Bijlage 5B: Conceptovereenkomst Glasbewassing DE ONDERGETEKENDEN: 1. De Vrije Universiteit, gevestigd aan de Boelelaan1105 te Amsterdam, rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw J. van der Veer, Beleidsdirecteur van de Dienst Facilitaire Campus Organisatie (FCO), hierna te noemen de Opdrachtgever ; en 2. <naam opdrachtnemer>, gevestigd <vestigingsadres>, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de <heer/mevrouw> <naam>, <functie>, hierna te noemen <Opdrachtnemer> ; samen te noemen de Partijen. IN AANMERKING NEMENDE DAT: De Opdrachtgever besloten heeft tot het contracteren van een leverancier, welke de Glasbewassingsdienstverlening aan de objecten van de Opdrachtgever zal gaan leveren; De Opdrachtgever hiervoor op < datum> door middel van de openbare procedure, een Europese aanbesteding, volgens de aanbestedingswet 2012, is gestart betreffende schoonmaakdienstverlening en glasbewassing zoals aangekondigd via TenderNed; Opdrachtnemer op basis van eisen als omschreven in de Offerte aanvraag met kenmerk FCO201509, de Nota van Inlichtingen d.d op <datum> een inschrijving met kenmerk < > heeft gedaan en heeft verklaard en bevestigd aan de gestelde eisen te kunnen voldoen; de aanbieding van < opdrachtnemer>voor de Glasbewassing, als meest voordelige aanbieding is gekwalificeerd en daarmee als eerste geprefereerde Leverancier is aangemerkt; VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT: Artikel 1 Definities 1.1 In deze overeenkomst wordt verstaan onder: Algemene Voorwaarden De inkoopvoorwaarden van de Vrije Universiteit Overeenkomst Object Onderhavig document inclusief alle bijlagen Gebouw of deel van een gebouw dat in gebruik is door Opdrachtgever Artikel 2 Onderwerp van de overeenkomst 2.1 Opdrachtnemer neemt met ingang van <datum> op zich om de glasbewassingsdienstverlening bij de Opdrachtgever uit te voeren. Een en ander op basis van de voorwaarden uit de offerte aanvraag onder nummer FCO 201509, de Nota van Inlichtingen <de datum>, en voor de bedragen zoals omschreven in de bijlagen bij deze overeenkomst. Artikel 3 Duur, verlenging of vernieuwing van de overeenkomst 3.1 Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van <aantal> jaar, ingaande op <VUL IN: d.d. / na ondertekening door de Partijen>. 3.2 De overeenkomst loopt af op <de datum>. 3.3 De Opdrachtgever kan optioneel de overeenkomst met <..> keer < > jaar verlengen; 3.4 Uiterlijk te beginnen 6 maanden voor het einde van deze overeenkomst zullen de Partijen in overleg treden of de Opdrachtgever gebruik wenst te maken van de optiejaren. Vrije Universiteit 2
Artikel 4 Van toepassing zijnde documenten 4.1 Op de overeenkomst < VUL IN: de Algemene inkoopvoorwaarden van de Vrije Universiteit van augustus 2008> van toepassing. 4.2 Van deze overeenkomst maakt integraal onderdeel uit hetgeen is gesteld en geregeld in de bij deze overeenkomst behorende bijlagen, te weten: a. de offerteaanvraag van de Opdrachtgever, gedateerd <datum> (bijlage 1); b. de offerte van <opdrachtnemer>, gedateerd <datum> (bijlage 2) c. Nota van Inlichtingen <de datum> (bijlage 3) 4.3 Ingeval van strijdigheid tussen de offerteaanvraag en de offerte van <opdrachtnemer>, prevaleert de offerteaanvraag. Voor zover deze overeenkomst afwijkt van het gestelde in één of meer van de bovenstaande documenten, prevaleert het bepaalde in het eerst genoemde document. Artikel 5 Levering van producten en diensten 5.1 De opdrachtnemer ziet er op toe dat de werkzaamheden ongestoord voortgang vinden en in overeenstemming met de afspraak worden uitgevoerd. Hij draagt er zorg voor dat die voortgang niet onderbroken wordt door onder meer ziekte, vakantie of ander absenteïsme van zijn personeel. 