Communicatieplan - CO2 reductie CO2 Prestatieladder 2.1 Versie Datum Opgesteld door Geaccordeerd door 1.0 26 juni 2012 D. van de Woestijne Zienergie BV 1.1 3 juli 2012 D. van de Woestijne Zienergie BV 1.2 3 mei 2013 J. van Diepen Zienergie BV 1.3 10 sept 2015 J. van Diepen Zienergie BV 1.4 21 sept 2015 J. van Diepen Zienergie BV Zweth 6 2991 LH Barendrecht Postbus 393 2990 AJ Barendrecht Tel: +31 (0)180 751 300 Fax: +31 (0)180 751 305 E-mail: info@coolmark.nl
Inhoud 1 Inleiding... 3 1.1 Over dit communicatieplan... 3 2 Doelgroepen, boodschap en communicatiemiddelen... 4 2.1 Belanghebbenden... 4 2.1.1 Interne... 4 2.1.2 Externe... 5 3 Planning en verantwoordelijkheden... 7 Communicatieplan CO2 reductie 2 van 7
1 Inleiding 1.1 Over dit communicatieplan Dit communicatieplan beschrijft de wijze waarop Coolmark haar doelstellingen en vordering op het gebied CO2 emissiereductie communiceert naar haar medewerkers en externe Het plan is opgesteld in het kader van de certificering op de CO2 Prestatieladder. Door te communiceren over CO2 emissiereductie vergroot Coolamrk intern het draagvlak en stimuleert zij medewerkers om een bijdrage te leveren. Externe belanghebbende brengt Coolmark hiermee op de hoogte van haar inzet en vorderingen en kunnen haar hierop aanspreken. Communicatieplan CO2 reductie 3 van 7
2 Doelgroepen, boodschap en communicatiemiddelen 2.1 Belanghebbenden De zijn in te delen in twee groepen: interne en externe. De CO2 Prestatieladder omschrijft externe als: - Partijen die belang hebben bij reductie van energie en CO2 emissie - Potentiële partners om mee samen te werken aan CO2 emissiereductie. heeft de volgende geïdentificeerd: Interne - Directie en management - Werknemers Externe - Moederbedrijf - Klanten - Leveranciers - Adviseurs - Branchegenoten die met CO2 emissiereductie bezig zijn - Kennisinstituten in de branche 2.1.1 Interne BOODSCHAP De kernboodschap is: Coolmark draagt bij aan het milieu door de CO2 -uitstoot ten gevolge van zijn bedrijfsactiviteiten actief te reduceren en vraagt medewerking in het signaleren van kansen om de CO2- uitstoot verder terug te brengen. De interne communicatie over CO2 emissiereductie gaat met name over: - Doelen en ambities ten aanzien van de CO2 emissiereductie - Voortgang en resultaten - Deelname aan initiatieven - (voor zover van toepassing) doorverwerking naar de projecten (communicatie voor, tijdens en na de projecten) COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN Iedere werknemer van Coolmark moet bekend zijn met het bestaan van een CO2-beleid, het belang van verduurzaming daarvan en de eigen verantwoordelijke rol die een Coolmark-adviseur (of andere medewerker) heeft voor CO2 -reductie bij haar klanten. COMMUNICATIEMIDDELEN Voor de interne communicatie worden de volgende communicatiemiddelen ingezet: Website en intranet Op de website en op intranet is een aparte pagina ingericht voor de CO2 prestatieladder onder het kopje CO2. Op de website is informatie te vinden over: - Beleid, doelstellingen en voortgang op het gebied van CO2 emissiereductie; - Deelname aan initiatieven waar Coolmark zich bij heeft aangesloten; Communicatieplan CO2 reductie 4 van 7
- CO2 footprint gegevens. - Halfjaarlijkse voortgangsrapportage Directie- en management overleg In het directie- en managementoverleg (beide 2x per maand) staan maatschappelijk verantwoord ondernemen en CO2 emissiereductie als vast punt op de agenda. In het overleg wordt de voortgang van de CO2 emissiereductie doelstellingen en maatregelen besproken en worden besluiten genomen over interne en externe initiatieven hieromtrent. Ook worden de doelstellingen en maatregelen indien nodig bijgesteld. Van dit overleg wordt een actielijst vastgelegd. Werkoverleg In het groepshoofdenoverleg (werkoverleg, 1 x per 2 weken) staat CO2 reductie op de agenda en wordt informatie uitgewisseld over de interne en externe initiatieven. Ook wordt de voortgang van het bewustwordingsproces besproken en is ruimte om de reductiemogelijkheden te bespreken. Van dit overleg worden de actielijst vastgelegd. Posters en prikborden Onderwerpen die extra aandacht behoeven worden naast de drie voorgaande communicatiemiddelen extra gecommuniceerd via posters en op prikborden. MVO jaarverslag In het MVO jaarverslag worden de jaarlijkse prestaties van Coolmark gepresenteerd aan interne en externe stakeholders. Het MVO jaarverslag wordt gepubliceerd op de website. 