Resultaten enquête hergebruik historische persoonsgegevens Inleiding Eén van de drempels die wordt ervaren bij het bieden van open data heeft te maken met techniek. Archiefsystemen van Picturae en DE REE beschikken over de mogelijkheid om de data op diverse wijzen beschikbaar te stellen, waaronder het harvesting protocol OAI-PMH. Deze drempel is dus zo geslecht. Om te toetsen of archiefinstellingen hiervan op de hoogte waren is aan de gebruikers van deze archiefsystemen een enquête gestuurd. De vervolg vragen van deze korte enquête gingen over twee andere belangrijke aspecten: het beleid en de houding ten opzichte van open data. Open data is data die vrij gebruikt kan worden, hergebruikt kan worden en opnieuw verspreid kan worden door iedereen - onderworpen enkel, in het uiterste geval, aan de eis tot het toeschrijven en gelijk delen. Bron: Open Data Handbook Opbouw rapport Dit document, opgesteld op 28 juni 2013, bevat een korte analyse van de resultaten en de integrale antwoorden van de archiefinstellingen. Bij de antwoorden is alleen de naam van de instelling genoemd en niet de naam van de persoon die heeft gereageerd. De controle vragen en antwoorden over het besef van de voorhanden technische mogelijkheden zijn achterwege gelaten, de meerderheid was bekend met de mogelijkheden. Wat overblijft is een beeld van hoe archiefinstellingen staan tegen over open data en of ze er al beleid voor hebben geformuleerd.
Resultaten Er zijn 44 archiefinstellingen aangeschreven in april 2013 die klant zijn van DE REE of Picturae. Er is van 24 archiefinstellingen een reactie ontvangen, van 22 archiefinstellingen in de vorm van antwoorden op de enquêtevragen en van 2 instellingen dat ze afzien van reactie. Onderstaande tabel geeft (alfabetisch) per archiefinstelling weer of er reeds beleid is op het vlak van open data en of men positief is ten opzichte van open data. Archiefinstelling Heeft beleid Positief tov open Archief Delft ja ja Euregionaal Historisch Centrum Sittard-Geleen ja ja Groene Hart Archieven ja ja Historisch Centrum Overijssel ja ja Nationaal Archief ja ja Noord-Hollands Archief ja deels, nee hp (www) Regionaal Archief Leiden ja ja Regionaal Archief Zutphen ja ja Rijckheyt ja ja Zeeuws Archief ja ja Gelders Archief nee ja Gemeentearchief Rotterdam nee ja Streekarchief Land van Heusden en Altena nee ja Streekarchief Bommelerwaard nee ja Gemeentearchief Waalwijk Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard Waterlands Archief Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers ja nee Erfgoedcentrum Nieuw Land nee nee? Historisch Centrum Het Markiezenhof ja nee Regionaal Archief Alkmaar nee nee (overleg) Gemeentearchief Roermond nee nee Centraal Bureau voor Genealogie (ziet af van reactie) Historisch Centrum Leeuwarden nee nee nee (ziet af van reactie)
Van de volgende archiefinstellingen (20) is geen reactie ontvangen. Archief Eemland Brabants Historisch Informatie Centrum Drents Archief Erfgoedcentrum DiEP Gemeentearchief Steenwijkerland Gemeentearchief Vlissingen Groninger Archieven (allegroningers) Haags Gemeentearchief Het Utrechts Archief Regionaal Archief Rivierenland Regionaal Archief Tilburg Regionaal Archief West-Brabant Regionaal Historisch Centrum Eindhoven Regionaal Historisch Centrum Limburg Stadsarchief Breda Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe Tresoar (allefriezen) Westfries Archief
Antwoorden archiefinstellingen Archief Delft Ik zag je enquête voorbij komen maar wij gebruiken geen Memorix Maior Wel de digitale stamboom. Omdat wij niet meedoen in Wie Was Wie hebben wij ook nog niet het a2a model in gebruik. Wel konden wij al heel lang via een api de gegevens beschikbaar stellen. In ons bedrijfsplan is opgenomen dat wij graag open data beschikbaar willen maken. Echter door beperkingen in organisatorische sfeer beschikken wij niet over de juiste omgeving (behoorlijke website). Als we het doen willen we dat het zodanig beschikbaar komt dat we er niet veel werk aan hebben en het geheel geautomatiseerd kan worden benaderd. Als het gaat om materiaal waar het auteursrecht bij de gemeenten liggen is ons voornemen dat open te stellen onder bijvoorbeeld CC licentie. Echter veel materiaal als het gaat om de collectie beeld en geluid is auteursrechtelijk beperkt. Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers Ja, maar onder voorwaarden Ja. Wij zijn van mening dat ongecontroleerd hergebruik niet in het belang is van afnemers (en leverancier). Euregionaal Historisch Centrum Sittard-Geleen Ja, maar onder voorwaarden (lees: grotendeels) Dat gebeurt o.a. via harvesting door limburgserfgoed.nl Voor zover openbaar, geen restricties. In principe alles vrij te hergebruiken, tenzij (foto's bijvoorbeeld alleen in lage resolutie)...
