Tabellen en grafieken in A5 een beknopte handreiking Versie 1.0 (2016-2017) CENTRUM VOOR STUDIEBEGELEIDING EN ONDERWIJSVERNIEUWING PARKSTRAAT 45 BUS 3610 3000 LEUVEN
1. TEN GELEIDE Deze gids wenst enige hulp te bieden bij de integratie van relatief omvangrijke tabellen en grafieken in een werkstuk dat op A5-formaat wordt aangemaakt, zoals de masterproef. In deze handreiking gaan we ervan uit dat de tekstverwerking gebeurt met Word en dat Excel beschikbaar is om cijfergegevens te bewerken die eventueel in een voorgaande fase met behulp van SPSS of SAS werden gegenereerd. Tevens veronderstellen we dat iedere student over een voldoende basiskennis beschikt om zijn of haar werkwijze aan te passen in functie van kleine verschillen die bestaan tussen de verschillende versies van genoemde softwareprogramma s. Ook dient te worden benadrukt dat hier slechts op technische aspecten wordt gefocust. Een correcte weergave van cijfergegevens impliceert ook het gebruik van passende referentiestijlen. De bron van de gebruikte data moet met andere woorden steeds worden weergegeven in overeenstemming met de gekozen referentiestijl (bv. APA 2016). Tot slot herinneren we eraan dat grafieken en tabellen wel overwogen dienen te worden gebruikt. Ze kunnen een betoog ondersteunen en illustreren. Dit houdt in dat ze een meerwaarde moeten bieden en niet los mogen staan van een tekst. Tabellen en grafieken invoegen als opsmuk van een werkstuk zonder voldoende en relevante toelichting te verschaffen, is dus een weinig kwalitatieve praktijk en dus sterk af te raden. 2
2. GRAFIEKEN Het wordt pas een uitdaging om een grafiek in een document te integreren wanneer veel data moeten worden weergegeven. Bij wijze van voorbeeld zullen we hier toelichten hoe een grafiek met de maandelijkse Belgische inflatiecijfers van januari 1948 tot en met augustus 2016 kan worden aangemaakt. Stap 1 Maak de basisdata in Excel op volgens het gewenste formaat. In ons voorbeeld betekent dit o.a. dat de datumgegevens worden omgezet naar het formaat maand + jaartal en de inflatiecijfers als percentage (tot één tiende nauwkeurig) worden weergegeven. Dit kan eenvoudig middels de functie cellen opmaken ( opmaak > cellen ). 3
Stap 2 Selecteer de basisdata en maak een basisgrafiek aan ( Invoegen > Grafiek ). In dit geval kiezen we voor een eenvoudige lijngrafiek. Dit resulteert in een grafiek die nog diverse bewerkingen zal moeten ondergaan om hem vlot leesbaar te maken: Inflatiepercentage 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% -5,0% -10,0% januari 1948 januari 1956 januari 1964 januari 1972 januari 1980 januari 1988 januari 1996 januari 2004 januari 2012 Inflatiepercentag e 4
Stap 3 Als eerste worden de X- en Y-as bijgewerkt. Selecteer de gegevensreeks op de Y-as en klik met de rechter muisknop. Selecteer As opmaken. Er verschijnt dan een venster waarin verschillende parameters kunnen aangepast worden. In dit voorbeeld is het bijvoorbeeld zinvol om de schaal aan te passen de primaire eenheid te verruimen tot 10 jaar en de secundaire eenheid tot 2 jaar. Het submenu Getal laat bovendien toe om de datumaanduidingen op te schonen tot gehele jaartallen (bv. 1950 in plaats van januari 1950 ). Het submenu Maatstreepjes biedt dan weer de mogelijkheid om duidelijke markeringen voor de aanduiding van de primaire en secundaire eenheid aan te brengen. De X-as kan uiteraard op een soortgelijke wijze worden aangepast. 5
Stap 4 In een volgende stap kunnen de grafiektitels en legenda worden aangepast. Dit kan door astitels toe te voegen via de corresponderende menubalk. Overbodige titels en legenda kunnen eenvoudig worden verwijderd door op het desbetreffende item te klikken en te verwijderen. Stap 5 Wanneer de opmaak binnen Excel op punt staat, kan de grafiek als figuur worden bewaard. Dit kan eenvoudig door Opslaan als afbeelding te selecteren in het menu dat opgeroepen wordt door met de rechter muisknop op het grafiekgebied te klikken. 6
