Communicatieplan April 2016 Versie 5 Colt International Beheer BV Korte Oijen 4 5433 NE KATWIJK Postbus 29 5430 AA CUIJK Tel: 0485-399 999 Website: www.coltinfo.nl E-mail: info@coltinfo.nl Auteur: S. El Mouden
Inhoud 1. Introductie en visie 2. Doelstelling 3. Communicatiedoelstelling 4. Interne communicatie 5. Externe communicatie 6. Communicatiemiddelen a. Intern b. Extern 7. Planning en verantwoordelijkheden
1. Introductie en visie Klimaatverandering een halt toe roepen is de verantwoording van ons allemaal. Gebouwen en hun noodzakelijke installaties kunnen hier een positieve bijdrage aan leveren. Colt Visie Our vision is to make the world a better place in which to live and work by helping to make the environment associated with buildings healthy, safe and productive Colt Group. Vanuit deze visie heeft Colt zich gespecialiseerd in het ontwikkelen van klimatologische systemen die zorgen voor een omgeving waarin luchtkwaliteit, daglicht en veiligheid gewaarborgd zijn. Zoveel mogelijk uitgevoerd met technieken die energie besparen. Wie kiest voor Colt kiest voor een gezonde, veilige en productieve werk- en leefomgeving. Werken vanuit de visie Colt kiest er voor verantwoord om te gaan met energie. Innovaties én het combineren van bestaande technieken met nieuwe ontwikkelingen die bijdragen aan duurzame oplossingen zijn het uitgangspunt voor Colt. Colt ontwikkelt continu nieuwe duurzame systemen, zoals systemen die gebruik maken van zonne-energie of klimaatsystemen op basis van warmtepomptechniek, adiabatische koeling voor de industrie, warmte-opslag etc. Colt International heeft besloten mee te doen aan de certificering op niveau 3 van de CO2-prestatieladder. Op deze manier kunnen we onze interne en externe doelgroepen laten zien dat we serieus bezig zijn om de CO2-uitstoot te verminderen en de opgedane kennis delen met anderen. Dit communicatieplan is opgesteld in het kader van certificering op de CO2- prestatieladder en de bewustwording van het energiereductiebeleid van Colt International. In dit plan zijn zowel de doelstellingen als het beleid van Colt ten aanzien van de CO2-footprint opgenomen en de wijze waarop deze gecommuniceerd worden naar alle stakeholders. Het document geeft een beschrijving hoe de communicatie binnen Colt als bedoeld onder Invalshoek C: Transparantie in De CO2-prestatieladder uitgegeven door de Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen, is geregeld.
2. Doelstelling Beleidsverklaring Colt voldoet aan de eisen van de CO2-prestatieladder niveau drie. Permanent wordt gezocht naar nieuwe mogelijkheden om de klimaatimpact van de eigen bedrijfsvoering en de projecten terug te dringen. Reductiedoelstellingen CO 2 emissie: In 2012 heeft Colt zichzelf als doel gesteld een reductie te bereiken van 23% binnen 5 jaar ten opzichte van de CO2-uitstoot van 2011. Na 4 jaar is er reeds een reductie van 39,8% bereikt. Mede om deze reden is besloten een nieuwe doelstelling op te stellen. Na een reductie van 39,8% van 2011 tot en met 2015 heeft Colt International als nieuw doel: Het bereiken van een reductie op de totale CO2-uitstoot van scope 1 en 2 van 15% ten opzichte van de Emissie Inventaris 2015. Onderdeel van dit doel is het geheel overschakelen op groene stroom in 2016. Het doel is mede berekend aan de hand van de in 2015 gereden kilometers. Indien door toename van onze business het aantal te rijden kilometers toeneemt zal de uitstoot evenredig worden berekend. De reductiemaatregelen en bijbehorende acties zullen worden bewaakt en waar nodig worden bijgestuurd volgens procedure PCO 01.1 Continu Verbeteren behorende bij het energie management actieplan. Totale CO2 uitstoot 2011: 2011: 1499,8 ton Totale CO2 uitstoot 2012: 2012 1339 ton Totale CO2 uitstoot 2013: 2013 1235,9 ton Totale CO2 uitstoot 2014: 2014 983,5 ton Totale CO2 uitstoot 2015: 2015 955,8 ton