Gelders Archief Wij stellen nog geen historische persoonsgegevens beschikbaar aan derden, maar hebben wel de intentie om deze data in de toekomst als open data aan te gaan bieden. Zo nee, heeft u plannen om open data te overwegen danwel te gaan bieden? Wij overwegen om in de toekomst open data aan te bieden maar hebben op dit moment nog geen concrete plannen. Hoe staat u tegenover hergebruik van inventaris, historische (persoons)gegevens en foto's/scans Wij staan positief tegenover het hergebruiken van historische (persoons)gegevens. Voor het beschikbaar stellen van foto s / scans is afgesproken dat geschreven en voornamelijk informatief materiaal gratis gedownload kan worden. Voor foto s, kaarten, prenten en ander illustratief materiaal moet betaald worden. De kosten bedragen 5,- per afbeelding. Films kunnen niet gedownload worden. Over het beschikbaar stellen van inventarissen is nog geen beleid vastgesteld. Gemeentearchief Roermond Wij zijn het er nog niet over eens of wij wel willen deel nemen aan het Archives Portal Europe bij de Ree zodat andere instellingen gebruik kunnen maken van deze gegevens. Hieruit kunt u wel concluderen dat wij niet voornemens zijn om deze gegevens aan derden beschikbaar te stellen. Historisch Centrum Het Markiezenhof Naar aanleiding van uw enquête kan ik u het volgende meedelen. Het Markiezenhof heeft tot op heden alle beschikbare metadata en scans van onze archiefbronnen gratis op de website beschikbaar gesteld. In verband met bezuinigingen en om de digitale dienstverlening ook in de toekomst betaalbaar te houden zien we ons echter genoodzaakt om daar verandering in aan te brengen. We zijn nu bezig om een betaalmodule te ontwikkelen voor onze website, waarbij niet alleen de scans, maar ook de detailgegevens alleen zichtbaar zijn voor bezoekers, die een lidmaatschap op deze dienstverlening afsluiten. Voor niet-betalende bezoekers blijven wel alle zoekfunctionaliteiten beschikbaar en wordt een summier zoekresultaat getoond, zodat het mogelijk is te bepalen of een lidmaatschap zinvol is. Vooralsnog hebben wij geen plannen om onze data via een ander platform te gaan aanbieden, al zullen we de ontwikkelingen natuurlijk blijven volgen.
Gemeentearchief Rotterdam (ook wel Stadsarchief Rotterdam) Onderstaand de antwoorden van het Stadsarchief Rotterdam op uw enquête. NotaBene: Het Stadsarchief Rotterdam zal binnenkort een deel van de data uit de Digitale Stamboom ook publiceren via WieWasWie. De rest volgt later dit jaar. Ja. Wanneer onderzoekers niet voldoende hebben aan de mogelijkheden op onze website, verlenen wij hen graag een aangepaste toegang tot onze data. Tot nu toe was het doel van het gebruik van te voren duidelijk. Het ging meestal om statistische onderzoeken. Wij verbonden daar geen restricties aan. In het algemeen geldt voor gebruik van de informatie op de gezinskaarten wel een restrictie, zie http://rotterdam.digitalestamboom.nl/search.aspx?app_route=8&lang=nl. Wij staan positief tegenover open data, en dus ook hergebruik van bovengenoemde data, voor zover wij het auteursrecht hebben. Totdat wij beleid over open data hebben vastgelegd, staat er op onze website bij de Digitale Stamboom nog de opmerking dat wij ons het databankenrecht voorbehouden. In de praktijk gaan wij hier soepel mee om. Groene Hart Archieven Stelt u historische persoonsgegevens ook aan derden beschikbaar? Ja, zijn openbaar. Maar op dit moment alleen via onze website beschikbaar. Als er vraag naar is dan kunnen we het wel anders aanbieden, maar de data wordt op dit moment niet actief als open data gepubliceerd. Dit gaat allemaal veranderen (in voor jou positieve zin). Waarschijnlijk zijn de eerste resultaten van die verandering in mei of juni beschikbaar. We hebben er geen licenties aan verbonden. In een MT besluit is vastgelegd dat we geen restricties stellen aan hergebruik van onze data, m.u.v. naamsvermelding. Commercieel gebruik mag ook gewoon. Eerlijk gezegd staat het beleid op dit gebied bij ons nog in de kinderschoenen. Staat wel hoog op de agenda voor het veranderingstraject waar we momenteel in zitten (2013/2014) Als er geen juridische beperkingen (auteursrecht, privacy) zijn, dan mag al onze data onbeperkt hergebruikt worden. We vragen hooguit om naamsvermelding. Als dat een beperking is, dan is het de enige beperking die we opleggen. Dat is echte nog niet vastgelegd in beleid, dus het kan zijn dat er in ons nieuwe beleid ook niet meer om gevraagd wordt.
