ALGEMEEN BELEIDSPLAN 2015-2020 VOLLEYBALVERENIGING VOORSTERSLAG Mei 2015, Het bestuur Pagina 1 van 18
INHOUD Voorwoord... 5 Inleiding... 6 Historie... 6 Huidige situatie... 6 Toekomst... 6 Missie en visie... 6 Missie... 6 Visie... 6 Kernwaarde... 6 De organisatie... 7 Organisatiestructuur... 7 Bestuur... 7 Commissies... 8 Inleiding... 8 Technische commissie... 8 Jeugdcommissie... 8 Stratenvolleybalcommissie... 8 Wedstrijdcommissie... 8 Sponsorcommissie... 8 PR-/Communicatiecommissie... 9 Vrijwilligerscommissie... 9 Financiële commissie... 9 Facilitaire commissie... 9 Scheidsrechterscoördinator... 9 Kascommissie... 9 Vertrouwenscommissie... 9 Technisch beleid... 9 Jeugd... 10 Doel... 10 Trainers en trainingen... 11 Doorstroming... 11 Pagina 2 van 18
Senioren... 11 Doel... 11 Heren 1... 11 Dames 1... 11 Trainers en trainingen... 12 Doorstroming... 12 Recreanten... 12 Doel... 12 Belangenbehartiging... 12 Trainers en trainingen... 12 Doorstroming... 13 Accommodatie... 13 Vrijwilligersbeleid... 13 Wie zijn de vrijwilligers van de vereniging?... 13 Het bestuur... 13 De commissies... 13 De scheidsrechters... 13 De trainers, coaches en begeleiders... 13 Aanzet tot vrijwilligersbeleid... 14 Algemeen... 14 Sfeer binnen de vereniging... 14 Ontwikkelen van het vrijwilligersbeleid... 14 Communicatie... 14 Intern... 14 Extern... 15 Contracten... 16 Sportiviteit en gedrag... 16 Wat verstaan we eigenlijk onder normen en waarden en wat onder Fair Play?... 16 Normen en waarden... 16 Fair Play... 16 Waardering... 16 Waar draait het om?... 16 Nevenactiviteit... 17 Pagina 3 van 18
Financiën... 17 Gezond financieel beleid... 17 Inkomsten... 17 Contributies... 17 Sponsoring... 17 Overige inkomsten... 18 Koppeling ledenadministratie en financiën... 18 Ledenorganisatie... 18 Uitgaven... 18 NeVoBo... 18 Zaalhuur... 18 Materiaal/kleding... 18 Trainers... 18 Pagina 4 van 18
VOORWOORD Voor je ligt het beleidsplan 2015-2020 van volleybalvereniging Voorsterslag uit Zwolle. Het plan heeft weliswaar even op zich laten wachten, maar als bestuur zijn wij ervan overtuigd dat hiermee een basis is gelegd waar wij de komende jaren mee vooruit kunnen. Het beleidsplan heeft tot doel om de toekomstvisie van de vereniging te omschrijven. Hierin staan onder andere huidige situatie, vooruitzichten en actiepunten. Het plan is mede gebaseerd op het document van SportService Zwolle Samenvatting, conclusie en aanbevelingen meedenkavonden volleybalvereniging Voorsterslag Bas Autowas Wij, als bestuur, zijn ervan overtuigd dat er op dit moment een goed beleidsplan ligt en zullen dit dan ook zeker proberen na te streven. Het bestuur bedankt Wim Schans voor zijn waardevolle bijdrage aan de totstandkoming van dit plan. Het bestuur, Erwin Schmitz, voorzitter Ben Drogt, penningmeester Martijn van der Veen, secretaris Jeanet Minks, voorzitter jeugdcommissie Arend van Zwieten, voorzitter technische commissie Pagina 5 van 18
INLEIDING Het beleidsplan 2015 2020 van volleybalvereniging Voorsterslag beschrijft de doelstellingen en actiepunten van de vereniging voor de komende jaren. Het beleidsplan beschrijft hoe de vereniging in de periode 2015 2020 de grote lijnen wil uitzetten. Historie Volleybalvereniging Westenholte is opgericht op 15 april 1955. De vereniging beschikt over notarieel verleende statuten. Verder is de vereniging in geschreven bij de Kamer van Koophandel. In 1996 heeft hoofdsponsor Bas Autowas zijn naam verbonden aan de vereniging en heet de vereniging voor de Nevobo volleybalvereniging Bas Autowas Westenholte. Huidige situatie De vereniging heeft op dit moment ongeveer 350 leden, waaronder ruim 280 jeugdleden. De vereniging heeft in seizoen 2014-2015 vier dames- en drie herenteams en 12 ABC jeugdteams en achttien CMV teams. De herenteams bestaan voornamelijk uit oudere spelers. Dames 1 en 2 is een combinatie van jonge en oudere speelsters. De overige damesteams bestaan voornamelijk uit oudere spelers. De doorstroming vanuit de jeugd naar de senioren vindt te weinig plaats. In principe is het tweede team bij de senioren bedoeld als opleidingsteam