Gemeente Woudrichem Auditplan 2015
Aan de gemeenteraad van de gemeenten Woudrichem t.a.v. P. Paulides, raadsgriffier Postbus 16 4285 ZG Woudrichem drs. D.R. van Vollevelde RA Auditplan 2015 gemeente Woudrichem Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u ons voorstel voor het auditplan 2015. Wij hanteren de volgende indeling voor ons auditplan: 1. Inleiding 2. Controleaanpak en risicoanalyse 3. Communicatie 4. Invulling adviesfunctie 5. Honorarium 6. Tot slot 1. Inleiding Dit auditplan voor de aanpak van de accountantscontrole is ontwikkeld om focus aan te brengen in onze controle en zodoende onze controle te richten op de specifieke ontwikkelingen, aandachtspunten en risico s zoals die vanuit ons perspectief als accountant voor uw gemeente van belang zijn. Wij beogen om het college en de gemeenteraad door de uitvoering van onze controle en de rapportering van de bevindingen daaruit, te ondersteunen bij het formuleren van een adequaat antwoord op de onderstaande aandachtspunten. Het auditplan 2015 is ingericht op basis van besprekingen met het management, auditcommissie en de informatie die is verkregen tijdens accountantscontroles over voorgaande boekjaren. Ons auditplan voor 2015 is gebaseerd op de afspraken uit 2014 waarbij wij zoveel mogelijk rekening houden met twee verschillende forse veranderingen die zich vanaf 2014 voordoen met betrekking tot de accountantscontrole voor uw gemeente. Verandering 1: veel ontwikkelingen met effect op de financiële positie In de eerste plaats komt veel op de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen af met gevolgen voor de financiële positie. De ontwikkelingen met een financieel effect zijn talrijk en omvangrijk. Het structureel sluitend houden van de begroting (a), het beheersen van de
3 financiële positie (b), het in balans houden van de uitgaven en inkomsten (EMU-saldo) (c) en het vinden van ruimte om de financiële positie zo nodig te versterken (d) worden de uitdagingen voor uw gemeente voor de komende jaren. Bij uw gemeente is een goed risicomanagement (signaleren, communiceren en ingrijpen) daarom van essentieel belang. Hieronder noemen wij de belangrijkste financiële ontwikkelingen. Decentralisatie van taken (Jeugdzorg, Participatiewet, AWBZ/Wmo). Nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen. Aanpassing Besluit begroting en verantwoording (Bbv). Invoering vennootschapsbelasting op overheidstaken per 1 januari 2016. Wet Normering Topinkomens (WNT). Wet Markt & Overheid. Nieuwe modelverordening artikel 212 Gemeentewet Gezien de (financiële) ontwikkelingen, uitdagingen, kansen en risico s is het belangrijk dat u als gemeenteraad continu en goed geïnformeerd blijft over deze ontwikkelingen, het risicoprofiel en het verloop daarvan, de getroffen of te nemen maatregelen, de te accepteren risico s en de financiële positie van uw gemeente. Op dit moment is nog veel onbekend over de eisen die worden gesteld aan de controle van de drie decentralisatie. Zo wordt (nog) nagedacht over het normen- en toetsingskader om de bestedingen in het kader van de Participatiewet, Jeugdzorg en AWBZ/Wmo te controleren. Verandering 2: Vergroting aandacht voor kwaliteit jaarrekeningen in de publieke sector In de tweede plaats krijgt sinds 2014 de kwaliteit van de jaarrekening in de publieke sector en de accountantscontrole daarop erg veel aandacht. Hieraan liggen verschillende ontwikkelingen ten grondslag. Wij noemen u: Gestelde hogere eisen aan de kwaliteit van de jaarrekening, de controle daarop en de dossiervorming. Onderzoek, bevindingen en adviezen van de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Onderzoek, bevindingen en adviezen van de rijksaccountantsdienst (ADR) met betrekking tot de SiSa bijlage. Media-aandacht en vragen vanuit de Tweede Kamer.