5.2 De uitvoering van de glasbewassingswerkzaamheden door de opdrachtnemer zal de bedrijfsvoering van de opdrachtgever niet of nauwelijks verstoren. 5.3 De opdrachtnemer verplicht zich tot geheimhouding van al wat hem tijdens en door de uitvoering van deze overeenkomst over de bedrijfsvoering van de opdrachtgever bekend wordt en draagt ervoor zorg dat zijn personeel zich naar deze verplichting zal gedragen en een qua tekstinhoud bekende geheimhoudingsverklaring zal ondertekenen. Artikel 6 Prijs 6.1 De Opdrachtgever stelt als eis dat alle tarieven en prijzen aantoonbaar zijn gebaseerd op de CAO voor het schoonmaak en glazenwassersbedrijf en op de eisen uit de Offerte aanvraag. Indien extra werkzaamheden worden gevraagd, gelden de door Opdrachtnemer in de offerte aangeboden prijzen. 6.2 Alle prijzen/tarieven zijn bindend tot en met 31 december 2017, in Euro s exclusief BTW, maar inclusief alle bijkomende kosten. 6.3 Prijswijzigingen voor personele kosten mogen alleen worden doorgevoerd als deze kosten het gevolg zijn van wijzigingen in de voor de bedrijfstak geldende CAO. Alle voorgestelde prijzen kunnen in beginsel eenmaal per jaar en voor het eerst op 1 januari 2018 worden aangepast. 6.4 In beginsel zijn prijswijzigingen maximaal overeenkomstig de door het Ministerie van Economische Zaken bij schriftelijke beschikking toegestane maximale prijswijziging. Bij het ontbreken van zo n beschikking, vindt een wijziging van de contractprijs plaats met maximaal het stijgingspercentage van de onderhavige kosten. In beide gevallen dient de Opdrachtnemer een voorstel bij de Opdrachtgever in te dienen. Dit voorstel dient gespecificeerd te zijn naar de componenten welke deze wijziging noodzakelijk maken. Artikel 7 Betaling 7.1 Contractfacturatie dient plaats te vinden in verzamelfacturen per kwartaal, gebaseerd op alle contractwerkzaamheden en onder vermelding van het juiste ordernummer en grootboeknummer. Extra opdrachten dienen als verzamelfactuur worden ingediend, waarbij een uitsplitsing tussen extra opdrachten klant/projecten, calamiteiten en extra opdrachten contractmanagement wordt gemaakt. Deze onderdelen dienen gesubtotaliseerd te worden o.v.v. het juiste ordernummer en grootboeknummer. Factuurbijlagen dienen samen met de factuur in 1 PDF bestand digitaal te worden aangeleverd. 7.2 Facturatie vindt per kwartaal achteraf, maar vóór de 15 de dag van de daarop volgende maand plaats. De Opdrachtnemer dient alle facturen op te maken ten name van de Financiële Administratie, onder vermelding van nader aan te leveren gegevens door de Contractmanager. Betaling van de factuur door de Opdrachtgever vindt plaats binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur. Opdrachtgever is gerechtigd de betaling (gedeeltelijk) op te schorten indien het de Opdrachtgever een tekortkoming in de nakoming van een van de verbintenissen van de Vrije Universiteit 3
