Deloitte. Voorstel. uitgebracht aan Drechtraad van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden te Dordrecht

Vergelijkbare documenten
Vergadernotitie Voor de Auditcommissie op 1 februari 2011

$!! ' ( #!! ) *! ) ' + ) $ %# #! #! # #! % %!!!!,! % -! %.!, /! - %!, / 0 )' 0 % #!

MPGR GR Behandeld door

Deloitte. Voorstel. uitgebracht aan de Drechtraad van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden te Dordrecht

Bijlage 5F Sliedrecht

MPGR GR drs. F.P. Smilde

Bijlage 5G Zwijndrecht

Behandeld door D, Nederveen RA

F^T^W^/UO ~ T " -"~r. O'V'v^vP^-' / i ^A o PC '" ^-"^ « JAN 2008 re,jea EOR. ^^^lli^l^ ^ CeoR i' Behandeld door D.

Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden

BIJLAGE 5H OZHZ. Ad 1) Controle jaarrekening van de gemeenten: Conform, met uitzondering van

Hierbij doen wij u onze accountantsverklaring d.d. 21 mei 2010 bij de jaarrekening 2009 van uw gemeenschappelijke regeling toekomen.

Bevindingen jaarrekeningcontrole 2009 Gemeente Dordrecht

Bijlage 5B Alblasserdam

MEMO AAN DE GEMEENTERAAD

Deloitte. 6 NOV, OTL BAR-org-anisatie INGEKOMEN

Aanbieding continuering accountants dienstverlening Deloitte Accountants B.V. voor de boekjaren 2019 tot en met 2021

Deloitte. Regionale Ontwikkelingsorganisatie Zuidplas. Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op mel 2012

Plan van aanpak Aanbesteding Accountantscontrole

Deloitte. Aan de raad van de gemeente Dordrecht t.a.v. de raadsgriffie Postbus AA DORDRECHT. Geachte raad,

gemeente Tiel 2 8 JULI 2016 (ta-

Over onze overige bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening brengen wij u separaat verslag uit.

Intern controleplan gemeente Venray. Boekjaar 2011

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn uiteraard graag bereid een nadere toelichting aan u te verstrekken.

De10itte. Erfgoedcentru m Achterhoek en Liemers. Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december maart 2014

Interne controleplan gemeente Venray

Gemeente Lelystad Ingekomen 16 JUN Kopie aan:

Bijlage 5D Hendrik Ido Ambacht

Slagvaardig partnerschap

Hierbij doen wij u onze controleverklaring d.d... mei 2012 bij de jaarrekening 2011 van uw gemeente toekomen.

Deloitte. Gemeente Dordrecht. Auditplan 2014 DORDRECHT. C,I r,

De I0 tte. Aan de gemeenteraad van de gemeente Sliedrecht Postbus AA SLIEDRECHT. Geachte leden van de raad,

Behandeld door W.P. de Vries RA

Gemeenschappelijke. Regeling Drechtsteden Voorstel auditpian Deloïtte. Drechtsteden. Drechtsteden, Samen Stad aan het Water

reg.nr.:o'5.00 \a~11 procesverantw.: C~ 30

Deloitte. Openbaar Lichaam Afvalstoffenverwijdering Zeeland. Rapport van bevindingen voor het boekjaar eindigend op 31 december 2014.

Controleverklaring jaarrekening Geacht bestuur,

Gemeente Woerden Registratiedatum: Behandelend afdeling Afgehandeld door/op: Behandeld door Drs. A. van Doesburg RA

Gi ijjiljüi Gemeente Daft 25 MEI Doc./bijlage Productnr. Behandeld door M.J. van Gestel

Gemeente Dordrecht. Auditplan 2014

Gemeente Papendrecht Auditplan 2016

Uei0iiie. Aan de leden van het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap van Delfiand Postbus DB DELFT

Memo. 15 juni Attentiepunten raadsvoorstel inzake het Raadsvoorstel Toekomst HG: Samenwerking in de regio. Geacht college en directie,

1o ïtte. Aan het algemeen en dagelijks bestuur van GBLT T.a.v. mevrouw drs. J.H. Lepage MPA Postbus BB ZWOLLE

VOORSTEL AAN DE GEMEENTERAAD

6 juni 2014 drs. M.M.M. Vogelpoel. Hierbij ontvangt u onze controleverklaring d.d. 5 juni 2014 bij de jaarrekening 2013 van uw gemeente.

