Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 Inhoudsopgave 1. Programma Groepsontwikkeling 66 2. Programma Spel 67 3. Programma Scouting Academy 69 4. HRM 71 5. Communicatie 73 6. Projectenbureau 76 7. Landelijk servicecentrum 77 Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 65
1. Programma Groepsontwikkeling Doelstellingen Groepsontwikkeling De realisatie van het programma Groepsontwikkeling, conform programma opdracht. Leden van groepsbesturen en leidinggevenden op groepsniveau. Follow-up van 70 groepen die in 2011 gestart zijn met het programma Groepsontwikkeling. Start van 150 groepen met programma Groepsontwikkeling in 2012. Selectie van groepen die in tweede helft van 2012 en eerste helft van 2013 in aanmerking komen voor deelname aan het programma Groepsontwikkeling. Werving en begeleiding van senior- en regiocoaches, aantal is afhankelijk van voortgang en resultaten, maar blijft binnen taakstelling. Ontwikkelen ondersteuning en praktische materialen voor groepen om succesvol met de werving van jeugd- en kaderleden aan het werk te gaan. (eerste helft van 2012) een analyse op het gebruik, waardering en effecten van de light-scan bij de groepen die deze aangevraagd hebben. Landelijke evaluatiebijeenkomst in maart 2012 voor de 50 groepen die in het najaar 2011 gestart zijn. Ontwikkelen van productcatalogus voor de ondersteuning van groepen en hun besturen vanuit programma Groepsontwikkeling in samenwerking met andere organisatie onderdelen. Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 66
2. Programma Spel Doelstellingen Spel 1. Organisatie/beheer programma. Een functionerende programmagroep met voldoende vrijwilligers om het activiteitenplan uit te kunnen voeren. a. De ontwikkeling en implementatie van de vernieuwde spelvisie en -methode en de daarbij behorende hulpmiddelen, conform de afspraken die hierover in de LR van 13-12-2008 zijn gemaakt. Jeugdleden, leidinggevenden, praktijkbegeleiders en groepsbegeleiders op groepsniveau. Trainers, praktijkcoaches, programmamedewerkers en communicatiemedewerkers op regioniveau. 2. Ontwikkeling nieuw materiaal. 3. Implementatie. De nieuwe spelmiddelen zijn voor alle leeftijdsgroepen gerealiseerd. Voor elke leeftijdsgroep zijn de evt. bijbehorende methodische hulpmiddelen, zoals een insignepakket, gerealiseerd. Er worden planmatig communicatieve (en andere) activiteiten uitgevoerd t.b.v. de implementatie van de vernieuwde spelvisie en -methode en bijbehorende hulpmiddelen. b. Het bieden van reguliere spelinhoudelijke ondersteuning, zoals vastgelegd in art. 57 van het huishoudelijk reglement. Leidinggevenden, praktijkbegeleiders en groepsbegeleiders op groepsniveau. Trainers, praktijkcoaches en programmamedewerkers op regioniveau. Programmamedewerkers op landelijk niveau. 4. Regulier spelinhoudelijke ondersteuning Regiospel bevers voor 2013. Regiospel welpen voor 2013. Landelijk speltakoverleg voor regionale programmamedewerkers en medewerkers binnen de programmagroep Spel. Het beantwoorden van klantvragen op het gebied van Spel. Het plaatsen van informatie over Spel op de website. Het bieden van speltips via de @-scout, Scouting Magazines en website. Het bewaken van de juiste toepassing van de vernieuwde spelvisie en -methode bij landelijke ledenactiviteiten. Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 67
Doelstellingen Spel c. Het volgen van ontwikkelingen en trends binnen de vereniging en maatschappij die voor het programma Spel relevant zijn en deze vervolgens vertalen naar beleidsaanbevelingen en projectvoorstellen. Landelijk bestuur en het landelijk managementteam. 5. Monitoring van het gebruik van de spelmethode. 6. Het onderhouden van contacten. (Deze activiteit wordt uitgesteld tot na 2012.) Alle bestaande contacten worden onderhouden. d. Het waar nodig en mogelijk leveren van een bijdrage aan de realisatie van meerjarenbeleidsdoelen en reguliere ondersteuningstaken door de andere organisatieonderdelen van het landelijk niveau. Medewerkers landelijke organisatie. 7. Aanvullende ontwikkeling spel op basis van gesignaleerde trends. (Deze activiteit wordt uitgesteld tot na 2012.) Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 68
