OPSTART EN BEHEER VAN EEN VZW Michael Van den Eynde 28 november 2016 1
Overzicht 1. Wat is een VZW? 2. Structuur van de VZW 3. Hoe richt ik een VZW op? 4. Hoe stop ik ermee? 5. Aansprakelijkheid bestuurders en leden 2
Deze presentatie focust op hoe je in de praktijk een VZW kan oprichten zonder uit het oog te verliezen waar een VZW voor staat. Slide 21 47 bevatten de handleiding om een VZW op te richten. 3
België is land van verenigingen Veel feitelijke verenigingen Vaak twijfel tussen behoud feitelijke vereniging of overstap naar VZW Vaak twijfel opstart VZW of handelszaak 4
1. WAT IS EEN VZW? 5
Waarom een VZW? Samenwerken aan project Krachten bundelen Belangenvertegenwoordiging Er zijn vele mogelijkheden, beweegredenen... 6
VZW vs feitelijke vereniging Eigen juridische structuur Bescherming persoonlijke aansprakelijkheid Meer mogelijkheden voor subsidie Bv. Koor/Theater dat mensen voor het eerst in dienst wil nemen 7
VZW vs feitelijke vereniging Administratieve, fiscale, boekhoudkundige plichten Wettelijk niet altijd mogelijk Hoe begin ik eraan? Bv. Voetbalploeg met beperkt inkomen 8
Uitdaging Nagaan of VZW wettelijk mogelijk is Voor- en nadelen op een rijtje zetten Checken wat voor uw vereniging/project beste keuze is 9
VZW vs Handelszaak VZW staat voor vereniging zonder Winstoogmerk VZW mag winst maken, maar winstverdeling onder leden is uitgesloten Een VZW kent geen aandelen of vennoten, maar lidmaatschap en leden 10
VZW vs Handelszaak VZW met enkel doel winst maken kan niet Bv. boekingskantoor dat werkt op commissie, restaurant dat gebruikelijke prijzen aanrekent VZW mag wel winst maken ten behoeve maatschappelijk doel Bv. sociaal restaurant, Oxfam wereldwinkel, Greenpeace, 11
VZW vs Handelszaak De facto weinig of geen belastingdruk; in principe enkel rechtspersonenbelasting Naast aangifte in de rechtspersonenbelasting is er eventueel ook een aangifte in de patrimoniumbelasting nodig VZW die zich te ver op commerciële markt begeeft is in bepaalde gevallen wel verplicht vennootschapsbelasting te betalen Bv. Zaak grote festivals, onderworpen aan vennbelasting; zaak Oxfam wereldwinkel: winkels zijn ondergeschikt aan hoofddoel, dus geen vennbelasting 12
VZW vs Handelszaak De facto weinig of geen belastingdruk; in principe enkel rechtspersonenbelasting VZW die zich te ver op commerciële markt begeeft is in bepaalde gevallen wel verplicht vennootschapsbelasting te betalen Bv. zaak Oxfam wereldwinkel: winkels zijn ondergeschikt aan hoofddoel, dus geen vennootschapsbelasting 13
VZW vs Handelszaak VZW streeft bepaald Maatschappelijk doel na: Bv. Cultuur, sport, ziekenzorg, mensen verenigen, liefdadigheid, Praktijk: handelsactiviteiten zijn toegelaten, maar: Toetsing aan het doel van de vereniging: mag niet commercieel zijn Winst moet worden bestemd tot verwezenlijking van het doel Verbod op winstverdeling aan leden 14
Inkomsten VZW Eigen inkomsten Bv. winst uit ticketverkoop, opendeurdag, benefietconcert, dienstverlening, Lidgeld Abonnement Bv. tijdschrift WWF, OXFAM, Testaankoop Subsidies Heel wat subsidiereglementen stellen VZW verplicht 15
Kan een werknemer ook een bestuurder zijn? Een werknemer in een VZW kan ook deel uitmaken van de raad van bestuur als cumulatief twee voorwaarden zijn vervuld: 1. Taak als werknemer moet inhoudelijk volledig afgescheiden zijn van het bestuursmandaat. 2. Bovendien moeten er elementen aanwezig zijn die aantonen dat de werknemer in ondergeschikt verband werkt. Bv. bestuurder-werknemer niet laten meestemmen indien de stemming personeelsaangelegenheden betreft. 16