4 Bovenstaande ontwikkelingen hebben geleid tot aanscherping van regelgeving en normen inzake de accountantscontrole. De controle van de jaarrekening van uw gemeente wordt meer rule based (zijn alle geldende regels gevolgd?). Zo moeten wij in onze controle zichtbaar maken waar de normen van de NV COS (Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden) in onze controleaanpak zijn afgedekt en gedocumenteerd. De nadere aanscherping heeft met name betrekking op: Schattingen bij voornamelijk grondexploitaties en voorzieningen. Is door de gemeente voldoende beargumenteerd en gedocumenteerd hoe de schattingen zijn bepaald (NV COS 540). Grote aandacht voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van de digitale autorisatie en verwerking van gegevens en informatie. Hierbij worden hoge eisen gesteld aan de inrichting van de geautomatiseerde omgeving van uw gemeente en aan de IT-audit van de accountant. Heeft de gemeente een fraude-risicoanalyse gemaakt en is deze geïmplementeerd? Heeft de gemeente een beschrijving gemaakt van de key-controls (de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen). De eisen voor het gebruikmaken van de door de organisatie uitgevoerde verbijzonderde interne controlewerkzaamheden (NV COS 610) zijn aangescherpt. Hoge eisen aan het zichtbaar aantonen van de geleverde prestaties die aan uw gemeente worden gefactureerd. De aanscherping van de regelgeving en normen heeft geleid tot een gewijzigde controleaanpak en wijze van rapporteren. Deze aanscherping leidt ook tot hogere eisen die worden gesteld aan de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing, documentatie, analyses, onderbouwingen en de jaarrekening zelf. Dit is een belangrijke uitdaging voor uw organisatie de komende periode. Op 8 juni 2015 hebben wij in uw auditcommissie de belangrijkste wijzigingen met een presentatie toegelicht. 2. Controleaanpak en risico analyse De aanpak van de controle is gebaseerd op gedegen kennis van uw gemeente. De eerste stap die wij zetten, is het verkrijgen van inzicht in uw activiteiten en uw bedrijfsdoelstellingen. Op basis van deze informatie stellen wij een specifiek auditplan voor u op, waarin rekening wordt gehouden met de omstandigheden in uw gemeente en de sector. Zowel uw medewerkers als het controleteam van Deloitte worden zodoende in staat gesteld zich te concentreren op de belangrijkste jaarrekeningposten en transacties.
5 Voor u is van belang dat wij onze kennis en ervaring op het gebied van administratieve verantwoording en financiële verslaglegging binnen de sector met u delen. Daarnaast verzekeren wij u van een hoog niveau van deskundigheid ten aanzien van de specifieke risico s en sectorspecifieke onderwerpen waarmee de gemeente Woudrichem geconfronteerd wordt. De controleaanpak van Deloitte, die wij in de figuur hiernaast hebben weergegeven, onderscheidt zich door de inzet van een brede groep professionals met specifieke sector- en functionele deskundigheid, die een integraal onderdeel vormt van het controleteam. Voor de controle van de gemeente Woudrichem zullen wij (waar nodig) gebruikmaken van specialisten op het gebied van controlezekerheid, IT-auditing, fiscaliteiten en grondexploitaties. Zij zijn actief betrokken bij het proces van planning en risicoanalyse, en zijn gedurende het jaar beschikbaar om met het controleteam en het management van de gemeente Woudrichem besprekingen te voeren over risicoanalyse, onderwerpen op het gebied van administratieve verantwoording en financiële verslaglegging, ontwikkelingen binnen de sector en andere relevante onderwerpen. Wij zijn ons ervan bewust dat de effectiviteit en de efficiency van de controle van groot belang zijn voor zowel de gemeente Woudrichem als ons controleteam. Wij werken voortdurend aan de ontwikkeling van een nog efficiënter controleproces en aan verhoging van het kwaliteitsniveau door toegenomen effectiviteit van onze werkzaamheden. Speerpunten controle 2015 Als wij het hebben over een op maat gemaakte, op risico s gerichte controlebenadering bedoelen we meer dan de nadruk leggen op de belangrijkste risico s. Onze aanpak kenmerkt zich door een gerichte risicobenadering, die blootlegt wat er fout kan gaan en tot een afwijking van materieel belang kan leiden in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Een belangrijke stap in onze risicoanalyse zijn de actuele ontwikkelingen. Wij stellen voor de volgende posten als speerpunt mee te nemen voor de controle van 2015: Controle bestedingen sociaal domein. Vanaf 2015 ontvangt uw gemeente nieuwe middelen vanuit het Rijk inzake Jeugd, Zorg en de Participatiewet. Wij zullen onze controle richten op de vraag hoe de controle vanuit uw gemeente op de besteding van deze middelen is geregeld, de volledigheid van de kosten in de jaarrekening 2015 en de controle of prestaties zijn