VERANTWOORDINGS- EN CONTROLEPROTOCOL GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING SABEWA ZEELAND INZAKE BELASTINGEN EN HEFFINGEN BOEKJAAR 2013 GEMEENTE REIMERSWAAL

Datum Behandeld door Ons kenmerk 3 juni 2008 drs. A.P.W.M. Scheepers RA /HD/mj

Offerte aanvraag Accountantscontrole t.b.v. Stichting PeelrandWonen te Boekel

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

Deloitte Ernst & Young PwC

VOORSTEL AAN DE GEMEENTERAAD

De10 itte. Grondbank RZG Zuidplas. Acco an versag v w boekjdr e ndigend op 31 deceml r maart 2012

Bijlage(n) niet gescand. Origineel doorgezonden naar de afdeling. Gemeente Emmen. M û^ä^$a 11 MEI ^3 b -C(mc Ggf

De 1 o ïtte. Aan de gemeenteraad van Gemeente Oude Ilsselstreek T.a.v. de heer 1. van Urk, raadsgriffier Postbus AA GENDRINGEN

Een OVER-gemeentelijke samenwerking tussen Oostzaan en Wormerland

Aan de Raad en het College van Gemeente Woerden Postbus AA WOERDEN. Beh. Ambt.: Afschr.: B.V.O.: Rotterdam, 8 november 2017

Control binnen het samenwerkingsverband Drechtsteden

Datum Behandeld door Ons kenmerk 22 juni 2005 Drs. A.P.W.M. Scheepers RA/ J.J. Zuidema

Intergemeentelijke samenwerking: de businesscase Drechtsteden

Gemeente Doetinchem. Clientserviceplan voor het boekjaar 2013

Controleprotocol subsidies gemeente Alkmaar voor verantwoording subsidies >

SiSa cursus Gemeente en accountant. 21 november 2013

Z / 01. Inkomend /

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTS- CONTROLE OP DE JAARREKENINGEN 2011 TOT EN MET 2014 VAN DE GEMEENTE BOXTEL

Onderwerp: Vaststellen definitieve tegemoetkoming fractieondersteuning Nummer 2013/8469 Versie 1 Thema. Bestuurszaken en regionale samenwerking

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2016 VAN DE GEMEENTE TEN BOER.

Algemene toelichting Intern controleplan 2012

Voordracht aan Provinciale Staten. Van Subcommissie Bestuur en Middelen. Mei xxxx. Wijziging controleverordening.

Controleprotocol. Accountantscontrole Jaarrekening Gemeente Berkelland Bijlage 1. Versie juni 2014 Controleprotocol pagina 1 van 9

Voortgangsrapportage

De 101tte. VERTROUWELIJK. Opdracht. Voorziening Suytkade in de jaarrekening 2013

Ë!l ERNST &YOUNG. Assurance-rapport en rapport van bevindingen bij de herziene SISAverantwoording 2009 regeling 99 van de gemeente Haarlem

Deloitte... Opdrachtbevestiging GR uitgebracht aan de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden

gemeente Eindhoven Raadsvoorstelinzake controleplan accountant 2013

11 mei 2009 vastgesteld/openbaar

Voorstel accountantscontrole Gemeente Molenwaard

Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Mill en Sint Hubert

Datum Behandeld door Ons kenmerk 31 oktober 2006 drs. J.J. Zuidema /JJZ/mj

Controleprotocol provincie Utrecht

Del itte. Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u onze controleverkiaring d.d. 24 juni 2014 bij dejaarrekening 2013 van uw gemeente.

Vergadernotitie (gewijzigde versie) voor de Drechtraad op 16 juni 2010

Verordening financiële bijdragen deelnemers Openbaar lichaam Drechtsteden

AGENDAPUNT voor burgemeester en wethouders

kw Deloitte Gemeente Meppel Raadsbrief december 2013 Ingek.: 2 3 DEC _G ME y-jt ML'iPPEL

Geachte leden van de rekeningencommissie,

Datum Behandeld door Ons kenmerk

De I0 tte. j aarstukken. Aan de gemeenteraad van de gemeente Dordrecht t.a.v. de griffie Postbus AA DORDRECHT. Geachte leden van de raad,

Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2014 van de gemeente Bellingwedde

d. Het controleprotocol is geen werkprogramma, maarde geeft een aantal minimale eisen ten aanzien van de verplicht uit te voeren controlepunten.

