nieuwsbrief mei 2013 - nr 03 Virtuele centrumsteden Virtuele Centrumsteden Digitaal vergaderen: van papierberg naar digitaal dossier
3 Voorwoord 4-9 Virtuele centrumsteden: 4 Noord 5 SOCiAL 6 STAD 7 Hageland 8 Luchthaven 9 In oprichting 10 Project: ICT kennisplatform 11 Project: Digitaal vergaderen 12 Project: Samenaankoop 13 Dossier: Cloudcomputing 14 Dossier: Oslo, Open Standaard Lokale Overheden 15 VERA sprak met: Corvé over de IPDC colofon VERA autonoom provinciebedrijf Vaartdijk 3/001-3018 Wijgmaal T 016 30 85 10 - F 016 30 85 15 info@vera.be - www.vera.be verantwoordelijke uitgever Carl Possemiers - T 016 30 85 13 2 nieuwsbrief mei 2013 - nr 03
Virtuele Centrumsteden: een groeimodel voor samenwerkende besturen Het is niet omdat VERA besturen samenbrengt, dat er ook direct samenwerkingsprojecten ontstaan. Het ene bestuur kan heel snel vooruit willen, terwijl een ander op langere termijn wil plannen. Het samenwerkingsmodel van de Virtuele Centrumsteden maakt het mogelijk dat elk bestuur zelf kiest aan welk tempo het wil (samen) werken aan ICT. Noem het een groeimodel : elk bestuur stapt in om samen te kunnen werken maar zonder samen te hoeven werken. Per project kan elk bestuur bepalen of het wil deelnemen. Besturen weten dus dat ze de tijd krijgen om hun rol binnen de samenwerking te zoeken waardoor er geen hoge drempel ontstaat om toe te treden. Maar dit houdt ook risico s in: er is voldoende consensus nodig voordat ze aan de slag kunnen. VERA zet weliswaar voltijds drie mensen in om de samenwerkingen te coördineren, maar uiteindelijk bepalen de lokale besturen zelf in welke richting hun samenwerking moet evolueren. De eerste fase binnen elke samenwerking is daarom samen spreken : niet alleen VERA maar ook de besturen moeten eerst begrijpen hoe ver elk bestuur staat. VERA organiseert daarom een samenwerkingsscan en kennismakingsgesprekken. Deze fase is voor de vijf eerste samenwerkingen afgerond, en loopt nog voor drie nieuwe samenwerkingen in het westen en het oosten van onze provincie. Voorwoord De vijf eerste Virtuele Centrumsteden hebben deze fase bereikt: in Noord, SOCiAL, STAD, Hageland en Luchthaven zijn er al projecten opgestart, met een bereik van in totaal 79 deelnemende gemeentebesturen, ocmw s en politiezones. Opmerkelijk is daarbij de variatie in projecten. In Noord zette men bijvoorbeeld de ICTgebruiker centraal en koos men onder meer voor opleidingstrajecten. In STAD loopt een project rond veiligheidsbeleid. In Hageland koos men om samen een bestek uit te brengen voor de aankoop van hardware. Luchthaven zet in op software om de interne werking (Digitaal College, ICT-beheer) te ondersteunen. Elke samenwerking legt dus zijn eigen accenten, maar ieder afgewerkt project wordt opengesteld voor alle samenwerkingen. Het bestek van Hageland zal dus ook bruikbaar zijn voor bijvoorbeeld Noord en Luchthaven. De nu al 79 samenwerkende besturen kunnen zo op steeds meer vlakken ondersteuning verwachten van elkaar en van VERA. Een geruststellende gedachte aangezien we de volgende jaren steeds meer informatica nodig zullen hebben, zonder dat de beschikbare middelen noodzakelijk mee zullen groeien. De Virtuele Centrumsteden van VERA zijn dus een uitgelezen middel om het maximum uit uw ICT-investeringen te halen. De tweede fase is samen plannen. Wat verwachten de besturen en hoe ver willen ze gaan om de verwachtingen te realiseren? VERA begeleidt hen bij het opstellen van een charter met hun visie op ICT. Elke samenwerking zal in 2013 ook de kans krijgen om doelstellingen te formuleren. Die zullen worden gebruikt om te bepalen welke projecten voorrang moeten krijgen. De nieuwe beleidsploegen moeten hierbij worden betrokken, ook als er in de vorige legislatuur al beslissingen werden genomen. Luc Robijns gedeputeerde informatica De laatste fase is samen doen. Besturen die deze fase bereiken, hebben voldoende duidelijkheid bereikt over hun ambities en zijn klaar voor concrete projecten.
