INFORMATIEBUNDEL STAGE

Transcriptie

1 INFORMATIEBUNDEL STAGE OPLEIDINGEN: agro- en biotechnologie / chemie / elektromechanica / houttechnologie / modetechnologie / textieltechnologie / vastgoed

2 Inhoudstafel 1 Coaching en begeleidingstips voor student, stagementor en stagebegeleider Situering in de opleiding en nut van de stage Situering in de opleiding Nut van de stage Doelstellingen en eindcompetenties Betrokkenen bij de stage Wie is wie Rollen bij de stage Voorbereiding van de stage Vanwege de stagegever Vanwege de stagiair Start van de stage Tips voor de stagegever Tips voor de stagiair Evaluatie en puntenverdeling bachelor in de agro- en biotechnologie bachelor in de chemie bachelor in de elektromechanica bachelor in de houttechnologie bachelor in de modetechnologie bachelor in de textieltechnologie bachelor in het vastgoed Uittreksel facultaire aanvullingen op het onderwijs- en examenreglement Administratieve verplichtingen en documenten Stageperiodes en planning van de stage Stageperiodes Planning van de stage Verlofregeling Afwezigheid door ziekte Verplaatsingen naar het buitenland Weekrapporten en opvolging van de stage (niet voor de opleiding agro- en biotechnologie) Verzekeringen Samenstellen stageboek/stagerapport opleidingen chemie, elektromechanica, houttechnologie, modetechnologie, textieltechnologie, vastgoed opleiding agro- en biotechnologie Verplaatsingen met eigen wagen in opdracht van de stagegever Documenten en formulieren QTOOL stageprogramma faculteit Natuur en Techniek Contactgegevens

3 Voorwoord Beste student Beste stagegever Beste stagebegeleider Je hebt net de informatiebundel in verband met de stage gekregen, een belangrijk document tijdens de stageperiode. Enerzijds is er een luik over coaching en begeleidingstips voor studenten en de stagegever. Hierbij vind je de link naar de competenties die studenten dienen te verwerven, info over evaluatie en puntenverdeling, tips voor stagegevers, stagebegeleider en studenten en een uittreksel uit de onderwijsen examenregeling In een volgend luik bekijken we de administratieve kant van de stage, met de administratieve verplichtingen voor zowel student als stagegever en de aangeboden formulieren. Lees dit document grondig door zodat je weet wat je er allemaal in terugvindt. Om de elektronische uitwisseling van gegevens te vergemakkelijken kan je deze bundel en bijhorende modeldocumenten ook downloaden via: - voor studenten en stagebegeleider: via de digitale leeromgeving Chamilo cursus FNT_STAGE; - voor stagegever: via de facultaire website onder praktisch - stage Bij vragen of problemen rond je dagdagelijks functioneren op je stageplaats; bij technische of inhoudelijke problemen neem dan contact op met je stagementor (= verantwoordelijke van de stageplaats die instaat voor de stagebegeleiding) en met je stagebegeleider (= lector van de faculteit die instaat voor de stagebegeleiding). Voor niet-vakgebonden of administratieve problemen kan je terecht bij de stagecoördinator van de opleiding of het diensthoofd Studentenaangelegenheden. De berichten die je van ons krijgt, worden alleen naar je adres van HoGent gestuurd. Stuur deze berichten ook niet automatisch door naar een andere account. HoGent kan alleen de goede aflevering van een tot in de HoGent mailbox van de gebruiker garanderen. Wat met een automatisch geforwarde mail verder gebeurt, valt buiten de controle van HoGent, zodat hierover ook geen verdere garanties kunnen gegeven worden. Mogelijks kan de persoonlijke mailbox van de gebruiker vol zijn (eventuele meldingen hierover gaan naar de afzender zonder dat HoGent hiervan verwittigd wordt), een externe dienst kan HoGent opnieuw als onbetrouwbaar markeren en afkomstig van HoGent weigeren, enzovoort. Wij wensen je alvast veel succes met je stage en danken de stagegevers voor de tijd die ze in onze studenten wensen te investeren. Peter Gansbeke Ilse Dieraert Heidi Mertens Hoofdmedewerkers studentenaangelegenheden diensthoofd studentenaangelegenheden administratieve coördinatie stages verantwoordelijke stages voor de faculteit Telefoon Telefoon [email protected] [email protected] [email protected] 2

4 1 Coaching en begeleidingstips voor student, stagementor en stagebegeleider 1.1 Situering in de opleiding en nut van de stage Situering in de opleiding De stage laat de stagiair toe om de tijdens de opleiding verworven competenties te toetsen aan een reële praktijkomgeving. Het is belangrijk dat tijdens het grootste deel van de stage de stagiair zijn competenties praktijkgericht verder ontwikkelt volgens zijn persoonlijke doelstellingen. De stage voorziet in een juiste balans tussen observatie, uitvoerend werk en zelfstandig initiatief. De activiteiten en opdrachten die de stagiair mag en kan uitvoeren, worden van te voren besproken met de stagebegeleider Nut van de stage Voor de stagiair: kan zijn competenties toetsen aan authentieke praktijksituaties; maakt kennis met een potentiële werkgever. Voor de stagegever: krijgt inbreng in de opleiding; maakt kennis met een potentiële werknemer. Voor de opleiding: krijgt inbreng vanuit de praktijk in de opleiding; kan de opleiding toetsen aan het werkveld. 1.2 Doelstellingen en eindcompetenties Studenten kunnen de doelstellingen en de te behalen eindcompetenties raadplegen via de ECTSfiches. Deze zijn te raadplegen via Je kan filteren op opleiding: Lees deze informatie grondig na, zodat je weet welke competenties je moet bereiken om te slagen voor je stage. 3

