WERKINGSVERSLAG 2008 - ARBEIDSAUDITORAAT LEUVEN HOOFDSTUK I : PERSONELE MIDDELEN 1. Vul onderstaande tabel in a) Personeelsformatie 1 Gemiddelde personeelsformatie Gemiddelde bezetting van de personeelsformati 2 Delegaties Afwezigheden om medische redenen 3 T T T T T Opleidingen verstrekken Afwezigheden met weerslag op de dienst 4 Andere afwezigheden 5 Niet rechtsprekende taken Deelnemen aan commissies Opleidingen volgen Magistraten 3 2,66 - - 3 halve dg 3 halve dg 5 hele dg Toegevoegde magistraten Beoordeling, beheers- en beleidstaken, enz 6 45 % 1 De gegevens dienen in voltijdse eenheden (V.T.E.) vermeld te worden. Zie voorbeeld hieronder. 2 De gegevens dienen in V.T.E. te worden. Zie voorbeeld hieronder. Vermeld het aantal beschikbare personeelsleden. De personeelsleden die deeltijdse prestaties verrichten worden in de berekening opgenomen a rato van hun aanwezigheidsgraad. De personeelsleden met opdracht en de personeelsleden die een aan het korps externe opdracht vervullen zonder te zijn vervangen of zonder dat er een machtiging tot vervanging is, worden niet in aanmerking genomen bij de berekening. 3 Vermeld alle afwezigheden wegens medische redenen (ziekte, ongeval, bevallingsverlof, enz.). 4 Vermeld (in volledige en halve werkdagen) de afwezigheden wegens medische redenen (ziekte, ongeval, bevallingsverlof, enz.) die een weerslag op de werking van het korps hebben. Bij voorbeeld : de afwezigheid heeft een vertraging in het onderzoek van de zaak tot gevolg; de zitting moet verzekerd worden door een collega, enz... 5 Vermeld (in volledige en halve werkdagen) de afwezigheden die een weerslag op de werking van het korps hebben. Bij voorbeeld : de afwezigheid heeft een vertraging in het onderzoek van de zaak tot gevolg; de zitting moet verzekerd worden door een collega, enz... 6 in % ingenomen tijd
Magistraten Art. 100 Ger. W. Plaatsvervangende magistraten Referendarissen bij het Hof van cassatie Attachés Dienst voor documentatie en overeenstemming der teksten Parketjuristen Gemiddelde personeelsformatie Gemiddelde bezetting van de personeelsformati 2 Delegaties Afwezigheden om medische redenen 3 T T T T T Opleidingen verstrekken Afwezigheden met weerslag op de dienst 4 Andere afwezigheden 5 Niet rechtsprekende taken Deelnemen aan commissies Opleidingen volgen 1 0,58 - - 2 hele dg 2 halve dg Secretarissen 7 3 3-7 dg - - 5 halve dg 3 halve dg 7 hele dg Ander administratief personeel 8 3,6 3,01 - - - 12 hele dg Beoordeling, beheers- en beleidstaken, enz 6-30 % b) Buiten de personeelsformatie 9 Gemiddelde bezetting van de betrekkingen Gemiddelde bezetting van de betrekking 10 Delegatie s Afwezigheden om medische redenen 11 Afwezigheden met weerslag op de dienst 12 Andere afwezigheden 13 Niet rechtsprekende taken 7 Dat wil zeggen de personeelsleden die tot een van de volgende functies werden benoemd of deze met opdracht uitoefenen : hoofdsecretaris, secretaris en adjunct-secretaris. 8 Vermeld zowel de statutaire als de contractuele betrekkingen. 9 De gegevens dienen in voltijdse eenheden (V.T.E.) vermeld te worden. Zie voorbeeld hieronder. 10 De gegevens dienen in V.T.E. te worden. Voorbeeld: indien de personeelsbezetting per 1 juli van 35 naar 40 eenheden gaat, dan bedraagt het gemiddelde (40+35) : 2 = 37.5. Vermeld het aantal beschikbare personeelsleden. De personeelsleden die deeltijdse prestaties verrichten worden in de berekening opgenomen a rato van hun aanwezigheidsgraad. - 2 -
Contractuele juristen T T T T T Opleidingen verstrekken Deelnemen aan commissies Opleidingen volgen Beoordeling, beheers- en beleidstaken, enz 14 Ander contractueel administratief personeel Voorbeeld berekening gemiddelde personeelsformatie Op 01/01/T 45 kaderbetrekking (V.T.E.) Op 15/09/T 3 betrekkingen toegevoegd (V.T.E.) Op 01/12/T 1 betrekking geschrapt (V.T.E.) Berekening : aantal dagen tussen 15/09 en 31/12/T : 108 aantal dagen tussen 01/12 en 31/12/T : 31 Gemiddelde personeelsformatie in het jaar T : 45 + 0,89 0,08 = 45,81 Of 45 +(3x(108/365)) (1x(31/365)) = 45,81 Voorbeeld berekening gemiddelde bezetting van de personeelsformatie - op 01/01/T : voor een personeelsformatie van 45 personen (V.T.E.), 37 15 werken voltijds, 2 halftijds en 4 à 4/5 prestaties (80%). Er zijn dus 2 betrekkingen van de personeelsformatie niet ingevuld; De personeelsleden met opdracht en de personeelsleden die een aan het korps externe opdracht vervullen zonder te zijn vervangen of zonder dat er een machtiging tot vervanging is, worden niet in aanmerking genomen bij de berekening. 11 Vermeld alle afwezigheden wegens medische redenen (ziekte, ongeval, bevallingsverlof, enz.). 12 Vermeld (in volledige en halve werkdagen) de afwezigheden wegens medische redenen (ziekte, ongeval, bevallingsverlof, enz.) die een weerslag op de werking van het korps hebben. Bij voorbeeld : de afwezigheid heeft een vertraging in het onderzoek van de zaak tot gevolg; de zitting moet verzekerd worden door een collega, enz... 13 Vermeld (in volledige en halve werkdagen) de afwezigheden die een weerslag op de werking van het korps hebben. Bij voorbeeld : de afwezigheid heeft een vertraging in het onderzoek van de zaak tot gevolg; de zitting moet verzekerd worden door een collega, enz... 14 in % ingenomen tijd - 3 -
