Handleiding bij rekenmodule lonen 2017 In dit document wordt meer toelichting gegeven bij de functionaliteiten van het bestand rekenmodule lonen. Het doel van de rekenmodule lonen is een zo correct mogelijke loonbegroting te maken voor het komende jaar, met ook een detail van de loonkost per maand. Daarbij is de mogelijkheid voorzien om zelf simulaties te maken van het effect van een gewijzigd personeelsbeleid, door de aanpassing van een aantal parameters per individu of voor de volledige personeelsgroep. Verder kan u tijdens het jaar na afloop van elke maand de reële loonkost invoeren, om op die manier op te volgen of u afwijkt van uw begroting en de beschikbare personeelsenveloppe. We overlopen in de volgende paragrafen de inhoud van elk tabblad in detail. We geven daarbij aan met welke parameters wel of geen rekening wordt gehouden in de berekeningen. We adviseren u om de handleiding eerst volledig door te nemen. Ten opzichte van vorig jaar hebben we nu ook de impact van de tax shift proberen op te nemen in de berekeningen. U leest hierover verder meer. Opmerking: Omwille van de complexiteit van bepaalde formules in de rekenmodule lonen, kan dit bestand niet gebruikt worden in de versie Excel 2003 en ouder. Vanaf de versie Excel 2007 zijn er geen problemen om het bestand te gebruiken. 1 Tabblad Toelichting Dit tabblad bevat meer informatie over de beveiliging van het bestand en de gehanteerde kleuren. Alle tabbladen in dit bestand zijn beveiligd. Via een kleurencode wordt aangegeven welke cellen u wel kan wijzigen. Toelichting bij de gehanteerde kleuren: = beveiligde kolom, wordt automatisch aangevuld = in te vullen cel of kolom, soms al met formule = kolom met formule, te wijzigen indien nodig = beveiligde cel of kolom met berekende totalen We geven u echter ook het wachtwoord van de beveiliging mee, zodat u de rekenmodule lonen eventueel kan aanvullen met eigen berekeningen. Wenst u de beveiliging op te heffen, dan kan dit per tabblad op de volgende manier: - Menu Controleren > Beveiliging blad opheffen (in Office 2007 en 2010) of - Sneltoetscombinatie: Alt + X + B + B - Wachtwoord: bjb (in kleine letters) 2 Tabblad basisgegevens. Op dit tabblad kunnen voor elke arbeidsovereenkomst een aantal gegevens ingevuld worden, die als basis gebruikt worden voor de verdere berekeningen. 1
We overlopen welke kolommen op dit tabblad terug te vinden zijn. We hanteren hierbij opnieuw de kleuren die werden opgesomd in de vorige paragraaf. In de kolommen met een groene hoofding moet u gegevens invullen. De andere kolommen worden o.b.v. de ingevulde gegevens automatisch berekend. A. Nr: In deze kolom wordt het aantal contractlijnen geteld. B. Naam van het personeelslid. C. Geslacht van het personeelslid. D. Geboortedatum van het personeelslid. E. Anciënniteit op 1 januari in jaren: Het aantal volledige jaren anciënniteit op 1 januari. F. Anciënniteit op 1 januari in maanden: Het aantal maanden anciënniteit bovenop de volledige jaren op 1 januari. G. Datum in dienst: In te vullen met de notatie dd/mm/jjjj. Er moet een datum ingevuld worden om tot een correcte berekening te komen. H. Datum uit dienst: In te vullen met de notatie dd/mm/jjjj. Indien niet van toepassing, mag u deze cel leeg laten. I. Barema: Het barema is te kiezen uit een keuzelijst. J. % VTE contract: De contractuele jobtime. In te vullen als een cijfer tussen 0 en 100. K. % VTE effectief: De effectief gepresteerde jobtime die op 1 januari van toepassing is. In te vullen als een cijfer tussen 0 en 100. L. Reden vermindering: De reden van vermindering van de contractuele jobtime. Dit kan zijn omwille van tijdskrediet of ziekte langer dan 1 maand e.d. Andere kortdurende