Controleprotocol jaarrekening 2016

Ten behoeve van het Stimuleringsfonds voor de Pers

BEGROTING EN REKENING. De eerste jaaropgaaf BTW compensatiefonds

Del o itte. Controleverkiaring j aarrekening Geacht bestuur,

Kader aanbesteding accountantscontrole. Rekeningencommissie gemeenteraad Hilversum September 2013

Controleprotocol gemeente Coevorden

Gemeenschappelijke Regeling Maasveren Limburg Noord. Accountantsverslag 2014 april 2015

CONTROLEPROTOCOL. Voor de accountantscontrole op de jaarrekeningen

Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarstukken 2015 van de gemeente Velsen

Transcriptie:

Voorstel uitgebracht aan Drechtraad van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden te Dordrecht Voorstel aanpak accountantscontrole specifieke verantwoordingen 2009 en prij sopgave

Deloitte Accountants B.V. Wilgenbos 4 3311 JX Dordrecht Postbus 1165 3300 BD Dordrecht Tel: (078) 6112500 Fax: (078) 6112577 www.deloitte.nl Aan de Drechtraad van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden t.a.v. de auditcommissie t.n.v. de heer J. van de Zedde Postbus 619 3300 AP DORDRECHT Datum Behandeld door Ons kenmerk 29 december 2008 1SHJ5501 Onderwerp Voorstel aanpak accountantscontrole specifieke verantwoordingen 2009 en prijsopgave Uw kenmerk Geachte raad, Hierbij doen wij u ons voorstel voor de aanpak van de accountantscontrole 2009 van de specifieke verantwoordingen van uw Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden toekomen, alsmede de daarbij behorende prj sopgave. Wij hanteren daarbij de volgende indeling: 1. Inleiding 2. Controle-aanpak 3. Planning en bespreking 4. Randvoorwaarden voor de controle/werkafspraken 5. Invulling adviesfunctie 6 Samenstelling controleteam 7. Honorarium 8. Tot slot 1. Inleiding In 2009 omvat de GR Drechtsteden de volgende organisatieonderdelen: Bureau Drechtsteden (BDS). Binnen dit organisatieonderdeel worden diverse activiteiten uitgevoerd, waaronder het loopbaancentrum en het project Manden Maken. Sociale Dienst Drechtsteden (SDD). De belangrijkste taken van dit organisatieonderdeel zijn de uitvoering van bijstandsverlening en re-integratie, inburgering, WMO en armoedebeleid/minimabeleid. Bureau Leerplicht en Voortijdig Schoolverlaten (BLVS). Ingenieursbureau Drechtsteden (IBD). Dit bureau is overwegend werkzaam voor de gemeenten Dordrecht en Zwijndrecht. Het ingenieursbureau kan ook werkzaamheden van derden aannemen. Onderzoekscentrum Drechtsteden (OCD) Op alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Rotterdam onder aktenummer 84/2004 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Member of Deloitte Touche Tohmatsu

