. HoGent, de student en de partnerinstelling ondertekenen een learning agreement betreffende het te compenseren aantal studiepunten in de buitenlandse instelling. Een student moet stage en bachelorproef steeds samen opnemen in zijn programma. De student tekent vóór zijn vertrek dat hij zich akkoord verklaart met de puntenoverdracht. Dit systeem impliceert dat de partnerinstelling, zodra de student zijn leeropdracht aan deze partnerinstelling aanvat, instaat voor de inhoudelijke begeleiding en evaluatie. Als er zich tijdens de Erasmusperiode moeilijkheden zouden voordoen, dient de student dit te melden. De stagiairs in een buitenlandse onderneming Deze studenten blijven voor hun buitenlandse stageperiode volledig onder de verantwoordelijkheid van de HoGent. Het stageverloop wordt gestuurd via telefoon en/of e-mail, zowel met de stagementor in het bedrijf als met de student zelf. Via het stageboek blijft de stagebegeleider in België voortdurend op de hoogte van wat er gebeurt. De stagebegeleider neemt op geregelde tijdstippen contact op met de stagementor. Problemen (vb. communicatieproblemen, problemen met het stagebedrijf, organisatorische problemen, ) moeten altijd via e-mail gemeld worden aan de stagebegeleider. art. 36 Mogelijkheid tot tweede examenkans Voor de stage wordt geen tweede examenkans georganiseerd. Wanneer een student voor de eerste examenkans niet geslaagd is voor het betrokken opleidingsonderdeel blijft de behaalde beoordeling behouden voor de tweede examenkans. 19
2 Administratieve verplichtingen en documenten 2.1 Stageperiodes 2016-2017 en planning van de stage 2.1.1 Stageperiodes 2016-2017 Voor stagiairs met binnenlandse stage: Aandachtspunten: - met uitzondering van de opleiding Chemie moet de stagiair verplicht 1 dag per week aan zijn bachelorproef te werken. Dit is standaard voorzien op vrijdag (opleidingen Gent) of maandag (Agro) maar kan ook naar een andere dag verschuiven. Bij voorkeur gebeurt het werken aan de bachelorproef op de stageplaats. Uitzonderingen hieromtrent zijn mogelijk en zullen verder omschreven worden in de informatiebundel Bachelorproef; - als in een bepaalde week een wettelijke feestdag valt moeten er toch 4 dagen stage gelopen te worden. De gemiste dagen moeten dus worden ingehaald; - studenten die geen Bachelorproef opnemen, werken aan een regime van 4 dagen/week ( met uitzondering studenten Chemie). Een vervroegde einddatum van de stage is NIET mogelijk; - de stagiair van agro- en biotechnologie moet 10 dagen verlof opnemen gedurende de periode van semester 2, zodat de 48 dagen niet worden overschreden. Voor stagiairs met buitenlandse stage Semester 1: 10/10/2016 23/12/2016 Semester 2: 13/02/2017 28/04/2017 Gemotiveerde afwijkingen op deze periodes zijn mogelijk en worden vastgelegd in overleg met de stageplaats, de ankerpersoon Internationalisering en het International Office. Wettelijke feestdagen: 01/11/2016 (Allerheiligen) - 11/11/2016 (Wapenstilstand) 17/04/2017 (Paasmaandag) 01/05/2017 (Dag van de Arbeid) zijn wettelijke feestdagen. In die weken vervalt de dag voor het werken aan de bachelorproef en worden 4 dagen gewerkt (met uitzondering van Chemie) Eventuele brugdagen gekoppeld aan deze feestdagen moeten ingehaald worden! Studenten met buitenlandse stage volgen de feestdagen van het gastland. 20
Indien de stagiair nog verplichte opleidingsonderdelen moet volgen op school moet de student deze gemiste stage-uren na afloop van de reguliere stageperiode. Hiervoor moet de student contact de hoofdmedewerker contacteren en er moet hiervoor een planning opgesteld worden via het planningsdocument. De einddatum van de stage kan nooit vervroegd worden, met uitzondering van studenten agro- en biotechnologie in semester 2. 