6 geleverd voor de bedragen die door uw gemeente zijn betaald. Op dit moment is nog veel onbekend over de eisen die worden gesteld aan de controle van de drie decentralisaties. Zo wordt (nog) nagedacht over het normen- en toetsingskader om de bestedingen in het kader van de Participatiewet en AWBZ/Wmo te controleren. Grondexploitaties. De grondexploitaties blijven absoluut en relatief gezien een belangrijke plaats innemen binnen uw gemeente. Wij richten ons in ieder geval op de waardering van het project Bronkhorst 1, Postweide 2, de nieuwe ontwikkelingen in 2015 ten aanzien van de projecten en de follow-up van eerdere bevindingen. Naleving van inkoop- en aanbestedingsrichtlijnen. Wij richten ons hierbij specifiek op de naleving van EU-aanbestedingsrichtlijnen en de aanbestedingswet omdat deze op grond van het controleprotocol van de gemeente meewegen in het accountantsoordeel over de jaarrekening 2015. Monitoring verbonden partijen. Wij richten ons hierbij het toezicht vanuit de gemeente Woudrichem op verbonden partijen, transacties met verbonden partijen, en op de vraag of afrekeningen van verbonden partijen in de jaarrekening van Woudrichem zijn verwerkt. Een belangrijke verbonden partij betreft het Regionaal Bedrijventerrein Land van Heusden voor uw gemeente. Monitoring van actuele ontwikkelingen. Wij onderzoeken in hoeverre uw gemeente actief inspeelt op actuele ontwikkelingen, zoals nieuwe wetgeving. Een voorbeeld hiervan is de impact van de invoering van de vennootschapsbelasting voor gemeenten in 2016. Fraude-risico-analyse. Op grond van onze beroepsregels zijn wij verplicht controlewerkzaamheden uit te voeren om frauderisico s aan te pakken. Onderdeel van onze uitgebreide controlewerkzaamheden ten aanzien van fraude is dat wij vaststellen dat uw gemeente over een frauderisicoanalyse beschikt. Ook evalueren wij de opzet, invoering en werking van de processen die het management hanteert voor het vaststellen en aanpakken van risico s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude, en van de programma s en beheersingsmaatregelen die het management heeft opgezet om dat risico te ondervangen. Ontwikkeling van de financiële positie van de gemeente in relatie tot de risico s die de gemeente loopt en het beschikbare weerstandsvermogen. De hiervoor beschreven aandachtspunten hebben wij onderkend op basis van onze kennis van uw gemeente en de ervaringen van de controles over de voorgaande boekjaren, waarbij wij uiteraard de input vanuit uw organisatie hebben meegenomen. Daarnaast besteden wij tijdens onze controle aandacht aan door de auditcommissie ingebrachte aandachtsgebieden en onderwerpen. Uitvoering van het auditplan Onderdeel van de uitvoering van het auditplan is het evalueren van de opzet en de toetsing van de operationele effectiviteit (werking) van de interne beheersingsmaatregelen en het uitvoeren
7 van gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Waar mogelijk voeren wij testwerkzaamheden van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden gelijktijdig uit, in overeenstemming met de International Standards on Auditing. Dit zorgt voor een efficiënt verloop van de controle. Bij onze beoordeling van het systeem van interne beheersing toetsen wij onder andere de aspecten tijdigheid, juistheid en volledigheid van de informatievoorziening. Daarnaast toetsen wij op procesniveau of de interne beheersingsmaatregelen toereikend zijn ten aanzien van relevante potentiele fouten in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Onze gegevensgerichte controlewerkzaamheden bestaan uit een specifieke combinatie van cijferanalyses en detailcontroles van transacties en saldi. Deze werkzaamheden zijn ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten. Weging van fouten en onzekerheden (jaarrekening) De goedkeuringstoleranties zijn vastgelegd in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Dit zijn de wettelijke minimumeisen. Dit betekent dat wij een goedkeuringstolerantie hanteren van maximaal 1% voor fouten en van maximaal 3% voor onzekerheden voor de jaarrekening als geheel. Naast de weging van fouten en onzekerheden om tot een accountantsoordeel (t.b.v. strekking controleverklaring) te komen, is het ook nuttig om een rapporteringstolerantie af te spreken. Fouten, die de rapporteringstolerantie overschrijden, zullen wij opnemen in ons rapport van bevindingen. Wij stellen voor om, conform voorgaande jaren, voor de gemeente Woudrichem uit te gaan van een rapporteringstolerantie voor niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden in de jaarrekening van 30.000.
