vullen door Amsterdam RAI: Debiteurennummer CP-nummer Afw. firmanaam voor publicatie Order Akkoord PM In te JA / NEE Voor de specifieke inhoud en voorwaarden van de standaard uniforme standbouw, Media Solutions verwijzen wij u naar de website www.fleet-expo.nl, de Algemene Voorwaarden Deelname Evenement en de Specifieke Voorwaarden. Elke pagina dient voorzien te worden van een paraaf van de rechtsgeldige vertegenwoordiger. Exposantengegevens: Firmanaam (geregistreerd bij KvK) Firmanaam (voor publicaties) Straat en nummer Postcode en plaats Postbus, postcode en plaats Land Telefoon Dient in alfabetische lijsten te worden opgenomen onder de letter: (één letter invullen): Website E-mail (algemeen) Naam + initialen rechtsgeldig vertegenwoordiger m/v Functie E-mail Naam en initialen beursverantwoordelijke/coördinator* m/v Functie E-mail 8-cijferig KvK nummer** ** Uittreksel uit het Handelsregister meezenden (niet ouder dan 3 maanden) BTW nummer Inkoopnummer: * Alle belangrijke documenten voor deelname Fleet Expo 2011 (zoals deelnamebevestiging, toewijzing, inlogcodes voor de Online Exhibitor Portal) zullen per e-mail naar de beursverantwoordelijke/coördinator gestuurd worden. Wij verzoeken daarom géén info- e-mailadressen maar juist persoonlijke e-mailadressen in te vullen. *** Let op: door EU-belastingregels kunnen inschrijvingen zonder BTW-nummer niet verwerkt worden. Indien uw firma geen BTW-nummer heeft dient u een kopie van de belastingauthoriteit uit het land van herkomst bij te sluiten met daarop de verklaring dat de firma een belastingplichtige onderneming is in het land van herkomst. Factuuradres (indien afwijkend van de vermelde exposantengegevens): Firmanaam (geregistreerd bij KvK) Straat en nummer Postcode en plaats Postbus, Postcode en Plaats Land Telefoon Website E-mail (algemeen) Naam + initialen rechtsgeldig vertegenwoordiger m/v Functie E-mail 8-cijferig KvK nummer* *Uittreksel uit het Handelsregister meezenden bij (niet ouder dan 3 maanden) BTW nummer*** Inkoopnummer: *** Let op: door EU-belastingregels kunnen inschrijvingen zonder BTW-nummer niet verwerkt worden. Indien uw firma geen BTW-nummer heeft dient u een kopie van de belastingauthoriteit uit het land van herkomst bij te sluiten met daarop de verklaring dat de firma een belastingplichtige onderneming is in het land van herkomst. Fax Fax Datum: Firmastempel en handtekening rechtsgeldig vertegenwoordiger: Correspondentieadres (indien afwijkend van de vermelde exposantengegevens): Firmanaam Adres/Postbus Postcode en plaats Land Telefoon Fax E-mail (algemeen) Website Naam + initialen contactpersoon m/v Functie E-mail Pagina 1 van 7
DEELNAMEKOSTEN ONDERNEMERSPAVILJOEN Voor wie: - Nieuwkomers (dus nog niet eerder deelgenomen aan Fleet Expo) - Nieuwe aanbieders in de markt, die willen kennismaken met Fleet Expo Wat krijgt u: - 6m2 standruimte (3x2m) met tapijt, stroomaansluiting, scheidingswanden, 1 stoel, 1 balie en vermelding van uw firma naam en standnummer op de achterwand - exposantenpakket met 50 toegangskaarten voor uw relaties - advertentie campagne: 1/2 pagina full colour advertentie in de officiële beurscatalogus + full colour logo op de beursplattegrond en op deelnemerslijst in de beurscatalogus All-in prijs: - 1.750,= excl. BTW Voorwaarden: - Geen variaties toegestaan op deze aanbieding - Minimaal 5 deelnemers vereist voor daadwerkelijke realisatie - SLUITINGSDATUM INSCHRIJVING IS 1 NOVEMBER 2011 MEDIA SOLUTIONS Amsterdam RAI heeft een groot assortiment met Media Solutions om uw deelname te optimaliseren. Per beurs en per