verminderingen van de contractuele jobtime kan u op de tabbladen van de maand zelf aanpassen. M. Anciënniteit op 1 januari: De anciënniteit in decimale cijfers. Deze wordt gebruikt voor de berekening van de gemiddelde anciënniteit. N. Barema op 1 januari: Op basis van het gekozen barema en de anciënniteit op 1 januari in jaren wordt het brutomaandloon aan 100% jobtime weergegeven. O. Barema na verhoging anciënniteit: Op basis van het gekozen barema en de anciënniteit wordt het brutomaandloon aan 100% jobtime na de volgende anciënniteitssprong weergegeven. P. Verloning boven barema: In voorkomend geval in te vullen als een maandelijks brutobedrag. Dit bedrag wordt verder meegenomen in de berekeningen (o.a. berekening RSZ op het ingevulde bedrag). U mag op het tabblad basisgegevens het bedrag invullen dat overeenstemt met de effectieve jobtime van het personeelslid. Indien u de effectieve jobtime in een bepaalde maand aanpast, zal het bedrag van de verloning boven barema pro rata deze wijziging in de effectieve jobtime aangepast worden. Q. Kies: haard- of standplaatstoelage? Kies per contract uit een keuzelijst of deze persoon recht heeft op een haard- of standplaatstoelage. R. Bedrag haard/standplaats op 1 januari: Op basis van het barema, de anciënniteit op 1 januari, en de invulling van haard- of standplaats in de vorige kolom wordt automatisch - indien van toepassing - de bijhorende toelage ingevuld. Dit is het bedrag aan 100% jobtime. S. Bedrag haard/standplaats na verhoging anciënniteit: Op basis van het barema, de anciënniteit na de volgende anciënniteitssprong, en de invulling van haard- of standplaats in de vorige kolom wordt automatisch - indien van toepassing - de bijhorende toelage ingevuld. Dit is het bedrag aan 100% jobtime. 2
T. Toeslagen: In voorkomend geval in te vullen als een maandelijks bedrag per contract. U mag op het tabblad basisgegevens het bedrag invullen dat overeenstemt met de effectieve jobtime van het personeelslid. Indien u de effectieve jobtime in een bepaalde maand aanpast, zal het bedrag van de toeslagen pro rata deze wijziging in de effectieve jobtime aangepast worden. Voor de bepaling van het bedrag kan u eventueel het gemiddelde maandbedrag van het voorbije jaar berekenen. U. Woon-werkverkeer (+ andere vergoedingen): In voorkomend geval in te vullen als een maandelijks bedrag per contract. U mag op het tabblad basisgegevens het bedrag invullen dat overeenstemt met de effectieve jobtime van het personeelslid. Indien u de effectieve jobtime in een bepaalde maand aanpast, zal het bedrag van het woonwerkverkeer pro rata deze wijziging in de effectieve jobtime aangepast worden. Voor de bepaling van het bedrag kan u eventueel het gemiddelde maandbedrag van het voorbije jaar berekenen. Wanneer de dienstverplaatsingen als een personeelskost worden beschouwd, kunnen deze ook opgenomen worden in deze kolom. Daarnaast kan u hier ook nog andere vergoedingen invullen (bv. maaltijdcheques, groepsverzekering, onkostenvergoeding,...). Vul hiervoor telkens het maandelijks bedrag in dat overeenstemt met de effectieve jobtime. V. RSZ-percentage: Deze kolom is enkel in te vullen indien voor een contract een lager RSZ-percentage van toepassing is dan het standaard percentage (zie tabblad parameters). Dit kan bv. het geval zijn voor jobstudenten (5,42%), werknemers onder de 26 jaar, startbanen e.d. Er moet in deze kolom een percentage ingevuld worden. Een overzicht van RSZ-verminderingen en tewerkstellingsmaatregelen is terug te vinden via www.socialezekerheid.be > Onderneming > DmfA > Administratieve instructies RSZ > Go! > Varia > Trillium. W. Functie: Optioneel in te vullen. Kan gebruikt worden