2.1.2 Planning van de stage De student zal voor de aanvangsdatum, de stage inplannen in overleg met de stagementor van de stageplaats. Het planningsdocument wordt na akkoord, via mail bezorgd aan de stagementor van de stageplaats, de stagebegeleider en de hoofdmedewerker. Dit is enkel nodig als er afgeweken wordt van de reguliere stageperiode! De student krijgt via mail het akkoord voor de ingediende planning. Na akkoord wordt het planningsdocument opgeladen in Q-tool (elektronische stagetool). Bij wijzigingen tijdens de stageperiode zal het document onmiddellijk bijgewerkt worden en opnieuw bezorgd worden aan alle voornoemde betrokkenen en na goedkeuring opnieuw opgeladen worden. Bijgevolg is het belangrijk om in de naam van het document steeds de datum van opmaak te vermelden. - IN TE HALEN stagedagen: - opgenomen verlofdagen; (zie ook 2.2) - collectieve sluiting van het bedrijf (bv. bouwverlof ) - dagen/halve dagen om lessen te volgen op HoGent (in het kader van een persoonlijk deeltraject). - structurele sluiting (bv technische werkloosheid) zie verder haalbare oplossing voor alle partijen - eventuele brugdagen gekoppeld aan wettelijke feestdagen - wettelijke feestdagen de dag van werken aan BP valt die week weg; ( uitzondering opleiding CHEMIE) - NIET IN TE HALEN stagedagen: - gewettigde ziektedagen; - bij langdurige ziekte haalbare oplossing voor alle partijen (zie stagereglement) - Formulieren (alle navolgende formulieren zijn terug te vinden op Chamilo in de cursus FNT_STAGE) 1617_B1_planningsdocument_S1_OPLEIDING 1617_B2_planningsdocument_S2_OPLEIDING 2.2 Verlofregeling Het is mogelijk om, in overleg met de stageplaats, maximaal 5 vakantiedagen aan te vragen. Als je één of meerdere vakantiedagen aanvraagt, dan zal je stageperiode verlengd worden met het aantal opgenomen dagen. PROCEDURE VERLOFREGELING: 21
1. indien je vakantiedagen opneemt, dan verwittig je de hoofdmedewerker volgens navolgende procedure: je mailt een aangepast planningsdocument met aanduiding van de verlofdagen en wanneer deze ingehaald worden naar peter.gansbeke@hogent.be of ilse.dieraert@hogent.be het formulier moet ondertekend zijn door je stagementor; voor 1 vakantiedag: 1 week op voorhand; voor meerdere vakantiedagen (maximaal 5): je dient je aanvraag in tijdens de eerste stageweek; 2. je brengt je stagebegeleider gelijktijdig op de hoogte van je aanvraag verlofdagen; 3. de hoofdmedewerkers sturen jou een akkoord / niet-akkoord via mail; 4. na akkoord: het planningsdocument wordt opgeladen door de student via http://qtool.hogent.be Formulieren: idem 2.1.2. 2.3 Afwezigheid door ziekte Wanneer je door ziekte tijdens je stageperiode niet aanwezig kan zijn in het bedrijf, volg je onderstaande procedure: PROCEDURE bij ZIEKTE: 1. verwittig onmiddellijk je stagementor en je stagebegeleider van de school van je afwezigheid; 2. laad je origineel doktersattest op via https://ibamaflex.hogent.be volgens de procedure die je kan vinden in de cursus Studentenaangelegenheden FNT 2016-2017. Na opladen kan je de status van je afwezigheid volgen. 2.4 Verplaatsingen naar het buitenland Verplaatsingen, langer dan één dag, naar het buitenland moet je vooraf melden. Voor studenten die in het kader van hun stage verplaatsingen van langer dan één dag naar het buitenland maken, sluit de HoGent een gratis reisbijstandsverzekering af. PROCEDURE VERPLAATSING BUITENLAND: 1. je verwittigt de faculteit volgens onderstaande procedure: enkel via bijgevoegd modelformulier, dit formulier is een aanvulling op je stagecontract; minstens 1 week op voorhand; via e-mail peter.gansbeke@hogent.be of ilse.dieraert@hogent.be Het formulier moet ondertekend zijn door je stagementor en jezelf. De faculteit laat de decaan tekenen. 2. je brengt je stagebegeleider gelijktijdig op de hoogte van je aanvraag; 3. via het studentensecretariaat volgt een bevestiging van ontvangst (+ eventuele bijkomende richtlijnen); 4. het getekende formulier krijg je thuis opgestuurd en bewaar je best bij je stagecontract. Ook je stageplaats zal een exemplaar ontvangen. Formulieren (zie 2.9 en op Chamilo cursus FNT_STAGE administratief - formulieren) 1617_B3_Aanvraag_buitenlandse_verplaatsing 22
