1. Plus audit 2. Motivational Paper 3. Reguliere Plus audit Fysiotherapie 4. Verkorte Plus audit Fysiotherapie 5. Reguliere Plus audit Oefentherapie Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 1.
Inhoudsopgave Inleiding blz. 3 Wat is een audit? blz. 3 Hoofdstuk 1 Doelstelling, inhoud en procedure van de Plus audit 2013 1.1 Doelstelling en inhoud van de audit blz. 4 1.2 De voorbereiding op de audit blz. 6 1.3 De HCA auditor blz. 6 1.4 Procedure van de audit blz. 7 1.5 Auditrapportage blz. 7 1.6 Plus Heraudit blz. 7 1.7 Samenvatting blz. 8 Hoofdstuk 2 Motivational paper 2.1 Wat is een motivational paper? blz. 9 2.2 Het motivational paper blz. 9 Hoofdstuk 3 Reguliere Plus audit Fysiotherapie 3.1 De criteria blz. 10 3.2 Een praktijk met meerdere vestigingen blz. 12 3.3 Dossiers blz. 12 3.4 Privacy van Persoonsgegevens blz. 12 3.5 Kosten blz. 13 Hoofdstuk 4 Verkorte Plus audit Fysiotherapie 4.1 De criteria blz. 14 4.2 Kosten blz. 14 Hoofdstuk 5 Reguliere Plus audit Oefentherapie 5.1 De criteria blz. 15 5.2 Een praktijk met meerdere vestigingen blz. 16 5.3 Dossiers blz. 17 5.4 Privacy van Persoonsgegevens blz. 17 5.5 Kosten blz. 17 Niets uit deze uitgave mag worden gekopieerd of vermenigvuldigd, dan wel worden gebruikt voor eigen doeleinden anders dan met Schriftelijke toestemming van de auteur. De product- en auteursrechten zijn beschermd middels deponering bij de Rechtbank Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 2.
Inleiding Zorgverzekeraars zijn richting haar verzekerden verantwoordelijk voor het inkopen van kwalitatief goede fysiotherapeutische zorg. Een manier om het begrip kwalitatief goed te objectiveren, is een audit. De zorgverzekeraars Achmea, CZ/Delta Lloyd/OHRA (CZ), De Friesland Zorgverzekeraar (DFZ) en Menzis hebben de audit, genaamd Plus audit, opgenomen als een van de selectiecriteria voor de volgende zorgovereenkomsten eerstelijns fysiotherapie: Achmea : Plusovereenkomst CZ : Plusovereenkomst DFZ : Overeenkomst 3* Menzis : Profiel 3 overeenkomst Wat is een audit? Een audit wordt beschreven als een kwalitatieve toetsing van een zorgproces of elementen ervan. Het is een systematisch en onafhankelijk onderzoek naar de kwaliteit van processen, producten of diensten in de zorg. Tijdens een audit wordt vooral gekeken naar de borging van de primaire patiënt gebonden processen en de wijze waarop men dit geregeld heeft. Tijdens de evaluatie van deze primaire processen en de eveneens van belang zijnde secundaire bedrijfsprocessen wordt gebruik gemaakt van de PDCA-cyclus¹). Gedurende de uitvoering van de audit zullen aantoonbare bevindingen worden vastgelegd. Deze bevindingen (audituitkomsten) moet de aanvrager inzicht verschaffen over het kwaliteitsniveau in de breedste zin van het woord. De audituitkomsten worden verwerkt in een auditrapportage. Voor het zorgvuldig uitvoeren van een audit is het noodzakelijk dat alle betrokken partijen zich conformeren aan de afspraken die gemaakt worden. Het gaat hierbij om logistieke afspraken, procedurele afspraken, gedragsregels en afspraken over de gebruikte instrumenten. Deze afspraken zijn vastgelegd in de overeenkomst tussen de auditee en HealthCare Auditing, welke voorafgaand aan de uitvoering van de audit wordt ondertekend door beide partijen. ¹) Plan-Do-Check-Act, kwaliteitscirkel volgens Deming Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 3.
