Deioitte Deioitte Accountants B.V. Wilgenbos 4 3311 JX Dordrecht Postbus 1165 3300 BD Dordrecht Tel: (078)6112500 Fax:(078)6112577 www.deloitte.nl Aan de gemeenteraad van de gemeente Schiedam t.a.v. mr. J. Gordijn, raadsgriffier Postbus 1501 3100 EA SCHIEDAM Datum 12 januari 2009 Behandeld door Ons kenmerk /ta/5501 Onderwerp Rapport Uw kenmerk Geachte leden van de raad, Hierbij ontvang u een afschrift van het rapport zoals gericht aan het college van uw gemeente. ccountants B.V. drs./r.m.j. vw Vugt RA Op alle contractuele relaties van Deioitte zijn de algemene voorwaarden van Deioitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Rotterdam onder aktenummer 84/2004 van toepassing. Deioitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Member of Deioitte Touche Tohmatsu
Rapport uitgebracht aan de gemeente Schiedam Interim-controle 2008
Deloitte Accountants B.V. Wilgenbos 4 3311 JX Dordrecht Postbus 1165 3300 BD Dordrecht Tel: (078) 6112500 Fax:(078)6112577 www.deloitte.nl Aan burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam t.a.v. mevrouw drs. J.M.L. Tolsma Postbus 1501 3100 EA SCHIEDAM Datum 12 januari 2009 Onderwerp Rapportage interim-controle 2008 Behandeld door drs. M.J. van Gestel Ons kenmerk /MT/5501-3112173040 Uw kenmerk Geacht college, Wij hebben de interim-controle 2008 van uw gemeente afgerond. In dit rapport brengen wij onze bevindingen onder uw aandacht. Wij hanteren hierbij de volgende indeling: 1. Inleiding 2. Bevindingen interim-controle 3. Rechtmatigheid 4. Jaarrekening 2008 1. Inleiding Ingevolge de controleverordening van uw gemeente maakt de raad jaarlijks afspraken met de accountant over de exacte invulling van de accountantscontrole over dat jaar. Deze afspraken zijn uitgewerkt in het door ons aan u in september 2008 verstrekte plan van aanpak. In dit plan van aanpak accountantscontrole zijn de afspraken vastgelegd die zijn gemaakt tussen de gemeenteraad van de gemeente Schiedam en Deloitte Accountants B.V. over de specifieke aspecten van de accountantscontrole 2008. In ons plan van aanpak hebben wij rekening gehouden met: Het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2008 van de gemeente Schiedam, raadsbesluit d.d. 25 september 2008. De verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Schiedam vastgesteld door de gemeenteraad op 18 december 2006. Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten. Op alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Rotterdam onder aktenummer 84/2004 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Member of Deloitte Touche Tohmatsu
2 Om voldoende zekerheid te verkrijgen over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel testen wij jaarlijks alle gemeentelijke bedrijfsprocessen. Het belangrijkste doel is vaststellen of terecht gesteund kan worden op de informatie die via deze processen wordt gegenereerd. Het merendeel van deze tests voeren wij uit tijdens de interim-controle en betreft de periode januari tot en met oktober 2008. Bij de jaarrekeningcontrole in maart/april a.s. worden vervolgens aanvullende tests uitgevoerd op de periode november tot en met december 2008 en op die onderdelen waarvan het efficiënter is om dit bij de jaarrekeningcontrole te doen. De voor de jaarrekeningcontrole relevante processen hebben wij in onze controleaanpak gebundeld in tien hoofdprocessen. Deze processen worden vervolgens op basis van een roulatieplan jaarlijks met normale aandacht of uitgebreide aandacht gecontroleerd. Jaarlijks beoordelen wij daarnaast of er aanleiding is door bijvoorbeeld wijzigingen in de organisatie of gebleken risico's om een proces alsnog met uitgebreide aandacht te testen. Hieronder is per proces aangegeven of er met normale aandacht of uitgebreide aandacht wordt getest. Normale aandacht: Administratie en verslaglegging Gemeentelijke belastingen en heffingen Investeringen Kosten Treasury Overige opbrengsten Subsidieverstrekkingen Uitgebreide aandacht: Personeel Uitkeringen Grondexploitatie In paragraaf 2 gaan wij in op onze bevindingen. In paragraaf 3 noemen wij de stand van zaken rondom rechtmatigheid en in paragraaf 4 behandelen wij vervolgens diverse actie- en aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole in het kader van de rechtmatigheid. 2. Algemeen kader, bevindingen interim-controle 2008 Uw gemeente is hard aan het bouwen aan een nieuwe organisatie. Wij vinden het positief dat de afgelopen maanden diverse acties en verbeterslagen zijn gemaakt. Het uitvoeren van verbijzonderde interne controle, het herinrichten en optimaliseren van (financiële) processen, invoeren van proces eigenaarschap en invulling geven aan planmatige 213a onderzoeken zijn daadwerkelijk opgepakt.
