PC-privé-regeling Nr. POI-385 Vergadering 18 april 1997 Agenda nr. Commissie: algemeen bestuur Gedeputeerde met de verdediging belast: D.J.P. Bruinooge Nr. 97743/32 Middelburg, 11 maart 1997 Aan Provinciale Staten van Zeeland Samenvatting Voorgesteld wordt om een PC-privé-regeling in te stellen voor vier jaar. Het personeel wordt daarbij in de gelegenheid gesteld maximaal ƒ 4.500,-- renteloos te lenen voor de aanschaf van computerapparatuur, via het salaris in 36 maandelijkse termijnen af te lossen. Tevens wordt voorgesteld een jaarlijks krediet ad ƒ 375.000,-- beschikbaar te stellen voor het verstrekken van de renteloze leningen en de jaarlijkse rentelasten ter uitvoering van de regeling te dekken uit het hiervoor op de begroting beschikbare bedrag. Voorgeschiedenis De afgelopen drie jaren is er voor onze medewerkers een PC-privé-regeling van kracht geweest. De motieven voor deze regeling waren: het belang van de provincie dat medewerkers zo goed mogelijk met de standaard hulpmiddelen kunnen omgaan; de onmogelijkheid om de programmatuur van 1994 te gebruiken op PC's die met het PC-privé-project van 1987 waren aangeschaft; de mogelijkheid om binnen de gebruiksovereenkomst voor de programmatuur aan de medewerkers beschikbaar te stellen, zodat er thuis met dezelfde software gewerkt kon worden als op kantoor; de wens bij het personeel om opnieuw deel te nemen aan een PC-privé-project; De opzet van de PC-privé-regeling uit 1994 was al volgt: een looptijd van drie jaar; een renteloze lening van maximaal 3 jaar, via het salaris terug te betalen in 36 maandelijkse termijnen deelnemers: alle medewerkers in vaste dienst van de Middelburgse directies en de PSD; Beoordeling De conclusie is gerechtvaardigd dat de PC-privé-regeling van 1994 een succes is geworden. Tot 1 januari 1997 hebben 300 medewerkers gebruik gemaakt van deze regeling. Een andere graadmeter is het ontbreken van de gebruikelijke weerstand geweest, bij de overstap van DOS naar Windows als besturingssysteem voor PC's. Het enige manco aan de regeling is de beperkte duur. Inmiddels heeft onder meer het Directieteam de conclusie getrokken dat het wenselijk is om de huidige regeling in grote lijnen voort te zetten. Ook van werknemerszijde is op een dergelijk besluit aangedrongen, onder meer in de ondernemingsraad. De medewerkers die direct in het voorjaar van 1994 een PC hebben gekocht beginnen zich terecht zorgen te maken over de inmiddels te beperkte mogelijkheden in relatie tot wat momenteel gebruikelijk is. Ter voorbereiding van een nieuwe regeling is bij de bij de uitvoering van de regeling betrokken afdelingen nagegaan, of er ervaringen met de regeling uit 1994 zijn, die aanleiding zijn tot een andere opzet van een eventuele nieuwe regeling. Hieruit kwamen de volgende zaken naar voren: de wenselijkheid van een permanente regeling; - 1 -
meer flexibiliteit bij de keuze van de leverancier en een goede waarborg voor de vereiste service; de beschikbaarheid van de bij de provincie gebruikte kantoorsoftware voor thuisgebruik. Nieuwe opzet Gegeven bovengenoemde ervaringen en beoordelingen wordt een PC-privé-regeling voorgesteld onder de volgende voorwaarden: de PC-privé-regeling heeft een looptijd van vier jaar en start op het moment dat Provinciale Staten goedkeuring hebben verleend aan de regeling; het personeel wordt een renteloze lening aangeboden waarbij het te lenen bedrag in 36 maandelijkse termijnen via het salaris wordt terugbetaald; het maximaal te lenen bedrag wordt vastgesteld op ƒ 4.500,- de lening kan niet gebruikt worden om software aan te schaffen, de bij de provincie gebruikte kantoorsoftware wordt beschikbaar gesteld; de regeling wordt opengesteld voor alle ambtenaren die in vaste dienst zijn bij de directies Welzijn, Economie en Bestuur, Ruimte Milieu en Water, Infrastructuur en Vervoer en de Provinciale Stoombootdiensten in Zeeland en de Stafafdelingen griffier en de Stafafdelingen directieteam; medewerkers die door hun dienstverband gebruik kunnen maken van de regeling