SELECTIE-BESTEK voor aankoop, implementatie, onderhoud en ondersteuning van een toepassing voor dynamische voorraad optimalisatie EOPMB/UZG/CA/2012-JVDB/SS/D34120055 Inhoudsopgave 1. Voorwerp van de aanbesteding... 2 2. Doelstelling... 2 3. Periode van gunning... 2 4. Situering... 2 4.1 Het IT landschap... 2 4.2 Het Centraal magazijn... 2 4.3 De Automatische Bevoorrading... 3 4.4 Kerncijfers... 3 5. Het verloop van de Opdracht... 4 6. Selectiecriteria... 4 6.1 Voor het onderzoek in het kader van art 43 en 43 bis.... 4 6.2 De financiële en economische draagkracht van de leverancier.... 5 6.3 De technische bekwaamheid van de leverancier:... 5 Referentie met betrekking tot de toepassing... 5 Ervaring met uitwisseling van gegevens met een ERP systeem.... 5 Onderhoud- en ondersteuningsdiensten... 5 1
1. Voorwerp van de aanbesteding Het Universitair Ziekenhuis Gent wenst een software toepassing te ontplooien om het beheer van de voorraad in het centraal magazijn en in de bergruimtes op de verschillende diensten te versterken om zo het voorraadniveau en de dienstverlening aan de interne klanten te optimaliseren. De toepassing moet op een dynamische wijze voorraadparameters voorstellen op basis van analyse van historische gegevens en tevens bestelvoorstellen genereren. De toepassing moet communiceren met het ERP systeem van het ziekenhuis. De dienstverlener moet naast implementatiediensten ook onderhouds- en ondersteuningsdiensten aan UZ gent leveren. 2. Doelstelling De toepassing voor voorraadoptimalisatie moet aan de volgende doelstellingen tegemoet komen. 1. Regelmatige (minstens wekelijks) en geautomatiseerde optimalisatie van de voorraad parameters (zoals bestelpunt) gebruikmakend van aangepaste statistische technieken. 2. Generatie van bestelvoorstellen op basis van de voorspelling van de vraag die gegenereerd wordt met aangepaste statistische technieken. 3. De aandacht van de beheerder vestigen op vraagpatronen die afwijken van de voorspellingen (management by exception) 4. Aandacht van de beheerder vestigen op artikels die dreigen een stockbreuk te ondergaan of waarvoor de voorraad bijzonder hoog is ten opzichte van de vraag. (management by exception) 5. Vraagpatronen automatisch analyseren en categoriseren om zo waardevolle informatie voor de beheerder te genereren. 3. Periode van gunning De opdracht zal gegund worden voor een periode van 4 jaar zodat eventuele uitbreidingen en aanpassingen van de toepassing mogelijk blijven gedurende deze periode. Daarna loopt het onderhoudscontract verder voor het onderhoud van de software voor een maximale periode van 9 jaar, te rekenen vanaf 1 jaar na de voorlopige aanvaarding. 4. Situering 4.1 Het IT landschap Momenteel, en waarschijnlijk voor heel 2012, wordt de werking van het centraal magazijn en de automatische bevoorrading aangestuurd door Microsoft Dynamics AX 4.0. In de loop van 2013 zal Microsoft Dynamics AX echter vervangen worden door SAP WM. Het is mogelijk dat de toepassing voor dynamische voorraad optimalisatie geïmplementeerd zal worden voor de migratie van Microsoft Dynamics AX 4.0 naar SAP. In dit geval zal de toepassing met beide systemen achtereenvolgens gekoppeld worden. Voor zowel Microsoft Dynamics AX 4.0 als SAP zijn testomgevingen beschikbaar. 4.2 Het Centraal magazijn Het Centraal Magazijn van UZ Gent neemt steriele en niet-steriele verbruiksgoederen in ontvangst van leveranciers, stockeert ze en verdeelt ze aan : de interne diensten die hun eigen decentrale voorraad beheren, de diensten onder automatische bevoorrading enkele externe instanties. andere magazijnen van UZ Gent Samen worden deze in het verder verloop de klanten van het centraal magazijn genoemd. Goederen die reeds vóór de ontvangst aan een klant zijn toegewezen worden ontvangen door het Centraal Magazijn en komen vervolgens terecht in een transit zone van waaruit zij verdeeld worden naar de klanten. 2
