Bestuurlijk Aanbesteden Beschermd Wonen (BABW) Zeeland Inrichting proces 1. Inleiding Met ingang van het jaar 2017 wordt Beschermd Wonen in Zeeland geregeld volgens de methode van bestuurlijk aanbesteden. Dit is vastgelegd in een intentieverklaring die tot stand is gekomen in samenspraak tussen gemeenten, zorgaanbieders en cliëntenvertegenwoordigers. Om dit bereiken zal gezamenlijk en in goed overleg een proces worden voorbereid en ingericht, zodanig dat uiterlijk op 31 juli 2016 er een deelovereenkomst voor het jaar 2017 kan worden gesloten. Daarnaast ligt er een basis om ook in de komende jaren beschermd wonen door bestuurlijke aanbesteding te contracteren. 2. Bestuurlijk aanbesteden Bestuurlijk aanbesteden is een vorm van aanbesteden waarbij wordt uitgegaan van het gezamenlijk belang en gezamenlijke verantwoordelijkheid en doelstelling, waarbij samenwerking met en tussen de zorgaanbieders op basis van wederzijdse afhankelijkheid (de gemeente als regievoerder, de zorgaanbieders als deskundigen) centraal staat. Bij bestuurlijk aanbesteden sluit de gemeente langdurige contracten met zorgdeelnemers die in samenspraak met de zorgdeelnemers worden opgesteld. Omdat in het sociale domein niet alle ontwikkelingen kunnen worden voorspeld, zijn deze contracten flexibel. In het contract worden niet alleen inhoudelijke afspraken vastgelegd maar ook een formele overlegstructuur waarbinnen aangesloten partijen voortdurend kunnen overleggen over die inhoudelijke afspraken waarbij er een gedeelde verantwoordelijkheid is voor een veranderagenda. 3. Inrichting proces BABW In dit document wordt het proces van de bestuurlijke aanbesteding van Beschermd Wonen beschreven. Er wordt niet ingegaan op cruciale zaken die behoren tot de bestuurlijke aanbesteding zelf. Afspraken hierover dienen aan de fysieke overlegtafels te worden gemaakt. Het is onwenselijk om daarop nu al een voorschot te nemen. Wel is het tijdpad gegeven. Het proces dient 31 juli 2016 te zijn afgerond. Daarom worden in de voorbereidende fase voorstellen in concept voorbesproken. Opbrengsten van wat in de andere werkgroepen reeds is ontwikkeld, worden meegenomen. Dit leidt tot de oplevering van een concept-basisovereenkomst op uiterlijk 31 maart 2016. Deze wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Stuurgroep CZW Bureau op 14 april 2016, waarna de Stuurgroep de formele opdracht tot de start van de aanbesteding kan geven. Bestuurlijk aanbesteden is een proces waarbij contractpartners elkaar en elkaars belangen leren kennen. Alle betrokken partijen hebben er belang bij om hierin voldoende tijd te reserveren. Vertrouwen in elkaars uitgangspunten en intenties vormt de enige basis voor een optimaal resultaat. Ongelijke snelheden van menings- of besluitvorming bij partners vormen in dit proces een expliciet afbreukrisico. Sturing op dit aandachtspunt is een taak voor de procesbegeleiders. Daarbij geldt tevens het uitgangspunt dat een éénzijdige terugtrekking of opt-out van één van de partijen geen ingrijpende gevolgen kan hebben voor de voortgang van het gehele proces. 4. Gewenste opbrengst aanbestedingsproces BABW De bestuurlijke aanbesteding van beschermd wonen dient duidelijkheid te geven aan zorgaanbieders, gemeenten en cliënten/bewoners voor het beleid, de financiering en de gewenste transformatiedoelen in het jaar 2017. Helder moet worden omschreven, en overeengekomen, welke vormen van ondersteuning en begeleiding aan de orde zijn, waar deze ondersteuning begint en eindigt, hoe de toegang en ketenzorg is georganiseerd, en waar beschermd wonen zich onderscheidt van wonen met begeleiding en andere vormen van zorg en ondersteuning. Beschermd wonen is een vorm van zorg binnen een breder spectrum. Waar mogelijk creëren wij ruimte en (financiële) randvoorwaarden voor zorgvernieuwing, nieuwe vormen van begeleiding en participatie, en de inzet van technologie. Er is een belangrijke rol weggelegd voor de gemeenten waar het gaat om inkomen, werk en participatie voor cliënten die beschermd wonen. De vraag wat cliënten en professionals nodig hebben dient in het kader van