Virtuele centrumsteden Virtuele centrumstad: NOORD Noord bestaat uit de gemeenten Begijnendijk, Boortmeerbeek, Haacht, Keerbergen, Rotselaar en Tremelo en de OCMW s van Begijnendijk, Boortmeerbeek, Haacht, Keerbergen en Tremelo. Het project ICT opleidingstrajecten loopt in Noord nog steeds. Het vormingsluik voor de mandatarissen is ondertussen afgerond. Voor hen werd een korte opleiding beschikbaar gemaakt over de relevante ICT-uitdagingen voor de komende periode. Het tweede luik is bestemd voor de ICT-verantwoordelijken. Hier streven we naar het uitwerken van een duidelijke functieomschrijving voor een IT-beheerder binnen een lokaal bestuur. Het takenpakket van een IT-beheerder blijkt immers heel divers te zijn: we streven naar een goed evenwicht tussen de operationele ondersteuning en beleidsondersteuning die van een IT-beheerder wordt verwacht. Naast een functieomschrijving zal hier ook gewerkt worden aan een bijhorend vormingstraject. VERA blijft hier betrokken bij het meebepalen van de inhoud. Het derde luik wordt later dit jaar opgestart en is bestemd voor de algemene medewerkers. Een of meer externe opleiders zullen opleidingen geven over de basispakketten (zoals MS Office). De gemeenten Boortmeerbeek, Haacht, Keerbergen en Rotselaar zijn in mei gestart met het project Optimalisatie van ICT-uitgaven. Lokale besturen staan voor uitdagingen op het gebied van informatietechnologie aangezien de ICT in steeds meer aspecten van de organisatie wordt ingevoerd, maar er is weinig extra financiering te verwachten in de komende jaren. Dit mag echter niet voor een rem zorgen op de invoering van nieuwe ICT-oplossingen, die besturen juist in staat moeten stellen om efficiënter te werken zodat ze de verdere uitbreiding van hun takenpakket kunnen opvangen. Samenwerken kan echter tot nieuwe oplossingen leiden om kosten te besparen. Niet alleen door schaalvergroting, maar ook door te vermijden dat besturen elk apart dezelfde trajecten moeten doorlopen en daar tijd en energie in moeten steken. Om een gezamenlijk traject uit te stippelen, moet eerst duidelijk zijn waar elk bestuur zich nu bevindt. Daarom brengen de besturen eerst het huidige kostenplaatje in beeld met begeleiding door VERA. Daarvoor zal elk bestuur eerst een vragenlijst invullen en vervolgens meewerken aan een vergelijkende analyse tussen besturen. Op basis van de detailanalyse worden er verbeterprojecten uitgewerkt op individueel niveau (bijv. afstoten van een weinig rendabele ICT oplossing door een bestuur) en/of collectief niveau (bijv. samen heronderhandelen prijzen). De analyse zal door een consultant van VERA gebeuren en daarna in de werkgroep besproken worden. De verbeterprojecten worden dan vanuit de werkgroep opgesteld. De uitvoering en begeleiding van de verbeterprojecten behoren niet tot de scope van dit project. Besturen kunnen dit elk apart voor hun rekening nemen, ofwel tot een nieuw samenwerkingsproject komen. Er is de komende jaren weinig extra financiering te verwachten voor informatietechnologie. Samenwerken kan hier tot nieuwe oplossingen leiden om kosten te besparen. 4 nieuwsbrief mei 2013 - nr 03
Virtuele centrumstad: SOCiAL Het eerste samenwerkingsproject van SOCiAL werd in de zomer van 2012 afgerond in de vorm van het raamcontract voor BBC-software. In januari 2013 organiseerde VERA op vraag van SOCiAL een studiedag rond informatiebeheer/dms/mid-office in het Provinciehuis in Leuven. Voor de tweede helft van 2013 zijn er al verschillende mogelijkheden besproken, maar is er nog geen definitieve beslissing genomen. Anne Slowack is sinds december 2012 aangesteld als de coördinator van SOCiAL. Zij coördineert de activiteiten met het oog op de drie basisdoelstellingen van SOCiAL: het organiseren van gemeenschappelijke diensten en projecten, het mogelijk maken van overleg tussen deelnemende besturen, en de ondersteuning bij studie- en planningsactiviteiten. In die zin is zij ook een geschikt aanspreekpunt voor VERA wanneer het gaat over mogelijke samenwerkingsprojecten of kennisdeling. Anne geeft aan dat elk OCMW dagelijks wordt geconfronteerd met ICT, al was het maar omdat elk OCMW bezig moet zijn met zaken als veiligheidsconsulenten, informatiebeveiliging of back-ups van bestanden. Verschillende OCMW s kijken ook al verder vooruit en proberen zich een beeld te vormen van hoe hun ICT-omgeving er idealiter uit zou moeten zien. Zij zijn ook bereid om de nodige inspanningen te doen om daar naartoe te werken en proberen ook hun collega s mee te motiveren. In het kader van de besparingen is dat niet altijd een evidentie, schaalvoordelen kunnen dus van belang zijn. SOCiAL ziet een trekkende rol voor zichzelf weggelegd bij dergelijke innovatieve projecten. Een onderwerp dat daarbij hoog op de agenda staat, is het aantrekken van goede ICT-medewerkers die eventueel kunnen gedeeld worden door verschillende OCMW s. Zonder voldoende bekwaam informaticapersoneel is het immers niet mogelijk om tot betere ICT-oplossingen te komen. Een voltijdse informaticus is echter niet voor elk OCMW een haalbare kaart. SOCiAL heeft al een organisatie-en communicatiedeskundige in dienst, die zowel voor het OCMW van Rotselaar als voor SOCiAL zelf wordt ingezet. Dit principe zou verder kunnen worden toegepast. Om ervoor te zorgen dat het personeel de juiste kwalificaties heeft en voeling heeft met de betrokken typen opdrachten, wordt binnen SOCiAL overwogen of het mogelijk is om VERA in te schakelen. VERA kan het selectieproces begeleiden vanuit zijn ervaring/ kennis met het takenpakket Virtuele centrumsteden Social wil graag de samenwerking met VERA nieuw leven inblazen. Het aantrekken van goede ICT-medewerkers die eventueel kunnen gedeeld worden door verschillende OCMW s staat bovenaan de lijst van een ICT-medewerker voor een lokaal bestuur. De ambities met betrekking tot informatiebeheer, waarover in januari al een studiedag werd georganiseerd, worden verder besproken op het volgende secretarisoverleg. Meerdere OCMW s hebben interesse, een samenwerkingsproject behoort tot de mogelijkheden. De betrokken OCMW s worden actief betrokken bij de eventuele opstart daarvan. Samenwerken aan ICT mag geen doel op zich worden: de meerwaarde ervan voor de OCMW s moet steeds centraal blijven staan. Anne Slowack, SOCiAL Vlaams-Brabants steunpunt informatica 5
