Overeenkomst voor verenigingen voor het gebruik van Ontmoetingscentrum t Reigersnest Arendstraat 12 in 8000 Koolkerke 1. PARTIJEN tussen enerzijds VZW OC t Reigersnest, met zetel te 8000 Koolkerke, Arendstraat 12 en met ondernemingsnummer 0845.115.270, verder uitbater genoemd, en anderzijds: Naam vereniging:...... Adres vereniging:...... Rekeningnummer vereniging:... Hierbij vertegenwoordigd door de heer / mevrouw..., wonende te... Tel: E- mailadres:...... in zijn / haar hoedanigheid van...(functie of taak binnen de vereniging) verder inrichter genoemd. wordt overeengekomen hetgeen volgt: 2. HUUR VAN EEN LOKAAL / PRIJS / WAARBORG 2.1 Lokaal + prijs De inrichter zal gebruik maken van OC t Reigersnest op datum van:... van... u tot... u, wenst voor deze periode volgende ruimte te huren en verbindt er zich aldus toe de corresponderende prijs te betalen: o Barzaal (incl. bar) à 20* o Grote zaal (excl. barzaal/bar/keuken) à 30* o Barzaal (incl. bar) met keuken (koffietafel/fuif) à 50* o Volledige ontmoetingscentrum à 200** Prijzen exclusief brandstoftoeslag van 5* of 10** in de maanden oktober, november, december, januari, februari en maart 2.2 De waarborg De inrichter die het OC minstens 1 x per maand gebruikt, verbindt zich ertoe om een eenmalige waarborg van 50 over te schrijven op het rekeningnummer van OC t Reigersnest BE61 7512 0599 6617, AXABBE22. De inrichter die occasioneel gebruik maakt van het OC betaalt voorafgaand aan elk gebruik een waarborg van 100. 1
Bij vaststelling van schade aan het gebouw, inrichting en/of uitrusting van de zaal, zal een met de schade corresponderend bedrag afgehouden worden van de waarborg. Indien de schade groter is dan de betaalde waarborg, verbindt de inrichter er zich toe de schade op eerste verzoek integraal te vergoeden. Bij eender welke andere inbreuk op deze overeenkomst zal een forfaitaire vergoeding worden afgehouden van de waarborg ten bedrage van 50. Een nieuwe waarborg van 50 dient onmiddellijk overgemaakt wanneer het saldo van de waarborg 0 bedraagt ingevolge aftrek wegens schade of andere inbreuken op deze overeenkomst. BELANGRIJK! De inrichter verbindt zich ertoe de prijs, inclusief de brandstoftoelage en de waarborg uiterlijk twee weken vóór de verhuurdatum volledig over te schrijven op het rekeningnummer van OC t Reigersnest BE61 7512 0599 6617, AXABBE22. De inrichter verklaart uitdrukkelijk kennis te hebben van het feit dat de reservatie pas definitief is indien de prijs volledig overgeschreven werd op de AXA- rekening. Bij een dubbele reservatie krijgt de inrichter die de volledige prijs eerst overschreef, voorrang. In de prijs is het verbruik van water, elektriciteit, centrale verwarming, brandverzekering en natte reiniging inbegrepen. De inrichter verbindt er zich toe het OC na elk gebruik proper te vegen, alle lichten te doven en de keuken en bar proper achter te laten. Indien dit niet het geval is, zal de kost van extra uren reiniging afgehouden worden van de waarborg. De uitbater verbindt er zich toe de waarborg ten laatste twee weken na gebruik terug te storten aan de inrichter met afhouding van eventuele schadevergoeding, reinigingskosten en drankverbruik uit de bar van het OC. De inrichter die een jaarlijkse waarborg betaalt, dient geen afzonderlijke waarborg meer over te maken voorafgaand aan elk gebruik. In dit geval zal de inrichter de vergoeding van het drankverbruik tenminste één week na verbruik op de rekening van de uitbater overmaken. Wanneer de inrichter om eender welke reden afziet van het gebruik van het OC zoals gereserveerd op de voorgestelde datum, zal de waarborg enkel teruggestort worden als er nog een derde kandidaat- inrichter wordt gevonden die de huur van het OC overneemt. 