de aanbesteding helder te worden beantwoord. Tenslotte dient er duidelijkheid te zijn wanneer en onder welke voorwaarden een PGB beschermd wonen mogelijk is. Daarbij is er een garantie voor kwalitatief goede zorg en professionaliteit randvoorwaardelijk. Deze kwaliteitseisen worden in de deelovereenkomst opgenomen. 5. Uitgangspunten Inrichting Bestuurlijk Aanbestedingsproces (BABW) 2017 A. Inhoudelijke uitgangspunten 1. De toekomstvisie in het rapport van de commissie Dannenberg is uitgangspunt voor de aanbesteding: - Iedere gemeente is eerstverantwoordelijke voor het bieden van passende zorg en ondersteuning aan de burger; - Van beschermd wonen naar een beschermd thuis: verdergaande scheiding van wonen en zorg waar mogelijk, gericht op behoud en herstel van zelfstandigheid; - Gemeenten voorzien in nauwe samenwerking met elkaar, met zorgdeelnemers, verzekeraars, woningcorporaties en andere partijen, in de realisatie van een transformatie, en scheppen daartoe de voorwaarden; - Beschikbare Rijksmiddelen worden, met inachtneming van een overgangstermijn, doorgedecentraliseerd naar de gemeenten. 2. De bestuurlijke aanbesteding veronderstelt een toepasselijk beleidskader voor Beschermd Wonen in Zeeland. Dit beleidskader komt aan de overlegtafels tot stand, en vloeit voort uit de visienota. Deze wordt voorafgaand aan de start van de aanbesteding opgesteld in goed overleg tussen gemeenten, zorgdeelnemers en cliëntenorganisaties. 3. Het beleidskader wordt inhoudelijk gedragen door de dertien Zeeuwse gemeenten. Op inhoud zijn de dertien gemeenten gezamenlijk verantwoordelijk. Hiertoe wordt tussen de gemeentebesturen een nader op te stellen convenant gesloten. Het gesprek hierover wordt gevoerd in het College voor Zorg en Welzijn. B. Financiële uitgangspunten 1. Voor de aanbesteding vormt de decentralisatieuitkering BW van het Rijk het uitgangspunt. De toekenning van de decentralisatieuitkering wordt vanuit het Rijksbeleid geregeld. Vooralsnog wordt de decentralisatieuitkering in zijn geheel uitgekeerd aan de centrumgemeente Vlissingen. 2. De financiële verantwoordelijkheid is bij de gemeente Vlissingen belegd. Formeel stelt de gemeenteraad van Vlissingen voor de aanbesteding het financiële kader vast. C. Uitgangspunten voor het proces 1. Voor de bestuurlijke aanbesteding zijn de 13 gemeenten opdrachtgever. Formeel treedt de centrumgemeente Vlissingen namens de 13 gemeenten op als opdrachtgever. Uitvoerder is het CZW Bureau, dat hiervoor is gemandateerd door de centrumgemeente Vlissingen en onder aansturing van de stuurgroep CZW Bureau. 2. In het College voor Zorg en Welzijn is de afstemming met alle gemeenten geregeld. De gemeenten committeren zich vooraf aan dit proces. Daarbij zullen sommige gemeenten hechten aan een goede aansluiting bij lokale structuren en lokale ontwikkelingen. In de bestuurlijke aanbesteding dient hiervoor ruimte te worden geboden. 3. De zorgdeelnemers, die in 2015 en 2016 subsidie ontvingen voor de uitvoering van beschermd wonen in Zeeland, worden uitgenodigd om als opdrachtnemer aan de bestuurlijke aanbesteding deel te nemen. 4. De bestuurlijke aanbesteding leidt tot duurzame, meerjarige overeenkomsten tussen centrumgemeente, hierin mede handelend namens de Zeeuwse gemeenten, en zorgdeelnemers. 5. Binnen de bestuurlijke aanbesteding wordt consensus bereikt over de mate van flexibiliteit in de overeenkomsten. 6. De overeenkomsten voorzien in een noodzakelijke overgangstermijn die deelnemers in staat stelt de gewenste transformatie op verantwoorde wijze in de eigen organisatie door te voeren. Proces en producten zullen juridisch zijn gewaarborgd. 7. Bij de start van het proces ligt een concept-basisovereenkomst voor. Deze basisovereenkomst regelt de onderwerpen waarover in de overlegtafels zal worden overlegd. 8. Bij de start van het proces is geregeld welke partijen, of vertegenwoordigers van partijen, zitting nemen aan de overlegtafel. De deelnemers hebben van hun achterban of organisatie een helder mandaat ontvangen om aan de gesprekken deel te nemen.