Virtuele centrumsteden Virtuele centrumstad: STAD STAD bestaat uit de steden en OCMW s van Aarschot, Diest, Scherpenheuvel-Zichem en Tienen. In samenwerking STAD is in maart het project Cloud computing haalbaarheidsstudie opgestart voor de betrokken besturen. Tegenwoordig hoeven de toepassingen van een bestuur immers niet meer op lokale machines te draaien. Ze kunnen ook in een datacenter worden geplaatst. De eindgebruiker werkt dan op zijn lokale toestel dat over het internet is verbonden met een server in een extern datacenter waarop de software draait. Dit maakt schaalvoordelen en samenwerken mogelijk. Weinig besturen lijken die stap echter alleen te willen nemen. Cloud computing: een haalbaarheidsstudie per deelnemend bestuur moet aantonen wat de impact en randvoorwaarden voor externe hosting zijn De tweede fase is de gezamenlijke haalbaarheidsanalyse. Daarin werden de individuele analyses naast elkaar gelegd en werd er gezocht hoe de besturen samen een dergelijk traject kunnen doorlopen. Ook de kost komt daarbij uitgebreid ter sprake. Het ambitieuze project Mid-office heeft een andere wending genomen. Het was oorspronkelijk de bedoeling om op zoek te gaan naar een oplossing om de bestaande toepassingen binnen het bestuur op elkaar aan te sluiten zodat er gegevens konden worden uitgewisseld. Gezien de grote interne verschillen tussen de lokale besturen en de noodzaak om de verschillende diensten binnen elk bestuur te betrekken, bleek dit project echter een andere aanpak te vereisen. Nu samen de stap naar een midoffice maken, zou teveel tijd en middelen vereisen. Een alternatief is om een visie te ontwikkelen over hoe een mid-office er over een aantal jaar uit zou moeten zien. Zo wordt het mogelijk dat een lokaal bestuur de komende jaren elke keer dat het een deel van zijn toepassingen, hardware of netwerk vernieuwt, zorgt dat die vernieuwingen op termijn de invoering van een mid-office ondersteunen. Bij de keuze voor bepaalde software kan er bijvoorbeeld nu al worden gevraagd om de gegevens uitwisselbaar te maken met andere toepassingen of een algemeen erkend dataformaat te gebruiken. Een haalbaarheidsstudie per deelnemend bestuur (OCMW Aarschot, Stad Scherpenheuvel-Zichem, OCMW Scherpenheuvel-Zichem, Stad Tienen, OCMW Tienen) moet aantonen wat de (budgettaire) impact en randvoorwaarden voor die externe hosting zijn, alsook welk veranderingstraject hiervoor nodig is. VERA voert de studie uit in samenwerking met de lokale besturen. De studie werd opgestart in maart en afgerond in mei. De studie startte met een individuele haalbaarheidsanalyse. Daarmee werd de bestaande situatie in kaart gebracht: de netwerkinfrastructuur, de huidige serverinfrastructuur, toepassingen en licenties, en de pc s. Op basis hiervan schreef VERA een individueel rapport per bestuur over de mogelijkheden en met een raming van de kostprijs. Voor het Project Veiligheidsbeleid kijken de lokale besturen samen met VERA naar de mogelijkheid om een bestek op te stellen voor een veiligheidsconsulent. Deze veiligheidsconsulent moet zorgen voor de ondersteuning van de opmaak van een veiligheidsbeleid en een periodieke opvolging van de veiligheid. VERA zal samen met de werkgroep een profiel opstellen voor een geschikte veiligheidsconsulent. Belangrijke criteria zijn expertise met informatieveiligheid, ervaringen met lokale besturen, prijs, VERA zal de ontvangen offertes ook samen met de besturen bekijken en na de onderhandelingen een keuze maken. 6 nieuwsbrief mei 2013 - nr 03
Virtuele centrumstad: HAGELAND Hageland bestaat uit de gemeenten Bekkevoort, Bierbeek, Boutersem, Geetbets, Glabbeek, Hoegaarden, Holsbeek, Kortenaken, Landen, Linter, Lubbeek,Tielt-Winge en Zoutleeuw. Ook 8 OCMW besturen traden reeds toe tot de samenwerking: Bekkevoort, en Geetbets, Glabbeek, Hoegaarden, Holsbeek, Kortenaken, Landen, en Tielt-Winge. Virtuele centrumsteden Project Overheidstoepassigen : er wordt een inventaris gemaakt van alle ICT-toepassingen die verschillende overheden (federaal, Vlaams, provinciaal) aanbieden aan lokale besturen. De besturen van Hageland hebben een raamovereenkomst uitgebracht voor de Samenaankoop van hardware, waar ook aan is deelgenomen door andere samenwerkingen. Een bestuur dat dus toestellen wil vernieuwen, hoeft niet meer zelf de markt op, maar kan gebruik maken van de raamovereenkomst. Dit houdt niet alleen tijdswinst in, maar betekent ook dat het gebruik zal kunnen maken van de voorwaarden die VERA en de samenwerkende besturen in dit project onderhandelen. Schaalvoordelen spelen immers een belangrijke rol: een leverancier die weet dat hij meer toestellen kan leveren, zal de prijzen lager kunnen houden. De raamovereenkomst omvat de aankoop van, onder meer, PC s (standaard en hogere klasse), laptops (standaard en hogere klasse), tablets, monitors, thin clients en randapparatuur. Voor elk van de tien percelen gebeurt een afzonderlijke gunning, zodat steeds de meest geschikte leverancier zal worden gekozen. Dit betekent dat een bestuur het beste aanbod zal krijgen voor het type hardware dat het zoekt en dat ook gespecialiseerde leveranciers aan bod kunnen komen. Bij de gunning zal rekening worden gehouden met de kwaliteit van het toestel, de prijs, de