2 Servicecentrum Drechtsteden (SCD). Dit organisatieonderdeel is op 1 april 2008 daadwerkelijk van start gegaan en houdt zich bezig met dienstverlening aan de deelnemende organisaties op het gebied van: Financiën, Informatisering, Automatisering, Documentaire Informatievoorziening, Communicatie, Inkoop, Personeel & Organisatie, Facilitaire zaken en Juridische zaken. Gemeentebelastingen Drechtsteden (GBD). Dit organisatieonderdeel houdt zich vanaf 1juli 2008 bezig met de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en de afvalstoffenheffing, alsmede de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende zaken. Met name de Sociale Dienst Drechtsteden en de Gemeentebelastingen Drechtsteden stellen ten behoeve van de deelnemende gemeenten een specifieke verantwoording op inzake de uitvoering van hun taken. De deelnemende gemeenten gebruiken deze verantwoordingen om over te nemen in de eigen jaarrekening. Belangrijk hierbij is dat deze verantwoordingen op een betrouwbare wijze tot stand komen. Voor de deelnemende gemeenten en de regio Zuid-Holland Zuid is belangrijk dat de processen Financiën, Inkoop en Personeel & Organisatie zodanig betrouwbaar zijn dat de informatie bruikbaar is voor de eigen jaarrekening. Uiteraard moet de informatisering en automatisering dit toereikend ondersteunen. Daarom is een toets op de betrouwbare opzet, bestaan en werking van deze processen onmisbaar. Het Drechtstedenbestuur heeft ons daarom verzocht voor het jaar 2009 een plan van aanpak en prijsopgave met betrekking tot de controle van deze specifieke verantwoordingen en de toets op de betrouwbare opzet, bestaan en werking van de processen Financiën, Inkoop en Personeel & Organisatie op te stellen. Via deze brief ontvangt u ons voorstel en prjsopgave. 2. Controle-aanpak 2.1. Controle specifieke verantwoording (Single information Single audit) De GR Drechtsteden voert een groot aantal taken en regelingen voor de deelnemende gemeenten de regio Zuid-Holland Zuid uit. Voor het verkrijgen van de bijzondere uitkeringen en subsidies moet uw Organisatie jaarlijks verantwoordingen opstellen en verstrekken aan andere overheden (de geldgevers). In veel gevallen verlangt de geldgever een accountantsverklaring bij deze verantwoordingen. In een aantal gevallen moeten deze verantwoordingen door uw Organisatie worden opgesteld ten behoeve van de deelnemende gemeenten, omdat de gemeenten verantwoordingsplichtig zijn naar de betrokken geidgevers.

3 Het aantal verantwoordingen en de eisen die aan de controle worden gesteld, wijzigt jaarlijks. Met ingang van 2007 is het aantal subsidies van de rijksoverheid dat onder het principe van Single information Single audit (SiSa) is gebracht sterk uitgebreid. Op hoofdlijnen betekent dit dat de afzonderlijke verantwoordingen ten behoeve van ministeries met bijbehorende accountantsverklaringen zijn vervallen. Hiervoor in de plaats is met ingang van 2006 een extra, wettelijk voorgeschreven, bijlage in de jaarrekening van de gemeenten (resp. gemeenschappelijke regelingen) gekomen. Het aantal afzonderlijk te controleren specifieke verantwoordingen is dus afgenomen. Met name de Sociale Dienst Drechtsteden (SDD) zal ten behoeve van de deelnemende gemeenten verantwoordingen in het kader van SiSa moeten opstellen. Ons voorstel is om uit efficiëncy-overwegingen deze verantwoordingen te betrekken in onze reguliere controle bij de SDD. De SDD kan deze SiSa-verantwoordingen vervolgens beschikbaar stellen aan de betrokken gemeenten, die deze gegevens kunnen opnemen in hun SiSa-bijlage. Bij de aan de gemeenten beschikbaar te stellen SiSa-gegevens zullen wij een consolidatieverklaring afgeven. Dit is een accountantsverklaring waarvan de betrokken gemeenten gebruik kunnen maken voor het in hun jaarrekening consolideren van de SiSa-gegevens. Het is uiteraard van belang dat door u deze gedragslijn vooraf wordt afgestemd met de betrokken gemeenten (die dat vervolgens met hun accountant kunnen afstemmen). Overigens zullen wij bij deze afstemming onze rol actief invullen, door de afspreken voor het controllersoverleg voor te bereiden. Ook kunnen wij de afstemming met de accountants van de deelnemende gemeenten en de regio Zuid-Holland Zuid initiëren of ondersteunen. De controle van deze SiSa-verantwoordingen zal plaatsvinden, rekening houdende met de tolerantie- en rapporteringsgrenzen die van rijkswege zijn vastgesteld voor de controle van de SiSa-bij lage, waarbij rekening zal worden gehouden met het voor de specifieke gemeenten van toepassing zijnde tolerantiebedrag. In het kader van deze prijsopgave gaan wij ervan uit dat de volgende regelingen via de SiSa-systematiek moeten worden verantwoord 1: Wet Werk en Bijstand (WWB) IOAW IOAZ Bbz Tijdelijke stimuleringsregeling schuidhuipverlening Allochtone vrouwen 1Deze inventarisatie is gebaseerd op de SISA-regeling 2008. Indien bij de publicatie van de SlSAregelingen 2009 blijkt dat hierin wijzigingen zijn aangebracht, brengen wij u op de hoogte van de gevolgend die dit heeft op de prijsopgave 2009.

