Notitie toetsingsprocedure Initiële aanvraag EQUAL

Transcriptie

1 Notitie toetsingsprocedure Initiële aanvraag EQUAL Het totale proces: algemeen Bij de beoordeling van de aanvraag door het Agentschap SZW worden twee toetsingsmomenten onderscheiden. initiële aanvraag vervolgaanvraag Initiele aanvraag: Te beoordelen onderwerpen Na publicatie van de regeling ESF-EQUAL 2004 kunnen aanvraagpakketten worden aangevraagd bij het Agentschap SZW. Na 30 juni 2004 (sluitingsdatum voor indiening) wordt eerst gecontroleerd of de ingediende aanvraag volledig is ( de volgorde van binnenkomst is geen onderscheidend criterium). Volledigheid bij de invulling van de aanvraag wil niet alleen zeggen volledig in formele zin (aanvraagformulier volledig, niet ontbreken van bijlagen etc.). Ook dienen de antwoorden op de vragen in het formulier de beoordelaar voldoende inhoudelijke informatie te verschaffen. Bij gebrek aan helderheid wordt de aanvrager eenmalig de mogelijkheid geboden dit te herstellen. Daarna wordt de aanvraag inhoudelijk en finacieel beoordeeld. Ook hier wordt de aanvrager eenmalig de mogelijkheid geboden dit te herstellen. LET OP: de gehanteerde hersteltermijnen worden zeer strikt gehanteerd! In deze fase gaat het erom te bezien of een project past binnen het EQUAL programma en om een beeld te krijgen over de uitvoering van het idee en daarmee een indicatie van de kans van slagen. De te beschrijven en toetsen onderwerpen zijn o.a.: 1. Beschrijving van de aard en activiteiten van het project (aansluiting op het thema, probleemanalyse, formulering oplossingsrichting met inachtneming van de EQUAL-uitgangspunten). 2. Innovativiteit (wat is vernieuwend aan de benadering, welk structureel knelpunt uit het bestaande beleid wordt daarmee opgelost en leidt dat tot een substantiële verbetering) N.B. Dit criterium weegt zwaar in de toetsing! 3. Een beschrijving van de beoogde administratieve organisatie voor de uitvoering van het project, inclusief de interne en externe controle.

2 4. Beoogd Ontwikkelingspartnerschap (OP), waarbij wordt ingegaan op de aard van de samenwerkingsrelatie en de keuze van de partners (invulling van het begrip empowerment). Per partner wordt een verklaring overgelegd waaruit de intentie tot toetreding tot het ontwikkelingspartnerschap blijkt. 5. Een indicatieve begroting, inclusief gedetailleerde begroting Actie I (uren/aantallen x uurlonen/prijzen). De projectkosten ten behoeve van Actie I dienen gespecificeerd te worden. De kosten voor Actie II, Actie III, de indirecte activiteiten, de kosten na afloop en de inkomsten van het project dienen globaal te worden begroot. 6. Beoogde cofinanciering (een overzicht van alle partijen die aan de financiering bijdragen, de betreffende bedragen en de elementaire voorwaarden waarvan de verkrijging van deze financiering afhankelijk is). 7. Een beschrijving op hoofdlijnen van de activiteiten in het kader van disseminatie en mainstreaming (de plannen om de ontwikkelde methoden/instrumenten in het reguliere beleid opgenomen te krijgen). Bovenstaande onderwerpen worden getoetst en gewogen per thema. Het aspect van bijvoorbeeld de vernieuwing zal binnen de verschillende thema s ingevuld en beoordeeld moeten worden. Bij de inhoudelijke toetsing van de vernieuwing zal gebruik worden gemaakt van externe expertise bij de Nationaal Thematische Netwerken. De eindverantwoordelijkheid bij de toekenning van het aantal punten per item ligt, met inachtneming van de uitgebrachte adviezen, bij het agentschap. Ad. 1. Inhoud U dient een beschrijving te geven van het onderhavige arbeidsmarktknelpunt, de discriminatie en ongelijkheid, binnen het gekozen thema alsmede de regio/locatie of sector waarbinnen het project plaatsvindt. De voorgenomen projectactiviteiten dienen uiteraard gericht te zijn op de oplossing van het geconstateerde probleem. In de initiële aanvraag dient dit in grote lijnen doch helder en concreet te worden weergegeven. In de vervolgaanvraag dient dit alles tot in detail uitgewerkt te zijn. Ad. 2 Innovativiteit Om voor EQUAL-subsidie in aanmerking te komen zal een project een vernieuwend karakter moeten hebben. Voor de bepaling of binnen EQUAL sprake is van een project met een vernieuwend karakter zal als maatstaf gelden dat een werkwijze wordt aangereikt waarmee de effectiviteit van het reguliere beleid substantieel kan worden verbeterd, dan wel voorzien wordt in een (beleids)behoefte waar nog geen maatregel voorhanden is. Het kan dus gaan om geheel nieuwe benaderingen maar ook om van elders overgenomen elementen. Als van dat laatste sprake is en de projecten min of meer aanpassingen zijn of combinaties van bestaande instrumenten, zal zwaar meewegen of het project een meerwaarde heeft ten opzichte van bestaand beleid. Het is in dit verband belangrijk duidelijk aan te geven welk structureel knelpunt het project aanpakt en hoe zij de door hen bedachte innovatie in de praktijk gaat toetsen. De innovatie kan zich in allerlei vormen voordoen en zowel betrekking hebben op vergroting van de toegankelijkheid van het beleid voor groepen die in het reguliere beleid onvoldoende aan bod komen als het geschikt maken van een bestaande methode voor een nieuwe doelgroep. Projecten die het vervolg zijn op een eerder uitgevoerd project worden in beginsel niet als innovatief aangemerkt, tenzij de bestaande activiteit dermate wordt gewijzigd of uitgebreid dat er sprake is van een aanmerkelijke verandering ten