3 Om nauw aan te sluiten bij deze verbeterslagen hebben wij bij de aanpak en uitvoering van onze tussentijdse controle aangesloten bij het proceseigenaarschap. Dit om het verantwoordelijkheidsen bewustwordingsproces van de proceseigenaren te vergroten. Zoals uit de hierna volgende paragraaf blijkt is nog niet ieder proces op gewenst niveau. Wij adviseren u hierop door te pakken om verder aan de nieuwe organisatie te bouwen. 2.1. Beeld van de verschillende processen Bij onze bevindingen maken wij onderscheid tussen de opzet en de werking van het betreffende proces en maken daarbij gebruik van kleuren om aan te geven wat de kwaliteit van het proces is. Groen (G) betekent dat wij geen opmerkingen hebben over het betreffende onderwerp. Hierover zal in het tekstuele gedeelte in de regel geen verdere toelichting volgen. Oranje (O) betekent dat wij aanbevelingen hebben over de opzet van de procedure of de werking daarvan. Rood (R) betekent dat wij risico's zien ten aanzien van de betrouwbare verantwoording en/of interne beheersing. Bij beide zal dan in de tekst een nadere toelichting volgen. 2.2. Algemeen beeld processen in Schiedam: er is ruimte voor verbetering Wij hebben de interim-controle ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening 2008 van uw gemeente afgerond. Met deze rapportage informeren wij u over onze bevindingen op hoofdlijnen. Onze focus ligt bij de interim-controle op de beheersmaatregelen binnen processen die de getrouwheid en rechtmatigheid borgen. Dit is het voorwerk ten behoeve van de jaarrekeningcontrole, welke in maart 2009 zal aanvangen. Hiertoe zal een gezamenlijk plan van aanpak gemaakt worden ten einde de achterliggende processen zo goed mogelijk te stroomlijnen. Uw gemeente is wat de financiële processen op hoofdlijnen 'in control'. De kernprocessen zoals treasury, kosten, investeringen, gemeenlijke belastingen, vaste salarissen (dus exclusief onkosten, overwerk), etc. kennen een adequate interne beheersing. Dit is echter geen statisch begrip. Voortdurend worden processen verbeterd en herzien door diverse invloeden. Het afgelopen jaar is door deze herziening de interne beheersing binnen uw gemeente verder verbeterd maar nog niet voor alle processen op gewenst niveau. Intern is dit ook onderkend en zijn diverse verbeterprocessen ondernomen. In de diverse door ons getoeste processen hebben wij de interne verbeteracties geconstateerd. De afgelopen twee jaar zijn ook de nodige verbeteringen aangebracht naar aanleiding van de uitkomsten van de interne rechtmatigheidscontroles (inkopen, subsidies, begrotingsrechtmatigheid). Ook op andere gebieden zijn verbeteringen doorgevoerd. Onder andere bij het team 'vastgoed' wordt hard gewerkt om het inzicht in de grondexploitaties aanzienlijk te verbeteren, waarbij afgelopen jaar actualisaties hebben plaatsgevonden en komende periode nog zullen plaatsvinden en risico's inzichtelijker worden gemaakt. In het onderstaande schema 'procesoverzicht' wordt per gemeentelijk hoofdproces in kleuren weergegeven waar mogelijke risico's liggen.
