Collecteprotocol voor landelijke collecterende instellingen aangesloten bij Stichting Collecteplan VERSIE 6 (6 september 2007) SECRETARIAAT: KEIZERSGRACHT 317, 1016 EE AMSTERDAM TELEFOON 020-4970039
Inhoud 1. Voorwoord 2. Doelstellingen 3. Randvoorwaarden 4. Verklarende woordenlijst 5. Algemene eisen 5.1 Organisatie 5.2 Centraal meldpunt 5.3 Inzet promotoren 5.4 Inzet collecteleiders 6. Specifieke eisen 6.1 Collecte hulpmiddelen Collectebus Collectebussluiting Intekenlijst Legitimatiebewijzen 6.2 Uitgifte / inname hulpmiddelen collecte 6.3 Tellen van collecteopbrengst 6.4 Administreren telling 6.5 Afdracht collectegeld 6.6 Bewaarperiode bescheiden 6.7 Naleving Bijlage 1 vragen/ opmerkingen van collecteinstellingen met reactie SCP 2 rapport accountant met reactie SCP 2
1. Voorwoord In de algemene bestuursvergadering van november 2006 werd als voorbeeld gesproken over, en stilgestaan bij een fraudekwestie bij één van de collecterende instellingen. Het bespreken ervan en de hierbij geplaatste opmerkingen en vragen resulteerden in het instellen van een werkgroep met de opdracht het collecteproces te protocolleren. Hierbij zou in de uitwerking naast de publieke verantwoording nadrukkelijk rekening moeten worden gehouden met het gegeven dat er tevens en voornamelijk met vrijwilligers wordt gewerkt. In het protocol moeten de (fraude)risico s zijn afgedicht dan wel tot op een aanvaardbaar niveau zijn teruggebracht. Het materiaal voor de opzet van het protocol werd verkregen uit enerzijds de verzamelde collectehandleidingen, de nodige (veld)interviews, en anderzijds uit een opgestelde enquête die de collecterende instellingen is voorgehouden. Voor u ligt het eindresultaat. Het collecteprotocol bevat conform de opdracht, de minimale eisen waaraan een collecte en de verantwoording daarover, zou moeten voldoen. De eisen zijn zodanig geformuleerd dat er voldoende ruimte is gelaten voor een passende invulling in de administratieve organisatie van de individuele instellingen. Bestuur Stichting Collecteplan 3
2. Doelstelling collecteprotocol De doelstellingen van het protocol zijn: Inspelen op de toename van verantwoordingseisen Het protocol houdt adequaat rekening met de toename van maatschappelijke verantwoording en administratieve verantwoordingseisen. Bescherming van het imago Middels het uitvoering geven aan het protocol kan de collecterende instelling zich publiekelijk verantwoorden. Het protocol geeft garantie aan het gevende publiek De collecterende instellingen tonen aan dat het noodzakelijke is gedaan om het gedoneerde geld bij de organisatie terecht te laten komen. Bescherming van vrijwilligers en betaalde medewerkers Ter beveiliging en verantwoording van vrijwilligers en betaalde medewerkers zijn procedures ontwikkelt om frauduleuze handelingen te verkomen. Het protocol creëert uniformiteit Het protocol creëert uniformiteit inzake de administratieve organisatie van een collecte. 4
3. Randvoorwaarden Het protocol is opgesteld rekening houdend met de volgende randvoorwaarden: Het protocol dient de minimale eisen te bevatten Het protocol bevat de minimale eisen waaraan de opzet en verantwoording van een collecte dient te voldoen. Vertrouwenwekkende handelswijze Het protocol is laagdrempelig en biedt vertrouwen aan de collectant en de collecterende instelling. Het protocol streeft naar een minimale bureaucratie. Op de praktijk georiënteerd Het protocol is geënt op praktische haalbaarheid en acceptatie. Draagvlak collecterende instellingen Het protocol dient door de leden van de Stichting Collecteplan te worden geaccepteerd en vervolgens geïmplementeerd. Balans tussen kosten en doelstelling De kosten die gepaard gaan met de uitvoering van het protocol zijn beperkt tot de realisering van de minimaal noodzakelijke eisen. 5
4. Verklarende woordenlijst Ten behoeve van de duidelijkheid en eenduidigheid bij lezing van dit protocol treft u hieronder begrippen aan met daarbij de verklaring van wat er onder die begrippen wordt verstaan. Een collecte wordt doorgaans aangestuurd vanuit het centrale bureau van de instelling. Een collectecoördinator* is verantwoordelijk voor de algehele coördinatie van het vrijwilligerswerk en voor de uitvoering van het collectebeleid. De collectecoördinator stuurt zogenaamde promotoren* aan, deze promotoren ondersteunen de lokale collecteleiders* bij de collecteactiviteiten. Daarnaast heeft de promotor een rol in het versterken van het imago van de instelling oftewel het promoten van de organisatie. De lokale collecteleider is belast met de administratieve voorbereiding en afhandeling van de collecte en het werven van vrijwilligers. Collectecoördinator (landelijk bureau) Promotor (regionaal aanspreekpunt) Collecteleider (lokaal aanspreekpunt) Collectant (*) De benaming van deze functionarissen kan per instelling verschillen. 6