3 opzichte van, of aanvulling op de oorspronkelijk opzet. Ten slotte wordt aan de innovatie de eis gesteld dat zij overdraagbaar is. Innovaties die zo context afhankelijk zijn dat zij elders niet toepasbaar zijn, gaan voorbij aan de centrale doelstelling van EQUAL. Ad. 3. Beoogde administratieve organisatie Beschrijving van de boogde administratieve organisatie voor de uitvoering van het project, alsmede een beschrijving op hoofdlijnen van de interne en externe controle van de organisatie. Ad. 4. Beoogd Ontwikkelingspartnerschap (OP) In het initiële aanvraagformulier is een aantal vragen opgenomen met betrekking tot het op te richten OP. Daaruit moet duidelijk worden welk beeld de aanvrager bij het OP heeft. In de eerste toets wordt gekeken naar het voornemen om het OP op te richten. Een aantal zaken wordt kritisch beoordeeld: 1. Voorgenomen projectactiviteiten in relatie tot de partners (rol, functie, hoeveel, welke); In de eerste plaats is het belangrijk om te weten naar welke partners de voorkeur uitgaat. Zijn dat particuliere instellingen, overheidsinstellingen, zelfstandige bestuursorganen etc.? Welke reden heeft de aanvrager om juist deze instelling in het partnerschap te willen betrekken? Dit laatste heeft vooral te maken met het beginsel dat iedere partner een duidelijke rol en functie in het OP dient te hebben. Daarnaast wordt iedere partner geacht een belang te hebben bij de uitvoering van het project. De aard van de instelling speelt daarbij een cruciale rol alsmede de beleidsmatige achtergrond waarin deze opereert. 2. Wijze waarop de projectaanvrager het samenwerkingsverband gestalte meent te gaan geven (empowerment binnen het OP); De aard van de voorgenomen samenwerking is hierbij van belang. Waarin gaat men samenwerken, op welke wijze denkt de aanvrager dat dit zal gebeuren? Dit is uiteraard nauw gelieerd aan de totale projectactiviteiten. Ook dient men aan te geven hoe men de samenwerking denkt te organiseren. Ten tweede kan empowerment plaatsvinden op deelnemersniveau door individuen uit de doelgroep rechtstreeks inbreng te laten hebben bij de gang van zaken in het project. 3. Meerwaarde van het OP. Het OP als zodanig dient uiteraard een duidelijke meerwaarde te hebben voor het project. Dat wil zeggen: het project zou op een andere wijze niet goed kunnen worden gerealiseerd. De aanvrager dient dit goed te beargumenteren, dit is een belangrijk gegeven in de beoordeling. Voor de beoordelaar is het absoluut noodzakelijk om zo vroeg mogelijk te weten hoe de aanvrager het hele project -met name de directe uitvoering ervan- zal gaan organiseren. Het geeft immers een belangrijke indicatie over het al of niet slagen van een project. Gezien de behoefte om in de toets op de initiële aanvraag te komen tot een selectie van kansrijke projecten dient dit in dit stadium reeds beoordeeld te worden. Alle aanvragers die voor de voorbereidingssubsidie in aanmerking zijn gekomen krijgen, na goedkeuring een modelcontract OP toegezonden. De inhoud van dit modelcontract