3. HET GEBRUIK 3.1 Onderverhuring Onderverhuring aan derden of gebruik buiten deze overeenkomst is in geen geval toegestaan 3.2 Sleutels De sleutels kunnen, na telefonische afspraak, afgehaald worden bij de toezichthouder (Darline Zutterman). Het terugbezorgen van de sleutels gebeurt in onderling overleg met de toezichthouder. Na gebruik van het OC beoordeelt de toezichthouder de netheid van de lokalen en gaat na of de voorschriften van de overeenkomst werden nageleefd. Bij verlies of onbruikbaar worden van een sleutel wordt een vergoeding van 75 aangerekend aan de inrichter, die zich ertoe verbindt deze vergoeding op eerste verzoek te betalen aan de uitbater. 2
3.3 Drankverbruik Het staat de inrichter vrij al dan niet gebruik te maken van de dranken voorzien in het OC. Gebruik van dranken moet steeds vergoed worden. De inrichter neemt kennis van volgende tarieven en verbindt zich er toe het drankverbruik desgevallend te vergoeden: - 1,50 voor pils, cola, water, Parasol - 2,00 voor Hoegaarden, Palm, Geuze, fles water - 2,50 voor Duchesse, Leffe blond, West- Malle Het drankverbruik moet correct worden genoteerd door de inrichter en een overzicht moet na elk gebruik van het OC overgemaakt worden aan de uitbater. De prijs corresponderend met het drankverbruik wordt afgetrokken van de waarborg. Indien het bedrag van het drankverbruik de waarborg overstijgt, verbindt de inrichter er zich toe het bedrag over te maken aan de uitbater middels overschrijving op de rekening van de VZW 't Reigersnest binnen de week na gebruik van het OC. Een nieuwe waarborg dient in voormeld geval tezelfdertijd overgemaakt op de rekening. 3.4 Inrichting De inrichter verbindt er zich toe het ter beschikking gestelde materiaal zoals tafels, stoelen, keukengerief en keukentoestellen, baruitrusting met muziekinstallatie, sanitaire inrichtingen en verwarmingsinstallatie, e.d. op normale wijze te gebruiken en dus overeenkomstig het doel van het materiaal. Hij verbindt zich ertoe alle schade te vergoeden, zelfs als de som de waarborg overstijgt. Ontbrekend of gebroken materiaal zal steeds aan de inrichter worden aangerekend aan aankoopprijs. De inrichter verbindt zich ertoe na gebruik van de zaal de thermostaat terug op 5 C te zetten. 3.5 Opstelling zaal De inrichter is vrij in de opstelling van de zaal, maar verbindt er zich toe na gebruik de tafels in de feestzaal steeds NAAST elkaar (nooit BOVEN elkaar) terug te plaatsen langs de wanden, en de stoelen terug te plaatsen langs de binnenmuur. 3.6 De keuken De inrichter zorgt zelf voor afwasmiddel, een schotelvod/sponsje en keukenhanddoeken voor de vaat. Na gebruik van het fornuis op aardgas moet de inrichter de gastoevoer afsluiten. De gaskraan bevindt zich rechts van het fornuis. De keukenventilator moet bij het verlaten van de inrichting steeds uitgeschakeld worden. Bij gebruik van de koffiemachine moet deze geledigd en gereinigd worden door de inrichter. 3.7 Vermijden van geluidsoverlast De inrichter verbindt er zicht toe om ten allen tijde geluidsoverlast te vermijden, doch handelt steeds op eigen verantwoordelijkheid. Het is niet toegestaan buiten de zaal live of andere muziek te spelen. Binnen in het OC is alleen het gebruik van een geluidsinstallatie toegelaten als deze de geldende geluidsnormen niet overschrijden. 3