Hoofdstuk 1 Doelstelling, inhoud en procedure van de Plus audit 2013 1.1. Doelstelling en inhoud van de audit De ontwikkelde auditproducten hebben als doel inzicht te geven in de kwaliteit van processen, producten en diensten rondom de fysiotherapie en oefentherapie. De Plus audit kent twee varianten, de reguliere en de verkorte Plus audit. De reguliere Plus audit geldt in principe voor alle fysiotherapie- en oefentherapiepraktijken. Echter, voor de fysiotherapiepraktijken die in het bezit zijn van een HKZ-certificaat geldt de verkorte Plus audit. Deze uitzondering wordt enkel gemaakt voor praktijken die individueel het HKZ-certificaat hebben behaald op praktijkniveau. Praktijken met een HKZ-certificering op basis van multi-site dienen de reguliere Plus audit te volgen. De audit vindt plaats op locatie. De reguliere Plus audit 2013 Fysiotherapie toetst de volgende criteria: 1. Het Motivational Paper 2. Centraal Kwaliteitsregister 3. Praktijkorganisatie/inrichting en accommodatie 4. Hygiëne, privacy en veiligheid 5. Klachtenregeling 6. Wet- en regelgeving 7. Kwaliteitszorg en zorginnovatie 8. KNGF Richtlijnen 9. Methodisch handelen -rubriek 1 Algemeen (intake na verwijzing en screening) -rubriek 2 Gegevens t.b.v. de anamnese en het onderzoek -rubriek 3 Gegevens t.b.v. het behandelplan -rubriek 4 Gegevens t.b.v. de uitgevoerde behandeling(en) -rubriek 5 Gegevens t.b.v. het evaluatief proces -rubriek 6 Klinisch redeneren, meetinstrumenten en effectiviteit -rubriek 7 Gegevens t.b.v. de eindevaluatie en afsluiting De reguliere Plus audit 2013 Oefentherapie toetst de volgende criteria: 1. Kwaliteitsregister Paramedici 2. Praktijkorganisatie/Inrichting en Accommodatie 3. Hygiëne privacy veiligheid 4. Klachtenregeling 5. Methodisch handelen -rubriek 1 Algemeen (intake na verwijzing en screening) -rubriek 2 Gegevens t.b.v. de anamnese en het onderzoek -rubriek 3 Gegevens t.b.v. het behandeldoel en behandelplan -rubriek 4 Gegevens t.b.v. de uitgevoerde behandeling(en) -rubriek 5 Gegevens t.b.v. de (tussen/eind) evaluatie -rubriek 6 Klinisch redeneren en meetinstrumenten -rubriek 7 Gegevens t.b.v. de afsluiting 6. VvOCM Richtlijnen Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 4.
De verkorte Plus audit 2013 Fysiotherapie toetst de volgende criteria: 1. Het Motivational Paper 2. Centraal Kwaliteitsregister 3. Kwaliteitszorg en zorginnovatie 4. KNGF Richtlijnen 5. Methodisch handelen -rubriek 1 Algemeen (intake na verwijzing en screening) -rubriek 2 Gegevens t.b.v. de anamnese en het onderzoek -rubriek 3 Gegevens t.b.v. het behandelplan -rubriek 4 Gegevens t.b.v. de uitgevoerde behandelingen -rubriek 5 Gegevens t.b.v. de (eind)evaluatie -rubriek 6 Klinisch redeneren en meetinstrumenten -rubriek 7 Gegevens t.b.v. de afsluiting Bovenstaande criteria worden getoetst aan de hand van een aantal onderliggende vragen. De inhoud van de gehele audit is terug te vinden op de website van HCA. De reguliere Plus audit duurt ongeveer 5 uur, maar is mede afhankelijk van het aantal FTE fysiotherapeuten of oefentherapeuten. Met betrekking tot het toetsen van het Methodisch handelen (criterium 5) is de volgende aanvullende afspraak gemaakt: 0 t/m 5 FTE toetsing van 10 dossiers 5 uur > 5 FTE toetsing van 15 dossiers 6 uur De verkorte Plus audit duurt ongeveer 3 uur en is ook afhankelijk van het aantal FTE fysiotherapeuten/oefentherapeuten. Met betrekking tot het toetsen van het Methodisch handelen (criterium 2) is de volgende aanvullende afspraak gemaakt: 0 t/m 5 FTE toetsing van 10 dossiers 3 uur >5 FTE toetsing van 15 dossiers 4 uur De reguliere Plus audit Fysiotherapie kent de volgende indeling: Ontvangst, rondleiding en uitleg werkwijze audit Toetsen van de criteria 1 t/m 7 Dossiertoets (criterium 8 en 9) Auditrapportage en nabespreking De reguliere Plus audit Oefentherapie kent de volgende indeling: Ontvangst, rondleiding en uitleg werkwijze audit Toetsen van de criteria 1 t/m 4 Dossiertoets (criterium 5 en 6) Auditrapportage en nabespreking De verkorte Plus audit Fysiotherapie kent de volgende indeling: Ontvangst, rondleiding en uitleg werkwijze audit Toetsen van criteria 1 t/m 3 Dossiertoets (criterium 4 en 5) Auditrapportage en nabespreking 30 minuten 120 minuten 90-150 minuten (afh. van aantal dossiers) 60 minuten 30 minuten 120 minuten 90-150 minuten (afh. van aantal dossiers) 60 minuten 30 minuten 30 minuten 90-150 minuten (afh. van aantal dossiers) 30 minuten Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 5.
