Warme overdracht procedure en documenten

Transcriptie

1 Warme overdracht procedure en documenten

2 Warme Overdracht procedure en documenten 1

3 Inhoud Inleiding 3 1. De procedure in een stroomschema 4 2. Brief aan mentoren 7 3. Brief aan ouders/verzorgers 9 4. Overdrachtsformulier De aan de aspirant-student 13 2

4 Inleiding Deze map bevat de documenten die de decaan/zorgcoördinator/mentor kan gebruiken in het traject dat de overstap van een zorgleerling naar de Hanzehogeschool Groningen vergemakkelijkt. Het traject dat de overstap van een zorgleerling naar de Hanzehogeschool wil vergemakkelijken/verbeteren, bestaat globaal uit de volgende stappen: 1. De zorgcoördinator/decaan inventariseert bij de mentoren welke leerlingen in aanmerking komen voor de warme overdracht. 2. De zorgcoördinator/decaan voert een gesprek met de betreffende leerlingen en mentor over de studiekeuze en gewenste begeleiding. 3. De zorgcoördinator/decaan stelt samen met de mentor een overdrachtsdossier op. Dit dossier wordt na toestemming van leerling en ouders/verzorgers verstuurd naar het Studentendecanaat van de Hanzehogeschool Groningen. 4. De leerling meldt zich via Studielink aan voor de vervolgopleiding en vinkt ja aan bij de vraag Zijn er omstandigheden die maken dat je bijzondere voorzieningen nodig hebt?. 5. Het Studentendecanaat van de Hanzehogeschool Groningen nodigt de leerling middels een e- mail uit voor een gesprek over specifieke begeleidingsvragen en gewenste voorzieningen. Waarbij zo mogelijk een aandachtsfunctionaris van de opleiding aanwezig is. Tijdens dit gesprek worden daadwerkelijk afspraken gemaakt met de opleiding over begeleiding en tegemoetkoming en ook over wat de student van de school mag verwachten en de school van de student. Deze afspraken worden in een afsprakenlijst vastgelegd. Bovenstaande stappen zijn uitgewerkt in een stroomschema. Dit stroomschema treft u aan op pagina 5 en 6. Om mentoren te informeren kunt u gebruikmaken van de brieven op pagina 8 en 10. Het overdrachtsformulier dat moet worden opgestuurd naar het Studentendecanaat van de Hanzehogeschool Groningen, treft u aan op pagina 12. Ten slotte ziet u op de laatste pagina de die het Studentendecanaat van de Hanzehogeschool Groningen aan de aspirant-student (en ouders/verzorgers) stuurt. We hopen dat de documenten in deze map bijdragen aan een voor de zorgleerling zo optimaal mogelijke aansluiting tussen vooropleiding en vervolgopleiding. 3

5 De procedure in een stroomschema 4

6 Procedure Warme Overdracht zorgleerlingen vo- Hanzehogeschool Groningen (deel 1) vo-school (decaan/zorgcoördinator) brengt zorgleerlingen in kaart vo-school (decaan/zorgcoördinator/mentor) bespreekt met betreffende leerlingen de studiekeuze en gewenste begeleiding. Bij keuze voor de Hanzehogeschool Groningen wordt de warme overdracht besproken met leerling en ouders/verzorgers januari februari/maart vo-school (decaan/zorgcoördinator) verstuurt na akkoord van leerlingen en eventueel ouders/verzorgers het overdrachtsformulier naar het Studentendecanaat van de Hanzehogeschool Groningen vo-school (decaan/zorgcoördinator) stelt overdrachtsformulier op en bespreekt dit met leerling en eventueel ouders/verzorgers voor 1 april februari/maart leerling/aspirant-student meldt zich via Studielink aan bij de betreffende opleiding van de Hanzehogeschool Groningen en antwoordt ja op de vraag of omstandigheden zijn die maken dat hij/zij bijzondere voorzieningen nodig heeft voor 1 april (NB: voor sommige opleidingen geldt een eerdere aanmelddatum) Studentendecanaat Hanzehogeschool Groningen neemt contact op met de leerling voor het maken van een afspraak voor 15 augustus 5