5. Algemene eisen In dit hoofdstuk worden de algemene eisen en voorwaarden beschreven waar een collecte organisatie aan dient te voldoen. 5.1 Organisatie Het landelijk bureau van de collecterende instelling is verantwoordelijk voor het instrueren van collecteleiders en promotoren. Het landelijk bureau dient richtlijnen (collectehandleiding) voor het organiseren van een collecte op te stellen. Deze richtlijnen zijn bindend en toetsbaar. De richtlijnen dienen de volgende aspecten te bevatten: Organisatie en taakverdeling Draaiboek van de collecte Collectematerialen Uitgifte / inname collectehulpmiddelen Telinstructie Financiële afwikkeling Onkostenverantwoording Administratieve procedures Naleving / controle De richtlijnen dienen bekend en aanwezig te zijn op alle niveaus binnen de organisatie. De in de richtlijnen opgenomen financiële verantwoordingsaspecten dienen te zijn getoetst door de (interne) accountant. De administratieve organisatie dient zodanig te zijn ingericht dat mensen die op welke manier dan ook invloed kunnen uitoefenen op procedures en richtlijnen en de uitvoering van de richtlijnen, geen directe invloed hebben op de collectegeldstroom. Dit betekent onder meer dat medewerkers van het landelijk bureau geen (bestuurs-)functie mogen bekleden in een plaatselijke collecteorganisatie. Medewerkers van het landelijk bureau mogen wel collecteren. 7
5.2 Centraal meldpunt Het landelijke bureau dient een direct contactpersoon (de collecteleider) te hebben met de plaatselijke organisatie. De contactpersonen worden bijgehouden in een contactpersonen-/regionale afdelingsadministratie. De plaatselijke collecteleider ontvangt een bevestiging van registratie, middels de bevestiging is de plaatselijke collecteleider als zo danig bevoegd tot het organiseren van een collecte. Enkel contactpersonen die voorkomen in de administratie van het landelijk bureau kunnen collecte hulpmiddelen ontvangen. In beginsel mag van iedere geregistreerde collecteleider die collectemateriaal heeft aangevraagd een collecteopbrengst worden verwacht. Het landelijk bureau dient een centraal meldpunt op te richten voor klachten van collecteleiders/collectanten. De klachten dienen volgens een vastgestelde procedure te worden behandeld. 5.3 Inzet promotoren Promotoren vervullen uitsluitend ondersteunende taken. De werkzaamheden bestaan uit: Het werven van vrijwilligers Het laten registeren van plaatselijke collecteleider door het landelijk bureau De collecteleider bijstaan in het organiseren van de collecte Het versterken en promoten van het imago (onderhouden contacten) Om de interne beheersingsmaatregelen effectief te laten zijn, moet er sprake zijn van een adequate functiescheiding bij de uitvoering van administratieve procedures. Hieraan worden de volgende eisen gesteld: De promotor heeft geen directe bemoeienis met geldstromen De promotor heeft geen controlerende verantwoordelijkheid De promotor heeft geen tekeningsbevoegd met betrekking tot financiële handelingen. 5.4 Inzet collecteleiders De lokale collecteleider is belast met de administratieve voorbereiding en afhandeling van de collecte. 8
6. Specifieke eisen 6.1 Collecte hulpmiddelen Collectebus De collectebussen dienen te zijn voorzien van een sticker/wikkel met logo of ander kenmerk van de collecterende instelling. Collectebussluiting De collectebussen dienen te worden afgesloten middels een niet vervangbare bussluiting. Deze bussluiting dient voorzien te zijn van de volgende kenmerken: De bussluiting dient een kenmerk te bevatten van de collecterende instelling. De bussluiting bevat een kenmerk dat specifiek is voor een bepaald collectejaar. Intekenlijst, lijstcollecte Intekenlijsten dienen een kenmerk te bevatten van de collecterende instelling. Intekenlijsten zijn voorzien van een volgnummer. Intekenlijsten worden voorzien van een waarmerksticker. De