succesfactoren magazine voor gebruikers van Acto-software nummer 1, februari 2003 Acto Informatisering ICM-special Orné van Gool, hoofd logistiek bij de Terberg bedrijven Afhandeling van orders vele malen sneller via icm. Maurits Cambier van Nooten, hoofd logistiek bij Koster uit Wehl icm bespaart 30.000 euro in eerste jaar. INFORMATISERING
Van elkaar leren voorwoord door ir. Jan-Gerrit van Noort algemeen directeur van Acto Informatisering B.V. Sterke verschillen in gebruik van Acto-Project De vele mogelijkheden die Acto-Project biedt, worden bij lange na niet door elk bedrijf volledig benut. Dat was de algemene conclusie van drie whiteboardsessies over Operational Excellence. Tegelijkertijd werd in de discussies duidelijk dat de bedrijven onderling sterk verschillen in het gebruik van Acto-Project. Waar het ene bedrijf succesvol was in het inzetten van bepaalde onderdelen van Acto- Project, gebruikte een ander bedrijf die niet, en andersom. Frappant. Otagaini mosaku kairyo suru Binnen de bestaande klantenkring zijn dus mensen heel enthousiast over het succesvol inzetten van Acto-Project. Weliswaar op verschillende deelgebieden, maar ze hebben in hun enthousiasme en de gerealiseerde resultaten een aantal zaken gemeen. Op die aspecten kunnen we onderling dus veel van elkaar leren. Op zijn Japans gezegd: Otagaini mosaku kairyo suru, wat zoveel betekent als Successen van elkaar kopiëren. Op z n nuchtere Hollandse geformuleerd: Waarom zou ik het vierkante wiel weer zelf uit willen vinden? Successen vieren en successen communiceren Vaak zijn wij nuchtere Nederlanders veel te bescheiden als we vooruitgang geboekt hebben, als we een succes gerealiseerd hebben: Ach, dat is toch vanzelfsprekend. Doe maar normaal, dan doe je al gek genoeg. Toch blijkt in de interviews, de gesprekken met de succesvaders, dat ze het geweldig leuk vinden om een succes aan anderen te vertellen. Dat ze toch met een andere bril naar een periode van inspanning kijken als ze stilstaan bij het werkelijk resultaat (waardeanalyse). Het geeft een goed gevoel als je je realiseert welke waarde je hebt gecreëerd voor je eigen collega s, je eigen bedrijf. Het geeft ook een goed gevoel als je andere collega s bij collega-bedrijven kunt helpen met jouw ervaring. Ik wens u daarom veel plezier bij het lezen van de ervaringen van uw collega s. ir. J.G. van Noort Succesverhalen in een zesluik Acto als succeskatalysator Via een kersverse serie nieuwsbrieven met de titel succesfactoren wil Acto het kopiëren van successen vergemakkelijken door de mensen aan het woord te laten die concrete successen hebben gerealiseerd, persoonlijk, met hun team. De verhalen vertellen telkens een soort zesluik : Korte beschrijving van het collega-bedrijf. Korte beschrijving van de werksituatie, de levensloop, de kennis en ervaring van de succesvader, het succesteam. Korte beschrijving van de bedrijfskundige functionele inhoud van het succes. Een rekenmodel, waarmee je het succes in euro s kunt berekenen en vertellen. We noemen dit ook wel de waardeanalyse (de Benefit-case). - Hoe was onze werkmethode in het verleden? - Wat waren de problemen, de knelpunten en de consequenties van die problemen en knelpunten (de nulmeting)? - Hoe is de nieuwe werkmethode? - Wat is er concreet verbeterd, in euro s, met de nieuwe werkmethode (de succesmeting)? Wat waren de uitdagingen, de hindernissen, de weerstanden, de vooroordelen in het begin van het traject? Hoe is de voorbereiding, de voorinvestering, achteraf bezien werkelijk verlopen? En welke adviezen geeft de succesvader na zijn ontdekking? Colofon uitgever Dit is een uitgave van Acto Informatisering B.V., Amsterdamseweg 51 a, 3812 rp, Amersfoort telefoon (033) 422 68 00 fax (033) 422 68 01 homepage www.acto.nl algemeen e-mail-adres info@acto.nl rechten Alle rechten blijven voorbehouden voor Acto Informatisering B.V. Verspreiding is alleen toegestaan aan gebruikers van Acto-Project. Ondanks alle zorg die aan deze uitgave is besteed, blijven vergissingen mogelijk. Uitgever en auteurs kunnen daarvoor echter geen aansprakelijkheid aanvaarden. eindredactie & vormgeving Acto Informatisering B.V., ir. W.J.M. Goyen e-versie Deze nieuwsbrief is als elektronische versie verkrijgbaar in het formaat Acrobat Reader, dat u gratis van Internet kunt downloaden via www.adobe.com. succesfactoren, februari 2003, pag. 2