8 3. Communicatie Een belangrijk onderdeel van onze verantwoordelijkheid als onafhankelijke accountant van de gemeente Woudrichem is ondersteuning te bieden aan de auditcommissie bij het uitoefenen van haar bestuurlijke verantwoordelijkheden. Tijdens de uitvoering van de controle houden wij u op de hoogte van de voortgang van de werkzaamheden, de aandachtsgebieden en de afstemming met het management. Daarnaast informeren wij u over markt- en economische ontwikkelingen, bestuurlijke ontwikkelingen, en de toegang tot deskundigen en educatieve middelen om de effectiviteit van de toezichthoudende rol van de auditcommissie te verhogen. Wij stellen de volgende formele contactmomenten voor: Gesprekspartner Frequentie per jaar Onderwerpen Auditcommissie 3 Pre-auditgesprek, managementletter en accountantsverslag Voorlopige inschatting is dat driemaal overleg met de auditcommissie wenselijk is. Mocht er behoefte zijn aan extra overleg dan is dat uiteraard mogelijk. Portefeuillehouder financiën en gemeentesecretaris 2 Pre-auditgesprek, managementletter, accountantsverslag en controleverklaring, diverse onderwerpen Over het jaar 2015 zullen door ons de volgende rapportages worden uitgebracht: Interim-controle Jaarrekeningcontrole Managementletter Controleverklaring en accountantsverslag Gemeenteraad Afschrift Origineel Auditcommissie College van burgemeester en wethouders Afschrift, en bespreking bevindingen op hoofdlijnen. Origineel Origineel. En bespreking bevindingen op hoofdlijnen. Afschrift De raad is opdrachtgever voor de controle van de jaarrekening. Wij zullen de raad en het college op de volgende momenten over de voortgang en de bevindingen van de controle informeren:
9 Na de interim-controle brengen wij een managementletter uit, gericht aan het college van burgemeester en wethouders. De hoofdlijnen van de managementletter worden door ons afgestemd met de auditcommissie. Bestuurlijk relevante zaken worden altijd ook via het accountantsverslag aan de gemeenteraad gerapporteerd. Bij controlebevindingen waarvan wij het van belang achten dat de raad daar direct over wordt geïnformeerd. In een dergelijke situatie zullen wij het college adviseren eerst zelf de informatie aan de raad te verstrekken. Als het college de raad niet informeert, dan zullen wij zelfstandig de raad informeren. Indien wij bij een controle afwijkingen constateren die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, zijn wij verplicht de raad hierover terstond schriftelijk melding te maken en hier een afschrift van aan het college te zenden. Na afronding van onze controle ontvangt de raad ons accountantsverslag. Wij leggen het concept accountantsverslag eerst ter afstemming van de feiten voor aan het college. Voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken bespreken wij met de vertegenwoordiging van de raad (auditcommissie) het accountantsverslag. Na iedere controle beoordelen wij de opvolging van de aanbevelingen. Hieraan besteden wij aandacht in onze managementletter door het opnemen van een bijlage stand van zaken eerder uitgebrachte adviezen en hanteren hierbij een stoplichtmodel. 4. Invulling adviesfunctie De interne en externe factoren die uw bedrijfsvoering beïnvloeden, zijn mede bepalend voor hoe wij onze controle inrichten. Wij baseren onze controlestrategie tevens op de uitkomsten van de regelmatige besprekingen die wij met u zullen hebben. Door deze focus op uw organisatie ontstaat zicht op de achterliggende waarborgen voor betrouwbare informatie in uw organisatie. Dit vormt de basis voor onze natuurlijke adviesfunctie. Mede vanuit de samenwerking met de specialisten binnen Deloitte mag u van ons verwachten dat wij als kritisch controleur niet alleen een onafhankelijk en deskundig oordeel hebben, maar tevens