Aanvraag-Template TETRA-Fonds TEchnologie TRAnsfer door instellingen van hoger onderwijs (versie 20 november 2008) Lees eerst Handleiding TETRA Fonds! (zie http://www.iwt.be/tetra )
AANVRAAG-TEMPLATE TETRA FONDS Opmaak en samenstelling van de projectaanvraag Beheer van de projectaanvraag: Projectleider De hoofdaanvrager stelt 1 projectleider aan die verantwoordelijk is voor het indienen van de aanvraag en zijn bijlagen. Bij het invullen van de projectaanvraag wordt uitdrukkelijk aanbevolen om de handleiding TETRA na te lezen ter duiding van de gevraagde informatie! zie http://www.iwt.be/tetra Deze template is een niet verplichte hulp voor de opmaak van de projectaanvraag. Voor de opmaak van de begroting is er een Excel-file voorzien als hulp. Het gebruik van de templates is niet verplicht, het respecteren van structuur en hoofdstukken-volgorde wel. De indieningsmodaliteiten (adres, datum en exemplaren) zijn beschreven in het oproepdocument. Checklist met onderdelen van de projectaanvraag: Hierbij wordt gevraagd om naast 1 papieren exemplaar, voor elk deel van de projectaanvraag een apart electronisch document te voorzien (via e-mail of cd-rom). Geef elk electronisch deel een benaming als volgt: <projecttitel>deel<x> Deel 1: Projectidentificatie Projectsamenvatting Gegevens hoofdaanvrager Gegevens mede-aanvrager(s) Gegevens peter(s) Gegevens leden van de gebruikersgroep Deel 2: Projectbeschrijving Projectbeschrijving Deel 3: Projectbegroting Projectbegroting per partner Totale projectbegroting Deel 4: bijlagen Toestemming ethische commissie bji dierproeven of patiënten studies (indien van toepassing) Offertes voor onderaannemingen vanaf 5000 euro (indien van toepassing) Offertes voor grote uitrusting vanaf 5000 euro (indien van toepassing) 2/13
AANVRAAG-TEMPLATE TETRA FONDS Deel 1: Projectidentificatie Er wordt aangegeven wie de gegevens best invult, de hoofdaanvrager bundelt alle gegevens. Projectsamenvatting (1 blz) Dit deel wordt ingevuld door de hoofdaanvrager De aanvraag is voor een (aankruisen) Standaard TETRA project TETRA project van 3 jaar Kortlopend TETRA project (1 jaar) met focus op verkenning Titel Startdatum project Ten vroegste 1/10/200X; ten laatste 1/3/200X (gepland) Duur van het project! minimaal 12 maanden en maximaal 36 maanden Totale Projectkost! minimaal 100.000 en maximaal 480.000 ( 120.000 voor een kort TETRA-project) Totaal mensmaanden Gevraagde subsidie Is voor dit project, of onderdelen ervan, subsidie aangevraagd of verstrekt door een andere overheid (Vlaams, Federaal of Europees)? Zo ja, geef het gevraagde of verkregen subsidiebedrag. De samenvatting is Nederlandstalig en wordt beperkt tot maximum 1 bladzijde. De tekst vormt de basis voor de overeenkomst bij toekenning van steun. De samenvatting is van belang voor het toewijzen van projectaanvragen aan een technologiedomein en/of toepassingsdomein bij het samenstellen van de colleges voor evaluatie door externe deskundigen. Alle essentiële elementen van het project zijn er in terug te vinden met het accent op de doelgroep, doelstellingen en het gebruik van de resultaten. 3/13