doelstelling zullen specifieke Media pakketten samengesteld worden. Hiernaast kunnen de items ook los afgenomen worden. Naast bovengenoemde pakketten bieden wij u de mogelijkheid zelf uw pakket samen te stellen uit de volgende drie productgroepen: - Online Solutions (bijvoorbeeld buttons op de site, advertorials in nieuwsbrieven, eigen partnermailing) - Narrowcasting Solutions in het Amsterdam RAI gebouw (bijvoorbeeld 10, 20 en 30 sec commercials) - In-en Outdoor Media Solutions (bijvoorbeeld billboards, banieren, promopoints) Een overzicht van de Media Solutions kunt u t.z.t op de website www.fleet-expo.nl terugvinden. Tevens zullen wij u d.m.v. een exposanten-nieuwsbrief hiervan op de hoogte stellen. Voor meer informatie over Media Solutions kunt u persoonlijk contact opnemen met: Nynke de Ruiter, Manager Partnerships & Media Solutions, tel 020-5493106, e-mail n.d.ruiter@rai.nl BETALINGSTERMIJNEN Overeenkomstig het gestelde in de Specifieke Voorwaarden en in artikel 7 van de Algemene Voorwaarden worden de inschrijvingskosten direct na de bevestiging van inschrijving gefactureerd. De betaling van de deelnemingskosten dient te geschieden in twee termijnen en wel: 1. 1 e voorschotfactuur van 25% over het totaal aantal vierkante meters waarvoor is ingeschreven 2. 2e voorschotfactuur van 100% (minus 25% van de 1e voorschotfactuur) binnen 21 dagen na datering van de 2e voorschotfactuur (deze facturen worden vanaf 60 dagen vóór het Evenement verstuurd). NB. De betaling van de factuur voor de inschrijvingskosten dient te geschieden binnen 21 dagen na datering van de inschrijvingskostenfactuur. Vanaf 60 dagen vóór het Evenement worden er geen voorschotfacturen meer verzonden. Bij inschrijving minder dan 60 dagen vóór de eerste opbouwdag van het Evenement dient het verschuldigde bedrag gelijktijdig met de inschrijving, en in alle gevallen ten laatste 4 dagen vóór de eerste opbouwdag volledig te zijn voldaan. Alle verschuldigde bedragen worden vermeerderd met BTW. Ondergetekende, rechtsgeldig onderstaande firma vertegenwoordigende, verklaart onder de bepalingen, omschreven in de voor de Expositie geldende 'Specifieke Voorwaarden ' alsmede in de bijbehorende 'Algemene Voorwaarden Deelname Evenement' (waarvan op de achterzijde van dit formulier een uittreksel is opgenomen en die integraal te raadplegen zijn op www.rai.nl en die op verzoek worden toegezonden), met welke voorwaarden hij/zij hierbij uitdrukkelijk akkoord gaat, te willen deelnemen aan Fleet Expo 2011. Aldus ingevuld en ondertekend door: Naam rechtsgeldig vertegenwoordiger: Handtekening rechtsgeldig vertegenwoordiger: Plaats: Datum: Firmastempel: Inzenden voor 1 november 2011 aan: Amsterdam RAI, Fleet Expo 2011, Postbus 77777, 1070 MS Amsterdam, faxnummer 020 5491889, e- mail: fleetexpo@rai.nl (Behoud een kopie voor uw eigen dossier!) Inzendingen onder voorbehoud worden niet geaccepteerd. Pagina 2 van 7
Specifieke Voorwaarden Deelname De bepalingen waaronder aan Fleet Expo 2011 (hierna te noemen: het Evenement) kan worden deelgenomen, zijn vastgelegd in de Specifieke Voorwaarden (met inbegrip van later te verzenden Aanvullende Specifieke Voorwaarden) alsmede in de Algemene Voorwaarden Deelname Evenement (hierna te noemen: Algemene Voorwaarden). Organisatie Het Evenement wordt georganiseerd door Amsterdam RAI B.V. (hierna en in de Algemene Voorwaarden te noemen: de Organisatoren ). Het correspondentieadres is: Amsterdam RAI Projectteam Fleet Expo 2011 Postbus 77777, 1070 MS AMSTERDAM T: 020-549 12 12, F: 020-549 18 89 E: fleetexpo@rai.nl, W: www.fleet-expo.nl