2. STRUCTUUR VAN DE VZW 17
Structuur van de VZW Een VZW bestaat uit: een Raad van Bestuur een Algemene Vergadering Bij oprichting dient er minstens 1 lid in de AV meer te zijn dan in de RvB Eigenlijke regel, RVB = 3 p, tenzij in AV slechts 3 p, dan RVB = 2p. De RVB bestaat dus uit minstens 2 personen (3personen is in de praktijk aan te raden) 18
Structuur van de VZW Verplicht minimumorganigram: AV (3 werkelijke leden) RvB (2 leden lid van AV) 19
3. HOE RICHT IK EEN VZW OP? 20
Hoe richt ik een VZW op? Stap 1 Opmaken van de statuten Stap 2 Ondertekening van de statuten + benoeming bestuurders Stap 3 Neerlegging van het dossier bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel 21
Stap 1 Opmaken van de statuten Dit is de basis van de VZW Besteed hier de nodige tijd aan Modelstatuten te downloaden op: http://www.kunstenloket.be/sites/default/files/upload/do cument/file/20161214_voorbeeld_statuten_vzw_def_jv db.doc of op www.vrijwilligerswerk.be 22
Stap 1 Opmaken van de statuten Omschrijven doelstellingen VZW is onder meer belangrijk voor: Interne werking Aanvraag subsidiedossiers Fiscaliteit (bepaalde commerciële handelingen kunnen onder vennootschapsbelasting vallen) 23
Stap 1 Opmaken van de statuten Authentieke of onderhandse akte dus geen tussenkomst notaris nodig Wie kan oprichten? Natuurlijke personen vanaf 18j. Evt. andere rechtspersoon Vb. Gemeente of Provincie of andere VZW 24
Stap 1 Opmaken van de statuten Wie is bevoegd? Griffie Rechtbank van Koophandel, dienst Rechtspersonen Locatie = plaats zetel van de VZW Per arrondissement Adres: www.juridat.be 25
Stap 1 Opmaken van de statuten Wie is bevoegd? Oprichtingsstatuten worden neergelegd ter griffie Griffie kijkt deze na en stuurt door Statuten worden gepubliceerd in Belgisch Staatsblad 26
Stap 1 Opmaken van de statuten! Sinds februari 2012 is het mogelijk om de oprichtingsformalitieten elektronisch in orde te brengen via: https://www.egreffe.be/evzw/nl_be/homepage Niet mogelijk met bestuurders uit het buitenland of meertalige statuten! 27
Stap 1 Opmaken van de statuten Verplichte vermeldingen: 1. Benaming 2. Zetel 3. Doel 4. Minimum aantal effectieve leden (3) 5. Naam, voornamen, woonplaats stichtende leden 6. Ledenbijdragen 7. Voorwaarden voor toetreding tot VZW 8. Bestemming vermogen bij ontbinding 9. Benoeming dagelijks bestuurder 10. Bevoegdheden algemene vergadering en bestuurders 28
Stap 1 Opmaken van de statuten 1. Benaming Oppassen met reeds bestaande namen Geen verwarring mogelijk Te commerciële naam? Op officiële documenten is vermelding VZW verplicht 29
Stap 1 Opmaken van de statuten 2. Zetel In België gelegen Mag een thuisadres zijn Bij voorkeur geen postbusadres Kan later worden aangepast mits statutenwijziging 30
Stap 1 Opmaken van de statuten Maximumbedrag bijdragen effectieve leden Bestemming vermogen bij ontbinding Duur van de vzw (tenzij onbepaalde duur) Nietigheid beperkt tot welbepaalde gevallen 31
Stap 1 Opmaken van de statuten Minimum aantal leden bestuurders 3 oprichtende leden Aantal bestuurders = minimum aantal oprichters -1 Bv. 2 bestuurders = minstens 3 oprichters Bv. 3 bestuurders = minstens 4 oprichters Bv. 5 bestuurders = minstens 6 oprichters Hoedanigheid bestuurders/leden? 32
Stap 1 Opmaken van de statuten Hoedanigheid leden bestuurders Familie/vrienden? Combinatie werkloosheid? Niet Belgen? 33