4 Naast de SiSa-verantwoordingen van de SDD zullen naar verwachting ook bij het Bureau Drechtsteden SiSa-verantwoordingen moeten worden gemaakt met betrekking tot Experimenten WMO, WEB, innovatiebudget participatiebudget en inburgering. Wanneer de Wet Participatiebudget vanaf 2009 van kracht gaat, kunnen hierin nog wijzigingen optreden. Overigens worden de controlewerkzaamheden die in het kader van de specifieke (SiSa)verantwoordingen moeten worden verricht, uitgevoerd door een team van specialisten die goed bekend zijn met de desbetreffende regeling. 2.2. Overige specifieke verantwoordingen SDD en GBD Bij de SDD wordt, zoals hiervoor is vermeld, een consolidatieverklaring afgegeven bij de SiSa verantwoording. Naast de verantwoording SiSa moet de SDD aan de deelnemende gemeenten ook verantwoording afleggen met betrekking tot de WMO en inburgering. Het is de bedoeling dat dit op een soortgelijke manier als bij SiSa gaat gebeuren, waarbij ook een consolidatieverklaring zal worden afgegeven. Met ingang van medio 2008 gaat de GBD voor de deelnemende gemeenten de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en de afvalstoffenheffing, alsmede de uitvoering van de Wet Waardering onroerende zaken verzorgen. De deelnemende gemeenten moeten in hun jaarrekening de hiermee samenhangende opbrengsten (opgelegde aanslagen, kwijtscheldingen, verminderingen e.d.), vorderingen en schulden verantwoorden. Hiervoor hebben zij dus informatie nodig van de GBD voor wat betreft de volledigheid, juistheid en rechtmatigheid van de opgelegde aanslagen etc. Wij stellen voor om ook hiervoor te werken met een consolidatieverklaring. Dat betekent dat door de GBD per gemeente jaarlijks een opgave wordt gedaan, waarbij door ons een consolidatieverklaring wordt afgegeven. De werkzaamheden die voor de consolidatieverklaring bij de specifieke verantwoording belastingen en heffingen bij de GBD worden uitgevoerd leiden uiteraard tot een besparing van werkzaamheden en accountantskosten die bij de deelnemende gemeenten worden uitgevoerd. Ook voor de in deze paragraaf vermelde verantwoordingen van SDD en GBD aan gemeenten geldt, dat het nuttig is dat u deze gedragslijn vooraf afstemt met de betrokken gemeenten (die dat vervolgens met hun accountant kunnen afstemmen). Verder kan sprake zijn van nog andere verantwoordingen (bijv. ten behoeve van de provincie) waarbij een accountantsverklaring wordt verlangd. Dergelijke controles zullen wij jaarlijks opnemen in het controleplan, voor zover deze bij het opstellen van het controleplan bekend zijn. In de overige gevallen zullen wij deze controles uitvoeren na ontvangst van een schriftelijk opdracht daartoe. Wij voeren de controle van de specifieke verantwoordingen uit in overleg met de verantwoordelijke medewerkers, binnen de daarvoor vastgestelde termijnen en conform hetgeen hierover is vastgelegd in de voorschriften van de subsidieverstrekker (waaronder controletoleranties en rapporteringseisen).