- op 01/06/T : hernemen 2 magistraten die 4/5 werkten hun job voltijds. Berekening De gemiddelde bezetting van de personeelsformatie in het jaar T : 41,20 + 0,23 = 41,43 d.w.z : 41,20 = 37 voltijdse + 2 halftijds + 4 à 4/5 prestaties, of 37 + 1 + 3,20 : 37 = voltijdse personen ; 1 = 2 halftijds = 2 x (183/365) 3,20 = 4 à 4/5 prestaties = 4 x (292/365) 0,23 = 2 x (1/5 x (214/365)) want vanaf 1 maart tot 31 december T presteren zij voltijds. Voorbeeld gemiddelde betrekkingen buiten personeelsformatie Op 01/01/T 80 betrekkingen in de categorie «ander contractueel administratief personeel» Op 01/03/T worden 3 opstellers toegevoegd en 2 beambten geschrapt Berekening : aantal dagen tussen 01/03/T en 31/12/T : 305 Gemiddelde betrekkingen buiten«administratief personeel» in het jaar T : 80 + 0,80 = 80,80 Of 80 +((3-2) x (305/365)) = 80,80 BIJKOMENDE OPMERKINGEN: 15 Van de 37 voltijdse personen is er b.v. 1 gedelegeerd of met zending (buiten het korps), maar deze werd vervangen gedurende het volledige jaar T. Bijgevolg blijft het totaal aantal voltijdse personen 37. - 4 -
HOOFDSTUK II : LOGISTIEKE MIDDELEN 16 LOKALEN 1. Zijn de lokalen waarover het korps beschikt gepast voor de uitoefening van de justitie? Zijn de lokalen op een functionele wijze ingeplant voor personeel en publiek? Zijn ze gecentraliseerd in één gebouw/locatie of gedecentraliseerd over verschillende gebouwen/locaties? Beschrijf de belangrijkste problemen die een vlotte werking hinderen (hou daarbij rekening met de mate van centralisatie van de lokalen, de vorm en de grootte ervan, de afstanden ertussen, enz ) en geef tevens aan of er al dan niet een afgrenzing bestaat tussen de lokalen bestemd voor het personeel en deze toegankelijk voor het publiek. De aan het Arbeidsauditoraat toegewezen lokalen bevinden zich op de 3 de en 4 de verdieping van het bijgebouw (Vaartstraat) van het Gerechtsgebouw te Leuven. Op de 3 de vedieping bevindt zich een kleine vergaderzaal en twee kantoren voor magistraten; op de 4 de verdieping vindt u het kantoor van de Auditeur, een bureau voor een magistraat, het kantoor van de hoofdsecretaris en 2 lokalen betrokken door de medewekers van het parketsecretariaat. Er is geen apart lokaal voor het publiek; de bezoekersruimte is van de werkruimte gescheiden deels door een gesloten wand en anderzijds door een balie die op kantoortafels gemonteerd is; bezoekers betreden het lokaal wel via een aparte ingang; hun bewegingsruimte bedraagt ongeveer 3 m². Alle lokalen zijn voldoende ruim; de inplanting ervan op 2 verdiepingen vormt geen bijzondere hinder. 2. Wordt het publiek bij aankomst in het gebouw aan een balie onthaald en verder geholpen? Is het onthaalpersoneel voor die functie geselecteerd en/of opgeleid? Bij de hoofdingang van het gerechtsgebouw (oud gebouw Smolderplein) is een onthaalbalie voorzien, die tussen 8.00 en 17.00 uur bemand wordt door een daartoe opgeleide hostess. Bezoekers die via de zijingang (Vaartstraat) het gebouw betreden moeten zich oriënteren aan de hand van een bord waarop de diensten zijn vermeld. Bezoekers die zich rechtstreeks bij het arbeidsauditoraat aanmelden worden aan de onthaalbalie georiënteerd naar het juiste personeelslid of de bevoegde magistraat. 16 Als het antwoord op een vraag ongewijzigd blijft ten opzichte van het jaar T-1, vermeldt u situatie ongewijzigd - 5 -
3. Is de toegang tot de lokalen die niet toegankelijk zijn voor het publiek op een of andere manier beveiligd? Worden verschillende vormen van veiligheidsvoorzieningen gebruikt (fysiek, procedures, personeel)? Neen. Wanneer niemand meer aanwezig is, dienen de alle deuren slotvast te zijn. Er zijn momenteel voor het gerechtsgebouw te Leuven in het algemeen, plannen voor een betere beveiliging van de gebouwen en kantoren, en voor het inschakelen van veiligheidspersoneel. 4. Zijn de lokalen in goede staat? Worden ze goed onderhouden? Het bijgebouw werd in 1990 in gebruik genomen. Sedertdien werden meermaals bekabelingswerken uitgevoerd die hun sporen hebben nagelaten. Muren en plafonds kunnen derhalve best een opknapbeurt gebruiken. De gemeenschappelijke sanitaire voorzieningen leveren nog regelmatig geurhinder op, doch vergeleken met vorig jaar is verbetering merkbaar. 5. Zijn ze degelijk uitgerust (verlichting, meubilair, telefonie, informaticavoorzieningen) voor het vervullen van de dienst waarvoor ze gebruikt worden? Het meubilair is vrij nieuw (1999), behalve het kantoor van de arbeidsauditeur, wiens meubilair nog dateert van bij de oprichting van het auditoraat. Blijkens het controleverslag (2003) van de preventieadviseur zijn de lokalen voldoende verlicht. De elektriciteitsvoorzieningen in de lokalen waren minimaal en geenszins aangepast aan het gebruik van meerdere informaticatoestellen. Op ons verzoek werden in september 2004 op de 4 de verdieping leidingen en stopkontakten bijgeplaatst; op de 3 de verdieping dient dit nog te gebeuren. In oktober 2004 werd het informaticapark van het auditoraat volledig vernieuwd (flatscreencomputers, netwerkprinters, scanner, cd-writers). 6. Is er voldoende ruimte om te parkeren voor het personeel? Op de binnenkoer en in de ondergrondse garage is er alleen parkeergelegenheid voor magistraten, hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen; het personeel dient elders in de stad te parkeren. 7. Is er voldoende ruimte om te parkeren voor de klant (advocaten, publiek, leverancier, etc)? Gaat het om een eigen parkeerterrein? Schets kort de voorzieningen op dat vlak. Er is geen parkeergelegenheid voor klanten(sic). - 6 -
