Videoconference starters gids Het selecteren van uw videoconference systeem 2009
Inleiding Het huidige geopolitieke klimaat, een focus op toenemende productiviteit en kosten reductie en een algemene onwil om te reizen hebben allen bijgedragen aan een verhoogd bewustzijn binnen organisaties tot de noodzakelijkheid van videoconference technologieën. Bedrijven, overheden, educatieve instellingen en zorginstellingen gebruiken deze technologie voor zeer diverse toepassingen waaronder board meetings, trainingen, telemedicine, productontwikkeling, klantenservice, interviews en effectiever contact met klanten, vestigingen en gesprekspartners in algemene zin. Wanneer videoconference op de juiste wijze wordt geïmplementeerd binnen organisaties biedt deze technologie ongekende toegevoegde waarde. Dit document biedt "first-time" gebruikers een niet-technische gids over hoe de beste videoconference oplossing voor uw organisatie kan worden geselecteerd.
De 2 belangrijkste peilers Er zijn 2 hoofdfactoren om rekening mee te houden wanneer u een videoconference systeem aanschaft: 1) Het type systeem 2) Het netwerk waar het systeem op wordt aangesloten Van deze 2 vragen is vraag 1 veruit het makkelijkste om te beantwoorden, maar zal vraag 2 in de praktijk in hogere mate bepalend zijn voor de kwaliteit van het beeld en geluid zijn! Men kan het beste- en duurste videoconference systeem ter wereld aanschaffen, maar wanneer u deze aansluit op een netwerk met onvoldoende capaciteit zal de performance tegenvallen. Vergelijk het met uw mobiele telefoon: wanneer uw netwerkdekking wegvalt krijgt u haperingen in het gesprek.
In 6 vragen op weg naar het juiste systeem Aan de hand van de volgende 6 vragen kunnen we een eerste stap maken naar het meest geschikt videoconference systeem: 1. Hoeveel personen zullen deelnemen aan iedere kant gedurende een video conference sessie? Kortom, hoeveel personen moeten er maximaal tegelijk in beeld kunnen worden gebracht? Gaat het om individuen of groepen? De vraag is cruciaal om te kunnen bepalen welk systeem voldoende camera- en microfoondekking biedt. 2. Is het belangrijk om PC-based informatie te delen ( zoals PowerPoint presentaties of Word/Excel documenten) gedurende een video gesprek? Op veel videoconference systemen kan rechtstreeks een PC of laptop worden aangesloten. Het beeld van deze PC of laptop kan live worden doorgestuurd aan uw gesprekspartners. Met een druk op afstandsbediening van uw videoconference systeem stuurt u deze beelden rechtstreeks door. Aan de andere kant verschijnen deze beelden automatisch in het beeldscherm van uw gesprekspartner. 3. Wilt u meerdere locaties tegelijk kunnen bellen? ( In vaktermen heet dit een multipoint gesprek.) Met alle videoconference systemen kunt u altijd één andere partij bellen. Een gesprek tussen 2 locaties noemt men een "point-2-point" gesprek. Er zijn ook videoconference systemen waarmee u meerdere partijen tegelijk kunt bellen en in beeld kunt brengen. Deze systemen zijn uitgerust met een interne "multipoint brug". Wanneer u meerdere partijen tegelijk belt ziet u iedereen tegelijk in beeld en kunt u ook met iedereen tegelijk spreken, zelfs door elkaar. Tegelijkertijd zorgt een ingebouwde multipoint brug er ook voor dat alle andere gesprekspartners elkaar ook automatisch kunnen zien en horen. Het is dus niet per definitie noodzakelijk om op iedere locatie een videoconference systeem met multipoint brug neer te zetten. Wanneer we spreken over videoconference systemen met een ingebouwde brug kunt u tot maximaal 8 partijen tegelijk met elkaar in verbinding brengen, maar de meeste systemen bieden u de mogelijkheid om maximaal 4 partijen tegelijk in verbinding te brengen. Wanneer u meer locaties tegelijk wil verbinden kunt u gebruik maken van een "MCU" oftewel een MultiPoint Control Unit. MCU's zijn losse apparaten die in uw netwerk of in een datacenter kunnen worden geplaatst. MultiPoint Control Units bieden u de mogelijkheid om meer dan 8 partijen tegelijk te verbinden. Er zijn zelfs MCU's leverbaar die tot 256 locaties tegelijk kunnen verbinden.