AANVRAAG-TEMPLATE TETRA FONDS Gegevens Hoofdaanvrager Dit deel dient ingevuld te worden door de hoofdaanvrager (verplicht een Vlaamse instelling van hoger onderwijs). De hoofdaanvrager stelt een projectleider aan die verantwoordelijk is voor het indienen van de aanvraag en zijn bijlagen. Deze projectleider moet werkzaam zijn bij de hoofdaanvrager en draagt de verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het project. Hij/zij is de contactpersoon voor IWT-Vlaanderen en voor de deelnemende organisaties van de gebruikersgroep. De hoofdaanvrager ondertekent dit deel. De ondertekening moet gebeuren door een persoon die gemachtigd is om contractuele verbintenissen in naam van de organisatie af te sluiten. Titel van het project Organisatie Naam van de projectleider Functie Departement/Afdeling Adres (indien verschillend van organisatie) Tel e-mail Naam van de hogeschool of universiteit Projectkost Hoofdaanvrager Totaal mensmaanden Hoofdaanvrager Indien beroep gedaan wordt op onderaannemers*: Naam onderaannemer 1 Kost onderaannemer 1... * Voor elke onderaanneming dient een offerte ingevoegd te worden (bijlagen) Als ondergetekende verklaar ik kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de projectaanvraag ingediend in het kader van het TETRA fonds. Ik heb kennis genomen van de modaliteiten van het TETRA-Fonds, zoals beschreven in de handleiding. Ik geef IWT-Vlaanderen de toestemming alle nodige enquêtes te laten uitvoeren die nodig zijn voor de evaluatie van deze aanvraag. Ik verklaar voor dit project nog geen subsidie te hebben ontvangen. Voor zover bekend zijn er geen belemmeringen inzake intellectuele eigendomsrechten voor de goede uitvoering en latere valorisatiemogelijkheden van dit project. Ik verklaar dat mijn organisatie een boekhouding voert die toelaat de projectkosten eenduidig te identificeren en te onderscheiden van haar economische activiteiten. Indien de instelling van hoger onderwijs met een onderzoekspartner samenwerkt: Tussen de instelling van hoger onderwijs en zijn duidelijke afspraken gemaakt omtrent de volledige financiering van de kosten van onderzoekspartners voor de uitvoering van het project. Deze worden bij goedkeuring van het project verder uitgewerkt in de samenwerkingsovereenkomst. Naam, Functie (handtekening) 4/13
AANVRAAG-TEMPLATE TETRA FONDS Gegevens Mede-aanvrager (indien van toepassing) Dit deel dient ingevuld te worden door Elke organisatie die rechtstreeks mede-aanvrager is voor financiële steun. Meerdere afdelingen van eenzelfde organisatie die meewerken aan het project gelden niet als mede-aanvrager! Elke organisatie die intellectuele eigendomsrechten wenst te claimen Elke mede-aanvrager ondertekent dit deel. De ondertekening moet gebeuren door een persoon die gemachtigd is om contractuele verbintenissen in naam van de organisatie af te sluiten. Titel van het project Organisatie BTWnummer Adres (hogeschool, universiteit of onderzoeksorganisatie) (indien geen hogeschool of universiteit) (enkel indien een Niet-Vlaamse organisatie) Naam van de contactpersoon Functie Departement/Afdeling Adres (indien verschillend van organisatie) Tel e-mail Projectkost Mede-aanvrager Totaal mensmaanden Medeaanvrager Indien beroep gedaan wordt op onderaannemers*: Naam onderaannemer 1 Kost onderaannemer 1... * Voor elke onderaanneming dient een offerte ingevoegd te worden (bijlagen) Als ondergetekende verklaar ik kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de projectaanvraag ingediend in het kader van het TETRA fonds. Ik heb kennis genomen van de modaliteiten van het TETRA-Fonds, zoals beschreven in de handleiding. Ik geef IWT-Vlaanderen de toestemming alle nodige enquêtes te laten uitvoeren