waarmerksticker beperkt de kopieergevoeligheid van intekenlijsten. Legitimatiebewijzen De collectanten dragen zichtbaar een legitimatiebewijs met persoonsnaam. Op het legitimatiebewijs is de collecteperiode vermeld. Afhankelijk van de bepalingen in de collectevergunning worden de legitimatiebewijzen afgestempeld door de plaatselijke politie/gemeente. Op het legitimatiebewijs staat tevens vermeld met wie de collectant contact op moet nemen (centraal meldpunt) bij geconstateerde onregelmatigheden in de collecteafwikkeling. De legitimatiebewijzen zijn conform de standaard van de organisatie. De legitimatiebewijzen zijn voorzien van een week en jaartal aanduiding van het betreffende collectejaar. De legitimatiebewijzen worden direct na de collecte ingenomen. 9
6.2 Uitgifte / inname hulpmiddelen collecte De collecteleider is verantwoordelijk voor de uitgave en inname van collecte hulpmiddelen (collectebussen, intekenlijsten en legitimatiebewijzen). De collecteleider moet de uitgave en inname van de collecte hulpmiddelen kunnen verantwoorden middels het kunnen aantonen vanuit een administratie. De collectebussen worden voor uitgifte door de collecteleider afgesloten middels een niet vervangbare bussluiting. Eisen aan de administratie: De collecteleider dient de uitgifte van collectebussen, intekenlijsten en legitimatiebewijzen te registeren. De collectant tekent/parafeert voor ontvangst van de verzegelde collectebus of intekenlijst. De collectant tekent/parafeert voor ontvangst van het legitimatiebewijs. De collecteleider dient de inname van collectebussen, intekenlijsten en legitimatiebewijzen te registeren. De collecteleider tekent/parafeert voor inname van de nog correct verzegeld zijnde collectebus of intekenlijst. De collecteleider tekent/parafeert voor inname van het legitimatiebewijs. 10
6.3 Tellen van collecteopbrengst Het tellen van de collecteopbrengst dient plaats te vinden conform een fraudebestendige telinstructie. Deze telinstructie dient te zijn goedgekeurd door de (interne) accountant en staat beschreven in de richtlijnen. De telinstructie gaat ten alle tijden uit van de aanwezigheid van minstens twee personen, bij voorkeur de collecteleider en de collectant. Ingeval van collectebussen: De verzegeling wordt verbroken in het bijzijn van minimaal twee personen. Bij voorkeur zijn dit de collecteleider en de collectant. Na het verbreken van de zegel wordt de collectebus direct geteld volgens de telinstructie. Ingeval van intekenlijsten: Na het tellen controleert de collecteleider of het geldbedrag overeenkomt met de opgave op de intekenlijst. Het tellen van de inhoud van een collectebus of de opbrengst van een intekenlijst gebeurt met behulp van telkaarten. Elke telkaart dient ondertekent te worden door twee personen, een teller en een controleur. De controleur is geen familielid van de teller. (Als er gebruik wordt gemaakt van een telmachine, dient er voor het totaal van de telling een telkaart te worden opgesteld) De telverantwoording dient te worden bewaard (zie ook paragraaf 6.6 bewaarperiode). Personen die op welke manier dan ook invloed kunnen uitoefenen op procedures en richtlijnen en de uitvoering van de richtlijnen mogen geen directe invloed hebben op de collectegeldstroom (bijvoorbeeld bij het tellen). De personen die het betreft zijn in ieder geval: Promotoren Medewerkers van het landelijk bureau 11
6.4 Administreren telling De geworven inkomsten moeten door de collecteleider worden geadministreerd zodat een sluitende verantwoording ontstaat. Het administreren van de geworven inkomsten gebeurt tijdens of direct na het telmoment, in het bijzijn van minstens twee personen. Op een verzameloverzicht dienen de totalen van elke telkaart genoteerd te worden. De verzameloverzichten worden bewaard (zie ook paragraaf 6.6 bewaarperiode). Na de collecte dient er bij de gemeente schriftelijk melding te worden gemaakt van de opbrengst van de collecte. Collectestaat De totaalopbrengst van een collectegebied dient te worden verantwoord op een collectestaat. De volgende gegevens worden verwerkt op de collectestaat: NAW gegevens collecteleider Naam gemeente / collectegebied Bruto collecteopbrengst Gemaakte kosten (specificatie) Netto collecteopbrengst Opgave aantal collectanten Opgave aantal gebruikte bussen Opgave aantal gebruikte bussluitingen Handtekening collecteleider Naam en handtekening tweede persoon. De collectestaat wordt verzonden naar het landelijk bureau, de collecteleider neemt een kopie van de collectestaat op in eigen administratie (zie ook paragraaf 6.6 bewaarperiode). Onkostenverantwoording De richtlijnen geven uitsluitsel over welke kosten gedeclareerd kunnen worden en tegen welk tarief. (Bijvoorbeeld: portokosten, telefoonkosten en benzinekosten, kilometervergoeding.) Kosten dienen zomogelijk verantwoord te worden middels rekeningen. Deze onkostennota s worden geadministreerd en bewaard (zie ook paragraaf 6.6 bewaarperiode). 12