Overige opbrengsten procesoverzicht^ ys ^^^^^H ^^^^B^g^, Kosten -*^^k Personeel Gemeentelijke belastingen en ^^^^^^^^^T^ heffingen ^^^^^^^^^^^^^^Hfe ^^^^^^^^^^^^^M/ - Subsidie- verstrekkingen Treasury Investeringen ^SBmPI^^ Grondexploitatie Uitkeringen Administratie en verslaglegging Uit deze interim-controle is gebleken dat ten aanzien van de processen: EU-aanbestedingen, Verslaggevingsregels (Besluit Begroting en Verantwoording; hierna: BBV), subsidieverstrekking en overige opbrengsten 1 belangrijke rechtmatigheidsrisico's schuil gaan. Wanneer de geconstateerde en verwachte rechtmatigheidsfouten tezamen meer dan 3 miljoen beslaat zal dit consequenties hebben voor ons accountantsoordeel. Deze processen maken ook onderdeel uit van uw interne audits. Vooralsnog hebben wij geen signalen vanuit deze interne audits ontvangen dat het geconstateerde bedrag aan fouten deze drempel overschrijdt. In paragraaf 3 gaan wij dieper in op de rechtmatigheid bij uw gemeente. Voor de getrouwheid zijn er ook enkele processen die intern aandacht behoeven in het licht van een optimale totstandkoming van uw gemeentelijke jaarrekening. Hierbij valt - niet limitatief- te denken aan het opzetten van verbandscontroles (voor belastingen, tijdschrijven) om vast te stellen dat alles in de boekhouding is verantwoord, het zichtbaar aansluiten van subadministraties (met name rondom belastingen en inningen van derden zoals van sport en recreatie en de onderhanden werken van bijvoorbeeld de ONS) met de gemeentelijke administratie, het opschonen en specificeren van tussenrekeningen alsmede de naleving van het BBV. Verder merken wij twee algemene punten op: Opvragen van stukken verloopt tijdrovend. 1 Onder het proces 'overige opbrengsten' wordt verstaan: secretarieleges, opbrengsten verhuur gemeentelijke accommodaties, opbrengsten zwembad en bouwleges
5 Weinig zichtbare interne controle binnen het proces van de vakafdelingen, waardoor onvoldoende vaststaat of interne controle toereikend is uitgevoerd. Wel heeft er vanaf het voorjaar 2008 verbijzonderde IC achteraf plaatsgevonden. Dergelijk zaken zijn vrij algemeen en zorgen er voor dat er bij de uitvoering van controles en het samenstellen van (tussentijdse) cijfers onevenredig veel tijd verloren gaat. Relatief eenvoudige controles hebben daardoor een doorlooptijd van enkele weken, voordat daadwerkelijk de juiste informatie is verstrekt. Dit is in belangrijke mate ook onderkend en is onderdeel van de verbeteringen die worden doorgevoerd. 2.3. Interne audits In het kader van de rechtmatigheid wordt jaarlijks een controleplan opgesteld, wat gebaseerd is op de voor financiële rechtmatigheid belangrijkste processen. Over 2007 bleek dat de belangrijkste risico's lagen op het gebied van EU-aanbesteden, subsidies, inkopen, en legesopbrengsten. Met de uitkomsten hiervan is in 2008 rekening gehouden met het uitvoeren van de interne audits. Wij hebben de (voorlopige) uitkomsten van de interne audits in onze controle betrokken en concluderen dat deze op een kwalitatief toereikend niveau worden uitgevoerd. Hierdoor is het mogelijk de uitkomsten mee te nemen in onze verdere controleaanpak. Concreet betekent dit dat onze controle efficiënter kan worden uitgevoerd. Overigens is het wel mogelijk dat aan de bevindingen van de interne audits in onze controle een ander gewicht wordt gegeven, waardoor niet alle bevindingen in ons oordeel doorwerken. 