7 Procedure Warme Overdracht zorgleerlingen vo- Hanzehogeschool Groningen (deel 2) studentendecaan eerste aanspreekpunt gesprek tussen studentendecaan en aspirantstudent ( zo mogelijk is hier de aandachtsfunctionaris van de opleiding bij aanwezig) de volgende punten worden besproken: verwachte belemmeringen gewenste aanpassingen financiële regelingen eventuele verwijzingen naar externe instanties studentendecaan en aspirant-student bespreken extra faciliteiten en aanpassingen met onderstaande instanties facilitaire dienst voor technische aanpassingen examencommissie voor verzoek om op aangepaste wijze examen te doen Studieloopbaanbegeleider of teamleider begeleiding faciliteiten (vb. extra slb) tegemoetkomingen (vb. aangepast programma) afspraken, tegemoetkomingen en beslissingen worden schriftelijk vastgelegd 6

8 Brief aan mentoren 7

9 Beste collega s, Onze school besteedt veel zorg aan de begeleiding van zorgleerlingen. Na het behalen van hun diploma kiezen de meeste havo 5-leerlingen en een deel van de vwo 6-leerlingen voor een hbo-opleiding. De meeste van deze leerlingen gaan naar de Hanzehogeschool Groningen. In veel gevallen stopt op dat moment de extra begeleiding, waardoor deze leerlingen het erg moeilijk krijgen op de vervolgopleiding. Het is goed te weten dat het hbo en zeker de Hanzehogeschool Groningen verschillende mogelijkheden biedt voor extra begeleiding. Om de aansluiting tussen het vo en het hbo voor de zorgleerlingen te verbeteren, heeft onze school afspraken gemaakt met de Hanzehogeschool Groningen in de vorm van een warme overdracht van zorgleerlingen. Deze afspraken zien er als volgt uit: 1. De zorgcoördinator/decaan inventariseert bij de mentoren welke leerlingen in aanmerking komen voor de warme overdracht. 2. De zorgcoördinator/decaan voert een gesprek met de betreffende leerlingen en mentor over de studiekeuze en gewenste begeleiding. 3. De zorgcoördinator/decaan stelt samen met de mentor een overdrachtsdossier op. Dit dossier wordt na toestemming van leerling en ouders/verzorgers verstuurd naar het Studentendecanaat van de Hanzehogeschool Groningen. 4. De leerling meldt zich via Studielink aan voor de vervolgopleiding en vinkt ja aan bij de vraag Zijn er omstandigheden die maken dat je bijzondere voorzieningen nodig hebt?. 5. Het Studentendecanaat van de Hanzehogeschool Groningen nodigt de leerling middels een e- mail uit voor een gesprek over specifieke begeleidingsvragen en gewenste voorzieningen. Waarbij zo mogelijk een aandachtsfunctionaris van de opleiding aanwezig is. Tijdens dit gesprek worden daadwerkelijk afspraken gemaakt met de opleiding over begeleiding en tegemoetkoming en ook over wat de student van de school mag verwachten en de school van de student. Deze afspraken worden in een afsprakenlijst vastgelegd. Om deze warme overdracht goed te laten verlopen, is het nodig om te inventariseren om hoeveel en om welke leerlingen het gaat. Willen jullie via een de namen van de mentorleerlingen die in aanmerking komen voor deze warme overdracht, doorgeven? Het gaat dan om: alle rugzakleerlingen, alle leerlingen met een gediagnosticeerde stoornis, zoals bv. ADHD, PDD-NOS, autisme, dyscalculie en dyslexie, niet gediagnosticeerde leerlingen waarbij je je veel zorgen maakt over de aansluiting. Vermeld in de de volgende gegevens: de naam van de leerling en een (zeer) korte beschrijving van de reden waarom deze leerling in aanmerking zou komen voor een warme overdracht. Als je al weet welke studie deze leerling wil doen en bij welke onderwijsinstelling, dan horen we dat ook graag. Is dit niet bekend, dan zullen wij dit navragen bij de betreffende leerling. Als een leerling kiest voor de Hanzehogeschool Groningen dan gaan we in een gesprek met de betreffende leerling na of hij in aanmerking komt voor de warme overdracht. We nodigen uitdrukkelijk de mentor bij dit gesprek uit. Mocht de leerling voor een andere onderwijsinstelling kiezen dan de Hanzehogeschool Groningen, dan zullen we uiteraard ook kijken hoe we deze overstap het beste kunnen begeleiden. De mail met namen van leerlingen die mogelijk voor een warme overdracht in aanmerking komen, moet voor [datum] verstuurd worden naar.. Alvast onze hartelijke dank voor de medewerking, Met vriendelijke groet 8