6.5 Afdracht collectegeld De collecteleider is verantwoordelijk voor het afdragen van de collecteopbrengst op de centrale bankrekening van het landelijk bureau. De richtlijnen dienen duidelijk te vermelden hoe en wanneer de collecteopbrengst afgestort dient te worden. Afstort mogelijkheden Het geld wordt contant verzameld en bij een bank rechtstreeks gestort op de centrale bankrekening van het landelijk bureau. Het geld wordt op de bankrekening van de afdeling/locatie verzameld en van daar overgemaakt naar de centrale bankrekening van het landelijk bureau. De bankrekening van de afdeling/locatie wordt beheerd door het landelijk bureau. Met betrekking tot deze bankrekening zijn minimaal 2 personen tekeningsbevoegd. Onder geen beding mogen stortingen of transacties plaatsvinden via privé-rekeningen. Stortingsbewijzen Na storting dient de collecteleider de stortingsbewijzen te bewaren als bewijs van afdracht. De stortingsbewijzen worden geadministreerd en bewaard (zie ook paragraaf 6.6 bewaarperiode). 13
6.6 Bewaarperiode bescheiden In de richtlijnen is de bewaarplicht is van de bescheiden opgenomen. De bescheiden zijn: Collectestaat* Stortingsbewijzen* Onkostenverantwoording* Verzamellijsten Uitgifte / inname collectehulpmiddelen Telkaarten De bescheiden die onder het wettelijke bewaartermijn (*) vallen dienen 7 jaar bewaard te worden. De overige bescheiden dienen minimaal bewaard te blijven tot de volgende collecteperiode. 6.7 Naleving Het landelijk bureau stelt verantwoordingsdocumentatie beschikbaar waarmee de procedures kunnen worden verantwoord. Het landelijk bureau bewaakt de naleving van het protocol. Het controlerende orgaan is op basis van een adequate functiescheiding ingericht. De wijze van bewaking is opgenomen in de richtlijnen en geaccordeerd door de (interne) accountant. Bij het niet correct opvolgen van gestelde richtlijnen komt de traceerbaarheid en controleerbaarheid van geldstromen uit de collecte in het geding. De collecterende instelling dient in dat geval passende maatregelen te treffen ter bescherming van de organisatie en de vrijwilliger. Het protocol is van toepassing voor de landelijk collecterende instellingen die zijn aangesloten bij de Stichting Collecteplan. 14
Bijlage I. Verwerking vragen en opmerkingen n.a.v. presentatie SCP Collecteprotocol (versie 3) AB vergadering 22 juni 2007 (de vragen/ opmerkingen zijn gerangschikt op volgorde van de inhoudsopbouw) 1. Opmerking betreft het gebruik van termen en begrippen. In het protocol worden de woorden collecteleider en promotor gebruikt. is het mogelijk om tevens de gebruikte termen te noemen of uit te leggen, namelijk collectecoördinator (vrijwilliger) en landelijke beroepskracht. Bij sommige andere organisaties wordt er volgens mij gesproken over rayonleiders, ook die term zou minstens moeten worden uitgelegd. ook praten wij bijvoorbeeld over een telbriefje ipv een telkaart. Antw.: De opmerking is overgenomen, zie hoofdstuk 4 verklarende woordenlijst. 2. Opmerking bij 5.2 betreft het centraal meldpunt. De plaatselijke collecteleider dient door het landelijke bureau benoemd te worden voor het houden van een collecte. Houdt dit in dat er een vrijwilligerscontract opgesteld en door beide partijen ondertekend dient te worden? Antw.: Neen, de plaatselijke collecteleider ontvangt bijv. per brief een bevestiging van aanmelding/ registratie, middels de bevestiging is de collecteleider als zo danig bevoegd tot het organiseren van een collecte. 3. Opmerkingen bij 5.3 betreft de inzet van promotoren. In geval van nood zal de promotor zich met de geldstroom moeten bemoeien. Deze service is uit nood geboren omdat het afstorten van het collectegeld op lokaal niveau steeds meer problemen veroorzaakt. Het lijkt ons een vreemde situatie dat een beroepskracht wel mag collecteren, maar niet samen met een wijkcoördinator zou mogen tellen. Dat zou betekenen dat vrijwilligers betrouwbaarder zijn dan beroepskrachten. 15