2.4. Belangrijke bevindingen Hieronder hebben wij onze belangrijkste bevindingen opgenomen: Binnen uw gemeente is er ruimte voor verbetering ten aanzien van het uitoefenen van zichtbare controle. Als voorbeelden noemen wij de zichtbare controle op de naleving van weten regelgeving en zichtbare controle op de juistheid van toegepaste tarieven. Wij adviseren u dit op te pakken. De interne beheersing van het financieel beheer zoals tussenrekeningen en aansluitingen is nog niet op gewenst niveau ten behoeve van de jaarrekening. Wij adviseren u de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van dit belangrijke financiële proces duidelijk te expliciteren en structureel in te bedden. Naar aanleiding van de interimcontrole over 2006 (uitgevoerd in oktober/november 2006) heeft uw college van burgemeester en wethouders besloten een onderzoek in te stellen naar de beheersing van de grondexploitaties. Dit onderzoek is eind september 2007 afgerond. Naar aanleiding hiervan zijn een aanzienlijk aantal verbetermaatregelen ingevoerd. Met name in 2008 is hard gewerkt aan het verbeteren van inzicht in de (financiële) situatie en de risico's van diverse - eerder als risicovolle projecten betitelde - grondexploitaties.
6 Ook in 2009 zal dit nog verder worden uitgewerkt, met name ook in het licht van de economische-, financiële- en vastgoedcrisis. Begin 2009 zullen ook de (financiële) effecten van het verkregen inzicht en het geactualiseerde risicoprofiel van diverse grondexploitaties duidelijker worden. Het ligt in de bedoeling deze effecten bij de jaarrekening 2008 nog mee te nemen. Een andere aspect dat bij het onderzoek van september 2007 naar voren kwam was de zwakke interne beheersing van de grondexploitaties. Doordat in 2008 prioriteit is gegeven aan het verkrijgen van inzicht en door personele mutaties is de interne beheersing van de grondexploitaties over 2008 in opzet en werking nog zwak gebleven. De verbeterpunten liggen op het gebied van het zichtbaar maken van controles, risicomanagement en archivering van belangrijke documentatie en het up-to-date houden van grondexploitaties.wij adviseren u dit voor 2009 hoge prioriteit te geven. Door het ontbreken van interne controlemaatregelen en verbijzonderde interne controle wordt de volledigheid van de overige opbrengsten niet gewaarborgd binnen uw gemeente. Wij adviseren u dit op te pakken. De interne beheersing van inhuur derden verdient nog de nodige aandacht omdat de borging van de procedures nog niet op gewenst niveau is. Onze conclusie is dat het personeelsproces voor verbetering vatbaar is. Met name bij de variabele salariscomponenten (onkosten, declaraties, overuren) loopt uw gemeente het risico dat onterechte betalingen worden verricht. Ten tijde van de interim-controle was de intern controleur nog volop bezig met het beoordelen van de processen. Het is van belang dat vóór aanvang van de jaarrekeningcontrole alle gedefinieerde 22 processen zijn beoordeeld, zodat er zekerheid is over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen van uw gemeente. De gemeente ontvangt verschillende subsidies. Deze worden gemeentebreed aangevraagd bij verschillende subsidieverstrekkers (Stadsregio, Provincie, etc), waardoor centraal niet bekend is welke subsidies er feitelijk zijn aangevraagd en in welk jaar deze dienen te worden ontvangen en verantwoord. Het is van belang dat de gemeente in beeld heeft welke subsidies zij ieder jaar ontvangt en welke maatregelen zijn genomen om te waarborgen dat aan de subsidievoorwaarden wordt voldaan. Uw gemeente is bezig een procedure op te stellen specifiek voor subsidiebaten. Over het jaar 2008 is vanuit het beschikbare werkdeelbudget van de Wet Werk en Bijstand ad 21,0 miljoen per november 2008 een bedrag van 4,6 miljoen uitgegeven. Ons is meegedeeld dat het grootste deel van de uitgaven gepland staan voor het eind van het jaar 2008. Intern is aangegeven dat per ultimo 2008 naar verwachting in totaal 10,9 miljoen zal zijn uitgegeven. Aangegeven is dat een actueel inzicht in de stand van de uitnutting van het WWB-budget ontbreekt doordat vele externe partijen betrekkelijk laat facturen bij uw gemeente indienen. Dit is geen wenselijke situatie. Intern wordt gekeken naar mogelijkheden om te borgen dat het WWB-budget maximaal uitgenut wordt. Overigens wordt intern gerekend met het werkdeelbudget dat voor 2008 in de begroting is opgenomen. In de (actuele) begroting 2008 is op basis van de re-integratienota 2008/2009 opgenomen dat voor de uitvoering van taken een bedrag van 13,8 miljoen nodig is.