9. Bij de start van het proces is geregeld of en zo ja op welke wijze nieuwe deelnemers kunnen deelnemen aan de aanbesteding. 10. Het CZW Bureau verzorgt de ambtelijke ondersteuning en de facilitering van het aanbestedingsproces. D. Noodzakelijke randvoorwaarden 1. Visiedocument, waarin de transformatieopdracht en doelen zijn benoemd 2. Bestuurlijk kader, waarin de bevoegdheid van de Centrumgemeente is geregeld om namens de overige gemeenten de bestuurlijke aanbesteding uit te voeren. 3. Financieel kader: wijze van bekostiging en tariefstelling en wijze waarop de tarieven tot stand komen. 4. Afspraken over uitvoering, ondersteuning en facilitering van het proces. E. Te maken keuzes In de aangewezen gremia (gemeentebestuur van Vlissingen en stuurgroep CZW Bureau) vindt voor 24 mei besluitvorming plaats op de volgende onderwerpen: - Bestuurlijk en financieel kader Beschermd Wonen Zeeland; - Plaats, datumplanning, samenstelling en voorzitterschap van de overlegtafels; - Onderwerpen van de overlegtafels; - Eventuele toetreding van nieuwe deelnemers. F. Communicatietraject 1. Het CZW Bureau is verantwoordelijk voor het ontwerp en de uitvoering van een formele en transparante communicatiestructuur, waarbij vooraf wordt vastgesteld welke zaken, door wie en met wie worden gecommuniceerd. 2. Voor de communicatie over de tussenresultaten en uitkomsten van het aanbestedingsproces zal een eigen pagina op de site van CZW Bureau worden ingericht. Deze pagina is via een inlogcode toegankelijk voor de deelnemers aan het proces. 3. Voor de communicatie kan mede gebruik worden gemaakt van de bestaande regionale overlegtafels in het kader van de Wmo. G. Tijdpad Tijdvak of datum Activiteit / proces Product (resultaat) 1 januari 10 Overleg in werkgroepen februari 10 februari Overleg trekkers + CZWbureau Bespreken en afstemmen (tussen)opbrengsten van de werkgroepen 10 februari-17 maart Vervolg overleg in werkgroepen Vervolggesprek n.a.v. afstemming; Oplevering deelresultaat zoals omschreven in txt intentieverklaring; Samenvoeging tot concept-einddocument 1 maart Informering bestuurlijk Input voor einddocument CZW 2 maart Overleg over gevolgen Notitie / rapportage; input voor einddocument van extramuralisatie voor vastgoed 3 maart Bestuurlijk overleg met Dialoog over en input voor proces zorgdeelnemers 31 maart Plenair overleg met alle werkgroepen Bespreking concept basisovereenkomst 14 april Stuurgroep CZWbureau Vaststelling concept basisovereenkomst. Overeenkomst voor advies toegezonden aan de gemeentebesturen (via VZG) Na 14 april: Start fysieke overlegtafels 24 mei Presentatie concept-deelovereenkomst(en) 24 mei Bestuurlijk overleg CZW Meningsvorming over Commissie Dannenberg Bespreken advies over concept deelovereenkomst(en) en visiedocument. 14 juli Stuurgroep CZW-bureau Besluitvorming over concept-deelovereenkomsten
