Procuratiereglement Stichting Humanitas
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding 3 Hoofdstuk 2 Samenhang documentatie 3 Hoofdstuk 3 Bevoegdheden en afspraken (intern en extern) 3 Paragraaf 3.1 Binnen kaders budget 3 Paragraaf 3.2 Buiten kaders budget 4 Paragraaf 3.3 Machtiging Electronisch Bankieren 4 Paragraaf 3.4 Kasbetalingen 4 Paragraaf 3.5 Ondernemingsraad (OR) 5 Hoofdstuk 4 Ondertekening documentatie 5 Paragraaf 4.1 Tekenen van correspondentie 5 Paragraaf 4.2 Tekenen van contracten 5 Paragraaf 4.3 Tekenen van notariële stukken 6 Hoofdstuk 5 Naleving Procuratiereglement 6 Paragraaf 5.1 Interne controle 6 Paragraaf 5.2 Controlemechanismen 6 Paragraaf 5.3 Handtekening- en parafenlijst 6 Hoofdstuk 6 Inwerkingtreding 7 Bijlage A: Tekenbevoegdheid Bijlage B: Delegatie- procuratieschema Handtekeningen en parafenlijst op te vragen bij secretariaat Raad van Bestuur 2
Hoofdstuk 1 Inleiding Het doel van dit Procuratiereglement is het vastleggen van de (financiële) bevoegdheden en verantwoordelijkheden (volmachten) binnen de organisatie van Stichting Humanitas (verder Humanitas). Tevens geeft het document de bevoegdheden en verantwoordelijkheden weer Humanitas aan derden. Uitgangspunten Uitgangspunt is het creëren van een overzichtelijke, praktisch werkbare organisatie, waarbij recht wordt gedaan aan de redelijke eisen van interne controle. De procuratieregeling moet aansluiten op de statuten en reglementen. Hierin zijn met name de specifieke bevoegdheden van de Raad van Bestuur opgenomen. Er wordt gewerkt met beleidsplannen en integrale (meerjaren-) begrotingen. Voor de aanvang van een boekjaar stelt de Raad van Bestuur het (financiële) beleid vast en keurt de Raad van Toezicht dit goed, inclusief de voorgenomen activiteiten met de daarbij behorende financiële consequenties. Genoemde bedragen zijn inclusief BTW. Het Procuratiereglement zal regelmatig worden geëvalueerd. Bij inhoudelijke wijzigingen zal de Raad van Toezicht worden geïnformeerd. Hoofdstuk 2 Samenhang documentatie De institutionele documenten zijn onlosmakelijk verbonden met het Procuratiereglement. Met name:. De Statuten Reglement Raad van Commissarissen Raad van Bestuur. Hoofdstuk 3 Bevoegdheden en afspraken (intern en extern) Paragraaf 3.1 Binnen kaders budget De leden van de Raad van Bestuur zijn afzonderlijk volledig bevoegd; De directeuren zijn bevoegd voor het aangaan van verplichtingen en betalingen tot een bedrag van 20.000 (beperkte volmacht) Medewerkers van Humanitas zijn bevoegd tot het bedrag dat is opgenomen in bijlage A. Het aangaan van verplichtingen dient te geschieden binnen de kaders van het vastgestelde en goedgekeurde budget en de beleidsvoornemens. In Bijlage A staat een overzicht weergegeven van de tekenbevoegdheden bij de opdrachtverstrekking en bij goedkeuring van de facturen. De tekenbevoegdheden zijn per functie en per naam benoemd. 3
Additionele opmerkingen bij Bijlage A: De weergegeven bedragen zijn inclusief BTW; De medewerkers die facturen goedkeuren zijn verantwoordelijk voor de controle of de geleverde diensten en/of goederen juist en volledig zijn geleverd; Personen en functiebenamingen die niet genoemd zijn in Bijlage A hebben geen bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen en het accorderen van facturen. Paragraaf 3.2 Buiten kaders budget Indien de verplichting niet binnen de kaders van het budget past, moet additioneel budget aan de Raad van Bestuur worden gevraagd. Het voorstel en de accordering door de Raad van Bestuur dient schriftelijk te gebeuren. Paragraaf 3.3 Machtiging Elektronisch Bankieren In principe moet iedere uitgaande betaling door 2 gemachtigden worden geaccordeerd (telefonische overboekingen inbegrepen). Momenteel zijn binnen Humanitas de onderstaande functies gemachtigd om betalingen in het betaalsysteem te accorderen: De 2 leden van de Raad van Bestuur, onbeperkt; Directeur Humanitas Alexander, onbeperkt; De directeur Financiën, tot 750.000; Controller, tot 25.000. Paragraaf 3.4 Kasbetalingen Uitgaande gelden Het beleid is dat uitbetaling via de kas tot een minimum beperkt blijft 4