Stap 6 De grafiek kan vervolgens geïntegreerd worden binnen een Worddocument. Kies Invoegen > Foto > Afbeelding uit bestand om de grafiekfiguur in te voegen. Of sleep de afbeelding naar de gewenste plaats binnen het document. Het resultaat van deze bewerking is meestal niet optimaal. De grafiek wordt bijvoorbeeld te klein weergegeven of komt op een andere dan de bedoelde pagina terecht. Met de rechtermuisknop roep je een menu op waarbij je kan kiezen voor Uitlijnen of verdelen. Kies Uitlijnen op pagina. Via hetzelfde menu kan je ook de Tekstterugloop instellen. Kies voor Transparant. De grafiekfiguur wordt hierdoor heel wat beter hanteerbaar. Positioneer de grafiekfiguur nu op de gewenste locatie in het tekstbestand. Je kan hiertoe o.a. gebruik maken van de 90 rotatiefunctie in het menu Opmaak > Afbeelding. 7
Stap 7 Voorzie de grafiekfiguur tot slot van een passende titel en bronvermelding. Het verdient de voorkeur de grafiektitel als Bijschrift in te voegen ( Invoegen > Bijschrift ), zodat naderhand een automatisch overzicht kan aangemaakt worden met alle grafieken. 8
Grafiek 1: Evolutie maandelijks inflatiepercentage in België (1948-2016) Bron: Algemene Directie Statistiek - Statistics Belgium. http://statbel.fgov.be/nl/statistieken/cijfers/economie/consumptieprijzen/inflatie/ 9
3. TABELLEN Niet alleen uitgebreide grafieken vergen enige bewerking om ze succesvol in een Worddocument op A5-formaat te integreren, ook complexe tabellen laten zich niet eenvoudig inpassen. Een mogelijke werkwijze om hiermee om te gaan, illustreren we aan de hand van een omvangrijke tabel die de evolutie van de consumptieprijsindex documenteert. Stap 1 Maak de basisdata in Excel op volgens het gewenste formaat. De opmaak van een tabel hangt in grote mate af van de gegevens die erin worden opgenomen. Tracht wel om de lay-out van de tabellen die je in de masterproef opneemt zoveel mogelijk uniform te maken. Vermijd bij de opmaak onnodige witruimtes en herhaal niet nodeloos informatie in de hoofdingen. Zorg er wel voor dat alle noodzakelijke informatie aanwezig is en op een leesbare manier wordt gepresenteerd. Stap 2 Selecteer het gebied van de opgemaakte tabel in Excel en kopieer dit. 10
Stap 3 Plak vervolgens de gekopieerde tabel in Word. Maak hierbij gebruik van de functie Bewerken > Plakken speciaal. Kies plakken als afbeelding. Stap 4 Net zoals bij het invoegen van een grafiek, zal het resultaat van deze bewerking niet optimaal zijn. De tabel wordt bijvoorbeeld te klein weergegeven of komt op een andere dan de bedoelde pagina terecht. Met de rechtermuisknop roep je een menu op waarbij je kan kiezen voor Uitlijnen of verdelen. Kies Uitlijnen op pagina. Via hetzelfde menu kan je ook de Tekstterugloop instellen. Kies voor Transparant. De tabelfiguur wordt hierdoor heel wat beter hanteerbaar. 11
Positioneer de tabelfiguur nu op de gewenste locatie in het tekstbestand. Je kan hiertoe o.a. gebruik maken van de 90 rotatiefunctie in het menu Opmaak > Afbeelding. Stap 5 Voorzie de tabelfiguur tot slot van een passende titel en bronvermelding. Het verdient de voorkeur de tabeltitel als Bijschrift in te voegen, zodat naderhand een automatisch overzicht kan aangemaakt worden met alle tabellen. 12
Tabel 1: Inflatie berekend op de geharmoniseerde index van de consumptieprijzen volgend groep producten en diensten (augustus 2015 t/m juli 2016) 13
4. SLOTBEMERKINGEN Afbeeldingen, zoals ingevoegde grafieken en tabellen, worden vaak onscherp weergegeven op het scherm. De afdruk kan daarentegen wel haarscherp zijn. Het omgekeerde is echter ook mogelijk. Maak daarom voldoende proefafdrukken. Eens gegevens zijn opgesloten in een afbeelding, kan je ze niet meer eenvoudig bewerken. Bewaar daarom steeds het Excelbestand waarin je een grafiek of tabel hebt opgemaakt. Mocht het nodig zijn om in de fase van de eindredactie kleine aanpassingen door te voeren, kan je steeds op dat basisbestand terugvallen. ICTS, de centrale informaticadienst aan de KU Leuven, biedt een aantal cursusteksten en bijhorende oefeningen om (beter) te leren werken met een aantal courante softwareprogramma s, waaronder Excel. Je vindt een overzicht met het (gratis) aanbod via https://admin.kuleuven.be/icts/opleidingen/cursusmateriaal (toegankelijk na inloggen met jouw studentennummer en wachtwoord). 14