icm: directe koppeling met uw groothandel In deze eerste nieuwsbrief succesfactoren besteden we speciale aandacht aan het onderwerp icm. Concrete verhalen uit de dagelijkse praktijk van collegainstallateurs bewijzen dat besparingen van tienduizenden euro s dankzij icm absoluut geen fabeltjes zijn. Verrassend was daarbij dat al meteen in het eerste jaar besparingen van ruim 30.000 euro behaald kunnen worden. De moeite waard om verder te lezen. Hoeveel gaat ú besparen met icm? Jaren geleden is icm (de Internet Communicatie Module) ontstaan vanuit Videotex. Met icm heeft u een directe koppeling vanuit uw eigen inkoopsysteem via het Internet met de computer van de groothandel. Uw icm-orders worden direct geplaatst in de computer van de groothandel. Meteen krijgt u een orderbevestiging, waarin de levering bevestigd wordt inclusief eventueel afwijkende levertijden en prijzen. Via Internet kunt u bij de meeste groothandels ook direct zien dat de voorraad is afgeboekt. terwijl de facturen ook nog in detail, tot op orderregel, worden geboekt en verwerkt. Het is verrassend om te zien hoe groot de voordelen van icm in de praktijk zijn. Daarom nodigen wij u van harte uit om de praktijkervaringen van de heer Van Gool van Terberg installatiebedrijf bv en de heer Cambier van Nooten van Koster op de volgende pagina s te lezen. Inmiddels werken zo n 500 installateurs met icm. En bestellen elektronisch met de volgende leveranciers (Technische Unie, Galvano, Rensa, ThermoNoord, Brinkman & Germeraad, Rexel Wolff, Bernard, Plieger en Vegro). Het aantal installateurs dat met icm werkt, groeit nog dagelijks. Ook zien we dat er steeds meer groothandels overgaan op icm. Naast icm kennen we ook edi (Electronic Data Interchange). Momenteel wordt edi in de installatiebranche gebruikt voor het elektronisch uitwisselen van factuurberichten. De administratie leest de facturen vanuit het groothandelsysteem in en kan daarna met één druk op de knop na accordering de facturen verwerken. Het spreekt voor zich dat dit veel tijd bespaart, succesfactoren, februari 2003, pag. 3
Afhandeling van orders vele malen sneller via icm. Interview met Orné van Gool, hoofd logistiek van de Terberg installatiebedrijf bv door William Zegers en Marcel Odijk Smidszoon Joop Terberg stond in 1947 aan de basis van de Terberg bedrijven. Hij had 55 jaar geleden natuurlijk nooit kunnen vermoeden dat bestellingen nu elektronisch hun weg naar de leverancier vinden. De voordelen van die werkwijze blijken erg groot. We spraken met Orné van Gool, hoofd Logistiek bij Terberg installatiebedrijf bv, over de voordelen van icm / elektronische communicatie. De implementatie van ICM met de Technische Unie was erg leuk Van Gool verzorgt als hoofd Logistiek o.a. het beheer van het materiaal-basisbestand en is verantwoordelijk voor de juiste afhandeling van de bestellingen. Als zodanig was hij ook nauw betrokken bij de invoering van icm binnen Terberg. Van Gool: Wij zijn begonnen met de Technische Unie. De technische installatie en inrichting van icm verliepen snel en soepel. Het was een leuk traject Je ziet namelijk direct al de eerste voordelen om de hoek komen. Zo gaat de afhandeling van orders vele malen sneller. Om een indicatie te geven: 30 inkooporders zijn nu binnen 10 minuten compleet verwerkt en afgehandeld. Je hebt daarbij geen problemen met een fax die bezet is of dat het papier op is. Ook kan je bij spoedgevallen tot op het laatste moment bestellen. Laatst werd een order van tien over vijf nog gewoon geaccepteerd en de volgende ochtend vroeg geleverd. Het leuke is bovendien dat je op Internet direct kan zien dat je order in behandeling is genomen. Daarnaast is het prachtig om te zien dat je per ommegaande direct de orderbevestiging terug krijgt. Op de orderbevestiging staan eventuele naleveringen en andere redenen waarom niet aan de order kan worden voldaan, beschrijft Van Gool. Deze stem ik, waar nodig, af met de werkvoorbereider of projectleider. In de praktijk is hiermee weinig veranderd. Als intern geen oplossing kan worden gezocht, bel ik het verkoopkantoor. Samen met het verkoopkantoor vinden we altijd een acceptabele oplossing. Het draait om goede en tijdige artikelinformatie Het is volgens Van Gool van levensbelang om een actueel materiaal-basisbestand te hebben. Een icmbestelorder komt namelijk rechtstreeks aan in het informatiesysteem van de leverancier. Als het artikelnummer niet herkend wordt - omdat het vervallen is - dan wordt de orderregel geweigerd en verschijnt een melding in de orderbevestiging. Met name de afhandeling van deze situatie is nog te tijdrovend, vindt Van Gool. Hij maakt voor het beheer van het materiaal-basisbestand (mbb) gebruik van acto-cai en g@bi. Deze oplossingen zijn technisch goed. Het succesfactoren, februari 2003, pag. 4
