Protocol niet goed functionerende opleider Fase 1* Signalen van onvoldoende functioneren van de opleider Actie Groepsbegeleiders/tutor en of Hao-docent bespreken met de fase coördinator signalen van onvoldoende functioneren van de opleider (zie toelichting) of twijfels over het functioneren van de opleider, waardoor het leertraject van aios gehinderd wordt en/of een ontkoppeling tussen hao en aios heeft plaatsgevonden Aandachtspunten: Hoor en wederhoor van opleider en aios door de GB-ers Is er op tijd en voldoende feedback gegeven aan de opleider door de aios en de GB-ers? Heeft de opleider inzicht en in hoeverre verandert hij zijn/haar gedrag? Heeft de opleider voldoende tijd gekregen om gedrag bij te stellen (max 6 weken na gesprek met opleider) Gb-ers/tutor/hao docent overleggen met de fase - coördinator en plegen hoor en wederhoor bij aios en hao *zie noot fase 1 voor deze signalen Fase 2* Hao verandert gedrag niet of onvoldoende of evaluaties van hao geven onvoldoende functioneren aan Indien, 6 weken na gesprek met opleider, geen/onvoldoende verandering in het gedrag van de opleider op is getreden wat het leertraject van de aios in de weg staat, melding aan lid van Kwaliteitscommissie opleiders of O team coordinator door fase coördinator. Of Bij het voorbereiden van een functioneringsgesprek blijkt uit de evaluaties van de opleider (door aios, gb-ers, hao docent) onvoldoende functioneren (waardoor leertraject van een aios onvoldoende tot zijn recht komt) Of Na een ontkoppeling tussen opleider en aios waarbij groepsbegeleiders en fase coördinator constateren dat opleider niet goed funktioneert Kwaliteits Commissie Opleiders stelt dossierhouder aan voor de betreffende hao * Zie noot fase 2 Actie Fase coördinator meldt stagneren aan lid Kwaliteitscommissie Opleiders of Coordinator O team. Kwaliteits Commissie Opleiders stelt dossierhouder aan
Fase 3 In kaart brengen van het functioneren van de opleider (binnen 2 weken na aanmelding van twijfels over funktioneren bij Kwaliteitscommissie) 1. De dossierhouder brengt aan de hand van de evaluaties van de opleider het funktioneren van de opleider in kaart en bespreekt dit met een ander lid van Kwaliteits Commissie Opleiders 2. De dossierhouder maakt een Map aan van de betreffende opleider in de map Niet goed functionerende opleiders en slaat hierin op: mailcontacten, telefoongesprekaantekeningen en verslagen (voor dossiervorming). Dossierhouder checkt ook het moment van vernieuwing erkenning opleider van de opleider 3. De dossierhouder houdt de stappen die worden gezet schriftelijk bij. Dossierhouder+ ander Kwaliteits Commissie Opleiderslid (samen dossiereigenaars) brengt het functioneren van de opleider in kaart Dossierhouder: goede verslaglegging + check moment van vernieuwing erkenning opleiderschap 4. De voorzitter van de kwaliteitscommissie brengt de de coördinator O-team op de hoogte van het op handen zijnde beoordelingsgesprek en geeft moment van vernieuwing erkenning opleider door Coördinator O team informeren 5. De dossierhouder legt de conclusies uit de evaluaties en gesprekken met gb ers voor aan de Kwalitiets Commissie Opleiders: belangrijkste sterke punten en leerpunten van deze opleider; welke punten gaan in ieder geval besproken worden *Noot fase 3 Dossierhouder trekt conclusies en bespreekt deze in de kwaliteitscommissie Fase 4 Contact leggen met en informeren van opleider en uitnodiging sturen voor beoordelingsgesprek (binnen 4 weken na fase 3) - De opleider wordt gebeld door de dossierhouder dat er een beoordelingsgesprek met hem gehouden zal worden met een globale toelichting en maakt een afspraak - De betreffende opleider wordt door de O-team secretaresse een brief gestuurd met daarin een afspraak voor een beoordelingsgesprek + de agenda van het beoordelingsgesprek - De opleider wordt op de hoogte gebracht van protocol niet goed funktionerende opleider van het feit dat hij beroep kan doen op de landelijke vertrouwenspersoon voor huisartsopleiders Secretaresse O-team stuurt uitnodiging en agenda Informeren over het protocol landelijke vertrouwenspersoon huisartsopleiders
