Als iets van belang is voor een positieve ontwikkeling van de Nederlandse economie, dan is het wel innovatie. Dat verklaart waarom er zo sterk wordt ingezet op stimulering door middel van subsidiëring van onderzoek en ontwikkeling. Een belangrijk subsidieprogramma wat dat betreft is de MKB Innovatiestimulering Regio en Topsectoren, kortweg de MIT-regeling. Daarin werken het ministerie van Economische Zaken en verschillende regio s in Nederland samen. Ze doen dit vanuit een gemeenschappelijke, zogeheten instrumentenkoffer. Met als doel nationale en regionale instrument waar het gaat om innovatiestimulering zo veel mogelijk te harmoniseren en onderling te verbinden. Dat alles met de bedoeling om bedrijven, al dan niet in samenwerkingsverband, financieel te ondersteunen bij zowel het onderzoeken, het ontwikkelen en het realiseren van innovaties. Instrumentenkoffer: voor elk wat wils Zoals gezegd, bij de MIT-regeling wordt gewerkt vanuit een gemeenschappelijke instrumentenkoffer met daarin een scala aan instrumenten. Voor elk bedrijf, voor elke innovatie wat wils dus. Voor 2016 bestaat de MIT-regeling de volgende instrumenten: 1) Kennisvouchers: waardebonnen waarmee MKB-ondernemers publieke kennisinstellingen kunnen inschakelen teneinde nieuwe kennis in te kopen; de beoordeling vindt plaats op volgorde van binnenkomst. 2) Innovatieadviesproject: bij uitstek geschikt voor kennisinstellingen en/of externe adviesorganisaties die innovatieadvies (bijvoorbeeld rond een specifieke kennisvraag) willen inwinnen; de beoordeling vindt plaats op volgorde van binnenkomst. 3) Haalbaarheidsstudies: een instrument bij uitstek bedoeld om vooraf de technische en economische risico s, maar natuurlijk ook de potentie van een innovatietraject goed in kaart te brengen; de beoordeling vindt plaats op volgorde van binnenkomst. 4) R&D-samenwerkingsprojecten (klein): dit instrument is specifiek toegesneden op samenwerkingsprojecten van minimaal twee MKB-bedrijven actief op het gebied van industrieel onderzoek en/of experimentele ontwikkeling; de beoordeling vindt plaats volgens de tendersystematiek (inhoudelijke toetsing op kwaliteit). 5) R&D-samenwerkingsprojecten (groot): in principe is dit instrument identiek aan het voorafgaande, met dien verstande dat het hier gaat om grote(re) samenwerkingsprojecten; om precies te zijn om projecten waarvan de totale kosten de 575.000 te boven gaan; de beoordeling vindt plaats volgens de tendersystematiek (inhoudelijke toetsing op kwaliteit). Landelijke splitsing budget en instrumenten Het beste zicht op wat er in regio s allemaal speelt op het gebied van innovatie hebben natuurlijk de provincies en de regionale ontwikkelmaatschappijen (ROM s). De MIT-regeling heeft sinds 2015 dan ook niet voor niets een regionale aanpak, waarbij de input van de regionale instanties is meegenomen in de uiteindelijke thema s/aandachtsvelden voor de specifieke regio. Concreet betekent dit dat aansluiting dient te worden gevonden bij de regionale innovatie strategie (RIS). Mede door de bewust regionale aanpak zijn verschillende instrumenten soms ook louter regionaal beschikbaar en kunnen per regio ook de focusgebieden dan wel de gewenste thematiek waar het gaat om innovatie verschillen.
