Trouwen in Vaals: Verrassend, Veelzijdig & Zorgenvrij! 1 Inleiding De gemeente Vaals is vanwege zijn ligging, natuurlijke omgeving en prachtige gebouwen een bijzondere mix van verschillende karakteristieken. We gebruiken niet voor niets de slogan: Verrassend, Veelkleurig, Veelzijdig!! In die zin is het dan ook niet verwonderlijk dat bruidsparen uit heel Nederland en het buitenland naar Vaals komen om hun huwelijk te voltrekken. In Vaals worden veel huwelijken voltrokken van mensen die niet in Vaals wonen. Zo werden er in 2009 in totaal 73 huwelijken gesloten en hiervan waren 42 bruidsparen niet uit Vaals afkomstig. In vergelijking met andere gemeenten is dit aantal hoog. Zelfs nu er landelijk minder huwelijken worden voltrokken, blijft het aantal huwelijken in Vaals bijna gelijk. Wat daarbij wel opvalt is dat de vraag naar huwelijksvoltrekkingen waarbij rekening wordt gehouden met de speciale wensen van het bruidspaar toeneemt. Ook de vraag naar huwelijksvoltrekkingen op bijzondere locaties wordt steeds groter. Met andere woorden de vraag op de huwelijksmarkt is veranderd. Werd voorheen het wettelijk huwelijk enkel als noodzaak gezien om een inzegening in de kerk mogelijk te maken, tegenwoordig kan ook het wettelijk huwelijk zich in een stijgende belangstelling verheugen. Deels is dit te verklaren door het vele aantal "tweede" huwelijken. Deze bruidsparen hebben vaak alleen nog maar de mogelijkheid om een "wettelijk huwelijk"te sluiten. Zij willen de wettelijke ceremonie volledig naar hun wensen inrichten om zo toch een bijzondere en onvergetelijke dag te beleven. De veranderde vraag leidt ertoe dat de aanstaande echtparen (klanten) meer specifieke en bijzondere vragen en wensen hebben. In de uit 2000 daterende Besturingsfilosofie "Weten wat je van elkaar verwacht", wordt een klantgerichte organisatie voorgestaan. Bij deze insteek past een vraaggerichte benadering van de dienstverlening in casu van de huwelijksvoltrekking. Hierbij dient niet vanuit het aanbod maar vanuit het vraagpatroon van de klant te worden geredeneerd. De klantvraag is (mede)bepalend is voor het aanbod. Met andere woorden: de vraag/wensen van de klant staan centraal. Er dient maatwerk te worden geleverd. Gebruikmakend van de aantrekkelijkheid van Vaals als trouwlocatie en inspelend op de veranderde vraag van aanstaande bruidsparen, kan de gemeente ervoor kiezen zich nadrukkelijk als "trouwgemeente" op de huwelijksmarkt te profileren. Dit zorgt voor naamsbekendheid hetgeen ook een positieve uitstraling zal hebben op het promoten van Vaals als toeristisch en recreatief attractieve gemeente. Om hieraan op kwalitatief hoog niveau invulling te kunnen geven, is het noodzakelijk dat hiervoor een samenhangend geheel van "spelregels" wordt ontwikkeld. Momenteel wordt op ad hoc basis geprobeerd om toch zoveel mogelijk aan de wensen tegemoet te komen. Hierdoor komt het voor dat er verzoeken van bruidsparen niet kunnen worden gehonoreerd vanwege mogelijke precedentwerking of omdat de legesverordening hierin niet voorziet. Denk hierbij aan het extra afhuren voor een half uur van de trouwkamer, het trouwen op een locatie die niet als zodanig is benoemd, de mogelijkheid om te worden getrouwd door een familielid, vriend of bekende enz.. Dit zijn zaken waarover onduidelijkheid bestaat en niet vastliggen in een nota. Daarom is belangrijk te beschrijven wat de mogelijkheden voor de bruidsparen in Vaals zijn en welke kosten daaraan verbonden zijn. Onderstaand zal eerst de doelstelling van deze nota worden aangegeven. Verder zal kort worden aangegeven op welke wijze c.q. met welke instrumenten deze doelstelling wordt gerealiseerd. Daarna wordt de daadwerkelijke (inhoudelijke) invulling van het beleid besproken. 2 Doelstelling In de nota trouwen van 12 december 2006 werd gestreefd naar een stijging van 20% van de huwelijken ten opzichte van peiljaar 2005. Dit is niet realistisch gebleken. De volgende aantallen huwelijken werden vanaf 2006 voltrokken : 2006 : 85 2007 : 69 1