om te filteren en subtotalen te berekenen. X. Financieringsbron: Uit welke middelen wordt elk personeelslid betaald? Er kan gekozen worden uit een keuzelijst. De keuzelijst is aan te vullen via het tabblad parameters (zie verder). Y. Afdeling: Optioneel in te vullen. Kan gebruikt worden om te filteren en subtotalen te berekenen. Z. Kostenplaats: Optioneel in te vullen. Kan gebruikt worden om te filteren en subtotalen te berekenen. Opmerking 1: Gebruik reeds beschikbare gegevens. Alle organisaties ontvangen van het Agentschap Jongerenwelzijn een bestand waarin op het tabblad personeel een lijst van alle personeelsleden op 1 januari moet aangemaakt worden. U kan deze gegevens kopiëren vanaf de kolom werknemer (kolom B) tot en met de kolom reden vermindering (kolom L) en plakken in de rekenmodule lonen (via plakken speciaal plakken als waarden) op het tabblad basisgegevens vanaf cel B5. We illustreren dit via de onderstaande afbeelding. De gegevens i.v.m. de diploma s kan u in de rekenmodule lonen verwijderen en vervangen door een eventuele datum uit dienst. Stap 1: Kopieer de gegevens in het bestand van het Agentschap Jongerenwelzijn. 3
Stap 2: Plak de gegevens in de rekenmodule lonen door rechts te klikken en te kiezen voor de optie plakken speciaal waarden. Opmerking 2: Lijnen toevoegen of verwijderen en gegevens sorteren is niet mogelijk. Het is uiteraard ook mogelijk om alle gegevens manueel in te vullen of nog enkele personeelsleden toe te voegen. Het is echter niet mogelijk om in het bestand lijnen toe te voegen of te verwijderen, aangezien dit zal zorgen voor fouten in de formules op andere gekoppelde tabbladen. - Indien de gegevens van 1 contractlijn overbodig zijn, kan u best deze lijn op het tabblad basisgegevens leeg maken (door de gegevens te deleten). Het is geen probleem als er ergens een lijn leeg gelaten wordt. - Indien u een extra contractlijn wenst toe te voegen, doet u dit best door onderaan de lijst een extra lijn in te vullen. We raden ook af om de functie knippen en plakken in dit bestand te gebruiken. Na input van alle personeelsgegevens worden volgende zaken op dit tabblad automatisch berekend: - Aantal VTE: In cel J4 verschijnt het aantal VTE o.b.v. de contracten. In cel K4 verschijnt het aantal effectief tewerkgestelde VTE. Het gaat hier telkens om de totale jobtime van alle contracten die lopen op 1 januari. Een personeelslid dat uit dienst ging voor 1 januari of pas in dienst komt na 1 januari wordt in dit cijfer dus niet meegeteld. - Gemiddelde anciënniteit: Na invulling van de gegevens van alle personeelsleden, waaronder ook hun financieringsbron (in kolom W), wordt in cel M4 de gemiddelde anciënniteit op 1 januari berekend voor al het personeel dat via de enveloppe Jongerenwelzijn wordt gefinancierd. 3 Tabblad Barema s Dit tabblad bevat alle barema s aan index 100% die van toepassing zijn binnen paritair comité 319.01. U vindt ook het gewaarborgd inkomen in de tabel terug. Verder heeft u de mogelijkheid 4
om een eigen barema aan te vullen in kolom X. Tenslotte zijn ook de door het Vlaams Welzijnsverbond geadviseerde directiebarema s in de tabel opgenomen. Verder worden hier de niet-geïndexeerde bedragen voor de haard- en standplaatsvergoeding vermeld. Deze gegevens worden gebruikt als basis voor de loonberekening. 