Geplande CO 2 reductie en uitstoot per jaar (over 5 jaar): Jaar Reductie t.o.v. Uitstoot voorgaand jaar (t CO2) 2016 48,3 907,5 2017 27,7 879,8 2018 8,8 871,0 2019 28,9 842,1 2020 10 832,1 2021 20 812,1
3. Communicatiedoelstelling Colt heeft als doel zowel externe partijen als medewerkers intern periodiek te informeren over het CO2-beleid en de CO2-reductie. Het communicatiedoel rondom de certificering op de CO2-prestatieladder is het structureel overbrengen van het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf, mogelijkheden voor individuele en gemeenschappelijke bijdrage, informatie over het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf. Daarnaast heeft het tot doel de CO2-footprint, de reductiedoelstelling van de CO2-uitstoot en de maatregelen die Colt heeft genomen om haar CO2-uitstoot te reduceren te communiceren. Wat betreft de externe doelgroepen zal Colt daarnaast waar mogelijk aansporen om een bijdrage te leveren aan de CO2-reductie. Hierbij wordt ingegaan op de rol van Colt of op de mogelijkheden die er zijn om de reductie te behalen. Intern worden medewerkers regelmatig op de hoogte gebracht van de behaalde resultaten en worden waar mogelijk aangespoord een bijdrage te leveren aan de CO2- reductie. In dit communicatieplan zullen de doelgroepen, de gebruikte communicatiemiddelen en de verantwoordelijkheden nader gespecificeerd worden. 4. Interne communicatie De interne communicatie is met name gericht op de eigen medewerkers van Colt. Om deze medewerkers te betrekken bij de doelstellingen en er voor te zorgen dat ze duurzame oplossingen ook binnen hun werk toepassen. Colt zal actief en periodiek de medewerkers informeren over het beleid. Alle interne doelgroepen worden structureel geïnformeerd over de voortgang van de reductiedoelstellingen. 4.1 Doelgroep interne communicatie Colt onderscheidt de volgende interne doelgroepen: - Directie en management - Medewerkers met toegang tot intranet - Medewerkers zonder toegang tot intranet - Tijdelijk en ingehuurde medewerkers - Stagiaires
5. Externe communicatie In overeenstemming met de doelstellingen informeert Colt de externe partijen periodiek over het CO2 beleid en de CO2-reductie en spoort waar nodig aan om een bijdrage te leveren aan de CO2-reductie. Hierbij wordt ingegaan op de rol van Colt of de mogelijkheden die er voor de externe partijen zijn om reductie te behalen. 5.1 Stakeholders externe communicatie De externe stakeholders van Colt kunnen worden onderverdeeld in 1. (Potentiële) Opdrachtgevers 2. Leveranciers 3. Branchegenoten en concurrenten 4. Overheden 5. Samenwerkingsverbanden 5.1.1 (Potentiële) Opdrachtgevers Uit gesprekken met potentiële opdrachtgevers van Colt blijkt dat men steeds meer vragen stelt over de CO2-footprint en dat opdrachtgevers zelf steeds vaker bewust omgaan met CO2-emissie. Opdrachtgevers van Colt bevinden zich in de volgende sectoren: - Industrie, met name: de voedingsmiddelenindustrie, de metaalindustrie, de kunststofindustrie, de chemische industrie, de grafische industrie, de betonindustrie, de houtindustrie, papier- en verpakkingsindustrie - Warehousing en logistieke sector - Utiliteitsbouw, met name: architecten, aannemers, investeerders, vastgoedbedrijven - Infra gerelateerde bedrijven - Woningcorporaties - Installateurs - Adviesbureaus 5.1.2 Leveranciers Leveranciers kunnen een bijdrage leveren aan het CO2-reductiebeleid van Colt. Colt wil leveranciers betrekken, informeren en aansporen om te participeren. Om dit te behalen is het belangrijk om een goede verstandhouding met de leveranciers te hebben. 5.1.3 Branchegenoten en concurrenten Branchegenoten en concurrenten kunnen zich via de Colt website en persberichten op de hoogte stellen van het energiebeleid en de CO2-reductiedoelstelling van Colt. Andersom stelt Colt zich middels de websites en eventuele persberichten van branchegenoten en concurrenten op de hoogte stellen van hun CO2-beleid en reductiedoelstellingen.