8. Is de signalisatie in het gebouw (de gebouwen) of de site adequaat? Geef kort de toestand weer daarbij rekening houdend met zowel het personeel als de klant en de wettelijke verplichtingen dienaangaande? In het bijgebouw lijkt de signalisatie in orde te zijn. 9. Zijn de gebouwen en lokalen toegankelijk voor personen met een handicap? Geef kort de toestand weer. Aan de ingang van het bijgebouw is één traptrede, een hellend vlak is er voor rolstoelgebruikers evenwel niet voorhanden. Vervolgens is elke verdieping voor hen met de lift bereikbaar. Vanuit de hoofdingang (oud gebouw) kan de derde verdieping van het bijgebouw bereikt worden via een vast hellend vlak; de tweede verdieping is bereikbaar via een trapliftsysteem, hélaas beschikken enkel de bodes over de sleutel om deze (goederen)lift in werking te stellen. 10. Wordt in ieder gebouw waar het korps gehuisvest is, de wetgeving over het welzijn op het werk nageleefd? Wat mijn korps (Arbeidsauditoraat) betreft is alleszins de wil aanwezig om conform de vigerende wetgeving het welzijn en de veiligheid van de medewerkers en de klanten te bewerkstelligen. Een EHBO-koffer is voorhanden. Een secretaris heeft op 8 maart 2007 een opleiding 1 ste interventie brandweerman gevolgd die werd ingericht door de Interne dienst voor Preventie en Veiligheid. In het kader van het arbeidsreglement werd in de loop van 2005 in het gerechtsgebouw een lokaal ingericht voor eerste hulp bij ongevallen. Dit lokaal is in beginsel een getuigenlokaal van het Assisenhof en dient bij elke assisenzaak te worden ontruimd. Een EHBO-ploeg is door de Voorzitter aangeduid om eerste hulp te verlenen; zij telt 3 hulpverleners die oproepbaar zijn via een beeper. - 7 -
INFORMATICA 1. Heeft het korps intranet 17 en is elkeen (magistraten en secretariaatpersoneel) daarop aangesloten? Geef toelichting. Alle magistraten en personeelsleden hebben toegang tot het Omptranet en het intranet van de FOD Justitie. De 14 PC s waarover het auditoraat beschikt, zijn in een lokaal netwerk gezet; één PC dient als server voor de strafzaken, één PC dient als server voor de burgerlijke zaken. Hierop draait een oude DBASE IV software, die toelaat onze dossiers te registreren in een electronische fichebak. In het verlengde van de kadernota Integrale veiligheid, goedgekeurd door de Ministerraad op 30 maart 2004, voorzag omzendbrief COL.3/2007 dat cijfermateriaal diende te worden verzameld met betrekking tot de vervolging van de materies die tot de 5 prioriteiten behoren. Hiertoe werd de applicatie Laurence ontwikkeld die via het Omptranet ter beschikking gesteld is van de auditoraten. Uit het verslag d.d. 14/01/2008 van de statistische analisten blijkt genoegzaam dat de statistische exploitatie van de gegevens uit deze Laurence-databank nog heel wat knelpunten en problemen kent. Deze tool is geenszins geschikt om aan volledig geïntegreerd dossierbeheer te doen wat met zich mee brengt dat vele auditoraten deze gegevens dubbel moeten registreren. Het auditoraat beschikte in 2008 nog steeds niet over software om aan geïntegreerd dossierbeheer te kunnen doen. Vanaf 2009 zal dit eindelijk veranderen. Het College van Procureurs-generaal heeft op 22/11/2007 geadviseerd dat alle informaticatoepassingen onder één noemer zouden worden ondergebracht, meer bepaald voor wat de auditoraten betreft door uitbreiding van het bestaande REA/TPI-systeem. In juni 2008 werd onze hoofdsecretaris door het CIV uitgenodigd om deel uit te maken van een werkgroep REA-auditoraten, ten einde na te gaan in welke mate de toepassing REA/TPI effectief de werking van de arbeidsauditoraten ondersteunt en hoe deze kan worden geoptimaliseerd om aan de behoeften van de auditoraten te voldoen. Het project werd in pilootfase geïmplementeerd in 4 arrondissementen : Antwerpen, Leuven, Huy en Nivelles. Dientengevolge beheren deze 4 sites vanaf 1/01/2009 hun dossiers met het REA-systeem, weliswaar in een aparte databank en dus onafhankelijk van de parketten van eerste aanleg. De vooruitzichten zijn positief. Leuven is ervan overtuigd dat via REA niet alleen de strafzaken, maar op termijn ook de burgerlijke zaken zullen kunnen worden beheerd mits ons tevens consultatietoegang kan worden verleend tot de ARTT-databank van de griffie van de arbeidsrechtbank. 17 Intern informaticanetwerk dat uitsluitend toegankelijk is voor leden van eenzelfde organisatie. - 8 -
2. Welke informatie wordt via het intranet aan het personeel aangeboden? Op welke wijze en door wie wordt dit aanbod beheerd? Aan de magistraten en personeelsleden van het arbeidsauditoraat werd gevraagd het Omptranet en het intranet van FOD Justitie dagelijks te raadplegen. De relevante informatie die er wordt meegedeeld wordt tevens gecentraliseerd bij de Hoofdsecretaris. Een kopie wordt via electronische weg aan de belanghebbenden meegedeeld (zie ook punt 3 hierna). 3. Is de uitwisseling van bepaalde informatie tussen personen aan de hand van e-mail gemeengoed voor alle personeelsleden? Schets bondig de toestand op dat vlak en geef daarbij aan voor welke informatieverstrekking het gebruikt wordt? Omzendbrieven, dienstregelingen en dienstnota s worden via e-mail verspreid aan magistraten en medewerkers van het auditoraat; dergelijke informatie en praktische regelingen in verband met zittingen,. worden eveneens via e-mail uitgewisseld tussen auditoraat en griffie. 