4 Tabblad Parameters Op dit tabblad worden een aantal parameters weergegeven die gebruikt worden in de berekeningen. U kan deze parameters nog wijzigen. - Index barema s PC 319.01 op 31/12/2016 - Index geadviseerde directiebarema s Vlaams Welzijnsverbond op 31/12/2016 - Maand 1 ste indexatie lonen met 2% in 2017: In te vullen met een cijfer van 1 tot 12. Voor 2017 staat er 10 (oktober) ingevuld. We baseren ons hiervoor op de recentste vooruitzichten van het Federaal Planbureau (http://www.plan.be > Data > Indexcijfer der consumptieprijzen - Inflatievooruitzichten). Deze indexatie wordt ook toegepast op de haard- en standplaatsvergoeding en de toeslagen. - Maand 2 de indexatie lonen met 2% in 2017: Indien nodig, in te vullen met een cijfer van 1 tot 12. Deze indexatie wordt ook toegepast op de haard- en standplaatsvergoeding en de toeslagen. - Patronale RSZ: Dit percentage wordt gebruikt voor de berekening van de loonkost. - Componenten eindejaarspremie 2017: Voor het vast geïndexeerd bedrag is er al een geschatte indexering toegepast. - Percentage indexering woon-werkverkeer vanaf februari: Op het tabblad basisgegevens kan een maandelijks bedrag voor woon-werkverkeer ingevuld worden. Hier kan het percentage ingevuld worden, waarmee dit bedrag vanaf februari wordt geïndexeerd. Er staat standaard 2% ingevuld. Opmerking: Er is niet elk jaar een indexatie. - Maand uitbetaling vakantiegeld: U kan kiezen of het vakantiegeld in mei of in juni wordt uitbetaald. - Maand uitbetaling eindejaarspremie: U kan kiezen of de eindejaarspremie in november of in december wordt uitbetaald. - Financieringsbronnen personeel: Indien er nog andere financieringsbronnen zijn, kan u deze aanvullen in de tabel. Deze worden dan ook opgenomen in de keuzelijst op het tabblad basisgegevens. 5 Tabblad per maand Voor elke maand is er een tabblad waar de berekening van de loonkost in detail is terug te vinden. We hanteren hierbij opnieuw de eerder vermelde kleuren. We overlopen alle kolommen. In de kolommen A tot en met G worden een aantal gegevens overgenomen van het tabblad basisgegevens. In de andere kolommen staan berekeningen. - Nr: In deze kolom wordt het aantal contractlijnen geteld. - Naam van het personeelslid. - Anciënniteit: De anciënniteit (in volledige jaren) die van toepassing is in deze maand. Er wordt hierbij rekening gehouden met een eventuele anciënniteitssprong tijdens het jaar. - Datum in dienst: Deze datum wordt overgenomen van het tabblad basisgegevens, maar kan per maand nog gewijzigd worden, indien er bv. meerdere tijdelijke contracten 5
zijn in 1 jaar. Een eventuele wijziging van deze datum voor 1 maand, wordt ook overgenomen voor de berekeningen van alle resterende maanden van het lopende jaar. - Datum uit dienst: Deze datum wordt overgenomen van het tabblad basisgegevens, maar kan per maand nog gewijzigd worden. Een eventuele wijziging van deze datum voor 1 maand, wordt ook overgenomen voor de berekeningen van alle resterende maanden van het lopende jaar. - Barema: Het barema dat werd ingevoerd op het tabblad basisgegevens. - % VTE effectief: De effectief gepresteerde jobtime wordt overgenomen van het tabblad basisgegevens, maar kan per maand nog gewijzigd worden. De wijziging van de effectief gepresteerde jobtime in 1 maand heeft enkel gevolgen voor de berekeningen in die maand, terwijl de jobtime in de resterende maanden van het lopende jaar ongewijzigd blijft. - Brutoloon: Dit is de som van het brutomaandloon en, in voorkomend geval, de eindejaarspremie bij uitdiensttreding en het vakantiegeld bij uitdiensttreding. Deze gegevens staan in de volgende kolommen. - Brutomaandloon: Dit is het brutoloon voor deze maand. Er wordt voor de bepaling van dit bedrag rekening gehouden met het gekozen barema, de geldende anciënniteit voor deze maand, de loonindex, de effectieve jobtime voor deze maand en de eventuele data van in- en uitdiensttreding. U kan het vermelde bedrag eventueel zelf nog overschrijven. - Eindejaarspremie bij uit dienst: Indien een persoon in deze maand uit dienst gaat (datum ingevuld