5 2.3. Controle bij Servicecentrum Drechtsteden (SCD) De SCD houdt zich bezig met dienstverlening ten behoeve van de deelnemers, waaronder de verwerking van financiële gegevens. De deelnemers blijven zelf primair verantwoordelijk voor de verantwoording van deze financiële gegevens in hun eigen jaarrekening. Zij zijn daarbij afhankelijk van de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking bij het SCD. In het kader van de overdracht van werkzaamheden door de deelnemers aan het SCD zijn nadere afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheid van zowel het SCD als de deelnemers in het kader van deze gegevensverwerking en over de manier waarop de accountantscontrole daarop moet worden ingevuld. Wij zullen ten behoeve van de deelnemende gemeenten en de Regio Zuid-Holland Zuid een zgn. systeemverklaring verstrekken, waarin een oordeel wordt gegeven over de kwaliteit van en interne controles op de gegevensverwerking bij het SCD. In onze brief notitie nadere invulling aanpak accountantscontrole en gemaakte afspraken van 26 november 2008 (kenmerk 08R1 639) hebben wij onze aanpak meer uitvoerig beschreven. Deze aanpak is overigens vernieuwend en heeft model gestaan voor de notitie Gelden door derden van 1juli 2008 van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG). De werkzaamheden die in het kader van de systeemverklaring bij de SCD worden uitgevoerd leiden vanaf 2009 uiteraard tot een besparing van werkzaamheden en accountantskosten die bij de deelnemende gemeenten en de Regio Zuid-Holland Zuid worden uitgevoerd. 2.4. Steekproeven Bij Deloitte hebben wij mede naar aanleiding van ontwikkelingen zoals bij de GR Drechtsteden geïnvesteerd in een efficiëntere steekproefmethode. Bij de specifieke verantwoordingen van de SDD en de GBD en bij de systeemcontroles van de SCD is feitelijk sprake van afzonderlijke te controleren massa s per deelnemende partij. Iedere gemeente en de Regio Zuid Holland Zuid wil immers een bepaalde mate van betrouwbaarheid en zekerheid dat hun gelden juist en rechtmatig zijn besteed door de SDD, dat hun belastingen en heffingen volledig en rechtmatig zijn opgelegd en geïnd door de GBD en dat hun processen toereikend zijn uitgevoerd door de SCD. Voor 2009 hebben wij een nieuwe steekproefmethode ontwikkeld waarbij wij voor onze werkzaamheden en het bepalen van het aantal waarnemingen (steekproeven) uitgaan van één massa (bijvoorbeeld totale WMO-budget van alle zes gemeenten) voor alle deelnemende partijen, terwijl wij toch voor iedere individuele deelnemer kunnen aangeven dat hun massa goed is. Dat betekent dat wij binnen de totale steekproef ook voor kleinere deelnemende partijen voldoende steekproeven doen om deze uitspraak te kunnen doen. Deze nieuwe steekproefmethode leidt in totaliteit tot minder waarnemingen (steekproeven) en levert dus direct een besparing op van de accountantskosten.

6 3. Planning en Bespreking De planning van onze werkzaamheden zullen wij nadrukkelijk bespreken met de directies van de SDD, GBD en SCD en via het controllersoverleg met de controllers van de deelnemende gemeenten en de Regio Zuid-Holland Zuid. Uitgangspunt hierbij is dat de consolidatie- en systeemverklaringen uiterlijk half maart 2010, voor het afronden van de controles van de jaarrekeningen van de deelnemende gemeenten en de Regio Zuid-Holland Zuid worden afgegeven. Indien wijzigingen in omstandigheden of interne ontwikkelingen bij de GR Drechtsteden gedurende het controlejaar een wijziging in de planning noodzakelijk maken, zullen wij hier flexibel op inspelen en in overleg met u een nieuwe planning vaststellen. Doordat 150 professionals in onze regio gemeenten en gemeenschappelijke regelingen tot hun kernactiviteit rekenen, kunnen wij u deze flexibiliteit aanbieden. Voor elke verklaring geldt dat wij de, bevindingen voorleggen en bespreken aan de direct betrokkenen, de directies van de SDD, GBD en SCD en in samengevatte vorm met de zakelijk directeur/concerncontroller van de GR Drechtsteden. Zonodig rapporteren wij de bevindingen aan het Drechtstedenbestuur en de Drechtraad. 4. Randvoorwaarden voor de controle/werkafspraken De randvoorwaarden voor de uit te voeren controles hebben in onze beleving ten minste twee dimensies. Enerzijds gaat het om de kwaliteit van de interne beheerstructuur en het daadwerkelijk functioneren daarvan (organisatiegericht). Deze zijn namelijk sterk van invloed op de daadwerkelijke realisatie van de controlebenadering, zoals wij die toepassen. Anderzijds spelen de tijdigheid en de wijze van oplevering van verantwoordingstukken en de eisen die daaraan worden gesteld een belangrijke rol. De kwaliteit van de interne beheerstructuur (de administratieve Organisatie en interne controle) van de GR Drechtsteden is bepalend voor de omvang van de door ons te verrichten controlewerkzaamheden. In deze prijsopgave zijn wij ervan uitgegaan dat de kwalificatie van de administratieve Organisatie en interne controle (AOIIC) van alle voor de jaarrekeningcontrole relevante primaire en ondersteunende processen, ten minste voldoende tot goed zal zijn. Voor een voldoende tot goed opgezette en als zodanig werkende AO/IC moet(en) binnen de onderkende processen: De bevoegdheden helder geregeld zijn. Functiescheidingen goed zijn doorgevoerd. De procedures adequaat zijn opgesteld, vastgelegd en nageleefd. De documentatie van de procesgang op orde zijn. De interne controlemaatregelen binnen de processen volgens afspraak zijn uitgevoerd en vastgelegd. De regels van het Besluit Begroting en Verantwoording zijn nageleefd.