5 1.3 Betrokkenen bij de stage Wie is wie Er wordt regelmatig verwezen naar een aantal begrippen. Voor alle duidelijkheid maken we hier een kleine opsomming: de stagiair of de student die een stage volgt; de stagegever of stageplaats is de organisatie bij wie de stagiair een stage volgt; de stagementor is de werknemer die de ondernemer aanstelt om de stagiair op de werkvloer te begeleiden; de stagebegeleider is de stageverantwoordelijke van HoGent. Hij of zij is de schakel tussen de ondernemer en de stagiair; de stagecoördinator is de organisator van het stageproces binnen de opleiding; de administratieve coördinatoren van de faculteit Natuur en Techniek: Ilse Dieraert en Peter Gansbeke; de dienst Internationalisering coördineert de buitenlandse stages Rollen bij de stage In de volgende paragrafen worden kort de rollen van de verschillende betrokkenen bij de stage beschreven Stagiair is verantwoordelijk voor het vinden van een stageplaats, die voldoet aan de gestelde eisen; is verantwoordelijk voor het dusdanig goed onderbouwen van een goedkeuringsaanvraag (het invullen van stagevoorstel) zodat de stagebegeleider een besluit kan nemen; is verantwoordelijk voor het juist en tijdig informeren van de stagebegeleider van HoGent en de stagementor over zijn functioneren in de praktijk; is verantwoordelijk voor het voeren van voortgangs- en functioneringsgesprekken en het uitvoeren van de gemaakte afspraken; is verantwoordelijk voor het professioneel uitvoeren van zijn/haar werkzaamheden (resultaatsverplichting); houdt volgende documenten bij: o stageovereenkomst, deze wordt bezorgd door de administratie; o stageboek/stagerapport en aanverwante documenten. 4

6 Stagementor is verantwoordelijk voor een adequate begeleiding van de stagiair in de organisatie (faciliteren stagiair (PC/werkplek), introductie, procesmatige en inhoudelijke begeleiding, voldoende tijd voor overleg, functioneringsgesprekken o.a. aan de hand van het assessment, aanspreekpunt bij problemen, etc); geeft de stagiair tussentijds en aan het einde van de stageperiode feedback op zijn functioneren door het invullen van het assessment in de digitale tool. Dit gebeurt samen met de stagebegeleider; beoordeelt aan het einde van de stageperiode het functioneren van de stagiair op het beoordelingsformulier in de digitale tool samen met de stagiair en de stagebegeleider. houdt volgende documenten bij: o stageovereenkomst; o eventuele werkpostfiche en gezondheidsbeoordeling; o stageboek (stagerapport voor agro- en biotechnologie) en aanverwante documenten De stagebegeleider van HoGent is tijdens de stage het eerste aanspreekpunt voor de stagiair en de stagementor; bewaakt en beoordeelt het proces volgens de richtlijnen; bewaakt de voortgang van de stagiair betreffende het functioneren in de praktijk, de aanpak en uitvoering van werkzaamheden en opdrachten aan de hand van het bedrijfsbezoek en de voortgangsrapportages van de stagiair; heeft een inspanningsverplichting, maar geen resultaatverplichting: de stagiair blijft zelf verantwoordelijk; geeft een beoordeling van de stageperiode op het beoordelingsformulier, mede gebaseerd op de beoordeling van de stagementor en het gesprek hierover met de stagementor en de stagiair tijdens het eindbezoek De stagecoördinator van de opleiding pleegt overleg met de opleidingscommissie over de competenties; bewaakt de goede gang van zaken zowel voor het verloop van de stage als voor de evaluatie; is aanspreekpunt voor organisatorische of andere problemen; staat in voor de info van de stagiair; laat samen met de administratieve coördinator de stageovereenkomsten tekenen door stagiair, is eindverantwoordelijke m.b.t. alle aspecten van de stage; houdt volgende documenten bij: o lijst van de stageplaatsen; o lijst van de stagiairs die naar de verschillende stageplaatsen gaan. 5

7 Administratieve coördinatoren van de stage maken het contract vanuit het stageprogramma; geven ondersteuning bij ondertekenen contracten door de stagiair; sturen contracten naar de stagegever; geven administratieve ondersteuning van de stagiairs (planning, verlofaanvraag, verplaatsing buitenland, ); organiseren de communicatie met de stagementor; organiseren het medisch onderzoek; houden volgende documenten bij: o stageovereenkomst; o stageplanning, verlofaanvragen, ziekteattesten, addenda op de stageovereenkomst; o eventuele werkpostfiche en gezondheidsbeoordeling Dienst Internationalisering staat in voor de info specifiek over buitenlandse stage aan studenten; is aanspreekpunt voor organisatorische of andere aspecten bij buitenlandse stages; bewaakt de goede gang van zaken bij buitenlandse stage bij de voorbereiding, het verloop en de evaluatie van de stage; maakt de stageovereenkomst op en verzorgt de administratieve opvolging; biedt ondersteuning aan de buitenlandse stagestudenten (beurzen, visa, werkvergunningen, reisbijstand, ); houdt volgende documenten bij: o o stageovereenkomst; documenten specifiek voor buitenlandse stage. 6