3. Programma Scouting Academy Doelstellingen Scouting Academy 1. Programmaorganisatie. Een goed functionerende landelijke Scouting Academy programmagroep met voldoende vrijwilligers. Deelnemen in Europees project Recognition. a. De ontwikkeling en implementatie van Scouting Academy. Leidinggevenden en alle andere vrijwilligers, omdat zij allemaal beoogd worden deel te nemen aan de activiteiten van Scouting Academy om hun deskundigheidsontwikkeling vorm te geven. Specifiek regio s voor wat betreft de Harmonisatie, Ondersteuning en Implementatie. 2. Ontwikkeling. Functieprofielen en kwalificatiekaarten voor de DLG vrijwilligersfuncties. Teamprofielen voor leidinggevenden van elke leeftijdsgroep. Het ontwikkelen van een kwalificatieleidraad voor het vaststellen van competenties. Het doorontwikkelen van trainingsmodules voor DLG. Ontwikkelen van kamp- en bivakmodules en modules voor teamleiders. Opstart van het ontwikkelen van trainingsmodules voor NDLG. 3. Procedures en registratie. Een passend registratiesysteem voor het invoeren van competenties en kwalificaties (met voorkeur in SOL). Onderzoek naar een tool voor een eenvoudige(r) inschaling van de persoonsgebonden competenties. 4. Harmonisatie, Ondersteuning en Implementatie. Regio's worden ondersteund in het uitdragen en implementeren van de Scouting Academy in regio en groep. Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 69
Doelstellingen Scouting Academy 5. Landelijke opleidingscapaciteit. Bieden van overstaptrainingen van bevoegdheden naar kwalificaties. Bieden van overstaptrainingen voor trainers. b. Het bieden van reguliere ondersteuning op het gebied van deskundigheidsbevordering van vrijwilligers binnen Scouting Nederland. Praktijk- en groepsbegeleiders, praktijkcoaches, trainers en opleiders. Bestuurders op alle niveaus. Specifiek leidinggevenden en alle andere vrijwilligers voor wat betreft Gilwell, Scoutiviteit en het Programma Scouting Talent. 6. Landelijke opleidingscapaciteit. 7. Informatie en communicatie. Trainingen en kwalificatietrajecten voor opleiders, trainers, praktijkcoaches. Hierdoor ontstaat er voldoende mogelijkheid praktijkbegeleiders op te leiden en verder te ontwikkelen. Realiseren van diverse Gilwellcursussen, Scoutiviteit en het Programma Scouting Talent. Beantwoorden klantvragen op het gebied van Scouting Academy en het bieden van informatie over deskundigheidsbevordering in @-scout, Scouting Magazines en website. Organiseren Landelijk Overleg Scouting Academy. 8. Harmonisatie, Ondersteuning en Implementatie. Advies en ondersteuning van regio's bij het organiseren van trainingen voor training praktijkbegeleiders. Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 70
4. HRM Doelstellingen HRM 1. Organisatie/beheer. Een functionerend landelijk HRM-team met voldoende vrijwilligers om het activiteitenplan uit te kunnen voeren. a. De realisatie en verdere implementatie van het vrijwilligersbeleid op landelijk niveau. Projectleiders en medewerkers van landelijke teams. 2. Ontwikkelen en implementeren vrijwilligersbeleid. Het verder ontwikkelen en implementeren van het vrijwilligersbeleid, waarin aandacht voor het werven en behoud van vrijwilligers, man-vrouw verdeling in teams, Arbo en zorg voor vrijwilligers. Het verder ontwikkelen en implementeren van een digitaal HRM-systeem ter ondersteuning van de uitvoering van het vrijwilligersbeleid op landelijk niveau. b. De implementatie van het vrijwilligersbeleid op groeps- en regioniveau. Regiovoorzitters, groepsvoorzitters en groepsbegeleiders. 3. Het faciliteren van kwalitatief goede bemensing. Het ontwikkelen van een toolpakket voor de implementatie van het vrijwilligersbeleid op groeps- en regioniveau. c. Het bieden van reguliere ondersteuning op het gebied van HRM aan groepen, regio's en organisatieonderdelen van het landelijk niveau. HRM-medewerkers op landelijk, regionaal en groepsniveau Het voeren van intakegesprekken met kandidaat vrijwilligers voor projecten en teams op landelijk niveau op OT-niveau. Het geven van advies aan bestuur, programmamanagers, projectleiders en voorzitters van landelijke teams, over de toepassing van het vrijwilligersbeleid en de selectie en aanstelling van vrijwilligers. Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 71
Doelstellingen HRM Het plaatsen en bijhouden van vacatures voor functies op landelijk niveau en informatie over vrijwilligersbeleid op de website. Het informeren van HRM-medewerkers op landelijk, regionaal en groepsniveau over vacatures en vrijwilligersbeleid via @-scout en Scouting Magazines. Het oprichten van een helpdesk voor het beantwoorden van klantvragen over HRM en vrijwilligersbeleid. Het selecteren van deelnemers voor internationale seminars en congressen in overleg met IC s. Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 72
