Algemene Voorwaarden Etnia Maya Nadat een deelnemer zich heeft aangemeld bij Etnia Maya is er sprake van een overeenkomst tussen twee partijen, namelijk Etnia Maya en de deelnemer en gelden vanaf dat moment onderstaande voorwaarden. 1. Aanmelden 1.1 Na het invullen van het aanmeldingsformulier verplicht de deelnemer zich de programmakosten, de reserverings- en organisatiekosten te voldoen. Dit is eveneens van toepassing bij een mondelinge (telefonische) aanmelding. 1.2 De wijze waarop een deelnemer zich kan aanmelden voor een programma is terug te vinden op de website van Etnia Maya. 1.3 Na ontvangst van het aanmeldingsformulier ontvangt de deelnemer binnen 2 weken een factuur. Op de factuur staan de wijze van betaling en de uiterste betalingstermijn vermeld (Zie artikelnummer 2 Betalingsvoorwaarden). 1.4 Etnia Maya behoudt zich het recht voor om aanmeldingen af te wijzen, in welk geval de programmakosten, de reserverings- en organisatiekosten aan de deelnemer worden gerestitueerd. In geen enkel ander geval bestaat er recht op restitutie van de reserveringskosten. 1.5 Het accepteren van de aanmelding door Etnia Maya geeft niet automatisch recht op plaatsing in een programma. Indien plaatsing niet mogelijk blijkt, worden de programmakosten aan de deelnemer gerestitueerd. 1.6 Mondelinge toezeggingen gelden slechts wanneer deze door Etnia Maya schriftelijk zijn bevestigd. 2 Betalingsvoorwaarden 2.1 De betaling dient uiterlijk zes weken voor vertrek volledig te zijn voldaan. Na boeking geldt een aanbetalingbedrag t.w.v. 25% van de totale reissom zoals vermeld op de factuur, ineens te voldoen binnen één week. Indien de deelnemer binnen vijf weken na aanmelding wil vertrekken, dient de betaling binnen 2 weken na aanmelding te zijn voldaan. 2.2 De deelnemer is verplicht om de reissom te voldoen conform de aangegeven betalingstermijnen op de factuur. Indien de vereiste betaling niet tijdig geschiedt, kan na een schriftelijke aanmaning de opdracht met onmiddellijke ingang worden opgezegd. In dit geval zijn de annuleringsvoorwaarden onder artikelnummer 10 van toepassing. 3 Verplichtingen Etnia Maya Etnia Maya verstrekt aan de deelnemer telefoonnummers en adresgegevens van de partnerorganisaties waarop een beroep kan worden gedaan tijdens het verblijf in Guatemala. Etnia Maya verplicht zich de deelnemer van de benodigde informatie te voorzien over het vrijwilligersproject, de Spaanse taalschool, de accommodatie en de plaats van bestemming.
Etnia Maya is verplicht de partnerorganisaties in Guatemala de juiste gegevens van de deelnemer te verstrekken. 4 Verplichtingen deelnemer Iedere deelnemer dient zowel lichamelijk als geestelijk gezond te zijn. Bij het eventueel niet doorgeven van correcte informatie of het achterwege laten van noodzakelijke informatie betreffende de gezondheidstoestand, is de deelnemer zelf aansprakelijk voor de eventuele kosten die voortvloeien uit het niet kunnen deelnemen aan een programma. Verder vraagt Etnia Maya van de deelnemers de nodige flexibiliteit om deel te nemen aan het gekozen programma. Omstandigheden in het buitenland zijn anders dan de omstandigheden in Nederland. Dit is een belangrijk aspect om tijdens de voorbereiding rekening mee te houden. 5 Klachten Wanneer de deelnemer een klacht heeft, dient deze zich onmiddellijk te melden bij de partnerorganisatie ter plekke. Waar dit niet mogelijk is of wanneer de klacht door de partnerorganisatie ter plekke niet naar tevredenheid wordt afgehandeld, is de deelnemer verplicht Etnia Maya te informeren. Etnia Maya dient vervolgens in de gelegenheid te worden gesteld de klacht te onderzoeken en indien gegrond verbeteringen aan te brengen. Alleen wanneer de klacht dan nog niet na tevredenheid kan worden afgehandeld, kan de deelnemer uiterlijk binnen één maand na terugkeer de klacht schriftelijk en voorzien van goede argumentatie indienen. Indien de deelnemer niet voldoet aan bovengenoemde eisen, wordt een klacht door Etnia Maya niet in behandeling genomen. 6 Prijsbepaling 6.1 Etnia Maya behoudt zich het recht voor de prijzen te wijzigen door koersstijgingen, overmacht of andere onvoorziene omstandigheden. 6.2 Op de website van Etnia Maya staan de actuele prijzen, voorwaarden en inhoud van de programma s van Etnia Maya vermeld. 7 Aansprakelijkheid 7.1 Alle arrangementen betreffende transport, accommodatie, bemiddeling en andere diensten worden door Etnia Maya als agent aangeboden onder de conditie dat zij noch enig(e) ander(e) aangesloten bedrijf, agent, werknemer aansprakelijk kan worden gesteld in ding, verlies, schade, claim, uitgaven, ongeluk, afwijking, vertraging, afbreking of andere overmacht veroorzaakt door redenen buiten de controle van Etnia Maya, die kunnen voortkomen gedurende elke reis of die kunnen voorkomen bij een bedrijf, organisatie of persoon (Zie artikelnummer 8 Overmacht). 7.2 Etnia Maya kan op geen enkele wijze verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele schade voortkomend uit de voorbereiding, de reis of het verblijf in Guatemala. 7.3 Indien de deelnemer de reis niet (geheel) kan maken wegens het ontbreken van enig geldig (reizigers) document ofwel bewijzen van inentingen/vaccinaties, komt dat met alle daaraan verbonden gevolgen voor de rekening van de deelnemer (Zie artikelnummer 11).