2008 : 62 2009 : 76 2010 : 50 (peildatum 20-04-2010) Doel van deze nota is verdere professionalisering van het huwelijksbeleid. Om het aantal huwelijken op peil te houden en zelfs te kunnen laten stijgen, is het nodig dat het trouwbeleid wordt aangepast aan de praktijk door middel van een verdere uitbreiding van het locatieaanbod, maar ook door een verruiming van de dagen waarop getrouwd kan worden. 3 Hoe gaan we deze doelstelling realiseren? Om de doelstelling te kunnen realiseren moet de dienstverlening verder worden geprofessionaliseerd en dient er maatwerk geleverd te worden. Ook dient trouwen in Vaals gepromoot te worden. Onderstaand staan de te ondernemen acties beschreven alsmede de hiermee gemoeid zijnde kosten. 3.1 Professionalisering van de dienstverlening Vanuit een vraaggerichte insteek zal de professionaliteit van de dienstverlening moeten worden vergroot. Er zal op kwalitatief hoog niveau invulling moeten worden gegeven aan huwelijksvoltrekkingen. Denk hierbij aan diversiteit en bijzonderheid in trouwlocaties en het kiezen van je eigen trouwambtenaar. Tevens moet worden gewerkt aan uitstraling en kwaliteit van de trouwlocaties. Voorop staat dat de klant geen zorgen moet hebben. Alles wat met de huwelijksvoltrekking te maken heeft, moet door de gemeente efficiënt worden geregeld. De klant moet op goede kwaliteit kunnen rekenen. 3.1.1 Diversiteit in trouwlocaties Op dit moment heeft de gemeente Vaals de onderstaande (buiten)locaties en kamers benoemd waarin huwelijken kunnen worden voltrokken. Echter, niet alle benoemde kamers zijn even geliefd om in te trouwen. Daarnaast wordt er gevraagd om in kamers te mogen trouwen die niet zijn benoemd. Een en ander dient op de vraag van de klanten te worden afgestemd. Trouwkamer (gemeentehuis): De trouwkamer is geschikt voor gezelschappen tot 45 personen. Grotere gezelschappen worden geadviseerd de Raadzaal in te plannen of een buitenlocaties te reserveren. Van de trouwkamer wordt veelvuldig gebruik gemaakt. Raadzaal gemeentehuis: De Raadzaal is geschikt voor gezelschappen tot 150 personen. Voorwaarde is dat de opstelling van het meubilair ongewijzigd blijft. Grote gezelschappen die in het gemeentehuis willen trouwen geven de voorkeur aan deze ruimte. Kasteel Bloemendal: In Kasteel Bloemendal kunnen er huwelijken worden voltrokken in het refectorium, de salon, de Monastère zaal, de tuinkamer, de hotelbar en de gewelven. Deze locatie biedt de mogelijkheid om aansluitend aan het huwelijk de receptie/het feest hier te houden. Kasteel Vaalsbroek: In Kasteel Vaalsbroek kan er worden getrouwd in Vaalsbroekerhof, de Tuinkamer, de Haardkamer en het Morettipavaljoen, Von der Mosel-Von Görschenkamer. Deze locatie biedt dezelfde mogelijkheden als Bloemendal. De Kopermolen: De Kopermolen is sinds 12-12-2006 benoemd als trouwlocatie en is vooral voor grotere gezelschappen geschikt. Taverne de Grenssteen (Drielandenpunt): Taverne de Grenssteen biedt de mogelijkheid om op het hoogste punt van Nederland te trouwen. Ook op deze locatie kan het bruidspaar aansluitend de receptie houden c.q. het bruiloftsfeest vieren. 2