4. Is internet voor ieder personeelslid beschikbaar? Beschrijf kort de toestand en geef daarbij aan voor welke informatievooziening internet gebruikt wordt. Elk personeelslid beschikt sedert december 2004 over een toegang tot het internet. Op de sites van de instellingen voor sociale zekerheid en aanverwanten kan vlugger informatie gevonden worden in verband met de immer wijzigende wetgevingen of aanpassingen van barema s en vergoedingen. Consultatie rijksregister en strafregister. 5. Heeft het korps een website? Zo ja, vermeld het adres. Neen. DOCUMENTATIEDIENST 1. Is er een documentatiedienst (= dienst die documenten verzamelt en / of verspreidt, en op verzoek actief documenten opspoort)? Is er een bibliotheek? Preciseer duidelijk over wat voor dienst het gaat. Het secretariaat beheert alle beschikbare documentatie en bibliotheekbescheiden. De algemene onderrichtingen en circulaires bevinden zich in het kabinet van de hoofdsecretaris. Wetboeken en handboeken bevinden zich naar gelang de materie in het kabinet van de magistraat. Tijdschriften worden, na inzage door de magistraten en de pesoneelsleden, bewaard op het secretariaat. Een parketmedewerker zorgt voor het bijwerken van losbladige wetboeken. - 9 -
Terloops kan ook nog worden opgemerkt dat de bibliotheek van de rechtsfaculteit van de K.U.L. zich op wandelafstand bevindt. 2. Is het één enkele documentatiedienst en/of bibliotheek voor het korps? Of gaat het om een documentatiedienst en/of bibliotheek die gedeeld wordt met andere organisatiedelen van de rechterlijke organisatie omdat deze bijvoorbeeld in hetzelfde gebouw zijn ondergebracht? Of bestaat er binnen het korps een opdeling in verschillende documentatiediensten en /of bibliotheken waar te nemen? Of gaat het om een combinatie hiervan? Beschrijf kort en bondig de situatie. Binnen het gerechtsgebouw te Leuven werd medio 2004 een nieuwe centrale bibliotheek in gebruik genomen die beheerd wordt door de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg. De leden van het auditoraat hebben toegang tot deze bibliotheek; zij kunnen er inzage nemen van de beschikbare werken, desgevallend fotokopie van delen bekomen, doch de boekwerken kunnen er niet ontleend worden. De leden van het auditoraat kunnen ook beroep doen op de werken die beschikbaar zijn op de griffie van de arbeidsrechtbank en omgekeerd. 3. Wie beheert de documentatiedienst en/of bibliotheek? Leg kort uit. Zoals hiervoor vermeld, wordt de centrale bibliotheek beheerd door de Voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg 4. Hoe wordt de collectie van de bibliotheek bijgehouden/bijgewerkt? Nihil 5. Oefent een personeelslid of team de functie van documentalist uit? Welke kwalificatie (graad, diploma, opleiding) heeft dat personeelslid of hebben die personeelsleden? Nihil 6. Wordt de wetgeving er continu bijgehouden? Zijn de wetgevingdossiers volledig (bijvoorbeeld met de voorbereidende werken)? Nihil - 10 -
BUDGET Hoe groot is het budget kleine onkosten dat aan het korps werd toegekend? 1250 Welke uitgaven worden door dat budget gedekt? Aankoop van boeken, drukwerken, bureelbenodigdheden. Hoe werkt dat budget? 1. jaarlijks kent de FOD Justitie aan iedere korpsoverste een krediet toe 2. maandelijks worden de orginele facturen en bewijsstukken, voorzien van ons visum voor ontvangst/akkoord, ter betaling overgemaakt aan de Dienst Vereffeningsbeheer, samen met een verzamelstaat van de uitgaven in duplo, waarvan één exemplaar ons wordt teruggezonden na visum van de stand van ons krediet door de financieel deskundige van het departement Is dat budget toereikend? Leg uit Ja Wat is het budget «representatiekosten» dat aan het korps werd toegekend? Een jaarlijks krediet van 500 wordt aan de korpsoverste toegekend ten einde de goede relaties, samenwerking van de gerechtelijke diensten met personen en andere diensten te benadrukken, te verbeteren of te bestendigen Welke uitgaven worden door dat budget gedekt? Restaurant- en receptiekosten, aankoop relatiegeschenken en andere die rechtstreeks te maken hebben met de representatie van het ambt. Hoe werkt dat budget? De aangegane kosten worden door de korpsoverste betaald. De schuldvorderingen worden aan de hand van het borderel representatiekosten maandelijks overgemaakt aan het departement, dat de voorgeschoten sommen (maanden later) terugstort op rekening van de korpsoverste. Is dat budget toereikend? Leg uit Opdat de uitgaven het totaal op jaarbasis niet zouden overschrijden, dient de arbeidsauditeur uiterst voorzichtig om te springen met dit beperkte budget. Enige verhoging zou hier op zijn plaats zijn. - 11 -
BIJKOMENDE OPMERKINGEN: De effectieve betaling van de facturen zou door de FOD Justitie vlugger en regelmatiger moeten gebeuren. Het secretariaat wordt overstelpt met rappels en aanmaningen wegens niet-betaling van de doorgezonden facturen. Leveringen worden geweigerd omwille van nog openstaande facturen. Recent werd door de Stafdienst Budget en Beheerscontrole een webapplicatie voorgesteld voor de follow-up van de facturen. Dit instrument zou eerlang, met de arrondissmenten Leuven en Nivelles als pilootsites, worden getest en het moet toelaten dat de FOD vlugger de uitgaven kan inschatten en de nodige fondsen voorzien zodat de uitvoeringscyclus kan worden verkort de parketten en griffies de betaling van hun facturen beter kunnen opvolgen de leveranciers adequater kunnen worden geïnformeerd over de stand van vereffening. - 12 -