vanuit onze controle ook praktische adviezen en oplossingen koppelen aan onze bevindingen. Deze adviezen komen tot uitdrukking in de managementletter en het rapport van bevindingen bij de jaarrekening. Tijdens de pre-audit meeting zullen wij met u in kaart brengen over welke onderwerpen u nader geadviseerd wilt worden. Door onze kennis van actualiteiten en voor u relevante onderwerpen in combinatie met uw en onze kennis van uw organisatie, kunnen wij deze onderwerpen zeer specifiek benoemen. Daarnaast zullen wij u ook ongevraagd adviseren wanneer hiertoe aanleiding bestaat. Wij zien de natuurlijke adviesfunctie niet uitsluitend als bijproduct van onze controle. Ook indien wij beschikken over informatie die voor uw organisatie van belang kan zijn, mag u van ons verwachten dat wij deze kennis proactief met u zullen delen. Onze industry group Lokaal
10 Bestuur en ons wetenschappelijk bureau hebben een belangrijke centrale rol in onze interne en externe informatievoorziening. Wij informeren onze cliënten en medewerkers op continue basis over actuele ontwikkelingen, niet alleen bij de uitvoering van de controle, maar ook door middel van publicaties, periodieken en (thema)bijeenkomsten. 5. Honorarium Wij streven ernaar de gemeente Woudrichem onderscheidende professionele dienstverlening bieden tegen een redelijke vergoeding. Onze bewezen deskundigheid en ons streven naar tijdige en responsieve dienstverlening zetten wij in voor een goede professionele samenwerking. Daarbij werken we kostenbewust en voldoen daarbij aan professionele standaarden en richtlijnen. De inschatting van ons audit budget voor 2015 is als volgt, ter vergelijking hebben wij ook de bedragen van 2014 opgenomen: Honorarium 2015 2014 2015 Accountantscontrole: uitvoering basismodule interim-controle, jaarrekeningcontrole inclusief rechtmatigheidscontrole en SiSa-bijlage. 34.200 34.200 Aanscherping audit prestatieverklaring, EU-aanbesteding, frauderisico-analyse 3.000 3.000 Wet Normering Topinkomens 1.750 IT-audit (digitale facturenstroom) P.M. Aanscherping COS 610 5.000 Controle geldstromen decentralisaties Sociaal Domein 7.500 Totaal 37.200 51.450 Relatiekorting -/- 5.700 -/- 11.500 Totaal honorarium boekjaar 2015 31.500 39.950 Een nadere uiteenzetting over de prijs hebben wij als bijlage opgenomen bij dit auditplan. Hieronder hebben wij een toelichting opgenomen op de elementen die een kostprijsverhogende hebben. In de berekening is rekening gehouden met een optimale aanlevering van de benodigde
11 documentatie. Een trapje naar beneden is vooralsnog niet aanwezig (tenzij wet- en regelgeving minder stringent moet worden getoetst). Aanscherping audit 3.000 Dit betreft aanscherpingen in vastleggingen die zijn gevraagd ten aanzien van de toetsing van de prestatieverklaring, EU-aanbesteding en frauderisicoanalyse. Dit vergt ongeveer 24 uur op jaarbasis extra. WNT 1.750 Dit betreft nieuwe verplichte regelgeving, die vanaf boekjaar 2013 een vast onderdeel uit maakt van de accountantscontrole. Op basis van regelgeving controleren wij de WNT aspecten met een tolerantie van 0%, gemiddeld zijn wij 12 uur bezig met de vastlegging en controle van de WNT aspecten (bij optimale aanlevering van de gegevens). Wij verstaan onder optimale aanlevering minimaal het invullen van de door Deloitte aangeleverde checklist c.q. vragenlijst en dat de daarbij onderbouwende documenten volledig zijn opgeleverd. IT audit P.M. Van de accountant wordt minimaal vereist dat in het kader van de accountantscontrole relevant automatiseringssystemen in kaart worden gebracht in het kader van de risicoanalyse. Uw gemeente het proces voor fiattering van inkoopfacturen gedigitaliseerd. Hierop heeft een nulmeting plaatsgevonden door middel van een IT-audit. De opvolging van