1.2. De voorbereiding op de audit Voorafgaand aan de auditprocedure sluit de auditee een overeenkomst af met HCA, waarin o.a. afspraken worden gemaakt over: verantwoordelijkheden van de auditee in relatie tot het correct en goed laten verlopen van de audit; de tijdsperiode waarover de dossiertoets zal plaatsvinden; het aantal dossiers dat wordt getoetst; het aantal praktijklocaties dat wordt bezocht; afspraken over de wijze waarop de privacy van patiëntgegevens wordt geborgd; de uitkomsten van de audit; de gevolgen/effecten van de audit voor de praktijk; de financiering van de audit. 1.3. De auditoren De Plus audit wordt altijd door twee auditoren uitgevoerd, een lead-auditor en een materie-deskundige (bij de Plus audit fysiotherapie een fysiotherapeut en bij de Plus audit oefentherapie een oefentherapeut). De auditor hebben zich de systematiek van de Plus audit eigen gemaakt door scholing en ervaring. De zorgverzekeraars hebben de volgende eisen gesteld aan de auditoren: de auditoren zijn onafhankelijk; de auditoren verlenen geen andere diensten aan de auditee; de auditoren hebben geen relatie met de auditee in persoonlijke sfeer of op het gebied van samenwerking op vakinhoudelijk gebied; de auditoren wonen/werken op minimaal 30 km. afstand van de auditee; de auditoren hebben allen een 2-daagse opleiding tot interne auditor gevolgd, georganiseerd door een erkend opleidingsinstituut (bijv. Walvis Consulting Group),welke gecertificeerd zijn volgens de NEN 19011 norm). Tevens hebben de auditoren de Plus audit opleiding gevolgd; de auditoren hebben voldoende kennis van de richtlijn Verslaglegging en het methodisch handelen. De auditoren zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de Plus audit. Van de auditoren wordt verwacht dat deze in staat zijn het auditproces in goede banen te leiden en zich als zodanig en vooral neutraal en onafhankelijk opstellen. De auditoren beperken zich tijdens de audit tot het constateren van aantoonbare afwijkingen in relatie tot de gestelde normen en geven géén oordeel over de inhoud van de eventueel gevonden afwijking. Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 6.
1.4 Procedure van de audit Als een fysiotherapie- of oefentherapiepraktijk in aanmerking wil komen voor een Plus audit, dient de auditee zich hiervoor bij HCA te melden. Voorafgaand aan de audit wordt er een overeenkomst aangegaan tussen de auditee en HCA. Tevens vindt de betaling voor het audittraject plaats. Daarna vult de auditee het Motivational Paper (MP) in. Na het invullen door de auditee, beoordeelt HCA de inhoud van het MP en geeft een beoordeling. De beoordeling van de Motivational Paper(s) Fysiotherapie (zijn) is onlosmakelijk verbonden met de Plus audit. Dit betekent dat indien de MP negatief en de Plus audit positief is er geen auditcertificaat voor de betreffende zorgverzekeraar(s) wordt verstrekt. De verzekeraar dan wel de contractant kunnen met elkaar in overleg treden en afspraken maken op welke wijze en in welk tijdsbestek u de in de MP geconstateerde afwijkingen kunt opheffen. Bij zowel een positieve als negatieve beoordeling geldt dat de uitkomsten van het Motivational Paper worden besproken tijdens de audit bij criterium 1. De audit kent twee uitkomsten. Bij een positieve audituitslag en een positief beoordeelde MP ontvangt de auditee een zorgverzekeraarspecifiek certificaat, wat naar de zorgverzekeraar(s) waarvoor de audit uitgevoerd wordt, opgestuurd dient te worden door de auditee. Bij een negatieve uitslag ontvangt de auditee geen certificaat, maar kan er een Plus Heraudit plaatsvinden. De MP s zijn niet uitwisselbaar tussen de verschillende auditbureaus of zorgverzekeraars. 1.5 Auditrapportage De tijdens de audit geconstateerde bevindingen worden vastgelegd in een auditrapport. Deze rapportage wordt aan het einde van de audit door de auditoren opgesteld en wordt met de auditee besproken en ondertekend door beide partijen. Bij de beoordeling van de verschillende deelvragen, wordt de volgende normering gebruikt: C onderdeel is conform de gestelde norm; NC onderdeel is niet conform de gestelde norm; Nvt onderdeel is niet van toepassing conform de gestelde norm. Wanneer de audit op positieve wijze is afgerond ontvangt de auditee een certificaat, welk een geldigheidsduur van 2 jaar heeft. 1.6 Plus Heraudit Indien de uitslag van de audit negatief is, kan de contractant een Plus Heraudit laten uitvoeren. Een Plus Heraudit moet binnen drie maanden na afloop van de eerste audit worden aangevraagd en dient plaats te vinden tussen de zesde en negende maand na de eerste audit. In dit geval hoeft er niet opnieuw een motivational paper te worden ingediend. De auditee dient wel voorafgaand aan de Plus Heraudit een schriftelijk overzicht te geven van de acties welke hij heeft uitgevoerd n.a.v. de uitkomsten van de eerste audit. Indien er wijzigingen ten aanzien van het aantal locaties, aantal FTE, e.d. zijn dient de contractant dat minimaal één maand voorafgaand aan de auditdatum te melden. Bij een Plus Heraudit worden de criteria Methodisch Handelen, de implementatie van de KNGF richtlijnen/vvocm Richtlijnen en de eventuele NC s op de overige criteria getoetst. Indien de contractant tussen de Plus audit en de Plus Heraudit van locatieadres is veranderd dienen alle criteria weer getoetst te worden. Indien de uitslag van de Plus Heraudit negatief is, kan de contractant één jaar na datum van de Plus Heraudit de Plus auditprocedure opnieuw aanvragen. De gehele auditprocedure dient dan opnieuw doorlopen te worden. Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 7.