Binnengekomen gelden De onderstaande functies zijn bevoegd tot het in ontvangst nemen van cash geld: De leden van de Raad van Bestuur; De directeuren (< 2.000). Paragraaf 3.5 Ondernemingsraad (OR) De voorzitter van de OR kan binnen het door Humanitas aan haar gegeven budget zelfstandig beschikken over de betreffende gelden. Eventuele overschrijdingen van het budget moeten vooraf door de bestuurder van Humanitas worden geaccordeerd. De verstrekte opdrachten en binnenkomende facturen dienen in een administratie bijgehouden te worden. Jaarlijks dienen zij hierover verantwoording af te leggen aan de bestuurder van Humanitas. Hoofdstuk 4 Ondertekening documentatie Paragraaf 4.1 Tekenen van correspondentie Het algemene beleid is dat medewerkers hun eigen correspondentie mogen tekenen voor zover het informatie-uitwisseling betreft. De directe leidinggevende geeft hiervoor de kaders aan. Bij twijfel of onduidelijkheid zijn medewerkers verplicht eerst met hun directe leidinggevende te overleggen. Er moet te allen tijden worden voldaan aan het Procuratiereglement. Paragraaf 4.2 Tekenen van contracten Alleen directeuren zijn zelfstandig bevoegd om in het kader van de uitoefening van operationele taken van de eigen regio documenten, contracten en samenwerkingsovereenkomsten, te ondertekenen inzake proces en/of prijsafspraken met derden voor zover deze afspraken alleen werking hebben binnen de eigen regio. Er moet te allen tijde worden voldaan aan het Procuratiereglement. Bij iedere overeenkomst met een materieel belang van meer dan 1.000.000 dient voorafgaand aan de ondertekening door de Raad van Bestuur, tevens door de directeur Financiën het document geparafeerd te worden. Indien het contract, intentieverklaring of samenwerkingsovereenkomst een politieke lading en/of imago effect heeft of kan hebben voor Humanitas, dan tekent altijd de Raad van Bestuur. 5
Paragraaf 4.3 Tekenen van notariële stukken In principe worden notariële stukken altijd ondertekend door de Raad van Bestuur. Hierin kan alleen van worden afgeweken door middel van een schriftelijke volmacht verstrekking door de Raad van Bestuur. Hoofdstuk 5 Naleving Procuratiereglement Paragraaf 5.1 Interne controle De directeur Financiën is te allen tijde bevoegd om alle activiteiten van Humanitas in de breedste zin des woord te toetsen aan het Procuratiereglement met bijbehorend Procuratieschema. De directeur Financiën is bevoegd om buiten de Raad van Bestuur om rechtstreeks te rapporteren aan de Raad van Toezicht. Paragraaf 5.2 Controlemechanismen De naleving van dit Procuratiereglement zal op de volgende manieren worden geborgd: Ex ante Door een afgrendeling in de (financiële) systemen; Door het plaatsen van de stukken op intranet/internet; Door de controlewerkzaamheden van de directeur Financiën. Ex post Door de controlewerkzaamheden van de externe accountant; Door de controlewerkzaamheden van de directeur Financiën; Door het leveren van de kwartaalrapportage. Paragraaf 5.3 Handtekening- en parafenlijst Er is bij het secretariaat van de Raad van Bestuur een overzicht van de handtekeningen en parafen aanwezig. 6
Hoofdstuk 6 Inwerkingtreding Dit Procuratiereglement met bijbehorend Procuratieschema treedt in werking met ingang van 1 januari 2013. Drs. R.W.J. van Damme Lid Raad van Bestuur Drs. G.J. Kempen Lid Raad van Bestuur De Stichting kan niet worden gehouden aan verplichtingen die zijn aangegaan door medewerk(st) ers die niet volgens het procuratieschema gevolmachtigd zijn deze verplichtingen aan te gaan en zal deze verplichtingen derhalve als niet bindend beschouwen. 7