Effecten voor de werkvoorbereider en de projectleider Voor de projectleider en werkvoorbereider betekende de komst van icm een stukje extra zekerheid, licht Van Gool toe. icm geeft de projectleiders nu veel meer vertrouwen dat de bestelling ook echt is binnengekomen bij de leverancier. Er is ook geen discussie meer over wat er precies is besteld. De orders hoeven bij de leverancier niet meer overgeklopt te worden, waardoor er minder fouten worden gemaakt. Daarnaast merken we dat de leverancier nu de tijd krijgt én neemt voor het adviseren en uitzoeken van vragen van onze projectleiders en werkvoorbereiders. Een aandachtspunt is nu wel dat de projectleider de projectadressen vooraf correct en volledig invult. Dat was voorheen via de fax minder kritisch. assortiment van de vier Terberg-bedrijven is zeer divers en niet alles kan elektronisch worden aangeleverd. Daarnaast is de frequentie waarmee nieuwe artikelinformatie wordt aangeleverd te laag. Van Gool: Terberg wil binnenkort gebruik gaan maken van de e-mail signaleringsfunctie, om met een hogere frequentie updates van o.a. de Technische Unie te kunnen realiseren. Daarnaast overleg ik regelmatig met Remco Iburg, sales manager arti bij Acto. Ik breng hem in contact met leveranciers die het nog niet voor elkaar hebben. Acto biedt met het product arti de groothandel het juiste gereedschap om de artikelinformatie in huis te beheren, om die vervolgens via een Internet-download of de g@bi-cd-rom aan de installateur te kunnen aanbieden in (bijvoorbeeld) g@bi-formaat. De informatie van de elektronische orderbevestiging (ECB) Bij de Technische Unie en Bernard zien we dat de orderbevestiging al redelijk dekkend is, en binnen afzienbare tijd zal Rexel hier ook aan voldoen, vervolgt Van Gool. Ik zie een goede afwikkeling van icm-orders als een voorwaarde om substantieel te bestellen bij de betreffende leveranciers. Ik merk ook dat de genoemde bedrijven bereid zijn om mee te gaan met de ontwikkeling. Terberg installatiebedrijf bv Terberg installatiebedrijf bv is een onderdeel van Terberg verenigde bedrijven, waaronder ook Terberg besturingstechniek bv, Terberg telecom bv en 4Some technisch beheer bv vallen. Terberg installatiebedrijf bv kent twee business units: Elektrotechniek en Informatie Communicatie Technologie. Elektrotechniek ontwerpt en integreert zelf geavanceerde apparatuur. De Business Unit ICT is verantwoordelijk voor de snelheid en deugdelijkheid van de informatie. Ruud Verbeek (directeur) is steeds weer als eerste paraat als zich een nieuwe ontwikkeling voordoet. Zo ook bij de invoering van Acto-Project. In 1999 moesten ook direct zaken als G@BI, CAI, ICM en EDI ingevoerd worden, en naar zal blijken met tevredenheid. Terberg is aangesloten bij de DGC, een inkoopcombinatie van verschillende, door Nederland verspreide installatiebedrijven. succesfactoren, februari 2003, pag. 5
Figuur 1: Besparing aan coördinatie Deze grafiek geeft de mogelijke besparing weer die behaald wordt door snellere en accurate orderafhandeling met ICM. Dat leidt tot minder foutieve leveringen of bestellingen, dus minder discussie met leverancier en monteur, minder spoedorders, en daarmee veel besparing in de coördinatiekosten bij de inkoper en de projectleider of werkvoorbereider. Duidelijke afspraken vooraf Inmiddels weet ik steeds beter wat wij als Terberg willen, concludeert Van Gool. Naast icm moet ik ook commitment krijgen dat men een goed artikelbestand kan aanleveren en dat men binnen afzienbare tijd met edi-facturen werkt. Omdat het niet alleen voordelen voor óns oplevert, maar zeker ook voor de leverancier zelf, moet die ook mee investeren. Visie Wij zijn heel tevreden met icm