Klanten die zelf hun decentrale voorraad beheren plaatsen bestellingen bij het Centraal Magazijn op basis van een catalogus (bestelboeken). Het Centraal Magazijn bereidt de bestelling voor en levert die aan de klant op een regelmatige interval, meestal een keer per week. Externe klanten werken op dezelfde wijze. Automatische bevoorrading genereert bestellingen die door het Centraal Magazijn op dezelfde wijze behandeld worden als de bestellingen van de andere klanten. 4.3 De Automatische Bevoorrading De automatische bevoorrading verzorgt het volledig beheer van de decentrale voorraadpunten van een aantal diensten. Dit houdt in dat de automatische bevoorrading zowel het bestelpunt als de maximum voorraad van een artikel in een voorraadpunt bepaalt. Automatische bevoorrading bezoekt op regelmatige basis (1 tot 3 maal per week) de decentrale voorraadpunten om vast te stellen in welke manden de voorraad onder het bestelpunt ligt. De medewerkers van de automatische bevoorrading gebruiken mobile batch data terminals om artikel barcodes te scannen en de bestelling in te brengen. De bestellingen worden vervolgens in batch doorgestuurd naar het ERP systeem van het centraal magazijn. Een decentraal voorraadpunt bestaat uit een of meerdere lokalen (bergruimtes, spoelruimtes, kasten..). Alle artikels liggen in vakken in manden. Per vak ligt er maar één artikel. Elke vak is geïdentificeerd met een label met barcode. Dit label wordt gebruikt bij het genereren van bestellingen. In het huidige ERP systeem (Microsoft Dynamics AX 4.0) is de voorraad in de decentrale voorraadpunten niet gekend door het ERP. Dit materiaal is, volgens het systeem, reeds geconsumeerd door de klant terwijl het nog wel degelijk in de manden in de berging ligt. In het toekomstig ERP systeem (SAP) zal het materiaal in de bergingen wel als voorraad gekend zijn door het ERP. Het ERP zal verbruik na de feiten registreren op basis van voorraadtellingen. 4.4 Kerncijfers Kerncijfers Centraal Magazijn UZ Gent Artikels op voorraad 1 778 artikels Artikels in het bestand 30 000 artikels Opslag capaciteit - pallets 2 762 palletplaatsen Legbordrekken 193 legbordrekken Medewerkers Ongeveer 20 medewerkers Oppervlakte 4 800 m 2 Aard van producten Steriele verbruiksproducten zoals spuiten en catheters. Niet-steriel verbruiksproducten zoals bureelmateriaal, medisch materiaal. Bestellingen op leveranciers 20 206 bestellingen in 2011 40 8080 bestellijnen in 2011 Orders van klanten 32 938 orders in 2011 340 613 orderlijnen in 2011 Aantal klanten met automatische bevoorrading 41 klanten Aantal klanten zonder automatische bevoorrading 327 klanten Voorraadwaarde Ongeveer 1 000 000 Voorraadrotatie Ongeveer 7 maal per jaar. Kerncijfers Automatische bevoorrading Aantal artikels beheerd door automatische 2 911 artikels 3
bevoorrading Aantal decentrale voorraadpunten onder beheer van automatische bevoorrading Aantal vakken (bins) in de decentrale voorraadpunten Medewerkers Aard van producten Voorraadwaarde in alle decentrale voorraadpunten samen 35 decentrale voorraadpunten 18 423 vakken (bins) Ongeveer 20 medewerkers Steriele verbruiksproducten zoals spuiten en catheters. Niet-steriel verbruiksproducten zoals bureelmateriaal, medisch materiaal. Ongeveer 800 000 5. Het verloop van de Opdracht Deze opdracht zal gegund worden volgens een Europese Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking De hoofdstappen in het proces zijn : 1) Publicatie door UZ Gent van de kandidatuurstelling voor deze opdracht. 2) Selectie door UZ Gent van inschrijvers op basis van de selectiecriteria. 3) Versturen door UZ Gent van het bestek naar de weerhouden inschrijvers 4) Ontvangen door UZ Gent van offertes van de weerhouden inschrijvers 5) Administratief onderzoek van offertes door UZ Gent 6) Technisch onderzoek van de regelmatige offertes. 7) Demonstraties van de toepassing van weerhouden inschrijvers met regelmatige offertes. 8) Wegen van offertes door UZ Gent aan de hand van de gunningcriteria. 9) Onderhandelingen tussen UZ Gent en de weerhouden inschrijvers met regelmatige offertes 10) Indienen van een best and final offer (BAFO) door de weerhouden inschrijvers met regelmatige offertes. 11) Weging van de BAFO s van de hand van gunningcriteria 12) Gunning aan inschrijver met de hoogste score. 