2.5 Weekrapporten en opvolging van de stage (niet van toepassing voor de opleiding agro- en biotechnologie) De stagiair zal wekelijks zijn activiteiten bijhouden in weekrapporten. Dit is een bondige omschrijving van de gepresteerde taken. Na de afgelopen week wordt op de daaropvolgende maandag, het weekverslag opgeladen door de student via http://qtool.hogent.be. Voor de opleiding vastgoed worden deze taken gestaafd met relevante documenten (opmetingen, werfverslagen, ) Tussentijdse evaluaties en bezoeken van stagebegeleiders worden bijgehouden op het formulier opvolging stage 1617_B4_Weekrapport_stage 1617_B5_Opvolging_stage 2.6 Verzekeringen Voor lichamelijke ongevallen van de studenten tijdens een hogeschoolactiviteit en op weg naar en van de hogeschoolactiviteiten: - Ethias, polis nr. 45.217.081; - deze polis dekt ook de aansprakelijkheid van de studenten bij schade veroorzaakt aan derden. Verplaatsingen in het kader van de stage met eigen wagen (NIET woon-werk verkeer): - lichamelijke letsels zijn verzekerd via Ethias, polis nr. 6.569.723; - materiële schade NIET : dus schade aan de wagen wordt niet vergoed. Schade aan infrastructuur of materiaal van de stageplaats: De stagegever is zelf aansprakelijk voor de schade veroorzaakt door de stagiairs in het bedrijf en/of aan derden tijdens de uitvoering van de stage (mits de vermelde uitzondering inzake bedrog en zware schuld wordt in acht genomen) net zoals alle werkgevers aansprakelijk zijn voor hun werknemers omdat deze onder hun toezicht staan. De stagegevers hebben hiervoor gewoonlijk een eigen verzekering voor de burgerlijke aansprakelijkheid van het eigen personeel. Het is aangewezen dat de stagegevers in deze verzekering laten opnemen dat ook studenten-stagiairs onder deze verzekering vallen, voor zover dit al niet het geval is. Globale reisbijstandsverzekering voor buitenlandse stages - SIP (Student Insurance Program) van ACE Europe, polis nr. BEBSTA00552. - Bijstand van personen in het buitenland op vlak van ziekte, ongevallen, burgerlijke aansprakelijkheid privéleven, bagage, - Bij schadegeval doet de student aangifte bij de verzekeringsmaatschappij en verwittigt onmiddellijk het International Office - Verdere afhandeling is in handen van de student. - NIET inbegrepen: bijstand van voertuigen en annuleringsverzekering. 23
Voor alle verzekeringen voor de studenten geldt, dat na aangifte, de student zelf rechtstreeks instaat voor de afhandeling van het schadedossier met de betrokken verzekeringsmaatschappij. Bij ongeval moet de faculteit onmiddellijk te verwittigd worden: - Rita De Cordier: 09 243 27 21 Ilse Dieraert: 09 243 27 22; - verwittig ook je stagebegeleider! Alle documenten van aangifte worden afgeven op het studentensecretariaat C1.051 (Gent) bij Mevrouw Rita De Cordier. Voorzie ook steeds een klever van de mutualiteit. 2.7 Samenstellen stageboek/stagerapport 2.7.1 opleidingen chemie, elektromechanica, houttechnologie, modetechnologie, textieltechnologie, vastgoed Alle studenten stellen zelf hun stageboek samen op basis van de modeldocumenten te vinden op Chamilo (zie punt 2.9). Deze worden wekelijks, afzonderlijk opgeladen via http://qtool.hogent.be. Alle modeldocumenten zijn digitaal beschikbaar gesteld in de Chamilo-cursus FNT_STAGE Na het einde van de stage wordt het geheel van alle documenten gescand en nog eens apart opgeladen voorzien van onderstaande documenten. Opmaak: 1.Verplicht titelblad 1617_Titelblad_stageboek doel: de stagestudent gebruikt het model als titelblad bij het indienen van het stageboek. Aan te passen: je naam en de opleiding die je volgt. 2.Verplichte bijlagen 1617_B1_planningsdocument_S1_OPLEIDING of 1617_B2_planningsdocument_S2_OPLEIDING doel: zie punt 2.1.2 en 2.2 161_B5_opvolging_stage doel: Op dit document worden de verschillende contactmomenten / evaluatiemomenten geïnventariseerd. Alle betrokkenen zullen tijdens deze momenten telkens dit document handtekenen. De student vult ook alle afwezigheden in op dit document. De student voegt zijn eigen exemplaar met de originele handtekeningen van stagementor en stagebegeleider toe. De student bewaart zelf een kopie. 1617_B4_Weekrapport_stage doel: zie 2.5 24