7 Dit betekent dat het beschikbare budget niet volledig wordt ingezet en er derhalve het (gecalculeerde) risico is dat een deel moet worden terugbetaald aan het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Intern is eind 2008 becijferd dat het terug te betalen bedrag naar verwachting 0,9 miljoen bedraagt. Daarnaast zal volgens de interne verwachting de werkelijke besteding circa 2,9 miljoen ( 13,8 -/- 10,9) achterblijven bij de begroting. Een aanzienlijk deel van dit budgetoverschot (dat gedeelte dat niet aan het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid moet worden terugbetaald) zal dus worden overgeheveld naar 2009. Intern is aangegeven dat in 2009 de effecten van een aantal medio 2008 genomen maatregelen zichtbaar zullen worden. In 2009 zal daarom naar verwachting een groter beslag op het werkdeel worden gedaan. Wij hebben het proces rondom de verhuur van accommodaties beoordeeld. Aandachtspunten waarin niet is voorzien zijn: formeel vastleggen van verstrekte kortingen, onvoldoende afdekking van het risico dat beheerders van accommodaties direct afspraken maken met potentiële huurders en het ontbreken van interne controle bij handmatige aansluiting tussen grootboek en verhuuradministratie. 3. Rechtmatigheid, stand van zaken ultimo 2008 Vanaf 2004 is zichtbare rechtmatigheid een onderdeel van het gemeentelijk beleid. Gebleken is dat landelijk de gemeenten het rechtmatigheidsbeheer niet in voldoende mate op orde hadden. Het gevolg was dat het overgrote deel van de gemeenten in 2004 en 2005 op dit onderdeel geen goedkeurende accountantsverklaring kreeg, evenals Schiedam. Gemeenten hebben vervolgens actie ondernomen om het rechtmatigheidsbeheer op orde te brengen. Om dit goed te doen, dienen een aantal belangrijke stappen te worden doorlopen. In de eerste plaats dienen het normen- en het toetsingskader vastgesteld te worden, dat wil zeggen welke regels vallen onder het normenkader en wat dient hiervan getoetst te worden. Vervolgens dient de interne organisatie, inclusief de interne controle hierop te worden ingericht. Deze stappen kunnen niet gelijktijdig worden gezet. De uitvoering van een goed plan om het rechtmatigheidsbeheer op orde te brengen neemt al gauw enkele jaren in beslag. Dit heeft wel als gevolg dat het voor gemeenten enkele jaren kan duren voordat zij een goedkeurende verklaring krijgen. Dit is geen probleem als dit ingecalculeerd is in het plan van aanpak en de gemeente in de uitvoering van het plan van aanpak op schema ligt. Aan de hand van onderstaand stappenplan laten wij de stand van zaken met betrekking tot de implementatie van rechtmatigheid binnen uw gemeente zien per ultimo 2008: Stappenplan 1. Onderzoek naar aanwezige kaders. 2. Inventarisatie wet- en regelgeving en actualisering toetsingskader. Stand van zaken Schiedam ultimo 2008 Afgerond. Afgerond.