en zeker ook met edifacturen. Wij zijn nu bezig met Kannegieter. Het ideaal is om alle bestellingen via icm te kunnen plaatsen, ook de specials. Dat is waar we voor gaan! Wie is Orné van Gool? Eigenlijk wilde van Gool zoöloog worden. Maar omdat hij als vakantiewerker bij Bernard terechtkwam, is het er niet van gekomen. Uiteindelijk is hij veertien jaar werkzaam geweest bij Bernard. Uit deze tijd herinnert Van Gool zich nog de onderhandelingsmogelijkheden tussen verkoopkantoor, fabrikant en installateur. Inmiddels is hij ruim tien jaar werkzaam als hoofd Logistiek bij Terberg installatiebedrijf bv. Hij verzorgt het beheer van het materiaal-basisbestand voor vier aangesloten bedrijven van Terberg. Daarnaast is Van Gool verantwoordelijk voor de juiste afhandeling van de bestellingen, zowel intern (magazijn) als extern. De grootste verandering ten opzichte van vroeger is de mogelijkheid tot het maken van prijsafspraken. In feite wordt dit nu geregeld door de inkopers van de DGC. Voor Van Gool is het echter ook belangrijk dat de contacten tussen zijn leveranciers optimaal verlopen. Zeker als het gaat om elektronisch bestellen via ICM, moet alles op rolletjes lopen. Voor Terberg is een goede informatievoorziening vanaf de leverancier dan ook heel belangrijker. In het interview wordt duidelijk hoe van Gool hiermee handelt. succesfactoren, februari 2003, pag. 6
icm bespaart echt veel! interview met Maurits Cambier van Nooten, hoofd Inkoop/Logistiek bij Koster uit Wehl door William Zegers en Marcel Odijk Elektronisch communiceren tussen installateur en groothandel kan enorm veel geld besparen. De techniek die momenteel sterk in populariteit groeit, heet icm. Wat betekent het invoeren van icm nu eigenlijk voor een installatiebedrijf? Liggen de voordelen voornamelijk bij de groothandel, of toch ook bij de installateur? We spraken hier over met Maurits Cambier van Nooten, hoofd Inkoop/Logistiek bij Koster uit Wehl. Dit bedrijf koos voor icm als wezenlijk onderdeel van de professionalisering van de logistiek. Wat waren hun verwachtingen? Waar is men tegenaan gelopen? En vooral: wat is er bereikt? Een enthousiast verhaal uit de praktijk. Ruim 30.000 euro besparing in het eerste jaar icm werkt echt geweldig, roept Maurits Cambier van Nooten meteen enthousiast. Hij is medio 2001 bij Koster gestart als hoofd Inkoop/Logistiek. Na een half jaar voerde hij icm en edi in. In eerste instantie begon men alleen met de Technische Unie. Klein beginnen en ervaring opdoen, was het motto. In januari 2002 waren de eerste icm-orders naar de tu een feit. Cambier van Nooten licht zijn enthousiasme toe: Binnen een korte tijd heb ik het gebruik van icm opgevoerd naar 70% tot 80% van alle tu-orders. In het eerste jaar leverde dat al een besparing op van ruim 30.000 euro! Een serie van ongeveer twintig orders afhandelen via tu-offline kost me ongeveer één tot twee minuten. Dan heb ik de orderbevestigingen teruggekregen en beoordeeld. Via Internet kan ik het gehele proces volgen en zie ik bijvoorbeeld dat de voorraad bij de tu is afgeboekt. Dat geeft mij en onze werkvoorbereiders een zeker gevoel. Centrale aansturing projectlogistiek Koster heeft in 1999 Acto-Project geïmplementeerd. Tijdens deze implementatie is de basis gelegd voor een duidelijke aansturing van de projectlogistiek. De afdeling industriële systeemintegratie haalt zijn materiaalbehoefte grotendeels van de tekening af, waarbij de engineer vanuit het tekensysteem E-plan de actuele materiaalbehoefte automatisch doorkoppelt naar de werkvoorbereider. Voorheen bepaalde dan de werkvoorbereider vanuit de materiaalbehoefte wat hij wilde gaan bestellen, en hij of de magazijnmedewerker genereerde daar orders van, die naar de leverancier werden gefaxt. succesfactoren, februari 2003, pag. 7