3.Verplichte bijlagen enkel indien van toepassing 1617_B3_Aanvraag_buitenlandse_verplaatsing Alle documenten worden samengebracht in één document en opgeladen via http://qtool.hogent.be 2.7.2 opleiding agro- en biotechnologie Alle studenten stellen zelf hun stagerapport samen op basis van de modeldocumenten te vinden op Chamilo ( zie punt 2.9). Gedurende de stage is de student 2x maal verplicht een evaluatiegesprek te voeren op school met de stagebegeleider volgens onderstaand schema: Stagiairs in SEMESTER 1: maken zelf een afspraak met hun stagebegeleider. Stagiairs in SEMESTER 2: bespreking 1: tussen 13/03 en 31/03 Doormailen van de voorlopige versie 13/03/2017 (tussentijdse versie bachelorproef bijvoegen indien dit van toepassing is). Wat moet er aanwezig zijn in het voorlopig stagerapport: chronologische opsomming; omschrijving afgelijnde opdracht; beschrijving bedrijf + stageactiviteiten; de student moet zijn ingevulde en ondertekende zelfbeoordeling meebrengen (form_tussen: te vinden op chamilo FNTstage). bespreking 2: tussen 02/05 en 19/05 Doormailen van de voorlopige versie van het stagerapport (= zo compleet mogelijk): 2/05/2017 + indien van toepassing tussentijdse versie bachelorproef toevoegen. Aan wat moet voorlopige versie voldoen: uitwerken opdracht & opmerkingen van 1ste contact. Het indienen van het stagerapport gebeurt samen met de bachelorproef op 30/5/2017 tussen 11u en 13u in lokaal 1.011 (campus Melle). Voor stagiairs met buitenlandse stage verloopt de communicatie via email. Als leidraad voor dit stagerapport is een sjabloon voorhanden: 1617_B7_Sjabloon_stagerapport_AGR 2.8 Verplaatsingen met eigen wagen in opdracht van de stagegever Als de stagiair verplaatsingen moet maken in het kader van zijn stageopdracht (exclusief woonwerkverkeer) met zijn eigen wagen is de stagegever verplicht de onkosten hiervoor te vergoeden en moet de stagegever hiervoor een verzekering afsluiten voor eventuele materiële schade aan het voertuig. 25
De student is vanuit HoGent immers enkel verzekerd voor lichamelijke schade (zie punt 2.6 polis Ethias, polis nr. 6.569.723). Als de stagiair niet vergoed wordt en niet bijkomend verzekerd wordt, kan hij de opdracht weigeren en moet hij dit onmiddellijk melden aan het afdelingshoofd stage- en bachelorproefcoördinatie. 2.9 Documenten en formulieren Alle vermelde documenten en formulieren zijn terug te vinden op de Chamilo cursus FNT-STAGE 26
Hierbij vind je het overzicht van alle documenten op de Chamilo-cursus:. 1617_B1_Planningsdocument_S1_OPLEIDING 1617_B2_Planningsdocument_S2_OPLEIDING 1617_B3_Aanvraag_buitenlandse_verplaatsing 1617_B4_Weekrapport_stage (niet voor Agro- en biotechnologie) 1617_B5_Opvolging_stage 1617_B6_Titelblad_stageboek (niet voor Agro- en biotechnologie) 1617_B7_Sjabloon_stagerapport_AGR (enkel voor Agro en biotechnologie) 27
3 QTOOL stageprogramma faculteit Natuur en Techniek Het administratieve luik van de stage, en later ook van de bachelorproef, verloopt grotendeels via de stage-applicatie QTOOL. Dit is een webomgeving en bij voorkeur te bereiken met Firefox Mozilla als browser. Link: http://qtool.hogent.be Log in met gebruikersnaam en paswoord van je HoGent email. Een handleiding voor het gebruik van de tool kan je vinden op Chamilo cursus FNT_STAGE administratief handleidingen. Wat krijgt een student te zien: Korte omschrijving Dien een stagevoorstel in - via deze weg kan je jouw stagevoorstel ingeven. Op basis van de formulieren stagevoorstellen kan je de verschillende stappen doorlopen; - geef de correcte gegevens in, besteed aandacht aan het juiste adres, de juiste emailgegevens van het bedrijf en de stagementor; - vermijd algemene emailadressen met info@; - het is mogelijk meerdere stagevoorstellen per student in te vullen; - op basis van dit voorstel wordt de stageplaats goedgekeurd of afgekeurd door de stagecoördinator van de opleiding. Algemeen overzicht - via algemeen overzicht kan je jouw stagevoorstel(len) raadplegen en de status ervan; 28