4 bevat alle vereisten waaraan een OP moet voldoen. Hoewel de aanvragers in principe niet verplicht zijn om dit model letterlijk na te volgen (het gaat hier immers om een derdenrelatie waar het agentschap buiten staat) verdient het de aanbeveling dit wel te doen. Het bevat immers wel de belangrijkste criteria waaraan het OP moet voldoen. De inhoud van het contract vormt dan ook een belangrijk beoordelingsinstrument voor het agentschap voor de toetsing op de vervolgaanvraag Ad.5 Indicatieve begroting Naast een meer gedetailleerde begroting ten behoeve van actie 1 is ook een begroting op hoofdlijnen -zoals in het aanvraagformulier aangegeven- voor de uitvoering van actie 2/3 vereist. Ten tijde van de toets op de initiële aanvraag wordt hiermee het kader bepaald waarin alle uitgaven zullen gaan plaatsvinden. In de toets op de vervolgaanvraag zal een uitgebreide financiële toetsing plaatsvinden op kostenpostenniveau, waarbij ook gekeken wordt hoe deze aansluiten op de begroting op hoofdlijnen uit de initiële aanvraag. Ad. 6 Co- financiering Een financiële participatie in de vorm van co-financiering van deelnemende organisaties is om een aantal redenen van groot belang. In de eerste plaats vanwege de realiseerbaarheid van het project zelf, maar ook om het draagvlak van het project te kunnen beoordelen. Er moet vooraf een redelijke mate van zekerheid bestaan over de vereiste tegendekking van het project. Deze twee zaken zijn daarom in de toets op de initiële aanvraag betrokken. Ad.7 Disseminatie en mainstreaming Om innovaties in het werkgelegenheidsbeleid succesvol te laten verlopen is het nodig dat vernieuwingen niet alleen worden ontwikkeld, maar ook, indien succesvol gebleken, verder worden verspreid (disseminatie). Het uiteindelijke doel van EQUAL is het opnemen in het reguliere beleid van innovaties die binnen EQUAL succesvol zijn gebleken. Men spreekt in dit verband van mainstreaming. Mainstreaming is een continue, procesgeoriënteerde strategie om een bepaalde aanpak/werkwijze te integreren in het reguliere beleid van organisaties en instanties. Mainstreaming houdt dus in dat de nieuw ontwikkelde methoden en technieken in het kader van het EQUAL-programma ten goede komen aan de gemeenschap. Tenslotte is het aspect van transnationaliteit van belang. De aanvrager heeft naar alle waarschijnlijkheid nog geen transnationale partner(s). Bij de initiële aanvraag is het daarom noodzakelijk dat de aanvrager aangeeft wat voor partner er gezocht wordt om transnationaal mee samen te werken. In het aanvraagformulier zijn alle eisen die de Europese Commissie in dit stadium ten aanzien van de gegevens stelt opgenomen. Dit heeft twee functies. In de eerste plaats verschaft dit de beoordelaar de nodige vereiste uitwerking voor het toetsen van de voorgenomen transnationaliteit. Op basis van deze gegevens wordt de (voorgenomen) transnationaliteit gewogen. In de tweede plaats dienen de verschafte gegevens als input voor de EQUAL Common DataBase (ECDB) in Brussel, een database waarin voor Actie 1 geselecteerde projecten

5 uit alle lidstaten opgenomen worden. Met behulp van deze database kunnen aanvragers zelf zoeken naar transnationale partners. Dit proces start formeel op 1 januari Op deze datum moeten alle lidstaten de informatie over de nationale projecten in de ECDB ingevoerd hebben. LET OP: zie hiervoor ook de Notitie Transnationaliteit Vervolgaanvraag: te beoordelen aspecten consistentie van de projectaanvraag ten opzichte van de initiële aanvraag; concretisering van de uitvoeringsactiviteiten; formele overeenkomst Ontwikkelingspartnerschap (OP); formele transnationale overeenkomst:transnational Cooperation Agreement (TCA); gedetailleerde begroting van de uitvoeringsfase, actie 2/3. Tip: Lees de toelichting op het formulier van de initiële aanvraag zeer aandachtig door en volg nauwkeurig de aanwijzingen voor het invullen van het formulier.

6