Het genoemde eerste en derde punt leveren voor kleine collecteorganisatie grote problemen op. Uiteraard hebben we het hier altijd over noodsituaties, t.w.: In sommige plaatsen is het ons nog niet gelukt om een collecteleider te vinden terwijl er wel gecollecteerd wordt. De promotor treedt hier als collecteleider op en heeft daardoor directe bemoeienis met geldstromen. Bovendien krijgt deze promotor dan ook tekeningsbevoegdheid m.b.t. financiële handelingen. Wat te doen als er onverhoopt een collecteleider uitvalt en hier nog geen opvolger voor gevonden is? Omdat de banken waar het geld af te storten is niet meer voor het oprapen liggen levert het afstorten van collectegelden nogal eens problemen op voor collecteleiders zonder auto. Dit komt veelvuldig voor. Onze promotoren hebben in onze organisatie als taak deze mensen hierbij te helpen en met hen mee te gaan als ze het geld storten. Veel van onze collecteleiders vinden het prettig als er iemand van de organisatie bij het tellen aanwezig is. Zij vinden het vaak niet prettig om met dit soort grote bedragen bezig te zijn en vinden het bovendien bijzonder klantonvriendelijk als hier door de organisatie geen gehoor aan gegeven wordt. Helaas zijn medewerkers en promotoren onmisbare schakels in de afwikkeling van de collectegeldstromen. Men is overgegaan tot ondersteuning bij de financiële afwikkeling om reden van; - in de collecteplaats is geen bank meer aanwezig - collecteleider is niet mobiel en heeft geen gelegenheid om buiten haar eigen plaats het geld te storten - slechte service van de bank - Collecteleider wil niet de verantwoording nemen voor de financiële afwikkeling. Geen ondersteuning bij de storting is een moment om af te haken - door boven genoemde reden is promotor service gaan verlenen - op hoofdkantoor worden geen medewerkers ingehuurd om de opbrengst te tellen en stortklaar te maken Bij een van de instellingen is het de gewoonte dat de promotoren uit oogpunt van service diverse stortingen van collecteplaatsen voor hun rekening nemen. 16
Met de collecteleiders waar storting via de promotor wenselijk is zijn hier goede afspraken over gemaakt. Naar verwachting zal het storten van opbrengsten per regio alleen maar toenemen. Antw.: In de opzet van het protocol is de collecteleider verantwoordelijk voor de lokale collecteopbrengst. De (regionale) promotor ondersteunt en faciliteert het collecteproces en draagt geen verantwoording voor de geldstroom. Hiervoor is gekozen om de verantwoordingslijnen zo kort mogelijk te houden en om de promotor te beschermen voor het risico van frauderen. De promotor zal (terecht) veel vertrouwen genieten bij de collecteleiders (die ze vaak zelf hebben aangesteld) die op hun beurt het fijn vinden als de verantwoording gedeeld zo niet geheel verlegd kan worden. Het moet met name richting collecteleiders duidelijk zijn of worden dat zij de verantwoording dragen en de promotor slechts ter ondersteuning kunnen vragen wanneer de noodzaak zich voordoet. De promotor kan in die gevallen optreden als 2 e persoon bij het tellen en storten van het collectegeld. De collecteleider legt door storting van het collectegeld, het opstellen en ondertekenen van de collectestaat verantwoording af. De functie van collecteleider kan niet door de promotor worden waar genomen in het geval dat de plaatselijke collecteleider ontbreekt. In dat geval kan bijvoorbeeld tijdelijk een collecteleider van een aanpalend collectegebied met de verantwoordingstaken belast worden. 4. Opmerking bij 6.1 betreft de collectebussluiting. De sluiting bevat niet altijd een kenmerk vanuit de organisatie. De sluitingen worden niet per collectejaar aangeschaft met specifieke kenmerken. Collecteleiders gebruiken altijd de oude voorraad van materialen voor het volgende collectejaar Het laten maken van bussluitingen met een kenmerk van de collecterende instellingen brengt hoge kosten met zich mee. Wij vragen ons dan ook af of het registreren van de zegelnummers, dat wij dit jaar voor het eerst ingevoerd hebben, hier niet voor in de plaats zou kunnen komen. Aan een kenmerk dat specifiek is voor een bepaald collectejaar (bijv. een bep. kleur) is uiteraard gemakkelijker te voldoen. 17