De Organisatoren behouden zich het recht voor producten te beoordelen en te weigeren welke niet in overeenstemming zijn met het Expositieprogramma zoals hieronder beschreven. In geval van twijfel is het raadzaam om advies van de Organisatoren in te winnen vóór de inschrijving. De Organisatoren behouden te allen tijden het recht tot herziening van de aanvaarding van de producten. Beoordelingscommissie De Beoordelingscommissie bestaat uit Organisatoren vanuit Amsterdam RAI en beursmanager Patrick van Tilburg van Expo-Motion. Plaats en tijdstip Het Evenement wordt gehouden in de hallen van het Amsterdam RAI Convention Centre (hierna te noemen: Convention Centre) aan het Europaplein te Amsterdam op donderdag 24 november 2011. Openingstijden Fleet Expo 2011 is op donderdag 24 november 2011 voor bezoekers geopend van 10.00-18.00 uur Voor deelnemers is het Convention Centre dagelijks geopend van 2 uur vóór openingstijd tot 2 uur na sluitingstijd van het Evenement. Opbouw Voor het opbouwen en inrichten van stands, alsmede het binnenbrengen van goederen is het Convention Centre beschikbaar op woensdag 23 november 2011 van 07.00-24.00 uur en donderdag 24 november 2011 van 07.00 09.00 uur. Standoplevering is woensdag 23 november om 20.00 uur. Hierna kan er nog wel ingericht worden. s Nachts word het tapijt gelegd en dus moeten alle gangpaden verplicht leeg en schoongemaakt zijn. Deelnemers die gebruik maken van het standbouwpakket krijgen persoonlijk bericht over het tijdstip voor het inrichten van hun stand en het binnenbrengen van goederen. Afbouw Het verwijderen van goederen, alsmede het demonteren van de stands, dient te geschieden op donderdag 24 november van 19.30 24.00 uur. Tapijt zal eerst verwijderd worden voordat afbouw voor u als deelnemer kan beginnen. Deelnemers die gebruik maken van het Standbouw pakket dienen hun stand leeg te maken op donderdag 24 november 2011 van 17.00 21.00 uur. Toegang & Parkeren Bestellingen van extra deelnemersbadges, extra uitnodigingskaarten en parkeerkaarten kunnen de deelnemers tegen betaling doen in de Webshop (Amsterdam RAI Exhibitor Services). Prijsstelling van bovenstaande kaarten wordt in een later stadium gecommuniceerd. Pagina 3 van 7
Expositieprogramma Op de expositie kunnen uitsluitend goederen en diensten worden tentoongesteld, die naar het inzicht van de organisatoren in overeenstemming zijn met het doel van de expositie om het publiek een zo gevarieerd mogelijk overzicht te bieden van het actuele aanbod in binnen- en buitenland van producten en diensten op het gebied van: a. Personenauto s, bestelbussen en kleintransport b. Inrichters en toebehoren van personenenauto s, bestelbussen en kleintransport; c. Aanverwante accessoires en onderdelen via fabrikanten/ importeurs van bovenstaande d. Track & Trace en navigatie aanbieders e. Lease- & Verzekeringsmaatschappijen f. Schadeherstelbedrijven g. Aftersales bedrijven h. Reparatie, onderhoud en banden i. Aanbieders van hard- en software voor fleetmanagement j. Adviseurs van wagenparkbeheer k. Leveranciers van informatie communicatie technologien l. Leveranciers van brandstof- en tankcards m. Aanverwante informatieve en educatieve bedrijven Bij gevallen van twijfel beslissen de Organisatoren. Deelnemers Deelnemers kunnen zijn fabrikanten, importeurs, dan wel officiële vertegenwoordigers voor Nederland van de in het Expositieprogramma beschreven producten en diensten. De Organisatoren behouden zich te allen tijde het recht voor deelnemers te weigeren, zonder daarover verantwoording te hoeven afleggen. Demonstraties