Gids vrije studiestage

Gids vrije studiestage Academiejaar 2015-2016 Faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen 1. Voorwoord Je hebt interesse in een stage en dat is goed nieuws! Ook dit academiejaar kan je immers als masterstudent of als bachelorstudent tweede en derde jaar van de faculteit Economie & Bedrijfswetenschappen een vrijwillige stage buiten het curriculum (=vrije studiestage) doen. In onderliggend document zetten we alles op een rijtje om te komen tot een succesvolle vrije studiestage die een meerwaarde is voor je verdere loopbaan. 2. Waarom een vrije studiestage? Tijdens een stage krijg je meer inzicht in je toekomstige beroep en doe je relevante werkervaring op voor je cv. Bovendien is het voor velen de stap naar een eerste baan. De cijfers uit de enquêtes bij oud-studenten tonen aan dat meerderen aan de slag gaan bij de werkgever waar ze stage liepen of een bedrijfsproject/masterproef uitvoerden. Wat je uit een stage haalt hangt natuurlijk af van de voorbereiding die je erin steekt en in welke mate je erover reflecteert. Maak tijd voor je keuze en begin er vooral op tijd aan. Informeer je grondig over de aard van de stageplaats en de stageopdracht vooraleer je een beslissing neemt. Wanneer je eenmaal aan de slag bent, heb je de kans om na te denken in welke mate een dergelijke job op jouw lijf geschreven is. Is dit takenpakket iets voor jou? Is dit de werkgever van je dromen? En wat met de collega s of de sector? Deze denkoefening zal je verder helpen wanneer je op zoek gaat naar een baan na het effectief afstuderen. Hou daarbij steeds het volgende in gedachten: Jouw profiel Bedenk vooraf wat je zelf van een stage verwacht. Wat wil je eruit leren? Wat zijn bijvoorbeeld jouw sterke eigenschappen die je in de praktijk uit wil proberen en wat zijn je verbeterpunten waar je aan wil werken? In hoeverre is dit mogelijk in je stageopdracht? Jouw loopbaan Wat voor werk wil je doen wanneer je een diploma op zak hebt? Sluit de stageopdracht daarbij aan? Heb je misschien al een bepaalde werkgever voor ogen? Zijn er stage mogelijkheden? Sollicitatie Vaak moet je solliciteren voor een stageplaats. Je gaat dan motiveren waarom je voor een bepaalde werkgever en stageopdracht kiest. Dit verschilt niets van het solliciteren voor een baan wanneer je eenmaal afgestudeerd bent. Grijp deze uitdaging dus aan om je voor te bereiden op het echte werk. Hulp nodig bij deze vragen? Geen probleem, we zijn er voor jou. En meer bepaald via het aanbod van Maatwerk. Daarin kun je via allerlei activiteiten je profiel in kaart brengen, bezinnen over de volgende stap in je loopbaan en een vlotte sollicitatie voorbereiden. Meer info over de concrete activiteiten vind je op http://maatwerk.odisee.be. 1

3. Vrije studiestage 3.1. Wat? Een vrije studiestage is een stage op initiatief van de student en maakt geen deel uit van het curriculum. Er zijn dus ook geen studiepunten aan verbonden. Een vrije studiestage wordt verzekerd door de KU Leuven, mits de stage beantwoordt aan de volgende voorwaarden: de stage is onbezoldigd; d.w.z. dat er geen loon mag betaald worden. Onkostenvergoedingen die beantwoorden aan een reële kost (bv. verplaatsingsonkosten) zijn geen loon. de stage houdt rechtstreeks verband met een gevolgd opleidingsonderdeel of de opleiding van de student. de stage mag de 60 arbeidsdagen bij eenzelfde stagebedrijf niet overschrijden. Er is geen minimumduur vastgelegd. Het werkschema kan in overleg met alle partijen bepaald worden (voltijds of deeltijds). Van zodra je de vrijwillige stage wil combineren