dienst na-verkoop en helpdesk, de milieuvriendelijkheid en de leveringstermijn. Deze criteria werden opgesteld in overleg met de werkgroep die het opstellen van de raamovereenkomst heeft begeleid. Een geïnteresseerd lokaal bestuur kan de facturatie dan laten verlopen tussen het personeelslid en de geselecteerde leverancier(s). Andere projecten Binnen Hageland wordt er ook gewerkt aan een kleiner project met de naam Overheidstoepassingen. Hierbij wordt er een inventaris gemaakt van alle ICT-toepassingen die verschillende overheden (federaal, Vlaams, provinciaal) nu al aanbieden aan lokale besturen. Maar wat wordt er nu juist door welke overheid aangeboden, welke besturen maken er gebruik van en wie binnen het bestuur heeft welke rechten in deze toepassingen en wie kan zorgen voor de machtiging ervan? Meerdere besturen bleken hier door de bomen het bos niet meer te zien. Nadat er in Zoutleeuw een eerste aanzet tot een overzichtslijst werd gemaakt, vulden de andere besturen de lijst aan. Op een volgend adviescomité kunnen de aanwezige secretarissen en ICT-verantwoordelijken deze lijst bespreken en evalueren welke structuur eraan moet worden gegeven. Het afgewerkte overzicht zal voorlopig worden aangeboden op het Virtuele Centrumsteden platform, in afwachting van een nieuw platform voor kennisdeling waar VERA aan werkt. Dat platform moet het mogelijk maken dat VERA informatie op een beheerde manier met de besturen deelt, maar ook dat de besturen onderling informatie kunnen gaan delen. De bedoeling is om daarbij verder te gaan dan op het huidige samenwerkingsplatform mogelijk is en om bijvoorbeeld samen te werken aan een online document. Daardoor worden projecten rond kennisdeling niet alleen makkelijker op te zetten, maar ook eenvoudiger te beheren voor VERA. Het up-to-date houden van een dergelijk overzicht is immers even belangrijk als het aanmaken ervan. Vlaams-Brabants steunpunt informatica 7
Virtuele centrumsteden Virtuele centrumstad: LUCHTHAVEN Projecten starten op, bestekken worden uitgeschreven,... De deelnemende besturen van samenwerking Luchthaven staan met een geëngageerd team ITmensen en secretarissen waar ze wilden staan na een klein jaar samenwerken. Joke Bruggeman, secretaris bij de gemeente Zemst, is sinds vorig jaar in haar functie bij het bestuur en vertegenwoordigt de gemeente ook in het adviescomité van de samenwerking Luchthaven. Ze geeft ons haar visie op lokaal IT beleid, en samenwerken met gelijkgestemde gemeenten. We hebben momenteel één voltijdse IT medewerker in dienst. Deze persoon zou zich, naast het beheren van de bestaande infrastructuur, ook moeten kunnen bezig houden met het op poten zetten van een degelijk ICT-beleid. En dat is eigenlijk niet haalbaar. Dit is een belangrijk punt waarin het concept van een samenwerkingsverband ons vooruit helpt: samen nadenken over beleid, kennis en ervaring delen, en hieruit leren. IT is meer dan IT is niet enkel sterk geëvolueerd in het laatste decennium, de behoefte op zich is ook verschoven van een basis uitrusting naar een steeds verder vorderende digitalisering van de dienstverlening. Dat is ook zeer voelbaar bij de lokale besturen, en de manier waarop zij hun beleid steeds sneller moeten aanpassen. Kennis delen De tijd dat het voldoende was dat iedere medewerker beschikte over een PC, mail en internet ligt inmiddels ver achter ons. Om efficiënter te werken moeten we komen tot geïntegreerde oplossingen ICT moet een snellere, efficiëntere en zoveel mogelijk tijdsen plaatsonafhankelijke dienstverlening, zoals E-loketten, mogelijk maken. Een goede koppeling tussen front office en back office systemen is noodzakelijk. Voor een bestuur als het onze, met één IT er in dienst, is het goed dat we hiervoor in overleg kunnen treden met andere besturen binnen het samenwerkingsverband over de implementatie van dergelijke systemen. In de eerste overlegmomenten die plaatsvonden in Luchthaven, waren de deelnemende besturen het snel eens over mogelijke Joke Bruggeman, secretaris Zemst projecten die samen realiseerbaar zijn. Momenteel zijn reeds twee projecten effectief opgestart, namelijk digitaal vergaderen en ICT kennisplatform. Het klinkt misschien cliché ondertussen, maar het werkt: samen staan we sterk; door met meerdere besturen samen op te treden naar leveranciers toe, hopen we een betere prijszetting te bekomen. Alleszins is het samen opmaken van een bestek bijvoorbeeld al zeker kosten- en tijdsbesparend. 8 Het klinkt misschien cliché ondertussen, maar het werkt: met meerdere besturen samen staan we sterk. nieuwsbrief mei 2013 - nr 03
Virtuele centrumsteden in oprichting Virtuele centrumsteden Brabantse Kouters Bestaat uit de gemeenten Asse, Grimbergen, Kapelle-op-den-Bos, Londerzeel, Meise, Merchtem, Opwijk en Wemmel en de OCMW s van Asse, Grimbergen, Kapelle-op-den-Bos, Londerzeel, Meise, Opwijk en Wemmel. De Virtuele Centrumstad Brabantse Kouters wordt pas officieel gelanceerd in juni 2013, maar heeft al een hele weg afgelegd. Doordat de ICTverantwoordelijken van de meeste besturen al deelnemen aan een ICTkenniskring ondersteund door V-ICT- OR, de Vlaamse ICT Organisatie, was er immers al overleg binnen de regio. Met het oog op de samenwerking tussen V-ICT-OR en VERA werd ook een Virtuele Centrumstad opgericht. VERA en V-ICT-OR zorgen voor onderlinge afstemming van hun initiatieven. Zo is V-ICT-OR aanwezig bij de adviescomités om daar hun projecten toe te lichten (oa de expertise in informatieveiligheid) of mee te denken over nieuwe samenwerkingsprojecten. Maar beide organisaties zijn ook aanwezig op het ICT-overleg om uitleg te geven over de samenwerkingsprojecten die binnen andere Virtuele Centrumsteden kunnen opgestart worden. De samenwerkingsscans zijn in deze regio opgestart in december 