RIS104096_27-03-2003 Wethouder van Financiën en Cultuur mw. drs L.E.J. Engering-Aarts Gemeente Den Haag Retouradres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag Uw brief van Aan de voorzitters van de commissie voor Onderwijs, Cultuur en Sport en van de commissie voor Stedelijke Ontwikkeling, Wonen en Economie Onderwerp Haags Uitburo Uw kenmerk Ons kenmerk BOW/2003.255 Doorkiesnummer (070) 3532251 Aantal bijlagen 2 Datum 21 maart 2003 Inleiding Bij brief van 29 november 2002, kenmerk BOW/2002.1458 heb ik de commissie OCS geïnformeerd over de stand van zaken rond de ticketshop, die gaat opereren onder de naam Haags Uitburo. De oprichting van het Haags Uitburo is een uitvloeisel van het Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2001-2004 (rb 302/2000) en de toeristische nota "Den Haag, 's-gravenhage, The Hague" (rb 238/2000). Op basis van extern onderzoek en eerdere besluitvorming is een plan uitgewerkt voor het Haags Uitburo als samenwerkingsverband tussen Den Haag Marketing en Events/Uitpost en Sijthoff/Haagsche Courant ten aanzien van de fysieke balie en informatievoorziening. Den Haag Marketing en Events gaat tevens een samenwerking aan met het Amsterdams Uitburo/Kaart Verkoop Netwerk Nederland (AUB/KNN) voor de 'backoffice', dat wil zeggen voor het informatiesysteem en ondersteuning. In de bijlage treft u het plan voor de opzet van het Haags Uitburo aan. Hoofdlijnen van het plan voor het Haags Uitburo Het Haags Uitburo gaat functioneren onder verantwoordelijkheid van Den Haag Marketing. Het organisatieonderdeel Uitpost van Den Haag Marketing gaat op in het Haags Uitburo. Het Haags Uitburo bestaat uit een winkel aan de Hofweg, een telefonische informatie- en bestellijn en informatievoorziening en kaartverkoop via internet. De jaarlijkse abonnementencampagne blijft gehandhaafd. Vooralsnog blijft ook Uitpost Magazine gehandhaafd. Het Haags Uitburo zal zorgdragen voor een brede informatievoorziening over het Haags cultuuraanbod, zowel podiumkunsten als musea en tentoonstellingen. Tevens zal het Haags Uitburo een aanbod van kaarten van zowel het gesubsidieerde als commerciële podiumkunstaanbod bieden. Een opsomming van de gesubsidieerde podia die reeds hebben toegezegd is te vinden onder "Afspraken en overleg met betrokken partijen", het commerciële aanbod zal worden verkocht via de Reserveerlijn/TSN, net als nu in het Haagsche Courant Bespreekbureau. Inlichtingen bij: Postadres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag Telefoon 070-353 2250 Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Telefax 070-353 2390
2 Meerwaarde van het Haags Uitburo Het Haags Uitburo zal een duidelijke meerwaarde hebben ten opzichte van de huidige situatie: Voor het publiek - Er wordt meer service geboden aan het publiek in de vorm van gebundelde agenda-informatie met toelichting. - Tevens komen er mogelijkheden bij om kaarten te bestellen: een balie en telefoonnummer met ruimere openingstijden dan de theaters en een website die 24 uur per dag bereikbaar is. Voor de deelnemende cultuurinstellingen - Meer service naar het publiek zonder dat de afzonderlijke theaters daar allemaal extra personeel op in hoeven zetten. - Ruimere advertentiemogelijkheid om het aanbod onder de aandacht te brengen, bijv. in de vorm van ladders. Voor veel instellingen is adverteren op individuele basis te duur, via een gezamenlijke aanpak kan meer bereikt worden. - Ruimere openingstijden van de kaartverkoop en verbetering van de telefonische dienstverlening. Met name voor de kleine(re) theaters is het garanderen van een goede telefonische bereikbaarheid moeilijk. - Hierdoor is er perspectief op verkoop van meer kaarten dan de theaters afzonderlijk voor elkaar kunnen krijgen. - Opbouw van een klantenbestand met interesseprofielen, waarmee de deelnemende theaters hun voordeel kunnen doen. De theaters krijgen hierdoor nieuwe mogelijkheden om gerichte aanbiedingen te doen aan bepaalde publieksgroepen. Voor de interne organisatie - Er wordt één bestand met de agenda en overige gegevens over het aanbod gevuld, waarmee verschillende uitingen, zoals de website en drukwerk, gemaakt kunnen worden. Momenteel