Stap 1 Opmaken van de statuten Minimum aantal leden bestuurders Tip! Oneven aantal bestuurders vermijdt patstelling bij stemmingen Alternatief: voorzitter met doorslaggevend stemrecht 34
Stap 2 Ondertekening van de statuten Stichtende leden ondertekenen statuten Stichtende leden worden effectieve leden Stichtende leden krijgen stemrecht op Algemene Vergadering Stichtende leden benoemen bestuurders 35
Stap 2 Ondertekening van de statuten Algemene Vergadering maakt verslag Proces verbaal van de Algemene Vergadering 36
Stap 2 Ondertekening van de statuten Raad van Bestuur kan taakverdeling maken en benoemt eventueel een dagelijks bestuurder Proces verbaal van de Raad van Bestuur 37
Stap 3 Neerlegging dossier Het dossier dient te worden neergelegd op de griffie van de Rechtbank van Koophandel. Welke documenten? 2 originele ondertekende exemplaren van de statuten samen met het correct ingevulde aanvraagformulier 1 38
Stap 3 Neerlegging dossier Het aanvraagformulier 1 voor de oprichting van een VZW kan je downloaden via de website van het Belgisch Staatsblad: http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/form_n.htm 39
Stap 3 Neerlegging dossier Het aanvraagformulier 2 dient niet voor de oprichting maar voor eventuele latere statutenwijzigingen. Ook dit formulier is op volgende link terug te vinden: http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/form_n.htm 40
Stap 3 Neerlegging dossier Het aanvraagformulier 1 dient als volgt te worden ingevuld: In Luik A van het aanvraagformulier worden de gegevens van de VZW vermeld In Luik B worden de statuten toegevoegd + het besluit van de eerste Algemene Vergadering tot benoeming van de bestuurders Dit onderdeel van het aanvraagformulier moet in drievoud worden neergelegd. 41
Stap 3 Neerlegging dossier Het aanvraagformulier 1 dient als volgt te worden ingevuld: Als er ook een dagelijks bestuurder wordt benoemd: In Luik B worden de statuten toegevoegd + het besluit van de eerste Algemene Vergadering tot benoeming van de bestuurders + i.g.v. benoeming dagelijks bestuurder ook het besluit van de Raad van Bestuur tot benoeming van dagelijks bestuurder Dit onderdeel van het aanvraagformulier moet in drievoud worden neergelegd. 42
Stap 3 Neerlegging dossier Het aanvraagformulier 1 dient als volgt te worden ingevuld:! Luik B moet worden ingevuld door een tekstbestand te knippen en te plakken! Op voorzijde Luik B mag niet worden geschreven! Op achterzijde Luik B komt de naam + handtekening van de voorzitter handgeschreven 43
Stap 3 Neerlegging dossier! Het besluit van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur m.b.t. de benoemingen wordt bovendien in originele versie, in tweevoud ingediend. 44
Stap 3 Neerlegging dossier In Luik C worden tenslotte de bestuurders en dagelijks bestuurders aangeduid. In Luik C moet worden vermeld: Naam bestuurders Woonplaats bestuurders Rijksregisternummer bestuurders 45
Stap 3 Neerlegging dossier Voorafgaande overschrijving publicatiekosten op de rekening van het Belgisch Staatsblad met nummer BE48 6792 0055 0227 is vereist; tarieven 2016: A. oprichting op papier : 151,90 Euro + 21 % BTW = 183,80 Euro; B. elektronische oprichting : 109,70 Euro + 21 % BTW = 132,74 Euro; C. wijziging/ontbinding bestaande vzw : 103 Euro + 21 % BTW = 124,63 Euro. 46
Stap 3 Neerlegging dossier De vzw krijgt rechtspersoonlijkheid vanaf neerlegging Vzw kan van start gaan vanaf datum van neerlegging, op voorwaarde dat neerlegging correct is gebeurd Griffie zal zorgvuldig nakijken of aan alle oprichtingsformaliteiten is voldaan 47