8 1.4 Voorbereiding van de stage Vanwege de stagegever hou een verkenningsgesprek met de stagiair; toets met de stagiair de raakpunten van het bedrijf af met de specifieke beroepscompetenties van de stagiair in kwestie en onderzoekt hierbij ook wat de stagiair zelf wil leren. Vul samen met de stagiair het stagevoorstel in. De stagiair brengt dit document mee bij zijn bezoek; bespreek een haalbaar takenpakket met de stagebegeleider; duid een (geschikte) stagementor aan als u zelf niet kan instaan voor de begeleiding van de stagiair (op de werkvloer en voor de evaluatie van de stagiair), betrek de mentor in het kennismakingsgesprek; geef de stagiair een rondleiding op het bedrijf; bezorgt voor aanvang twee getekende exemplaar van het stagecontract terug aan HoGent; Het stagecontract wordt u vooraf bezorgd door de administratieve coördinator Vanwege de stagiair zoek informatie over de stageplaats; bespreek een duidelijk takenpakket met de stagegever; vraag uitleg aan de stagegever als je nog vragen hebt; vul samen met de stagegever en/of stagementor het stagevoorstel in. Dit voorstel dient online ingegeven te worden in het stageprogramma. Communicatie hieromtrent over het tijdstip gebeurt via Chamilo Start van de stage maak een goede eerste indruk ; overleg met de stagebegeleider je persoonlijke doelstellingen; licht je stagebegeleider in over de stagedocumenten. 7

9 1.5 Tips voor de stagegever Algemeen: de stagiair direct bijsturen indien nodig de stagebegeleider is steeds ter beschikking voor overleg bij problemen. Stel liefst niet meer dan 1 mentor aan (= vast aanspreekpunt); bewaak de doelstellingen tijdens de hele stageperiode; heb geduld met de stagiair, laat hem inwerken ; geef afwisselende stageopdrachten; geef de stagiair een zekere verantwoordelijkheid, zie hem als een werknemer, integreer hem tussen de andere werknemers; evalueer tussentijds met de stagiair, hoe sneller de stagiair feedback krijgt, hoe effectiever hij kan bijsturen tijdens de stage; neem contact op met de stagebegeleider bij problemen; vul op het einde van de stageopdracht de evaluatie in met betrekking tot de stagiair, dit zal gebeuren samen met de stagebegeleider tijdens zijn bezoek; besluit of u het stageproces geslaagd vond of niet (motiveer in de evaluatie, zie laatste punt); als u tevreden was over de stagiair, laat hem/haar dit weten. 1.6 Tips voor de stagiair Algemeen: vraag onmiddellijk uitleg aan je mentor als je iets niet goed begrijpt of als er problemen zijn: bewaak de doelstellingen tijdens de hele stageperiode; vraag tussentijds af en toe aan je stagementor hoe hij je functioneren evalueert, hoe eventuele mindere punten kunnen geremedieerd worden; neem contact op met de stagebegeleider, bij problemen waarbij de stagementor niet kan helpen. 8

10 1.7 Evaluatie en puntenverdeling bachelor in de agro- en biotechnologie Beoordeling stage punten procent deel 1: praktijk tussentijds % eindevaluatie % TOTAAL Praktijk % deel 2: verslaggeving/samenwerking stagebegeleider stagerapport % samenwerking 32 20% zelfreflectie 16 10% TOTAAL begeleider opleiding % TOTAAL stage deel 1: % deel 2: % TOTAAL stage % 9

11 1.7.2 bachelor in de chemie Beoordeling stage punten procent stagegever/stagementor tussentijds 1 0 0% tussentijds % eindevaluatie % TOTAAL Stagegever/stagementor % Punten begeleider opleiding stageboek 60 60% samenwerking (naleven afspraken, respecteren deadlines) 40 40% TOTAAL begeleider opleiding % TOTAAL stage stagegever/stagementor % begeleider opleiding % TOTAAL stage % 10

12 1.7.3 bachelor in de elektromechanica Beoordeling stage punten procent deel 1 : praktijk tussentijds 1 0 0% eindevaluatie stagebegeleider % TOTAAL deel % deel 2: verslaggeving en samenwerking stagementor stageboek,logboek, portfolio 70 70% samenwerking met de opleiding 30 30% TOTAAL begeleider opleiding % TOTAAL stage deel % deel % TOTAAL stage % 11

13 1.7.4 bachelor in de houttechnologie Beoordeling stage punten procent stagegever/stagementor tussentijds % tussentijds 2 eindevaluatie % TOTAAL Stagegever/stagementor % Punten begeleider opleiding stageboek 60 60% zelfreflectie 20 20% samenwerking (naleven afspraken, respecteren deadlines) 20 20% TOTAAL begeleider opleiding % TOTAAL stage stagegever/stagementor % Begeleider opleiding % TOTAAL stage % 12