Fase 5 Het voeren van een beoordelingsgesprek en vervolg 1. De dossier eigenaars voeren een beoordelingsgesprek met daarin: * met de betreffende opleider opleider bepalen van het verbetertraject; wat moet verbeteren in het functioneren van de opleider? Op wat voor een termijn? Wat zijn indicatoren voor verbetering? (denk aan aios evaluaties, gb evaluaties, video). Op welke manier kan de opleider aantonen dat hij aan de gestelde verbeterpunten voldoet? Welke ondersteuning hierbij en door wie? En afspraken over: A. wanneer het verbetertraject wordt geëvalueerd B. hoe en wat eventueel wordt gemonitord C. wanneer het vervolg beoordelingsgesprek wordt gehouden De dossier eigenaar geeft de gemaakte afspraak door aan de voorzitter van de kwaliteitscommissie opleiders en een de coordinator van het O team Dossiereigenaars voeren beoordelingsgesprek. Dossierhouder geeft de afspraken door aan de voorzitter van de kwaliteitscommissie en aan de coördinator van het O team 2. De O team coördinator geeft de gemaakte afspraken aan de fase coordinator en aan de secretaresse hao planning door hoe lang het beoordelingstraject duurt 3. De dossiereigenaars beslissen of/en wanneer de opleider een nieuwe aios krijgt en deelt dit mee aan de opleider, tijdens of zo snel mogelijk na het beoordelingsgesprek 4. De opleider krijgt het verslag van het beoordelingsgesprek binnen 2 weken na het gevoerde gesprek en tekent het voor gezien ; in het verslag staat standaard dat de fase coördinator en de groepsbegeleiders/tutor op de hoogte worden gebracht van de gemaakte afspraken 5. De dossiereigenaars bespreken met de O team coördinator of een en ander gevolgen moet hebben voor de vernieuwing van de erkenning: melding van de gemaakte afspraken en/of beperking van de duur van de herregistratie Gevolgen voor vernieuwing erkenning bespreken Fase 6 Verbetertraject uitvoeren De opleider voert de verbeteringen uit in de hiervoor afgesproken periode met evt coaching en/of monitoring door groepsbegeleiders en/of hao coach De resultaten worden door GB's/ coach gerapporteerd naar de Kwaliteitscommissie Opleiders en aldaar worden de hoofdpunten voor het eindbeoordelingsgesprek besproken (fase 7) Hao voert verbetertraject uit en wordt waar nodig monitord en/of gecoached door GB ers/hao coach. Deze rapporteren terug aan kwaliteitsommissie
Fase 7 Eindbeoordelingsgesprek houden 1. Binnen de hiervoor gestelde termijn wordt een eind beoordelingsgesprek gehouden door de dossierhouder met de betreffende opleider met als punten: a. nagaan van de gemaakte afspraken tijdens het beoordelingsgesprek b. opleider krijgt de gelegenheid om aan te tonen dat hij aan de gestelde eisen voldoet c. de dossiereigenaars delen hun conclusies mee aan de opleider tijdens het gesprek. Dossier eigenaars houden eindbeoordelingsgesprek 2. dossierhouder schrijft een verslag van dit gesprek en bespreekt dit met de Voorzitter van de Kwaliteitscommissie opleiders. Het verslag wordt daarna verstuurd door de opleider getekend voor gezien. 