De (voorlopige) regionale focusgebieden zijn per regio: 1) Noord: Benutten van onderzoek voor het realiseren van innovaties en stimuleren van ondernemerschap op de volgende gebieden: gezondheid, demografie en welzijn, voedselzekerheid, duurzame landbouw en bio-economie, schone en efficiënte energie en schone, veilige watervoorziening. 2) Oost: Innovatiestimulering (aansluiten van het MKB op de bestaande kennisinfrastructuur, samenwerking en experimentele productontwikkeling) en koolstofarme economie (verbeteren achterstand van Nederland waar het gaat om CO2- uitstoot, energiebesparing en hernieuwbare energie.), gericht op een S3-sector (HTSM, EMT, Agro&Food, Health), eventueel in combinatie met een ondersteunende sector (ICT, Water, Creatieve Industrie, Chemie, Maakindustrie). 3) West (inclusief Utrecht en Flevoland): Kennisvalorisatie, duurzaamheid en stedelijke ontwikkeling; verbetering van de economische concurrentiekracht door verhoging van de investeringen in R&D en bevordering van innovatie en samenwerking. 4) Zuid: Innovatiebevordering binnen met name het MKB en de overgang naar een koolstofarme economie (vernieuwing in technieken, producten, processen en diensten op het vlak van duurzame energieproductie en energie-efficiëntie), binnen de topclusters High Tech Systems, Chemie, Agro&Food, Life Sciences & Health, Biobased, Logistiek en Maintenance. Hoe beter de voorbereiding, hoe succesvoller de aanvraag Als onze jarenlange praktijk iets leert, dan is het wel dat een op zich goed project niet per definitie ook een voor MIT-subsidiëring kansrijk project is. Want in veel gevallen staat of valt het succes van een aanvraag met hoe het project kan worden overgebracht op, kortom in hoeverre het in goede aarde valt bij de bij de subsidieverstrekker. Waarbij overigens zeer zeker om meespeelt in hoeverre het project aansluit bij de achterliggende beleidsdocumenten of technologische roadmaps. Dat alles maakt één ding overduidelijk: namelijk het belang om alvorens te beginnen aan het schrijven van een aanvraag eerst een haalbaarheidsonderzoek te verrichten naar of en zo ja in welke mate het project aansluit bij de regeling. Een dergelijk onderzoek zet de voor- en nadelen helder op een rij en weegt de kosten en de baten goed tegen elkaar af. Dat alles om te voorkomen dat te veel moeite (lees tijd, geld en energie) wordt gestoken in een aanvraag die eigenlijk altijd al kansloos was. Succesbepalende vragen Goedbeschouwd zou u zich voor alle zekerheid voorafgaand aan elke aanvraag de volgende succesbepalende vragen moeten stellen: 1) In welke fase van de ontwikkeling bevindt mijn project zich? 2) Ben ik bereid om samen te werken en daarmee ook kennis te delen? 3) Sluit het project aan bij de thematiek en de focus van mijn regio (of de regio van mijn partner)? 4) Wat is de te verwachten impact van mijn project in relatie tot de RIS of de technologie roadmap(s)?
5) Levert het project ook op wat er vanuit de subsidieverstrekker verwacht wordt? 6) Wat is het subsidiepercentage? 7) Welke kosten zijn er met het project gemoeid? 8) Wegen de kosten-/tijdsbesteding op tegen de te verwachten baten (subsidie)? 9) Is het mogelijk te wachten met de start van het project tot het verkrijgen van een beschikking? 10) Kan ik voldoen aan de vanuit de regeling gestelde (administratieve) eisen? 11) In het geval van een tender: wat is de verwachte slagingskans van mijn aanvraag? 12) Wat gebeurt er met het project als er geen subsidie verkregen wordt? Begrijp ons goed: deze vragenlijst is in het geheel niet bedoeld om u af te schrikken. Integendeel, ze is puur bedoeld om u ervan te doordringen dat het besluit om een aanvraag in te dienen niet iets is om licht, om makkelijk te nemen. Om de simpele reden dat een aanvraag meer, veel meer behelst dan louter het correct formuleren van het project. Waar het bij het schrijven van een kansrijke aanvraag eerst en vooral om gaat: om u te kunnen verplaatsen, u te kunnen inleven in de subsidieverstrekker; om u bewust te zijn van waar uw aanvraag werkelijk op wordt beoordeeld en om te beseffen welke punten bij uitstek belangrijk zijn voor deze specifieke openstelling. Handige do s: 1) Zorg ervoor dat de projectactiviteiten passen binnen een programma of roadmap van de topsector, bij voorkeur een cross-over tussen verschillende topsectoren. 2) De penvoerder/aanvrager heeft een vestiging in de betreffende regio. 3) De betrokken partijen voldoen aan de officiële MKB-definitie. 4) Bij een regionale aanvraag moeten de subsidiabele kosten en de economische effecten aantoonbaar in de betreffende regio liggen. 5) In geval van R&D-samenwerking mag een projectpartner van buiten de betreffende regio afkomstig zijn, onder voorwaarde dat: de penvoerder gevestigd is in de betreffende regio en in de betreffende regio wordt meer dan 50% van de kosten gemaakt. Opmerking daarbij: belangrijk is om op voorhand te toetsen welke projectpartner de meeste kosten maakt; dat maakt het makkelijker om te bepalen wie de meest geijkte penvoerder en, dientengevolge, bij welk loket de aanvraag het best kan worden ingediend. Mocht deze aanpak ertoe leiden dat het project niet aansluit bij de regionale thematiek, dan is het zaak de aanvraag landelijk in te dienen. Minstens zo handige don ts 1) Op de gok een aanvraag indienen: subsidiegelden zijn populair en daardoor vaak overvraagd; een aanvraag ingediend op goed geluk is negen van de tien keer kansloos. 2) Een aanvraag indienen wetende dat hij niet aansluit bij de (regionale) thematiek of niet past binnen de geldende richtlijnen of voorwaarden: daarom wordt vaak de mogelijkheid geboden om het project in een QuickScan voor te leggen; reuze handig om te bepalen of een project ja dan nee binnen de gestelde kaders past.