met een verplichte stage in hetzelfde bedrijf, neem je contact op met Hilde Coppenholle, hilde.coppenholle@kuleuven.be of 02/300 22 47 3.2. Voor wie? De vrije studiestage kan gelopen worden door studenten die ingeschreven zijn met een diplomacontract in de master Handelswetenschappen, Business Administration, Handelsingenieur, MIBEM of MIBEB. Volgende studenten kunnen zich kandidaat stellen: 1. Studenten met een academisch bachelordiploma dat rechtstreeks toegang geeft tot de master handelswetenschappen, master business administration, master handelsingenieur, master internationale bedrijfseconomie en het bedrijfsbeleid of master international business economics and management 2. Studenten met een professioneel bachelordiploma die alle studiepunten verworven hebben van het schakelprogramma master handelswetenschappen of master business administration 3. Studenten met een academisch bachelor-diploma die alle studiepunten verworven hebben van het voorbereidingsprogramma voorafgaand aan de masterdiploma's opgesomd bij punt 1. Als je al in het bezit bent van een masterdiploma voorafgaand aan je huidige masteropleiding (MIBEM, MIBEB of MBA), neem dan contact met Hilde Coppenholle, hilde.coppenholle@kuleuven.be of 02/300 22 47. Ook studenten uit het tweede en derde bachelor Handelswetenschappen, Business Administration of Handelsingenieur kunnen onder de volgende bindende voorwaarden een vrije studiestage lopen: 1. De studenten hebben al 60 studiepunten behaald in de voorafgaande jaren. 2. De studenten hebben een cumulatieve studie-efficiëntie bereikt van 75% of meer (*). 3. In de zittijd volgend op de stage mogen de studenten geen laatste kans examen afleggen: d.w.z. voor alle nog af te leggen vakken moeten de studenten nog minstens twee kansen hebben. 2

Let op: De vrije studiestage kan niet opgenomen worden door een student buiten de EER of van een nieuwe lidstaat met een verblijfsstatuut dat afhankelijk is van hun studie, tenzij in de zomervakantie. Een vrijwillige studiestage moet plaatsvinden in het academiejaar waarin de student met een diplomacontract ingeschreven is/was. Een vrijwillige studiestage in de zomervakantie voorafgaand aan de inschrijving kan niet. Als de student is afgestudeerd voorafgaand aan of tijdens de uitvoering van zijn stage, mag de student nog niet ingeschreven zijn als werkzoekende, tenzij hij expliciet toelating heeft tot een stage tijdens de wachttijd. Zo niet, kan de student in de problemen komen met zijn sociaal statuut. (*) Je kan de informatie over studie efficiëntie terugvinden op het blad met je resultaten. 3.3. Wanneer? De vrije studiestage situeert zich binnen het academiejaar en dit tot uiterlijk het einde van de zomervakantie. Voor academiejaar 2015-2016 betekent dit dat de stage kan plaatsvinden tussen 21 september 2015 en 23 september 2016. Vrije studiestages tijdens de zomervakantie voor studenten buiten de EER of van een nieuwe lidstaat met een verblijfsstatuut dat afhankelijk is van hun studie, kunnen enkel plaatsvinden tussen 4 juli 2016 en 23 september 2016. Let op: De student dient daarnaast met specifieke deadlines rekening te houden voor de screening van het stagevoorstel (zie punt 4.3). Een vrije studiestage zal in geen enkel geval aanleiding kunnen geven tot speciale faciliteiten voor studenten (vb: verplaatsen examens, deadlines indienen werkstukken, ). 