1.7 Samenvatting Bovenstaande procedure kan als volgt worden samengevat: Aanvraag audit traject door auditee Invullen motivational paper Advies Negatief advies Positief advies Plus audit certificaat Positieve uitslag* Uitvoeren van Plus audit (verkort of regulier) Negatieve uitslag Plus audit Certificaat, geldigheidsduur van 2 jaar Heraudit *Mits de MP positief is beoordeeld. Indien de uitslag van de Plus Heraudit negatief is, kan de contractant één jaar na datum van de Plus Heraudit de Plus auditprocedure opnieuw aanvragen. De gehele auditprocedure dient dan opnieuw doorlopen te worden. Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 8.
Hoofdstuk 2 Motivational Paper 2.1 Wat is een Motivational Paper? Een Motivational Paper (MP) is een schriftelijke vragenlijst, die voorafgaand aan de Plus audit ingevuld dient te worden. Met het MP wordt inzicht gegeven of de fysiotherapie/oefentherapiecontractant (auditee) voldoet aan de aanvullende voorwaarden die een zorgverzekeraar stelt aan een kwalitatief goede fysiotherapiecontractant/oefentherapiecontractant. Elke zorgverzekeraar kent haar eigen MP. In hoofdstuk 1 is de doelstelling, de inhoud en de procedure van de Plus audit 2013 opgenomen. In de hoofdstukken 2, 3 en 4 worden de afzonderlijke Plus auditproducten Fysiotherapie en Oefentherapie toegelicht; het motivational paper voor fysio- en oefentherapeuten, de reguliere Plus audit Fysiotherapie en oefentherapie en de verkorte Plus audit Fysiotherapie. In hoofdstuk 5 wordt de reguliere Plus audit Oefentherapie toegelicht 2.2 Het motivational paper Het Motivational Paper (MP) wordt voorafgaand aan de audit ingezet als schriftelijke vragenlijst. Het MP wordt zorgverzekeraar specifiek ingezet als eerste onderdeel van het audittraject. Het Motivational Paper heeft de volgende doelstelling: - het door de auditee inzicht geven in de aanvullende voorwaarden die de zorgverzekeraar stelt ten aanzien van de overeenkomst. De door de zorgverzekeraar specifiek gestelde voorwaarden worden getoetst m.b.v. een vragenlijst waarin een aantal zorgverzekeraar specifieke criteria³) zijn opgenomen. ³) Iedere zorgverzekeraar laat in het zorgverzekeraar specifieke motivational paper de eigen voorwaarden toetsen. Dit betekent dat voor contractanten die voor meerdere verzekeraars de audit willen laten uitvoeren ook het invullen van meerdere motivational papers noodzakelijk is. Het Motivational Paper is te downloaden op de website van HCA. Een auditor van HCA zal het Motivational Paper Fysiotherapie beoordelen en zal een schriftelijk beargumenteerd beoordeling geven i.r.t. het vervolg traject. De beoordeling van de Motivational Paper(s) Fysiotherapie (zijn) is onlosmakelijk verbonden met de Plus audit. Dit betekent dat indien de MP negatief en de Plus audit positief is er geen auditcertificaat voor de betreffende zorgverzekeraar(s) wordt verstrekt. De verzekeraar dan wel de contractant kunnen met elkaar in overleg treden en afspraken maken op welke wijze en in welk tijdsbestek u de in de MP geconstateerde afwijkingen kunt opheffen. Bij zowel een positieve als negatieve beoordeling geldt dat de uitkomsten van het Motivational Paper worden besproken tijdens de audit bij criterium 1. Kosten: Motivational Paper 157,50 excl. BTW. Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 9.
Hoofdstuk 3 Reguliere Plus audit Fysiotherapie Zoals in hoofdstuk 1 vermeld, wordt de contractant bij de reguliere Plus audit Fysiotherapie op negen criteria getoetst. In dit hoofdstuk worden deze negen criteria verder uitgewerkt, waarbij wordt aangegeven welke normering wordt gebruikt bij de beoordeling (C/NC). Eén en ander is ook terug te vinden in het document Auditcriteria Reguliere Plus audit Fysiotherapie 2013 versie 1.5 welke u kunt downloaden op de website van HCA. 3.1 De criteria De volgende criteria worden getoetst: 3.1.1. Het Motivational Paper - de contractant voldoet aan de gestelde eisen van de betreffende zorgverzekeraar(s) m.b.t. het Motivational Paper. Bij de beoordeling van de vragen die gesteld worden n.a.v. het MP stelt de auditor vast of de contractant voldoet aan de gestelde normen van de verzekeraars. Er zal dus sprake zijn van een zorgverzekeraarspecifieke beoordeling. Bij de beoordeling van de normen t.a.v. dit criterium kan het dus voorkomen dat de contractant voor één verzekeraar geen certificaat krijgt uitgereikt, terwijl er voor de andere verzekeraars geen reden is om het certificaat niet toe te kennen. 3.1.2. Centraal Kwaliteitsregister - Alle in de praktijk werkzame fysiotherapeuten staan ingeschreven in het CKR. 3.1.3. Praktijkorganisatie/inrichting en accommodatie - De praktijk voldoet aan de inrichtingseisen van het KNGF en de aanvullende eisen van de zorgverzekeraar; - In de praktijk voorkomende doelgroepen/behandelindicaties worden in een adequaat ingerichte en toegankelijke praktijkruimte behandeld (bijv. groepsbehandelingen). De geconstateerde bevindingen t.o.v. de normen worden gekwalificeerd als conform of niet conform de norm (C/NC). 3.1.4 Hygiëne, privacy en veiligheid - De praktijk voldoet aan de huidig geldende hygiënische normen die aan een zorginstelling gesteld worden; - De praktijk biedt voldoende privacy aan patiënten en patiëntgegevens; - Er zijn voorzieningen getroffen m.b.t. onderhoud van apparatuur en de veiligheid van patiënten in geval van calamiteiten. De geconstateerde bevindingen t.o.v. de normen worden gekwalificeerd als conform of niet conform de norm (C/NC). 3.1.5. Klachtenregeling - De praktijk beschikt over een klachtenregeling en een klachtenregistratie. 3.1.6 Wet- en regelgeving - De praktijk voldoet aan de huidig geldende wet- en regelgeving welke geldt voor fysiotherapiepraktijken; - De praktijk heeft een noodplan en heeft voorzieningen getroffen i.r.t. ongevallen; - De praktijk informeert zijn patiënten inzake de WGBO; - De praktijk voldoet aan periodieke controles van diverse installaties, zoals CV- water en elektravoorzieningen. Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 10.