8 3. Risicobeoordeling/IC-plan 4. Voorbereiding van de interne controle 5. Uitvoering van de controle 6. Bijsturen en rapportage 7. Evaluatie 8. Externe toetsing interne rechtmatigheidscontrole 9. Rapportage aan de Raad 10. Decharge door de Raad Afgerond. Afgerond. Afronding begin 2009 verwacht. Gepland l e kwartaal 2009 Gepland l e kwartaal 2009 Medio april 2009 Gepland l e kwartaal 2009 Gepland 2 e kwartaal 2009 De gemeente Schiedam heeft gekozen voor een groeimodel om zichtbaar "rechtmatig" te worden. Zoals het er nu uitziet wordt er over 2008 aan alle rechtmatigheidseisen voldaan. Dit houdt in dat de gemeente de stappen 5 tot en met 10 begin 2009 volledig uitvoert. Op dit moment wordt hard gewerkt aan de verbijzonderde interne controle op rechtmatigheid. Naar verwachting zal dit begin 2009 afgerond zijn. Wij hebben inzicht verkregen in een deel van de (reguliere) rechtmatigheids bevindingen van de interne organisatie. Parallel hieraan worden op dit moment de in deze managementletter weergegeven risicovolle processen op rechtmatigheid beoordeeld. Hierbij valt primair te denken aan subsidies, EU-aanbesteding en legesopbrengsten. Wij hebben geconcludeerd dat uw gemeente veel energie heeft gestoken in het rechtmatigheidsonderwerp. Uw gemeente moet de komende drie maanden nog wel doorpakken om voor 2008 volledig aan de rechtmatigheidseisen te voldoen. Voor 2009 is van belang dat de rechmatigheidscontroles zowel in de processen als de verbijzonderde interne controle structureel in de organisatie wordt ingebed. 4. Jaarrekening 2008 4.1. Wijzigingen BBV De afgelopen periode heeft de commissie BBV een aantal belangrijke uitspraken gedaan over de toepassing van het BBV. Deze uitspraken zijn van toepassing op de jaarrekeningen vanaf het boekjaar 2008 en zijn gedaan in de vorm van stellige uitspraken en aanbevelingen. De stellige uitspraken moeten gevolgd worden bij de verslaglegging. Er mag slechts van worden afgeweken indien daarvoor goede gronden zijn. De afwijkingen en de gronden daarvoor moeten in de begroting en/of jaarstukken worden vermeld. Aanbevelingen kennen een meer vrijblijvend karakter en dienen om steun en richting aan de praktijk te geven.