voor het eerste team. In de leeftijdscategorie van 13 tot en met 18 jaar zijn er onvoldoende leden. Bij de jongens is dit over de hele jeugd heen. Toekomst De vereniging was van oudsher gericht op Westenholte, op dit moment komt juist een groot deel van de jeugdleden al uit Stadshagen. Dus richt de vereniging zich naast Westenholte ook op Stadshagen. MISSIE EN VISIE Missie De volleybalvereniging wil het beoefenen van de volleybalsport bevorderen. De volleybalvereniging staat voor een gezonde, betrokken en gezellige vereniging met een goede jeugdopleiding. Het is een vereniging waarin ieder lid zich prettig voelt en de mogelijkheid heeft om zich te ontwikkelen. Visie Onze visie is om de vereniging verder te ontwikkelen tot een volleybalvereniging die prominent aanwezig is én blijft in Zwolle en dan met name in de wijken Westenholte en Stadshagen en daarnaast deelneemt in de regionale/landelijke competities. Kernwaarde De kernwaarde van onze volleybalvereniging is de sociale betrokkenheid in de wijken Westenholte en Stadshagen. Pagina 6 van 18
DE ORGANISATIE Organisatiestructuur Het organogram van de vereniging ziet er als volgt uit: Voor een uitgebreidere organogram zie bijlage 1 Bestuur Het bestuur bestaat uit maximaal vijf leden, waarvan de voorzitter, de penningmeester en de secretaris het dagelijks bestuur vormen. Alle bestuursleden worden door de algemene leden vergadering (ALV) benoemd voor vier jaar met een mogelijkheid tot herbenoeming. Het algemeen bestuur bestaat naast het dagelijks bestuur uit de voorzitter van de Jeugdcommissie en die van de Technische Commissie. De takenverdeling van het bestuur luidt als volgt: Voorzitter: Algemene zaken en PR/communicatiecommissie; Secretaris: Vrijwilligerscommissie, Stratenvolleybalcommissie, Wedstrijdcommissie, Contacten met bond, gemeente en overige; Penningmeester: Financiële commissie, Ledenadministratie, Sponsorcommissie en Facilitaire commissie (zaalhuur, materiaal); Voorzitter Jeugdcommissie: Alle zaken (indeling, trainers) die bij de jeugd spelen; Voorzitter Technische Commissie: Alle zaken (indeling, trainer) die bij de senioren spelen (zowel prestatief als recreatief). Het bestuur wordt ondersteund in haar werkzaamheden door commissies. Een heldere taakverdeling tussen het bestuur en de diverse commissies en het vervolgens nauwgezet vastleggen van taken en verantwoordelijkheden van de commissies maken het mogelijk dat zij autonoom kunnen opereren. Om de flexibiliteit van de organisatie te bevorderen kan het bestuur zich laten bijstaan door externe deskundigen. Bovendien kan het bestuur, naast de genoemde commissies, ad hoc en voor bepaalde tijd, werkgroepen in het leven roepen om op ontwikkelingen die de vereniging aangaan, te kunnen anticiperen. We willen in de vereniging graag met vele schouders een bijdrage aan de voortgang en ontwikkeling van de vereniging leveren. Zo bieden we continuïteit binnen en aan de vereniging. Dit betekent ten minste een voldoende bezetting van alle functies en commissies die binnen de vereniging actief zijn. Pagina 7 van 18
Het bestuur houdt zich voornamelijk bezig met de ontwikkeling van de vereniging en het aansturen van de diverse commissies. De taken en verantwoordelijkheden zijn beschreven in bijlage 2. Commissies Inleiding De vereniging heeft meerdere commissies. De Technische Commissie (TC) zorgt voor de structuur bij de senioren. De Jeugdcommissie zorgt voor structuur bij de jeugd. De Stratenvolleybalcommissie zorgt voor het eenmaal per jaar organiseren van het stratenvolleybaltoernooi. De Wedstrijdcommissie zorgt voor de wedstrijdindeling, wijzigingen, etc. De sponsorcommissie zorgt voor de werving van sponsoren. Een PR-/communicatiecommissie zorgt voor interne en externe communicatie over verenigingszaken. De Vrijwilligerscommissie zorgt voor het actief werven en begeleiden van vrijwilligers. De Financiële Commissie regelt alle geldzaken binnen de vereniging. Een Facilitaire Commissie regelt de accommodatie- en materiaalzaken binnen de vereniging. De commissies maken jaarlijks werkplannen (inclusief eventuele