14 1.7.5 bachelor in de modetechnologie Beoordeling stage punten procent stagegever/stagementor tussentijds % tussentijds 2 eindevaluatie % TOTAAL Stagegever/stagementor % Punten begeleider opleiding stageboek 60 60% samenwerking (naleven afspraken, respecteren deadlines, zelfreflectie) 40 40% TOTAAL begeleider opleiding % TOTAAL stage stagegever/stagementor % Begeleider opleiding % TOTAAL stage % 13

15 1.7.6 bachelor in de textieltechnologie Beoordeling stage punten procent stagegever/stagementor tussentijds % tussentijds 2 eindevaluatie % TOTAAL Stagegever/stagementor % Punten begeleider opleiding stageboek 60 60% samenwerking (naleven afspraken, respecteren deadlines, zelfreflectie) 40 40% TOTAAL begeleider opleiding % TOTAAL stage stagegever/stagementor % Begeleider opleiding % TOTAAL stage % 14

16 1.7.7 bachelor in het vastgoed Beoordeling stage punten procent Niet-periodegebonden evaluatie stagementor en stagebegeleider % Eindevaluatie stagementor % Zelfreflectie student 20 5% Inhoud stageboek % Samenwerking student / stagebegeleider % TOTAAL Stage % 15

17 1.8 Uittreksel facultaire aanvullingen op het onderwijs- en examenreglement STAGEREGLEMENT art. 1 Algemene bepalingen 1 Het stagereglement heeft betrekking op de opleidingsonderdelen stage, stage 1 en stage 2 aangeboden in de opleidingen van de faculteit Natuur en Techniek. 2 Het reglement maakt samen met de studiefiche, het stagecontract en de brochure Informatiebundel stage één geheel uit. art. 2 Gebruikte terminologie - De stagiair: student die stage loopt in een bedrijf; - stagegever: de ondernemer bij wie de student stage loopt; - stagementor: werknemer die de student op de werkvloer begeleidt. Deze zal dus ook instaan voor de evaluatie van de student; - stagebegeleider: stageverantwoordelijke in de faculteit. Hij of zij is de schakel tussen de ondernemer en de stagiair; - stagecoördinator: verantwoordelijke voor de organisatie van de stage binnen de faculteit. art. 3 Contract Voor elke vorm van stage wordt een contract opgesteld en ondertekend door de stagegever enerzijds en door de student en de decaan anderzijds. Zonder een contract dat door alle betrokken partijen ondertekend is, kan de student niet aan de stage beginnen. Er moeten drie ondertekende exemplaren van het contract zijn: 1 voor de externe partij, 1 voor de student en 1 voor HoGent. art. 4 Brochure Informatiebundel stage Per opleiding en eventueel per afstudeerrichting, is er een brochure met de richtlijnen die de student moet volgen tijdens zijn/haar stage. Deze brochure bevat onder andere informatie over de periode, de organisatie en begeleiding van de stage, de rapportering, eventuele zelfreflectie over de activiteiten, de evaluatie,. art. 5 Werktijden Voor de student gelden normaliter dezelfde werktijden als voor de werknemers van het bedrijf. Indien de student in ploegen zou moeten werken of nachtwerk verrichten, dient dit eerst besproken te worden met de stagecoördinator van de betrokken opleiding. 16

18 art. 6 Afwezigheid tijdens stageperiode De student moet elke afwezigheid tijdens de stageperiode aan de stagebegeleider, stagementor en het secretariaat melden conform de richtlijnen opgenomen in de brochure Informatiebundel stage. Activiteiten van de HoGent waarop de student aanwezig moet zijn, meldt de student ruim vooraf aan het bedrijf (afstudeerbeurs, feedback, eventueel overleg met stagebegeleider, ). Het gebeurt soms dat studenten die in het lopende academiejaar hun diploma kunnen behalen, tijdens hun stage uitgenodigd worden voor een sollicitatiegesprek in een ander bedrijf. Dat kan een geldige reden voor afwezigheid zijn. De student moet vooraf aan de stagementor én aan de stagebegeleider de toelating vragen om afwezig te zijn. De student bezorgt aan het secretariaat een bewijs van de sollicitatie. De student kan maximaal twee keer een beroep doen op deze maatregel. art. 7 Gewettigde afwezigheid van meer dan 5 stagedagen Bij gewettigde afwezigheid tijdens de stageperiode van meer dan 5 stagedagen, wordt de stageperiode verlengd. Deze verlenging gebeurt in overleg met de stagementor, de stagebegeleider en de student. De verlenging van de periode kan alleen indien het organisatorisch mogelijk is. Indien de verlenging van de stageperiode niet mogelijk is, wordt er in overleg met de stagecoördinator van de opleiding, de voorzitter van de opleiding, de stagebegeleider, het diensthoofd studentenaangelegenheden en de ombudsdienst (als vertegenwoordiger van de student) een mogelijke oplossing uitgewerkt. Indien ten gevolge van de afwezigheden op de stage het verworven hebben van alle eindcompetenties niet meer ten volle kan bewezen worden, krijgt de student de vermelding afwezig voor het opleidingsonderdeel. art. 8 Verbreken van de overeenkomst ten gevolge van ongewettigde afwezigheid, deontologische fout van de student, (OER art. 35) De student aanvaardt dat de stagegever of de faculteit een einde maakt aan de overeenkomst in geval van deontologische fout, manifeste onbekwaamheid, wangedrag, slechte wil, opzettelijke overtreding van bepalingen van de overeenkomst, alsook in geval van herhaalde ongewettigde afwezigheid van de student. In deze gevallen krijgt de student de vermelding afwezig voor het opleidingsonderdeel. art. 9 Verbreken van de overeenkomst op vraag van de stagegever Indien er zich op de stageplaats problemen voordoen die van die aard zijn dat de stagegever de stageovereenkomst wenst te verbreken, zal de decaan na overleg met de voorzitter van de opleiding, de stagecoördinator van de opleiding, de stagebegeleider, het diensthoofd studentenaangelegenheden en de ombudsdienst (als vertegenwoordiger van de student) één van de onderstaande beslissingen nemen: - de student krijgt de toestemming om zijn/haar stage verder te zetten op een nieuwe stageplaats waarbij vastgelegd wordt hoeveel dagen/weken de student op de nieuwe stageplaats nog moet presteren en hoe de beoordeling van beide stageplaatsen zal verrekend worden; - de student krijgt de toestemming om een volledig nieuwe stage aan te vatten op een andere stageplaats; - de stage wordt definitief beëindigd. 17