HOOFDSTUK III : ORGANISATIE 1. Geef bij middel van een schema het organogram 18 van het korps weer. Arbeidsauditoraat Leuven Arbeidsauditeur Substituut 1 Substituut 2 Substituut 3 Hoofdsecretaris Secretaris e.a.adjunct-secretaris Sectie Sociaal strafrecht Sectie Burgerlijke zaken Arbeidsauditeur : algemene leiding inzake beheer en beleidsopties, tucht vervolgingen sociaal strafrecht-bevoegdheid correctionele rechtbank rechtsbijstand 1/3 rente kapitaal arbeidsongevallen advies inzake arbeidsovereenkomsten bedienden (facultatief) pesten op het werk Substituut 1 : vervolgingen sociaal strafrecht bevoegdheid politierechtbank zittingen hoger beroep correctionele rechtbank adviezen sociale zekerheid werknemers: ziekte, kinderbijslag, werkloosheid, pensioenen, jaarlijkse vakantie, sluiting ondernemingen, administratieve geldboeten adviezen OCMW Substituut 2 : vervolgingen sociaal strafrecht-bevoegdheid correctionele rechtbank adviezen bijdragen sociale zekerheid werknemers adviezen arbeidsongevallen en beroepsziekten (facultatief) advies inzake arbeidsovereenkomsten arbeiders (facultatief) advies inzake arbeidsovereenkomsten bedienden (facultatief) pesten op het werk adviezen sociale zekerheid zelfstandigen: bijdragen, ziekte, kinderbijslag, pensioenen adviezen tegemoetkoming Personen met een handicap 18 Schema dat de structuur van het korps weergeeft met de onderscheiden organen en hoe zij zich onderling tot elkaar verhouden, eventueel aangevuld met een korte beschrijving van de uitgeoefende functies. - 13 -
Substituut 3 (art. 100 Ger.W. ): het auditoraat te Leuven kon pas vanaf 2/06/2008 terug beroep doen op de bijstand van een substituut van het auditoraat Brussel. Aangezien substituut 2 eerlang zou benoemd worden tot rechter, werden diens materies sociaal zekerheidsrecht overgedragen aan substituut 3. Hoofdsecretaris: algemene parketorganisatie, logistiek, personeelsbeheer strafuitvoering Sectie Sociaal strafrecht : - 1 secretaris : sectieverantwoordelijke, dagvaardingen, zittingsbeheer zaken correctionele rechtbank - 1 assistent : notitiedienst, dagvaardingen, zittingsbeheer zaken politierechtbank - 1 medewerker (80%) : notitiedienst - 1 medewerker : verzending, fotocopie, documentatie Sectie Burgerlijke zaken : - 1 e.a.adjunct-secretaris : sectieverantwoordelijke, sociale zekerheid zelfstandigen, ziekte werknemers, werkloosheid, pensioenen, rechtsbijstand, niet verplicht mededeelbare zaken, opvolging en beheer statistieken - 1 assistent (80%) : Kinderbijslag werknemers, Personen met een handicap, OCMW In het Belgisch Staatsblad van 23 september 2008 is een plaats van assitent vacant verklaard.deze vacature is tot op heden nog niet ingevuld. - 14 -
2. Geef de dienstregeling van het korps Situatie vanaf 1/01/2009 Materie zittingen Arbeidsauditeur algemene leiding sociaal strafrecht werkloosheid, jaarlijkse vakantie, sluiting ondernemingen, administratieve geldboeten OCMW pensioenen werknemers pesten op het werk arbeidsovereenkomsten arbeiders(facultatief) arbeidsovereenkomsten bedienden (facultatief) dinsdagnamiddag 14 u (CR) ev. dinsdag 11 u (3 R) 2 de maandag 9 u 1 ste en 3 de maandag 9 u donderdag 9 u 3 de vrijdag 9 u donderdag 9 u Substituut 1 sociaal strafrecht dinsdagnamiddag 14 u (CR) ev. dinsdag 11 u (3R) rechtsbijstand woensdag 11 u 1/3 rente kapitaal arbeidsongevallen dinsdag 9 u pesten op het werk donderdag 9 u arbeidsovereenkomsten arbeiders(facultatief) 3 de vrijdag 9 u arbeidsovereenkomsten bedienden (facultatief) donderdag 9 u Substituut 2 bijdragen sociale zekerheid 4 de maandag 9 u werknemers(betwiste zaken) EEG-verordeningen(tachograaf, rij- en vrijdag (ev. donderdag) 9 u (PR) rusttijden) hoger beroep tegen vonnissen Politierechtbank donderdag 9 u (CR) sociale zekerheid zelfstandigen (Z+P+K+bijdr.) 1 ste vrijdag 9 u arbeidsongevallen en beroepsziekten 2 de en 3 de dinsdag 9 u (facultatief) Personen met een handicap 2 de en 4 de vrijdag 9 u Substituut 3 (art.100) ziekteverzekering werknemers kinderbijslag werknemers 1 ste en 4 de dinsdag 9 u tekst in italic = in samenspraak te bepalen BIJKOMENDE OPMERKINGEN: De dienstregeling van de magistraten diende gedurende het laatste kwartaal van 2008 meermaals aangepast te worden ten gevolge van 01/06/2008 aanwijzing nieuwe substituut art. 100 Ger.W. 01/09/2008 benoeming van een substituut tot rechter 02/10/2008 het einde van het mandaat van de korpschef en de aanwijzing van een nieuwe korpschef 01/01/2009 benoeming van een nieuwe substituut. De actuele materieverdeling van de magistraten vindt u in het bovenstaand rooster. 19 De lijst die de dienst van de zitting regelt zoals bepaald in artikel 318 Ger. W. - 15 -
Substituut 3 (art. 100) werkte voltijds te Leuven van 2/06/2008 tot 31/12/2008. Vanaf 1/01/2009 is zij nog slechts 2 dagen per week te onzer beschikking. - 16 -