in kolom datum uit dienst), wordt hier de eindejaarspremie bij uitdiensttreding berekend. In alle andere gevallen staat hier 0. De berekeningen gebeuren overeenkomstig de geldende cao. U kan het vermelde bedrag eventueel zelf nog overschrijven. Deze kolom is niet voorzien voor de maand december. Daar is een afzonderlijke kolom eindejaarspremie voorzien (zie verder). - Vakantiegeld bij uit dienst: Indien een persoon in deze maand uit dienst gaat (datum ingevuld in kolom datum uit dienst), wordt hier het vakantiegeld bij uitdiensttreding berekend. In alle andere gevallen staat hier 0. Voor de maand december wordt er ook nagegaan of er tijdens het jaar een daling van de jobtime was. In dat geval wordt het vakantiegeld voor het lopende jaar berekend in de maand december. U kan het vermelde bedrag eventueel zelf nog overschrijven. - Verloning boven barema: Dit bedrag wordt overgenomen van het tabblad basisgegevens. In geval van aanpassing van de jobtime in een bepaalde maand, wordt dit bedrag automatisch aangepast a rato van de ingevulde jobtime. Er wordt voor de bepaling van dit bedrag ook rekening gehouden met de eventuele data van in- en uitdiensttreding. - Haard / standplaats: In voorkomend geval wordt in deze kolom de haard- of standplaatsvergoeding weergegeven. Voor de bepaling van dit bedrag wordt er rekening gehouden met het barema, de loonindex, de effectieve jobtime voor deze maand en de eventuele data van in- en uitdiensttreding. - Toeslagen: Dit bedrag wordt overgenomen van het tabblad basisgegevens. Er wordt voor de bepaling van dit bedrag rekening gehouden met de loonindex, de effectieve jobtime voor deze maand en de eventuele data van in- en uitdiensttreding. U kan het vermelde bedrag eventueel zelf nog overschrijven. - Vakantiegeld: Deze kolom is enkel terug te vinden in de maanden mei en juni. Op het tabblad parameters kan u aangeven in welke maand het vakantiegeld uitbetaald wordt. Het vakantiegeld wordt berekend a rato van 92% van de som van de volgende componenten: brutomaandloon, verloning boven barema, haard / standplaats en toeslagen. U kan het vermelde bedrag eventueel zelf nog overschrijven. - Eindejaarspremie: Deze kolom is enkel terug te vinden in de maanden november en december. Op het tabblad parameters kan u aangeven in welke maand de 6
eindejaarspremie uitbetaald wordt. De berekeningen gebeuren overeenkomstig de geldende cao. U kan het vermelde bedrag eventueel zelf nog overschrijven. - Woon-werkverkeer (+ andere vergoedingen): Dit bedrag wordt overgenomen van het tabblad basisgegevens. Er wordt voor de bepaling van dit bedrag rekening gehouden met de effectieve jobtime voor deze maand, de eventuele data van in- en uitdiensttreding en eventueel een indexering. Via het tabblad parameters kan u aangeven met welk percentage dit bedrag geïndexeerd wordt vanaf februari. U kan het vermelde bedrag eventueel zelf nog overschrijven. - Patronale RSZ: De patronale RSZ wordt berekend a rato van het percentage dat wordt ingevuld op het tabblad parameters en dit op de som van de volgende componenten: brutomaandloon, eventuele eindejaarspremie bij uit dienst, eventueel enkel vakantiegeld bij uitdiensttreding, verloning boven barema, haard / standplaats en toeslagen. - Tax shift: Dit bedrag geeft een raming van zowel het effect van de RSZ-vermindering door de tax shift, als dat van de eerder reeds bestaande RSZ-vermindering voor lage en hoge lonen. Structurele RSZ-verminderingen worden op kwartaalbasis verrekend, maar worden hier uitgedrukt in een bedrag per maand. We baseren ons voor de berekening op het brutomaandloon, inclusief verloning boven barema, haard- of standplaatsvergoeding en eventuele toeslagen