2012. De rapportering ervan gebeurt gelijktijdig met de lancering. In de tussentijd is er wel al een aanzet tot een eerste samenwerkingsproject, doordat de gemeente Grimbergen een raamcontract wil uitbrengen voor de huur en het onderhoud van multifunctionele kopieer- en printtoestellen. VERA informeert bij besturen in andere Virtuele Centrumsteden of zij hierin zijn geïnteresseerd en welke technische vereisten zij daarbij stellen. Zenne/Pajot Met de regio Zenne/Pajot wordt weer een volgende deel van de provincie betrokken in de samenwerkingsverbanden. Ook in deze regio lopen de gesprekken al ruim een half jaar, maar waren er onduidelijkheden over de manier waarop het samenwerkingsverband geografisch het beste kon worden samengesteld. Eind 2013 zou elke gemeente en OCMW de mogelijkheid moeten hebben gekregen om toe te treden tot een samenwerking. Pierre Deneyer, burgemeester Galmaarden: Het gaat lokale besturen in deze tijden financieel niet voor de wind. Daarmee trappen we een open deur in. In nauw overleg met VERA werd eerder al een mogelijke weg gebaand in de richting van een ICT-beleidsplan voor ons bestuur. Vanuit het Pajottenland zijn we ook bereid om mee onze schouders te zetten onder het verhaal van de Virtuele Centrumsteden. In het samenwerkingsmodel zien wij extra mogelijkheden om de nodige knowhow bij onze organisatie terecht te laten komen. Het streefdoel van VERA blijft om voor elke samenwerking de schaalgrootte van een centrumstad te benaderen (100.000 inwoners). Projecten die binnen één samenwerking worden afgewerkt, worden vervolgens opengesteld voor alle samenwerkingen, zodat elk bestuur in de provincie baat kan hebben bij de samenwerkingsprojecten die elders ontstaan. Groene Rand Is een samenwerkingsverband in oprichting. De gemeenten Bertem, Hoeilaart, Huldenberg, Oud- Heverlee en Overijse, samen met de OCMW s van Hoeilaart, Huldenberg en Oud-Heverlee hebben de afgelopen maanden het samenwerkingsprotocol laten goedkeuren door hun bevoegde raden. Bij de OCMW s van Bertem en Overijse staat dit de komende maanden op de agenda. De besturen hebben samen met VERA besloten om geen afwachtende houding aan te nemen en zijn ondertussen al gestart met de samenwerkingsscans. De rapportering daarvan wordt gepland voor midden juni, zodat de samenwerking na de zomer aan de slag kan met de eerste samenwerkingsprojecten. Vlaams-Brabants steunpunt informatica 9
Project Bouwen aan een ICT kennisplatform Vanuit de 5 besturen van Luchthaven kreeg het project overkoepelend helpdesksysteem al snel hoge prioriteit. De leden van de werkgroep waren het erover eens dat er meer gezocht werd dan een klassieke ticketing-oplossing: de informatie zou niet enkel gedeeld en gebruikt moeten kunnen worden door de IT-medewerkers maar finaal ook beschikbaar gesteld worden aan de eindgebruikers van de verschillende besturen die dit systeem willen gebruiken. Daarom ook dat het duidelijker is te spreken van een ICT kennisplatform. De eerste vijf punten van het plan van aanpak werden reeds uitgevoerd tussen januari en maart 2013: definiëren van de wenslijst en criteria via de MoSCoW-methode selectie kandidaten demosessie demosessie aan de hand van onze wenslijst budget ramen: richtprijzen opvragen naar aanleiding van de demosessie initiële verdeelsleutel bepalen voor de VCS Luchthaven Dankzij deze grondige voorstudie is er voldoende onderzoek gedaan naar de functionaliteiten en werd de markt grondig verkend om een realistisch budget te ramen en de aanbestedingsprocedure en verdere modaliteiten te bepalen. zonder bekendmaking toe te passen voor dit project. Uit het vooronderzoek en de demosessies is immers gebleken dat het project ICT kennisplatform specifieke technische en inhoudelijke vereisten vooropstelt waardoor de keuze om slechts welbepaalde leveranciers aan te schrijven tot het indienen van een offerte een betere keuze is. Mogelijk wordt gekozen om te werken met een opdrachtencentrale, zodat latere bestellingen rechtstreeks tussen leverancier en nieuwe afnemer(s) afgehandeld kunnen worden. Tijdslijn aanbesteding De uitnodiging tot deelname aan het raamcontract ICT kennisplatform zal eind mei / begin juni verstuurd worden. Na de opening en evaluatie van de offertes, gevolgd door een onderhandelingsronde, zou de gunning begin september kunnen plaatsvinden. Ook dit raamcontract zal opengesteld worden voor alle besturen die op dat moment reeds deel uit maken van een samenwerkingsverband binnen Vlaams-Brabant. Leden werkgroep Projectleider: Erik Bergen (Gemeente Zaventem) Overige leden: Kurt Jans (Gemeente Kampenhout) Kevin Hilderson (Gemeente Zemst) Patrick Scheepers (Gemeente Steenokkerzeel) Gunter Convents (Gemeente Machelen) Sabine WIjns (Gemeente Machelen) Stefan Wuyts (VERA) Gunter Convents en Kevin Hilderson De werkgroep besliste ondertussen ook om de onderhandelingsprocedure 10 nieuwsbrief mei 2013 - nr 03
Digitaal vergaderen op de tafel Het college volledig digitaal laten vergaderen. Dat was de insteek van het project 'Digitaal college' dat werd opgestart door samenwerking Luchthaven. De projectgroep ging van start met de organisatie van een demodag begin dit jaar, waarop 6 leveranciers hun toepassing kwamen voorstellen. De gemeente Machelen stelde een locatie ter beschikking en ontving die dag een 60-tal geïnteresseerden uit de lokale besturen van Vlaams- Brabant. In de werkgroep zijn ook twee leden van de gemeente Machelen vertegenwoordigd, de secretaris Daniël Schell, en Sabine Wijns, diensthoofd secretariaat. Zij lichten toe waarom dit project voor Machelen op het juiste moment werd opgestart in de samenwerking. De gemeente Machelen is op zoek naar een systeem om de vergaderingen van het college vlotter te laten verlopen. Het huidige systeem, waarbij reeds gebruik wordt