HOOFDSTUK IV : OVERLEGSTRUCTUREN 1. Beschrijf kort de structuur van het intern overleg (overleg binnen het korps). Bijna dagelijks informeel overleg tussen auditeur en hoofdsecretaris. Wekelijkse vergadering van auditeur met zijn substituten, naargelang de besproken items wordt hierop ook de hoofdsecretaris uitgenodigd. Wekelijks overleg van de auditeur met de voorzitter van de arbeidsrechtbank; soms worden ook de hoofdgriffier en de hoofdsecretaris hierbij betrokken. Minstens eenmaal per jaar, en telkens daartoe behoefte is, werkvergadering van de magistraten en de medewerkers van het auditoraat. Jaarlijkse korpsvergadering met het oog op het opstellen van het werkingsverslag. 2. Is er gestructureerd verticaal overleg met andere organisatiedelen van de rechterlijke organisatie (bijvoorbeeld tussen parket en parket-generaal, met het parket-generaal bij het Hof van Cassatie, enz )? Zo ja, beschrijf kort met wie en hoe dat geregeld is en geef daarbij de belangrijkste doelen en resultaten aan, aan de hand van onderstaande tabel. 3. Is er gestructureerd horizontaaal overleg met andere organisatiedelen van de rechterlijke organisatie (bijvoorbeeld met rechtscolleges, andere parketten, enz.)? Zo ja, beschrijf kort met wie en hoe dat geregeld is en geef daarbij de belangrijkste doelen en resultaten aan, aan de hand van onderstaande tabel. 4. Is er gestructureerd overleg met de actoren die extern zijn aan de rechterlijke organisatie (balie, FOD Justitie, enz.)? Zo ja, geef een korte beschrijving aan de hand van onderstaande tabel ; geef ook de belangrijkste doelen en resulaten van dat overleg aan 20. Aantal Doelen / Resultaten De magistraten van het korps wekelijks afstemmen intern beleid De magistraten van een ander korps/andere korpsen Het college van procureursgeneraal De zetel sporadisch zeer regelmatig, telkens als nodig uitwisseling beroepservaringen in specifieke casus coördinatie zittingen en dossierafwikkeling praktische organisatorische maatregelen 20 De vragenlijst is voor alle korpsen identiek. Mogelijk zijn sommige overlegstructuren dan ook niet van toepassing voor uw korps. - 17 -
Het parket Het parket-generaal Het federaal parket Het arbeidsauditoraat Het auditoraat-generaal bij het arbeidshof De hoofdsecretaris en het personeel geregeld Aantal telkens als nodig zeer regelmatig met zowel de magistraten als het secretariaat tweemaandelijks dagelijks informeel jaarlijks Doelen / Resultaten coördinatie uitvoering gemeenschappelijke richtlijnen (dossiers mensenhandel) Bijstand en samenwerking in dossiers met samenhang (art. 155 GW) coördinatie dossierafwikkeling administratieve geplogenheden overleg procureur-generaal met arbeidsauditeurs praktische organisatie secretariaat evaluatie algemene werking en bespreking verbeteringsvoorstellen Andere parketten/auditoraten 2 à 3 maal per jaar uitwisseling beroepservaringen met magistraten van andere arrondissementen Andere parketten-generaal/ auditoraten-generaal De politiediensten : - de gerechtelijke diensten - de andere diensten De inspectiediensten De FOD Justitie : - De centrale administratie - De justitiehuizen - Andere driemaandelijks indien nodig maandelijks (Arrondissementele Inspectiecel) telkens als nodig sporadisch recherche-overleg mensenhandel en zeden overleg aanpak individueel dossier en/of controle opsporings- en vevolgingsbeleid sociale fraude overleg aanpak individueel dossier en/of controle - 18 -
Aantal Doelen / Resultaten De balie driemaandelijks bespreking van allerhande problemen tussen stafhouder en de korpschefs van het arrondissment De gerechtsdeurwaarders sporadisch Het notariaat De Hoge Raad voor de Justitie Andere(te verduidelijken) SIOD Raad van Arbeidsauditeurs sporadisch driemaandelijks tweemaandelijks coördinatie strijd tegen illegale arbeid en sociale fraude overleg, coördinatie en afstemming beleid BIJKOMENDE OPMERKINGEN: - 19 -
HOOFDSTUK V : STATISTIEKEN BETREFFENDE INKOMENDE EN UITGAANDE DOSSIERS EN HANGENDE ZAKEN 1. Verschillen de gegevens die het korps registreert van deze die door de Federale Overheidsdienst Justitie worden aangemaakt en gepubliceerd? Neen 2. In bevestigend geval, geef aan waarin ze verschillen (eventueel per materie te specificeren) en geef, wanneer dit het geval is, duidelijk aan welke rol het eigen systeem van registratie en verwerking van gegevens speelt in de werking van het korps. BIJKOMENDE OPMERKINGEN: Aangezien het auditoraat niet beschikt over een degelijk geïntegreerd informaticasysteem moeten de statistische gegevens op archaïsche wijze(manueel,turven) worden verzameld en dit bij elke beweging die in een dossier plaats vindt. Het hoeft geen betoog dat zulks niet meer van deze tijd is. De minste afleiding of gebrek aan concentratie betekent foute statistieken en dus foute conclusies. Het verstrekken van cijfers, andere dan deze die geregistreerd worden ingevolge de door de FOD Justitie jaarlijks verwachte statistieken, bvb. in het kader van parlementaire vragen e.a., is dan ook steeds weer een tijdrovend karwei. Begin 2003 werd aan de arbeidsauditoraten een nieuwe statistisch formulier opgelegd. Aangezien de rubrieken meerdere interpretaties toelieten en er derhalve geen garantie was dat iedereen dezelfde inhoud aan de gebruikte begrippen zou geven, werden hieromtrent meerdere bemerkingen aan de FOD doorgezonden. Op basis van deze commentaren concludeerde de FOD Directie Statistiek en Logistieke Middelen, dat het opstellen van een methodologie/logboek wenselijk was. Tot op heden mochten wij zulk logboek nog niet ontvangen. Zelfs al poogt men (te goeder trouw) correcte cijfers te verzamelen, dan nog lijkt een zinvolle vergelijking van deze statistieken in het kader van werklastmeting en/of personeelsformatie o.i. niet mogelijk. Zoals eerder vermeld in dit verslag, zal de invoering van het REA/TPI softwaresysteem, als pilootproject in het auditoraat te Leuven vanaf 1/01/2009, op termijn toelaten om betere statistische gegevens te verzamelen. - 20 -