die nodig zijn voor de evaluatie van deze aanvraag. Ik verklaar voor dit project nog geen subsidie te hebben ontvangen. Voor zover bekend zijn er geen belemmeringen inzake intellectuele eigendomsrechten voor de goede uitvoering en latere valorisatiemogelijkheden van dit project. Ik verklaar dat mijn organisatie een boekhouding voert die toelaat de projectkosten eenduidig te identificeren en te onderscheiden van haar economische activiteiten. Indien de instelling van hoger onderwijs met een onderzoekspartner samenwerkt: Tussen de instelling van hoger onderwijs en zijn duidelijke afspraken gemaakt omtrent de volledige financiering van de kosten van onderzoekspartners voor de uitvoering van het project. Deze worden bij goedkeuring van het project verder uitgewerkt in de samenwerkingsovereenkomst. Naam, Functie (handtekening) 5/13
AANVRAAG-TEMPLATE TETRA FONDS Gegevens Wetenschappelijke peter(s) of Valorisatie peter(s) (indien van toepassing) Dit deel dient ingevuld te worden door de Wetenschappelijke peter of Valorisatie peter. Wetenschappelijke peter(s) of Valorisatie peter(s) ontlenen geen intellectuele eigendomsrechten Wetenschappelijke peter(s) of Valorisatie peter(s) begeleiden het project pro-deo. Elke peter ondertekent dit deel. De ondertekening moet gebeuren door een persoon die gemachtigd is om contractuele verbintenissen in naam van de organisatie af te sluiten. Titel van het project Organisatie BTWnummer Naam van peter Functie Departement/Afdeling Adres (voor Vlaamse organisaties) (indien niet-vlaamse organisatie) Tel e-mail Ondergetekende verklaart kennis te hebben genomen van de projectaanvraag ingediend in het kader van het TETRA-Fonds <jaar> bij IWT-Vlaanderen en verklaart kennis te hebben genomen van de modaliteiten van het TETRA-Fonds, zoals beschreven in de handleiding TETRA Fonds Bij goedkeuring van het project is <naam peter> bereid om het peterschap van dit project te dragen. mee te werken aan dit project en concrete afspraken aan te gaan in een reglement van orde van de gebruikersgroep, waarvan een aantal belangrijke principes hierna volgt. Onverminderd de rechten op de intellectuele eigendom die toekomen aan een lid van de gebruikersgroep of aan derden erkent <naam organisatie> eveneens formeel dat de eigendomsrechten van de projectresultaten bij de projectaanvrager(s) zullen gelegen zijn. Voor zover bekend zijn er geen belemmeringen inzake intellectuele eigendomsrechten voor de goede uitvoering en latere valorisatiemogelijkheden van dit project. Naam, Functie (handtekening) 6/13
AANVRAAG-TEMPLATE TETRA FONDS Gegevens Leden van de Gebruikersgroep Dit deel dient ingevuld te worden door de organisatie die lid is van de gebruikersgroep. Leden van de gebruikersgroep staan in voor de cofinanciering van het project en hebben een actieve bijdrage tijdens de uitvoering van het project (via 4-maandelijkse gebruikersgroeps). Voor de start van het project wordt een document getekend dat de afspraken met de gebruikers regelt. Elk lid van de gebruikersgroep (op datum van indiening) ondertekent dit deel. De ondertekening moet gebeuren door een persoon die gemachtigd is om contractuele verbintenissen in naam van de organisatie af te sluiten. Let wel! Elke projectaanvraag moet minstens een ondertekend exemplaar van 4 Vlaamse KMO s bevatten; voor een kortlopend TETRA project met focus op verkenning is de intentieverklaring van een