voor vsariabele prestaties. Indien u bv. de toeslagen niet opneemt in dit bestand, zal het effect van de tax shift overschat worden. Op dit moment is het nog onduidelijk of het voordeel van de tax shift aan de werkgever zal toekomen, dan wel door de overheid zal gerecupereerd worden om op een andere manier in de sector te herinvesteren. Wij adviseren u op dit moment dan ook om het voordeel van de tax shift als buffer te behouden en voorlopig niet te investeren in extra personeelsinzet of werkingskosten. Van zodra er meer nieuws is, zullen wij hierover communiceren. - Totaal geraamd: De totale geraamde loonkost, alle componenten inbegrepen, voor de desbetreffende maand. - Effectieve kost: U heeft de mogelijkheid om na afloop van elke maand de effectieve kost in te vullen (per personeelslid of enkel het totaal op lijn 4) om zo het verschil met de raming te kunnen opvolgen. - Verschil effectief vs geraamd: In deze kolom wordt het verschil tussen de effectieve en de geraamde loonkost per contractlijn weergegeven. - Functie Financieringsbron Afdeling Kostenplaats: Deze gegevens worden overgenomen van het tabblad basisgegevens. Op lijn 4 wordt voor elke kolom het totaal weergegeven. 6 Tabblad Jaaroverzicht totaal Op dit tabblad wordt per maand én per kwartaal een overzicht gegeven van de geraamde loonkost. Op lijn 5 wordt weergegeven hoe de geraamde loonkost procentueel verdeeld is per maand en per kwartaal. We benadrukken dat de percentages gebaseerd zijn op de geraamde kost. Dit betekent dat wanneer u in de loop van het jaar bepaalde wijzigingen aanbrengt in de maandelijkse tabbladen, ook de totale raming voor het jaar wordt aangepast en bijgevolg ook de procentuele verdeling over de verschillende maanden. 7
Indien de effectieve kost op de maandelijkse tabbladen is ingevuld, ziet u op lijn 7 per maand en per kwartaal het verschil tussen de effectieve en de geraamde kost. Op lijn 8 staat het gecumuleerde verschil 1 tussen de effectieve en de geraamde kost. Vanaf lijn 16 staat er een tabel waar de subtotalen van de geraamde loonkost per financieringsbron worden weergegeven. U kan daar in kolom P voor elke financieringsbron invullen hoeveel de beschikbare personeelsmiddelen (subsidies) bedragen voor het komende jaar. U krijgt dan ook een verschil tussen de beschikbare personeelsmiddelen en de geraamde loonkost per financieringsbron te zien. Het totaal van de beschikbare personeelsmiddelen (de personeelsenveloppe ) over alle financieringsbronnen heen vindt u terug in cel O9. Dit totale bedrag wordt automatisch over alle maanden (of kwartalen) verdeeld a rato van het percentage dat elke maand (of kwartaal) vertegenwoordigt in de totale raming. Op deze manier kan u tijdens het jaar de besteding van de personeelsmiddelen maand per maand opvolgen op lijn 12 (maandelijks verschil) en 13 (gecumuleerd verschil). Opmerking: Met betrekking tot het in te vullen bedrag voor de beschikbare personeelsenveloppe wensen we op te merken dat dit bedrag moet afgestemd zijn op de ingevulde gegevens in het rekenbestand. In het bestand dat de voorzieningen in de enveloppefinanciering ontvangen van het Agentschap Jongerenwelzijn wordt het luik personeelssubsidie uitgesplitst in verschillende componenten cfr. de volgende tabel. Personeelkost samengesteld uit loonkost 3% forfait vervangende tewerkstelling vorming Managementondersteuning TOT pers kost - Heeft u zich beperkt tot de zuivere loonkost of heeft u ook de bedragen voor woonwerkverkeer ingevuld? - Heel wat kosten die vergoed worden via de 3% patronale kosten zijn niet vervat in deze raming. Het gaat o.a. over verzekeringspremies arbeidsongevallen, burgerlijke