HOOFDSTUK VI : EVOLUTIE VAN DE WERKLAST WERKLASTMETING 1. Wordt een instrument voor de werklastmeting van de magistraten van het korps gebruikt? Zo ja, beschrijf kort dit instrument en zijn voordelen en gebreken. Geef daarbij de frequentie van gebruik aan. Schets de evolutie van de werklast die ermee werd vastgesteld. Neen 2. Heeft u initiatieven genomen om een werklastmeting in te voeren of om het bestaande systeem te verbeteren? Zo ja, welke? Neen. Gelet op de kleine omvang van het korps en de jarenlange ervaring slaagt de auditeur erin voor elke magistraat afzonderlijk in te schatten hoe groot de werklast is. Op het wekelijks overleg kan elke magistraat een tijdelijke overlast (bvb. actie in bijzonder lijvig dossier) bespreken en wordt na onderling overleg een oplossing uitgewerkt. 3. Geef de evolutie van de werklast sinds de werklastmeting weer. WERKLASTVERDELING 1. Op basis van welke criteria wordt de werklast onder de magistraten van het korps verdeeld? Elke magistraat mag aanduiden welke dossiers zijn voorkeur wegdragen. De auditeur waakt over een inhoudelijk eerlijke verdeling met gelijke werklast en zorgt ervoor dat het geheel overzichtelijk blijft voor de administratieve diensten. 2. Worden de magistraten op de hoogte gebracht van die criteria? Ja, de materieverdeling wordt immers in onderling overleg vastgelegd. 3. Hoe gebeurt die verdeling in de praktijk? Wordt controle uitgeoefend op de verdeling en wie stuurt het proces van de verdeling bij? In een korps bestaande uit 3 fte s en 1 deeltijds gedelegeerd magistraat, dient elkeen voor een ander te kunnen inspringen; flexibiliteit is een absolute must voor eenieder. De verdeling gebeurt steeds door onderlinge afspraak. - 21 -
Controle is gelet op de beperkte omvang van het korps gemakkelijk te behouden en indien nodig kan de auditeur onmiddellijk bijsturen. 4. Welke moeilijkheden brengen 1 en 2 mee en hoe lost u die op? Tot nog toe hebben er zich geen moeilijkheden voorgedaan aangezien alle magistraten zich flexibel opstellen en grote verantwoordelijkheidszin vertonen. BIJKOMENDE OPMERKINGEN: - 22 -
HOOFDSTUK VII : EVOLUTIE VAN DE GERECHTELIJKE ACHTERSTAND A. PARKET GENERAAL VAN CASSATIE B. PARKET-GENERAAL C. PARKET PROCUREUR DES KONINGS E. AUDITORAAT-GENERAAL BIJ HET ARBEIDSHOF - 23 -
F. ARBEIDSAUDITORAAT GERECHTELIJKE ACTIVITEIT Indien het korps een eigen concept van de gerechtelijke achterstand heeft, gelieve dat dan hieronder te beschrijven en aan te geven of er volgens dat concept gerechtelijke achterstand is. Alle factoren in acht nemend kan gesteld worden dat het Arbeidsauditoraat te Leuven geen gerechtelijke achterstand kent. Inzake sociaal strafrecht kende het auditoraat in 2008 een afhandelingsgraad ten gronde van 80,64 %. De hangende dossiers betreffen voornamelijk zaken waarin onderzoeksplichten dienen vervuld te worden door de inspectiediensten en zaken waarin de vervolgingen tijdelijk opgeschort werden in afwachting van een nieuwe controle. Bij de uitvoering van onze opdrachten door de inspectiediensten dient rekening te worden gehouden met een termijn van gemiddeld 6 à 9 maanden. De uitvoering van deze opdrachten wordt desalniettemin om de drie maanden herinnerd, waarna hetzij mondeling, hetzij schriftelijk contact wordt genomen om de zaken uit te klaren. Ondanks de eerder matige personeelsbezetting van verschillende inspectiediensten worden binnen het arrondissement Leuven meerdere gecoördineerde acties ter bestrijding van de illegale arbeid en de sociale fraude gehouden. De uitvoering van deze acties op het veld heeft uiteraard een weerslag op de administratieve afwerking van de dossiers. Er weze herinnerd dat de arbeidsauditeur het voorzitterschap waarneemt van de Arrondissementele Inspectie Cel wat met zich meebrengt dat hij nauw betrokken is bij de opsporing van de sociale fraude zodat hij zijn vervolgingsbeleid adequaat kan bijsturen in functie van meer voorkomende en/of ernstigere vormen van fraude. Ook in burgerlijke zaken kent het auditoraat geen achterstand. De inkomende verzoekschriften in verplicht mededeelbare zaken - 24 -
worden door het auditoraat dagelijks administratief verwerkt. Binnen één à twee maand na ontvangst van het administratief dossier en/of na eventuele uitvoering van bijkomende onderzoeken, worden de dossiers - na het opmaken van een pre-advies - aan de griffie overgemaakt ten einde vaststelling. Daar de toezending van het administratief dossier in zaken betreffende Personen met een handicap nog steeds te lang uitbleef, werd in 2007 door de griffie van de arbeidsrechtbank gestart met het onmiddellijk vaststellen van deze zaken, meer bepaald 4 maanden na neerlegging van het verzoekschrift voor wat betreft het Bestuur Maatschappelijke Integratie en op 6 maanden voor dossiers beheerd door het Vlaams Agentschap voor Personen met een handicap. Een lichte verbetering is merkbaar, doch het systeem vraagt een intensievere administratieve opvolging : het auditoraat verstuurt in functie van de rechtsdagbepaling en de daaropvolgende zittingsdata de nodige herinneringen doch stelt vast dat de administraties hieraan weinig of geen aandacht schenken. Exacte cijfers zoals gevraagd onder punt 1 infra, kunnen bij gebrek aan een informaticatoepassing niet worden gegenereerd. Er dient hierbij opgemerkt dat de rechtsdag waarvan de materies in onderstaande tabel zijn vermeld, NIET door het auditoraat wordt vastgesteld, maar wel door de griffie van de arbeidsrechtbank. De gevraagde gegevens nopens de termijn die verloopt tussen de vooropgestelde parameters kunnen enkel door de arbeidsrechtbank worden verstrekt. - 25 -