financiële consequenties) waarin zij hun activiteiten zichtbaar maken. De werkplannen worden voorgelegd aan het bestuur en moeten een bijdrage leveren aan de in het beleidsplan geformuleerde doelstellingen. Technische commissie De Technische Commissie (TC) bestaat in principe uit een voorzitter en minimaal vier andere leden. De voorzitter coördineert de commissie en maakt deel uit van het bestuur. De taken die de technische commissie doet, gaan in samenwerking met de Jeugdcommissie. De samenstelling, taken en verantwoordelijkheden van de Technische Commissie staan in bijlage 2. Jeugdcommissie De Jeugdcommissie bestaat in principe uit een voorzitter en minimaal vier andere leden. De voorzitter coördineert de commissie en maakt deel uit van het bestuur. De samenstelling, taken en verantwoordelijkheden van de Jeugdcommissie staan in bijlage 2. Stratenvolleybalcommissie De Stratenvolleybalcommissie bestaat in principe uit minimaal vier leden. Vanuit het bestuur is de secretaris het aanspreekpunt en verantwoordelijk. De commissieleden verdelen onderling hun taken en verantwoordelijkheden. De samenstelling, taken en verantwoordelijkheden van de Stratenvolleybalcommissie staan in bijlage 2. Wedstrijdcommissie De Wedstrijdcommissie bestaat in principe uit ten minste twee leden. Vanuit het bestuur is de secretaris het aanspreekpunt en verantwoordelijk. De commissieleden verdelen onderling hun taken en verantwoordelijkheden. De samenstelling, taken en verantwoordelijkheden van de Wedstrijdcommissie staan in bijlage 2. Sponsorcommissie De sponsorcommissie bestaat in principe uit minimaal drie leden. Vanuit het bestuur is de penningmeester het aanspreekpunt en verantwoordelijk. De commissieleden verdelen onderling hun taken en verantwoordelijkheden. De samenstelling, taken en verantwoordelijkheden van de Sponsorcommissie staan in bijlage 2. Pagina 8 van 18
PR-/Communicatiecommissie De PR-/Communicatiecommissie bestaat in principe uit ten minste vier leden. Vanuit het bestuur is de voorzitter het aanspreekpunt en verantwoordelijk. De commissieleden verdelen onderling hun taken en verantwoordelijkheden. De samenstelling, taken en verantwoordelijkheden van de PR- /Communicatiecommissie staan in bijlage 2. Vrijwilligerscommissie De Vrijwilligerscommissie bestaat in principe uit minimaal vier leden. Vanuit het bestuur is de secretaris het aanspreekpunt en verantwoordelijk. De samenstelling, taken en verantwoordelijkheden van de Vrijwilligerscommissie staan in bijlage 2. Financiële commissie De Financiële Commissie bestaat in principe uit minimaal twee leden. Vanuit het bestuur is de penningmeester het aanspreekpunt en verantwoordelijk. De samenstelling, taken en verantwoordelijkheden van de Financiële Commissie staan in bijlage 2. Facilitaire commissie De Facilitaire Commissie bestaat in principe uit ten minste twee leden. Vanuit het bestuur is de penningmeester het aanspreekpunt en verantwoordelijk. De samenstelling, taken en verantwoordelijkheden van de Facilitaire Commissie staan in bijlage 2. Scheidsrechterscoördinator Vanuit het bestuur is de secretaris het aanspreekpunt en verantwoordelijk. De taken en verantwoordelijkheden van de scheidsrechterscoördinator staan in bijlage 2. Kascommissie De Kascommissie bestaat uit ten minste twee leden. Vanuit het bestuur is de penningmeester het aanspreekpunt en verantwoordelijk. De taken en verantwoordelijkheden van de Kascommissie staan in bijlage 2. Vertrouwenscommissie De Vertrouwenscommissie bestaat in principe uit minimaal twee leden. Vanuit het bestuur is de voorzitter het aanspreekpunt. De taken en verantwoordelijkheden van de Vertrouwenscommissie staan in bijlage 2. TECHNISCH BELEID In het algemeen is het doel van het technisch beleid het verbeteren van het volleybaltechnisch niveau van alle leden en het realiseren van teams met spelers en speelsters van hetzelfde niveau. Het technisch beleid is bekend bij en wordt door alle trainers en coaches tot uitvoering gebracht om dit doel te bereiken. De vereniging informeert en consulteert met regelmaat de trainers en coaches. Het technisch beleid moet uiteindelijk voor het volgende zorgen: Het zo hoog mogelijk uitkomen van alle teams in competitieverband, afhankelijk van het niveau; Breedtesportontwikkeling; Een sterke jeugdopleiding Pagina 9 van 18