6. Selectiecriteria 6.1 Voor het onderzoek in het kader van art 43 en 43 bis. 1. Verklaring (max. 3 maanden oud te rekenen vanaf de dag van de opening van de offertes) uitgereikt door de hoofdgriffier van de bevoegde Rechtbank van Koophandel waaruit blijkt dat de inschrijver niet in staat van faillissement of vereffening verkeert of voor wie een procedure van vereffening of gerechtelijk akkoord aanhangig is. 2. Getuigschrift (max. 3 maanden oud te rekenen vanaf de dag van de opening van de offertes) van fiscale betrouwbaarheid uitgereikt door de bevoegde ontvanger van de directe belastingen en de ontvanger van de BTW. 3. Gezien de offerteprijs 5.500 EUR (excl. BTW) overschrijdt: Zal, voor de inschrijver van Belgische nationaliteit, conform het KB van 20 juli 2005 en de beslissing van de Vlaamse Regering van 14 juli 2006, het attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de voorschriften inzake bijdragen van de Sociale Zekerheid en de bestaanszekerheid ten aanzien van de verschuldigde bijdragen over het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal ten opzichte van de openingsdatum van de inschrijvingen, door het bestuur zelf, via elektronische weg worden opgevraagd. De inschrijver van vreemde nationaliteit moet, opdat zijn inschrijving als regelmatig zou worden beschouwd een attest voorleggen dat door de bevoegde overheid is uitgereikt en waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen ten aanzien van betalingen van de bijdragen voor sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Bedoeld attest mag ook voor de openingsdatum op het onder artikel 3 van deel 1. Algemene administratieve bepalingen vermeld adres worden bezorgd. 4
6.2 De financiële en economische draagkracht van de leverancier. 1. Passende bankverklaringen (max. 3 maanden oud te rekenen vanaf de dag van de opening van de offertes) waaruit de financiële draagkracht van de inschrijver blijkt. 2. Verklaring betreffende de totale omzet van de onderneming en de omzet betreffende de diensten waarop de opdracht betrekking heeft over de laatste drie boekjaren. 6.3 De technische bekwaamheid van de leverancier: 1. Een lijst van de voornaamste diensten waarop de opdracht betrekking heeft die hij gedurende de afgelopen 3 jaar heeft verricht, hun bedrag, data en de instanties waarvoor ze bestemd waren. Indien het diensten aan de overheid betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn verleend of geviseerd. Indien het gaat om leveringen aan privaatrechtelijke personen, worden de certificaten opgesteld door deze personen; bij ontstentenis daarvan is een verklaring van de dienstverlener toegelaten. Referentie met betrekking tot de toepassing De inschrijver moet minstens 3 werkende referenties kunnen voorleggen waarin : er duidelijk sprake is van een centraal magazijn dat andere, afhankelijke, voorraadpunten bevoorraadt, waarbij de toepassing simultaan de voorraad van zowel het centraal magazijn als de andere afhankelijke voorraadpunten optimaliseert, waarbij dezelfde artikels simultaan in het centraal magazijn en minstens twee afhankelijke voorraadpunten voorkomen. waarbij de voorraadparameters op voortdurende (minstens 1 maal per week) aangepast worden op basis van, onder andere, een voorspelling van de vraag waarbij de implementatie plaats vond na 1 januari 2007 De inschrijver moet voor elke referentie een korte beschrijving geven. Alle opgenoemde referenties moeten op voorhand akkoord zijn dat Universitair Ziekenhuis Gent met hen contact opneemt of bezoekt. Ervaring met uitwisseling van gegevens met een ERP systeem. De inschrijver moet minstens twee werkende referenties hebben die gegevens uitwisselen een ERP systeem De inschrijver moet voor elke referentie een korte beschrijving geven. Alle opgenoemde referenties moeten op voorhand akkoord zijn dat Universitair Ziekenhuis Gent met hen contact opneemt of bezoekt. Onderhoud- en ondersteuningsdiensten De inschrijver moet minstens 3 werkende referenties hebben die een onderhoudscontract hebben afgesloten met de inschrijver voor de toepassing. De inschrijver moet voor elke referentie een korte beschrijving geven. 5
Alle opgenoemde referenties moeten op voorhand akkoord zijn dat Universitair Ziekenhuis Gent met hen contact opneemt of bezoekt. 2. Een verklaring die de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de dienstverlener en de omvang van het kader weergeeft tijdens de laatste 3 jaren. 3. Een beschrijving van de maatregelen die de dienstverlener treft om de kwaliteit te waarborgen en vn de mogelijkheden die hij biedt ten aanzien van ontwerpen en onderzoek. 4. Opgave van het gedeelte van de opdracht dat de dienstverlener desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven. 6