- kan je je stagebegeleider raadplegen; - kan je je beoordelaars bachelorproef raadplegen; - als je klikt op kan je je volledig dossier raadplegen, dit zowel voor stage als bachelorproef. Bachelorproef - hier kan je je onderzoeksvraag, titel van je bachelorproef en de omschrijving ervan ingeven. Naargelang de opleiding zal dit op bepaalde tijdstippen gevraagd worden. Meer info kan je vinden in de infobundel Bachelorproef. Documenten - opladen documenten: stageplanning, weekverslagen, andere kies hier voor het vinkje andere ; - stagebegeleiders of promotoren kunnen hier ook documenten plaatsen; - op het einde van de stage moet je volledige stageboek/stageverslag worden opgeladen. Kies hier voor het vinkje stageverslag. - Bachelorproeven worden NIET opgeladen via QTOOL, enkel via https://scriptie.hogent.be Opvolging stage en bachelorproef - deze tool wordt gebruikt door sommige opleidingen om contactmomenten tussen studenten en begeleiders bij te houden, dit zowel voor stage als bachelorproef. Stagebedrijven - overzicht van alle stageplaatsen van de faculteit die in het verleden studenten als stagiair hebben gehad en goedgekeurd zijn door de opleiding. Sommige opleidingen geven ook scores; - een aantal filters kunnen gebruikt worden (opleiding, bedrijf ) om het zoeken te vereenvoudigen. 29
4 Contactgegevens Ondervind je problemen bij de begeleiding van je stage, contacteer dan onmiddellijk je stagebegeleider van de school. De stagebegeleider zal indien nodig contact opnemen met de stagecoördinator van de opleiding, de ombudspersoon of het afdelingshoofd stage- en bachelorproefcoördinatie, zodat een oplossing voor het probleem kan gezocht worden. Je kan je steeds wenden tot: Afdelingshoofd stage- en bachelorproefcoördinatie directie Onderwijs Heidi Mertens, tel. 09 243 26 30, of e-mail heidi.mertens@hogent.be lokaal C1.059 Hoofdmedewerkers administratie - stage en bachelorproef (binnenlandse stage) opleiding agro en biotechnologie Ilse Dieraert, tel 09 243 27 22, e-mail ilse.dieraert@hogent.be lokaal C1.051 opleidingen chemie elektromechanica houttechnologie modetechnologie textieltechnologie - vastgoed Peter Gansbeke, tel. 09 243 27 23, e-mail peter.gansbeke@hogent.be lokaal C1.053 Bij buitenlandse stage: International Office Emailgegevens en locatie zijn nog niet gekend. De gegevens zullen terug te vinden zijn op Chamilo cursus International Office Ankerpersonen Internationalisering zie onderstaande opsomming per opleiding. Stagecoördinatoren en ankerpersonen Internationalisering: agro- en biotechnologie - Luc Decombel, stagecoördinator opleiding Tel. 09 243 28 00 of e-mail luc.decombel@hogent.be - Els Goossens, ankerpersoon Internationalisering e-mail els.goossens@hogent.be chemie: elektromechanica: - Ann Messens, stagecoördinator opleiding en ankerpersoon Internationalisering tel.0474 88 30 72 of e-mail ann.messens@hogent.be - Yves Steleman, stagecoördinator opleiding en ankerpersoon Internationalisering Tel 09 243 27 65 of e-mail yves.steleman@hogent.be 30
houttechnologie: - Paul Delcour, stagecoördinator opleiding tel. 0486 28 56 61 of e-mail paul.delcour@hogent.be - Dries Vansteenkiste, ankerpersoon Internationalisering e-mail dries.vansteenkiste@hogent.be modetechnologie / textieltechnologie: - Linda Deceuninck, stagecoördinator opleiding tel. 0474 82 08 44 of e-mail linda.deceuninck@hogent.be - Alexandra De Raeve, ankerpersoon Internationalisering e-mail alexandra.deraeve@hogent.be vastgoed: - Koen Van Damme, stagecoördinator opleiding 0468 20 26 27 of e-mail koen.vandamme@hogent.be - Cornelis Stal, ankerpersoon Internationalisering LANDMETEN e-mail cornelis.stal@hogent.be - Mieke Paelinck, ankerpersoon Internationalisering MAKELAARDIJ e-mail mieke.paelinck@hogent.be 31
5 Bijlagen 1617_B1_Planningsdocument_S1_OPLEIDING 1617_B2_Planningsdocument_S2_OPLEIDING 1617_B3_Aanvraag_buitenlandse_verplaatsing 1617_B4_Weekrapport_stage (niet voor Agro- en biotechnologie) 1617_B5_Opvolging_stage 1617_B6_Titelblad_stageboek (niet voor Agro- en biotechnologie) 1617_B7_Sjabloon_stagerapport_AGR (enkel voor Agro en biotechnologie) 32