3.1.7 Kwaliteitszorg en zorginnovatie - De praktijk heeft een kwaliteitsjaarverslag; - De praktijk beschikt over een beleidsplan en heeft de daarin opgenomen doelstellingen geëvalueerd; - De praktijk heeft een klantervaringsonderzoek uitgevoerd (bijv. CQ FPM) en heeft de uitkomsten geëvalueerd. 3.1.8. KNGF-richtlijnen Op basis van vijf dossiers (at random geselecteerd) wordt getoetst of de KNGF-richtlijnen aantoonbaar zijn geïmplementeerd. De dossierkeuze kan onderdeel uitmaken van het toetsen van criterium 5. Er kunnen echter ook aanvullend op de uitgevoerde toets op criterium 5 nog vijf dossiers gevraagd worden, die betrekking hebben op de KNGF-richtlijnen. Het kan hierbij gaan om 5 dossiers die ook geselecteerd en gebruikt zijn voor het toetsen van criterium 5. Er kunnen echter ook 5 nieuwe dossiers geselecteerd worden voor het toetsen van criterium 6 KNGFrichtlijnen. De implementatie van de richtlijnen kan o.a. worden aangetoond door de aanwezigheid van meetinstrumenten (vragenlijsten en performance testen), zoals aanbevolen in de KNGF-richtlijn(en), een behandelprotocol waarin zichtbaar de richtlijnsystematiek aanwezig is of het benoemen in het dossier van specifieke richtlijnkenmerken, zoals patiëntenprofielen/keuze van verrichtingen. 3.1.9. Methodisch handelen Op basis van een representatief ¹) aantal at random gekozen patiëntendossiers i.r.t. de praktijkgrootte wordt het methodisch handelen getoetst, waarbij de richtlijn Verslaglegging van het KNGF leidend is en moet de implementatie hiervan aantoonbaar geborgd zijn in het dagelijks handelen. Bij de dossiertoets geldt de volgende afspraak: - 5FTE fysiotherapeuten 10 dossiers worden getoetst; - > 5FTE fysiotherapeuten 15 dossiers worden getoetst. ¹) onder een representatief aantal dossiers wordt verstaan dat 100% van de dossiers welke conform de afspraken vastgelegd in de overeenkomst beschikbaar dienen te zijn (zie verder 3.4). Voor een nadere uitwerking van de toetsingsnorm in relatie tot de diverse criteria verwijzen wij u graag naar het document Auditcriteria Reguliere Plus audit Fysiotherapie 2013 versie 1.5 welke u kunt downloaden op de website van HCA. Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 11.