VIS-organisatie gelijkgesteld aan de minimale eis voor Vlaamse KMO s Titel van het project Organisatie BTWnummer Adres Vlaamse KMO (zie definitie in de handleiding)? Bereid tot cofinanciering? Motivatie tot deelname? (voor Vlaamse organisaties) (voor niet-vlaamse organisaties) Ja/Nee Ja/Nee Ondergetekende verklaart kennis te hebben genomen van de projectaanvraag ingediend in het kader van het TETRA-Fonds <jaar> bij IWT-Vlaanderen en heeft kennis genomen van de modaliteiten van het TETRA-Fonds, zoals beschreven in de handleiding. Bij goedkeuring van het project is <naam organisatie> bereid om mee te werken aan dit project en concrete afspraken aan te gaan in een reglement van orde van de gebruikersgroep, waarvan een aantal belangrijke principes hierna volgt. <Naam organisatie> zal een actief lid leveren voor de gebruikersgroep en is <bereid/niet bereid> om samen met de andere participerende organisaties te voorzien in 7,5% van de begrote kosten. <vul eventueel een maximale bijdrage in, indien gewenst>. De volledige gebruikersgroep zal samengesteld worden indien het projectvoorstel wordt goedgekeurd door IWT-Vlaanderen. Onverminderd de rechten op de intellectuele eigendom die toekomen aan een lid van de gebruikersgroep of aan derden erkent ondergetekende formeel dat de eigendomsrechten van de projectresultaten bij de projectaanvrager(s) gelegen zijn. De participerende bedrijven zijn geprivilegieerde partners bij de technologietransfer van deze resultaten, en dit aan marktconforme voorwaarden. Voor zover bekend zijn er geen belemmeringen inzake intellectuele eigendomsrechten voor de goede uitvoering en latere valorisatiemogelijkheden van dit project.<naam organisatie> zal alle nuttige informatie verstrekken zodat het project onder de meest optimale omstandigheden kan worden uitgevoerd. Naam, Functie (handtekening) 7/13
Deel 2: Projectbeschrijving Dit deel dient ingevuld te worden door de hoofdaanvrager, in samenspraak met de medeaanvrager(s), peter(s) en leden van de gebruikersgroep. De hoofdaanvrager stelt een projectleider aan die verantwoordelijk is voor het indienen van de aanvraag en zijn bijlagen. De projectleider moet werkzaam zijn bij de hoofdaanvrager en draagt de verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het project. De projectleider is de contactpersoon voor IWT-Vlaanderen en voor de deelnemende organisaties van de gebruikersgroep. Hierna volgt een template voor het opmaken van de projectaanvraag. De structuur volgt volgende logica: Situering en aanleiding van het project (probleemstelling, stand der techniek, doelgroep, beoogde resultaten, gebruik van resultaten, ) Aanpak en werkprogramma (planning en inzet menskracht) Positionering van de aanvragers In deze template wordt verduidelijkt welke informatie inhoudelijk nodig is om het project te beoordelen, zie hiervoor de evaluatiecriteria zoals vermeld in de handleiding. In de handleiding kunt u bij de verschillende hoofdstukken rond steunbare activiteiten, doelgroep en bepalingen rond de gebruikersgroep terug vinden wat belangrijke informatie is die moet beschikbaar zijn. Het gemiddeld aantal bladzijden, als indicatie voor het gevraagde detail, is vermeld tussen haakjes. Een totale projectaanvraag voor TETRA is mogelijk op 20 à 25 bladzijden. De projectbeschrijving is Nederlandstalig. Projecten die deel uitmaken van een ERA-SME aanvraag mogen in het Engels opgesteld zijn.
