Effecten van prestatie-audits op de Vlaamse Administratie: een praktijkverhaal voor welzijn, volksgezondheid en gezin

Effecten van prestatie-audits op de Vlaamse Administratie: een praktijkverhaal voor welzijn, volksgezondheid en gezin In het Beleidsdomein WVG bouwt het departement samen met de agentschappen aan zorg en beleid Marc Morris, Secretaris-generaal voor het INSTITUUT voor de OVERHEID. Welzijn, Volksgezondheid en Gezin INSTITUUT voor de OVERHEID

Inhoud presentatie Context en structuur WVG Externe audit als element van beleidsevaluatie Hoe gingen we hiermee om Hoe willen we hiermee omgaan Aanbevelingen 2

Context en structuur WVG Welzijn, Volksgezondheid en Gezin INSTITUUT voor de OVERHEID

Organisatie beleidsdomein WVG Minister en kabinet - bepalen van het beleid Strategische adviesraad adviseert de minister Beleidsraad - overlegforum van minister en leidend ambtenaren beleidsdomein over beleid (in WVG exclusief EVA OPZ Geel en EVA OPZ Rekem) Managementcomité - overlegforum leidend ambtenaren beleidsdomein over organisatie en beheer - ondersteunen van het beleid, d.w.z. adviserende en coördinerende taken. Managementovereenkomst Agentschappen - uitvoeren van het beleid onder de rechtstreekse verantwoordelijkheid van de minister (IVA) of van een raad van bestuur (EVA). Beheersovereenkomsten. Managementondersteunende Dienst (MOD) - ondersteunen van het management, d.w.z. taken op het gebied van personeel, logistiek, informatica, 4

Organisatiestructuur 5

Beleidsdomein WVG 3.682 VTE s 6

Beleidsdomein WVG bij begrotingopmaak 2008: 2.760.199 keur 7

Evaluatie Agentschappen Evaluatie op niveau beleidsdomein/-veld Effectiviteit instrumenten Relatie tussen geleverde prestaties en vastgestelde en beoogde effecten, voor de minister, om Eventueel beleid bij te sturen Eventueel aansturing bij te sturen van (beheersovereenkomsten) van verzelfstandigde agentschappen Operationele beleidsevaluatie Proces van beleidsuitvoering Geleverde prestaties en ingezette middelen Indicaties over bereikte effecten om Interne processen te optimaliseren Input te leveren voor beleidsevaluatie van instrumenten, effecten, nieuwe evoluties, e.d. Via gestructureerde samenspraak en samenwerking 8

Hoe gingen we hiermee om Welzijn, Volksgezondheid en Gezin INSTITUUT voor de OVERHEID

WVG ervaring (selectie) 1998 Onderzoek naar subsidies in de Vlaamse Gemeenschap 1999 Audit van de informatisering in het VFSIPH 2000 Opmaak en de uitvoering van het strategisch plan "preventieve kinderzorg" van Kind en Gezin 2001 Onderzoek naar de beheersovereenkomsten met de Vlaamse openbare instellingen 2002 Het gebruik van convenants in de Vlaamse Gemeenschap 2003 Subsidies voor Infrastructuur in de sectoren Welzijn en Gezondheid 2005 Afstemming van het zorgaanbod op de Vlaamse beleidsdoelstellingen 2006 Subsidiëring van het algemeen welzijnswerk Subsidiëring van maatschappelijk opbouwwerk 2007 Subsidiëring van de thuiszorg Personeelsaangelegenheden van Kind en Gezin 10

Audit Subsidiëring van het algemeen welzijnswerk(2006) Onderzoek rechtmatigheid verstrekte subsidies Algemeen Welzijnswerk In overeenstemming met decreet AWW 19/12/1997 en BVR 12/10/2001? Zijn regelgeving en administratieve organisatie adequaat om subsidies rechtmatig te verstrekken? Toets aan beginselen van behoorlijke regelgeving Hoe ver staat het met de effectieve realisatie van het decreet AWW van 19/12/1997? 11

