Nieuwe B-to-B wetgeving anti-spam wetgeving uitgelegd per 1 oktober 2009 PreSoft Information Systems Bezoekadres Wijngaardstraat 51 4461 DB Goes Postadres Postbus 470 4460 AW Goes T: 0113-222800 F: 0113-211800 info@presoft.nl www.presoft.nl KVK nr: 22050896 BTW nr: 1437.10.357.B01
Met ingang van 1 oktober 2009 wordt de Telecommunicatiewet aangepast. Vanaf dat moment wordt het verbod van het zonder toestemming versturen van e-mail uitgebreid tot zakelijk e-mailverkeer (de wet geldt uiteraard niet voor persoonlijk e-mailverkeer). PreSoft Information Systems B.V. vindt de wetswijziging een goede zaak die professionele e-mailmarketing bevordert. In de nieuwe wet zijn de basisregels vastgelegd. Hoe dit in de praktijk uitwerkt is niet voor iedereen duidelijk. Met deze whitepaper willen we de meest gestelde vragen beantwoorden. 2 van 5
Hoofdpunten van de nieuwe wet Algemene regel: toestemming (opt-in) Voor het overbrengen van e-mailberichten van commerciële, ideële of charitatieve aard is uitdrukkelijk toestemming van de ontvanger vereist. Vanaf 1 oktober 2009 geldt deze regel voor zowel Business to Consumer (B-to-C) als voor Business to Business (B-to-B) e-mailingen. Toestemming is ook vereist voor uw bestaande adressenbestand. Uitzondering: klanten Voor het versturen van e-mailingen aan bestaande klanten is geen toestemming nodig. De nieuwe wetgeving in de praktijk Toestemming De toestemming moet volgens de wet verleend zijn op basis van een vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting, waarbij de betrokkene aanvaardt dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt (art.1h Wet Bescherming Persoonsgegevens). Oftewel: Uitdrukkelijk De toestemming moet verleend zijn door een actieve handeling van de ontvanger. Dit geldt niet alleen voor adressen verkregen na 1 oktober, maar ook voor oude adressen. Geen vooraangevinkte vakjes op een aanvraagformulier. Niet in de algemene voorwaarden. Niet door middel van een e-mailing om toestemming vragen. De toestemming geldt alleen voor het betreffende e-mailadres en niet voor andere binnen dezelfde organisatie. Geïnformeerd De ontvanger moet bij het inschrijven weten waar hij/zij toestemming voor geeft. Aan wie geeft de inschrijver toestemming. Welke informatie zal de inschrijver op het e-mailadres ontvangen. Met welke frequentie kan de inschrijver e-mail verwachten. Bewijslast ligt bij de verzender De bewijslast die aantoont dat toestemming is verkregen, ligt bij de afzender/verzender. De wet schrijft niets voor over de toegestane bewijsmiddelen. 3 van 5
Toestemming kan op verschillende manieren verkregen worden: Opt-in: de ontvanger schrijft zich in. Confirmed opt-in: De ontvanger schrijft zich in en ontvangt een bevestiging dat hij/zij is ingeschreven (met daarbij de mogelijkheid zich uit te schrijven). Dubbel opt-in: de ontvanger schrijft zich in, ontvangt een bevestiging met een verzoek de inschrijving nogmaals te bevestigen. De meest zekere methode om als bewijsmateriaal te dienen is de dubbele opt-in methode. Nadeel hiervan is, dat inschrijvingen verloren gaan als de inschrijver vergeet te bevestigen. Uit de praktijk met de B-to-C wetgeving is gebleken dat een elektronisch bestand met inschrijvers, voorzien van datum en tijdstip van inschrijven als voldoende bewijs geldt. Klantrelatie Belangrijkste uitzondering op het opt-in vereiste geldt voor klanten. Wanneer kan er gesproken worden van een klantrelatie. Transactie Contactgegevens moeten zijn verkregen in het kader van een transactie (verkoop). Een offerte of een informatieaanvraag gelden niet als transactie. Gelijksoortige producten De e-mailberichten moeten betrekking hebben op gelijksoortige producten / diensten als hetgeen de klant afgenomen heeft. Hierbij gaat het om de verwachting die de klant redelijkerwijs mag hebben. Dat kan in sommige gevallen ruim uitvallen. Wanneer er bijvoorbeeld een boek gekocht is bij bol.com is het niet onredelijk dat daarna ook berichten over elektronica gestuurd worden, aangezien de klant behoort te weten dat bol.com ook elektronica verkoopt. Producten / diensten van een zusterbedrijf mogen niet aangeboden worden. Gedurende economische levensduur Het hangt van de aard van de organisatie en de producten / diensten af hoe lang na de aankoop een relatie nog als klant aangemerkt kan worden. De economische levensduur van het product / de dienst is hierbij het uitgangspunt. Altijd kunnen uitschrijven Er moet altijd een mogelijkheid zijn om uit te schrijven. De gevolgde procedure hiervoor dient simpel te zijn (geen invulformulier). 4 van 5
Naleving Veel grijze gebieden De OPTA (Onafhankelijke Post- en Telecommunicatie Autoriteit) ziet toe op de naleving van de weten regelgeving op het gebied van post en elektronische communicatiediensten. De anti-spam regels zijn opgenomen in de Telecommunicatiewet art. 117 lid 1 t/m 3. De wet biedt slechts een raamwerk; veel wordt bij de naleving overgelaten aan de interpretatie van de OPTA. In de praktijk zal blijken hoe de vele grijze gebieden beoordeeld worden. Naar aanleiding van klachten (via www.spamklacht.nl) en ambtshalve kan de OPTA een onderzoek instellen. Hiervoor beschikt OPTA over een speciaal team met digitale rechercheurs, onderzoekers en juristen. Er kan een boete opgelegd worden van maximaal 450.000 of een berisping uitgesproken worden. De straffen worden door de OPTA zelfstandig opgelegd met de mogelijkheid hiertegen in beroep te gaan bij de rechter. De Telecommunicatiewet geldt voor automatische oproepsystemen zonder menselijke tussenkomst, faxen en elektronische berichten. Daaronder valt niet alleen e-mail, maar ook faxen, sms-en en bluetooth. Aansprakelijkheid Degene die aangesproken kan worden op de naleving van de wet is de zender: De persoon die op de knop drukt (de feitelijke verzender) Degene waarvan het bericht afkomstig is (de materiële verzender) Transparantie Uitgangspunt van de wet is transparantie. Het moet duidelijk zijn waarvoor en aan wie de toestemming wordt verleend. Het moet altijd duidelijk zijn wie de afzender van een bericht is (naam, e-mailadres, adresgegevens). Er moet altijd een eenvoudige afmeldmogelijkheid zijn opgenomen. Voor meer informatie over de nieuwe regeling en het opstellen van emarketing campagnes kunt u contact opnemen met ons opnemen, telefoonnummer 0113-222800, emarketing@presoft.nl 5 van 5