JEUGD Bij de vereniging staat de jeugd hoog in het vaandel. In de vereniging is het goed opzetten van een jeugdopleiding van groot belang. De doorgroei en doorstroom naar hogere niveaus en uiteindelijk naar de senioren is belangrijk. Doel De jeugd bij de vereniging bestaat uit de volgende leeftijdscategorieën: CMV-jeugd 6-12 jaar C-jeugd 12-13 jaar B-jeugd 14-15 jaar A-jeugd 16-17 jaar Binnen de jeugdopleiding staat het plezier voorop, daarnaast streven we naar een goede opleiding om zo de jeugd op verschillende niveaus een goede gedegen ondergrond mee te geven. Verder wil de vereniging de jeugd zo goed mogelijk (technische) training aanbieden. Hierdoor ontwikkelt de breedtesport en ook de prestatiesport en groeit het algemene niveau. Voor de eerste jeugdteams is het van belang de teams op een zo hoog mogelijk niveau te krijgen. Dit doen we door middel van prestatiegericht volleybal. Zo kan een goede doorstroming plaatsvinden naar de hogere seniorenteams. Wel wordt zo nodig geselecteerd op sterkte, zodat alle jeugdleden op hun eigen niveau kunnen spelen en iedereen zo veel mogelijk aan spelen toekomt. Voor de C-jeugd en CMV-jeugd worden extra selectie-/thematrainingen georganiseerd. Hier bieden we extra aandacht aan het technische aspect. Voor alle jeugdspelers is ouderhulp zeer noodzakelijk. Dit betreft niet alleen het vervoer van en naar wedstrijden en het coachen van wedstrijden. De vereniging moet actief zijn in het werven van ouders, die nadrukkelijk een rol kunnen spelen in verschillende taken. Om het contact met de ouders te bevorderen organiseert de trainer van het team aan het begin van het seizoen een ouderbijeenkomst. De doelstellingen voor de korte termijn zijn: Een jeugdteam haalt binnen twee seizoenen de eindronde van de Nationale Open Jeugd Kampioenschappen. De doelstellingen voor de korte, middellange en lange termijn zijn: Minimaal een jeugdteam per leeftijdsgroep maakt deel uit van de regionale competitie. De doorstroming van jeugd naar senioren de komende jaren blijven optimaliseren. Pagina 10 van 18
Trainers en trainingen Het is van groot belang om de trainingen van de jeugdteams te laten verzorgen door goede trainers. Dit kan door de juiste ervaring en/of door opleidingen. De trainingen voor de hoogste jeugdteams per leeftijdsniveau moeten gegeven worden door een daartoe geschikte trainer. De overige teams worden getraind door daartoe geschikt geachte vrijwilligers. Bij de jeugd wordt de basis gelegd voor het volleybal en het verdere verloop van de volleybalcarrière van de jeugdleden. Jeugdleden moeten niet op een te laat tijdstip trainen en minimaal een keer in de week. De trainers vallen onder de verantwoordelijkheid van de Jeugdcommissie. Alle jeugdtrainers moeten een recente Verklaring Omtrent Gedrag kunnen overleggen. Doorstroming Tegen het einde van het seizoen wordt de teamindeling bekeken voor het volgend jaar. Halverwege het seizoen (medio december) wordt de teamindeling nog eens kritisch bekeken. Daar waar nodig wordt een lid overgeplaatst naar een ander team. Ook wordt dan bekeken of er talentvolle spelers zijn die met een hoger team kunnen gaan meetrainen. In principe doorloopt iedere jeugdspeler de teams oplopend in leeftijd, voor talentvolle jeugd kunnen we een uitzondering maken. Deze spelers kunnen een of meerdere leeftijdsgroepen overslaan. Hiervoor vinden overleggen plaats tussen de Jeugdcommissie en Technische Commissie, trainers en begeleiders. SENIOREN Net zoals bij de jeugd staan plezier en gezelligheid bij de senioren voorop. Daarnaast streeft de vereniging ernaar om alle teams naar een zo hoog mogelijk niveau te leiden, dus prestatie is ook belangrijk. Vooral bij de hoogste dames- en herenteams is prestatie belangrijk. De tweede heren- en damesteams moeten in de toekomst als opleidingsploeg voor de eerste teams gaan fungeren. Doel Het doel