deze bevindingen dient getoetst te worden. Afhankelijk van de mate van opvolging worden de controlewerkzaamheden hierop aangepast. COS 610 5.000 Wij kunnen voor ons oordeel niet meer steunen op de verbijzonderde interne controle (VIC), wel kunnen wij gebruik maken van de werkzaamheden (onder de voorwaarden dat wij de steekproeven bepalen en de wijze van uitvoering met ons wordt afgestemd). Wij zijn voor de calculatie uitgegaan dat binnen uw gemeente VIC plaatsvindt gedurende het boekjaar. De tijdsbesteding is gebaseerd op afstemmingsmomenten en gegevensgerichte werkzaamheden die wij buiten de VIC nog dienen uit te voeren, wat op jaarbasis een ureninvestering betekent van ongeveer 36 uur per jaar. De NBA en VNG zullen naar verwachting in 2015 met een notitie komen over de gevolgen van COS 610 voor de interne organisatie en de accountant. Vooralsnog schatten wij de extra kosten van de accountantscontrole in verband met de toepassing van COS 610 op 5.000.
12 Controle geldstromen sociaal domein Vanaf 2015 ontvangt uw gemeente nieuwe middelen vanuit het Rijk inzake Jeugd, Zorg en de Participatiewet. Wij zullen onze controle richten op de vraag hoe de controle vanuit uw gemeente op de besteding van deze middelen is geregeld, de volledigheid van de kosten in de jaarrekening 2015 en de controle of prestaties zijn geleverd voor de bedragen die door uw gemeente zijn betaald. Op dit moment is nog veel onbekend over de eisen die worden gesteld aan de controle van de drie decentralisatie. Wel is duidelijk dat het normen- en toetsingskader om de bestedingen in het kader van de Participatiewet, Jeugdwet en AWBZ/Wmo te controleren onverkort van toepassing is en dat hieruit de nodige problemen en omissies gaan volgen. Wij schatten in dat de kosten voor 2015 minimaal 7.500 zullen bedragen. Randvoorwaarden / werkafspraken Wij merken hierbij nog het volgende op: Uw gemeente is zichtbaar in control. Wij gaan ervan uit dat de kwalificatie van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) van alle voor de jaarrekeningcontrole relevante primaire en ondersteunende processen, ten minste voldoende tot goed zal zijn. Wij gaan ervan uit dat de in de processen opgenomen interne beheersingsmaatregelen ( keycontrols ) schriftelijk vastliggen en daarmee voor ons verifieerbaar zijn. Een adequate procesbeschrijving bevat een beschrijving van de interne beheersingsmaatregelen die uw gemeente heeft getroffen, waarbij u antwoord geeft op de zogenaamde 6 W-vragen : wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee en met welk doel? Verder gaan wij ervan uit dat een effectieve verbijzonderde interne controle heeft plaats-gevonden voordat wij starten met onze (interim-)controle. Een flyer met betrekking tot actuele ontwikkelingen rondom interne beheersing en de vastlegging daarvan hebben wij bijgevoegd bij dit auditplan 2015. Ter ondersteuning bij de jaarrekening 2013 hebben wij u begin 2014 een cliëntenbrief grondexploitatie gestuurd, waarin wij de problematiek en aandachtspunten beschrijven. Ook is een tweetal checklists bij de brief gevoegd, waarin alle belangrijke processtappen, benodigde onderbouwingen en aandachtspunten meer gedetailleerd zijn uitgewerkt. Van uw gemeente verwachten wij dat voor de controle van de jaarrekening 2015 de in de cliëntenbrief en de checklists beschreven werkzaamheden zijn uitgevoerd en uw conclusies zijn voorzien van toereikende documentatie. Wij gaan ervan uit dat wij kunnen steunen op de geautomatiseerde gegevensverwerking, waaronder het digitaal afhandelen van facturen. Uw gemeente beschikt over een actuele schriftelijke frauderisicoanalyse die voor aanvang van onze (interim-)controle beschikbaar is. Een flyer inzake frauderisicoanalyse hebben wij bijgevoegd bij dit auditplan 2015.