3.2 Een praktijk met meerdere vestigingen Indien de auditee meerdere vestigingen heeft (maximaal 9) die allen onder één AGB-code declareren, zal aan de hand van de zogenaamde wortelformule bepaald worden hoeveel vestigingen bezocht worden voor de audit. Als regel hiervoor geldt de Ѵ van het aantal vestigingen, met een afronding naar boven. Bijv. een praktijk heeft 9 vestigingen. M.b.v. de wortelformule (Ѵ9 = 3) zullen 3 vestigingen bezocht worden, waaronder de hoofdlocatie. Indien een auditee meer dan 10 vestigingen heeft, wordt de helft (50%) van het aantal praktijken getoetst. Bij de keuze van het locatiebezoek wordt rekening gehouden met de grootte van de vestiging, waarbij de grootste vestiging(en) als eerst word(t)(en) bezocht. Tijdens dit locatiebezoek zullen er afhankelijk van het aantal werkzame fysiotherapeuten een aanvullend aantal dossiers worden getoetst (zie 3.5). Wanneer de praktijk niet beschikt over een ICT-netwerk tussen de verschillende vestigingen (d.m.v. een server) en de auditoren dientengevolge geen inzage kunnen hebben in alle dossiers op alle locaties komt de wortelformule te vervallen en geldt dat er voor iedere vestiging een aparte audit uitgevoerd wordt. Het aantal dossiers dat per vestiging zal worden getoetst, is afhankelijk van het aantal FTE fysiotherapeuten per vestiging (zie onder 3.1.5 Methodisch handelen). 3.3 Dossiers Direct aan het begin van de audit (tijdens de praktijkontvangst) zal met de auditee besproken worden op welke wijze het representatieve en at random karakter van de dossiertoets gewaarborgd wordt. In de praktijk betekent dit dat de agenda s van alle werkzame fysiotherapeuten beschikbaar dienen te zijn. Uit deze agenda s zullen dossiers gekozen worden van patiënten die op grond van de afspraken in de overeenkomst tussen de auditee en HCA in aanmerking komen voor de dossiertoets. Eén van deze afspraken is de periode (6 maanden voorafgaand aan de audit), waarbij er zowel dossiers worden beoordeeld van lopende zorgprocessen als van zorgprocessen die zijn beëindigd in de afgesproken periode. Bijv. de audit wordt uitgevoerd op 15 juli 2013. Dan dienen de dossiers vanaf 15 januari 2013 beschikbaar te zijn. Een andere afspraak omvat de dossierkeuze. Bij de at random keuze zal rekening gehouden worden met zgn. korteen langdurige zorgtrajecten. Korte zorgtrajecten zijn trajecten waarbij het totaal aantal behandelingen 8 behandelingen is. Tevens zullen er tijdens de dossiertoets ook zorgtrajecten worden beoordeeld waarvan de behandeling inmiddels is beëindigd (de afgesloten behandeltrajecten, 9 behandelingen of meer). Per audit zullen er afhankelijk van het aantal te toetsen dossiers, een aantal langdurige dossiers (meer dan 6 maanden) getoetst gaan worden (zie het Plus auditreglement). 3.4 Privacy van persoonsgegevens De auditee dient tijdens de audit alle patiëntendossiers welke van toepassing zijn op de afgesproken periode, zoals vastgelegd in de overeenkomst, beschikbaar te stellen aan de auditor. Het is de verantwoordelijkheid van de auditee dat hij ten aanzien van de dossiertoets voldoet aan de eisen zoals opgenomen in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Dit betekent dat ingevolge de Wbp in beginsel geen tot de persoon herleidbare patiëntgegevens mogen worden verstrekt aan derden. Voor de auditee betekent dit dat de steekproefsgewijze gekozen dossiers geanonimiseerd dienen te worden aangeleverd of dat er een schriftelijke toestemmingsverklaring is van de patiënt. Het is belangrijk vast te stellen dat er slechts getoetst kan worden bij een representatief aantal dossiers uit de overeengekomen toetsperiode. Bij een onvoldoende aantal beschikbare dossiers (< 100% van het totaal) kan aan de uitkomst van de dossiertoets geen rechten worden ontleend. Dit betekent dat er door HCA geen certificaat wordt afgegeven. Voor de auditee betekent dit dan ook dat hij verantwoordelijk is voor een gedegen en zorgvuldige voorbereiding. De wijze waarop de auditee kiest voor voldoende waarborg voor de privacy van patiëntgegevens is in principe vormvrij en kan door de auditee zelf worden ingevuld, rekening houdend met de huidig geldende wet- en regelgeving. Wij verwijzen hierbij graag naar de afspraken welke vooraf zijn vastgelegd in de overeenkomst tussen de auditee en HCA. Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 12.
3.5 Kosten (tijdens deze audit zullen 2 auditoren de praktijk bezoeken) 1 vestiging: - 10 dossiers ( 5FT) 1.540,= (excl. BTW) - 15 dossiers (> 5FT) 1.750,= (excl. BTW) meerdere vestigingen, extra kosten: -per locatie bezoek en 5 dossiers ( 5FT) binnen 30 km 315,= (excl. BTW) -per locatie bezoek en 10 dossiers (> 5FT) binnen 30 km 420,= (excl. BTW) -per locatie bezoek en 5 dossiers ( 5FT) buiten 30 km 420,= (excl. BTW) -per locatie bezoek en 10 dossiers (> 5FT) buiten 30 km 525,= (excl. BTW) Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 13.
Hoofdstuk 4 Verkorte Plus audit Fysiotherapie Zoals in hoofdstuk 1. vermeld, wordt de praktijk bij de verkorte Plus audit Fysiotherapie op vijf criteria getoetst en is deze audit alléén van toepassing op praktijken die individueel het HKZ-certificaat hebben behaald. 4.1 De criteria Voor de beoordeling en normering van de verschillende criteria wordt verwezen naar hoofdstuk 3. Reguliere Plus audit. Voor de verkorte Plus audit zijn de criteria 3, 4, 5 en 6 niet van toepassing. Ook voor de dossiers, een praktijk met meerdere vestigingen en privacy van persoonsgegevens wordt verwezen naar hoofdstuk 3. Voor een nadere uitwerking van de toetsingsnorm in relatie tot de diverse criteria verwijzen wij u graag naar het document Auditcriteria Verkorte Plus audit Fysiotherapie 2013 versie 1.5 welke u kunt downloaden op de website van HCA. 4.2 Kosten (tijdens deze audit zullen 2 auditoren de praktijk bezoeken) 1 vestiging: - 10 dossiers ( 5FT) 1.120,= (excl. BTW) - 15 dossiers (> 5FT) 1.330,= (excl. BTW) meerdere vestigingen, extra kosten: - per locatie bezoek en 5 dossiers ( 5FT) binnen 30 km 315,= (excl. BTW) - per locatie bezoek en 10 dossiers (> 5FT) binnen 30 km 420,= (excl. BTW) - per locatie bezoek en 5 dossiers ( 5FT) buiten 30 km 420,= (excl. BTW) - per locatie bezoek en 10 dossiers (> 5FT) buiten 30 km 525,= (excl. BTW) Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 14.