binnen de verenging bij de senioren is om alle seniorenteams op hun niveau te laten spelen. Verder is de doelstelling om in de toekomst meer seniorenteams zowel dames als heren te hebben. Waarbij circa 50% a 60% uit de wijken Westenholte en Stadshagen. Heren 1 Heren 1 speelt in de 3e divisie. Doel op korte termijn (1-2 jaar) Handhaving 3e divisie Doel op middellange termijn (2-5 jaar) Handhaving 2e divisie Doel op langere termijn (5 jaar en verder) Minimaal 2e divisie Dames 1 Dames 1 speelt in de promotieklasse. Doel op korte termijn (1-2 jaar) Handhaving promotieklasse Doel op middellange termijn (2-5 jaar) Minimaal 3e divisie Doel op langere termijn (5 jaar en verder) Minimaal 2e divisie Pagina 11 van 18
Trainers en trainingen De vereniging streeft ernaar om de seniorenteams die prestatief (heren 1 en dames 1) spelen twee keer in de week te laten trainen door daarvoor bevoegde trainers. De andere seniorenteams trainen minimaal een keer in de week. In de toekomst moeten zowel de selectieteams (heren 1 en dames 1) als de opleidingsteams (heren 2 en dames 2) twee keer in de week trainen. Hierbij houden we rekening met jeugdleden die eventueel meetrainen met seniorenteams. De trainers vallen onder de verantwoordelijkheid van de Technische Commissie. Doorstroming De doorstroming van de jeugd naar de senioren moet vlekkeloos verlopen. De jeugd staat voorop, dus zo nodig moet een ouder en/of kwalitatief minder lid plaats maken voor een jeugdlid. Hierbij is het wel van belang om iedereen zo veel mogelijk tevreden te houden. De Technische Commissie bepaalt in overleg met de trainer, speler of speelster en ouders of een speler of speelster kan doorstromen. RECREANTEN Breedte sport bij de vereniging uit zich onder andere in het recreantenvolleybal. Op dit moment heeft de vereniging een grote recreantenafdeling. De vereniging wil recreanten die op een serieuze en verantwoorde wijze recreatief willen volleyballen aan zich binden. Bij de samenstelling van de verschillende spelersgroepen, spelen plezier en sfeer een vooraanstaande rol. Doel Recreanten moeten in een positieve sfeer, op verschillende niveaus, kunnen trainen en toernooien kunnen spelen. Met verschillende niveaus bedoelen we: een niveau, dat bedoeld is voor meer geoefende volleyballers (toernooiniveau); een niveau voor spelers, die alleen op trainingsavonden willen spelen/trainen; een niveau voor spelers die nog moeten kennismaken met het volleybalspel en de daarbij behorende technieken. Hiernaast hebben de recreanten de mogelijkheid om deel te nemen aan mix- en/of verenigingstoernooien. Belangenbehartiging De belangen van de recreanten worden behartigd door de Technische Commissie. De taken zijn: het samenstellen van de teams; het periodiek overleg voeren met trainers; het onderhouden van het contact met andere leden. Trainers en trainingen De recreanten krijgen training van (intern) opgeleide trainers. Het is wenselijk om de trainingen zo veel mogelijk op dezelfde avond te hebben. Het is dan mogelijk om uitwisselingen tussen de groepen te krijgen. Pagina 12 van 18
Doorstroming Spelers van de recreanten kunnen, als zij dit willen, als competitiespelers worden geselecteerd bij de senioren. ACCOMMODATIE De vereniging maakt gebruik van sporthallen van de Gemeente Zwolle en stichting t Anker. De trainingen worden gegeven in sporthal t Anker, Bewegingshuis Stadshagen, locatie Sportlaan, Koriander en WRZV-hal. Ook vinden hier wedstrijden plaats. Op dit moment wordt er een nieuw Anker gebouwd, de vereniging wil dit graag als thuishonk gaan gebruiken voor alle thuiswedstrijden en daarnaast zo veel mogelijk trainingen hier verzorgen om de samenhang binnen de vereniging te bevorderen. Dit zal kunnen plaatsvinden vanaf het seizoen 2015-2016. VRIJWILLIGERSBELEID Vrijwilligers zijn voor elke sportvereniging van essentieel belang. De vrijwilligers zorgen ervoor dat de vereniging blijft draaien en blijft bestaan. Het is voor de vereniging belangrijk om met deze vrijwilligers goed en op een juiste manier om te gaan. Het is van belang om deze vrijwilligers zo lang mogelijk