Audit Subsidiëring van het algemeen welzijnswerk(2006) Bevindingen van het Rekenhof: In decreet voorziene programmatie is er nog niet Nog geen enveloppefinanciering op basis van objectieve parameters nog steeds loonfinanciering op basis van 1995 Geen algemeen geldende definitie van algemene taken AWW te weinig sturing van de overheid CAW bepalen zelf hun taken Beleidsplannen CAW zijn geen onderhandelde contracten: inbreng van de overheid is te gering. Prioriteiten van de overheid niet gerealiseerd via beleidsplannen maar door bijkomende subsidie te geven Instrument beleidsplan niet opgenomen in decreet. 12

Audit Subsidiëring van het algemeen welzijnswerk(2006) Wat werd er gedaan met deze bevindingen? Wet. Onderzoek door LUCAS ontwikkelen van indicatoren en programmatie AWW (1.1.2008 31.12.2008) Enveloppefinanciering op basis van objectieve parameters is OK voor ICAW vanaf 2009. Voor autonome CAW zijn simulaties uitgewerkt en worden budgettaire gevolgen ingeschat. Opstart gemengde commissie met werkveld om volgende punten uit te klaren: Basisopdrachten AWW Positionering AWW Visie rond aansturing AWW door de overheid Aanzet voor programmatie 13

Audit Subsidiëring van het algemeen welzijnswerk(2006) Resultaten : Regelgeving gescreend en voorstellen tot aanpassing uitgewerkt Decreet AWW wordt geactualiseerd voorontwerp is door VR op 5 september 2008 principieel goedgekeurd ICAW s (ziekenfondsen) worden geïntegreerd in het nieuwe woonzorgdecreet voorontwerp op 18 juli 2008 principieel goedgekeurd 14

Audit Afstemming zorgaanbod op de Vlaamse beleidsdoelstellingen (2004) Doel Nagaan welke doelstellingen voor het zorgaanbod van het beleidsdomein zijn geformuleerd en welke budgetten aan de verschillende beleidsvelden werden toegewezen in de periode 1999-2004. Voor zes beleidsvelden nagegaan of de beleidsdoelstelingen inzake het zorgaanbod zijn bereikt en of essentiële voorwaarden voor een doeltreffende realisatie van de doelstellingen zijn vervuld 15

Audit Afstemming zorgaanbod op de Vlaamse beleidsdoelstellingen (2004) Bevindingen van het Rekenhof: De doelstellingenonderbouwing was niet optimaal. Ook de toetsbaarheid van de doelstellingen kan beter. Het doelbereik liep sterk uiteen en conclusies waren soms moeilijk te trekken. Tal van doelstellingen waren immers niet toetsbaar en lieten geen objectieve uitspraken over doelbereik toe. In andere gevallen bestonden nog geen betrouwbare meetsystemen voor het doelbereik. Te weinig aandacht naar beleidsevaluatie en, in het bijzonder, de efficiëntie en effectiviteit van subsidiestelsels en zorgvormen Over het algemeen hebben de administraties en de instellingen een goed inzicht in het zorgaanbod, De kostprijs van het zorgaanbod is in de zes beleidsvelden maar bij benadering of helemaal niet gekend. Enkel interne rapportering over de resultaten van de inspecties en maatregelen bij individuele voorzieningen, Geaggregeerde informatie daarover is echter nog vrijwel niet aanwezig. 16

Audit Afstemming zorgaanbod op de Vlaamse beleidsdoelstellingen (2004) Wat werd er gedaan met deze bevindingen? Bespreking bij regeringswissel 2 maal op beleidsraad besproken Overzicht voor scheidende minister en startende minister Wordt als referentiedocument geciteerd bij heel wat ontwikkelingen Rekenhof uitgenodigd voor toelichting Niet gebruikelijke geen vervolg gekend 17

Audit Afstemming zorgaanbod op de Vlaamse beleidsdoelstellingen (2004) Resultaten : BBB WVG structurele aanpassingen met kerntaak beleidsondersteuning ondersteund door Kenniscentrum Agentschap Inspectie met als opdracht ook beleidsrelevante analyses Systematiek in beleidsondersteuning afspraken in Beleidsraad over samenwerking agentschappen en departement m.b.t. Beleidsontwikkeling Beleidsevaluatie (zie later) Beheersmonitoring Informatieuitwisseling 18