10 Brief aan ouders/verzorgers 9

11 Aan de ouders/verzorgers van Betreft: overdracht zorgleerlingen naar de Hanzehogeschool Groningen Geachte ouders/verzorgers, Al jaren zijn we bezig de begeleiding van zorgleerlingen binnen onze school zo goed mogelijk te regelen. Veel leerlingen hebben hier profijt van gehad. Na het behalen van hun diploma kiezen de meeste havo 5-leerlingen en een deel van de vwo 6-leerlingen voor een hbo-opleiding. Na vele jaren begeleiding op onze school, stopt in veel gevallen de extra begeleiding als leerlingen de overstap naar het hbo maken. Het hbo biedt echter ook verschillende mogelijkheden aan voor extra begeleiding. Onze school heeft met de Hanzehogeschool Groningen afspraken gemaakt om een warme overdracht te creëren voor zogenaamde zorgleerlingen. Hierbij gaat het om de volgende groepen leerlingen: Y alle rugzakleerlingen, Y alle leerlingen met een gediagnosticeerde stoornis, zoals bv. ADHD, PDD-NOS, autisme, dyscalculie en dyslexie, 1 Y niet gediagnosticeerde leerlingen waarbij we ons zorgen over de aansluiting. Het traject van de warme overdracht ziet er als volgt uit: 1. De zorgcoördinator/decaan inventariseert bij de mentoren welke leerlingen in aanmerking komen voor de warme overdracht. 2. De zorgcoördinator/decaan voert een gesprek met de betreffende leerlingen en mentor over de studiekeuze en gewenste begeleiding. 3. De zorgcoördinator/decaan stelt samen met de mentor een overdrachtsdossier op. Dit dossier wordt na toestemming van leerling en ouders/verzorgers verstuurd naar het Studentendecanaat van de Hanzehogeschool Groningen. 4. De leerling meldt zich via Studielink aan voor de vervolgopleiding en vinkt ja aan bij de vraag Zijn er omstandigheden die maken dat je bijzondere voorzieningen nodig hebt?. 5. Het Studentendecanaat van de Hanzehogeschool Groningen nodigt de leerling middels een e- mail uit voor een gesprek over specifieke begeleidingsvragen en gewenste voorzieningen. Waarbij zo mogelijk een aandachtsfunctionaris van de opleiding aanwezig is. Tijdens dit gesprek worden daadwerkelijk afspraken gemaakt met de opleiding over begeleiding en tegemoetkoming en ook over wat de student van de school mag verwachten en de school van de student. Deze afspraken worden in een afsprakenlijst vastgelegd. In overleg met de mentoren hebben we gekeken voor wie deze zogenaamde warme overdracht van belang zou kunnen zijn. Daarbij kwam de naam van uw zoon/dochter.. ook naar voren. Inmiddels weten we dat hij/zij van plan is een opleiding aan de Hanzehogeschool Groningen te volgen. Vandaar dat we in overleg met uw zoon/dochter en u als ouder willen kijken hoe we deze overstap naar de Hanzehogeschool Groningen zo goed mogelijk kunnen laten verlopen. Wilt u voor [datum] bij ons aangeven of u wel of niet gebruik wilt maken van de mogelijkheid van deze warme overdracht. U kunt dit kenbaar maken door een te sturen naar Met vriendelijke groet, 1 Leerlingen met dyslexie komen alleen in aanmerking voor de warme overdracht als zij andere dan de standaardfaciliteiten (extra tentamentijd, vergrote tentamenformulieren of het maken van de tentamens op de computer) nodig hebben of als er twijfels zijn over de haalbaarheid van de vervolgopleiding i.r.t. hun dyslexie. 10

