Case Artikelbeheer Intratuin geoptimaliseerd met FlowFabric FLOWFABRIC OPTIMISATION ENGINEERS
Applicatie FlowFabric brengt toekomstplannen Intratuin binnen handbereik Intratuin is meer dan een tuincentrum, het is een groene beleving. Voor de bezoekers is het een inspirerende plek om nieuwe ideeën op te doen. Op dit moment heeft Intratuin in totaal 60 vestigingen, waarvan 51 in Nederland, 5 in België en 4 in Duitsland. Het volledige assortiment bestaat uit ruim 700.000 artikelen. Het beheer van deze artikelen kon efficiënter en servicegerichter. Dit vormde voor Intratuin een grote uitdaging, eentje die FlowFabric op het lijf geschreven is. Het artikelbeheer werd geprofessionaliseerd en gereed gemaakt voor verdere (internationale) groei. 02
01. sneller, efficiënter en flexibeler Intratuin heeft de zelfstandigheid van ondernemers van de Intratuinvestigingen hoog in het vaandel staan. Daarom heeft het tuincentrum naast het verplichtte kernassortiment ook lokale assortimenten die ondernemers kunnen afstemmen op lokale behoeften. Voorheen beheerde Intratuin de artikelen vanuit de ERP-omgeving Microsoft AX. De oriëntatie van nieuwe artikelen ter uitbreiding van het assortiment was niet in het ERP ondergebracht. Als werd besloten om een artikel aan het assortiment toe te voegen, dan moest deze handmatig worden opgevoerd. Daarnaast konden de ondernemers van de vestiging niet in de ERP-omgeving inloggen, waardoor ook het plaatsen van bestellingen een tijdrovend en foutgevoelig proces was. Toen de ERP-omgeving toe was aan een update, was dit voor Intratuin hét moment om het artikelbeheer anders in te richten. We wilden het proces van productoriëntatie tot en met de verrijking van de productinformatie sneller, efficiënter en flexibeler maken, vertelt Michaël Roestenburg, ITen projectmanager bij Intratuin. 02. Service verhogen Met de optimalisatie van ons artikelbeheer hadden we een goede business case. De databeheerafdeling zou erop vooruitgaan, omdat we voor ogen hadden om veel handmatig werk terug te dringen, zoals het opvoeren van artikelinformatie. Vanuit ITperspectief wilden we de systeembelasting verlagen en daarom zochten we naar een flexibele applicatie die eenvoudiger te onderhouden is. Daarnaast moest de nieuwe oplossing bijdragen aan het verbeteren van de service richting ondernemers. Een belangrijke wens was dan ook dat zij zelf konden inloggen in de nieuwe applicatie. Zo hebben zij de laatste informatie altijd voor handen en kunnen zij rechtstreeks lokale artikelen opvoeren. 03. Kennis retailprocessen Om dit te realiseren heeft het tuincentrum FlowFabric in de arm genomen. Van alle partijen die we gesproken hebben, begrepen zij ons het best, aldus Michaël. We stonden versteld van hun kennis van retailprocessen. Hierdoor weten de experts de applicatie optimaal aan te laten sluiten op onze business. Een andere belangrijke reden om voor FlowFabric te kiezen, is omdat zij precies weten hoe je het maximale uit Product Data Management en Product Information Management applicatie kunt halen. 04. PDM en PIM FlowFabric brengt het artikelbeheer onder in Product Data Management (PDM) en Product Information Management (PIM) applicatie. PDM dient als voorportaal van productoriëntatie van bijvoorbeeld tuinsets en -kussens. De informatie van producten die daadwerkelijk aan het assortiment van Intratuin worden toegevoegd, worden vervolgens vanuit PDM in de ERP-omgeving gevoed. PIM verrijkt deze met tekst en beeld voor een eenduidig beeld richting alle kanalen ten uitvoer van de omnichannel-strategie. Parralel aan de realisatie van de nieuwe applicatie ondergaat de ERP-omgeving een update. Deze wordt uitgevoerd door HSO, leverancier van CRM- en ERPoplossingen van Microsoft. In de ge-updatete versie wordt het logistieke proces ondergebracht. 03
05. Versnellen en verbeteren De combinatie van de FlowFabric-applicatie met de geoptimaliseerde ERP-omgeving versnelt het proces rondom artikelbeheer. De ondernemers kunnen nu zelf inloggen en artikelen opvoeren. Dit voorkomt een uitwisseling van spreadsheets met de centrale en lokale databeheerafdeling, legt Michaël uit. Het is enerzijds efficiënter, eenvoudiger en gebruiksvriendelijker, anderzijds minder foutgevoelig en arbeidsintensief. Al tijdens het invoeren worden de ondernemers nu geconfronteerd met mogelijke fouten. Door een eenvoudige oplossing met verplichte invulvelden bijvoorbeeld, wordt al veel heen-en-weer mailen voorkomen. Het invoeren van data, de controle en het verrijken van data met tekst en beeld is nu één workflow geworden. René Tusveld, Business Development Manager bij FlowFabric licht toe: We halen veel voldoening uit het optimaliseren van processen zodat data goed benut kan worden. Met de nieuwe oplossing dragen we bij aan het succes van Intratuin en daar doen we het voor. 04
06. 07. Korte iteraties Toekomst FlowFabric heeft Intratuin kennis laten maken met de praktijk van Agile werken. Het ontwikkelen in korte iteraties was nieuw voor ons, maar heeft zich snel bewezen, vertelt Michaël enthousiast. De snelheid waarmee we nu applicaties ontwikkelen, is voor ons ongekend. Doordat ook de business nauw betrokken is, sluiten de applicaties bovendien heel goed aan op hun wensen. Ondertussen blijven we vooruit denken in nieuwe optimalisatiemogelijkheden. Zo hebben we nog voor de livegang besloten om een dynamisch en flexibel prijsbeleid te faciliteren. Hiervoor heeft FlowFabric de oplossing Promotie Manager. Dit is voor ons een mooie bijvangst. Inmiddels is ook de stap gedefinieerd die gezet gaat worden na de implementatie van de FlowFabric Promotie Manager. Intratuin wil dan de leveranciers toegang geven tot het platform. Zo ontstaat er een driehoek van Intratuin, de ondernemers van de vestigingen en leveranciers. Zij kunnen dan voorstellen voor een nieuw assortiment rechtstreeks indienen. Met de nieuwe applicaties leggen we een stevige basis voor nu én een flexibele basis voor de toekomst, besluit Michaël. 05
Meer weten over dit project of geintresseerd naar wat wij voor jou kunnen betekenen? www.flowfabric.com General +31 (0)33 744 00 04 info@flowfabric.com Support +31 (0)33 744 00 04 support@flowfabric.com FlowFabric B.V. Amperestraat 3b 3861 NC, Nijkerk FLOWFABRIC OPTIMISATION ENGINEERS