I. ALGEMENE VRAGEN 1. Vermeld in onderstaande tabel het aantal vastgestelde dossiers volgens de termijn tussen de overzending van het dossier aan het auditoraat en de rechtsdag. Indien er in dit verband overleg tussen de Voorzitter en de Arbeidsauditeur bestaat, gelieve dit te vermelden 21. 0 4 maanden 4 8 maanden 8 12 maanden 12 16 maanden > 16 maanden Sociale zekerheid werknemers Bijdragen zelfstandigen Sociale zekerheid zelfstandigen Sociale verkiezingen Mindervaliden Administratieve geldboeten Beschermde werknemers Arbeiders Bedienden 21 De voorgestelde categorieën zijn slechts indicatief ; men moet op zijn minst het onderscheid maken tussen de verplicht mededeelbare zaken (geschillen over sociale zekerheid sensu lato), de geschillen vermelden waar het auditoraat het opportuun acht op te treden en de inbreuken op het sociaal strafrecht en de verwante inbreuken. - 26 -
0 4 maanden 4 8 maanden 8 12 maanden 12 16 maanden > 16 maanden Arbeidsongevallen Beroepsziekten Bijdragen RSZ - 27 -
1. Vindt u de huidige termijnen voor rechtsdagbepaling redelijk? ZO JA : Waarom? Welke maatregelen heeft u getroffen om dat te bereiken? In toepassing van de wet van 26 april 2007 tot het bestrijden van de gerechtelijke achterstand werd door de zetel een aantal aanpassingen en herschikkingen doorgevoerd. Binnen dit kader werd met het auditoraat overeengekomen dat indien er zich een abnormale aangroei van dossiers binnen een bepaalde materie voordoet, voor deze materie een buitengewone zitting zal worden ingelast. Vindt u dat de situatie nog kan worden verbeterd? Zo ja : hoe? ZO NEEN Waarom? Wat zijn de oorzaken van deze situatie? Welke maatregelen heeft u getroffen om de termijnen voor rechtsdagbepaling in te korten? Waren deze maatregelen doeltreffend? Overweegt u andere initiatieven te nemen om deze doelstellingen te bereiken? Zo ja, welke? II. OORZAKEN VAN DE VERTRAGING 1. Wat zijn volgens u, gelet op uw ervaring, de belangrijkste oorzaken van de vertraging in de procedures? 1.1. Geschillen inzake arbeidsovereenkomsten 1.2. Geschillen inzake sociale zekerheid De termijn waarin een zaak hangende is, wordt voornamelijk bepaald door het wachten op de toezending van het administratief dossier. - 28 -
2. Welke algemene maatregelen suggereert u om deze oorzaken aan te pakken? Deze wachttijd is hélaas een externe factor waarop wij niet onmiddellijk vat kunnen krijgen. Herinneringen blijven sturen en desgevallend telefonisch aandringen, zijn de enige middelen die ons ter beschikking staan. BIJKOMENDE OPMERKINGEN: - 29 -
HOOFDSTUK VIII : BESCHRIJVING van de acties die tijdens het betrokken kalenderjaar (T) werden ondernomen om de werking van het korps te verbeteren van de resultaten Beschrijf, in MAXIMUM 2 pagina s de belangrijkste acties die zowel op het vlak van de planning als op dat van de uitvoering gedurende het betrokken kalenderjaar (T) werden ondernomen om de werking van het korps te verbeteren. Zet ook de behaalde resultaten uiteen. 22 Tijdens het werkjaar 2008 dienden geen bijzondere initiatieven te worden genomen. De algemene organisatie van het auditoraat is nog steeds gestructureerd en performant. De onderlinge communicatie verloopt zeer soepel, zelfs ietwat ongedwongen waardoor zelfs kleine ergernissen vlug kunnen worden opgemerkt. Die openheid laat aan de korpschef en de hoofdsecretaris meestal toe om te anticiperen op situaties of moeilijkheden, van welke aard ook, die dreigen te ontstaan. Dergelijke aanpak is mogelijk omdat het auditoraat een eerder kleine entiteit is met een beperkt personeelsbestand. Met de voorzitter en de hoofdgriffier van de arbeidsrechtbank, en met de verantwoordelijken van het parket, de correctionele griffie en de griffie van de politierechtbank onderhouden wij een goede samenwerking : soepel intern overleg, samen zoeken naar praktische en pragmatische oplossingen om de verwerking van de zaken eenvoudig en rationeel te doen verlopen, de gemaakte afspraken correct naleven. Telkens een wetswijziging aanleiding gaf tot het nemen van entiteitsoverschrijdende organisatorische maatregelen, heeft deze werkwijze steeds tot positieve resultaten geleid. Gezien de werking van het auditoraat gunstig blijft verlopen, is er o.i. momenteel geen reden om organisatieverandering te plannen. 22 Enkele nuttige vragen in dit verband: Welke prioritaire doelen had u vooropgesteld voor het jaar T? Heeft u die doelen bereikt? Wat waren de gevolgen voor het korps en voor het publiek? Welke doelstellingen werden tijdens het jaar T vastgelegd? Wanneer zouden zij bereikt moeten zijn (maar vooral welke doelstellingen zullen volgend jaar (T + 1) bereikt moeten zijn? Kaderen de doelstellingen binnen een meer algemeen plan? Kaderen zij binnen een programma? Een project? Is er een visie van het korps zoals het er over enkele jaren zou moeten uitzien? Zijn de personeelsleden daarvan op de hoogte? Kunnen zij zich vinden in die visie? Waren er tijdens het jaar T belangrijke punten die bijzondere aandacht vereistten en die niet in de doelstellingen voor het jaar T waren opgenomen? - 30 -