Maar om nog beter te kunnen inspelen op de vraag van a.s. bruidsparen naar bijzondere trouwlocaties wordt deze met één extra locatie uitgebreid. Onderstaande locatie voldoet aan de in de wet genoemde criteria. Landhuis de Esch Deze locatie biedt plaats aan gezelschappen tot 50 personen. Dhr. G. de Weerd heeft in een brief van 17-08-2009 de vraag gesteld tot benoeming van landhuis de Esch tot trouwlocatie. Na een bezoek aan landhuis de Esch en gesprek met dhr. de Weerd is gebleken dat deze zeer smaakvolle locatie ook mogelijkheden biedt om aansluitend aan het huwelijk een toast uit brengen en eventueel een hapje te nuttigen. 3.1.2 Verdere uitbreiding dagen waarop getrouwd kan worden Steeds meer bruidsparen wensen op zon- en feestdagen in het huwelijk wensen te treden. Om de gemeente Vaals als trouwgemeente te promoten, wordt voorgesteld de trouwdagen op een aantal locaties te verruimen. De wenselijkheid van verruiming van de trouwdagen is reeds met de desbetreffende locaties besproken. Het betreft de locaties: Kasteel Bloemendal, Kasteel Vaalsbroek, gemeentehuis Vaals (trouwkamer, raadzaal), Kopermolen, landhuis de Esch. Trouwen op een zon- en feestdagen kan onder de navolgende voorwaarden: - het bruidspaar moet een speciale reden hebben om op die dag te willen trouwen, bijv. medische reden, datum heeft een bijzondere betekenis, speciale datum zoals 10-10-2010. Praktische redenen, zoals bijvoorbeeld werk, mogen geen reden zijn. De beoordeling van het verzoek zal door de ambtenaar van de burgerlijke stand plaatsvinden. - het bruidspaar moet het verzoek schriftelijk indienen. - er moet een (buitengewoon) ambtenaar burgerlijke stand beschikbaar zijn. - de gewenste locatie/ ruimte dient die dag beschikbaar te zijn. - er zal een hoger tarief aan leges worden geheven. De legesverordening dient hierop te worden aangepast. Er zal een onderscheid worden gemaakt tussen trouwen op zondagen, vastgestelde feestdagen of andere aangewezen dagen. Onder feestdagen wordt verstaan Nieuwjaarsdag, Pasen, Koninginnedag, Hemelvaart, Pinksteren en Kerstmis en onder aangewezen dagen Carnavalsmaandag en -dinsdag, Bevrijdingsdag en Oudejaarsdag. 3.2 Kwaliteitsimpuls Verder is het noodzakelijk om de geboden kwaliteit te verbeteren. Eerder is besloten tot het dragen van een toga door de trouwambtenaren en het dragen van een kostuum door de bodes. Dit levert een verzorgde en professionele uitstraling op. Rekeninghoudend met de wensen van de bruidsparen zijn de volgende zaken aangeschaft : Zijden bloemen in zowel de trouwkamer als raadzaal. Mobiele airco. Geluidsinstallatie in de trouwkamer. In de raadzaal wordt een draagbare radio met cd-speler gebruikt. Het geluid hiervan is niet optimaal, maar gezien het aantal huwelijken dat hier voltrokken wordt is het niet lonend om ook hier een goede geluidsinstallatie aan te schaffen. Babs Sinds 2010 heeft de gemeente Vaals vier Babsen (Buitengewoon Ambtenaar Burgerlijke Stand) in dienst. Gezien het aantal huwelijken lijkt dit aan de hoge kant. De reden hiervoor ligt echter in het feit dat we halverwege 2009 tegen problemen aanliepen in de planning, waardoor besloten werd een nieuwe Babs aan te trekken. Lopende de procedure bleken twee kandidaten geschikt te zijn. Beiden werden aangesteld en hebben in 2009 een ééndaagse cursus gevolgd : huwelijksvoltrekking Babs. 4. Invulling beleid 4.1. Maatwerk Het standaardpakket bestaat uit een intakegesprek met de trouwambtenaar, een standaard toespraak in het Nederlands, Duits of Engels, een huwelijksvoltrekking in het gemeentehuis (trouwkamer of raadzaal) en een trouwboekje. Ook is het mogelijk om de favoriete muziek van het bruidspaar te laten afspelen. Dit dient plaats te vinden in een tijdsbestek van zo n 45 minuten. Uitbreiding van de ceremonie kan plaatsvinden tegen een meerprijs. In de bijlage wordt schematisch een overzicht van de soorten huwelijkspakketten gegeven. 3