3. De dossierhouder sluit het dossier af als de opleider heeft aangetoond aan de eisen te voldoen en informeert de O team coördinator Dossier afsluiten of doorgeven aan Kwaliteits commissie opleiders Indien de opleider zich onvoldoende aan de gemaakte afspraken heeft gehouden en niet aan de gestelde eisen voldoet, of bij twijfel hierover, meldt de dossierhouder dit aan een onafhankelijke Commissie Beoordeling Opleiders (het Hoofd van de opleiding en een opleider en een staflid in iedere casus telkens weer opnieuw samen te stellen -, die beiden op voldoende afstand van de te beoordelen opleider staan) De opleider wordt op de hoogte gesteld van deze melding. Dossierhouder meldt onvoldoende of twijfel aan de Commissie Beoordeling Opleiders Fase 8 De Commissie Beoordeling Opleiders hoort, oordeelt en brengt haar eindoordeel uit 1. De dossiereigenaars worden gehoord door de Commissie Beoordeling Opleiders 2. De Commissie weegt af, oordeelt en zet dit oordeel op papier 3. De Commissie bespreekt dit oordeel met de dossiereigenaars 4. Het verslag van het eindbeoordelingsgesprek en het eindoordeel van de Commissie worden in duplo opgestuurd naar de opleider 1 exemplaar wordt ondertekend (voor gezien) en geretourneerd naar het instituut 5. Het eindoordeel wordt gemeld aan het secretariaat (managementassistent planning) 6. de Commissie heeft, indien wenselijk, een gesprek met de opleider 7. Het contract tussen instituut en opleider wordt beëindigd; of opleider krijgt 2 e kans en gaat nog een keer door fase 5 tm 8 8. De opleider kan in beroep kan in beroep bij de landelijke vertrouwenspersoon voor huisartsopleiders Commissie Beoordeling Opleiders voert haar taken uit Oordeel wordt doorgegeven aan dossiereigenaars, fase coordinator, groepsbegeleiders en secretariaat Fase 9 Interne Terugkoppeling door de dossier houder met de fase coordinator Dossiereigenaars bespreken met Fase coordinator na met daarin aandacht voor: 1. Zijn de afspraken en vervolgafspraken(zie fase 5) nagekomen? 2. Zijn de GB-ers voldoende begeleid en ingelicht tijdens het Terugkoppeling door
beoordelingstraject en bij hun monitoring. 3. Begeleiding aios door de Gb er dossiereigenaars aan fase coördinator Noot fase 1 * Signalen van onvoldoende functioneren van de opleider. 1. De ervaring leert dat de belangrijkste signalen voor onvoldoende functioneren van een opleider zijn: 1. Geen of slecht bruikbare feedback geven aan aios en collegae, groepsbegeleiders 2. Niet of moeilijke feedback ontvangen van aios, collegae en groepsbegeleiders 3. Te weinig leergesprekken (thema, persoonsgericht en/of procesgericht) houden, naast de nabesprekingen: duidelijk minder dan 1x per week een uur en onvoldoende bijdragend aan het leerproces van de aios 4. Onvoldoende contact kunnen onderhouden met het instituut/groepsbegeleiders/hao-docenten: contact dat onvoldoende bijdraagt aan het leerproces van de aios Noot fase 2: Cave: Is er een verborgen contract waardoor beoordelen lastig kan worden? (door loyaliteit met de opleider - selectiecommissie, onderwijs, werkgroep staf/opleiders). Cave: het kan ook zijn dat bij de voorbereiding van een functioneringsgesprek blijkt dat een opleider op belangrijke punten niet voldoende funktioneert. Noot fase 3: De dossier houder is altijd een Kwaliteits Commissie Opleiders lid; hij/ zij is eerste aanspreekpunt en verantwoordelijke; hij/zij overlegt in het beoordelingstraject altijd met een mede Kwaliteits Commissie Opleiders lid. Zij samen vormen de dossiereigenaars. In voorkomende gevallen kunnen de twee dossiereigenaars,naast een Kwaliteits Commissie Opleiders lid, een staflid of fase coördinator zijn. AANDACHTSPUNT: Er moet een format: brief/agenda/verslag komen