7 Zowel voor een goedfinancieel-administratief beheer als voor een efficiënte interne en externe controle is het volgende van belang: Binnen de diensten wordt op een actieve en anticiperende wijze omgegaan met vorderingen en schulden. Deze worden direct na ontstaan verantwoord. Alle voorkomende tussenrekeningen worden tijdig, regelmatig en op vaste momenten geheel gespecificeerd, geanalyseerd en leeggeboekt. De resultaten hiervan worden overzichtelijk vastgelegd. De saldi van de debiteuren- en crediteurenrekeningen worden voortdurend gevolgd, gespecificeerd en geanalyseerd. Hiervan worden goed bruikbare vastieggingen gemaakt. De juistheid en rechtmatigheid, de juiste rubricering en (via een marginale toetsing) de aanvaardbaarheid van de uitgaven worden door de financiële administratie stringent beoordeeld. Bij opvallende zaken wordt direct contact opgenomen met de budgethouder. Bij de samenstelling van de specifieke verantwoordingen worden de nog in overleg met de deelnemende gemeenten vast te stellen data gevolgd. De specifieke verantwoordingen worden op de afgesproken aanvangsdatum van de controle volledig opgeleverd. Van het samenstellen en intern controleren van de specifieke verantwoordingen wordt een samensteldossier aangelegd, dat beschikbaar is bij de start van de accountantscontrole. In het samensteldossier zijn onder meer opgenomen: De eventuele subsidieaanvraag en onderbouwing daarvan. De subsidietoezegging/-beschikking. Beschikking van eventuele subsidievoorschotten. De relevante regelgeving c.q. een verwijzing daarnaar. De zichtbare interne controle op de getrouwheid van de subsidieverantwoording en de naleving van de subsidievoorschriften en controleprotocollen. De zichtbare aansluiting tussen de subsidieverantwoording en de financiële administratie en eventuele subadministraties (bijvoorbeeld de uitkeringenadministratie). Specificaties en analyses van verantwoorde kosten en opbrengsten. De relevante brondocumenten zoals facturen en andere uitgaafstukken of een verwijzing daarnaar. Wij zullen in een vroegtijdig stadium overleggen over de inhoud van het samensteldossier per subsidieverantwoording. 5. Invulling adviesfunctie De interne en externe factoren die uw bedrijfsvoering beïnvloeden, zijn mede bepalend voor hoe wij onze controle inrichten. Wij baseren onze controlestrategie tevens op de uitkomsten van de regelmatige besprekingen die wij met u zullen hebben. Door deze focus op uw Organisatie ontstaat zicht op de achterliggende waarborgen voor betrouwbare informatie in uw organisatie.

8 Dit vormt de basis voor onze natuurlijke adviesfunctie. Mede vanuit de samenwerking met de specialisten binnen Deloitte mag u van ons verwachten dat wij als kritisch controleur niet alleen een onafhankelijk en deskundig oordeel hebben, maar tevens vanuit onze controle ook praktische adviezen en oplossingen koppelen aan onze bevindingen. Deze adviezen komen tot uitdrukking in de besprekingen en rapportages naar aanleiding van de consolidatie- en systeemverklaringen. Tijdens de voorbereidende besprekingen zullen wij met u in kaart brengen over welke onderwerpen u nader geadviseerd wilt worden. Door onze kennis van actualiteiten en voor u relevante onderwerpen in combinatie met uw en onze kennis van uw organisatie, kunnen wij deze onderwerpen zeer specifiek benoemen. Daarnaast zullen wij u ook ongevraagd adviseren wanneer hiertoe aanleiding bestaat. Wij zien de natuurlijke adviesfunctie niet uitsluitend als bijproduct van onze controle. Ook indien wij beschikken over informatie die voor uw Organisatie van belang kan zijn, mag u van ons verwachten dat wij deze kennis proactief met u zullen delen. Onze industry group Lokaal Bestuur en ons wetenschappelijk bureau hebben een belangrijke centrale rol in onze interne en externe informatievoorziening. Wij informeren onze cliënten en medewerkers op continue basis over actuele ontwikkelingen, niet alleen bij de uitvoering van de controle, maar ook door middel van publicaties, periodieken en (thema)bijeenkomsten. 6. Samenstelling controleteam De controlewerkzaamheden 2009 zal worden uitgevoerd door een team van ervaren medewerkers met expertise in de publieke sector, onder leiding van de heer drs. R.(Rein-Aart) M.J. van Vugt RA. De dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder leiding van mevrouw C.(Chantal) Wemmerus (Bureau Drechtsteden, Sociale Dienst Drechtsteden en Gemeentebelastingen Drechtsteden) en de heer drs. F.(Frank) P. Smilde (Servicecentrum Drechtsteden).