Leertraject voor beide partijen Rekenhof kent de audit-techniek Meer dan de formele controle Ook geest van regelgeving werd nagegaan Context wordt getoetst Inspanning versus resultaat is ok Openbaarheid van de resultaten Andere Audit-rapporten zijn zelden openbaar Elementen uit rapport kunnen uit context gebruikt worden Opmerking niet altijd in verhouding tot belang 19

Leren omgaan met audits Zelf leren mee omgaan niet overal is interne controle systematisch al uitgebouwd traditie interne audit-diensten jonge agentschappen Sommige onderzoeken voorwerp van bespreking op beleidsraad Betrokkenheid eigen personeel Externen gaan er ook mee om Gebruik en misbruik van het rapport bij besprekingen Politieke fora Sectoroverleg Gespecialiseerde pers 20

Leren omgaan met audits (vervolg) Audit toegevoegd aan controlecascade Nog geen vermindering van controlecascade Nog onvoldoende afstemming met andere controleorganen Hopen op goede afstemming Voldoende interne controle capaciteit Mensen en know how Aandacht voor evenwicht tussen RRR en EEE Rechtzekerheid, rechtmatigheid, rechtsgelijkheid en Efficiëntie, effectiviteit en zuinigheid (economy) Grondtoon is positief Eigen organisatie leert hieruit veel Indirect gebruikt in beleidsontwikkeling Argument bij onderhandelingen met het veld 21

Externe audit als element van Beleidsevaluatie Welzijn, Volksgezondheid en Gezin INSTITUUT voor de OVERHEID

Partners van het beleidsdomein Inhoudelijk Steunpunt Beleidsrelevant Onderzoek WVG Studiedienst van de Vlaamse Regering Rekenhof Externe audit voorzien in de wet is een opportuniteit Methodologisch Instituut voor de Overheid Vlaamse Vereniging voor Bestuur en Beleid Steunpunt Beleidsrelevant Onderzoek Bestuurlijke Organisatie Vlaanderen 23

Beleidsevaluatie binnen WVG Ontwikkeling systematiek beleidsevaluatie Voorstel vanuit het departement Besproken op beleidsraad van 30/6/2008 (BR_WVG_20080630_P3_1_BO_informatieuitwisseling.pdf) Verdere uitwerking met agentschappen door het departement Beleidsraad doet selectie van thema s op basis van beleidsnota/brief, audits, vragen parlement, aandachtspunten minister en agentschappen, Relevante beleidseffectindicatoren worden aangeleverd door agentschappen Voorrang voor thema s die door financiële controle aangestipt werden en die kosten-effectief zijn Opvolging voorzien binnen beleidsraad 24

Evaluaties buiten intern proces Beleidsevaluatie Zijn elementen van de omgevingsanalyse van het intern proces van beleidsevaluatie Timing is niet afgestemd ex-ante evaluaties Reguleringsimpactanalyses Beheersmonitoring door agentschappen en departement Interne Audit Audit Rekenhof Wetskwaliteit Internationaal vergelijkend onderzoek 25

Audit als Instrument van Beleidsontwikkeling Past in evidence based -denken Werkt eerder op lange termijn Behoudens quick wins eerder organisatorisch Objectief onderzoek van neutrale Partner kan discussie met werkveld vergemakkelijken Complementair aan eigen of andere onderzoeken 26

Aanbevelingen Welzijn, Volksgezondheid en Gezin INSTITUUT voor de OVERHEID

Aanbevelingen vanuit onze ervaring Gebruik de reageermogelijkheid voor verschillende doeleinden Correctheid van rapport Mogelijke neven-effecten bij publicatie Graag opvolgvergaderingen met de onderzoekers Probeer de verschillende audits af te stemmen in het geheel van de beleids- en beheerscyclus Gebruik het rapport in uw systematiek van beleidsevaluatie Bespreek het op de juiste fora Communiceer dit ook intern 28