Verder verloop na neerlegging dossier Voor elke wijziging in de raad van bestuur of van de statuten (vb zetelwijziging) is een nieuwe publicatie in het staatsblad nodig Hiervoor wordt aangifteformulier 2 gebruikt 48
4. HOE STOP IK ERMEE? 49
Einde van de VZW Nietigheid (bv. geen doel) Vrijwillige ontbinding Gerechtelijke ontbinding Ontbinding van rechtswege (= semi -automatisch bv. verstrijken duur) Omzetting naar VSO 50
Einde van de VZW Vrijwillige ontbinding moet worden uitgesproken door Algemene Vergadering 2/3 aanwezigheid op stemming 4/5 meerderheid nodig Bij ontbinding is aanstelling vereffenaar verplicht Vereffenaar vertegenwoordigt belangen schuldeisers en vzw 51
Einde van de VZW Netto-actief mag nooit onder de leden worden verdeeld Netto-actief moet steeds naar belangeloze vereniging Bestemming kan zijn bepaald in de statuten Bij ontbinding moet bestemming kenbaar worden gemaakt door publicatie in Belgisch Staatsblad 52
Einde van de VZW Vereffening VZW kan in principe nooit worden afgesloten met schulden De vereffenaars zullen moeten onderhandelen met schuldeisers Vaak moeilijke taak: vereffenaar vertegenwoordigt schuldeisers en VZW Vaak beroep op vrijgevigheid leden of bestuurders Verjaringstermijn van 5 jaar na afsluiting vereffening 53
5. AANSPRAKELIJKHEID BESTUURDERS EN LEDEN 54
Aansprakelijkheid Principe: geen aansprakelijkheid betrokkenen verbinden niet zichzelf, maar vereniging (= essentie van rechtspersoonlijkheid) Diverse uitzonderingen: Tov vzw Tov derden Strafrechtelijk 55
Aansprakelijkheid Praktijkvoorbeeld Rb. Antwerpen, 1 oktober 2002, Fisc., 863 Rechtbank van Eerste Aanleg: Doorstortingsplicht bedrijfsvoorheffing is verplichting in hoofde van de rechtspersoon en niet van de bestuurders Toch veroordeling bestuurders tot vergoeding van de schade die voortvloeit uit het niet doorstorten van de bedrijfsvoorheffing wegens schending zorgvuldigheidsplicht 56
Aansprakelijkheid Leden Tov VZW: concrete verbintenissen Bv. betaling lidgeld Tov derden: niet aansprakelijk tenzij andere hoedanigheid dan als lid (bv. borgsteller, sterkmaking ) eigen fouten (burgerrechtelijke aansprakelijkheid) Vaak BA verzekering 57
Aansprakelijkheid Bestuurders Tov VZW: schending van de overeenkomst (opdracht) als bestuurder Tov derden: onrechtmatige daden Bv. schending van de wet, gebruik subsidies voor andere doeleinden 58
Aansprakelijkheid Bestuurders Strafrechtelijke aansprakelijkheid: Strafbaar feit door bestuurder zelf Strafbaar feit gepleegd door werknemer van de VZW waarvoor bestuurder verantwoordelijkheid draagt Specifiek verbonden aan verenigingsleven (bv. subsidiemisbruik) Vaak extra verzekering bestuurdersaansprakelijkheid 59
Aansprakelijkheid Bestuurders Beperkingen persoonlijke aansprakelijkheid: Kwijting (tov VZW) Vrijwaring door VZW (tov derden) Verzekering (opzet = altijd uitgesloten) Verjaring 60
Aansprakelijkheid Werknemers Strafrechtelijk: altijd aansprakelijk Bijkomende bescherming werknemers: uitsluitend aansprakelijk voor opzettelijke, zware of gewoonlijk voorkomende lichte fout 61
Nog vragen? Uitgebreide kennisbank op www.kunstenloket.be Kunstenloket organiseert: Individuele consultaties in Gent, Antwerpen en Brussel (op afspraak) Telefonische consultaties op maandag- en donderdag (worden op voorhand ingepland) Infosessies, opleidingen, rondetafelgesprekken, workshops, etc. 62
63