7.4 De aansprakelijkheid voor schade waartegen de deelnemer is verzekerd (bijvoorbeeld door middel van het sluiten van een reis en/of annuleringsverzekering dan wel ziektekostenverzekering), alsmede aansprakelijkheid voor schade die de deelnemer lijdt in het kader van de uitoefening van een beroep of bedrijf (daaronder begrepen schade door het missen van aansluitingen c.q. het niet tijdig op de plaats van bestemming aankomen), worden uitgesloten. 7.5 Etnia Maya is niet verantwoordelijk voor eventuele toezeggingen van haar personeel en/of derden, waarbij op kenbare wijze wordt afgeweken van de in deze voorwaarden of in de voorwaarden van de verantwoordelijke dienstverlener vermelde condities, tenzij zulke toezeggingen nadien schriftelijk worden bevestigd. 7.6 Etnia Maya staat uitgebreid stil bij de veiligheid en een verantwoorde uitvoer van haar reizen, verblijfplaatsen en activiteiten. Ondanks het zorgvuldig en kundig handelen van Etnia Maya en partnerorganisaties kunnen voorvallen niet volledig uitgesloten worden. Daarom dienen deelnemers te allen tijde alert te zijn op de eigen veiligheid en zijn zij verantwoordelijk voor hun eigen gedrag. De deelnemer dient de risico s die behoren bij het reizen in het buitenland zelf te dragen. 7.7 In geval van ziekten, ongelukken en calamiteiten, heeft Etnia Maya afspraken met de partnerorganisaties om ons onmiddellijk te informeren. 8 Overmacht In geval van overmacht, waaronder in ieder geval wordt verstaan: binnenlandse onlusten, mobilisatie, oorlog, stremming in het vervoer, staking, uitsluiting, bedrijfsstoornissen, stagnatie in toelevering, brand, natuurrampen, overstroming en in het geval dat Etnia Maya door haar eigen partnerorganisaties, ongeacht de reden daartoe, het geboekte programma niet kan organiseren waardoor nakoming van de overeenkomst redelijkerwijs van Etnia Maya niet kan worden gevergd, zal de uitvoering van de overeenkomst worden opgeschort, dan wel de overeenkomst per aangetekend schrijven kunnen worden beëindigd, alles zonder enige verplichting tot algehele schadevergoeding. 9 Uitstel van een programma De deelnemer kan het geboekte programma tot maximaal 6 maanden na de opgegeven vertrekdatum uitstellen indien de partnerorganisatie hiermee akkoord gaat. Hierbij bestaat het risico dat het programma aangepast moet worden. Indien de deelnemer het programma langer dan 6 maanden wil uitstellen, dient de deelnemer het progamma te annuleren, waarbij de annuleringsvoorwaarden van kracht zullen gaan. Indien de deelnemer het programma binnen 2 weken voor gepland vertrek uitstelt, worden er administratiekosten in rekening gebracht. De deelnemer kan het programma tot 2 weken voor gepland vertrek uitstellen, ook daarna dient de deelnemer het programma te annuleren, waarbij de annuleringsvoorwaarden van kracht zullen gaan. 10 Annulering en annuleringsvoorwaarden In geval van annulering door de deelnemer, gelden de volgende regels: 10.1 Annulering dient met vermelding van reden schriftelijk per email en per aangetekend schrijven te geschieden. 10.2 Bij annulering na aanmelding worden de administratiekosten niet gerestitueerd. 10.3 Bij annulering na aanmelding tot 6 weken vóór vertrek bedragen de annuleringskosten de reeds gedane aanbetaling, 25% van de totale reissom.