aansprakelijkheid, arbeidsgeneeskunde, werkkledij, syndicale premie en VTO. - Heeft u de personeelsleden voor vervangende tewerkstelling in het rekenbestand opgenomen? - Heeft u ook personeel uit andere financieringsbronnen (bv. sociale maribel) in het rekenbestand opgenomen? Kortom, naargelang de ingevulde gegevens in het rekenbestand zal de beschikbare personeelsenveloppe een ander bedrag zijn. Wees er daarom zeker van dat u de raming vergelijkt met het juiste subsidiebedrag. Verder heeft u op dit tabblad de mogelijkheid om subtotalen voor de loonkost te berekenen per afdeling, kostenplaats of functie. Voor de financieringsbron gebeurt dit automatisch. Voor de 1 Wat wordt er bedoeld met gecumuleerd verschil? Voor januari wordt het verschil tussen de raming en de effectieve kost weergegeven. Voor februari gaat het om het verschil tussen de raming en de effectieve kost voor de eerste 2 maanden van het jaar tesamen. Enzoverder. Bv: Een overschot van 2.000 euro in januari en een tekort van 1.000 euro in februari geeft als gecumuleerd verschil in februari een overschot van 1.000 euro. 8
andere elementen dient u zelf in te geven welke de verschillende categorieën zijn voor afdeling, kostenplaats en functie. Heeft u op het tabblad basisgegevens bv. alle personeelsleden toegewezen aan de afdelingen A, B, C en D, dan vult u in de eerste kolom van de tabel subtotalen o.b.v. afdeling gewoon A, B, C en D in. De subtotalen verschijnen dan automatisch. 7 Tabblad Jaaroverzicht WN Op dit tabblad wordt de totale geraamde loonkost per personeelslid weergegeven per maand, per kwartaal en het geheel op jaarbasis. Indien de effectieve kost per werknemer op de maandelijkse tabbladen is ingevuld, wordt in kolom Q het verschil berekend tussen de effectieve en de geraamde kost. 8 Gebruik van het bestand Ter verduidelijking voegen we nog aantal voorbeelden toe van hoe een concrete situatie in het rekenbestand kan ingevoerd worden: - Situatie 1: Een voltijds personeelslid is wegens zwangerschapsverlof afwezig in de maanden maart-april-mei. Op het tabblad basisgegevens vult u als effectieve jobtime 100 in. Op het tabblad van de maanden maart-april-mei wijzigt u de jobtime in 0. Er wordt op het einde van het jaar geen vakantiegeld bij daling jobtime berekend. - Situatie 2: Een voltijds personeelslid komt vanaf 1 november terug na langdurige ziekte. Op het tabblad basisgegevens vult u als effectieve jobtime 0 in. Op het tabblad van de maanden november en december wijzigt u de jobtime in 100. - Situatie 3: Een voltijds personeelslid komt halverwege de maand terug na langdurige ziekte. In de maanden dat deze persoon volledig afwezig is, kan u de werkwijze uit bovenstaande situaties 1 en 2 toepassen. In de maand dat deze persoon terugkomt mag u niet de helft van zijn normaal jobtime invullen. In dat geval wordt er op het einde van het jaar immers vakantiegeld bij daling jobtime berekend, wat hier niet de bedoeling is. U kan in dit geval beter het berekende brutomaandloon pro rata de gewerkte dagen invullen door de formule in kolom I te overschrijven. - Situatie 4: Een personeelslid wijzigt vanaf 1 juli van barema. Op de bestaande contractlijn vult u als effectieve jobtime op de tabbladen van juli tot december 0 in. U vult op het tabblad basisgegevens een extra contractlijn in (onmiddellijk onder de 1 eerste contractlijn) met het aangepaste barema. Vervolgens vult u als effectieve jobtime op de tabbladen van januari tot juni 0 in. De berekening voor de eindejaarspremie en het vakantiegeld verloopt correct wanneer de 2 contractlijnen onder elkaar staan. Eventueel moet u de 1 ste contractlijn leeg maken en onderaan opnieuw ingeven. Er kunnen immers geen lijnen tussengevoegd worden. - Situatie 5: Een voltijds personeelslid wordt betaald vanuit 2 verschillende financieringsbronnen (2x 50%). U kan best 1 contractlijn invullen per financieringsbron met telkens een contract van 50%. We raden aan om de contracten per personeelslid onder elkaar in te geven om het overzicht te bewaren. 9