3) Een onvolledige aanvraag indienen of kopiëren vanuit een andere aanvraag: iedere openstelling kent zijn eigen details; daarmee maken alleen goed overwogen en weldoordachte aanvragen kans op toekenning. Inhoud van de aanvraag Per subsidie-instrument en openstelling kan de inhoud van een aanvraag verschillen. Tegelijk zijn er wel degelijk punten in geen aanvraag mogen ontbreken: 1) Pakkende titel: de titel is het visitekaartje, letterlijk de binnenkomer van de aanvraag; gegeven het feit dat aanvragen met elkaar concurreren, is het zaak om een titel te gebruiken die origineel is, blijft hangen, maar natuurlijk ook de lading dekt van het project dekt. 2) Aanleiding: in de aanleiding is het essentieel om het project toe te lichten en duidelijk te maken hoe het aansluit op de MIT-regeling; geef dus een korte toelichting op het huidige probleem en de (technische) knelpunten. 3) Doel: het doel van het project is vanzelfsprekend ook zeer belangrijk; daarom is het ook wezenlijk om aan te geven in hoeverre het bereiken van het doel een substantiële impact (zowel technologisch als financieel) teweegbrengt, die ook nog eens aansluit op het programma of de roadmap van de topsector. 4) Innovatie: het gaat, het draait om innovatie, dus laat dan ook zien wat er zo vernieuwend is aan het project en hoe en in welke mate het zich onderscheidt ten opzichte van de huidige stand van techniek en concurrentie; beschrijf een en ander helder hoe concreter, hoe beter en vergeet daarbij niet te wijzen op de knelpunten en op nieuwe toepassing binnen producten, processen of diensten. 5) Activiteiten: geef aan welke activiteiten binnen het project worden uitgevoerd en wat buiten de scope van het project valt; een realistische planning is ook van belang, compleet met eventuele projectmilestones en andere elementen waarop de voortgang van het project kan worden gestoeld. 7) Risico s: geen project of er kleven risico s aan, risico s van technische, economische en/of organisatorische aard; wees daar open en eerlijk over, breng ze op voorhand in kaart, zodat er tijdens het project mee rekening kan worden gehouden. 6) Begroting: breng de kosten van het project per partner in kaart en maak daarbij duidelijk onderscheid tussen de diverse kostenposten; doe dat alles wel conform de formulieren behorend bij de MIT-regeling. Het (beoordelings)proces Is een aanvraag ingediend, dan volgt het beoordelingsproces. Daarbij wordt beoordeeld op de volgende punten: 1) Volledigheid: uw aanvraag moet volledig zijn, kortom alle vereiste documenten moeten én volledig ingevuld en bijgevoegd zijn; zo niet, dan wordt de aanvraag niet in behandeling genomen; u kunt weliswaar soms de gelegenheid krijgen uw aanvraag aan te vullen en dus alsnog compleet te maken, feit is dan wel dat uw aanvraag vertraging oploopt en dus ook veel later weer in behandeling kan worden genomen. 2) Ranking: bij aanvragen behandeld op volgorde van binnenkomst, dan geldt als ranking het moment waarop de aanvraag compleet in ingediend; bij beoordelingen volgens het
tendersysteem worden aanvragen inhoudelijk gerankt; vanwege overvraging krijgen meestal alleen de topaanvragen subsidie toegewezen. 3) Inhoudelijk: als onderdelen uit uw aanvraag nadere toelichting behoeven, dan kunt u daartoe een verzoek krijgen; bijvoorbeeld voor enige concretisering dan wel ter nadere verificatie of om een stelling nader te onderbouwen. 4) Financieel: werkt u in uw aanvraag met geschatte bedragen, dan kunt u gevraagd worden om deze nader toe te lichten of te onderbouwen met offertes of berekeningen. Algemene tips Tot slot nog een paar algemene tips om te komen tot een succesvolle subsidieaanvraag: 1) Begin op tijd: niets zo vervelend dan door tijdsgebrek een document over het hoofd zien of zaken moeten afraffelen. 2) Weet waar u het over heeft: verdiep u in de regeling en de beleidsdocumenten daarachter. 3) Gebruik de aangeboden documenten: voor ieder instrument gelden specifieke eisen, ieder instrument kent zijn eigen format; maak daar dan ook gebruik van, dan weet u zeker dat u alle gevraagde informatie ook daadwerkelijk verschaft. 4) Lever een aanvraag compleet in: vul zowel de formats als de benodigde bijlagen compleet in. 5) Weet hoe en waar uw aanvraag in te dienen: via het eloket van RVO middels een eherkenningsmiddel of op welke andere manier dan ook, belangrijk dat u precies weet waar en hoe uw aanvraag moet worden ingediend. 6) Weet wie uw aanvraag leest: ook uw aanvraag voor de MIT-regeling wordt beoordeeld door experts; houd daar rekening mee bij het schrijven ervan en leg bijvoorbeeld basale terminologie niet uit.