5. Communicatie Doelstellingen Communicatie a. Het ontwikkelen en uitvoeren van communicatiebeleid, gericht op het - intern én extern - vergroten van de inhoudelijke naamsbekendheid van Scouting. Totale vereniging. 1. Versterken van de positionering. Extra free publicity gegenereerd in landelijke pers, o.a. met.project mediascouts. Positionering versterkt via de LLA s, de in- en externe communicatiekanalen, ScoutTV en tools voor contactpersonen communicatie. 2. Versterken van inhoudelijke naambekendheid gebaseerd thematiek 2012: Jeugd en leren. Thematiek is geïntegreerd in interne media (Scouting Magazines, @-scout, Mijn Scouting) én externe kanalen (nieuwsbrief website, extra publiciteit in vakbladen). Thematiek is opgenomen in landelijke ledenactiviteiten en ondersteunt werving van kaderleden. Hulpmiddelen zijn uitgerold in de vereniging. 3. Doorontwikkelen social mediastrategie. 4. Calamiteitencommunicatie. Social media strategie, inclusief webcarebeleid, is ontwikkeld en activiteiten zijn uitgerold. Preventieve adviezen zijn geformuleerd en uitgerold naar groepen, woordvoering bij calamiteiten is verzorgd. Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 73
Doelstellingen Communicatie b. Het ontwikkelen en uitvoeren van een gerichte interne communicatiestrategie, ter stimulering van de gewenste kwalitatieve veranderingen in de vereniging (ondersteuning invoer programma s). 5. Advies en ondersteuning Groepsontwikkeling. Groepen weten wat speelt in GO via @- scout, magazines, etc. Ontwikkeling en implementatie van tools. Redactie en vormgeving productencatalogus voor groepen. Best practices groepen op vijf succesfactoren zijn zichtbaar gemaakt. Interactief platform voor coaches is opgestart. c. Het onderhouden van diverse communicatiemiddelen/-diensten om effectieve communicatie te handhaven en door te ontwikkelen. 6. Advies en ondersteuning Spel.. 7. Advies en ondersteuning Scouting Academy 8. Onderhouden en doorontwikkelen van de diverse bestaande communicatiemiddelen en diensten. Groepen geïnformeerd over spel en regiospelen via @-scout, Scouting Magazines, e.d. (Beeld)redactie gidsen is verzorgd. Communicatieve hulpmiddelen thematiek Jeugd en leren zijn ontwikkeld, film over doorlopende leerlijn. Een website voor explorers, website en medium voor roverscouts. Redactie en vormgeving van modules zijn verzorgd. Communicatieplan opgesteld. Kwalificatiekaarten zijn doorontwikkeld. Inhoudelijke ondersteuning van SAmodules over communicatie. Onderhoud communicatiesystemen (websites, social media, nieuwsbrieven) Heroverweging aanpak Scoutingbladen. Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 74
Doelstellingen Communicatie Optimaliseren webgebruik voor leden (Open-ID-login (Single sign-on) is ingesteld, web-effectivity-evaluatie is uitgevoerd). Nieuwsbriefapplicatie voor groepen is ingevoerd. Beeldbank en intranet LSC zijn doorontwikkeld. d. Het geven van communicatieadvies aan groepen, regio's en organisatieonderdelen van het landelijk niveau. e. Het volgen van ontwikkelingen en trends binnen de vereniging en maatschappij die voor de inen externe communicatie relevant zijn en deze zo nodig vertalen naar aanbevelingen. 9. Geven van communicatieadvies. Groepen/regio/teams kregen advies en antwoord op hun vragen over alle communicatieaspecten. Huisstijlbewaking en misbruik ervan tegengegaan. Indien relevant zijn de ontwikkeling vertaald naar aanbevelingen richting programmagroepen, directie, bestuur en vereniging. Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 75
6. Projectenbureau Doelstellingen Projectenbureau a. Het realiseren van landelijke ledenactiviteiten. Deelnemers aan en projectteams van landelijke ledenactiviteiten. 1. Landelijke ledenactiviteiten. Nationale Jamboree 2012. HIT 2012. LSW 2012. JOTA-JOTI 2012. LSZW 2012. Roverway 2012. Opstarten Scout-In13. Opstarten NAWAKA 2014. b. Het realiseren van projecten vanuit de landelijke organisatie die aan het projectenbureau zijn gedelegeerd. Programmanagers en teamvoorzitters van het landelijk niveau en de doelgroepen op wie de projecten zijn gericht. 2. Projecten. Deze projecten zijn benoemd in de activiteitenplannen van de andere onderdelen/programmagroepen. c. Het bieden van reguliere ondersteuning aan landelijke teams. Landelijk bestuur, programmamanagers en de projectleiders van de diverse landelijke projecten. 3. Kwaliteitsontwikkeling en -bewaking van projecten. Het ontwikkelen en van een kwaliteitsgerichte projectmanagement methode (PMT). Alle landelijke projectgroepen passen eind 2012 deze methode toe. Het bijhouden van een actueel overzicht van de status van de projecten. Het geven van advies aan projectleiders en projectteams op het gebied van projectmatig werken. Het adviseren over het aanstellen van projectleiders. Het vergroten van het netwerk financieel specialisten t.b.v. het opstellen van begrotingen en gezond financieel beheer van grote projecten en LLA s. Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 76