HANDLEIDING TETRA FONDS A. Situering, Projectdoelstellingen en Innovativiteit (ca. 2 à 3 blz.) In dit hoofdstuk wordt beschreven wat het vertrekpunt is, wat men wil bereiken en voor welke doelgroep het project dient. A.1. Probleemstelling (ca. 1 blz.) 1. Beschrijf het probleem/opportuniteit 2. Geef aan op welke manier het project tot stand gekomen is. 3. Geef aan voor welke doelgroep de projectresultaten bestemd zijn. A.2. Projectdoelstellingen (ca. 1 blz.) 1. Beschrijf wat men wil bereikt hebben na afloop van het project. De projectdoelstellingen dienen zoveel mogelijk te beantwoorden aan het SMART-principe: specifiek genoeg zijn, meetbaar, aanvaardbaar en realiseerbaar binnen een bepaald tijdsbestek 2. Indien het project een DTO doelstelling bevat: Kwantificeer de potentiële milieuwinst aan de hand van een berekening (bij voorkeur een ecopuntenberekening, maar het mag op een andere manier) of bewijsvoering voor verbetering van BBT (zie hiervoor de handleiding DTO) A.3. Innovativiteit (ca. 1 blz.) 1. Beschrijf wat de meerwaarde is van het aangevraagde project t.o.v. de reeds bestaande kennis en t.o.v. andere (overheidsgefinancierde) initiatieven. 2. Geef aan welke relevante onderzoeksinspanningen reeds geleverd worden i.v.m. het onderwerp van de aanvraag (in binnen- en buitenland), welke aanpak daar gevolgd wordt en welke resultaten er tot dusver zijn. 3. Geef hierbij waar mogelijk de nodige verwijzingen naar wetenschappelijke literatuur of (commercieel) beschikbare technologie of patenten. Deze informatie moet toelaten de graad van originaliteit en creativiteit van het projectvoorstel te beoordelen, alsook de complementariteit met lopend of reeds uitgevoerd onderzoek. B. Gebruik van de projectresultaten (ca. 6 blz.) In dit hoofdstuk wordt beschreven waarom het project dient uitgevoerd te worden. Het omvat een overzicht van het nut en de toegevoegde waarde van het project, dit zowel tijdens de uitvoering van het project als erna. B.1. Nut en toegevoegde waarde (ca. 2 blz.) 1. Geef aan welke bedrijven uit de brede doelgroep interesse hebben voor de resultaten. Kwantificeer zoveel mogelijk en geef aan welk type bedrijven dit zijn (KMO, Grote Ondernemingen,...) 2. Geef aan op welke manier de bedrijven en organisaties de projectresultaten kunnen toepassen en geef aan wat het economisch (en maatschappelijk) belang is van de resultaten voor deze bedrijven en organisaties. 3. Geef aan hoe het project past bij de onderwijsopdracht van de betrokken instelling(en) van hoger onderwijs. Geef aan welke afstudeerrichtingen en hoeveel studenten baat hebben. B.2. Valorisatie-traject (of Valorisatie strategie) (ca. 3 blz.) 9/13
HANDLEIDING TETRA FONDS 1. Motiveer de keuze van de leden van de gebruikersgroep. Indien nog niet alle leden bekend zijn bij indiening (via intentieverklaringen onderbouwd), geef dan aan welke bedrijven en organisaties zullen gecontacteerd worden bij steuntoezegging. 2. Geef een overzicht van het traject tot valorisatie, in eerste instantie bij de bedrijven en organisaties van de gebruikersgroep, geef hierbij aan welke mogelijke hindernissen er kunnen zijn bij valorisatie. 3. Geef aan hoe de resultaten van het project verspreid worden naar de ruimere doelgroep (ruimer dan de leden van de gebruikersgroep) B.3. Eigendomsrechten en Exploitatierechten van de projectresultaten (ca. 1 blz.) 1. Beschrijf de bestaande intellectuele eigendomsrechten voor elk van de aanvragers en voor elk van de leden van de gebruikersgroep. Geef hierbij aan op welke manier deze rechten een voordeel dan wel nadeel kunnen zijn voor latere verspreiding van projectresultaten. 2. Geef aan hoe de nieuwe kennis en projectresultaten beschermd kunnen/zullen worden. 