Speciale activiteiten op stands, zoals bijvoorbeeld productpresentaties, optredens en shows, kunnen uitsluitend worden toegestaan indien hiertoe schriftelijk, uiterlijk 30 dagen vóór aanvang van de eerste opbouwdag, toestemming is gevraagd aan en schriftelijk is verkregen van de Organisatoren. Aan het verlenen van toestemming wordt onder andere de voorwaarde verbonden dat de activiteit zodanig gesitueerd moet zijn dat de geïnteresseerde bezoekers niet in het gangpad moeten (gaan) staan. Standvoorschriften Alle deelnemers dienen ervoor zorg te dragen dat de stand aan de standvoorschriften Fleet Expo 2011 voldoet. Deze standvoorschriften kunt u terugvinden in het OEP (Online Exhibitors Portal) waarvoor u instructies ontvangt na inschrijving. Procedure standbouw Op basis van ingeschreven m² zullen de Organisatoren een standindeling maken van Fleet Expo 2011. Er wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de wensen van de deelnemers m.b.t. het aantal m² en de voorkeur voor standafmetingen en -locatie. De Organisatoren kunnen echter niet garanderen dat aan alle wensen voldaan zal worden. Deelnemers met eigen bouw dienen hun standontwerp vóór 30 september 2011 ter goedkeuring aan de Organisatoren toe te zenden. Goedkeuring geschiedt schriftelijk door de betreffende Duty Manager in samenspraak met de Organisatoren. Deelnemers Standaard uniforme standbouw worden na inschrijving benaderd door de Organisatoren aangewezen standbouwer. De standbouwer verzorgt het standontwerp en realiseert de stand na overleg met de deelnemer. Annulering De Organisatoren behouden zich te allen tijde het recht voor wegens bijzondere omstandigheden, alsmede indien de organisatie van het Evenement daartoe noopt, de in de Specifieke Voorwaarden vermelde data en tijden van het Evenement te wijzigen, de ten behoeve van de deelnemer vastgestelde standruimte, standtype en/of standplaats te wijzigen, het concept van het Evenement te wijzigen, dan wel het Evenement geen doorgang te doen vinden, zonder dat in die gevallen de deelnemer aanspraak kan doen gelden op vergoeding van enigerlei schade. De hiervoor bedoelde wijzigingen van het Evenement geven de deelnemer niet het recht om zijn deelname aan het Evenement eenzijdig te annuleren of beëindigen. Uitsluitend in geval van zeer uitzonderlijke omstandigheden die de deelnemer (dan wel zijn onderneming) betreffen is het de deelnemer toegestaan om zijn deelname aan het Evenement te beëindigen. De deelnemer is in dat geval wél de annuleringsvergoeding verschuldigd zoals omschreven in artikel 3.1 van de Algemene Voorwaarden. Betalingstermijnen Overeenkomstig het gestelde in deze Specifieke Voorwaarden en in artikel 7 van de Algemene Voorwaarden worden de inschrijvingskosten direct na de bevestiging van inschrijving gefactureerd. De betaling van de deelnemingskosten dient te geschieden in twee termijnen en wel: 1. 1 e voorschotfactuur van 25% over het totaal aantal vierkante meters waarvoor is ingeschreven inclusief de eventuele kosten voor de afgenomen Standaard uniforme standbouw, binnen 21 dagen na afloop rebooktarief (1 februari 2011). 2. 