kunnen dit doen als een voorafgaande lening langer dan 24 maanden geleden is aangegaan en een eventuele eerdere lening volledig is afgelost; indien een medewerker na een eerdere aanschaf van een PC in het kader van deze regeling alsnog randapparatuur onder dezelfde voorwaarden wil aanschaffen, dan gelden de volgende beperkingen: de som van de renteloze lening voor dit doel en die van de oorspronkelijke lening bedraagt te hoogste het maximum bedrag van ƒ 4.500,--; de renteloze lening voor dit doel moet afgelost worden op hetzelfde tijdstip als de oorspronkelijke lening; de provincie koopt voor het personeel de gewenste apparatuur en draagt daarbij de verantwoordelijkheid voor betaling van de door de leverancier aan de provincie verstrekte factuur; indien de bestelling van een ambtenaar het maximum van het renteloos te lenen bedrag overschrijdt, wordt de ambtenaar het meerdere ineens in rekening gebracht; de minimum eisen worden afgeleid van de kantoorpraktijk in de provinciale organisatie: de te bestellen PC moet voldoende geschikt zijn voor het gebruik van de standaard software. Wij zullen volgen in welke mate het gebruik van deze regeling de werkdruk verhoogt voor medewerkers van de betrokken afdelingen en zo nodig de hierboven voorgestelde werkwijze aanpassen. De bij deze regeling behorende procedure voor bestelling en levering is uitgewerkt in bijlage A. Bijlage B bevat de letterlijke tekst van de leenovereenkomst die de ambtenaar bij bestelling aangaat. - 2 -
Financiële aspecten In de ontwerpbegroting 1997 is een bedrag van ƒ 16.826,-- opgenomen als rentelasten voor de op 1 januari 1997 uitstaande geldleningen in het kader van de PCprivé-regeling van 1994. In de meerjarenbegroting zijn voor de jaren 1998, 1999, 2000 bedragen geraamde van resp. ƒ 10.400,--, ƒ 7.000,-- en ƒ 3.500,--. Deze cijfers zijn nog gebaseerd op het aflopen van de huidige regeling per 1 maart 1997. Nu de regeling omgezet wordt in een permanente regeling dienen de cijfers in de meerjarenbegroting te worden aangepast. Gelet op de gemiddelde deelname in de afgelopen drie jaar is de volgende berekening op te stellen: 100 deelnemers x gem. bedrag van ƒ 3.750,-- = ƒ 375.000,-- Aan rentelasten levert dit een gemiddeld bedrag op van (afgerond) ƒ 36.000,--. (Ter vergelijking: de gemiddelde rentelasten over de periode 1995-1997 bedroegen ƒ 26.896,--) Bij het samenstellen van de begroting 1998 zullen wij met deze rentelasten rekening houden. Gedeputeerde Staten van Zeeland, drs. W.T. VAN GELDER, voorzitter mr. J.A. LANDER, griffier Ontwerp-besluit De Staten de provincie Zeeland, gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten d.d. 11 maart 1997, nr 97743/32; gelet op artikel 91 van de Provinciewet, b e s l u i t e n: a) een PC-privé-regeling in te stellen voor de duur van vier jaren ter financiering waarvoor de provincie Zeeland een renteloze geldlening ter leen verstrekt aan de deelnemers aan voornoemde regeling met een maximum van ƒ 4.500,-- per configuratie per werknemer en verder onder de voorwaarden en de bepalingen zoals deze zijn opgenomen in de afzonderlijk per werknemer af te sluiten koopovereenkomst en de hieruit voortvloeiende geldleningsovereenkomst; b) voor de uitvoering van de voornoemde PC-privé-regeling een jaarlijks krediet van ƒ 375.000,-- beschikbaar te stellen voor het verstrekken van renteloze geldleningen aan werknemers in vast dienstverband bij de provincie Zeeland en de jaarlijkse rentelasten te dekken binnen de begroting. - 3 -