5.1.4 Overheden en overheidsinstellingen Overheden en overheidsinstellingen behoren tot de klantengroepen van Colt. Het is van belang deze groep apart te benoemen omdat naast de wijze waarop opdrachtgevers worden geïnformeerd binnen deze groep een additionele behoefte bestaat contact te hebben met bedrijven die zich actief inzetten voor een duurzaam klimaat. Overheden en overheidsinstellingen zijn zowel regelgever als handhaver. O.a. voor emissie, energieverbruik. 5.1.5 Organisaties in samenwerkingsverbanden Met samenwerkingsverbanden bedoelen we in dit verband organisaties die al dan niet een maatschappelijk karakter hebben en die invloed aanwenden om het beleid bij overheden en binnen het bedrijfsleven te veranderen. De organisaties waar Colt een samenwerkingsverband mee heeft, zijn geïnteresseerd in de activiteiten van Colt op het gebied van duurzaam bouwen en/of de CO2-reductie. Ze zijn bereid mee te denken in serieuze plannen om te komen tot een duurzame omgeving en zijn tevens geïnteresseerd in support van Colt waarmee ze zelf aan de slag kunnen. Met de volgende organisaties heeft Colt een proactief samenwerkingsverband: - Innovatie Centrum Duurzaam Bouwen - Platform Duurzaam Gebouwd - Platform Duurzaam Geproduceerd Met verschillende brancheorganisaties zoals de Nederlandse Vereniging voor Koude en Luchtbehandeling, TVVL-Platform voor mens en techniek, FME-NCW is Colt regelmatig in gesprek.
6. Communicatiemiddelen Om de interne en externe doelgroepen te informeren, zullen diverse communicatiemiddelen ingezet worden. Hierbij zal onderscheid gemaakt worden tussen de interne en externe communicatie. 6.1 Inzet interne communicatiemiddelen Om de reductiedoelstellingen te behalen, moeten alle medewerkers een bijdrage leveren. Daarom is het van belang de communicatie voor hen laagdrempelig te houden. Colt zal daarvoor gebruik maken van de bestaande communicatiemiddelen: 6.1.1 Intranet Op het intranet is een aparte pagina ingericht over (de voortgang van) de CO2- reductie. Ook worden alle publicaties over dit onderwerp op deze pagina geplaatst. Minimaal worden de volgende items op het intranet geplaatst: - Het geformuleerde reductiebeleid - De huidige status wat betreft CO2- uitstoot en energieverbruik - De geformuleerde doelstellingen - De voortgang met betrekking tot die doelstellingen - Reductiemogelijkheden voor het hele bedrijf, binnen projecten of op persoonlijk niveau - Gestarte projecten om reducties te realiseren - Trends Daarnaast heeft Colt het 1 miljoen druppels initiatief overgenomen en krijgen medewerkers bij het beginbeeld van intranet een druppel met een tip om (persoonlijk) energie te besparen. Iedere week wordt er een nieuwe tip gecommuniceerd. 6.1.2 MT vergadering In deze vergadering zal door leden van de stuurgroep worden gerapporteerd over de voortgang, alsmede de jaarlijkse doelstelling. 6.1.3 KAM bespreking Tijdens de KAM besprekingen zal door de stuurgroep gerapporteerd worden over de voortgang van de certificering. 6.1.4 ColtKlep In het personeelsblad de ColtKlep wordt een vaste rubriek over de stand van zaken opgenomen. Ook de tips Hoe kun jij bijdragen aan het bereiken van doelstelling? zal hierin opgenomen worden. 6.1.5 Memo s Informatie, nieuws en te nemen acties worden via memo s verspreid. 6.1.6 Mededelingenborden Iedere afdeling heeft een mededelingenbord (prikbord). Hier worden alle publicaties en memo s uitgehangen.