12 Overdrachtsformulier 11

13 Gegevens leerling t.b.v. warme overdracht van. naar Hanzehogeschool Groningen Decaan/ Zorgcoördinator: Mentor: Naam en adresgegevens leerling + adres leerling + adres ouders Studiekeuze en onderwijsinstelling Functiebeperking + belemmeringen die deze met zich meebrengt Ondersteuning + faciliteiten op vo. Voorbeelden good practices in de begeleiding (wat werkt) Welke begeleiding denkt de leerling nodig te hebben op de vervolgopleiding Getekend voor akkoord: Leerling: Datum: Handtekening: Ouder: Datum: Handtekening 12

14 De aan de aspirant-student 13

15 Groningen, april/mei/juni/juli 2011 Beste student, Welkom op de Hanzehogeschool Groningen! De decanen van de Hanzehogeschool Groningen hebben met de decaan van je vorige school standaardafspraken gemaakt om de overstap voor studenten met een functiebeperking naar de Hanzehogeschool zo soepel mogelijk te laten verlopen (de zogenaamde warme overdracht ). Jij bent daarvan op de hoogte, je bent een kandidaat voor een warme overdracht. Je hebt toestemming gegeven aan je decaan om ons te informeren over je functiebeperking en de belemmeringen die deze met zich meebrengt, over de manier waarop je vorige school je tegemoet gekomen is en begeleid heeft en van welke bijzondere voorzieningen je gebruik hebt kunnen maken. Met deze informatie in de hand proberen we je begeleiding hier op de Hanzehogeschool Groningen zo goed mogelijk op te pakken. Graag nodigen we je uit voor een gesprek hierover met één van de studentendecanen en zo mogelijk met een aandachtsfunctionaris van de door jou gekozen opleiding. We willen samen met jou nagaan of we de zorglijn van je vorige school kunnen voortzetten, op welke wijze de opleiding van de Hanzehogeschool Groningen je tegemoet zou kunnen komen en van welke speciale voorzieningen je eventueel gebruik zou kunnen maken. Verder hebben we het met je over de procedure die hiervoor op de Hanzehogeschool Groningen geldt. Tijdens het gesprek worden daadwerkelijk afspraken gemaakt met de opleiding over begeleiding en tegemoetkoming die vervolgens in een afsprakenlijst worden vastgelegd. Wil jij ons bellen voor een afspraak? (secretariaat: ) Als telefonisch contact niet mogelijk is, dit geldt bijvoorbeeld voor studenten met een auditieve beperking, dan kan een afspraak ook gemaakt worden via We hopen je binnenkort te zien op de Hanzehogeschool Groningen Met vriendelijke groet, de studentendecanen van de Hanzehogeschool Groningen. Nb: Als je bij je aanmelding via Studielink ja hebt geantwoord op de (verplichte) vraag: zijn er omstandigheden die maken dat je bijzondere voorzieningen nodig hebt? krijg je automatisch het verzoek toegestuurd om een afspraak te maken met één van de decanen. Dat verzoek kun je negeren: deze mail is immers een uitnodiging om een afspraak te maken. Je hoeft dus niet twee keer een afspraak te maken met een decaan. 14

16