13 De kwaliteit van de door u aangeleverde jaarrekening, de SiSa-bijlage en andere te controleren stukken voldoen aan de wettelijke voorschriften, wat blijkt uit een intern uitgevoerde kwaliteitsbeoordeling. Hiertoe ontvangt u van ons te zijner tijd de checklist jaarverslaggeving en de checklist op te leveren stukken bij de jaarrekening. De te controleren bescheiden worden door u conform planning opgeleverd. De te controleren bescheiden worden overeenkomstig de gemaakte werkafspraken aangeleverd. Een gestructureerde vastlegging van de onderliggende documentatie is voor de aanvang van de controle aanwezig, zoals aansluitingen van sub-administraties op de financiële administratie, besluiten, beschikkingen en andere relevante documenten ter onderbouwing van de informatie in de administratie/jaarrekening. Wij stemmen voorafgaande aan de interim-controle en de jaarrekeningcontrole de werkafspraken met de ambtelijke organisatie af. Uw medewerkers zijn tijdens onze werkzaamheden beschikbaar voor het stellen van vragen. Voor een efficiënte en effectieve accountantscontrole binnen de met uw gemeente afgesproken planning en prijsafspraken, is het noodzakelijk dat zaken als frauderisicoanalyses, de interne controle, IT-audit en de volledige invulling van de werkafspraken beschikbaar zijn. Zoals u zult begrijpen, hebben eventuele omissies in de oplevering van de benodigde stukken (inhoudelijk en/of qua timing) impact op de efficiency van onze werkzaamheden en daarmee op het controlebudget en mogelijk op de afgesproken rapporteringsdeadline(s). Steeds meer specifieke verantwoordingen worden in de SiSa-bijlage in de jaarrekening opgenomen en worden niet meer apart gecontroleerd. Voor de eventuele overige specifieke verantwoordingen zullen wij vooraf per opdracht afspraken met u maken. De door ons gehanteerde tarieven (in ) per functie bedragen: Functieomschrijving Tarief Partner 295 Manager 210 Jr. Manager 150 Senior staff 130 Staff 105 Assistenten 80
14 De genoemde bedragen zijn prijspeil 2015, exclusief omzetbelasting en inclusief bijkomende kosten. Deze tarieven zijn tevens van toepassing ingeval van aanvullende werkzaamheden als gevolg van het niet nakomen van (een deel van) de werkafspraken door uw organisatie. Eventueel meerwerk brengen wij uitsluitend in rekening in overleg met en na goedkeuring van de directie. 7. Tot slot Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd over de door ons voorgestelde controleaanpak voor 2015 en de daarmee samenhangende kosten. Wij verzoeken u, bij instemming met ons auditplan, het tweede exemplaar van deze brief te dateren en te ondertekenen en aan ons te retourneren. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Voor akkoord, Namens de gemeente Woudrichem drs. R.M.J. van Vugt RA Naam en functie: Datum: Bijlage 1: Accountantscontrole Gemeente Woudrichem: Nadere uiteenzetting prijsaanbieding 2015 Bijlage 2: Flyer s inzake fraude-risico-analyse, interne beheersing en schattingen van actuele waarde Bijlage 3: Algemene voorwaarden Deloitte.