4. Gaat u gesprekken opzetten met klanten of partners buiten uw eigen organisatie? Het is uitermate belangrijk om de volgende uitleg met uw systeembeheerder te bespreken voordat u een videoconference systeem koopt! Wanneer u klanten wil bellen buiten uw eigen organisatie betekend dit dat er datastromen via de firewall naar buiten moeten, en belangrijker, ook naar binnen. Een firewall is ontwikkeld om uw netwerk te beschermen tegen ongewenste indringers, maar moet wel "videoconference verkeer" door laten omdat u anders niet bereikbaar bent voor de buitenwereld. Om er voor te zorgen dat dit goed verloopt moeten er poorten in uw firewall worden opengezet. In sommige gevallen kunnen systeembeheerders begrijpelijk weigeren om poorten open te zetten omdat het netwerk hiermee gedeeltelijk kan worden blootgesteld. Voorbeelden hiervan zijn organisaties als financiële instellingen, verzekeringsmaatschappijen of juridische instellingen. Wanneer het openzetten van poorten op de firewall simpelweg geen optie is bestaan er oplossingen zodat u toch moeiteloos kunt communiceren met de buitenwereld. Deze oplossingen worden ik vaktaal aangeduid als "firewall traversal solutions". Een dergelijk apparaat zorgt voor een beschermde doorgang door de firewall door een "beveiligde tunnel" te creëren. Er hoeven geen (extra) poorten te worden opengezet. 5. Wat voor een soort netwerk gaat u gebruiken? Hoeveel bandbreedte is beschikbaar voor video conferencing? (HD gesprekken vergen minimaal 1 Mbps aan bandbreedte) Videoconference kunt u over 2 vormen van netwerken toepassen. Anno 2009 zijn IP (internet) netwerken veruit het meest gebruikt, maar ook ISDN (digitale telefoonlijnen) wordt nog wel eens gebruikt. Belangrijk is om te weten dat IP gebruikers niet rechtstreeks kunnen bellen met ISDN gebruikers en vice versa. Daarom is het niet alleen belangrijk om te weten welk netwerk u gaat gebruiken, maar ook wat voor een netwerk uw gesprekspartner gebruikt! Hiernaast is de beschikbare bandbreedte voor videoconference cruciaal omdat deze factor van directe invloed is op uw gesprekskwaliteit! Hoe meer bandbreedte er beschikbaar is, hoe beter het beeld en geluid. Om een vloeiende verbinding zonder haperingen op te zetten heeft u minimaal 256 Kbps nodig en voor HD beeld en geluid 1 Mbps. Overleg met uw systeembeheerder voor aanschaf van uw videoconference systeem! 6. Wat voor een soort videoconference sessies gaat u houden? (directie, sales, technisch?) Ook het soort ontmoeting kan van invloed zijn op het type systeem dat u selecteert! Technische gesprekken bijvoorbeeld vergen andere functionaliteiten dan sales training. Een voorbeeld hiervan kan zijn dat het bij technische gesprekken handig kan zijn om een documentscanner op het systeem kan worden aangesloten.