19 art. 10 Verbreken van de overeenkomst op vraag van de student De student kan op basis van gegronde redenen bij de decaan een aanvraag indienen om tijdens de stageperiode van stageplaats te veranderen. De student kan een dergelijke aanvraag slechts éénmaal indienen. De decaan zal de aanvraag behandelen in overleg met de voorzitter van de opleiding, de stagecoördinator van de opleiding, de stagebegeleider, het diensthoofd studentenaan-gelegenheden en de ombudsdienst (als vertegenwoordiger van de student) en zal één van de onderstaande beslissingen nemen: - de student krijgt de toestemming om zijn stage verder te zetten op een nieuwe stageplaats waarbij vastgelegd wordt hoeveel dagen/weken de student op de nieuwe stageplaats nog moet presteren en hoe de beoordeling van beide stageplaatsen zal verrekend worden; - de student krijgt de toestemming om een volledig nieuwe stage aan te vatten op een andere stageplaats; - de stage wordt definitief beëindigd. art. 11 Toekenning van een andere stagebegeleider De student kan om grondige redenen en in samenspraak met de ombudsdienst de aangeduide stagebegeleider binnen de 14 dagen na bekendmaking wraken. De student zal, indien de aangehaalde grondige redenen erkend worden, een andere stagebegeleider toegewezen krijgen door de faculteitsraad. art. 12 Onverenigbaarheden bij de keuze van de stageplaats Er is onverenigbaarheid bij de keuze van de stageplaats indien één van de volgende situaties zich voordoet: - studenten lopen stage in een bedrijf waar een docent van de opleiding fungeert als stagementor of leidinggevende van het bedrijf; - studenten lopen stage in een bedrijf waar de stagementor of leidinggevende verwant is met de student (partnerschap, bloed- of aanverwantschap tot de vierde graad). 18

20 2 Administratieve verplichtingen en documenten 2.1 Stageperiodes en planning van de stage Stageperiodes Binnen het academiejaar zijn twee stageperiodes voorzien: chemie, elektromechanica, houttechnologie, modetechnologie, textieltechnologie en vastgoed Semester 1 : van 05/10/2015 tot en met 18/12/2015 = 11 aaneensluitende weken = 55 dagen Semester 2 : van 08/02/2016 tot en met 22/04/2016 = 11 aaneensluitende weken = 55 dagen Door verlofdag op 8/2 ( krokus) start de stage effectief op 9/2. 8/2 telt mee las stagedag agro- en biotechnologie Semester 1 : van 22/09/2015 tot en met 11/12/2015 = 12 aaneensluitende weken aan 4 werkdagen = 48 dagen Semester 2 : van 08/02/2016 tot en met 13/05/2016 = 12 weken aan 4 werkdagen = 48 dagen. Door verlofdag op 8/2 ( krokus) start de stage effectief op 9/2. 8/2 telt mee las stagedag De stagiair van de opleiding agro- en biotechnologie dient 1 dag per week aan zijn bachelorproef te werken. De stagiair van agro- en biotechnologie moet 10 dagen verlof opnemen gedurende de periode van semester 2, zodat de 48 dagen niet worden overschreden. Voor stagiairs met buitenlandse stage is er een uitzonderlijke regeling, aangepast aan het stagebedrijf. Meer info hierover wordt gegeven door de Dienst Internationalisering. Wettelijke feestdagen: 01/11/2015 (Allerheiligen) - 11/11/2015 (Wapenstilstand) 28/03/2016 (Paasmaandag) 01/05/2016 (Dag van de Arbeid) tellen mee als stagedagen. Eventuele brugdagen gekoppeld aan deze feestdagen moeten ingehaald worden! Studenten met buitenlandse stage volgen de feestdagen van het gastland. Indien de stagiair nog verplichte vakken dient te volgen op school moet de student deze tijd inhalen en dit na afloop van de reguliere stageperiode. Hiervoor dient contact te worden opgenomen met de administratieve coördinator en moet hiervoor een planning worden opgesteld worden via het planningsdocument. De einddatum van de stage kan nooit vervroegd worden dan de aangegeven dag, met uitzondering van studenten agro- en biotechnologie in semester Planning van de stage De student zal voor aanvang, de stage inplannen in overleg met de stagementor van de stageplaats. Het planningsdocument wordt na akkoord, via mail bezorgd aan de stagementor van de stageplaats, de stagebegeleider en de administratieve coördinator. Dit is enkel nodig als er afgeweken wordt van de reguliere stageperiode! De student krijgt via mail het akkoord voor de ingediende planning. Na akkoord wordt het planningsdocument opgeladen in Q-tool (elektronische stagetool). Bij wijzigingen tijdens de stageperiode zal het document onmiddellijk bijgewerkt worden en opnieuw bezorgd worden aan alle 19