3.4. Veel voorkomende vragen 1. Bezoldiging Elke aanbieder van stages beslist zelf of hij een student al dan niet vergoedt. De stage-instelling ondersteunt op geen enkele manier een bezoldigde stage. Dit sluit echter niet uit dat de stage-instelling een onkostenvergoeding kan voorzien. Studenten moeten beseffen dat er een risico verbonden is aan het aanvaarden van een forfaitaire en/of hoge onkostenvergoeding. De vrije studiestage zou in dat geval gekwalificeerd kunnen worden met gevolgen voor sociaal statuut, kindergeld e.d. 2. Stages in binnen- of buitenland? De meeste ondernemingen zullen een stage aanbieden in hun hoofdkantoor of één van de filialen in België. We willen echter de optie voor een buitenlandse stage niet uitsluiten. Indien er binnen een onderneming de mogelijkheid bestaat om buiten onze landsgrenzen een paar weken of de volledige stageduur door te brengen, is de goedkeuring van de campusdecaan noodzakelijk. Gelieve hiervoor contact op te nemen met Hilde Coppenholle (hilde.coppenholle@kuleuven.be) van de Dienst Projecten en Relatiebeheer. Ook voor buitenlandse stages kan een verzekeringscontract van de KU Leuven worden afgesloten. 3

4. Hoe begin ik eraan? 4.1. Ik zoek een stageplaats Op de website van Maatwerk (http://maatwerk.odisee.be) is er een overzicht van bedrijven die een stageplaats aanbieden. Via Maatwerk worden er eveneens over het academiejaar heen enkele initiatieven georganiseerd die je kunnen helpen om tot een voldoende uitdagende stage te kunnen komen (zie bovenvermelde site voor concrete data). In maart 2016 vindt de jaarlijkse jobbeurs plaats, waar je de nodige contacten kan leggen. Vergeet daarnaast niet om je eigen netwerk aan te spreken. Ook zij kunnen je helpen bij het vinden van een geschikte stageplaats. 4.2. Ik beschik over een stageplaats Van zodra je over een stageplaats beschikt, dien je een aanvraag met je stagevoorstel in (zie 4.3). De template van de aanvraag is te vinden op http://maatwerk.odisee.be (rubriek vrijwillige stage). Let op: in deze fase waak je er best al over dat je de nodige afspraken met je stage-instelling maakt zodat je over een vrije studiestage beschikt, waarbij je voldoende bij kan leren en tot een meerwaarde op je cv leidt. 4.3. Timing uitwerken en indienen stagevoorstel Alle studenten dienen een aanvraag met hun stagevoorstel in bij Hilde Coppenholle (hilde.coppenholle@kuleuven.be) van de Dienst Projecten en Relatiebeheer. Aansluitend volgt een kort intakeinterview. Het stagevoorstel zal dan ter screening worden voorgelegd aan het Centre for Business Expertise. Gelieve met volgende deadlines rekening te houden. Voor vrije studiestages die plaatsvinden: tijdens de maanden oktober tot en met december 2015: stagevoorstellen worden pas vanaf 7 september 2015 behandeld. Min. 14 dagen voor de aanvang van de vrije studiestage dient de student zijn aanvraag door te sturen. tijdens de maand januari 2016: aanvragen kunnen ingediend worden tot uiterlijk 4 december 2015. tijdens de maanden februari tot en met juni 2016: stagevoorstellen worden behandeld vanaf 4 januari 2016. Min. 14 dagen voor de aanvang van de vrije studiestage dient de student zijn aanvraag door te sturen. tijdens de maanden juli / augustus / september 2016: aanvragen kunnen ingediend worden tot 4 juli 2016. 