Antw.: De bussluitingen moeten zijn voorzien van een kenmerk van de collecterende instelling, dan wel een unieke nummering. Het ongeoorloofd vervangen van de collectebussluiting wordt hiermee tot een minimum beperkt. 5. Opmerking bij 6.1 betreft de intekenlijsten. Zou een volgnummer alleen niet voldoende zijn? Zoniet, aan welke eisen moet een waarborgsticker voldoen? Wat is het eigenlijk precies? Antw.: De waarborgsticker is een sticker die op de intekenlijst wordt geplakt/ gedrukt om zo de kopieergevoeligheid van het document te verkleinen. Het gebruik van een volgnummer is hierin niet afdoende. 6. Opmerking bij 6.1 betreft de legitimatiebewijzen. Geen jaarlijkse kenmerken aanwezig. Per collecteplaats worden deze kenmerken aangebracht door de collecteleider. Overgebleven kaarten worden gebruikt voor de volgende collecte. Antw.: De legitimatiebewijzen dienen voor uitgifte te worden voorzien van een week en jaartal aanduiding van het betreffende collectejaar, de instellingen staan vrij in de uitvoering hiervan. 7. Opmerking bij 6.1. betreft giftenenvelopjes. Wat is het standpunt van de SCP wat betreft giftenvelopjes? Antw.: De SCP gaat hierbij vanuit dat de giftenenvelopjes ten behoeve van de collecte in de verzegelde collectebus worden gestopt. 18
8. Opmerking bij 6.3 betreft de uitgifte en inname van de collectebussen. Het zetten van een paraaf bij ontvangst en inleveren van de bus of lijst is voor de instelling nog niet altijd actueel. Bij het uitzetten van de bussen vraagt dit om een andere handelwijze. Bussen kunnen in de toekomst dan allen nog maar persoonlijk uitgereikt worden. Deze extra handeling vraagt extra inzet van de collecteleider. Antw.: Met de geregistreerde paraaf wordt het voor de collecteleider mogelijk zijn verantwoording te nemen over het uitzetten en innemen van de collectebussen. 9. Opmerking bij 6.3 betreft de telkaart. Het is onwerkbaar om ook als er gebruik gemaakt wordt van een telmachine, alsnog telkaarten in te vullen. Het voordeel van het werken met een telmachine wordt hierdoor direct teniet gedaan. Antw.: In deze situatie is het document van de telmachine de telkaart. 10. Opmerking bij 6.3 betreft de telkaart. Wie bewaart de telkaarten? is dat de collecteleider of de landelijke organisatie? Antw.: Wie de telkaarten in bewaring neemt is facultatief. 11. Opmerking bij 6.4 betreft de onkostenverantwoording. Voor de onkostenverantwoording is geen beschrijving aanwezig. Bij het afronden en aanvullen van de procedures voor de collecteorganisatie moet deze worden meegenomen. Antw.: Het is instellingsbeleid om de onkosten te normeren of niet. 19
12. Opmerking bij 6.5 betreft het afstorten van collectegeld. Bij de mogelijkheden voor het afstorten van het collectegeld zijn verschillende varianten binnen van toepassing. Een punt van aandacht zijn de privé-rekeningen. Het gebruik van de acceptgirokaart geeft veel voordelen bij de verwerking van de resultaten en het boeken van de bedragen bij de boekhouding. Twijfel is er uiteraard wel over het gebruik van de privérekening. Antw.: Het collecteprotocol stelt dat onder geen beding stortingen of transacties mogen plaatsvinden via privé-rekeningen. De traceerbaarheid van de collecteopbrengsten komt door het gebruik van privé-rekeningen ernstig in het geding. De instellingen moeten vrijwilligers tegen zichzelf in bescherming nemen en dergelijke stortingen of transacties niet voorschrijven of gedogen. 13. Opmerking bij 6.7 betreft de naleving. Voor de uitvoer en naleving van het protocol dient instructie te worden gegeven aan en door de promotoren. Dergelijke regelgeving maakt het organiseren voor collecteleiders minder aantrekkelijk. Mensen kunnen om die reden ook besluiten de organisatie de rug toe te keren of zich niet aan te sluiten bij de organisatie. Antw.: Het is protocol is opgesteld rekening houdend met de belangen van de vrijwilligers. Het protocol bevat enkel de minimale eisen waaraan de opzet en verantwoording van een collecte dient te voldoen. Daarnaast is het protocol laagdrempelig en biedt het vertrouwen en bescherming aan de vrijwilliger. 20