9 7. Honorarium De kosten voor de controle van de SiSa-verantwoordingen, specifieke verantwoordingen SDD en GBD en de systeemverklaringen over 2009 zijn als volgt opgebouwd: 1. Specifieke verantwoordingen SDD 1. SiSa: Totaal Gemeente Albiasserdam 2.000 Gemeente Dordrecht 8.200 Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 2.700 Gemeente Papendrecht 3.900 Gemeente Sliedrecht 2.700 Gemeente Zwijndrecht 3.900 Totaal SiSa 23.400 2. Consolidatieverklaringen WMO en inburgering 3: Gemeente Albiasserdam 1.300 Gemeente Dordrecht 5.100 Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 1.700 Gemeente Papendrecht 2.400 Gemeente Sliedrecht 1.700 Gemeente Zwijndrecht 2.400 Totaal consolidatieverklaringen WMO en inburgering: 14.600 2 Dit honorarium is inclusief de controle van de financiële verantwoording van deze regelingen in het overzicht overgedragen regelingen welke SDD aan de deelnemende gemeenten verstrekt. 3 WMO is geen SlSAregeling, hiervoor is een aparte controle noodzakelijk. Bij Inburgering controleren wij de deugdelijke totstandkoming in de SISA-verantwoording. Richting de gemeenten dient echter aanvullende zekerheid te worden verkregen omtrent de rechtmatigheid van de uitgaven.

10 II. Specifieke verantwoordingen GBD Consolidatieverklaring belastingen: Gemeente Dordrecht 4.400 Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 1.400 Gemeente Papendrecht 2.000 Gemeente Sliedrecht 1.400 Gemeente Zwijndrecht 2.000 Totaal consolidatieverklaringen en belastingen 11.200 III._Systeemverklaring_SCD Gemeente Albiasserdam 1.900 Gemeente Dordrecht 5.000 Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 2.200 Gemeente Papendrecht 2.800 Gemeente Sliedrecht 2.100 Gemeente Zwijndrecht 3.200 Regio Zuid Holland Zuid 3.000 Zusterdiensten 2.200 Totaal systeemverklaringen SCD 22.400 Mochten zich werkzaamheden voordoen die niet vallen binnen de scope van deze prij sopgave (bijvoorbeeld in de vorm van aanvullende wensen t.a.v. de controle, aanvullende opdrachten en bij reviews), dan zullen wij per opdracht vooraf afspraken met u maken over het honorarium.

11 Wij hanteren daarbij de volgende tarieven: Functieomschrijving Tarief Partner 260 320 Manager 125 190 Supervisor 95 125 Assistenten 60-95 Deze tarieven zijn tevens van toepassing ingeval van aanvullende werkzaamheden als gevolg van het niet nakomen van (een deel van) de werkafspraken door uw organisatie. Eventueel meerwerk brengen wij uitsluitend in rekening in overleg met en na goedkeuring van uw zakelijk directeur. De genoemde bedragen zijn gebaseerd op prijspeil 2009, exclusief omzetbelasting en inclusief bijkomende kosten. 8. Tot slot Wij vertrouwen erop u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd over de door ons voorgestelde controleaanpak voor 2009 en de daarmee samenhangende kosten. Wij verzoeken u bij instemming met ons voorstel het tweede exemplaar van deze brief te dateren en ondertekenen en aan ons te retoumeren. Voor akkoord, B.V. Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden drs. Bijlage(n): Algemene voorwaarden Deloitte.