SELECTIELEIDRAAD VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MET ALS VOORWERP CAMERA- EN REPORTAGENETWERK ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING Opdrachtgevend bestuur Lokale Politie Antwerpen Ontwerper Dienst Aankoop, Hanna de Bakker Generaal Armstrongweg 1 te 2020 Antwerpen Blz. 1
Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER... 4 I.3 WIJZE VAN GUNNEN... 4 I.4 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE... 4 I.5 VORM EN INHOUD VAN DE AANVRAAG TOT DEELNEMING... 7 I.6 INDIENEN VAN DE AANVRAAG TOT DEELNEMING... 7 I.7 OPENING VAN DE AANVRAAG TOT DEELNEMINGEN... 7 II. TECHNISCHE BEPALINGEN... 8 II.1.1 Doelstelling selectieleidraad... 8 II.1.2 Wijze van gunnen, motivering, procedure... 8 II.1.3 Opdrachtomschrijving... 9 BIJLAGE A : KANDIDAATSTELLINGFSFORMULIER... 10 Blz. 2
Inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: Naam: Dienst communicatie Adres: Oudaan 5, 12e verdiep te 2000 Antwerpen Contactpersoon: De heer Sven Lommaert Telefoon: 03 338 58 49 E-mail: sven.lommaert@politie.antwerpen.be Ontwerper Naam: Dienst Aankoop Adres: Generaal Armstrongweg 1 te 2020 Antwerpen Contactpersoon: Mevrouw Hanna de Bakker Telefoon: 03 338 85 61 E-mail: hanna.debakker@stad.antwerpen.be Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. 6. Decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; 7. Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. 8. Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 106 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van toepassing gemaakt. Artikel 57 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van 90 op 180 kalenderdagen gebracht. Blz. 3
I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen. I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten: Camera- en reportagenetwerk. Plaats van dienstverlening: Dienst communicatie, Oudaan 5, 12e verdiep te 2000 Antwerpen De aanbestedende overheid ziet er op toe dat deze opdracht wordt uitgevoerd met inachtname van de anti-discriminatiewetgeving. I.2 Identiteit van de opdrachtgever Lokale Politie Antwerpen Generaal Armstrongweg 1 2020 Antwerpen I.3 Wijze van gunnen Overeenkomstig artikel 26, 2, 4 (het betreft een opdracht die betrekking heeft op niet-prioritaire diensten) van de wet van 15 juni 2006, wordt de opdracht gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking. I.4 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het formulier van aanvraag tot deelneming moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de kandidaat-inschrijver (toegangsrecht) Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de kandidaat-inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de kandidaat-inschrijver uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: - het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; Blz. 4
- de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. De bewijzen over de uitsluitingsgronden van artikel 61 2, 1, 2, 5 en 6 worden door de aanbestedende overheid zelf opgezocht voor de Belgische kandidaat-inschrijver die in aanmerking komt voor selectie. Aan de Belgische kandidaat-inschrijver die in aanmerking komt voor selectie zal wel een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst gevraagd worden, waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. Dit attest mag ten vroegste 3 maanden voor ontvangst door de aanbestedende overheid uitgereikt zijn. Dit uittreksel kan voor de Belgische kandidaat-inschrijver (rechtspersonen) gevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Justitie, DG RO Dienst centraal strafregister, Waterloolaan 115, 1000 Brussel Tel +32 (0)2 552 27 48 Fax +32 (0)2 552 27 82 E-mail cjc-csr@just.fgov.be. Omdat de aanbestedende overheid niet bij machte is de bewijzen van de uitsluitingsgronden zelf op te zoeken in het geval van een buitenlandse inschrijving, dienen buitenlandse kandidaat-inschrijvers die in aanmerking komen als kandidaat zelf alle bewijzen omtrent de uitsluitingsgronden aan te leveren, zijnde: at de kandidaat-inschrijver: -niet veroordeeld is geweest voor deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude of het witwassen van geld; -niet in staat van faillissement of vereffening verkeert; -geen aangifte van faillissement heeft gedaan of procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is tegen hem; -niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast; -bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan; -zich niet schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van deze inlichtingen. overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is ttest waaruit blijkt dat voldaan is aan de betaling van belastingen, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Een kandidaat-inschrijver mag slechts één aanvraag tot deelneming per opdracht indienen. Elke deelnemer aan een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een kandidaatinschrijver. Zodra blijkt dat een kandidaat-inschrijver zich in een