15 Bijlage 1: Accountantscontrole Gemeente Woudrichem: Nadere uiteenzetting prijsaanbieding 2015 Boekjaar eindigend op 31 december 2015 Het verwachte honorarium voor de gemeente Woudrichem is gebaseerd op bepaalde veronderstellingen. Tijdens de opdracht zouden zich bepaalde omstandigheden kunnen voordoen die een belangrijke invloed zouden kunnen hebben op de nagestreefde data van voltooiing en op het verwachte honorarium. Als gevolg hiervan zouden additionele honoraria noodzakelijk kunnen zijn. Zulke omstandigheden omvatten, maar zijn niet beperkt tot, het volgende: 1. Op verzoek van de gemeente Woudrichem aangebrachte veranderingen in de planning van de opdracht. Veranderingen in de planning van de opdracht vereisen gewoonlijk het opnieuw toewijzen van Deloitte-personeel. Echter, omdat het vaak moeilijk is om personen opnieuw toe te wijzen aan andere opdrachten, kan dit voor Deloitte resulteren in onverwachte kosten. 2. Niet alle voor de controle benodigde onderbouwingen en door de gemeente Woudrichem op te leveren stukken zijn (a) op de verzochte datum door de gemeente Woudrichem verstrekt, (b) gecompleteerd in een voor Deloitte acceptabel formaat, (c) mathematisch correct, en/of (d) in overeenstemming met de administratie (bijvoorbeeld grootboekrekeningen). Deloitte zal een aparte lijst van benodigde schema s en termijnen aan de gemeente Woudrichem verstrekken. 3. Elektronische bestanden in het juiste formaat met daarin de opgevraagde informatie worden door de gemeente Woudrichem niet tijdig verstrekt voor onze bestandsanalyseprogramma s. Deloitte zal een aparte lijst van benodigde elektronische bestanden en termijnen waarop deze bestanden nodig zullen zijn aan de gemeente Woudrichem verstrekken. 4. Belangrijke nieuwe vraagstukken of veranderingen zoals: a. Significante nieuwe verslaggevingsvraagstukken die een ongebruikelijke hoeveelheid tijd behoeven om opgelost te worden. b. Significante wijzigingen in het verslaggevingsbeleid in vergelijking met eerdere jaren. c. Significante wijzigingen of transacties die zich voordoen voorafgaand aan de afgifte van onze rapportages.
16 d. Significante wijzigingen in het personeel van de financiële administratie, zijn verantwoordelijkheden of zijn beschikbaarheid. 5. Significante vertragingen in de door de gemeente Woudrichem geleverde assistentie bij de uitvoering van de opdracht of vertragingen in de oplevering van documentatie door de gemeente Woudrichem als verzocht door Deloitte. Alle facturen, contracten en andere documenten die wij nader zullen opvragen, worden niet (tijdig) gelokaliseerd of niet voor ons makkelijk toegankelijk gemaakt door het personeel van de gemeente Woudrichem. 6. In het huidige jaar ontstane vermindering van de kwaliteit van de administratie van de gemeente Woudrichem in vergelijking met de opdracht van het voorafgaande boekjaar. 7. De gemeente Woudrichem voorziet ons niet van een grootboek in hetzelfde formaat als de jaarrekening, met verwijzingen naar de onderliggende bescheiden (per grootboekrekeningnummer). Niet alle journaalposten zijn verwerkt in het door ons ontvangen grootboek. De gemeente Woudrichem heeft geen met het grootboek en de onderliggende documenten (voor toelichtingen en kasstroomoverzichten) aansluitende conceptjaarrekening opgesteld. 8. Gedurende de controle wordt een grote hoeveelheid aan controlecorrecties geïdentificeerd. 9. Wijzigingen in de reikwijdte van onze controle die zijn veroorzaakt door gebeurtenissen buiten onze macht. 10. Te late betaling van onze facturen.