Kies nu uw type systeem per locatie Type systeem Omschrijving Toepassing Prijs Desktop software HD webcam met videoconference software voor PC. Enkel geschikt voor IP netwerken. Geschikt om 1 persoon tegelijk in beeld te brengen. Thuiswerkers, werkstations, mobiele toepassingen. 329 Desktop systemen LCD flatscreen met ingebouwde camera en microfoon. Leverbaar in SD en HD kwaliteit Voor managers, directieleden die een stand-alone oplossingen zoeken op kantoor of voor thuis 3000-7000 Set-Top systemen Systeem voor plaatsing bovenop een monitor. Geïntegreerde camera en microfoon Kleine tot medium vergaderruimtes met tot aan 10 deelnemers. Enkel in SD kwaliteit leverbaar. 3000-10.000 Component systemen Systeem met losse componenten: camera, codec, microfoon(s). Integratie met randapparatuur mogelijk. (speakers, microfoon systemen enz..) Geschikt voor plaatsing in de vaste vergaderruimte. Varianten leverbaar om 8-25 deelnemers tegelijk in beeld te brengen. HD beeld en geluid. 4700-40.000
Desktop software Videoconferencing software in combinatie met een webcam en microfoon/speaker unit die eenvoudig op een PC of laptop geïnstalleerd kan worden. SD videoconference kwaliteit Geschikt voor nagenoeg iedere PC of laptop Op basis van Polycom PVX videoconference software Zeer eenvoudig in gebruik Delen van PC content standaard mogelijk Enkel geschikt voor IP Point-to-Point opzetten of deelnemen aan multipoint gesprekken Afbeelding: Desktop software in actie
Desktop systemen Videoconference systemen die zijn ingebouwd in een monitor. De camera, microfoons en speakers zijn netjes weggewerkt in het beeldscherm. Wanneer de deelnemer niet in een videoconference sessie zit kan het scherm worden gebruikt voor PC activiteiten. Leverbaar in SD- en HD kwaliteit Geschikt om 1 of 2 personen tegelijk in beeld te brengen Zeer eenvoudig in gebruik Delen van PC content optioneel mogelijk Geschikt voor IP- en ISDN netwerken (optioneel) Optioneel leverbaar met interne multipoint module Modellen Polycom VSX 3000 serie (SD) Polycom HDX 4001 serie (SD) Polycom HDX 4002 serie (HD) LifeSize TP 1000 (HD) Afbeelding: Polycom HDX 4000 serie
Set-top systemen Videoconference systemen uit de set-top categorie bestaan uit kant en klare boxen die simpelweg bovenop een willekeurige monitor kunnen worden geplaatst. In dit apparaat zijn de camera, speakers en microfoons ingebouwd. Set-top videoconference systemen bieden SD kwaliteit videoconference en zijn uitermate geschikt voor plaatsing in een kleine vergaderruimte. De camera en microfoons zijn krachtig genoeg om tot ongeveer 10 personen tegelijk in beeld te brengen. Enkel leverbaar in SD kwaliteit Geschikt om kleine groepen tot 10 personen tegelijk in beeld te brengen Plaatsing bovenop de monitor(en) Zeer eenvoudig in gebruik Delen van PC content mogelijk (optioneel) Geschikt voor IP- en ISDN netwerken (optioneel) Leverbaar met interne multipoint module (optioneel) Optioneel leverbaar met dual monitor aansluiting Modellen Polycom V500 (SD) Polycom VSX 5000 (SD) Polycom VSX 7000 (SD) Afbeelding: Polycom VSX 7000 (bovenop monitor geplaatst)
Component systemen Component videoconference oplossingen bestaan uit losse onderdelen zodat het systeem op maat geleverd kan worden. Bijkomend voordeel is dat de camera en microfoon optimaal geplaatst kunnen worden. Alle component systemen bestaan uit: een codec (computer), losse camera( s), losse microfoon(s) en alle bekabeling. Component systemen worden meestal zonder monitor of beamer geleverd. Leverbaar in SD- en HD kwaliteit Geschikt om groepen van 8-25 personen tegelijk in beeld te brengen Losse componenten: camera, microfoon, codec, monitor/beamer. Delen van PC content mogelijk (soms optioneel) Geschikt voor IP- en ISDN netwerken (optioneel) Leverbaar met interne multipoint module (soms optioneel) Leverbaar met dual monitor aansluiting (soms optioneel) Integratie met externe apparatuur mogelijk (speakers,scanners,smartboards,domotica enz) Modellen Polycom HDX 7000 serie (SD en HD) Polycom HDX 8000 serie (HD en FULL HD) Polycom HDX 9000 serie (SD en HD) LifeSize Express serie (HD) LifeSize Team serie (HD) LifeSize Room (HD en FULL HD) Afbeelding: Polycom HDX 9000 serie (componenenten)