6.1.7 Columbus (ideeënbus) Via Columbus kunnen ideeën ingediend worden op het gebied van CO2-reductie. 6.2 Inzet externe communicatiemiddelen Om het CO2-beleid en de CO2-reductiedoelstellingen te communiceren en om haar externe doelgroepen aan te sporen een bijdrage te leveren aan de CO2-reductie maakt Colt gebruik van de volgende media: 6.2.1 Internet Op de website www.coltinfo.nl wordt een aparte pagina ingericht met nieuws over het CO2-beleid, publicaties en overige informatie met betrekking tot de CO2- reductiedoelstellingen. Hier zal tevens de beleidsverklaring, doelstellingen en voortgang op gepubliceerd worden. 6.2.2 Persberichten Waar mogelijk en relevant zullen persberichten / nieuwsberichten uitgestuurd worden over de activiteiten van Colt op het gebied van CO2-reductie, certificeren, behalen doelstelling, initiatieven. 6.2.3 Actieve deelname aan samenwerkingsverbanden Colt participeert in een aantal organisaties die een duurzame omgeving tot doel hebben. Colt werkt mee aan initiatieven van deze partners, deelt haar kennis en levert een actieve bijdrage. Colt heeft een dergelijk partnership met: - Innovatie Centrum Duurzaam Bouwen: Colt toont op een stand bij dit Centrum met welke technieken energie bespaard en CO2-reductie behaald kan worden. Tevens neemt Colt regelmatig actief ook als spreker- deel aan de bijeenkomsten die door ICDuBo georganiseerd worden. - Platform Duurzaam Gebouwd: met dit Platform heeft Colt een uitgebreid samenwerkingsverband. Colt levert dit platform nieuwsberichten, expertartikelen over duurzame energie, draagt bij aan workshops. Daarnaast neemt Colt actief deel aan de rondetafel gesprekken die het platform tussen branchegenoten organiseert. - Colt is Founding Partner van het Platform Duurzaam Geproduceerd. Dit is een uitgebreid samenwerkingsverband voor de maakindustrie op het gebied van maatregelen voor duurzame productie en productieomstandigheden. Colt levert dit platform expertartikelen over technieken waarmee duurzaam produceren mogelijk wordt, neemt actief deel aan overige initiatieven om kennis te delen. 6.2.4 Kennisoverdracht - Lezingen over duurzame klimaatsystemen bij Duurzaam gebouwd, Building Holland e.a. - Publiceren artikelen en/of whitepapers over o.a. energiezuinig en koudemiddelvrij koelen, WKO, duurzame renovatie, duurzame inzetbaarheid van mensen, nieuwe technieken die energie besparen - Blogartikelen over duurzaam bouwen en duurzame technieken
- Gastheer Roundtable Gezonde Gebouwen, - Deelname aan Dutch Green Building Week - Smog Free Tower van Daan Roosegaarde - Clima Tower - Klimaatcoalitie barometer 6.2.5 Bedrijfsprofiel op Duurzame Leverancier.nl Het bedrijfsprofiel van Colt International is opgenomen op de site Duurzame leverancier.nl. 7 Planning en verantwoordelijkheden De stuurgroep is verantwoordelijk voor de planning en uitvoering van zowel het interne als het externe communicatieplan. De stuurgroep bestaat uit de volgende personen: Marijke van Vossen-Sinel, Alexandra Schraven, Kor Foekens, Sjoerd Boonen, Sarah El Mouden. De acties op het gebied van communicatie zijn opgenomen in de activiteitenmatrix CO2 prestatieladder.