De afdeling Elektrotechniek zag als een van de grote voordelen de integratie tussen (commerciële) offertes en de uiteindelijke materiaalbehoefte, waardoor veel extra invoerhandelingen vervielen. De reproduceerbaarheid van de beschikbare informatie zorgde voor nog meer optimalisatie in het logistieke proces waar de engineers en werkvoorbereiders dagelijks mee te maken hebben. Om de aansturing van het inkoop- en logistieke proces verder te verbeteren, is twee jaar geleden besloten om de aansturing van de logistiek binnen Koster te gaan centraliseren. Met deze missie is Cambier van Nooten bij Koster in dienst gekomen. Koster heeft daarbij een duidelijke strategie gehanteerd: Cambier van Nooten heeft als eerste in kaart gebracht wat hij van de leveranciers verwacht en dit duidelijk met de betreffende leveranciers besproken. Naast goede service, goede leverbetrouwbaarheid, een uitgebreid assortiment, goede prijs(conditie) en landelijke dekking is het kunnen aanleveren van correcte artikelinformatie een belangrijk onderdeel. Koster verwacht dan ook dat zijn leveranciers een kwalitatief en volledig artikelbestand aanleveren via cai (zie achterpagina). Gevolg: een duidelijke afname van het aantal (hof-) leveranciers en een toename van de kwaliteit. Klikt het met het verkoopkantoor, dan komt de rest vanzelf Toen de centralisering van de inkoop achter de rug was, is Koster begonnen met verdere fine-tuning van de projectlogistiek. In eerste instantie heeft Cambier van Nooten een aantal gesprekken gehad met Frank van Pelt (verkoopleider Elektotechniek) en Pim Schutte (vestigingsmanager) van het verkoopkantoor van de Technische Unie in Arnhem. Al snel werd duidelijk wat de logische vervolgstappen waren: bestellen via icm en factuurafhandeling via edi. Op verzoek van Cambier van Nooten heeft Onno Maatman (icm- en edi-specialist bij Acto) laten zien wat er komt kijken bij een implementatie van icm en edi. Cambier van Nooten: Een van de belangrijkste afspraken die ik gemaakt heb, is hoe om te gaan met de meldingen op de orderbevestiging. Afgesproken is dat ik alleen de orderbevestiging met afwijking(en) inclusief opmerking of vraag mijnerzijds kan faxen naar het verkoopkantoor. Het verkoopkantoor lost dit dan indien mogelijk op. Foutieve leveringen sterk verminderd Cambier van Nooten onderstreept de voordelen van icm. Naast de snelle afhandeling van orders en het feit dat je à la minute een orderbevestiging krijgt, is het zeer prettig dat er een belangrijke schakel in het bestelproces geëlimineerd is: het overtypen van de bestelorders bij de tu. Dit overtypen is nou eenmaal handwerk en dus, ondanks alle kwaliteitsbesef bij de tu, per definitie foutgevoelig. Aangezien wij veel orders verzenden met veel orderregels (30 of meer is heel normaal), geeft icm dus een heel grote besparing. Koster Groep De hoofdvestiging met ongeveer 140 medewerkers is gevestigd te Wehl. Vanuit Wehl worden de centrale diensten verzorgd. Daarnaast heeft Koster nog vestigingen in Joure, Arnhem, Utrecht en sinds kort in Apeldoorn. Koster is 45 jaar geleden opgericht als familiebedrijf. Van vader op zoon is Frans Koster de tweede generatie die het bedrijf leidt. Voor Koster is het belangrijk dat ze projecten levert met een goede prijs/kwaliteit-verhouding. Daarnaast wil ze met de klant meedenken, snel kunnen inspelen op de wensen van de klant en snel kunnen leveren. De Koster Groep bestaat uit verschillende markt units: Markt unit industriële systeemintegratie Realiseert totale industriële automatiseringsprojecten d.m.v. besturings-, visualisatie- en informatiesystemen, e.e.a. incl. paneelbouw en technische installaties t.b.v. industriële klantgroepen, zoals voeding, genotsmiddelen, chemie, water, zand en grindwinning. Marktgroep MES consultancy en MES system integration Realseert koppelingen tussen productie en kantoor t.b.v. de industrie. Marktgroep Utiliteit Realiseert licht-, kracht-, beveiligings- en telecominstallaties t.b.v. klantgroepen gezondheidszorg en kantoor-, bedrijfs- en rijksoverheidsgebouwen. Marktgroep service en onderhoud Een dienstverlening gebaseerd op 24-uurs fulltime service, 7 dagen per week in geheel Nederland. Een aantal mensen an Koster zijn ondanks de hoge mate van professionaliteit ook multifunctioneel inzetbaar. Op deze wijze is men in staat om aan eerder genoemde voorwaarden te voldoen. succesfactoren, februari 2003, pag. 8