4.4. Administratie Indien aan alle voorwaarden in rubriek 3 voldaan is en het stagevoorstel goedgekeurd werd, wordt er een overeenkomst opgemaakt door de Dienst Projecten en Relatiebeheer. De handtekening vanuit de instelling zal al voorzien zijn. De opgemaakte overeenkomst zal in pdf-vorm naar je officieel studentenmailadres gestuurd worden. Er kunnen geen aanpassingen aan deze overeenkomst doorgevoerd worden. Naast deze overeenkomst dien je eveneens een Veiligheid-, Gezondheid- en Milieuattest (VGM-attest) ter ondertekening voor te leggen aan je stageplaats. De KU Leuven gaat ervanuit dat voor het uitvoeren van de stage geen bijkomende gezondheidsrisico s aanwezig zijn dan deze opgenomen in het attest. Als uit de risicoanalyse van de stageplaats blijkt dat de student tijdens de stage blootgesteld zal worden aan een risico dat niet voorkomt in het VGM-dossier, dan brengt de stageplaats Hilde Coppenholle van de Dienst Projecten en Relatiebeheer hiervan op de hoogte. Indien dit risico aanleiding geeft tot een bijkomend gezondheidstoezicht, voert de stageplaats dit uit, tenzij na overleg met de administratief coördinator het gezondheidstoezicht toch 4

via de instelling wordt uitgevoerd. Het VGM-attest wordt in elk geval door de stageplaats ondertekend en samen met de overeenkomst op papier ingediend. Het is de verantwoordelijkheid van de student om deze documenten in drie exemplaren af te printen en voor te leggen aan de stageplaats. Je kunt pas met je stage starten wanneer: de overeenkomst ondertekend is door alle partijen het VGM-attest ondertekend is door de stageplaats alle ondertekende documenten min. een week voor de start van de stage zijn binnengebracht je voor het einde van je stage minimum 2 activiteiten gevolgd hebt uit het Maatwerkaanbod. De kalender met de activiteiten zal eind september 2015 online staan Indienen kan enkel via de brievenbus ter hoogte van lokaal B-05-16 van T Serclaes gebouw. Opgelet! De verschillende handtekeningen dienen op éénzelfde origineel formulier te worden geplaatst. Enkel de originele en dus papieren versie wordt aanvaard. Het is de verantwoordelijkheid van de student om een origineel ondertekend exemplaar van bovenstaande documenten te bezorgen aan de stageplaats. Het andere exemplaar is voor de student zelf bestemd. Worden deze documenten niet tijdig of onvolledig ingediend, dan moet de student er zich van bewust zijn dat dit voor hem nadelige gevolgen kan hebben (bvb. in geval van discussies of betwistingen). Belangrijke informatie in het geval van buitenlandse verplaatsingen tijdens de stageperiode: Voor een buitenlandse stage dient de student de goedkeuring te hebben van de campusdecaan (zie punt 3.4). Hiervoor neemt de student vóór het indienen van het stagevoorstel contact op met de subfacultaire stagecoördinator. Eens de goedkeuring verworven, dient de student ook een aantal administratieve formaliteiten te vervullen. Gelieve daarvoor min. 2 weken voor het effectieve vertrek contact op te nemen met els.vandenbosch@kuleuven.be. 4.5. Deelname aan Maatwerk Deelname aan Maatwerk is verplicht. Wanneer je het aanbod van de vrije studiestage opneemt, verwachten we immers een engagement. Je dient minimaal 2 activiteiten van Maatwerk te volgen. Deelname kan voor of tijdens je stage. Wat houdt dit juist in? Maatwerk bereidt je voor op de loopbaan die jij wil. Via interessante activiteiten willen we je een goed zicht geven op hoe jij je droombaan kunt vinden en wat je daar precies voor moet doen. De activiteiten lopen doorheen het academiejaar, meestal over de middag. Alle events vind je via onderstaande webstek. Je vindt er trouwens ook een vacaturedatabank en lijst met stageplaatsen! Meer informatie over Maatwerk vind je via http://maatwerk.odisee.be. 5. Bij wie kan je terecht met vragen? Je kan bij volgende personen terecht voor meer informatie: Eerste aanspreekpunt: hilde.coppenholle@kuleuven.be (lokaal B-05-16) Registratie buitenlands verblijf: els.vandenbosch@kuleuven.be (lokaal B-05-16) Maatwerk: jeroen.daem@kuleuven.be (lokaal B-05-25) 5