toestand van uitsluiting bevindt, wordt hij uitgesloten van deelneming aan de opdracht. Een kandidaat-inschrijver die niet RSZ-plichtig is (geen personeel, inschrijving door natuurlijke persoon, etc ), moet een verklaring op eer bijvoegen waarin hij verklaart waarom hij niet RSZplichtig is. Iedere valse verklaring is een uitsluitingsgrond voor deelneming aan deze opdracht. Indien na contractsluiting zou blijken dat ten deze een valse verklaring werd afgelegd, kan het contract door de aanbestedende overheid eenzijdig en zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, ten laste van de wederpartij verbroken worden. Wanneer de kandidaat-inschrijver beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie vermeldt de kandidaat-inschrijver in zijn offerte voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt. Hij voegt hierbij een verklaring op erewoord aan zijn aanvraag tot deelneming omtrent de uitsluitingsgrond van de andere entiteit. Blz. 5
Aandachtspunt: Wanneer de kandidaat-inschrijver een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid vormt, dan moet voor elke deelnemer aan de combinatie, de bovenvermelde documenten ingediend worden. De kandidaat-inschrijver wordt eraan herinnerd dat wanneer hij beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, moet hij deze entiteiten vermelden in zijn aanvraag tot deelneming en dezelfde entiteiten ook behouden bij de indiening van zijn offerte. Economische en financiële draagkracht van de kandidaat-inschrijver (kwalitatieve selectie) Het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's. Verzekering tegen beroepsrisico: uitsluitingscriterium De kandidaat-inschrijver voegt bij zijn kandidatuur het bewijs dat hij beschikt over de dekking van een verzekering tegen beroepsrisico s, dat wil zeggen burgerlijke aansprakelijkheid zoals bepaald in artikel 3 van de wet van 10 april 1990 tot regeling van de private en bijzondere veiligheid en de arbeidsongevallen. De kandidaat-inschrijver preciseert in zijn aanvraag tot deelneming de voorwaarden van de verzekeringspolis die hij onderschreven heeft om de beroepsrisico s, namelijk burgerlijke aansprakelijkheid en arbeidsongevallen, te dekken met vermelding van begin- en einddatum. Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is over de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de kandidaat of de inschrijver met zijn activiteit is begonnen. Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie) a) Een portfolio (50 punten) Deze bevat: voorstelling van het bedrijf, organisatorische voorstelling van het team en eventuele partners, eerdere gelijkaardige realisaties (videoreportages) uit de afgelopen drie jaar, overzicht van klanten waarvoor er in de afgelopen drie jaar aan gelijkaardige projecten gewerkt werd; b) Projectteam (25 punten) Curriculum Vitae van de personen die de uiteindelijke opdrachten zullen uitvoeren met opgave van specialisaties en eventuele beperkingen; c) Referentielijst met praktijkvoorbeelden (25 punten) De inschrijver toont met praktijkvoorbeelden aan dat hij ervaring heeft in de audiovisuele berichtgeving op lokaal niveau. Ervaring in journalistieke berichtgeving over politie en justitie is een pluspunt. d) Volledig ingevuld en ondertekend kandidaatstellingsformulier (Bijlage A) Blz. 6
I.5 Vorm en inhoud van de aanvraag tot deelneming De kandidaat-inschrijver maakt zijn aanvraag tot deelneming op in het Nederlands en vult de eventueel bij de selectieleidraad behorende formulier in. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. I.6 Indienen van de aanvraag tot deelneming De aanvragen tot deelneming mogen alleen verstuurd worden via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een aanvraag tot deelneming per e-mail niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een aanvraag tot deelneming in te dienen. Door zijn aanvraag tot deelneming volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de kandidaat-inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. De aanvraag tot deelneming moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de aanvragen tot deelneming. Meer informatie kan u vinden op volgende website: http://www.publicprocurement.be of via de e- procurement helpdesk op het nummer: +32 (0)2 790 52 00. De offerte kan niet ingediend worden op papier Door het indienen van een aanvraag tot deelneming aanvaarden de kandidaat-inschrijvers onvoorwaardelijk de inhoud van de selectieleidraad en de bijhorende opdrachtdocumenten zoals deze in de selectieleidraad beschreven is en aanvaarden zij zelf door de bepalingen ervan gebonden te zijn. Indien een kandidaat-inschrijver in dat verband een bezwaar heeft, dient hij dat schriftelijk en per aangetekende post binnen zeven kalenderdagen na ontvangst van de selectieleidraad, bekend te maken aan de aanbestedende overheid met omschrijving van de reden. I.7 Opening van de aanvraag tot deelnemingen Uiterste indieningsdatum van de aanvraag tot deelneming: dinsdag 25 oktober 2016 om 10.00 uur. Blz. 7