gemaakt van een notulenbeheersysteem, maakt het al mogelijk om op vrijdag de stukken per e-mail door te sturen voor het college de dinsdag daarop. Maar elke week zijn er heel wat terugkerende punten, rubrieken die kaderen in het courante beheer van de gemeentelijke inrichtingen, die in de afwikkeling tijd kosten, terwijl op die manier weinig tijd overblijft voor het beleidsvoorbereidende werk en de aftoetsing van de beleidsdoelstellingen en voortgang van de actieplannen in kader van de strategische meerjarenplanning. Deze problematiek is niet eigen aan één gemeente uiteraard en vandaar dat de samenwerking binnen Virtuele Centrumstad Luchthaven zeker een meerwaarde kan zijn in dit dossier met het oog op de marktbevraging. Ondertussen is de voorstudie afgerond en is ook duidelijk wat er concreet op het verlanglijstje staat. Want een toepassing die kan gebruikt worden om het college te digitaliseren, kan ook dienen om andere vormen van overleg en vergaderen te ondersteunen. Vandaar dat er ondertussen gekozen is om het project te her noemen naar 'Digitaal vergaderen'. De intentie van de gemeente Machelen was om dit in de eerste plaats mogelijk te maken voor de zittingen van het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad. Maar dergelijk systeem kan in de toekomst overigens ook van toepassing gemaakt worden voor vergaderingen van het managementteam, stafoverleg, projectgroepen enzovoort binnen de gemeente. De oproep tot kandidaatstelling is gepubliceerd. De kandidaten moeten zich tegen eind mei kenbaar maken. Dit wordt een Europese aanbesteding in een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. Zodra de offertes binnen zijn, zal de werkgroep zich buigen over de analyse en evaluatie van de aanbiedingen. Momenteel wordt Project verwacht dat de gunning kan gebeuren tegen eind oktober. De uitkomst zal een raamovereenkomst zijn met VERA als opdrachtencentrale. Elk Vlaams- Brabants bestuur dat deel uitmaakt van een samenwerkingsverband zal kunnen afnemen van het bestek. Leden van de werkgroep beseffen dat de toepassing een belangrijk en cruciaal onderdeel is binnen het bestuur. Daarom wordt er veel belang gehecht aan koppeling met andere toepassingen zodat het proces van aanvraag, beslissing, goedkeuring, opvolging en uitvoering zoveel mogelijk geautomatiseerd kan worden. Leden werkgroep Projectleider: Hans Hubin (VERA) Overige leden: Daniël Schell (gemeente Machelen) Sabine Wijns (gemeente Machelen) Heidi Abeloos (gemeente Steenokkerzeel) Monika Aenspeck (gemeente Steenokkerzeel) Geert Laureys (gemeente Steenokkerzeel) Freddy Bernaerts (gemeente Zaventem) Erik Bergen (gemeente Zaventem)Joke Bruggeman (gemeente Zemst) Abdelkader El Makrini (gemeente Zemst) uit Samenwerking STAD : Jan De Messemaeker (stad Aarschot) Vlaams-Brabants steunpunt informatica 11
Project Samenaankoop ICT hardware Al snel na de oprichting van Hageland gingen er stemmen op om een project samenaankoop IT-materiaal op de agenda te zetten. Grote en kleine bestellingen, gepland of ad-hoc, momenteel is het ieder voor zich, zonder de mogelijkheid te toetsen of de aangeboden prijs en voorwaarden de beste oplossing zijn voor het bestuur. Daar wil de werkgroep die het project begeleidt verandering in brengen door tot een raamovereenkomst te komen die toegankelijk is voor alle besturen met dezelfde behoefte. De aankoop van hardware verloopt voor elk lokaal bestuur een beetje apart. Een deel van die aankopen zijn in te plannen volgens afschrijvingsregels; maar een plotse toename van personeel of het verplichte gebruik van bepaalde toepassingen kan hier verandering in brengen. Dan is een ad hoc aankoop de enige oplossing. En gezien de meeste lokale besturen uiteindelijk kleine afnemers zijn, zullen ook steeds dezelfde leveranciers met dezelfde voorwaarden zich aanbieden. Om meer keuzevrijheid op de markt te verkrijgen voor een betere prijszetting of een kwaliteitsvoller product zijn de besturen genoodzaakt een groot aankoopvolume voor te leggen in hun bestek. Een voorwaarde die voor een individueel bestuur niet haalbaar is. Maar een voorwaarde die wel opgevangen kan worden als meerdere besturen samen een bestek uitbrengen. De verschillende ITverantwoordelijken die samen het IT-overleg Hageland uitmaken, stelden de vraag om de aankoopprijs van IT materiaal in kaart te brengen. Hieruit ontstond concreet een projectvoorstel voor een samenaankoop van hardware, dat onmiddellijk door meerdere deelnemende besturen enthousiast onthaald werd. De eerste stap was een onderzoek naar reeds bestaande raamcontracten die mogelijk interessant zouden zijn om als lokaal bestuur van af te nemen. Maar er waren steeds juridische of technische beperkingen om er gebruik van te maken. De volgende stap was een bevraging bij de besturen binnen Hageland om een raming te maken van het aantal pc s, laptops, printers, schermen enzoverder dat de komende 3 jaar zouden aangekocht worden. Dit vormde meteen de basis voor het project. Doelstelling van het project samenaankoop hardware is dan ook het opstellen van een raamcontract in de vorm van een opdrachtencentrale voor de aankoop van hardware materiaal,. De werkgroep ontfermt zich verder over het vergelijken van de offertes en de feitelijke gunning. Binnen Hageland was er onmiddellijk veel interesse om deel te nemen aan de werkgroep die het project verder uitwerkt en begeleidt. Maar ook in andere samenwerkingsverbanden was er interesse om aan dit project mee te werken. Tijdslijn aanbesteding Op 2 april is het bestek uiteindelijk verschenen in de vorm van een algemene offertevraag, waarin VERA op vraag van de besturen als opdrachtencentrale optreedt. Op 30 mei moesten alle offertes binnen zijn. Op dit moment zit de projectgroep samen om volop aan de evaluatie van de offertes te werken. De gunning wordt voorzien ergens in de laatste twee weken van juni. U kunt updates over het project steeds volgen via http://www. virtuelecentrumsteden.be Leden werkgroep Projectleider: Stefan Wuyts (VERA) Overige leden: Kristien Six (gemeente Boutersem) Gert Janssens (gemeente Glabbeek) Johan Meirens (gemeente Landen) Ludwig Swevers (gemeente Lubbeek) Geert Nijs (Stad Zoutleeuw) Uit andere samenwerkingen: Jan Gruyaert (STAD - Scherpenheuvel-Zichem) Kurt Jans (Luchthaven - Kampenhout) Patrick Geysels (Noord - Keerbergen) Peter Deridder (Brabantse Kouters - Londerzeel) 12 nieuwsbrief mei 2013 - nr 03
