SPORTCOMPLEX DE DAMBURG ALGEMENE GEBRUIKSNOTA BIJ EVENEMENTEN EN VIP ACTIVITEITEN Aansluiting Elektriciteit - Bij evenementen dient steeds gebruik gemaakt te worden van de aansluitingen 63A/125A (gewone stopcontacten worden zo weinig mogelijk gebruikt). - Dit voor extra muziekinstallaties, belichting, waterkokers, koffieapparaten, of andere zwaar belastende toestellen. - Deze aansluitingen zijn voor Hal 1 in de berging en voor Hal 2 langs de grote poort. Er zijn speciale aansluitstukken geleverd om het gebruik van 63A/125A aansluitingen te vergemakkelijken. - Het maximaal vermogen is af te lezen van het etiket op de aansluiting. - Bij gebruik van 63A/125A paddenstoelen plaatsen en verlengkabels steeds volledig afrollen. 1
Schematisch overzicht van de stopcontacten/aansluitingen lokaal werkstopcontacten bijkomende voorzieningen keuken VIP berging hal 1 hal 1 berging hal 2 hal 2 Keuken café per groep (deze stopcontacten mogen NIET gebruikt worden bij evenementen) per groep (deze stopcontacten mogen NIET gebruikt worden bij evenementen) 2x20A/2x4500watt dojo Extra time buitenaansluiting 2x32A / 2X7300watt stopcontacten onder dampkap kunnen belast worden met 20A/4500watt per stuk (zie label) aansluitpunt: 63A/14500Watt aansluitpunt 125A/28750watt VERPLICHT TE GEBRUIKEN BIJ EVENEMENTEN DOOR GEBRUIK TE MAKEN VAN EEN PADDENSTOEL aansluitpunt: 63A/14500Watt aansluitpunt 125A/28750watt VERPLICHT TE GEBRUIKEN BIJ EVENEMENTEN DOOR GEBRUIK TE MAKEN VAN EEN PADDENSTOEL stopcontacten onder dampkap kunnen belast worden met 20A/4500watt per stuk (zie label) Extra Time (VIP ruimte) - Verwijzend naar het addendum reglement van inwendige orde, gebruik VIP Extra Time, zijn slechts die mensen toegelaten tot de ruimte die vernoemd worden volgens de diverse activiteiten. De vereniging is hierbij verantwoordelijk voor de controle. - De gebruiker heeft de nodige eerbied voor materiaal en meubilair. - De gebruiker krijgt de sleutel en zorgt ervoor dat na afloop al de deuren gesloten en de lichten gedoofd zijn (ook in de keuken). - Het poetsen van de Extra Time gebeurt door de (onder)- concessionaris Theo Hendrix. Hij rekent hiervoor de vereniging een vergoeding van 87.5 aan. - Dadelijk na de activiteit dient de gebruiker evenwel de volgende voorbereidende werken uit te voeren: ronde tafelbladen en staan tafels afvegen en in kar op galerij plaatsen, tentoonstellingspanelen wegplaatsen, frigo s leegmaken, buffet opruimen (glazen en tassen in rek), zaal en terras borstelen. De sportdienst stelt hiervoor poetsgerief en materiaal ter beschikking. Het materiaal alsook de producten vind je in de berging. Bij slechte voorbereidende werken zullen de extra kosten voor onderhoud op de gebruiker verhaald worden. - Het onderhoud van de keuken is ten laste van de traiteur. Indien dit onderhoud onvoldoende gebeurt, worden ook deze extra kosten op de gebruiker verhaald. 2
- De gebruiker zorgt zelf voor hand- en vaatdoeken. - De gebruiker meldt schade dadelijk na afloop. De nieuwe gebruiker meldt eventuele tekorten vooraf. Gemaakte schade wordt dan verhaald op de vorige gebruiker. - De gebruiker is verantwoordelijk voor het wassen van de tafelrokken. - De gebruiker ruimt het afval na afloop op. - De gebruiker mag geen vetten in de afvoer gieten. - De gebruiker trekt de frigo s na afloop uit. - De gebruiker voert het leeggoed onmiddellijk na de activiteit af. - Het is aan de gebruiker niet toegestaan de werking van de dampkap te onderbreken na indienststelling. Deze werkt dmv een tijdschakeling. - Bij gebruik van de geluidinstallatie volgt de gebruiker de bijhorende handleiding op. - Er is in het volledige