Hoofdstuk 5 Reguliere Plus audit Oefentherapie Bij een reguliere Plus audit Oefentherapie wordt de praktijk op acht criteria getoetst. In dit hoofdstuk worden deze acht criteria verder uitgewerkt, waarbij wordt aangegeven welke normering wordt gebruikt bij de beoordeling (C/NC). Eén en ander is ook terug te vinden in het document Auditcriteria Reguliere Plus audit Oefentherapie 2013 versie 1.0 welke u kunt downloaden op de website van HCA. 5.1 De criteria De volgende criteria worden getoetst: 5.1.1. Kwaliteitsregister paramedici - Alle in de praktijk werkzame oefentherapeuten staan ingeschreven als kwaliteitsgeregistreerde. 5.1.2. Praktijkorganisatie, -inrichting en accommodatie - De praktijk voldoet aan de inrichtingseisen van de VvOCM en de aanvullende eisen van de zorgverzekeraar; - In de praktijk voorkomende doelgroepen/behandelindicaties worden in een adequaat ingerichte en toegankelijke praktijkruimte behandeld (bijv. groepsbehandelingen). De geconstateerde afwijkingen t.o.v. de normen worden gekwalificeerd als conform of niet conform de norm (C/NC). 5.1.3. Hygiëne, privacy en veiligheid - De praktijk voldoet aan de huidig geldende hygiënische normen die aan een zorginstelling gesteld worden; - De praktijk biedt voldoende privacy aan patiënten en patiëntgegevens; - Er zijn voorzieningen getroffen m.b.t. onderhoud van apparatuur en de veiligheid van patiënten in geval van calamiteiten. De geconstateerde afwijkingen t.o.v. de normen worden gekwalificeerd als conform of niet conform de norm (C/NC). 5.1.4 Klachtenregeling - De praktijk beschikt over een klachtenregeling en een klachtenregistratie. 5.1.5. Methodisch handelen Op basis van een representatief ¹) aantal at random gekozen patiëntendossiers i.r.t. de praktijkgrootte wordt het methodisch handelen getoetst, waarbij de richtlijn Verslaglegging van de VvOCM leidend is en moet de implementatie hiervan aantoonbaar geborgd zijn in het dagelijks handelen. Bij de dossiertoets geldt de volgende afspraak: - 5FTE oefentherapeuten 10 dossiers worden getoetst; - > 5FTE oefentherapeuten 15 dossiers worden getoetst. ¹) onder een representatief aantal dossiers wordt verstaan dat 80% van de dossiers welke conform de afspraken vastgelegd in de overeenkomst beschikbaar dienen te zijn (zie verder 3.4). Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 15.
5.1.6. VvOCM-richtlijnen Op basis van vijf dossiers (at random geselecteerd) wordt getoetst of de VvOCM-richtlijnen aantoonbaar zijn geïmplementeerd. De dossierkeuze kan onderdeel uitmaken van het toetsen van criterium 5. Er kunnen echter ook aanvullend op de uitgevoerde toets op criterium 5 nog vijf dossiers gevraagd worden, die betrekking hebben op de VvOCM-richtlijnen. De implementatie van de richtlijnen kan o.a. worden aangetoond door de aanwezigheid van meetinstrumenten (vragenlijsten en performance testen), zoals aanbevolen in de VvOCM-richtlijn(en), een behandelprotocol waarin zichtbaar de richtlijnsystematiek aanwezig is of het benoemen in het dossier van specifieke richtlijnkenmerken, zoals patiëntenprofielen/keuze van verrichtingen. Voor een nadere uitwerking van de toetsingsnorm in relatie tot de diverse criteria verwijzen wij u graag naar het document Auditcriteria Reguliere Plus audit Oefentherapie 2013 versie 1.0 welke u kunt downloaden op de website van HCA. 5.1.7 Wet- en regelgeving - De praktijk voldoet aan de huidig geldende wet- en regelgeving welke geldt voor oefentherapiepraktijken; - De praktijk heeft een noodplan en heeft voorzieningen getroffen i.r.t. ongevallen; - De praktijk informeert zijn patiënten inzake de WGBO; - De praktijk voldoet aan periodieke controles van diverse installaties, zoals CV- water en elektravoorzieningen. 5.1.8 Kwaliteitszorg en zorginnovatie - De praktijk heeft een jaarverslag praktijk en kwaliteit - En heeft de daarin opgenomen doelstellingen geëvalueerd; - De praktijk heeft een klantervaringsonderzoek uitgevoerd en heeft de uitkomsten geëvalueerd. 