Cambier van Nooten merkt in de praktijk dat de kwaliteit van leveringen door icm in belangrijke mate is toegenomen. Bij eventuele foutieve leveringen is het snel te achterhalen wat er aan de hand is. Of Koster heeft het verkeerd besteld of de tu heeft het verkeerd gepickt. Dit levert uiteindelijk een substantieel tijdvoordeel op, enerzijds op de bouw, anderzijds omdat minder problemen nou eenmaal minder discussies veroorzaken. Felixibiliteit en transparantie in het bestelproces Omdat icm-orders regelrecht in het mainframe van de tu geplaatst worden, kan ik in spoedgevallen toch nog na 17.00 tot 17:30 uur orders plaatsen. Zonder icm kan alleen gefaxt worden tot 17.00, de sluitingstijd van het verkoopkantoor, legt Cambier van Nooten uit. Maar ik gebruik dat alleen bij uitzondering. Intern bij Koster heb ik nu namelijk de afspraak liggen dat besteladviezen ruim van tevoren en uiterlijk twee dagen van tevoren bij mij binnen moeten zijn. Hiermee krijg ik de mogelijkheid om de besteladviezen te clusteren en eventueel projectafspraken te maken met de leverancier. Verder kan ik via de tu-internetsite de icm-orders eenvoudig van leverdatum wijzigen, mocht er iets in het project veranderen. Verkoopkantoor meer tijd voor ondersteuning Omdat de handelingen voor de medewerkers van ons tu-verkoopkantoor aanzienlijk afnemen, blijft er meer tijd over om extra service te leveren ten aanzien van offertes, engineering en andere activiteiten. Omdat het verkoopkantoor geen orders hoeft over te typen, zijn ze bereid om veel meer uitzoekwerk voor ons te doen. De implementatie Cambier van Nooten was verbaasd over de implementatie van icm. Die verliep eigenlijk relatief heel eenvoudig. Eerst installeert Acto het technische gedeelte, dan komt een consultant die een aantal zaken inricht en instructie geeft. Een aandachtspunt is wel dat je te maken hebt met twee partijen. Daarom is het goed om de implementatie van acto-icm af te stemmen met een medewerker van de tu. In ons geval is Joop Klijnhout (Internet-adviseur van de tu) aanwezig geweest bij een deel van de installatie. Prettige neveneffecten Het gebruik van de Internetsite kan volledig onafhankelijk van icm werken. Toch resulteert de introductie van icm ook in het gebruik van Internet voor het raadplegen van order-informatie. Zo blijkt bij Koster dat de engineering en werkvoorbereiding na de invoering van icm ook directe toegang hebben gekregen tot het voorraadsysteem van de tu. Als een werkvoorbereider een specifiek materiaal nodig heeft waarvan de tu er weinig op voorraad heeft, kan hij eerst kijken of ze op voorraad liggen. Indien gewenst kan hij het meteen door Cambier van Nooten laten bestellen. Het geeft de engineers en werkvoorbereiders een belangrijk gevoel van zekerheid dat er altijd per ommegaande een orderbevestiging komt. Onprettige neveneffecten Elk voordeel heb z n nadeel, zei taalvirtuoos Johan Cruijf ooit. Conform dit motto ondervond Koster bij de introductie van icm ook enkele onprettige neveneffecten. Zo zorgden uitlopende of vervallen artikelen in eerste instantie voor onverwacht oponthoud. Dit Figuur 2: Besparing in de uitvoering Deze grafiek geeft de mogelijke besparing weer die u kunt behalen in de uitvoering, door een beperking van faalkosten. Deze ontstaan bijv. bij foutieve leveringen of bestellingen. Men moet dan immers snel in actie komen om het juiste materiaal op de plaats van uitvoering te krijgen. Anders kunnen de monteurs niet verder met de geplande werkzaamheden. Er zijn hier drie scenario s uitgewerkt, uitgaande van vermindering van faalkosten van 15, 30 en 60 minuten per monteur per week. succesfactoren, februari 2003, pag. 9
Figuur 3: Totale besparing In het voorbeeld links is uitgegaan van een bedrijf van 60 monteurs, die dankzij ICM ieder 15 minuten per week besparen aan logistieke faalkosten. De grafiek laat zien dat er in drie jaar tijd een besparing van circa 60.000 euro te behalen is. was het gevolg van de keuze voor tu-offline, waarbij het niet automatisch zichtbaar is als een artikel niet leverbaar is. Vroeger met de fax zorgde een medewerker van de tu dan voor een goed alternatief. Cambier van Nooten omzeilt dit nu zelf: In de praktijk vis ik nu een groot aantal uitlopende artikelen uit de orders en controleer of ze nog voorradig zijn, zo niet dan zoek ik via Internet het vervangende nummer en bestel die. Alles wat er dan nog doorheen slipt, krijg ik terug via een orderbevestiging. Ik handel het dan af conform de eerder genoemde afspraak met het regionale verkoopkantoor. Uiteindelijk bespaart deze handelswijze ons een aantal handmatige aanpassingen als later de edi-facturen worden ingelezen. Overigens