BIJLAGE A GECORRIGEERDE BIJLAGEN BIJ STATENVOORSTEL POI-385 1. PROCEDURE AANSCHAF PC IN KADER VAN PC-PRIVE-REGELING Ambtenaar geeft aan Inkoop opdracht tot bestelling PC, onder opgaaf van specificaties zoals merk, type, evt. printer etc. Ambtenaar vult koopovereenkomst in en ondertekent deze. Inkoop controleert aan de hand van gegevens van POI of ambtenaar: * in vaste dienst van de provincie is, * langer dan ten minste twee jaar geleden gebruik gemaakt heeft van de regeling en * een eventuele eerdere renteloze regeling heeft afgelost. Inkoop ondertekent de overeenkomst namens de provincie en zendt een kopie aan ambtenaar. Inkoop vult twee geldleningsovereenkomsten in en zendt deze ter ondertekening naar FEZ. Indien het aanschafbedrag boven ƒ 4.500,-- ligt, draagt FEZ zorg voor facturering van het meerbedrag aan de ambtenaar. Ambtenaar dient het meerbedrag te hebben betaald voordat of op het moment dat de PC wordt opgehaald. Inkoop bestelt PC bij een (van de) door de provincie geselecteerde leverancier(s) en laat deze uitleveren op het provinciehuis. Levering wordt door Inkoop gecontroleerd. Ambtenaar krijgt bericht dat PC binnen is en spreekt met Inkoop af wanneer deze wordt opgehaald. Bij aflevering tekent ambtenaar voor ontvangst. Tevens tekent de ambtenaar de twee geldleeningsovereenkomsten. Eén daarvan is voor de ambtenaar, de andere wordt aan FEZ gezonden. FEZ geeft opdracht aan de salarisadministratie tot start inhouding bij de eerst volgende salarisbetaling. Tevens geeft FEZ aan wanneer de inhouding dient te worden beëindigd. Inkoop zendt de factuur van de leverancier door aan FEZ ter betaling door de provincie. POI controleert wanneer een ambtenaar de provinciale dienst verlaat of deze nog een leenovereenkomst met de provincie heeft. Wanneer dit het geval is, gaat POI bij FEZ na welk bedrag nog door de ambtenaar verschuldigd is en houdt dit bedrag in op de laatste salarisbetaling. Indien het verschuldigde bedrag niet of niet volledig verrekend kan worden door inhouding op de laatste salarisbetaling, wordt hiervan melding gemaakt door FEZ. FEZ zorgt in dat geval voor facturering en inning van de restant-schuld. 2. PROCEDURE AANSCHAF AANVULLENDE RAND-APPARATUUR IN KADER VAN PC-PRIVE-REGELING Ambtenaar geeft aan Inkoop opdracht tot bestelling randapparatuur, onder opgaaf van specificaties zoals merk, type etc. Ambtenaar vult koopovereenkomst in en ondertekent deze. Inkoop controleert aan de hand van gegevens van POI of ambtenaar in vaste dienst van de provincie is, en welke bestedingsruimte ambtenaar heeft (ƒ 4.500 minus de waarde van de lopende lening) Inkoop ondertekent de overeenkomst namens de provincie en zendt een kopie aan ambtenaar. Inkoop vult twee aanvullende geldleningsovereenkomsten in en zendt deze ter ondertekening naar FEZ. FEZ berekent de hoogte van de maandelijkse inhoudingen. Indien het aanschafbedrag boven de bestedingsruimte ligt, draagt FEZ zorg voor facturering van het meerbedrag aan de ambtenaar. Ambtenaar dient het meerbedrag te hebben betaald voordat of op het moment dat de randapparatuur wordt opgehaald. Inkoop bestelt randapparatuur bij een (van de) door de provincie geselecteerde leverancier(s) en laat deze uitleveren op het provinciehuis. Levering wordt - 4 -
door Inkoop gecontroleerd. Ambtenaar krijgt bericht dat randapparatuur binnen is en spreekt met Inkoop af wanneer deze wordt opgehaald. Bij aflevering tekent ambtenaar voor ontvangst. Tevens tekent de ambtenaar de twee geldleeningsovereenkomsten. Eén daarvan is voor de ambtenaar, de andere wordt aan FEZ gezonden. FEZ geeft opdracht aan de salarisadministratie tot start inhouding bij de eerst volgende salarisbetaling. Tevens geeft FEZ aan wanneer de inhouding dient te worden beëindigd. Inkoop zendt de factuur van de leverancier door aan FEZ ter betaling door de provincie. POI controleert wanneer een ambtenaar de provinciale dienst verlaat of deze nog een leenovereenkomst met de provincie heeft. Wanneer dit het geval is, gaat POI bij FEZ na welk bedrag nog door de ambtenaar verschuldigd is en houdt dit bedrag in op de laatste salarisbetaling. Indien het verschuldigde bedrag niet of niet volledig verrekend kan worden door inhouding op de laatste salarisbetaling, wordt hiervan melding gemaakt door FEZ. FEZ zorgt in dat geval voor facturering en inning van de restant-schuld. - 5 -
