code BPR 29 versie 7 ingangsdatum 03-06-2016 pag. 1 van 5 Versie Goedkeuring datum Wijzigingen ten opzichte van eerdere versie 07 Omzetten procedure in nieuw format 1 Onderwerp Deze procedure beschrijft de afhandeling van het GDB in VGC bij elk onderdeel van de controle van veterinair keuringsplichtige partijen levende die aangeboden worden op een Nederlandse Buitengrens Inspectie Post (BIP) inclusief verzenden van TRACESberichten, factuurbon en vorming van een dossier. 2 Begrippen Zie definitielijst in werkhandboek. 2.1 Elektronisch formulier: formulier dat opgenomen is in het VGC systeem 2.2 Veterinair GrensControle Systeem (VGC): computersysteem dat gebruikt wordt bij de Veterinaire grenscontrole. 3 Werkwijze 3.1 Algemeen Voor alle onderdelen geldt aangeven in het VGC wat van toepassing is. Na het uitprinten van het GDB (bestemd voor de aanbieder) alle vakken die niet van toepassing zijn doorhalen. Indien de partij na de veterinaire controle opnieuw wordt verzegeld door de NVWA, of in opdracht van de NVWA, wordt het zegelnummer in het daarvoor bestemde vak 40 op het GDB in VGC vermeld. De volgnummers van de inspectielabels van de betreffende BIP, gebruikt voor het identificeren van de door de NVWA geïnspecteerde verpakkingseenheden, worden vermeld op VWA/F-BIP-013. De officiële arts maakt een origineel (veterinair) certificaat of document ongeldig door het plaatsen van de stempel met de volgende tekst: EU ENTRY REFUSED of INVALID, alsmede het officiële stempel van de betreffende BIP en datum, NVWAnaamstempel en handtekening van de officiële arts. Volledige documenten die in het VGC aanwezig zijn worden niet uitgeprint om te archiveren. De originele (veterinair) certificaten of documenten worden na te zijn ingescand en gekoppeld in VGC (m.u.v.certificaten voor tijdelijke invoer van geregistreerde paarden en waarvoor geen veterinaire invoer eisen gelden) evenals, indien van toepassing, het door de aanbieder getekende uitgeprinte GDB exemplaar dagelijks opgeslagen in het archief. Het Registratieformulier D-, O- en M-controle (VWA/F-BIP-013) moet voor iedere partij gebruik worden. Achter dit formulier worden alle overige formulieren en documenten voortkomend uit de BIP procedures die tot de uiteindelijke beslissing hebben geleid gevoegd en opgeslagen in het archief. Op de teamlocatie wordt er één dossier gevormd van de twee bovenstaande punten. Indien de D-,O- en M controle op één punt wordt uitgevoerd is dit al één dossier. De NVWA-medewerkers vullen een Fatijdec factuurbon in, waarin in de kolom werktijd, het GDB-nummer behorend bij de betreffende partij extra wordt vermeld. Het nummer van de factuurbon wordt in het VGC genoteerd. De factuurbon wordt gelijktijdig met de documenten die betrekking hebben op de ingevulde factuurbon opgestuurd naar het Steunpunt Divisie V & I of de teamlocatie. De vervolgcontrole van de factuurbonnen wordt
code BPR 29 versie 7 ingangsdatum 03-06-2016 pag. 2 van 5 op het Steunpunt Divisie V & I of de teamlocatie uitgevoerd. De factuurbon wordt apart gearchiveerd. 3.2 Invoer, tijdelijke invoer en retour in de EU 3.2.1 Documentencontrole Het resultaat van de documentencontrole wordt door de douanemedewerker of door de NVWA-medewerker die de documentencontrole heeft uitgevoerd aangegeven in het daarvoor bestemde vak (vak 26) op het GDB in VGC. 3.2.2 Overeenstemmingscontrole Het resultaat van de overeenstemmingscontrole wordt door de NVWA-medewerker ingevuld in het daarvoor bestemde vak (vak 28) op het GDB in VGC 3.2.3 Fysieke controle Het resultaat van de fysieke controle wordt door de NVWA-medewerker volledig ingevuld in het daarvoor bestemde vakken (vakken 29, 30, 31 en 32) op het GDB in VGC. Het al dan niet uitvoeren van een Laboratoriumonderzoek wordt aangegeven in vak 30 Indien van toepassing tevens de aard van het