21 voornoemde betrokkenen en na goedkeuring opnieuw opgeladen worden. Vermeld in de naam van het document steeds de datum van opmaak. - IN TE HALEN stagedagen: - opgenomen verlofdagen; (zie ook 2.2) - collectieve sluiting van het bedrijf (bv. bouwverlof ) - dagen/halve dagen om lessen te volgen op HoGent (in het kader van een persoonlijk deeltraject). - structurele sluiting (bv technische werkloosheid) zie verder haalbare oplossing voor alle partijen - eventuele brugdagen gekoppeld aan wettelijke feestdagen - - NIET IN TE HALEN stagedagen: - wettelijke feestdagen - gewettigde ziektedagen - bij langdurige ziekte haalbare oplossing voor alle partijen (zie stagereglement) Formulieren: Planningsdocument_1516_SEM1_CH-EM-HOUT-MODE-TEXT-VG Planningsdocument_1516_SEM2_CH-EM-HOUT-MODE-TEXT-VG Planningsdocument_1516_SEM1_AGR Planningsdocument_1516_SEM2_AGR 2.2 Verlofregeling Het is mogelijk om, in overleg met de stageplaats, vakantiedagen aan te vragen. Als je één of meerdere vakantiedagen aanvraagt, dan zal je stageperiode verlengd worden met het aantal opgenomen dagen. PROCEDURE VERLOFREGELING: 1. indien je vakantiedagen opneemt, dan verwittig je de administratieve coördinator volgens navolgende procedure: je bezorgt een aangepast planningsdocument met aanduiding van de verlofdagen en wanneer deze ingehaald worden via mail naar [email protected] of [email protected] het formulier moet ondertekend zijn door je stagementor; voor 1 vakantiedag: 1 week op voorhand; voor meerdere vakantiedagen: je dient je aanvraag in tijdens de eerste stageweek; 2. je brengt je stagebegeleider gelijktijdig op de hoogte van je aanvraag verlofdagen; 3. via de administratieve coördinator volgt een akkoord / niet-akkoord via mail; 4. na akkoord: het planningsdocument wordt opgeladen via Formulieren: idem

22 2.3 Afwezigheid door ziekte Wanneer je door ziekte tijdens je stageperiode niet aanwezig kan zijn in het bedrijf, volg je onderstaande procedure: PROCEDURE bij ZIEKTE: 1. verwittig onmiddellijk je stagementor en je stagebegeleider van de school van je afwezigheid; 2. laadt je origineel doktersattest op via volgens de procedure die je kan vinden in de cursus Studentenaangelegenheden Na opladen kan je de status van je afwezigheid volgen. 2.4 Verplaatsingen naar het buitenland Verplaatsingen, langer dan één dag, naar het buitenland moet je vooraf melden. Voor studenten die in het kader van hun stage verplaatsingen van langer dan één dag naar het buitenland maken, sluit de HoGent een gratis reisbijstandsverzekering af. PROCEDURE VERPLAATSING BUITENLAND: 1. je verwittigt de faculteit volgens onderstaande procedure: enkel via bijgevoegd modelformulier, dit formulier is een aanvulling op je stagecontract; minstens 1 week op voorhand; via [email protected] of [email protected] Het formulier moet ondertekend zijn door je stagementor en jezelf. De faculteit laat de decaan tekenen. 2. je brengt je stagebegeleider gelijktijdig op de hoogte van je aanvraag; 3. via het studentensecretariaat volgt een bevestiging van ontvangst (+ eventuele bijkomende richtlijnen); 4. het getekende formulier krijg je thuis opgestuurd en bewaar je best bij je stagecontract. Ook je stageplaats zal een exemplaar ontvangen. Formulieren (zie 2.9 en op Chamilo cursus FNT_STAGE administratief - formulieren) Aanvraag_buitenlandse_verplaatsing_ Weekrapporten en opvolging van de stage (niet voor de opleiding agroen biotechnologie) De stagiair zal wekelijks zijn activiteiten bijhouden op weekrapporten. Dit is een bondige omschrijving van de gepresteerde taken. Na de afgelopen week op de maandag daarop volgend, wordt het weekverslag opgeladen door de student via Tussentijdse evaluaties en bezoeken van stagebegeleiders worden bijgehouden op het formulier opvolging stage Weekrapport_stage_