Dossier Cloud Computing: een studiedag als startsignaal? Cloud Computing voor lokale besturen verwijst naar het vervangen van hardware en software op een bestuur door hardware en software in een extern datacenter. Via het internet kan het bestuur deze hardware en software alsnog gebruiken, zonder dat het zich bezig hoeft te houden met het onderhoud ervan. Omdat veel lokale besturen aangeven hier meer duidelijkheid over nodig te hebben, organiseerde VERA op 28 maart een studiedag in het Provinciehuis in Leuven. De studiedag begon met een inleidende presentatie van VERA over Cloud Computing en een kort overzicht van initiatieven binnen de federale en Vlaamse overheid en de provincie Vlaams- Brabant. Professor Dumortier (KULeuven) stond stil bij een aantal juridische aspecten, zoals contracten en informatieveiligheid. Consultant Jan Guldentops besprak een aantal veiligheidsaspecten, zoals confidentialiteit en integriteit. Samen gaven zij een overzicht van belangrijke overwegingen bij de keuze voor Cloud Computing. Johan Artois besprak als ICTverantwoordelijke het cloud model van OCMW Haacht. Jimmy Ruysseveldt overliep de hosted citrix oplossing van de politiezone AMOW. De ICT-verantwoordelijken van Dilbeek, Louis Massagé en Kevin Lecossois, bespraken de samenwerking tussen gemeente en OCMW en de rol van cloud computing. U kunt al deze presentaties nog terugvinden op de website van VERA: http://www.vera.be/vera/ Studiedag_Cloud_Computing Enquête Na de studiedag verstuurde VERA een enquête naar de aanwezige besturen. Er werden 17 volledig ingevulde antwoordformulieren ontvangen. Eerste vaststelling: 16 van de 17 besturen zijn bereid om een private cloud oplossing te overwegen. Dat toont duidelijk aan dat besturen de cloud niet meer als een onhaalbare oplossing beschouwen: besturen zijn bereid om de overstap te maken op voorwaarde dat er een afgeschermd en beveiligde oplossing mogelijk is die de besturen afschermt van de publieke cloud. Een dergelijke private cloud kan zowel in een extern datacenter als bij een lokaal bestuur worden opgezet. In het laatste geval kan het ene bestuur zijn cloud aanbieden aan andere besturen. Een overstap naar de cloud blijkt dan ook verbonden aan nieuwe samenwerkingsmogelijkheden. 16 van de 17 besturen denken dat er meer samenwerkingsmogelijkheden zullen ontstaan door de cloud. Datzelfde aantal denkt hierbij ook aan de mogelijkheden om samen een private cloud op te zetten. Alle 17 besturen menen dat VERA een coördinerende rol kan spelen om een traject uit te stippelen op maat van de Vlaams- Brabantse lokale besturen. Hoewel er in de nu vijf actieve samenwerkingsverbanden al met interesse wordt gekeken naar cloud computing, blijven veel besturen voorzichtig. VERA vindt dat een goed uitgangspunt. De belangrijkste conclusie van de studiedag cloud computing was immers dat het model gebruiksklaar was voor lokale besturen, maar dat het nodig was om goed na te denken over de manier waarop het moest worden ingevoerd. Haalbaarheidsstudie VERA voert daarom op dit moment een studie met vijf lokale besturen uit STAD (Scherpenheuvel-Zichem, Tienen, Aarschot en Diest) waarin zij de haalbaarheid van een cloud oplossing nagaan. De studie startte met een individuele haalbaarheidsanalyse. De tweede fase is de gezamenlijke haalbaarheidsanalyse. Daarin werden de individuele analyses naast elkaar gelegd en werd er gezocht hoe de besturen samen een dergelijk traject kunnen doorlopen. Ook hier kan samenwerken immers interessant zijn, zowel op het vlak van kennisdeling als op het vlak van schaalvoordelen. Vlaams-Brabants steunpunt informatica 13
Dossier OSLO: open standaarden lokale overheden Universiteit Gent, de vakgroep Bestuur en Beleid van de Hogeschool Gent en de onderzoekscel BICC van de Thomas Moore Hogeschool. In het geval van OSLO gaat het niet zozeer om de verpakking van de gegevens (het formaat waarin data worden opgeslagen), maar wel om het bereiken van overeenstemming over wat gegevens betekenen. Het heeft immers geen zin om een gegevensformaat op te stellen voor de uitwisseling van adresgegevens, als er geen afspraken zijn over wat een adres precies inhoudt. Gaat het bijvoorbeeld om een postadres of een verblijfsadres? Twee overheidsorganisaties kunnen pas gegevens uitwisselen als ze exact weten hoe ze elkaars gegevens moeten interpreteren. 