Bijlage II. Opmerkingen n.a.v. beoordeling KPMG accountant Collecteprotocol ( d.d. 31 aug 2007) (hierbij is de volgorde van de KPMG rapportage aan gehouden) KPMG opmerking 1. Om de (kleinere) organisaties te ondersteunen bij de implementatie adviseren wij u om best practices / voorbeelden / formats te verschaffen. U moet hierbij denken aan een voorbeeld van een (aan het protocol getoetste) procedurebeschrijving en formats voor de administratie, de telinstructie en de verschillende documenten (telkaart, verzamellijst, collectestaat). SCP. Het collecteprotocol is opgezet op hoofdlijnen waaraan de opzet en verantwoording van een collecte dient te voldoen, het is aan de instelling zelf om, rekening houdend met de minimale eisen, daar verder uitvoering/ inhoud aan te geven. Opmerking 2. Wij adviseren u om in het protocol op te nemen dat de collecterende instelling een instructieformulier dient op te stellen voor de collectant. In deze instructie dient in ieder geval opgenomen te worden: dat de collectant moet tekenen voor ontvangst van het collectemateriaal; dat de collectant samen met de collecteleider het geld moet natellen en hiervoor moet met wie de collectant contact moet opnemen (centraal meldpunt) indien de procedures anders werken dan op het instructieformulier staat vermeld. SCP. Onder 5.1 Organisatie. wordt van de instelling verwacht dat de richtlijnen (collectehandleiding) bekend en aanwezig zijn op alle niveaus. De instelling is uiteraard vrij daar zelf vorm aan te geven. De verwijzing voor het melden van geconstateerde onregelmatigheden te melden is opgenomen in 6.1 Legitimatiebewijzen. 21
Opmerking 3. In de tekst wordt aangegeven dat de in de richtlijnen opgenomen financiële verantwoordingsaspecten, de telinstructie en de bewakingsrichtlijnen dienen te zijn getoetst door de (interne) accountant. Het protocol laat in het midden of de stichting het wenselijk vindt of de accountant hierover verslag uit moet brengen of niet. Wij adviseren u hier duidelijkheid over te verschaffen. SCP. Het SCP verwacht geen terugkoppeling van de instellings-accountant. Alle collecterende instelling hebben het CBF keur en zijn dientengevolge gehouden aan de eisen m.b.t. het toezicht van de accountant. Opmerking 4. In de tekst staat aangegeven dat de procedures aantonen dat het gedoneerde geld daadwerkelijk bij de organisatie terecht is gekomen. Dit is naar onze mening niet geheel correct geformuleerd, omdat er geen 100% waterdichte garantie is dat er nooit gelden niet bij de organisatie terecht kunnen komen. Wij adviseren u dan ook de formulering terug te brengen naar het verlagen van het risico hierop. De naleving van de procedures moet er voor zorgen dat het (fraude)risico tot een aanvaardbaar laag niveau wordt gereduceerd. SCP. De formulering van de doelstelling is aangepast. Opmerking 5. In de tekst staat aangegeven dat het noodzakelijke is gedaan om het gedoneerde geld bij de organisatie terecht te laten komen. Hiervoor geldt hetzelfde als bij het vorige punt aangegeven. Er kan niet sprake zijn van een garantie. Het collecteprotocol moet er voor zorgen dat het (fraude)risico tot een aanvaardbaar laag niveau wordt gereduceerd. SCP. De formulering van de doelstelling is aangepast. 22
Opmerking 6. In de verklarende woordenlijst wordt de functie van collecteleider en de promotor nader uitgewerkt. Wij adviseren u om expliciet de verantwoordelijkheden van beide functies uit te werken. Wij adviseren u in deze lijst ook (de werkzaamheden en verantwoordelijkheden van) het centraal meldpunt op te nemen. Voor het totaaloverzicht adviseren wij u een organigram op te stellen van de collecteorganisatie waarin alle betrokkenen zijn opgenomen. In het collecteprotocol worden diverse documenten genoemd. Wij adviseren u om deze documenten ook op te nemen in de verklarende woordenlijst. SCP. De taken en verantwoordelijkheden van genoemde functies zijn op hoofdlijnen verwerkt onder de procesbeschrijvingen in de hoofdstukken 5 & 6 van het collecteprotocol. Het organigram wordt vermeld in de verklarende woordenlijst. Opmerking 7. In de tekst staat aangegeven welke aspecten opgenomen dienen te worden in de richtlijnen. Wij zouden verwachten dat aan al deze aspecten in het collecteprotocol aandacht zou worden besteed. Dit is echter niet het geval. SCP. Het protocol is gebaseerd op hoofdlijnen en minimale eisen. Het is aan de instelling zelf om, rekening houdend met de minimale eisen, daar nadere uitvoering/ inhoud aan te geven. Opmerking 8. In de tekst wordt aangegeven dat de medewerkers van het landelijk bureau geen bestuursfunctie mogen bekleden in de plaatselijke collecteorganisatie, maar wel mogen collecteren. Wij zouden expliciet vermelden dat de medewerkers van het landelijk bureau geen collecteleider mogen zijn. SCP. De opmerking is in de tekst opgenomen, zie paragraaf 5.1 organisatie. 23