aan de vereniging te binden. Aan het eind van elk seizoen organiseert de vereniging voor alle vrijwilligers een vrijwilligersavond. Wie zijn de vrijwilligers van de vereniging? Het bestuur De basis voor een goed functionerende sportvereniging is een constant en enthousiast bestuur, dat de overige leden stimuleert mee te werken. Het is van groot belang dat planmatig gewerkt wordt aan het werven, opvangen en begeleiden van nieuwe bestuursleden om vroegtijdig voor opvolging te kunnen zorgen. De commissies Naast personen voor bestuurszaken heeft de vereniging ook mensen nodig voor uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden. De Technische Commissie, Jeugdcommissie, ledenadministratie en andere commissies worden bemand door vrijwilligers. De scheidsrechters Het is van belang dat er voldoende scheidsrechters binnen de vereniging actief zijn. Van een lid verwachten we dat hij of zij zich op welke wijze dan ook inzet voor de vereniging. Een voorbeeld hiervan is scheidsrechter. De senioren- en A-teams moeten in principe allemaal wedstrijden fluiten. Dit wordt op vrijwillige basis gedaan (geen vergoeding). Een voornemen voor de toekomst is om nieuwe jeugdleden (vanaf 16 jaar) standaard te verplichten tot het volgen van een scheidsrechterscursus. De trainers, coaches en begeleiders Een merendeel van trainers, coaches en begeleiders van de vereniging werkt op vrijwillige basis. Pagina 13 van 18
Aanzet tot vrijwilligersbeleid Algemeen Onder vrijwilligersbeleid verstaan we actief werven en begeleiden van vrijwilligers. Het omvat een pakket maatregelen dat erop gericht is dat vrijwilligers hun werk goed en met voldoening (blijven) doen. Sfeer binnen de vereniging De goede sfeer binnen de vereniging is erg waardevol. De meeste mensen zijn heus wel bereid om eens iets te doen voor hun sportvereniging, de omstandigheden moeten dan wel goed zijn. Tenslotte is een sportvereniging van en voor de leden. Met elkaar omgaan is sfeer scheppen en elkaar motiveren. Leden die vrijwillig actief zijn, doen dat omdat ze de vereniging een warm hart toedragen. Ontwikkelen van het vrijwilligersbeleid De verenging heeft al een 100-puntensysteem voor de senioren. Daarom is het logisch dat het bestuur begint met ontwikkelen van het vrijwilligersbeleid voor ouders/verzorgers van de jeugdleden. COMMUNICATIE Dit hoofdstuk gaat over de communicatie. Communicatie vindt zowel intern als extern plaats. In de verschillende paragrafen staat een overzicht van de verschillende soorten communicatie die plaatsvinden binnen de vereniging en tussen de vereniging en haar omgeving. Hierin neemt de digitale wereld een steeds grotere plaats in. Intern Met interne communicatie bedoelen we: alle communicatie tussen bestuur, commissies en leden van de vereniging. Hieronder volgt een overzicht met verschillende soorten communicatie: 1. Persoonlijk gesprek (eventueel ook telefonisch) Vragen, mededelingen, op- en aanmerkingen van leden aan bestuur en commissies of andersom. 2. Schriftelijk Hoofdzakelijk mededelingen die schriftelijk vastgelegd moeten worden. Bijvoorbeeld opzegging lidmaatschap. 3. E-mail Als bij persoonlijk gesprek, alleen wordt hierop niet direct geantwoord, maar volgt reactie later. Voordelen zijn dat conversatie zwart op wit staat en dat zender en ontvanger niet gelijktijdig beschikbaar hoeven te zijn. Het nadeel is dat het langer duurt voor je antwoord krijgt. E-mail kan verkeerd worden opgevat, terwijl je tijdens een (telefoon)gesprek de stemming kunt peilen. Pagina 14 van 18