Opdrachtnemer constateert, voor zover de tekortkoming dit rechtvaardigt. 7.3 Ter afsluiting van het boekjaar dienen alle facturen (voor zover mogelijk) vóór eind november te worden aangeleverd. De opdrachten voor in december ingeplande werkzaamheden worden op voorhand geaccordeerd, zodat de facturen tijdig aangeleverd kunnen worden. Artikel 8 Rapportage en verantwoording 8.1 Opdrachtgever stelt hoge eisen aan correcte en transparante administratieve verwerking rapportages en uitgevoerde werkzaamheden. Opdrachtnemer dient de overzichten aan te leveren in een spreadsheet. De definitieve rapportage, inhoud en opmaak geschiedt in overleg met de Opdrachtgever. Artikel 9 Duurzaamheid en MVO 9.1 Opdrachtgever hecht er veel belang aan dat de Opdrachtnemer invulling wil geven aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Aan de uitvoering van de opdracht stelt de Opdrachtgever de volgende voorwaarden: > voorzien in de behoeften van huidige generaties zonder daarmee die voor de toekomstige generaties in gevaar te brengen; > het milieubewuster inkopen en verwerken van diensten, leveringen en werken door rekening te houden met energie- en waterbeheer, het gebruik van grondstoffen en producten, afvalverwerking en materialen; > aandacht voor ARBO-aspecten, zoals veiligheid; > rekening te houden met sociale aspecten, waaronder het tegengaan van kinderarbeid. 9.2 De VU hanteert als minimale eis voor het aan te besteden product of dienst, de criteria die de rijksoverheid hanteert bij inkoop. Voor actuele kenmerken van duurzaam inkopen wordt verwezen naar PianOo. https://www.pianoo.nl/sites/default/files/documents/documents/milieucriteriaschoonmaakjan2016.pdf Artikel 10 Tussentijdse opzegging en beëindiging 10.1 Indien de opdrachtnemer niet naar behoren functioneert, behoudt de opdrachtgever zich het recht voor, om na 2 schriftelijke waarschuwingen het contract, met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden, te beëindigen. 10.2 De opdrachtgever is bevoegd deze overeenkomst, zonder nadere ingebrekestelling en voorafgaande rechterlijke tussenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen wanneer: > bij een in kracht van gewijsde gedaan vonnis de opdrachtnemer in staat van faillissement is verklaard of hem surseance van betaling is verleend; > de onderneming van de opdrachtnemer betrokken raakt bij een bedrijfsovername, een fusie of bij liquidatie: 10.3 De opdrachtgever is bevoegd deze overeenkomst op te zeggen nadat opdrachtgever opdrachtnemer een redelijke termijn heeft gesteld de tekortkoming(en) te herstellen, wanneer: > door wanprestatie van de opdrachtnemer de overeengekomen diensten niet of niet geheel of niet naar behoren zijn geleverd; > door of vanwege de opdrachtnemer, zijn vertegenwoordiger of onder hem werkend personeel enig voordeel, in welke vorm dan ook, is toegezegd, aangeboden of verschaft aan personeel van de opdrachtgever. 10.4 Opzegging geschiedt per aangetekende brief aan de opdrachtnemer. Bij tussentijdse opzegging wordt de opzeggingsgrond vermeld. 10.5 Indien de opdrachtgever op grond van artikel 16 lid 1 of artikel 16 lid 2 tot opzegging met onmiddellijke ingang overgaat, is de opdrachtnemer tegenover opdrachtgever verplicht tot vergoeding van de schade die door de opzegging mocht ontstaan. Onder schade wordt in dit verband mede verstaan: > het verschil tussen de met de opdrachtnemer overeengekomen prijs en de kosten verbonden aan het doen uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden door een derde, en wel gedurende de restanttijd van de op dat moment geldende vaste contractstermijn. > De kosten die door de opdrachtgever moeten worden gemaakt tengevolge van een aanbestedingsprocedure. 10.6 Indien de opdrachtgever een object geheel of voor een belangrijk gedeelte op korte termijn definitief moet ontruimen, is hij bevoegd de overeenkomst tussentijds op te zeggen met een opzegtermijn van drie maanden. Vrije Universiteit 4