Opmerking 9. In dit hoofdstuk worden de collecte hulpmiddelen toegelicht. Waar aan voorbij wordt gegaan zijn de procedures rondom het verstrekken van de collecte hulpmiddelen aan de collecteleiders en de administratie hiervan. De afdelingen waaraan hulpmiddelen zijn verstrekt zijn immers ook de afdelingen waar een collecteopbrengst verantwoord moet worden. Ook moet aandacht worden besteed aan de verzegeling van de collectebussen. Wie verzegelt de bussen en wanneer in het proces vindt dit plaats? Wij adviseren u om dit onderdeel nog verder uit te werken. SCP. De opmerkingen zijn verwerkt in de teksten van 5.2 Centraal meldpunt respectievelijk 6.2 Uitgifte/ inname hulpmiddelen Opmerking 10. In dit hoofdstuk worden onder de collectehulpmiddelen de collectebussen en intekenlijsten verstaan. Wij adviseren u ook het legitimatiebewijs als hulpmiddel mee te nemen. SCP. De opmerking is in de tekst opgenomen, zie paragraaf 6.2 hulpmiddelen collecte. Opmerking 11. In de tekst staan aangegeven dat de verzegeling van de collectebussen wordt verbroken in het bijzijn van minimaal twee personen. Bij voorkeur zijn dit de collecteleider en de collectant. SCP. De opmerking is in de tekst opgenomen, zie paragraaf 6.3 Tellen van de collecteopbrengst. 24
Opmerking 12. In de tekst staat niet aangegeven dat het administreren en melden van de collecteopbrengst taken zijn van de collecteleider. De collectestaat dient door de collecteleider te worden opgestuurd naar het landelijk bureau. In de praktijk is het voor de efficiëntie van de financiële afwikkeling erg handig als de collecteleiders een kopie van het stortingsbewijs meesturen of op de collectestaat aangeven hoe de afstorting plaats heeft gevonden. SCP. Is een (praktische) uitvoeringskwestie, geeft de instelling zelf vorm aan. Opmerking 13. In de tekst wordt aangegeven dat alle bescheiden minimaal bewaard dienen te blijven tot een goedkeurende accountantsverklaring is verstrekt. De bescheiden zijn echter niet alleen noodzakelijk voor de accountantcontrole maar ook voor de interne controle. Om intern de naleving van de procedures na te gaan (en de tijd tussen de collecteperiode en de accountantscontroles soms erg kort is) adviseren wij u deze termijn te verlengen tot de volgende collecteperiode. Verder zijn er ook wettelijke bewaartermijnen van 7 jaar. Wij adviseren u na te gaan welke collectedocumenten onder deze wettelijke bewaartermijn vallen, maar in ieder geval de documenten die verzonden zijn naar het landelijk bureau 7 jaar te bewaren. SCP. In 6.6 Bewaarperiode bescheiden. is een en ander uitgewerkt Opmerking 14. In dit hoofdstuk is aangegeven dat de collecterende instelling richtlijnen dient op te stellen over hoe zij de naleving van het protocol bewaken. Wij adviseren u de eisen die aan deze richtlijnen worden gesteld verder uit te werken. Tevens dient op het landelijk bureau aandacht besteed te worden aan verbandcontroles die kunnen worden gemaakt, bijvoorbeeld: Is voor iedere afdeling waaraan materialen zijn verstrekt ook een opbrengst ontvangen? Zijn alle collectebussen/intekenlijsten terug ontvangen? Ligt de collecteopbrengst van een afdeling in lijn met voorgaande jaren? SCP. De nader uitwerking omtrent naleving van het protocol is aan de instelling zelf. 25
Conclusie In het collecteprotocol zijn de minimale eisen aan een collecte organisatie opgenomen. Wij hebben deze eisen beoordeeld en in deze brief onze bevindingen opgenomen. Over het algemeen kan gesteld worden dat de maatregelen die voorgeschreven worden de juiste maatregelen zijn. Om onduidelijkheid te voorkomen adviseren wij u om een aantal maatregelen,zoals hiervoor beschreven, verder uit te werken. Wij adviseren u nog aandacht te besteden aan de uitgifte van de collectebussen en de intekenlijsten, de toetsing van de naleving van de procedures en de op het landelijk bureau te verrichten verbandcontroles. Deze onderwerpen zijn nog niet toereikend uitgewerkt. Tevens adviseren wij u om de aangesloten organisaties te voorzien van best practices, voorbeelden en templates. 26