3.8 De toiletten De inrichter zorgt zelf voor toiletpapier, zeep en handdoeken en leegt de vuilbakjes van de toiletten na het gebruik van het OC. Alle afval dient verwijderd zoals bepaald in artikel 3.10 van deze overeenkomst. 3.9 Opkuis Het volledige lokaal moet na ieder gebruik veegproper worden achtergelaten. Als er een feest heeft plaats gevonden, moet de zaal geveegd zijn en de sleutels terug overhandigd worden aan de uitbater uiterlijk de volgende morgen om 09.00u. De natte reiniging gebeurt door de uitbater en is in de prijs inbegrepen. 3.10 Afval De inrichter is volledig verantwoordelijk voor zijn afval. Hij verbindt er zich toe zelf vuilniszakken, pmd- zakken, e.d. te voorzien en deze bij het verlaten van het OC mee te nemen of te verwijderen. De zakken, glas of enig ander afval mag niet achtergelaten worden binnen of rond het OC en mag niet langs de straatzijde geplaatst worden. 3.11 Parkeren Het is verboden voertuigen te parkeren aan de dienstingang. Enkel het laden en lossen van zwaar materiaal (vb. barbecuetoestel) is toegelaten. De normale toegang tot de inrichting is langs de Arendstraat. 3.12 Roken In de lokalen van het OC mag er niet gerookt worden. Aan de inkomdeuren mogen er geen sigarettenpeuken of ander vuil worden achtergelaten. 3.13 Traiteur / gebruik barbecue De inrichter mag een traiteur aanspreken op eigen verantwoordelijkheid indien hij voorafgaand aan het gebruik van het OC diens naam, adres en telefoonnr doorgeeft aan de uitbater. De inrichter blijft verantwoordelijk voor de activiteiten en eventuele nalatigheden van de traiteur, evenals voor het tijdig verwijderen van alle materiaal en afval. Gebruik van een barbecue is enkel toegelaten in open lucht en bij voorkeur op de plaats onder het afdak dat hiervoor voorzien is. De inrichter verbindt zich ertoe een beschermend (brandvrij) zeil onder de barbecue te leggen om bevuiling van de tegels door vet te vermijden. De assen moeten na gebruik verwijderd worden en mogen niet uitgestrooid worden. Bij gebruik van een barbecue moet altijd een brandblusapparaat klaar staan en blijft de inrichter verantwoordelijk voor het gebruik en alle gevolgen van het gebruik. 4. BRANDVEILIGHEID De inrichter verbindt er zich toe de nooduitgangen altijd vrij te houden. De inrichter verbindt er zich toe als goede huisvader te waken over de brandveiligheid en hiervoor de nodige maatregelen te nemen. In het OC mogen behalve tafelkleden geen brandbare materialen gehanteerd worden of aan de plafonds en muren opgehangen versiering aangebracht worden. Kaarsen op de tafels zijn in beperkte mate toegestaan, maar mogen niet bij de 4
gordijnen geplaatst worden. Vuur of fakkels in of buiten de zaal zijn verboden, ook langs de inkom. De brandwaterslang aan de toiletten en de brandblusapparaten moeten steeds bereikbaar en vrij zijn. Bij brand moet de inrichter onmiddellijk zelf de hulpdiensten oproepen en ter bestemming leiden. 5. GELDENDE WETGEVING De inrichter verbindt er zich toe alle geldende wetgeving steeds na te leven. In het bijzonder wordt de aandacht gevestigd op de politiereglementen (vb. geluidshinder) en noodzakelijke vereffening van de Sabambijdrage. 6. BETWISTINGEN Alle geschillen ivm deze overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de Rechtbanken te Brugge. Het Belgische recht is van toepassing. Opgemaakt op...te Koolkerke in 2 originele exemplaren, waarbij elke partij verklaart één exemplaar te hebben ontvangen op. (naam en handtekening, voorafgegaan door de eigenhandig geschreven vermelding gelezen en goedgekeurd )...(naam)...(naam) De uitbater De inrichter VOOR U VERTREKT: De gaskraan in de keuken dichtdraaien Alle afvalzakken uit keuken en toilet meenemen Keuken en bar nat reinigen, lokalen veegproper achterlaten Verwarming terugzetten op 5 C Alle borden, kopjes, bestek en glazen op de juiste plaats terugzetten Ventilator in de keuken uitzetten en alle stekkers in de keuken uittrekken Koffiemachine legen en spoelen Ramen, koepels en deuren sluiten en lichten doven Overige verplichtingen naleven 5