9 Hiervan wordt het wenselijk geacht door de commissie om de beschreven lijn op te volgen. De commissie BBV heeft inmiddels stellige uitspraken gedaan over rubriceren software, verwerken boekwinst bij afstoten kapitaalgoederen, verwerken kosten van onderhoud en voorziening voor groot onderhoud, wijzigingen artikel 44 lid 2 BBV, verwerken riolering en verwerken grondexploitaties. Ook heeft de commissie een aantal aanbevelingen gepubliceerd die o.a. betrekking hebben op de bepalingen in de verordening ex artikel 212. Wij adviseren u deze mee te nemen bij uw herzieningsproces van verordening ex artikel 212. De commissie BBV heeft de bestaande vraag & antwoordrubriek BBV omgezet in notities en/of richtlijnen. Hiermee zal meer duidelijkheid gaan ontstaan over de mogelijke aanpassingen en consequenties ten aanzien van de eerder genoemde thema's. In een notitie over een bepaald onderwerp zal de commissie dan ook aangeven wat daarbij de stellige uitspraken en aanbevelingen van de commissie BBV zijn voor de juiste toepassing en uitvoering van het BBV. Mogelijk dat de uitspraken van de commissie BBV aanleiding zijn om het bestaande beleid in de verordening 212 aan te passen, of dat de stellige uitspraken consequenties hebben voor de huidige wijze van verantwoording. In verband met de rechtmatigheid is het van groot belang om eventuele raadsbesluiten, die nodig zijn om de mogelijke gevolgen van deze wijzigingen door te voeren in de jaarrekening 2008, nog tot en met 31 december genomen kunnen worden. Eind 2008 zullen wij overigens de belangrijkste algemene consequenties in beeld brengen middels het te actualiseren handboek 'jaarrekening gemeenten 2008'. 4.2. Toetsen aan het BBV De toetsing aan het BBV vindt intern plaats bij het opstellen van de jaarrekening. Wij stellen hiervoor jaarlijks een werklijst BBV ter beschikking. Wij adviseren hier zichtbaar gebruik van te maken. 4.3. Evaluatie uitkomsten interne audits Wij adviseren u om de uitkomsten van de interne controles met het oog op de jaarrekeningcontrole 2008 te evalueren. Als bij de interne controles onrechtmatigheden worden geconstateerd, is het van belang om de omvang van de onrechtmatigheden vast te stellen en na te gaan of de onrechtmatigheden nog kunnen worden hersteld. Als met deelwaarnemingen is gewerkt, kan het noodzakelijk zijn extra deelwaarnemingen te doen om de totale omvang van de onrechtmatigheden vast te stellen. 4.4. Voorbereidingen jaarrekening 2008 De planning voor het opstellen van de jaarrekening 2008 is inmiddels vervaardigd. U streeft er naar de jaarrekening in de laatste week van april 2009 controle gereed te hebben.
10 Naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2007 en de bevindingen in deze managementletter brengen wij de volgende punten onder de aandacht die bij het opstellen van de jaarrekening 2008 van belang zijn: Opstellen van een realistische planning voor de (nog) uit te voeren interne controlewerkzaamheden alsmede het uitvoeren van interne controles gericht op getrouwheid en rechtmatigheid. Zichtbaar vaststellen dat aan de verslaggevingsvoorschriften uit het BBV wordt voldaan. Hiervoor kan gebruik gemaakt van een door ons te overleggen checklist BBV. Afschrijvingtermijnen op vaste activa in overeenstemming te brengen met de financiële verordening. Beoordelen en onderbouwen juistheid en volledigheid van de voorzieningen en kortlopende schulden op het bestaan van concrete (terugbetalings)verplichtingen. Aandacht besteden in de toelichting op de programmarekening aan de analyses van geconstateerde verschillen. Beoordelen van de mate waarin de (restant)kredieten per ultimo van het boekjaar toereikend zijn om de investeringen af te kunnen ronden. In dit kader is de recent verschenen notitie 'budgetoverhevelingen' van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) van belang. Voorts adequate onderbouwing aanleveren voor de balansposten (hierbij valt te denken aan: aantonen juiste waardering debiteuren, opleveren volledige onderbouwing tussenrekeningen, onderbouwen mutaties in de reserves met raadsbesluiten). Behalve voornoemde punten is het tevens van belang tijdig aandacht te besteden aan de financiële gevolgen van de ontvlechting van de ONS. Vanaf 1 september 2008 is het ingenieursbureau van de ONS ontmanteld en opgenomen in de gemeentelijke organisatie. Omdat dit een wezenlijke transactie betreft zullen wij hier bij de jaarrekeningcontrole dieper op ingaan. Bij de controle hebben wij nog geen stukken ontvangen omtrent de financiële verwerking. Wij vragen u om bij de start van de jaarrekeningcontrole 2008 de financiële stukken rondom deze overgang en de gevolgen voor de gemeentelijke jaarrekening beschikbaar te hebben. Wij vertrouwen erop u naar genoegen te hebben geïnformeerd. Hoo Jeloitt<TAccountan\s B.V.