II. Technische bepalingen II.1.1 Doelstelling selectieleidraad Met deze selectieleidraad wil Lokale Politie Antwerpen voldoende informatie over de opdracht meegeven aan de kandidaat-inschrijvers zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. Deze selectieleidraad is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. II.1.2 Wijze van gunnen, motivering, procedure II.1.2.1 Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur. II.1.2.2 Procedure die zal gevolgd worden De gunning zal in 2 fasen plaatsvinden: 1. Eerste fase: de selectiefase Deze bestaat uit: o Indienen van een aanvraag tot deelneming; o De betrouwbaarheid en de bekwaamheid van de kandidaat-inschrijvers wordt onderzocht op grond van de in de selectieleidraad vermelde uitsluitingsgronden en selectiecriteria; o Goedkeuring selectie door college van burgemeester en schepenen; o Communicatie naar de kandidaat-inschrijvers over de selectie; 2. Tweede fase: de gunningsfase (Enkel voor de geselecteerde kandidaten) Deze bestaat uit: Goedkeuring van het bestek door college van burgemeester en schepenen; Het bestek wordt verzonden aan de geselecteerde kandidaten met uitnodiging tot het indienen van een offerte; Periode uitwerking van de offertes; Indienen van de offertes; Onderhandelingen; Evaluatie van de inschrijvers op basis van de gunningscriteria; Gunning. De procedure van beoordeling van de geselecteerde inschrijvers (fase 2) zal verlopen in een aantal onderhandelingsrondes. In de eerste ronde wordt verwacht dat de geselecteerde inschrijvers hun offerte komen toelichten voor een jury. Er zal aan de geselecteerde inschrijver gevraagd worden om eventuele onduidelijkheden toe te lichten. Ook zal de jury inhoudelijke vragen stellen. Blz. 8
In de tweede onderhandelingsronde zal aan de geselecteerde inschrijver gevraagd worden om op basis van de opmerkingen gedaan door de jury zijn Best And Final Offer (BAFO) aan te bieden. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen. II.1.3 Opdrachtomschrijving De communicatiedienst van Lokale Politie Antwerpen wil voor de realisatie van (crisis) videoboodschappen beroep doen op een extern productiehuis. We willen deze videoreporters gedurende drie jaar inzetten binnen het project newsroom. We verwachten van de uitvoerder dat hij een 24/7-permanentie kan voorzien en dus te allen tijde inzetbaar is en snel kan reageren/handelen. Het takenpakket is niet limitatief, maar kent als voornaamste taak het realiseren van videoreportages, met geregeld een journalistieke insteek, volgens de wensen van Lokale Politie Antwerpen. De realisaties omvatten de beeldvergaring, het inwinnen van informatie, interviews doen, het verhalend monteren, het opleveren van een kwaliteitsvol eindproduct inclusief grafiek, enz. Voorbeelden hierbij zijn: videoboodschap van de korpschef, verslag van vakbondsacties, verslaggeving bij zware incidenten of rampen, reportage over nieuwigheden in het korps, De realisaties zullen in- en extern via communicatiekanalen zoals intranet, website en twitter worden gecommuniceerd. II.2 Looptijd Termijn in maanden: 48 maanden De overeenkomst wordt gesloten voor één jaar met maximum drie verlengingen van telkens een jaar die stilzwijgend worden verlengd. De maximale totale looptijd bedraagt 4 jaar. De termijn van 4 jaar begint te lopen vanaf de 3de kalenderdag na betekening van de sluitingsbrief. Blz. 9
BIJLAGE A : KANDIDAATSTELLINGFSFORMULIER KANDIDAATSTELLINGSFORMULIER VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP CAMERA- EN REPORTAGENETWERK Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Belangrijk: dit formulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de kandidaatinschrijver. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: GSM: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: GSM: Fax: E-mail: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) combinatie zonder rechtspersoonlijkheid De ondergetekenden die zich in een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel): VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE OPDRACHT OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN DE SELECTIELEIDRAAD VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: Onderaannemers Blz. 10
Er zullen onderaannemers worden aangewend: JA / NEE (doorhalen wat niet van toepassing is) Personeel Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: JA / NEE (doorhalen wat niet van toepassing is) Het betreft volgende EU-lidstaat: Bij de offerte te voegen documenten Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd: - de gedateerde en ondertekende documenten, die de selectieleidraad verplicht over te leggen; - de modellen, monsters en andere inlichtingen, die de selectieleidraad verplicht over te leggen. Gedaan te... De... De kandidaat-inschrijver, Handtekening:... Naam en voornaam:... Functie:... Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). (1) Doorhalen wat niet van toepassing is Blz. 11