Over alle bovenstaande informatiestromen moeten commissieleden hun voorzitter informeren. 1. Informatiebord Op een informatiebord in de kantine van de nieuwe sporthal kan men mededelingen van onder meer commissies vinden. Denk hierbij aan overzicht thuiswedstrijden, standen en dergelijke. 2. Infoboekje (wegwijzer) Alle aanvoerders ontvangen aan het begin van het seizoen door dit boekje noodzakelijke informatie over het team en/of de vereniging. 3. Nieuwsbrieven Nieuwsbrieven worden niet structureel verstuurd, wel worden deze op aanvraag digitaal verstuurd voor belangrijke zaken binnen de vereniging. Met nieuwsbrieven wil het bestuur de leden directer betrekken bij de vereniging. 4. Website Op de website vind je alles wat je ook maar wilt weten over de vereniging. Het is belangrijk dat de website een toegankelijk en dynamisch karakter heeft en actueel is. Op termijn is de koppeling met een app een voornemen. 5. Social Media De vereniging heeft een Twitteraccount. Je kunt het Twitteraccount volgen. Hierop worden regelmatig informatie en behaalde resultaten van de teams geplaatst. Teams kunnen hun eigen Facebookpagina opzetten. Deze kan via de website gelinkt worden. Extern Met externe communicatie bedoelen we: alle communicatie tussen het bestuur en/of commissie met organisaties buiten de vereniging. Commissieleden houden hun voorzitter op de hoogte over alle officiële communicatie met organisaties of personen buiten de vereniging. Over onderstaande onderwerpen is regelmatig contact: Volleybalaangelegenheden (hoofdzakelijk met de NeVoBo) Accommodatie (hoofdzakelijk met Sportservice Zwolle) Algemene (sport) onderwerpen (hoofdzakelijk met de Gemeente, Stichting t Anker) Specifieke sportonderwerpen (hoofzakelijk met Sportservice Zwolle) Daarnaast wordt externe communicatie gebruikt bij: Vergroting naamsbekendheid Deze taak wordt behartigd door Public Relations. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van de plaatselijke en regionale media. Denk bijvoorbeeld aan aankondigingen van toernooien, verslagen van wedstrijden. Sponsoring Het is van wezenlijk belang om de naam van sponsoren op positieve wijze uit te dragen. Dit kan door het aangaan van de sponsoring, te melden via de pers en op de website. Daarnaast zullen links naar websites van sponsoren op de website en reclame-uitingen van sponsoren duidelijk zichtbaar voor het publiek zijn tijdens de thuiswedstrijden. Door een actief sponsorbeleid te voeren creëert de vereniging middelen om extra activiteiten te ontplooien. Pagina 15 van 18
Contracten Een onderdeel van de communicatie zijn ook de contracten die door de vereniging worden afgesloten. Hieronder vallen de contracten met trainers en verhuurders van sportaccommodaties. Ook de contracten met de sponsoren vallen hieronder. Het bestuur ondertekent de contracten en de penningmeester archiveert ze. SPORTIVITEIT EN GEDRAG Sporten doe je voor je plezier. De vereniging wil ieder lid de mogelijkheid bieden optimaal te genieten van de volleybalsport. Een vereniging waar iedereen zich thuis kan voelen, ongeacht de volleybalcapaciteiten en culturele achtergrond. Wij willen een actieve, bruisende en sportieve vereniging zijn die op basis van goede ontwikkelingsmogelijkheden voor de leden herkend wordt als een aantrekkelijke club. Wat verstaan we eigenlijk onder normen en waarden en wat onder Fair Play? Normen en waarden Een waarde is een principe dat mensen belangrijk vinden om na te streven. Het geldt als richtlijn voor het handelen. Normen zijn gedragsafspraken waar men zich aan moet houden in de omgang met anderen. Fair Play Het Fair Play-beginsel geeft aan dat we een aantal afspraken hanteren om de sport voor zo veel mogelijk mensen aantrekkelijk en plezierig te houden. Het is in feite een gedragscode voor de manier waarop we samen aan sport willen doen. Waardering Veel leden zetten zich op positieve wijze in voor de vereniging. Het fundament van iedere sportvereniging. Ze doen dat meestal met een hartverwarmende inzet. Het is belangrijk oog te hebben voor de inzet van al die vrijwilligers. Waardering hiervoor doet wonderen. En als er eens een foutje wordt gemaakt, is begrip belangrijk. Immers, wie werkt laat wel eens een steekje vallen. Het blijft mensenwerk. Waar draait het om? Sport wordt beoefend volgens de bedoelingen van het spel. De realiteit is echter dat er op en rondom de volleybalvelden ook dingen kunnen gebeuren die niet horen. Om elkaar hierop aan te kunnen spreken heeft het bestuur een gedragscode opgezet. Met als doelstelling vast te leggen wat wel en niet kan binnen de vereniging. Wat is acceptabel en wat niet?! Pagina 16 van 18