BIJLAGE B CONCEPT Dit model kan tevens gebruikt worden voor de aanvullende lening, indien tijdens de looptijd van de aanvankelijke lening nog randapparatuur wordt aangeschaft. In dat geval moet in art. 2, lid 1 wel een aangepast aantal maandelijkse termijnen worden ingevuld, zodat de aanvullende lening gelijktijdig volledig is afgelost met de aanvankelijke lening) G E L D L E N I N G S O V E R E E N K O M S T De ondergetekenden, de heer A.K. van den Hoven, hoofd van de afdeling Financieel Economische Zaken, gemachtigd door de heer drs. W. T. van Gelder, Commissaris de Koningin, Abdij 6 te 4331 BK Middelburg, de provincie in deze te vertegenwoordigen, handelende ter uitvoering van het besluit van Gedeputeerde Staten d.d. en het besluit van Provinciale Staten d.d. hierna te noemen geldgeefster, verklaart renteloos ter leen te verstrekken aan mede-ondergetekende, werkzaam bij de provincie Zeeland, directie..., afdeling... hierna te noemen geldnemer, in aanmerking nemende dat a) geldgeefster in haar hoedanigheid van werkgever het personeel in dienst van de provincie Zeeland de mogelijkheid geeft een personal computer inclusief toebehoren aan te schaffen en hiervoor aan de geldnemer een geldlening renteloos ter leen te verstrekken tot een bedrag van ƒ ; b) de garantie-aanspraken van de geleverde apparatuur van geldgeefster jegens de leverancier overgaan op de geldnemer; verklaren met elkander aan te gaan de navolgende geldleningsovereenkomst ter financiering van de hieronder nader gespecificeerde personal computer met alle daarbij behorende toebehoren, hierna te noemen de configuratie : Merk:... Type:... onder de volgende bepalingen Artikel 1. Eigendom De voormelde configuratie is heden in goede staat en zonder enige beschadiging aan de geldnemer in diens feitelijke macht en houderschap overgedragen, hetwelk deze verklaart te erkennen. Artikel 2. Aflossing 1. De aflossing van de geldlening zal door de geldnemermoeten worden voldaan in 36 maandelijkse termijnen van elk ƒ voor de eerste maal op de 15 e aanstaande en zo vervolgens op de 15 e van elke volgende maand. 2. Geldnemer geeft geldgeefster toestemming de maandelijkse termijnen voornoemd op zijn salaris te doen inhouden. - 6 -
3. Geldnemer zal bevoegd zijn op voormelde verschijningsdagen het gehele verschuldigde bedrag vervroegd te betalen. Artikel 3. Maximum-bedrag renteloze geldlening 1. Indien voornoemde configuratie het hiervoor vermelde bedrag van ƒ 4.500,-- te boven gaat, zal het meerdere bedrag aan geldnemer bij afzonderlijke factuur van de provincie Zeeland in rekening worden gebracht. 2. Deze factuur dient door geldnemer voor de in artikel 1 van deze overeenkomst genoemde aflevering bij vooruitbetaling aan de geldgeefster te zijn voldaan. Artikel 4. Overdracht garantie-aanspraken 1. Geldgeefster draagt de in de gesloten koopovereenkomst overeengekomen garantie-aanspraken jegens de leverancier en fabrikant van de voornoemde configuratie onvoorwaardelijk over aan de geldnemer. 2. Geldnemer ontvangt als garantie-bewijs een kopie van de originele factuur. Artikel 5. Beëindiging dienstverband Bij beëindiging van het dienstverband van de geldnemer voor het verstrijken van de laatste termijnbetaling, is de geldgeefster gerechtigd alle nog verschuldigde termijnen van de geldlening en al hetgeen verder nog door de geldnemer verschuldigd mocht zijn, terstond en ineens op te eisen. De geldnemer geeft toestemming dat dit bedrag door geldgeefster op zijn laatste salarisbetaling(en) wordt ingehouden. In bijzondere gevallen, ter bepaling aan de geldgeefster, kan van het voorenstaande worden afgeweken. Artikel 6. Domicilie-keuze De ondergetekenden kiezen, ook voor daden van gerechtelijke tenuitvoerlegging, onveranderlijk woonplaats: geldgeefster, te harer kantore, de geldnemer te zijnen woonhuize en, voor het geval hij iets te eniger tijd woonplaats mocht hebben buiten de gemeente waar hij als voormeld thans woonplaats heeft, of geen bekende woon- of verblijfplaats in Nederland mocht hebben, ten kantore van de geldgeefster. Aldus overeengekomen en in tweevoud getekend te... de... 19... - 7 -
- 8 -
T_onderwerp: PC-prive-regeling / POI-385 T_datum : 18-04-1997 T_doctype: Statenvoorstellen - 9 -