gebouw een absoluut rookverbod! - Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de achterinkom en de bijhorende parking. - Voetbaltribunes worden na iedere VIP activiteit weggeplaats. Gebruik Regie Ruimte - Enkele verantwoordelijken per vereniging. - Contact opnemen met de sportdienst voor opleiding. Gebruik mobiele geluidinstallatie in zaal - Enkele verantwoordelijken per vereniging. - Contact opnemen met de sportdienst voor opleiding. Afdekken Sportvloeren - Zowel voor hal 1 als hal 2 worden matten ter beschikking gesteld. - Plastiek dient aangebracht onder de matten op de plaats van de buffetten. - De volledige vloer dient afgedekt. - Puntbelasting (podium, ) op de vloer dient vermeden te worden door het leggen van vloerplaten. - Na afloop dienen de matten eerst afgeborsteld te worden. - Matten die vervuild zijn dienen eerst gereinigd en gedroogd te worden alvorens men ze oprolt. - Matten worden keurig opgerold. Gebruik hiervoor het oprolsysteem. - Deze matten worden eerst opgerold na goedkeuring door iemand van de sportdienst. - Matten worden verdeeld over de paletten en ordelijk weggeplaatst. Evenement Algemeen 3
- De inrichter heeft het recht dranken te verkopen. Evenwel is hij gebonden aan het concessiecontract afgesloten tussen het AGB en de NV Bockhold (zie art. 5 van het addendum reglement van inwendige orde evenementen sportcomplex de Damburg gebruik hallen bij evenementen (Raad van bestuur 10 mei 2001). - De organisatie duidt één verantwoordelijke aan. Deze persoon is verantwoordelijk voor het sleutelbeheer, controle op toiletten, controle op het rookverbod, controle op brandveiligheid en algemene veiligheid en ordehandhaving. - De inrichter is verplicht de zaal vooraf te laten controleren door de plaatselijke brandweer en dient een positief verslag voor te leggen. - De inrichter sluit een verzekering BA + contractuele aansprakelijkheid gebouwen en inhoud af. Een afschrift van de polis wordt vooraf aan de sportdienst bezorgd. - De inrichter draagt de kosten voor Sabam, Billijke vergoeding, e.d. - De inrichter draagt de nodige eerbied voor accommodatie en materialen. - De inrichter houdt strikt rekening met de maximale capaciteit van de zalen. - De nooddeuren dienen steeds obstakelvrij te zijn. - De inrichter gebruikt enkel de ter beschikking gestelde zaal(en) en toiletten. - Voor evenementen zijn dit de toiletten van de benedenverdieping (-1). - De andere ruimten worden afgesloten. - De inkom voor publiek is in principe de evenementen inkom. Afwijkingen hierop kunnen slechts na goedkeuring van de sportdienst. - De inrichter zorgt voor al de materialen (tafels, stoelen, buffetten, glaswerk, handdoeken, vaatdoeken,.) voor zijn organisatie. Borstels en emmers worden eventueel ter beschikking gesteld. - De inrichter zorgt voor afvoer van afval. - Indien de bergruimten ontruimd worden voor plaatsing van buffetten wordt al het sportmateriaal nadien ordelijk terug geplaatst. In afwachting kan alles gestockeerd worden in de kelder. - Het gebruik van een hoogtewerker dient ter goedkeuring voorgelegd aan de sportdienst. Er dienen steeds rijplaten gelegd. - Geen materialen of andere attributen worden opgehangen aan de muren of spanten zonder voorafgaandelijke goedkeuring van de sportdienst. - Schade aan gebouw of aanhorigheden wordt meteen gemeld aan de sportdienst. De verantwoordelijke van het evenement en/of VIP activiteit verklaart zich akkoord met het reglement van inwendige orde van Sportcomplex De Damburg, inclusief addenda en met deze gebruiksnota. (naam eindverantwoordelijke en handtekening) Dit formulier werd ingediend op de sportdienst op: 4
5