14 V-ICT-OR, de Vlaamse ICT organisatie, leidt het OSLO project dat zal leiden tot een open datastandaard voor Vlaamse lokale overheden. Een open standaard is een standaard die publiek beschikbaar is voor meerdere partijen (overheden, leveranciers, ). Een gesloten standaard heeft deze voordelen niet. Door een open standaard te ontwikkelen voor gegevens die vaak terugkomen binnen lokale besturen, zoals contactgegevens, wordt het mogelijk om gegevens uit te wisselen. Die uitwisseling kan plaatsvinden tussen softwarepakketten van (verschillende) leveranciers, maar even goed tussen lokale overheden onderling, of lokale overheden en andere overheden. De administraties kunnen dus efficiënter werken, de burgers worden sneller geholpen, en het beleid krijgt meer informatie voor beleidsbeslissingen. De OSLO standaard wordt ontwikkeld door een consortium. Daarin zetelen BCT, Belgacom, CIPAL, CORVE, Digipolis Gent, Digipolis Antwerpen, Fusebox, Infront, Kortrijk, Remmicom en Schaubroeck. Onder meer het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV), Fedict en bpost nemen een expertrol op. Ook verschillende academische partners leveren ondersteuning: Multimedia Lab (MMLab, iminds) van de nieuwsbrief mei 2013- nr 3 Niemand kan vandaag verplicht worden om de OSLO standaard te gebruiken. Maar de leveranciers in het consortium van referentieleveranciers hebben al aangegeven dat ze de standaard willen implementeren. Het initiatief wordt ook gedragen door de stuurgroep lokaal e-government, zodat ook de ECG, Kortom, VLO, VVOS, CORVE en AGIV betrokken partij zijn. Fedict, de FOD Informatie- en Communicatietechnologie, steunt het project ook. Verder is het de bedoeling om de standaard op termijn afdwingbaar te maken door de mogelijkheid om een tekst over de OSLO standaard toe te voegen aan bestekken. Er wordt ook gestreefd naar de verankering van de standaard in het e-gov decreet. De partners van het consortium hebben de datastandaard voorgesteld op 31 mei in Mechelen. Er werd niet alleen gesproken over het afgelegde traject, maar ook over de manier waarop een standaard kan worden uitgerold en verankerd, over de strategie van dienstenleveranciers, en over OSLO als brug voor open data in Vlaanderen. Meer info: http://www.v-ict-or.be/kenniscentrum/oslo Contact: raf.buyle@v-ict-or.be
VERA sprak met IPDC productencatalogus is klaar voor gebruik sinds mei De Interbestuurlijke producten- en dienstencatalogus, kortweg de Productencatalogus, inventariseert en beschrijft de producten en diensten die aangeboden worden door de Vlaamse, federale, lokale en provinciale overheden. Alle overheidsdiensten kunnen deze beschrijvingen gebruiken in hun communicatie. Een product of dienstverlening van een overheid wordt opgenomen in de productencatalogus als het uitgaat van de overheid, als het bedoeld is voor meerdere externe klanten, dus gericht naar burgers, ondernemers of organisaties, en als er met deze klanten een interactie is. De productencatalogus is tot stand gekomen via een samenwerking tussen de Vlaamse overheid (CORVE en Vlaamse infolijn) en de vertegenwoordigers van provincies en lokale besturen (VVSG, V-ICT-OR, VVP en Kortom). Daarnaast werd ook een consortium opgericht dat het project mee opvolgde. Hierin was ook VERA vertegenwoordigd. In de productencatalogus staan dus beschrijvingen van producten en diensten van verschillende overheidsniveaus. Elk deelnemend overheidsniveau heeft een eigen redactiegroep die de productbeschrijvingen onderhoudt en de productencatalogus aanvult. De beschrijvingen bevatten generieke wegwijsinformatie, dus de beschrijvingen die u terugvindt in de productencatalogus bevatten enkel die informatie die geldt voor elk bestuur, voor de gedetailleerde informatie wordt doorverwezen naar de websites van de diensten die het product afleveren. Voor de lokale en federale productbeschrijvingen startten we met een beperkte set. Ze wordt verder aangevuld. Prioritair bekijken we de beschrijvingen van het Digitaal Sociaal Huis en voegen we de beschrijvingen toe aan de productencatalogus. Sinds begin mei kan elk bestuur gebruik maken van de productencatalogus. Het overnemen van de productfiches uit de productencatalogus is gratis. Aan het gebruik van de productencatalogus zijn een aantal verplichtingen verbonden. Wij vragen de gebruikers om mee de kwaliteit en de volledigheid van de catalogus te bewaken. Hiervoor werden een aantal feedbackformulieren voorzien in het beheerloket. Met deze formulieren kan de gebruiker vlot zijn opmerkingen of aanvullingen doorgeven aan de redactiegroepen. We vragen de gebruikers ook om de URL te registeren wanneer ze op de eigen website aanvullende informatie hebben staan. Op http://productencatalogus. vlaanderen.be. kan u bekijken welke productbeschrijvingen opgenomen zijn en hoe u met de productencatalogus aan de slag kan. Om echt gebruik te maken van de productencatalogus heeft u toegang nodig tot het beheerloket. De toegangsrechten worden door de secretaris of een lokale beheerder toegekend via het gebruikersbeheer lokale besturen. In het beheerloket kan u de productbeschrijvingen selecteren die u wenst te gebruiken in eigen toepassingen. U kan er ook eigen taxonomieën aan toekennen. De geselecteerde productbeschrijvingen uit de productencatalogus kan u gebruiken op uw website, in een back-office, in een brochure,... U kan de wijzigingen aan de informatie opvolgen via RSS of binnenhalen in eigen systemen via een webservice. Ook als u met de webservice werkt, ontvangt u de wijzigingen. Voor de integratie met eigen systemen, klopt u best aan bij uw dienstenleverancier of webbouwer. auteur: Katrien De Smet, projectbeheerder CORVE Vlaams-Brabants steunpunt informatica 15
VERA missie Het Vlaams-Brabants Steunpunt voor Informatica VERA voert het extern gerichte informaticabeleid uit van het provinciebestuur Vlaams-Brabant, dat gericht is op de verbetering van de overheidswerking voor personen, verenigingen en bedrijven. VERA ondersteunt de lokale besturen van Vlaams-Brabant door het coördineren van samenwerking bij de invoering van e-government. VERA maakt overleg, samenwerking en kennisdeling mogelijk om te voorkomen dat besturen apart dezelfde trajecten moeten doorlopen. De tijd en middelen die daardoor vrijkomen, kunnen worden gebruikt om ICT beter in te zetten bij de uitvoering van het lokaal beleid. Zodoende kunnen besturen met dezelfde middelen een betere dienstverlening realiseren. VERA Vaartdijk 3/001 3018 Wijgmaal - Leuven T 016 30 85 10 F 016 30 85 15 info@vera.be www.vera.be www.virtuelecentrumsteden.be > www.vera.be