bestaan er verschillende bestanden. - Een beter klantenbestand dat nieuwe mogelijkheden biedt op het gebied van de marketing. Afspraken en overleg met betrokken partijen Een groot aantal cultuurinstellingen, namelijk de Koninklijke Schouwburg, de Dr Anton Philipszaal en het Lucent Dans Theater, het Residentie Orkest, het Nationale Toneel, het Nederlands Dans Theater, Theater aan het Spui, Theater Zwembad de Regentes, het Volksbuurtmuseum, Korzo, Diligentia/PePijn, De Appel, Stella Den Haag, Literair Theater Branoul en theater Zeebelt, heeft zich inmiddels schriftelijk gecommitteerd aan het Haags Uitburo. Dit houdt in dat zij kaarten voor alle voorstellingen beschikbaar stellen aan het Haags Uitburo en een financiële bijdrage leveren aan het Haags Uitburo. Den Haag Marketing is nog in overleg met een aantal instellingen over deelname. Rond de ingangsdatum van de nieuwe kunstenplanperiode wordt de samenwerking tussen de cultuurinstellingen en het Haags Uitburo geëvalueerd en worden de afspraken zo nodig herijkt.
3 Ook met Sijthoff is inmiddels een aantal afspraken vastgelegd. Sijthoff/Haagsche Courant stelt de locatie aan de Hofweg beschikbaar voor een schappelijke prijs en ziet zijn dienstverlening aan en affichering naar het publiek gewaarborgd en betaalt daarvoor een vergoeding aan het HUB. De locatie doet al dienst als balie voor kaartverkoop, waardoor er al aanloop is en er geen omvangrijke investeringen in verbouwing en inrichting nodig zijn. De in mijn brief van 29 november 2002 vermelde gesprekken om te komen tot een gezamenlijke print van de Haagsche Courant en de Uitpost met een grote oplage en brede verspreiding hebben helaas niet tot een inhoudelijk en financieel bevredigend resultaat geleid. Er zijn diverse varianten bekeken, maar de meerkosten van elk van deze varianten zijn dermate hoog, dat een gezamenlijke print met de Haagsche Courant vooralsnog niet haalbaar is. Wel zijn met de Haagsche Courant afspraken gemaakt over een wekelijkse advertentie van het Haags Uitburo in de Uitbijlage van de Haagsche Courant tegen een zeer aantrekkelijk tarief. Planning Na de besluitvorming van het college in maart 2003 begint Den Haag Marketing in april met het opstarttraject van het Haags Uitburo. In dit traject zullen contracten met het Amsterdams Uitburo, Tickets.com (leverancier kaartverkoopsysteem) en met de Reserveerlijn en TSN voor het commerciële aanbod gesloten worden. Tevens zal extra personeel worden aangetrokken en opgeleid, de infrastructuur en inrichting van de front- en backoffice worden gerealiseerd en het marketing- en promotieplan worden uitgewerkt. Het is de bedoeling dat het Haags Uitburo zijn deuren opent bij de start van het nieuwe theaterseizoen in september 2003. Toekomstige ontwikkelingen De tijd is nu rijp om over te gaan tot realisatie van het Haags Uitburo. Den Haag Marketing staat gereed om het realisatietraject te starten en er is draagvlak onder de instellingen. Het Haags Uitburo zal zich na de opening in september verder ontwikkelen. Een aantal mogelijke ontwikkelingsrichtingen wordt hieronder geschetst. Ontwikkeling aanbod Het aanbod van kaarten kan, als daar belangstelling voor bestaat bij instellingen en publiek, verder worden uitgebreid met musea, tentoonstellingen en bijzondere arrangementen. Voorts kan het aanbod worden uitgebreid naar de regio, als instellingen en gemeenten uit de regio Haaglanden en mogelijk ook de provincie bereid zijn te participeren. Ook buiten de regio Haaglanden zou ook een participatie van andere steden in Zuid-Holland op termijn denkbaar zijn. Nu een gezamenlijke print met de Haagsche Courant niet haalbaar is, zal de effectiviteit van het bestaande Uitpost Magazine nader onderzocht moeten worden, in relatie tot de overige acties op het gebied van marketing en acquisitie van het Haags Uitburo. Mogelijk leidt dit onderzoek tot wijzigingen ten aanzien van de op papier verspreide informatie over het aanbod. Randvoorwaarde bij de verdere ontwikkeling van het aanbod is nadrukkelijk dat deze geen stijging van de bijdrage van de gemeente Den Haag tot gevolg mag hebben en moet leiden tot een verbetering van het exploitatieresultaat.