9 Afwijkingen in het bestand t.o.v. de realiteit Een aantal zaken zitten niet in het bestand of kunnen niet exact berekend worden. - Vakantiegeld bij uitdiensttreding vóór uitbetaling van het vakantiegeld van het vorige jaar: Wanneer een personeelslid uit dienst gaat voor mei (of juni) wordt er een raming gemaakt van het vakantiegeld waarop dit personeelslid recht geeft. Deze raming is 15,34% van het jaarloon, inclusief eindejaarspremie, van het voorgaande jaar. Dit kan een overschatting zijn indien dit personeelslid in het voorgaande jaar reeds vakantiegeld heeft ontvangen, bv. bij een andere werkgever of bv. bij een daling van de jobtime in het voorgaande jaar. Het jaarloon wordt geschat op basis van het loon van januari verminderd met 5% voor index en anciënniteit. - Vakantiegeld bij uitdiensttreding voor het lopende jaar: Wanneer een personeelslid uit dienst gaat, heeft die recht op vakantiegeld voor het lopende jaar. Dit wordt berekend door 15,34% te nemen op het ontvangen loon in het lopende jaar. Dit kan een overschatting zijn indien het personeelslid al verlof heeft genomen in het lopende jaar. - Berekening gewaarborgd loon bij onregelmatige prestaties met variabel loon: Dit is niet opgenomen in het bestand (en er wordt dus ook geen vakantiegeld op berekend). We verwijzen hiervoor naar de cao van 27 februari 2006 betreffende de berekeningsmodaliteiten van het gewaarborgd loon bij onregelmatige prestaties met variabel loon. Om deze kost in te calculeren kan de totale loonkost eventueel verhoogd worden met een forfaitaire parameter. U kan deze parameter zelf bepalen o.b.v. de loonstaat van het voorbije jaar, namelijk door het uitbetaalde bedrag voor variabel loon te delen door de totale loonkost van het voorbije jaar. Vervolgens kan u de raming met het bekomen percentage verhogen. - Toeslagen en woon-werkverkeer: Op het tabblad basisgegevens kunnen de toeslagen en het woon-werkverkeer per contract als een gemiddeld maandbedrag ingevuld worden. Omdat het gaat om een gemiddelde zal dit uiteraard per maand voor afwijkingen in plus of min zorgen. Over het volledige jaar zou de afwijking beperkt moeten zijn. - Eindejaarspremie bij indiensttreding in de loop van het huidige jaar: Een maand tijdens de referteperiode voor berekening van de eindejaarspremie (januari-september) mag volgens de cao eindejaarspremie slechts als een volledige maand beschouwd worden indien de arbeidsovereenkomst voor de 13 de dag van de maand is ingegaan. In het rekenbestand wordt elke maand van de arbeidsovereenkomst als een volledige maand geteld. Dit kan zorgen voor een overschatting van de eindejaarspremie. Enkel bij contracten die binnen dezelfde maand starten en eindigen gebeurt er een controle op de startdatum van het contract. - Decemberafrekening vakantiegeld: Bij een daling van de jobtime wordt niet meer het volledige vakantiegeld berekend. We proberen de nieuwe regeling via een formule zo goed mogelijk te benaderen. We kunnen echter niet garanderen dat de berekening volledig correct zal zijn. U mag uw opmerkingen altijd doorgeven. 10 Vragen en opmerkingen Indien u vragen of opmerkingen heeft bij de rekenmodule lonen kan u contact opnemen met Steven De Looze, stafmedewerker financieel beleid bij het Vlaams Welzijnsverbond. E-mail: steven.delooze@vlaamswelzijnsverbond.be Telefoon: 02/507.01.22 Laatste aanpassing: 07/10/2016 10