23 Opvolging_stage_ Verzekeringen Voor lichamelijke ongevallen van de studenten tijdens een hogeschoolactiviteit en op weg naar en van de hogeschoolactiviteiten - Ethias, polis nr Deze polis dekt ook de aansprakelijkheid van de studenten bij schade veroorzaakt aan derden. Verplaatsingen in het kader van de stage met eigen wagen (NIET woon-werk verkeer) - lichamelijke letsels zijn verzekerd via Ethias, polis nr materiële schade NIET : dus schade aan de wagen wordt niet vergoed. Schade aan infrastructuur of materiaal van de stageplaats: is verzekerd via Ethias, polis nr altijd doorgeven aan Rita De Cordier. - aangifte wordt opgestart door studentenadministratie aan de verzekeringsmaatschappij. - verdere afhandeling is in handen van de student. - mogelijks wordt eerst de familiale verzekering van de student/ouders ingeschakeld. Globale reisbijstandsverzekering voor buitenlandse stages - SIP (Student Insurance Program) van ACE Europe, polis nr. BEBSTA Bijstand van personen in het buitenland op vlak van ziekte, ongevallen, Burgerlijke Aansprakelijkheid privé-leven, bagage, - Bij schadegeval doet de student aangifte bij de verzekeringsmaatschappij en verwittigt onmiddellijk de dienst Internationalisering (Inez Adriaensen: of 0474/ ) - Verdere afhandeling is in handen van de student. - NIET inbegrepen: bijstand van voertuigen en annuleringsverzekering. Voor alle verzekeringen voor de studenten geldt, dat eens de aangifte is gedaan, de student zelf rechtstreeks instaat voor de afhandeling van het schadedossier met de betrokken verzekeringsmaatschappij. Bij ongeval dient u de faculteit onmiddellijk te verwittigen: - Rita De Cordier: Ilse Dieraert: of - Heidi Mertens: Verwittig ook je stagebegeleider! Alle documenten van aangifte worden afgeven op het studentensecretariaat C1.051 (Gent) bij Rita De Cordier. Voorzie ook steeds een klever van de mutualiteit. 22

24 2.7 Samenstellen stageboek/stagerapport opleidingen chemie, elektromechanica, houttechnologie, modetechnologie, textieltechnologie, vastgoed Alle studenten stellen zelf hun stageboek samen op basis van de modeldocumenten te vinden op Chamilo ( zie punt 2.9). Deze worden wekelijks, afzonderlijk opgeladen via Alle modeldocumenten zijn digitaal beschikbaar gesteld in de Chamilo-cursus FNT_STAGE Na het einde van de stage wordt het geheel van alle documenten gescand en nog eens apart opgeladen voorzien van onderstaande documenten. Opmaak: 1.Verplicht titelblad Titelblad_stageboek_1516 doel: De stagestudent gebruikt het model als titelblad bij het indienen van het stageboek. Zaken die aan te passen zijn, zijn je opleiding en naam. 2.Verplichte bijlagen Planningsdocument_SEM1 of SEM 2_ 1516_OPLEIDING doel: zie punt en 2.2 opvolging_stage_1516 doel: Op dit document worden de verschillende contactmomenten / evaluatiemomenten geïnventariseerd. Alle betrokkenen zullen bij deze gelegenheden telkens dit document handtekenen. De student vult ook alle afwezigheden in op dit document. De student voegt zijn eigen exemplaar met de originele handtekeningen van stagementor en stagebegeleider toe. De student bewaart zelf een kopie. Weekrapport_stage _1516 doel: zie Verplichte bijlagen enkel indien van toepassing Aanvraag_buitenlandse_verplaatsing_1516 Alle documenten worden samengebracht in één document en opgeladen via 23

25 2.7.2 opleiding agro- en biotechnologie Alle studenten stellen zelf hun stagerapport samen op basis van de modeldocumenten te vinden op Chamilo ( zie punt 2.9). Gedurende de stage is de student 2x maal verplicht een evaluatiegesprek te voeren op school met de stagebegeleider volgens onderstaande tabel Stagiairs in SEMESTER 1: maken zelf een afspraak met hun stagebegeleider. Stagiairs in SEMESTER 2: bespreking 1: tussen 7/03 en 25/03 Doormailen van de voorlopige versie 6/03/2015 (indien van toepassing tussentijdse versie bachelorproef bijvoegen). Wat moet er aanwezig zijn in het voorlopig stagerapport: Chronologische opsomming Opdracht aflijnen Beschrijving bedrijf + stageactiviteiten Meebrengen: ingevulde en ondertekende zelfbeoordeling (form_tussen: te vinden op chamilo FNTstage) bespreking 2: tussen 25/04 en 13/05 Doormailen van de voorlopige versie van het stagerapport (= zo compleet mogelijk): 25/04/ indien van toepassing tussentijdse versie bachelorproef toevoegen. Aan wat moet voorlopige versie voldoen: Uitwerken opdracht & opmerkingen van 1ste contact. Voor stagiairs met buitenlandse stage verloopt de communicatie via . Als leidraad voor dit stagerapport is een sjabloon voorhanden: Sjabloon_stagerapport_AGR_ Verplaatsingen met eigen wagen in opdracht van de stagegever Indien de stagiair verplaatsingen dient te maken in het kader van zijn stageopdracht (exclusief woonwerkverkeer) met zijn eigen wagen is de stagegever verplicht de onkosten hiervoor te vergoeden en dient de stagegever hiervoor een verzekering af te sluiten voor eventuele materiële schade aan het voertuig. De student is vanuit HoGent immers enkel verzekerd voor lichamelijke schade (zie punt 2.6 polis Ethias, polis nr ). Indien de stagiair niet vergoed wordt en niet bijkomend verzekerd wordt kan hij de opdracht weigeren en dient hij dit onmiddellijk te melden aan de administratieve coördinator. 24