4 Landelijke ontwikkelingen Op landelijk niveau worden de mogelijkheden verkend van een landelijk netwerk voor cultuurmarketing en kaartverkoop, in samenwerking tussen de Vereniging voor Schouwburg en Concertgebouw Directies (VSCD), het Amsterdams Uitburo en Stage Holding, de productie- en exploitatiemaatschappij van Joop van den Ende. Den Haag Marketing, een delegatie van het Directieoverleg van Haagse Podia en Gezelschappen, de gemeente en Stage Holding hebben een verkennend gesprek gevoerd over de mogelijkheden van deze landelijke ontwikkeling en de betekenis daarvan voor Den Haag. Op 17 maart 2003 presenteert bureau Berenschot een rapportage over het landelijk netwerk aan de VSCD. Na het verschijnen van deze rapportage en het beoordelen van de kansen van het landelijk perspectief zullen de bij het Haags Uitburo betrokken partijen verder overleg voeren met de betrokkenen bij het landelijk initiatief. Financiën Voor de exploitatiebegroting van het Haags Uitburo, de toelichting daarbij en de opstartbegroting verwijzen wij naar de bijlagen. In de exploitatiebegroting is bij de post ''secundaire personeelslasten'' een opslagpercentage van 10% gehanteerd. Normaliter wordt een percentage van 2 % voor deze kosten gehanteerd. Om deze reden wordt er een correctie doorgevoerd op de exploitatiebegroting. Kosten voor 2003 De exploitatiebegroting is gebaseerd op een heel jaar en wordt daarom gehanteerd met ingang van 2004. Het Haags Uitburo gaat in september 2003 open, waardoor voor 2003 een opstartbegroting gehanteerd wordt. Zie bijlage 2. Daarbij is aangenomen dat Uitpost tot en met juli 2003 functioneert en met ingang van augustus wordt gestart met het Haags Uitburo, dat dan één maand draait voordat het geopend wordt. Voor januari t/m juli gelden de bestaande afspraken m.b.t. Uitpost ofwel 7/12 *i 293.000 i 171.000 Haags Uitburo augustus, alleen abonnementenomzet; tekort i 60.972 september, abonnementen + 25% van losse omzet; tekort i 57.368 oktober, abonnementen + 50% van losse omzet; tekort i 53.763 november, abonnementen + 75% van losse omzet; tekort i 50.159 december, abonnementen + 100% van losse omzet; tekort i 46.555 totaal tekort 2003 i 439.817 Na aftrek van de reeds beschikbare subsidie voor Uitpost in 2003, namelijk i293.000, en correctie op post ''secundaire personeelslasten'' van i12.817 resteert in 2003 een extra te dekken bedrag van i134.000. De dekking voor dit bedrag wordt gevonden in de programmabegroting cultuur voor een bedrag van i 94.000 en voor een bedrag van i 40.000 in de programmabegroting Stedelijke ontwikkeling: economische ontwikkeling en promotie, waarbij dezelfde verhouding in bijdragen wordt gehanteerd als voor 2004.