3. Geef aan hoe de exploitatierechten van de projectresultaten op marktconforme wijze kunnen overgedragen worden. C. Aanpak en werkprogramma (ca. 10 blz.) In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe het project uitgevoerd wordt. Het beschrijft de onderzoeksstrategie (aanpak, werkhypotheses,...); de keuze van methodologie ; de motivatie van de ingezette middelen (mensmaanden, vereiste expertise, materialen,...) en de motivatie van de haalbaarheid binnen de vooropgestelde projectperiode (mijlpalen, go/no go beslissingen,...) 1. Beschrijf de onderzoeksaanpak en management van het project. Verduidelijk hierbij de werkhypothese en motiveer de gemaakte keuzes in methodologie, timing enz.. Geef ook aan op welke manier de coördinatie van het project verloopt indien er meerdere uitvoerende partners zijn. 2. Geef een schematisch overzicht van de verschillende onderdelen van het werkprogramma en hun samenhang en deel het project in werkpakketten. Duid aan welke mijlpalen er zijn of go/no go beslissingen. 3. Bespreek de belangrijkste werkpakketten. (ca. 1 blz per werkpakket). Voor elk werkpakket moet duidelijk zijn of het technisch/wetenschappelijke activiteiten zijn of activiteiten gericht op latere valorisatie. Duid aan wie uitvoert en wat de leverbaarheden per werkpakket zijn. 4. Geef een projectplanning (werkpakketten en ingezette menskracht, verdeeld over de tijd). Hierna volgt een voorbeeld van dergelijke planning voor een project van 2 jaar. In het geval het project langer loopt dan 2 jaar dient een aangepaste tabel opgemaakt te worden. Omschrijving werkpakket 1 Omschrijving werkpakket 2 Omschrijving werkpakket 3... TOTAAL Partner 1 (mm) Partner 2 (mm) Partner 3 (mm) Jaar 1 Jaar 2 J1 J2 J1 J2... 10/13
HANDLEIDING TETRA FONDS Kwartaal 1 Kw. 2 Kw. 3 Omschrijving werkpakket 1 GO/NO-GO Omschrijving werkpakket 2 Mijlpaal 1 Omschrijving werkpakket 3 D. Positionering van de aanvrager(s) (ca. 2 blz.) Dit hoofdstuk geeft een overzicht van de kennis en expertise van de projectuitvoerders en geeft een beeld van het track-record van de projectuitvoerders. In dit hoofdstuk wordt ook verantwoord waarom het project past in het gekozen steunkanaal en wordt gemotiveerd wat de meerwaarde is van overheidssteun voor dit project. Bij het beoordelen van deze evaluatiecriteria telt ook de goede uitvoering van voorgaande IWTgesteunde projecten mee. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de interne kennis van IWT- Vlaanderen betreffende de projectuitvoering, interactie met de gebruikersgroep en valorisatie na afloop van het project. 1. Geef per uitvoerder aan welke kennis en expertise ingebracht wordt. (max. 1/2 blz. per aanvrager) 2. Geef aan op welke manier de verschillende partners zullen samenwerken (rol) 3. Geef een overzicht van de voorafgaande onderzoeksprojecten van de onderzoeksgroepen (enkel deze in hetzelfde technologiedomein of toepassingsdomein van het project in aanvraag) 4. Geef een overzicht van de resultaten van deze voorafgaande projecten op wetenschappelijk/technologisch vlak en op vlak van valorisatie (gebruik van resultaten door bedrijven en organisaties) 5. Motiveer de keuze van het steunkanaal en geef aan wat de meerwaarde is van overheidssteun. 11/13
HANDLEIDING TETRA FONDS Deel 3: Projectbegroting Elke projectuitvoerder vult een projectbegroting in. De hoofdaanvrager sommeert de gegevens en bundelt de projectbegrotingen. IWT-Vlaanderen voorziet een excel-file waarmee een projectbegroting kan opgemaakt worden. Het gebruik van deze file is niet verplicht. De projectbegroting wordt opgemaakt zoals bepaald in de handleiding (opsplitsing in personeelskosten, werkingskosten en overheadkosten). De maximale werkingskost van 37.500 euro per ingezet mensjaar dient gerekent te worden per ingezet mensjaar met loonkost (pro-memorie mensmaanden kunnen niet meegerekend worden!) 12/13
HANDLEIDING TETRA FONDS Deel 4: Bijlagen De hoofdaanvrager bundelt de bijlagen. De verplichte bijlagen zijn vermeld in de handleiding 1. toestemming ethische commissie bij dierproeven of klinische studies 2. Offertes voor onderaannemingen vanaf 5.000 3. Offertes voor uitrustingsgoederen vanaf 5.000 13/13