2 e voorschotfactuur van 100% (minus 25% van de 1e voorschotfactuur) binnen 21 dagen na datering van de 2 e voorschotfactuur (deze facturen worden vanaf 60 dagen vóór het Evenement verstuurd). NB.De betaling van de factuur voor de inschrijvingskosten dient te geschieden binnen 21 dagen na datering van de inschrijvingskostenfactuur. Vanaf 60 dagen vóór het Evenement worden geen voorschotfacturen meer verzonden. Bij inschrijving minder dan 60 dagen vóór de eerste opbouwdag van het Evenement dient het verschuldigde bedrag gelijktijdig met de inschrijving, en in alle gevallen ten laatste 4 dagen vóór de eerste opbouwdag volledig te zijn voldaan. Alle verschuldigde bedragen worden vermeerderd met BTW. Media Solutions Amsterdam RAI heeft een groot assortiment met Media Solutions om uw deelname voor en tijdens beurs te optimaliseren. Per beurs en per doelstelling zullen specifieke Media pakketten samengesteld worden. Hiernaast kunnen de items ook los afgenomen worden uit de volgende drie productgroepen: - Online Solutions (bijvoorbeeld buttons op de site, advertorials in nieuwsbrieven, eigen partnermailing) - Narrowcasting Solutions in het Amsterdam RAI gebouw (bijvoorbeeld 10, 20 en 30 sec commercials) - In-en Outdoor Media Solutions (bijvoorbeeld billboards, banieren, promopoints) Een overzicht van de Media Solutions kunt u t.z.t op de website www.fleet-expo.nl terugvinden. Tevens zullen wij u d.m.v. een exposantennieuwsbrief hiervan op de hoogte stellen. Voor meer informatie over Media Solutions kunt u persoonlijk contact opnemen met: Nynke de Ruiter, Manager Partnerships & Media Solutions, tel 020-5493106, e-mail n.d.ruiter@rai.nl Pagina 4 van 7
Betalingscondities en Annuleringsvoorwaarden (Media Solutions): De kosten met betrekking tot Media Solutions zijn in 1 termijn (van 100%) verschuldigd. De facturen worden vanaf 182 dagen vóór de eerste opbouwdag van het Evenement verzonden. Genoemde prijzen zijn exclusief BTW. Betaling dient binnen 21 dagen na datering van de factuur op de rekening van Amsterdam RAI te zijn bijgeschreven. Bij annulering van bestelde Media Solutions zijn onderstaande annuleringsvoorwaarden van kracht: 50% bij annulering minder dan 182 dagen maar meer dan 62 dagen vóór de eerste opbouwdag van het Evenement; 100% bij annulering vanaf 62 dagen voor de eerste opbouwdag van het Evenement. Vergunningen Deelnemers die gebruik maken van podiumbouw (dat wil zeggen verhogingen > 50 cm) dienen minimaal 6 weken vóór aanvang opbouw een vergunning (in 3-voud) aan te vragen. De contactgegevens voor de aanvraag van deze vergunningen zijn: Amsterdam RAI B.V. T.a.v. Vergunningendesk Postbus 77777 1070 MS AMSTERDAM T: 020-549 18 70 E: vergunningen@rai.nl Daarnaast dient u schriftelijk toestemming te verkrijgen van de afdeling Duty Management van Amsterdam RAI (zie hoofdstuk Standbouw van de 'Uitvoeringsvoorschriften'). Terugbetaling BTW Door EU-belastingregels kunnen inschrijvingen zonder BTW-nummer niet verwerkt worden. Indien een deelnemer geen BTW-nummer heeft dan dient de deelnemer een kopie van de belastingautoriteit uit het land van herkomst bij te sluiten met daarop de verklaring dat de deelnemer een belastingplichtige ondernemer is in het land van herkomst. De verschuldigde BTW dient steeds aan de Organisatoren te worden voldaan. Het Nederlandse Ministerie van Financiën heeft bepaald dat buitenlandse exposanten onder bepaalde voorwaarden terugstorting van BTW kunnen verkrijgen, betaald over in Nederland geleverde goederen en diensten. Meer informatie kunt u vinden op www.vatalliance.co.uk/rai. Op alle overeenkomsten en op overeenkomsten welke daarvan het uitvloeisel zijn, is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen zullen worden beslecht door de bevoegde Nederlandse rechter. Geschillen Indien u een klacht heeft, wordt u verzocht deze onverwijld en nooit later dan 30 dagen na de laatste beursdag in te dienen. Nadien worden deze niet meer in behandeling genomen. Pagina 5 van 7
Algemene Voorwaarden Pagina 6 van 7