4.2 Facturering Huwelijken worden vooraf gefactureerd. Uiterlijk 14 dagen voor de huwelijksvoltrekking moeten de (leges)kosten betaald zijn. Indien niet tijdig wordt betaald dan zal de huwelijksvoltrekking niet doorgaan. Daarnaast bestaat er een annuleringsregeling voor de huwelijken. Indien binnen een termijn korter dan een maand vóór de oorspronkelijk geplande datum het huwelijk wordt geannuleerd, bestaat aanspraak op teruggaaf van 50 % van de voor de huwelijksvoltrekking geheven leges. Wordt geannuleerd langer dan één maand vóór de oorspronkelijk geplande datum dan bestaat aanspraak op teruggaaf van 100% van de voor de huwelijksvoltrekking geheven leges. Het vorenstaande geldt eveneens voor partnerschapsregistraties en de Renewal of Vows. 4.3 Keuze trouwambtenaar Bruidsparen kunnen, indien de planning dit toelaat, kiezen voor één van de trouwambtenaren van de gemeente. Wil men getrouwd worden door een vriend of familie dan is ook dit mogelijk. Hier is echter een onderscheid : - is degene die het huwelijk zal voltrekken als Babs of Abs in een andere gemeente benoemd, dan kan hij/zij middels een collegevoorstel éénmalig benoemd worden. - Is dit niet het geval dan zijn hier extra kosten aan verbonden (conform de legesverordening) en dient men aan de volgende voorwaarden te voldoen : Indienen van een gezamenlijk schriftelijk verzoek ondertekend door het bruidspaar en de trouwambtenaar. Het verzoek moet minstens drie maanden voor de huwelijksdatum worden ingediend. Een geldig legitimatiebewijs (paspoort of ID kaart) moet worden overlegd. Er moet een Verklaring Omtrent het Gedrag van de ambtenaar in spé worden gevraagd. Interne beoordeling en bij twijfel beoordeling door externe commissie Benoeming door het college Beëdiging bij de rechtbank. korte briefing aan de nieuwe ambtenaar over de verplichte onderdelen van de huwelijksvoltrekking en aanreiken standaard toespraak. Bij de huwelijksvoltrekking zal, indien nodig, een ervaren ambtenaar (lees vakinhoudelijke) aanwezig zijn. 4.4 Renewal of Vows Een aparte vermelding verdienen de zogenaamde Renewal of Vows, het opnieuw afleggen van de trouwgelofte(n). Deze uit Amerika afkomstige trend mag niet ongenoemd blijven. In de Verenigde Staten is het heel gewoon om elkaar opnieuw trouw te beloven en de gelofte(n) naar elkaar uit te spreken. De Renewal of Vows vindt met name plaats als mensen 12,5 of 25 jaar getrouwd zijn. De Renewal of Vows kan ten overstaan van een Babs, ambtenaar (ABS ambtenaar burgerlijke stand) of niet-ambtenaar (familielid etc.) worden afgelegd. De gemeente Vaals is één van de eerste gemeenten waar het mogelijk is de trouwbelofte te hernieuwen. Bijkomend voordeel is dat mensen die niet in Vaals kunnen trouwen (omdat ze niet in het bezit zijn van een Nederlandse nationaliteit of niet in de gemeente Vaals woonachtig zijn) wel de Renewal of Vows in Vaals kunnen laten plaatsvinden. Met name voor bruidsparen uit Duitsland betekent dit een nieuwe mogelijkheid. Veel bruidsparen met de Duitse nationaliteit willen nl. in Vaals trouwen maar de Nederlandse wetgeving maakt dat helaas onmogelijk. Echter, met de Renewal of Vows kan de wettelijke huwelijksvoltrekking plaats vinden in Duitsland met aansluitend in Vaals de Renewal of vows. 4.5 Communicatie/website De site van de gemeente Vaals is voorzien van een extra item voor wat betreft het trouwen (incl. film). De website linkt door naar de buitenlocaties zodat bruidsparen meteen de juiste informatie kunnen krijgen over de locatie waar zij voor kiezen. Tevens is de website voorzien van een foto van de trouwambtenaren. 4
5. Inwerkingtreding Deze nota treedt in werking op 15 mei 2010. 6. Citeertitel Deze nota kan worden aangehaald als: Nota Trouwen 2010. Burgemeester en wethouders van de gemeente Vaals, J.W.M. Rijnders MPM Secretaris drs. R.L.T. van Loo Burgemeester ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------- Bekendgemaakt middels publicatie - in het Vaalser Weekblad d.d. 14 mei 2010 - gemeentelijke website d.d. 14 mei 2010 In werking getreden d.d. 15 mei 2010 5