26 2.9 Documenten en formulieren Alle vermelde documenten en formulieren zijn terug te vinden op Chamilo cursus FNT-STAGE 25

27 Hierbij geven wij nog een overzicht. B1_Planningsdocument_1516_SEM1_CH-EM-HOUT-MODE-TEXT-VG B2_Planningsdocument_1516_SEM2_CH-EM-HOUT-MODE-TEXT-VG B3_Planningsdocument_1516_SEM1_AGR B4_Planningsdocument_1516_SEM2_AGR B5_Aanvraag_buitenlandse_verplaatsing_1516 B6_Weekrapport_stage_1516 (niet voor Agro- en biotechnologie) B7_Opvolging_stage_1516 B8_Titelblad_stageboek_1516 (niet voor Agro- en biotechnologie) B9_Sjabloon_stagerapport_AGR_1516 (enkel voor Agro en biotechnologie) 26

28 3 QTOOL stageprogramma faculteit Natuur en Techniek Het administratieve luik van de stage, en later ook van de bachelorproef, verlopen grotendeels via de stage-applicatie QTOOL. Dit is een webomgeving en bij voorkeur te bereiken via Firefox Mozilla als browser. Link: Log in met gebruikersnaam en paswoord van . Een handleiding voor het gebruik van de tool kan je vinden op Chamilo cursus FNT_STAGE administratief handleidingen. Wat krijgt een student te zien: Korte omschrijving Dien een stagevoorstel in - via deze weg kan de student zijn stagevoorstel ingegeven. Op basis van de formulieren stagevoorstellen kan je de verschillende stappen doorlopen; - geef de correcte gegevens in, besteed aandacht aan het juiste adres, juiste gegevens van bedrijf en stagementor; - vermijdt algemene adressen met info@; - het is mogelijk meerdere stagevoorstellen per student in te vullen; - op basis van dit voorstel wordt de stageplaats goedgekeurd of afgekeurd door de stagecoördinator van de opleiding. Algemeen overzicht - stagevoorstel(len) raadplegen en de status ervan; - stagebegeleider raadplegen; 27

29 - raadplegen beoordelaars bachelorproef; - als je klikt op kan je je volledig dossier raadplegen, dit zowel voor stage als Bachelorproef. Bachelorproef - hier kan je je onderzoeksvraag, titel van je bachelorproef en de omschrijving ervan ingeven. Naargelang de opleiding zal dit op bepaalde tijdstippen gevraagd worden. Meer info kan je vinden in de infobundel Bachelorproef. Documenten - opladen documenten: stageplanning, weekverslagen, andere kies hier voor het vinkje andere ; - stagebegeleiders of promotoren kunnen hier ook documenten plaatsen; - op het einde van de stage moet je volledige stageboek/stageverslag worden opgeladen. Kies hier voor het vinkje stageverslag. Opvolging stage en bachelorproef - deze tool wordt gebruikt door sommige opleidingen om contactmomenten tussen studenten en begeleiders bij te houden, dit zowel voor stage als bachelorproef. Stagebedrijven - overzicht van alle stageplaatsen van de faculteit die in het verleden studenten als stagiair hebben gehad en goedgekeurd zijn door de opleiding. Sommige opleidingen geven ook scores; - een aantal filters kunnen gebruikt worden (opleiding, bedrijf ) om het zoeken te vereenvoudigen. 28

30 4 Contactgegevens Ondervind je problemen bij de begeleiding van je stage, contacteer dan onmiddellijk je stagebegeleider van de school. De stagebegeleider zal dan indien nodig contact opnemen met de stagecoördinator van de opleiding, de ombudspersoon of het diensthoofd Studentenaangelegenheden zodat een oplossing voor het probleem kan gezocht worden. U kan zich steeds wenden tot: diensthoofd Studentenaangelegenheden van de faculteit Natuur en Techniek Heidi Mertens, tel , of [email protected] lokaal C1.059 de administratieve coördinatoren van de faculteit Natuur en Techniek (binnenlandse stage) opleiding agro en biotechnologie Ilse Dieraert, tel , [email protected] lokaal C1.051 opleidingen chemie elektromechanica houttechnologie modetechnologie textieltechnologie - vastgoed Peter Gansbeke, tel , [email protected] lokaal C1.053 bij buitenlandse stage: dienst Internationalisering van de faculteit Natuur en Techniek Inez Adriaensen, tel , of [email protected] lokaal C2.052 Marieke Merckx, tel of [email protected] lokaal C2.052 Opleidingen: agro- en biotechnologie - Luc Decombel, stagecoördinator opleiding Tel of [email protected] chemie: - Ann Messens, stagecoördinator opleiding tel of [email protected] elektromechanica: - Yves Steleman, stagecoördinator opleiding Tel of [email protected] houttechnologie: - Paul Delcour, stagecoördinator opleiding tel of [email protected] modetechnologie / textieltechnologie: - Linda Deceuninck, stagecoördinator opleiding tel of [email protected] vastgoed: - Koen Van Damme, stagecoördinator opleiding 0468/ of [email protected] 29