moet het probleem van vervallen en uitlopende artikelen in de toekomst beter ondervangen worden door de frequentie van het updaten van het materiaal-basisbestand te vergroten. Op dat moment wordt de werkvoorbereider al gewaarschuwd voordat het product kan worden besteld. Een ander probleempje is een bepaalde melding Aantal onwaarschijnlijk, die optreedt als een bovengemiddeld hoog aantal op de orderregel voorkomt. In dat geval wordt de orderregel niet in behandeling genomen, terwijl het normale aantallen zijn. In deze situaties komen mijn contacten met het verkoopkantoor te Arnhem goed van pas. Investering verrassend snel terugverdiend Cambier van Nooten had voor de start met icm het idee dat Koster de investering in drie jaar terug zouden moeten kunnen verdienen. Mijn ervaring tot nu toe zegt dat dit alleen al met de huidige omzet bij de tu véél sneller zal lukken. Daarbij heb ik niet eens meegerekend dat we ook gaan icm-en met Bernard en Solar. Natuurlijk helpt het dat de leveranciers bereid zijn om mee te investeren. De Technische Unie kan inmiddels assisteren bij het maken een kosten/ baten-analyse via een rekenmodule. Onlangs is dit bij Koster gebeurd, waaruit verrassend een besparing van maar liefst 30.000 euro in het eerste jaar voortkwam. Dit is wel gebaseerd op de huidige omzet. succesfactoren, februari 2003, pag. 10
Verder met Bernard en Solar Nu icm met de tu naar tevredenheid draait, is Koster in gesprek met de volgende leveranciers. Momenteel ben ik bezig om het complete plaatje rond te krijgen om over te gaan op icm met Bernard en Solar. Ook hier wil ik alle afspraken scherp stellen met de leverancier. Aandachtspunten zijn bijvoorbeeld de tijdstippen van leveringen, de gedetailleerdheid van de orderbevestiging, de Internetsite en natuurlijk zicht op edi-facturatie. Koster is vol vertrouwen dat daar binnen korte tijd goede afspraken over gemaakt zijn en men dus ook bij Bernard en Solar de knop kan omzetten naar icm. Internet gebruikersgroep Technische Unie Omdat ik ontwikkelingen als icm en edi en Internet erg belangrijk en ook leuk vind, ben ik ook lid geworden van de Internet-gebruikersgroep van de tu. Hierin bespreken we deze thema s elke drie maanden. We zoeken naar mogelijkheden om het proces optimaal te maken en zoeken oplossingen voor de eerder genoemde kinderziektes. In dit kader verbaast Koster zich dan ook over het feit dat verschillende installateurs die icm gebruiken nog steeds voor de on-line variant kiezen. On-line bestellen houdt in dat de besteller zelf zijn order eerst helemaal (visueel) controleert alvorens deze daadwerkelijk te bestellen. Bij off-line bestellen wordt de bestelorder direct verwekt en zonder tussenkomst van de gebruiker wordt een orderbevestiging teruggezonden. Je hebt dan binnen de minuut je gewenste materialen gereserveerd, weet Cambier van Nooten intussen uit eigen ervaring. Een belangrijke wens van Cambier van Nooten is om straks via icm ook niet-standaard materialen en offertes te kunnen afhandelen. Dit onderwerp staat dan ook op de agenda van de gebruikersgroep van de tu. Enkele adviezen voor collega-installateurs Op de vraag welke tips Cambier van Nooten heeft voor collega-installateurs zegt hij kort en bondig: Kies voor icm. Hij vat de voordelen samen: Je bereikt meer efficiency. Met minder handelingen. Meer duidelijkheid naar alle partijen (vooral ook minder discussies). Minder faalkosten als gevolg van invoerfouten. Voor de aanpak adviseert hij het volgende: Laat je goed informeren door de specialisten van Acto en de leverancier(s) waarmee je icm gaat realiseren. Bezoek zo mogelijk referenties. Zorg voor een goede commitment van het regionale verkoopkantoor. Zij kunnen je helpen met (opstart) problemen. Gebruik van de Technische Unie in ieder geval de off-line variant. Dit bespaart veel tijd. Start met één groothandel om te wennen aan het proces. Wie is Maurits Cambier van Nooten? De heer Cambier van Nooten heeft na zijn opleiding werktuigbouwkunde enkele commerciële cursussen en de NEVI gevolgd. Na zijn militaire diensttijd startte hij als planner/werkvoorbereider bij een staalconstructiebedrijf. Bij Thomassen International was hij enige tijd werkzaam als assistent inkoper. Voor zijn functie als hoofd Inkoop/ Logistiek bij Koster is Cambier van Nooten nog drie jaar werkzaam geweest als inkoper bij Kamstrup, een leverancier van warmtemeters en elektriciteitmeters. Cambier van Nooten is nu ruim anderhalf jaar verantwoordelijk voor de inkoop en de logistiek bij Koster. Dit geldt voor de inkoop van alle benodigde materialen voor projecten en kantoorbenodigdheden. Toen hij bij Koster begon, was zijn eerste taak om structuur te brengen in de relaties met de verschillende leveranciers. Als onderdeel van zijn optimalisatiewerkzaamheden heeft hij begin 2002 het bestelsysteem ICM-Order in gebruik genomen. succesfactoren, februari 2003, pag. 11