onderzoek en het resultaat vermelden. Wanneer het een laboratoriumonderzoek betreft waarvan de uitslag bepalend is voor de partijbeslissing, wordt (na ontvangst van de uitslag) de uitslag vermeld op het GDB in VGC. Het uitslagenformulier wordt ingescand en gekoppeld in het VGC. Bij een steekproef wordt het vak in afwachting hiervan aangegeven. Het uitslagenformulier wordt t.z.t ingescand en gekoppeld in VGC. 3.2.4 Beslissing De keuringsbeslissing (toegelaten voor de interne markt) wordt door de officiële arts aangegeven in het daarvoor bestemde vak (vak 35) op het GDB in VGC. Het GDB, vanuit het VGC geprint en bestemd voor de begeleiding van de partij, wordt voorzien van de handtekening van de officiële arts en het officiële stempel van de betreffende BIP (vakken 41 en 42). Op het certificaat voor tijdelijke invoer van geregistreerde paarden worden door de officiële arts aangegeven datum en plaats van invoerkeuring en het certificaat wordt voorzien van de handtekening van de officiële arts. Tevens wordt op het GDB in vak 36 de uiterste datum ingevuld. 3.2.5 Afhandeling van documenten die de partij begeleiden De officiële arts waarmerkt, vanuit het VGC, één kopie van het origineel (veterinair) certificaat of document waarmee de partij aangeboden werd voor het uitvoeren van de controles bij invoer, door het plaatsen van een officiële kopie-waarmerkstempel, zijn of haar naam en handtekening en datum. Als de partij wordt toegelaten tot het grondgebied van de EU ontvangt de aanbieder de gewaarmerkte kopie van het origineel (veterinair) certificaat of document samen met het exemplaar van het GDB vanuit het VGC geprint bestemd voor begeleiding van de partij. Uitgezonderd tijdelijk invoer van geregistreerde paarden hierbij blijft het origineel bij het dier.
code BPR 29 versie 7 ingangsdatum 03-06-2016 pag. 3 van 5 3.2.6 NVWA dossier - Origineel (veterinair) certificaat of document (uitzondering zie hierboven) - Alle BIP formulieren die gebruikt zijn voortkomend uit de BIP procedures en overige documenten die tot de uiteindelijke partijbeslissing hebben geleid. 3.3 Doorvoer naar een derde land 3.3.1 Documentencontrole Het resultaat van de documentencontrole wordt door de douane of door de NVWAmedewerker die de documentencontrole heeft uitgevoerd aangegeven in het daarvoor bestemde vak (vak 26) op het GDB in VGC. Overeenstemmingscontrole: Het resultaat van de overeenstemmingscontrole wordt door de NVWA-medewerker ingevuld in het daarvoor bestemde vak (vak 28) op het GDB in VGC. Materiële controle: Het resultaat van de materiële controle wordt door de NVWAmedewerker volledig ingevuld in het daarvoor bestemde vak (vakken 29, 30, 31 en 32) op het GDB in VGC. 3.3.2 Beslissing De keuringsbeslissing toegelaten voor doorvoer wordt door de officiële arts aangegeven in het daarvoor bestemde vak (vak 34) op het GDB in VGC met vermelding van het derde land, de ISO-code, de BIP van uitgang inclusief TRACES-nummer Het GDB, vanuit het VGC geprint en bestemd voor begeleiding van de partij, wordt voorzien van de handtekening van de officiële arts en het officiële stempel van de betreffende BIP (vak 41 en 42). 3.3.3 Afhandeling van documenten die de partij begeleiden De officiële arts waarmerkt, vanuit het VGC, één kopie van het origineel (veterinair) certificaat of document waarmee de partij aangeboden werd voor het uitvoeren van de controles bij invoer, door het plaatsen van een officiële kopie-waarmerkstempel, zijn of haar naam en handtekening en datum. Als de partij wordt toegelaten tot het grondgebied van de EU ontvangt de aanbieder de gewaarmerkte kopie van het origineel (veterinair) certificaat of document samen met het exemplaar van het GDB vanuit het VGC geprint bestemd voor begeleiding van de partij. Een uitzondering hierop zijn de waarvoor geen veterinaire invoer eisen gelden. Hierbij gaat het originele certificaat of document mee met de partij. 