10.4 Bij annulering na aanmelding tussen 3 weken tot 2 weken vóór vertrek bedragen de annuleringskosten 50% van de programmakosten. 10.5 Bij annulering na aanmelding tussen 2 weken en 1 week vóór vertrek bedragen de annuleringskosten 75% van de programmakosten. 10.6 Bij annulering na aanmelding tussen 1 week vóór vertrek tot op de dag van vertrek, bedragen de annuleringskosten 100%. 10.7 Het annuleringsbedrag wordt in mindering gebracht op de programmakosten indien deze reeds zijn voldaan. 10.8 Na vertrek is annuleren niet meer mogelijk. 10.9 Etnia Maya behoudt zich het recht voor tot het annuleren van het programma, zonder hiervoor aansprakelijk gesteld te worden, indien er zich onregelmatigheden voordoen in het vakantieland of bij onvoorziene omstandigheden. 11 Reisdocumenten en vaccinaties Iedere deelnemer dient in het bezit te zijn van een (nog lang genoeg) geldig paspoort. Ook is de deelnemer zelf verantwoordelijk voor het verzorgen van de benodigde visa, inentingen en inentingsbewijzen Bij aanmelding verzoekt Etnia Maya een kopie van het paspoort van de deelnemer naar ons te doen toekomen in verband met eventuele calamiteiten die zich tijdens de reis kunnen voordoen. 12 Verzekeringen 12.1 Door middel van het afsluiten van een annuleringsverzekering kunnen de kosten die gepaard gaan met een annulering afgedekt worden, mits door de deelnemer/verzekerde aan de voorwaarden van deze verzekering wordt voldaan. Informeer bij een verzekeringsmaatschappij naar de juiste voorwaarden. 12.2 Een reisverzekering is verplicht voor deelname aan een programma van Etnia Maya. Een reisverzekering kan bij diverse verzekeringsmaatschappijen worden afgesloten. 12.3 Een kopie van verzekeringspolis van de deelnemer/verzekerde moet voor vertrek in het bezit zijn van Etnia Maya in verband met eventuele noodgevallen die zich tijdens de reis kunnen voordoen. Neem zelf altijd een kopie van de verzekeringen mee op reis. 12.4 Etnia Maya heeft een organiserende, informerende en adviserende taak. Als deelnemer deelneemt aan een vrijwilligersproject, bepaalt de partnerorganisatie in onderling overleg terplekke de inhoud van de uiteindelijke werkzaamheden. Er is nadrukkelijk geen sprake van een arbeidsrechtelijke relatie tussen de deelnemer en Etnia Maya en er kunnen ook geen rechten worden geclaimd die bij arbeidsverhoudingen behoren. De deelnemer moet daarom zorgen voor een geschikte verzekering inclusief dekking van ziekte en ongevallen tijdens het vrijwilligerswerk. Etnia Maya biedt de deelnemer in samenwerking met De Europeesche een passende reisverzekering aan die via de website van Etnia Maya kan worden afgesloten. Raadpleeg voor details de volledige voorwaarden.
13 Wijziging gastgezin / vrijwilligersproject / gedragsregels en afbreking van het programma 13.1 Bij onoverkomelijke moeilijkheden tussen de deelnemer en het gastgezin/werkgever doen de partnerorganisatie en Etnia Maya hun uiterste best een andere accommodatie/vrijwilligersproject voor de deelnemer te vinden. Garanderen kunnen wij dit echter niet. 13.2 Indien de deelnemer zich niet houdt aan de vooraf kenbaar gemaakte regels, normen en/of richtlijnen die gelden voor deelname aan een programma van Etnia Maya, dan behoudt zowel Etnia Maya als de desbetreffende partnerorganisatie zich het recht om deelname aan het programma te beëindigen zonder enige kosten te restitueren. 13.3 Indien een deelnemer de reis en/of het programma wil afbreken na aankomst in Guatemala, dan kan noch Etnia Maya noch de partnerorganisatie ter plaatse restitutie geven over het gemiste onderdeel van het programma. 13.4 Indien de deelnemer een taalcursus heeft geboekt, vervallen de lesdagen op (nationale) feestdagen die officieel gelden in Guatemala. Deze lesdagen kunnen niet worden ingehaald. De voorwaarden van Etnia Maya zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam Laatste update: 1 juni 2011