Achtergronden toelichting van enkele begrippen uit deze nieuwsbrief INFORMATISERING Wat is CAI? CAI betekent Centraal Artikel Informatiesysteem. Met dit informatiesysteem verzamelt Acto artikelinformatie van verschillende leveranciers. Deze informatie wordt periodiek beschikbaar gesteld aan klanten van Acto-Project die een abonnement hebben op één of meerdere leveranciers. Op deze wijze wordt de tijd die de MBB-beheerder nodig heeft voor het beheren van het MBB enorm beperkt. www.acto.nl Wat is G@BI? G@BI betekent het Gemeenschappelijk ArtikelBestand voor de Installatiesector. Het is een initiatief van GABI BV. Aangesloten leveranciers en fabrikanten leveren periodiek hun artikelinformatie aan. Eén keer per kwartaal wordt deze informatie op cd-rom aangeboden aan installateurs die geabonneerd zijn. Via de cd-rom wordt artikelinformatie aangeboden volgens het zogenaamde G@BI-formaat. Dit formaat voldoet aan de standaard Artikelclassificatie van Uneto-VNI. Daarnaast is het ook mogelijk om de informatie met een hogere frequentie te verspreiden met behulp van e-mail en Internet. Met behulp van de module ACTO-G@BI kan men deze informatie inlezen in het MBB van Acto-Project. Zo heeft de installateur op efficiënte wijze de beschikking over actuele artikelinformatie inclusief de zoekmogelijkheden van de Artikelclassificatie. Wat is ARTI? De ARTI-productgroep heeft een standaard oplossing ARTI*ICM, waarmee fabrikanten en groothandels de ICM-orders kunnen verwerken. Vanzelfsprekend sluit deze oplossing aan bij de standaarden in de branche en de wensen van de installateurs. Wanneer de groothandel werkt met ARTI*ICM, krijgt de installateur na het zenden van een bestelling direct de orderbevestiging retour. Wanneer de leverancier zijn factuur met ARTI*EDI ook elektronisch aanlevert aan de installateur, hebben we een sluitende logistieke keten. Daarmee kunnen aan de kant van de groothandel en aan de kant van de installateur grote besparingen worden gerealiseerd. De ARTI-productgroep kent naast ARTI*ICM meerdere producten. ARTI*F kan een leverancier ondersteunen in het vastleggen van productgegevens volgens de branchestandaarden. Met deze bestanden kan op een eenduidige manier de klant worden geïnformeerd. De voordelen van de standaarden zijn evident. De klant heeft veel minder werk aan het verwerken van gegevens van de leverancier en de leverancier hoeft op zijn beurt niet voor elke klant een apart bestand aan te maken. Daarnaast kent ARTI een product dat kan omgaan met grote hoeveelheden productinformatie: ARTI*GH. Met name bij de groothandel is het verwerken van informatie van de leverancier een tijdrovende activiteit. Met de producten van ARTI wordt het ontvangen en verwerken van informatie een gecontroleerd proces. Aansluitend op ARTI*F en ARTI*GH kunnen diverse modules ervoor zorgen dat de artikelgegevens gebruikt kunnen worden om Internetpagina s en catalogi te genereren. Graag helpen wij uw leveranciers om te kunnen werken met ICM. Voor meer informatie over ARTI kunt u contact opnemen met Remco Iburg, e-mail: r.iburg@acto.nl. Meer informatie? Als u ook van de voordelen van ICM wilt profiteren, willen wij u hierover graag verder informeren. Wij adviseren u ook met de leveranciers afspraken te maken over de verwerking van de orders in hun systeem. De waarde van het gebruik van ICM is natuurlijk gelegen in de directe orderverwerking en de directe ontvangst van de orderbevestiging.vraag hier dus naar. Wilt u over dit onderwerp nadere informatie, neem dan gerust telefonisch contact op met Onno Maatman. Acto Informatisering B.V. t (033) 422 68 00 e o.maatman@acto.nl succesfactoren, januari 2003, pag. 12