Artikel 11 Aansprakelijkheid 11.1 De opdrachtnemer zal voor een naar het oordeel van de opdrachtgever adequate verzekering van zijn aansprakelijkheden zorgdragen. Jaarlijks verschaft de opdrachtnemer de opdrachtgever inzage in de verzekeringspolis en in de bewijsstukken met betrekking tot de betaling van de verschuldigde premies of zal een makelaarsverklaring worden verstrekt. 11.2 In de te sluiten verzekering dient een eigen risico en een zogenaamde opzichtclausule te zijn uitgesloten. De minimale dekking van de verzekering dient 2.500.000,00 per gebeurtenis te zijn. 11.3 De opdrachtnemer is uitsluitend aansprakelijk voor schade die tijdens de uitvoering van het contract door zijn personeel en/of door zaken die hij onder zijn toezicht heeft en/of door zijn onderaannemer(s)(s) aan de opdrachtgever en/of aan derden wordt toegebracht, schade als gevolg van het niet of niet naar behoren uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden daaronder begrepen, voor zover de hiertoe afgesloten verzekering dekking biedt. 11.4 De opdrachtnemer dient er op toe te zien dat alle medewerkers zich houden aan de Arbeidsomstandighedenwet en het Arboconvenant schoonmaak. Indien en voor zover op grond van het bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet en het Arboconvenant schoonmaak bepaalde, ten gevolge van deze overeenkomst voor opdrachtgever verplichtingen ontstaan ten aanzien van personen waarvan opdrachtnemer zich bedient ter uitvoering van de opdracht, is de opdrachtnemer gehouden om zoveel mogelijk te handelen in overeenstemming met deze verplichtingen, alsmede om al het mogelijke te doen of na te laten, teneinde de opdrachtgever in staat te stellen deze verplichtingen na te komen. De opdrachtnemer is verplicht om de opdrachtgever onverwijld in kennis te stellen van al hetgeen waarvan hij in redelijkheid kan aannemen dat zulks voor het nakomen van bedoelde verplichtingen door de opdrachtgever dienstig kan zijn. de aannemer is aansprakelijk voor alle schade die de opdrachtgever lijdt door het niet nakomen van de hierboven voor hem bedoelde verplichtingen, onverminderd het recht van opdrachtgever om bij grove schending van deze verplichtingen de overeenkomst op grond van toerekenbare tekortkoming te ontbinden overeenkomstig het bepaalde in artikel 16 van deze overeenkomst. Artikel 12 Slotbepalingen 12.1 Indien op grond van veranderde beleidsinzichten en/of gewijzigde of onvoorziene omstandigheden de overeenkomst naar mening van één van de Partijen of beide partijen aanvulling of wijziging behoeft, zullen de Partijen met elkaar in overleg treden om te bezien op welke wijze de overeenkomst kan worden aangevuld of gewijzigd. Slagen de Partijen er niet in om hierover tot overeenstemming te komen, dan zal sprake zijn van een geschil zoals bedoeld in de Algemene Voorwaarden. 12.2 Aanvullingen of wijzigingen waarover tussen de Partijen overeenstemming is bereikt, zullen schriftelijk worden vastgelegd en als bijlage(n) aan deze overeenkomst worden gehecht. ALDUS OVEREENGEKOMEN EN IN TWEEVOUD ONDERTEKEND OP <DATUM>, te <PLAATS> DE OPDRACHTGEVER <naam> <functie> <OPDRACHTNEMER> <naam> <functie> <handtekening> <handtekening> Vrije Universiteit 5
Overzicht van de bijlagen horende bij het contract <VUL IN> Bijlage nummer Bevat Paraaf Universiteit Paraaf Opdracht -nemer Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Offerte aanvraag Opdrachtgever d.d. Offerte Opdrachtnemer d.d. Nota van Inlichtingen d.d. Partijen verklaren dat zij akkoord gaan met het tekenen van dit bijlage overzicht, waarmee het paraferen van elke pagina van de bijlagen komt te vervallen. Datum: Vrije Universiteit Opdrachtnemer> Vrije Universiteit 6