Historisch Centrum Overijssel Ja, maar onder voorwaarden. Bronvermelding. Het Historisch Centrum Overijssel krijgt een exemplaar van eventuele (digitale) publicaties. Privacy moet in acht worden genomen. Op zich geen bezwaar mits deze niet voor commerciële doeleinden worden gebruikt en/of zonder overleg worden gepubliceerd. Verder moet aan de voorwaarden onder 4a worden voldaan. Nationaal Archief Ja, maar onder voorwaarden Allereerst ligt daar de vraag aan ten grondslag of het materiaal qua auteursrechten en eventueel andere relevante rechten het toe om hergebruikt te worden. We hebben bijvoorbeeld een aantal bronen (bewerkingen) die we met derden hebben gemaakt en waarbij destijds de rechten geen issue waren. Inmiddels is die vraag zeer relevant. Ruim 100 archiefinventarissen zijn niet door het Nationaal Archief of een overheidsinstelling gemaakt. Een kleine 10% van de indexen is in co-productie gemaakt waarbij de rechten lang niet altijd helder liggen. Bij foto's speelt auteursrecht een grote rol gezien de leeftijd van het materiaal en de beperkte mate van het volledig overdragen van alle rechten aan het Nationaal Archief of een voorliggende zorgdrager. Waar het wel mogelijk is kiezen we uit een viertal Creative Commons licenties of statements. De Creative Commons licenties en statements zijn momenteel nog onderdeel van een interne werkgroep (open data) en worden bediscussieerd. Afhankelijk van de bron zal gekozen gaan worden tussen CC0 en Public Domain statements versus CC-BY / CC-BY-SA licenties. Daar staan we positief tegenover. We hebben bijvoorbeeld qua publieksbereik goede ervaringen met het verder verspreiden van materiaal op andere platforms denk aan Wikipedia en Flickr. Ook zien we grote waarde in het samenvoegen van verschillende bronnen en data op en binnen nieuwe platforms. Het openstellen en herbruikbaar van het 'eigen' materiaal is daarbij dan een noodzaak.
Nieuwland Erfgoed Ja, zijn openbaar Het zijn openbare gegevens die we volgens de wet beschikbaar moeten stellen! Sorry deze vraag begrijp ik niet. Inventaris mag volgens mij iedereen hergebruiken. Persoonsgegevens ligt totaal anders dan historische gegevens algemeen. Foto's is weer een heel ander verhaal en kunnen we vaak niet compleet laten hergebruiken i.v.m. auteursrechten. Noord-Hollands Archief Nee, want daarmee zouden we tegen het businessmodel van WieWasWie ingaan Zo nee, heeft u plannen om open data te overwegen danwel te gaan bieden? In het kader van ons meerjarenbeleidsplan 2013-2016 gaan we onderzoeken welke gegevens we onder welke voorwaarden als open data kunnen aanbieden. Inventaris: uitstekend. Historische (persoons)gegevens: zie eerder gegeven antwoord (WieWasWie) Foto s/scans: hergebruik voor niet-commerciële doeleinden is prima, voor commerciële doeleinden alleen tegen betaling van een vergoeding.