2.1.2 Externe BOODSCHAP Klanten Coolmark wil klanten informeren over de mogelijkheden om energie te besparen in projecten. Leveranciers Coolmark legt aan leveranciers uit wat zijn beleid is op het gebied van CO2-reductie en wat we in dat kader van ze verlangen. Branchegenoten, moederbedrijf, overheden en kennisinstellingen Met branchegenoten, moederbedrijf, overheden en kennisinstellingen wil Coolmark zijn kennis delen over het reduceren van CO2-uitstoot. De externe communicatie over CO2 emissiereductie gaat met name over: - Doelen en ambities ten aanzien van de CO2 emissiereductie - Voortgang en resultaten - Deelname aan initiatieven - (voor zover van toepassing) doorverwerking naar de projecten (communicatie voor, tijdens en na de projecten) COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN - Alle klanten moeten bekend zijn met bovenstaande boodschap - Informatie over intern CO2 beleid is duidelijk vindbaar voor alle externe stakeholders COMMUNICATIEMIDDELEN Voor de externe communicatie worden de volgende communicatiemiddelen ingezet: Doelgroep Website Nieuwsbrief Trainingen Scherm Jaarverslag Overleg MVO verslag Moederbedrijf x x Communicatieplan CO2 reductie 5 van 7
Klanten x x x x x Leveranciers x x x x Branchegenoten, overheden en kennisinstellingen x x x x Website Op de website is een aparte pagina ingericht voor de CO2 prestatieladder onder het kopje CO2. Op de website is informatie te vinden over: - Beleid, doelstellingen en voortgang op het gebied van CO2 emissiereductie; - Deelname aan initiatieven waar Coolmark zich bij heeft aangesloten; - CO2 footprint gegevens. - Halfjaarlijkse voortgangsrapportage Externe nieuwsbrief De externe nieuwsbrief Coolmark info verschijnt tweemaandelijks. Naast informatie over energiebesparende producten en energie-efficiënte apparatuur bericht Coolmark tenminste halfjaarlijks in de Coolmark Info over CO2 beleid, doelstellingen, Trainingen Coolmark beschikt over eigen trainingsfaciliteiten om theorie en praktijk trainingen te geven aan klanten over producten en apparatuur. In deze trainingen worden klanten geïnformeerd over energiebesparingmogelijkheden en het gebruik van energie-efficiënte apparatuur. Scherm afhaalbalie Op het scherm bij de afhaalbalie bij het magazijn zal algemene informatie over CO2 beleid, doelstellingen, maatregelen en initiatieven zichtbaar zijn voor klanten die (klein) materiaal komen afhalen. Gedragscode NVKL Coolmark heeft in 2011 de gedragscode Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen ondertekend van de Nederlandse vereniging van ondernemingen op het gebied van de Koudetechniek en Luchtbehandeling. Deze is ook gepubliceerd op de website. MVO jaarverslag In het MVO jaarverslag worden de jaarlijkse prestaties van Coolmark gepresenteerd aan interne en externe stakeholders. Het MVO jaarverslag wordt gepubliceerd op de website. Communicatieplan CO2 reductie 6 van 7
3 Planning en verantwoordelijkheden Interne communicatie Middel frequentie Doelgroep Inhoud Verantwoor delijke Website en intranet doorlopend Alle medewerkers van CO2 beleid, doelstellingen, Directie en managementoverleg Groepshoofden overleg 2 x per maand 2 x per maand Directieleden Alle medewerkers van Voortgang CO2 beleid, doelstellingen, maatregelen en initiatieven. Managers Training Nieuwe Rijden Posters en prikborden doorlopend Berijders leaseauto Bewustwording invloed rijgedrag op brandstofverbruik/ CO2 uitstoot Ad hoc Alle medewerkers van CO2 beleid, doelstellingen, Externe communicatie Middel frequentie Doelgroep Inhoud Verantwoor delijke Website Doorlopend Alle externe CO2 beleid, doelstellingen, Coolmark info (ook op website gepubliceerd) Coolmark info (ook op website gepubliceerd) 1 x per jaar (juli/augustus) 1 x per jaar (december) Alle externe Alle externe Trainingen Ad hoc Klanten, onderaannemers Behaalde resultaten CO2 reductie en correctieve maatregelen (management review) Behalen of verlenging CO2 bewust certificaat Mogelijkheden energiebesparing en gebruik energie-efficiënte apparatuur en producten CO2 beleid, doelstellingen, Scherm afhaalbalie doorlopend Klanten, onderaannemers Intern jaarverslag 1x per jaar Moederbedrijf CO2 beleid, doelstellingen, MVO jaarverslag 1 x per jaar Alle interne en externe MVO en CO2 beleid, doelstellingen, maatregelen en CO2 voortgangsrapportage 2 x per jaar Alle interne en externe initiatieven Halfjaarlijkse CO2 emissies M. Ribeiro de. Oliveira M. Ribeiro de. Oliveira A. van Ballegooijen A. Filé Communicatieplan CO2 reductie 7 van 7