Nevenactiviteit Naast het reguliere sportaanbod zoals trainingen en competitiewedstrijden, organiseert de vereniging ook nevenactiviteiten. Hiervoor heeft de vereniging een activiteitencommissie. De mogelijke activiteiten die de vereniging kan organiseren, zijn: Voorbereidingstoernooi (jeugd en senioren) Afsluitingstoernooi (jeugd en senioren) Ouder-kind-toernooi (aan het eind van het seizoen voor de jongste jeugdleden) Scholentoernooi Technische avond voor alle trainers en geïnteresseerden Oliebollenactie Mixtoernooi (in januari) Recreantentoernooi Eindfeest FINANCIËN Gezond financieel beleid Om aan de missie te kunnen voldoen, is een gezond financieel beleid noodzakelijk. Onder een gezond financieel beleid verstaan we een evenwichtige balans tussen de inkomsten en de uitgaven van de vereniging. Dit houdt in dat de uitgaven minimaal gedekt moeten worden door de structurele inkomsten van de vereniging. De basis van de financiële uitgangspunten van de vereniging wordt jaarlijks vastgelegd in een begroting. Het opstellen van de begroting en het opmaken van de jaarrekening moet plaatsvinden binnen de daarvoor in de statuten bepaalde termijnen. Deze begroting moet vastgesteld worden door de Algemene Ledenvergadering. De begroting geeft een redelijk gedetailleerd beeld van alle inkomsten en uitgaven van de vereniging. Als een commissie activiteiten ontplooit, zal zij vooraf een raming maken van de kosten voor deze activiteit en deze ter goedkeuring aan de penningmeester voorleggen. Voor kosten die buiten de vastgestelde begroting vallen, zal de commissie vooraf toestemming moeten vragen aan het bestuur. Het bestuur kan overschrijdingen en/of afwijkingen van de begroting toestaan, maar legt daarover verantwoording af tijdens de ALV. Inkomsten Contributies De vereniging kent vier soorten leden: competitie spelende leden, recreanten, verenigingsleden en ereleden. De contributie kan op verschillende manieren worden voldaan. Er kan per kwartaal, per half jaar of per jaar worden betaald. Tijdens de ledenvergadering worden wijzigingen in contributiebedragen vastgesteld. Sponsoring Door een actief sponsorbeleid te voeren creëert de vereniging middelen om extra activiteiten te ontplooien. Bijvoorbeeld kwaliteitsimpulsen en nevenactiviteiten. Het contact met de sponsor moet met een overeenkomst worden bevestigd. Pagina 17 van 18
Overige inkomsten We willen toernooien en acties houden die minimaal budgetneutraal zullen zijn. De vereniging houdt zich op de hoogte van subsidiebeleid van gemeente, provincie en bond om zo optimaal gebruik te kunnen maken van subsidiebijdragen. Koppeling ledenadministratie en financiën De ledenadministratie moet permanent een juist beeld geven van het aantal leden en hoe het ledenbestand samengesteld is. Daarbij zijn diverse criteria belangrijk; in elk geval het soort lid (competitie spelend, recreant, verenigingslid), de leeftijd, het adres en de datum van inschrijving. Deze moeten zichtbaar gemaakt kunnen worden. De ledenadministratie moet op eenvoudige wijze de financiële administratie ondersteunen om de beheersbaarheid en betrouwbaarheid van deze gegevens te garanderen. Ledenorganisatie Aanmelding van nieuwe leden vindt uitsluitend via de ledenadministratie plaats. De inschrijving als lid is pas volledig na inlevering van het ingevulde en ondertekende aanmeldingsformulier. Het lid is speelgerechtigd en kan worden ingedeeld bij een van de teams zodra het NeVoBo-nummer van dit lid bekend is. Het lidmaatschap van de vereniging geldt in beginsel voor onbepaalde tijd. Het lidmaatschap kan uitsluitend schriftelijk worden opgezegd bij de ledenadministratie. Uitgaven NeVoBo De vereniging betaalt inschrijfgeld voor teams. Zaalhuur De vereniging huurt de zalen van de gemeente. Materiaal/kleding De vereniging schaft de wedstrijdshirts voor de leden aan. Hiervoor leveren de leden een bijdrage die verwerkt is in de contributie en welke door de vereniging wordt gereserveerd. Verder zullen er materialen (ballen etc.) aangeschaft moeten worden. Trainers De trainers krijgen een vrijwilligersvergoeding. Pagina 18 van 18