5.2 Een praktijk met meerdere vestigingen Indien de auditee meerdere vestigingen heeft (maximaal 9)die allen onder één AGB-code declareren, zal aan de hand van de zogenaamde wortelformule bepaald worden hoeveel vestigingen bezocht worden voor de audit. Als regel hiervoor geldt de Ѵ van het aantal vestigingen, met een afronding naar boven. Bijv. een praktijk heeft 9 vestigingen. M.b.v. de wortelformule (Ѵ9 = 3) zullen 3 vestigingen bezocht worden, waaronder de hoofdlocatie. Indien een auditee meer dan 10 vestigingen heeft, wordt de helft (50%) van het aantal praktijken getoetst. Bij de keuze van het locatiebezoek wordt rekening gehouden met de grootte van de vestiging, waarbij de grootste vestiging(en) als eerst word(t)(en) bezocht. Tijdens dit locatiebezoek zullen er afhankelijk van het aantal werkzame oefentherapeuten een aanvullend aantal dossiers worden getoetst (zie 3.5). Wanneer de praktijk niet beschikt over een ICT-netwerk tussen de verschillende vestigingen (d.m.v. een server) en de auditoren dientengevolge geen inzage kunnen hebben in alle dossiers op alle locaties komt de wortelformule te vervallen en geldt dat er voor iedere vestiging een aparte audit uitgevoerd wordt. Het aantal dossiers dat per vestiging zal worden getoetst, is afhankelijk van het aantal FTE oefentherapeuten per vestiging (zie onder 5.1.5 Methodisch handelen). Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 16.
5.3 Dossiers Direct aan het begin van de audit (tijdens de praktijkontvangst) zal met de auditee besproken worden op welke wijze het representatieve en at random karakter van de dossiertoets gewaarborgd wordt. In de praktijk betekent dit de agenda s van alle werkzame oefentherapeuten beschikbaar dienen te zijn. Uit deze lijsten en agenda s zullen dossiers gekozen worden van patiënten die op grond van de afspraken in de overeenkomst tussen de auditee en HCA in aanmerking komen voor de dossiertoets. Eén van deze afspraken is de periode (6 maanden voorafgaand aan de audit), waarbij er zowel dossiers worden beoordeeld van lopende zorgprocessen als van zorgprocessen die zijn beëindigd in de afgesproken periode. bijv. de audit wordt uitgevoerd op 15 juli 2013. Dan dienen de dossiers vanaf 15 januari 2013 beschikbaar te zijn. 5.4 Privacy van persoonsgegevens De auditee dient tijdens de audit alle patiëntendossiers welke van toepassing zijn op de afgesproken periode, zoals vastgelegd in de overeenkomst, beschikbaar te stellen aan de auditor. Het is de verantwoordelijkheid van de auditee dat hij ten aanzien van de dossiertoets voldoet aan de eisen zoals opgenomen in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Dit betekent dat ingevolge de Wbp in beginsel geen herleidbare patiëntgegevens mogen worden verstrekt aan derden. Voor de auditee betekent dat de steekproefsgewijze gekozen dossiers geanonimiseerd dienen te worden aangeleverd of dat er een schriftelijke toestemmingsverklaring is van de patiënt. Het is belangrijk vast te stellen dat er slechts getoetst kan worden bij een representatief aantal dossiers uit de gekozen toetsperiode. Bij een onvoldoende aantal beschikbare dossiers (< 80% van het totaal) kan aan de uitkomst van de dossiertoets geen rechten worden ontleend i.r.t. de certificering. Voor de auditee betekent dit dan ook dat hij verantwoordelijk is voor een gedegen en zorgvuldige voorbereiding. De wijze waarop de auditee kiest voor voldoende waarborg voor de privacy van patiëntgegevens is in principe vormvrij en kan door de auditee zelf worden ingevuld, rekening houdend met de huidig geldende wet- en regelgeving. Wij verwijzen hierbij graag naar de afspraken welke vooraf zijn vastgelegd in de overeenkomst tussen de auditee en HCA. 5.5 Kosten (tijdens deze audit zal bij een praktijkgrootte van 5FT één auditor de praktijk bezoeken, terwijl bij een praktijkgrootte van > 5 FTE twee auditoren de praktijk bezoeken). 1 vestiging: - 10 dossiers ( 5FT) 770,= (excl. BTW) - 15 dossiers (> 5FT) 1.750,= (excl. BTW) meerdere vestigingen, extra kosten: -per locatie bezoek en 5 dossiers ( 5FT) binnen 30 km 210,= (excl. BTW) -per locatie bezoek en 10 dossiers (> 5FT) binnen 30 km 420,= (excl. BTW) -per locatie bezoek en 5 dossiers ( 5FT) buiten 30 km 315,= (excl. BTW) -per locatie bezoek en 10 dossiers (> 5FT) buiten 30 km 525,= (excl. BTW) Auditproducten 2013 versie 1.6 20 november 2012 - All rights reserved by HCA 17.