7. Landelijk servicecentrum (LSC) Doelstellingen LSC a. Het bieden van de 'reguliere ondersteuning' (activiteiten, diensten en producten) vanuit het LSC. Regio's en steunpunten. 1. Landelijke (overleg) bijeenkomsten. Organiseren Forumdag 14 januari 2012. Organiseren landelijke raad op 16 juni en 15 december 2012. Organiseren van twee landelijke bijeenkomsten voor regiovoorzitters (waarvan één op de Forumdag). Organiseren overleg met steunpuntdirecteuren. Alle leden. 2. Opbouwwerk regio's. 3. Waarderingstekens. 4. Scouts Online en andere ICT-toepassingen. 5. Fondsenwerving/ sponsoring. 6. ScoutShop (webwinkel, ScoutShop-vestigingen en mobiele ScoutShop). Regiosupport d.m.v. advies en ondersteuning in opbouwen van regio(bestuur). Minimaal één maal per jaar een bezoek aan alle regio's. Beoordelen aanvragen en coördineren uitreikingen van gouden waarderingstekens door landelijk bestuur. Nieuwe toepassingen voor groepsontwikkeling en Scouting Academy realiseren in 2012. Binnenhalen van fondsgelden en sponsoren. Bijdrage aan de vereniging leveren door, conform de begroting, leuke en uitdagende artikelen te voeren. Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 77
Doelstellingen LSC 7. Juridische zaken. Juridisch advies aan groepen en regio's in voorkomende gevallen. Advies geven aangaande het huishoudelijk reglement. Realiseren dat eind 2012 95% van de groepen een vereniging is. 8. Verzekeringen. 9. Conflicten en geschillen. 10. Opvang bij calamiteiten Het up-to-date houden van verzekeringen die leden voor het deelnemen aan Scoutingactiviteiten kunnen afsluiten. Het ondersteunen en in stand houden van het team conflictbemiddeling om in voorkomende gevallen te bemiddelen bij conflicten binnen en tussen groepen en/of regio's, en/of het organiseren van deze bemiddeling. Het ondersteunen van de geschillencommissie om in voorkomende gevallen uitspraken te doen over aangemelde geschillen, op basis van de in het huishoudelijk reglement opgenomen procedure. Het ondersteunen en in stand houden van het landelijke opvangteam om in voorkomende gevallen slachtoffers van en betrokkenen bij activiteiten te begeleiden. Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 78
Doelstellingen LSC Het met raad en daad ondersteunen door het opvangteam van regio- en groepsbesturen die met een calamiteit worden geconfronteerd. b. Ondersteuning landelijke teams en programmagroepen. LLA s, programmagroepen, HRM, communicatie. 11. Uitvoering MJB. Het bewaken van de realisatie en afstemming van activiteitenplannen en voortgangsrapportages. Het vervullen van het vicevoorzitterschap van het projectenbureau. c. Het beheer van het vastgoed van de vereniging (LSC en overige terreinen en gebouwen). Beheersteams, accommodatieconsulenten en andere betrokken vrijwilligers. 12. Accommodatieconsulenten. 13. Ontwikkeling Landgoed Scouting. Ondersteunen en uitbreiden van het team met min. zes nieuwe consulenten. Terrein in Zeewolde verder realiseren. 14. Rentmeesterschap kampeerterreinen. Waarborgen continuïteit in beheer, onderhoud, ontwikkeling en exploïtatie van kampeerterreinen. d. Ondersteuning landelijk bestuur, landelijke raad en landelijk managementteam (LMT) Landelijk bestuur Leden landelijke raad Leden LMT 15. Beleidsondersteuning Agendavoorbereiding en organiseren bijeenkomsten, gereed maken van de vergaderstukken voor landelijk bestuur en LMT. Het vervullen van het ambtelijk voorzitterschap van het LMT. Het voeren van het secretariaat voor de landelijke raad, incl. opmaak en verzending van stukken. Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 79
Doelstellingen LSC e. Belangenbehartiging. Totale vereniging. 16. Externe contacten. Externe contacten en persvoorlichting, waarbij o.a. de Scouting Academy extern wordt gepromoot. Invloed uitoefenen op algemeen jeugdbeleid en vrijwilligerswerk. Samenwerking met andere organisaties. Agendapunt 8 Activiteitenplannen 2012 80