5 Naast de exploitatielasten moeten er in 2003 tijdens de startfase eenmalig kosten worden gemaakt voor projectleiding en contractvorming, het recruteren en opleiden van personeel, het in orde maken van de infrastructuur en inrichting e.d. Deze kosten zijn in de opstartbegroting in bijlage 1geraamd op i 272.300. Ter dekking van deze kosten wordt het daartoe ten laste van de extra incidentele middelen nieuw beleid 2001 gereserveerde bedrag van i 272.268 ingezet. Deze middelen zijn reeds bij rb 275/2002 (tweede concernbericht 2002) overgeheveld naar de dienst OCW. Kosten vanaf 2004 De structurele kosten worden geraamd op i 2.946.860 op jaarbasis, bij een aantal verkochte kaarten van ongeveer 100.000 inclusief abonnementenverkoop. Deze schatting is gebaseerd op de bestaande abonnementenverkoop van Uitpost, de verkoopcijfers van het Bespreekbureau Haagsche Courant plus een kleine toename. Op termijn wordt verdere groei voorzien. Na aftrek van de inkoopkosten van kaarten en theaterbonnen, die rechtstreeks worden doorberekend aan de klanten van het Haags Uitburo, na aftrek van de omzet van de Uitpas en abonnees Uitpost en na aftrek van de vergoeding van de Haagsche Courant voor het aannemen van advertenties door het Haags Uitburo resteren de netto kosten van het Haags Uitburo: totale kosten vanaf 2004 i 2.946.860 af: kosten kaartinkoop=verkoop gesubsidieerd aanbod (Pass) i 1.130.200 TSN/Reserveerlijn i 813.000 theaterbonnen i 11.000 subtotaal i 1.954.200 af: omzet Uitpas en abonn. Uitpost i 142.000 af: service fee Haagsche Courant voor aannemen advertenties e.d. i 40.000 subtotaal overige omzet i 182.000 + i 2.136.200 - netto kosten HUB i 810.660 Deze kosten worden als volgt gedekt: netto kosten HUB i 810.660 bijdrage publiek i 151.000 bijdrage instellingen i 101.000 (waarvan 30.000 vast en de rest via korting op kaartjes) subtotaal i 252.000 - i 558.660 sponsoring i 15.000 - tekort i 543.660 af: bestaande subsidie aan Uitpost i 293.000 - extra te dekken i 250.660
6 In de exploitatiebegroting is bij de post ''secundaire personeelslasten'' een opslagpercentage van 10% gehanteerd. Normaliter wordt een percentage van 2 % voor deze kosten gehanteerd. Om deze reden wordt bovengenoemd extra te dekken bedrag verminderd met 30.660 en komt daarmee op 220.000. De dekking voor dit bedrag wordt deels gevonden in de programmabegroting cultuur voor een bedrag van i146.700 en deels in de programmabegroting Stedelijke ontwikkeling: economische ontwikkeling en promotie voor een structureel bedrag van i 73.300, welke jaarlijks door middel van de productsubsidiering wordt vastgesteld. Tezamen vormt dit een extra subsidiebedrag ad 220.000. Hierboven is reeds aangegeven dat op termijn een groei van het aantal verkochte kaarten wordt verwacht en dat de verdere ontwikkeling van het aanbod (dat wil zeggen het aantal en het soort deelnemende instellingen) in de toekomst moet leiden tot een verbetering van het exploitatieresultaat. Om deze redenen zal het totale extra subsidiebedrag ad 220.000 gedurende de jaren 2005 tot en met 2007 jaarlijks met een bedrag van 25.000 afnemen. Indien er sprake is van een positief exploitatieresultaat zal hiermee rekening worden gehouden in de vaststelling van de subsidie. Ik zal de ontwikkelingen rond het Haags Uitburo nauwlettend volgen. Ik zal u rapporteren over de evaluatie van het Haags Uitburo, die volgens afspraak met de cultuurinstellingen rond de invoering van het nieuwe meerjarenbeleidsplan per 1 januari 2005 zal plaatsvinden. Als er zich eerder belangrijke ontwikkelingen voordoen, zal ik u daarover uiteraard ook rapporteren. Met vriendelijke groet, De wethouder van Financiën en Cultuur, mw. drs Louise E.J. Engering-Aarts