Regionaal Archief Alkmaar Nee Zo nee, heeft u plannen om open data te overwegen danwel te gaan bieden? Niet direct. Hoe staat u tegenover hergebruik van inventaris, historische (persoons)gegevens en foto's/scans Overleg is altijd mogelijk, maar het uitgangspunt moet win-win zijn. Regionaal Archief Leiden Ja, zijn openbaar Onze data wordt aangeboden onder een CC0 licentie, wat automatisch impliceert dat er geen restricties aan verbonden zijn Een van de meetinstrumenten om de maatschappelijke relevantie van een instelling als de onze te meten is het gebruik van onze collectie. Het als open data aanbieden van onze historische persoonsgegevens zien wij als een van de middelen om dit gebruikt te bevorderen en te stimuleren Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard Wij kunnen onze gegevens/indexen niet delen met anderen en stellen die niet beschikbaar. Hoe daarmee in de toekomst om te gaan is de vraag. De u naar ik aanneem bekende discussie in den lande (onder welke voorwaarden en of dat voor archiefdiensten en musea wel kosteloos moet etc.) is voor ons op dit moment niet actueel, maar geeft wel aan dat er haken en ogen aan zitten.
Regionaal Archief Zutphen / Etienne van den Hombergh Hieronder zal ik antwoorden proberen te geven op uw vragen. In het algemeen kan ik zeggen dat het Regionaal Archief Zutphen niet bovenop haar genealogische gegevens zit of wil blijven zitten. Wij willen graag onze data delen met anderen. Dit kan wat ons betreft zonder winstoogmerk. Wat wel heel belangrijk voor ons is, is dat de gebruiker goed weet waar het brondocument ligt (bij het RAZ dus). Daarbij wil ik ook nog wel opmerken dat ik absoluut niet de consequenties van deze ontwikkelingen kan inschatten. Al in een eerdere e-mail aan u schreef ik dat het voor een kleine archiefdienst als het RAZ moeilijk is om alle ontwikkelingen te volgen. Ja, zijn openbaar Naamsvermelding-NietCommercieel-GelijkDelen (CC BY-NC-SA 3.0 NL) Open. Rijckheyt Ik kan nog wel niet helemaal overzien hoe het in de praktijk gaat werken (MAIS), maar in principe willen wij dat onze gegevens zoveel mogelijk (her)gebruikt worden, zolang evt. vermelde rechten (bv. auteursrecht foto s) gerespecteerd worden, herkomst van de gegevens duidelijk is voor gebruiker/onderzoeker en er geen kosten voor Rijckheyt/Historisch Goud aan verbonden zijn. Ja, maar onder voorwaarden, dat herkomst van de gegevens duidelijk is voor de gebruiker/onderzoeker Geen restrictie Positief voor hergebruik van alle gegevens, waarbij een evt. vermeld auteursrecht (bv. bij foto s) gerespecteerd dient te worden en herkomst van de gegevens duidelijk is voor gebruiker/onderzoeker
Streekachief Bommelerwaard Ja, maar onder voorwaarden. Binnen Picturae hebben we wederzijds onze genealogische data beschikbaar gesteld met enkele andere diensten. Eerlijk gezegd nog niet goed over nagedacht. Weten ook helemaal niet wat voor effecten het heeft op het gebruik van onze eigen site. Streekarchief Land van Heusden en Altena Nee, nog niet want er is nog nooit om gevraagd Zo nee, heeft u plannen om open data te overwegen danwel te gaan bieden? Er zijn geen concrete plannen. Daar staan wij in principe voor open. Waterlands Archief Nee, nog niet : want wij werken nog niet met Memorix Maior Zo nee, heeft u plannen om open data te overwegen danwel te gaan bieden? Nog niet Deze discussie moeten wij nog voeren
Zeeuws Archief Ja, maar onder voorwaarden 1. De data wordt òf geleverd vanuit WieWasWie òf geleverd vanuit MAIS-Internet van DE REE archiefsystemen 2. De kosten die hiervoor gemaakt worden zijn voor rekening van de datanemer 3. De herkomst van de basisdata moet te allen tijde te herleiden zijn naar de creator en beheerder van deze data 4. De datasets die worden gebruikt moeten regelmatig worden ververst. De hieraan verbonden kosten zijn voor rekening van de datanemer. Positief. Onze antwoorden zijn een momentopname. Er zijn allerlei ontwikkelingen gaande (weliswaar traag, maar toch) die mogelijkheden en inzichten kunnen wijzigen. Gemeentearchief Waalwijk Ziet af van een reactie. Op dit moment zit het gemeentearchief in de eindfase van een toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Land van Heusden en Altena. Beleid over hoe in de toekomst met historische persoonsgegevens wordt omgegaan wordt op dit moment niet gemaakt/vastgesteld. De enquête en dit rapport zijn opgesteld door Bob Coret / Coret Consultancy. Er is een Creative Commons 3.0 Naamsvermelding licentie van toepassing op dit werk.