Veranderende omgeving* Provincie Noord-Brabant Client Service Plan 2009 juli 2009 *connectedthinking PwC
Inhoud Opdracht Uw verwachtingen en wensen Specifieke regelgeving en ontwikkeling daarin Bijzondere aandachtspunten/speerpunten Staten en Management Bijlagen PwC
Opdracht Basis voor de opdracht is uw programma van eisen en onze offerte d.d. 14 augustus 2006 De volgende zaken zijn onderwerp van onze opdracht Opdracht Controle van de provincierekening Sisa bijlage Natuurlijke adviesfunctie Rapportage Gesprekken, mails etc. Managementletter Boardletter Rapport van bevindingen Overige Andere werkzaamheden zullen volgens de afgesproken spelregels onderwerp zijn van separaat verstrekte opdrachten. Verklaringen bij bijzondere verantwoordingen 3
Uw verwachtingen en wensen Verwachtingen en wensen Goede invulling opdrachtgevende rol Staten Veel aandacht voor rechtmatigheid Aansluiten op de organisatie ontwikkeling Van provincie Continue aandacht voor doorontwikkeling planning & control cyclus Rapportages to the point Niet te voorzichtige opdrachtrelatie Meer aansturende rol Geen verrassingen tijdens de eindbespreking Overige verwachtingen? Ons antwoord Intensief contact rekeningcommissie en griffie Integrale controleaanpak getrouwheid en rechtmatigheid Toegesneden controleaanpak, goede communicatie over ontwikkelingen Belichten van mogelijke verbeterpunten met name gericht op beleidssturing Heldere en bondige rapportages Initiatief nemen en eigen visie verkondigen Doorontwikkeling verbijzonderde interne controle Tussentijds voldoende tijd inplannen voor besprekingen 4
Specifieke relevante wetgeving en ontwikkeling daarin Geen bijzonderheden of wijzigingen in 2009 Is voldaan aan eisen subsidiegevers o.a. Rijk en EU Rechtmatigheid (BAPG) Verslagleggingregels (BBV) SiSa regelgeving lijst 2009, nagenoeg ongewijzigd Zie ook bijlage controleprotocol (Normenkader) 5
Bijzondere aandachtspunten/speerpunten Doorontwikkeling P&C-cyclus Doorontwikkeling interne controle functie Naleving Europese aanbestedingsregels Procedure financiële vertaling inkoopverplichtingen en subsidieverplichtingen Digitalisering en automatisering van het inkoopproces Digitalisering subsidieproces in opbouw Afloop subsidieverplichtingen en afwikkelresultaat ultimo 2008 in 2009 (schattingsvermogen 2008) Wet inleen- en ketenaansprakelijkheid Treasury o.a. verwerking Essent transactie Waardering geactiveerde sloopvergoedingen 6
Bijzondere aandachtspunten/speerpunten Provinciale Staten Nog nader uit te werken/communiceren GS en Management Nog nader uit te werken 7
Bijlagen 8
Contactpersonen Accountants N.V. Flight Forum 840 Postbus 8800 5600 HJ Eindhoven Telefoon: 040-2244000 Gerard Kloppenburg Guus Dankers Neil van Engelen gerard.kloppenburg@nl.pwc.com guus.dankers@nl.pwc.com neil.van.engelen@nl.pwc.com 9
Teamleiding (ongewijzigd).. Gerard Kloppenburg Partner Guus Dankers Senior-manager Neil van Engelen Senior-manager 10
Samenwerking interne controle Vergroten van het zelfcontrolerend vermogen door een systeemgerichte interne controle aanpak Gezamenlijk met PwC de hoofdprocessen controleren: Inkoop- en aanbestedingsproces Lonen & salarissen Subsidieproces 11
Onze controle Controleaanpak Benchmark interne beheersing Samenwerking interne controle Materialiteit Communicatie Fraude risico s PwC
Controleaanpak Onze controle begint met uw strategie en doelstellingen welke voortkomen uit de Kadernota, de programmabegroting. In onze aanpak zullen wij rekening houden met die risico s welke invloed kunnen hebben op uw financiële verslaggeving en de planning & control cyclus, alsmede uw IC-plannen. Markt Continuatie Opdracht Strategie Operationele prestaties Audit Comfort Cycle Financiële Prestaties Onze klankbordgesprekken brengen daarnaast de maatregelen, waarmee de geïdentificeerde risico s worden beheerst. Deze maatregelen worden door ons getest, waarna wij onze gegevensgerichte controles op rekening- en transactieniveau inrichten. Onze controleaanpak kenmerkt zich door deze risicogerichtheid. Steunen op Interne controle Hoofdzakelijk analytische werkzaamheden Overige controlewerkzaamheden Jaarrekening Afronding Geen / weinig steun interne controle Gegevensgerichte werkzaamheden Hoofdzakelijk deelwaarnemingen 13
Opdracht Controleaanpak Communicatie MOBILISEREN Opdrachtbrief Team formeren Voorbespreking Markt Continuatie Opdracht Strategie Operationele prestaties Financiële Prestaties VOORAFGAAND Opdrachtbrief Client Service Plan Projectplan VASTLEGGING Interviews Afstemmen bevindingen Actualiseren Audit Comfort Cycle TIJDENS DE AUDIT Managementletter controleplan Review dossier Bespreken issues Steunen op Interne controle Geen / weinig steun interne controle AFRONDING Conclusie Dossier gereed Eindbespreking Archivering Verkrijgen aanvullende zekerheid Hoofdzakelijk analytische werkzaamheden Hoofdzakelijk gegevensgerichte werkzaamheden Overige controlewerkzaamheden Jaarrekening Afronding AFRONDINGSFASE Accountantsverslag Accountantsverklaring 14
Benchmark interne beheersing blijft gehanteerd maar met meer centrale regie Binnenlands Bestuur Benchmark Corporate Governance 100 Rechtmatigheid 80 ICT BDU Projectmanagement - 60 40 20 Inkoop Risicomanagement Treasury HRM Planning & Control Subsidiemanagement Waarde Benchmark Best In Class Worst in Class 15
Materialiteit Tijdens onze controle maken wij gebruik van een bepaalde materialiteit. Materialiteit gebaseerd op controleprotocol provincie Noord-Brabant De materialiteit is mede bepalend voor de controleaanpak en de omvang van de werkzaamheden. De accountant dient, op grond van regelgeving, ook een verrassingselement in te brengen bij de keuze van de aard, de tijdsfasering en de omvang van de controlewerkzaamheden. Als gevolg hiervan kan het voorkomen dat controles plaatsvinden op items van gering belang. 16
Communicatie PS Participeren in alle vergaderingen rekening commissie Toelichting client service plan, boardletter interim en Rapport van bevindingen GS Periodiek contact gedeputeerde (portefeuillehouder) Toelichting client service plan, managementletter en concept rapport van bevindingen in directieraad en aan gedeputeerde Zeer frequent contact financieel management 17
Fraude risico s Onze inschatting: Onterecht gebruik apparatuur en materieel Niet naleven aanbestedingsregels /samenspanning bij inkoop Werktijd oneigenlijk besteden Onterecht declareren kosten Niet naleven Overige? Uw visie: Gedragscode Zero tolerance beleid ten aanzien van geconstateerde fraudegevallen. 18