3.3.4 NVWA dossier - Origineel (veterinair) certificaat of document (uitzondering zie hierboven) - Alle BIP formulieren die gebruikt zijn voortkomend uit de BIP procedures en overige documenten die tot de uiteindelijke partijbeslissing hebben geleid. 3.4 Weigeren van partijen voor invoer/doorvoer 3.4.1 Beslissing In geval van definitieve weigering vermeldt de officiële arts: - de reden van weigering aangeven in het betreffende vak (vak 37) - de nieuwe (gebruiks-)bestemming in het betreffende vak (vak 38) aangeven. - voor alle geweigerde partijen wordt een TRACES-melding gedaan conform 5.8 Het GDB, vanuit het VGC geprint en bestemd voor begeleiding van de partij wordt voorzien van de handtekening van de officiële arts en het officiële stempel van de betreffende BIP (vakken 41 en 42)
code BPR 29 versie 7 ingangsdatum 03-06-2016 pag. 4 van 5 3.4.2 Afhandeling van documenten die de partij begeleiden - Als een zending wordt geweigerd, maakt de officiële arts het origineel (veterinair) certificaat of document ongeldig. - Indien de geweigerde partij de bestemming heeft euthanasie/destructie ontvangt de aanbieder een gewaarmerkte kopie van het ongeldig gemaakte origineel (veterinair) certificaat of document samen met het GDB. - Indien de geweigerde partij de bestemming heeft derde land (inclusief Retour derde land van her komst) wordt het ongeldig gemaakte origineel (veterinair) certificaat of document en het GDB te- ruggegeven aan de aanbieder van de partij. 3.4.3 NVWA dossier - Indien de geweigerde partij de bestemming heeft euthanasie/destructie blijft het officiële ongeldig gemaakte (veterinair) certificaat of document en een bewijs van euthanasie/destructie (terug koppeling Rendac), op de BIP, - Indien de geweigerde partij de bestemming heeft derde land (inclusief Retour derde land van herkomst) blijft een kopie van bewijs van vertrek uit Nederland (uitgaand manifest), op de BIP. - Alle BIP formulieren die gebruikt zijn voortkomend uit de BIP procedures en overige documenten die tot de uiteindelijke partijbeslissing hebben geleid. 3.5 VGC-systeem De douane medewerkers en de NVWA-medewerkers voeren alle informatie in het VGCsysteem zoals staat beschreven in de VGC gebruikershandleiding. 3.6 TRACES Iedere zending wordt ingevoerd in TRACES. Per GDB wordt een CVEDA geregistreerd. Het nummer van de TRACES-melding wordt geregistreerd op VWA/F-BIP-013. 3.7 Controle afhandelen GDB s en vorming van dossiers Per team wordt per week 10% van de afgehandelde documenten/gevormde dossiers (GDB vanuit het VGC en de bijbehorende documenten) met een maximum van 10 gecontroleerd. Deze controle wordt schriftelijk vastgelegd op het formulier checklist controle afhandeling GDB en vorming van dossier (VWA/F-BIP-006). 4 Arbo, milieu en veiligheid Niet van toepassing. 5 Divers 5.1 Eisen De procedure is opgesteld rekening houdend met: EG regelgeving Verordening (EG) 282/2004/EG 5.2 Hulpmiddelen Stempels VGC 5.3 Registratie Checklist controle afhandeling GDB en vorming van dossier VWA/F-BIP-006
code BPR 29 versie 7 ingangsdatum 03-06-2016 pag. 5 van 5 5.4 Verantwoordelijkheden 5.4.1 De NVWA-medewerker en de douane medewerker is verantwoordelijk voor het invoeren van de par tijgegevens in het VGC. 5.4.2 De NVWA-medewerker is verantwoordelijk voor het invoeren van de partijgegevens in het TRACES-systeem 5.4.3 De douanemedewerker en de NVWA-medewerker zijn verantwoordelijk voor het vastleggen van alle gegevens. 5.4.4 De NVWA-medewerker is verantwoordelijk voor de correcte afhandeling van het GDB en de vorming van het dossier van de partij. 5.4.5 De teamleider is verantwoordelijk voor het organiseren van de steekproefsgewijze controle van de GDB s en dossiers binnen zijn team zoals beschreven in deze procedure.