(resultaatovereenkomsten) 31 juli Vaststelling deelovereenkomsten (resultaatovereenkomsten) 6. Op te leveren documenten 1. Visiedocument Het visiedocument regelt: - de meerjarenvisie (2017-2020) op Beschermd Wonen in Zeeland; - de transformatiedoelen. Op basis hiervan worden de algemene uitgangspunten voor de bestuurlijke aanbesteding voor de periode 2017-2020 bepaald, en de wijze waarop deze worden verwerkt in een concrete verander- en innovatieagenda c.q. te leveren prestaties. - de voorstellen en bouwstenen betreffende ondersteuningsprofielen, de inrichting van een woonketen en de inrichting van de intergemeentelijke samenwerking. 2. Concept-basisovereenkomst De concept-basisovereenkomst regelt: - het verloop van het aanbestedingsproces in de fysieke overlegtafels - rechten en plichten van de partijen tijdens het proces - de wijze van totstandkoming van de deelovereenkomst(en) - voorgenomen criteria voor toetreding of uittreding van deelnemers - voorgenomen inrichting van geschillenregeling en arbitrage - juridische borging 3. Deelovereenkomsten Deelovereenkomsten worden gesloten tussen Gemeente en (groepen) dienstverleners en regelen: - de wijze waarop en de mate waarin op regionaal niveau tussen gemeenten en (groepen) dienstverleners afspraken tot stand komen in uitbreiding op, of in afwijking van, provinciaal benoemde onderwerpen. - de prestaties van de deelnemers gerelateerd aan de transformatiedoelen: inhoud van de dienstverlening, kwalitatieve beschrijving van de producten, kwaliteitseisen. - prestatie-indicatoren en beoordelingscriteria per product of deelovereenkomst, succes- en faalfactoren. - de relatie tussen geleverde prestatie en bekostiging en de wijze van afrekenen; eventuele uitzonderingsclausules. - de mate van flexibiliteit in de overeenkomst. - de wijze van afrekening en verantwoording, monitoring en handhaving - randvoorwaarden in het proces te realiseren door de gemeenten. - ruimte in de bekostiging voor o.a. scholing, innovatie, (vastgoed)transitie; - de verdere uitwerking van de bovengenoemde punten in de basisovereenkomst. - de toegang tot de maatwerkvoorziening Bescherm Wonen 4. Beleidskader Partijen onderkennen het belang om in 2016 een algemeen verbindend beleidskader vast te stellen voor de maatwerkvoorziening Beschermd Wonen (en Maatschappelijke Opvang) in Zeeland voor de periode 2017-2020. Dit beleidskader omvat: - De uitgangspunten voor en omschrijving van de ondersteuningsprofielen en leveringsvormen van de maatwerkvoorziening Beschermd Wonen in Zeeland, als ook de uitwerking van de woonketen; - De wijze van tariefstelling en bekostiging van Beschermd Wonen in Zeeland; - De wijze waarin innovatie wordt vormgegeven en financieel vertaald; - De regeling voor toegang, beoordeling, toeleiding tot en plaatsing in beschermd wonen en over de bekostiging van vertrekkende of inkomende cliënten binnen de provincie. - Het kader voor kwaliteitsbeleid en toezicht; - De betrokkenheid en commitment van partners op verschillende leefgebieden;
- De wijze waarop de maatwerkvoorziening Beschermd Wonen in Zeeland zal worden gerelateerd aan het brede sociaal domein in de gemeenten (ter nadere beoordeling: aanzet tot een nieuw Zeeuws Kompas i.r.t. tot bredere discussie over de toekomst van maatschappelijke ondersteuning en zorg in Zeeland) - De uitgangspunten voor de bestuurlijke samenwerking in Zeeland rondom Beschermd Wonen en de afbakening van verantwoordelijkheden en bevoegdheden op gemeentelijk, regionaal en provinciaal niveau. De inhoud van het beleidskader is onderwerp van gesprek in de fysieke overlegtafels en de tekst zal bij de concept-deelovereenkomst(en) worden opgeleverd. 17 maart 2016