Versie 16 augustus 2016 Round Table Tour
Round Table Tour Duurzaam Gebouwd organiseert sinds 2015 jaarlijks de Round Table Tour, exclusief voor aangesloten experts en partners op directie- of beslissersniveau. Tijdens een Round Table komen experts en partners bijeen om een open en inhoudelijke dialoog te voeren over een specifiek thema. Processen, belangen en kansen in de integrale bouwen vastgoedsector worden inzichtelijk gemaakt en er wordt vorm gegeven aan Het Nieuwe Bouwen. De Round Table Tour verbindt kennis, visie en netwerk van experts en partners en deelt vervolgens de content met de integrale bouw- en vastgoedsector via o.a. DuurzaamGebouwdConnect.nl. Bij elke Round Table staat er één thema centraal en zijn er 6 tot 12 deelnemers, 1 moderator, 1 gastheer en 1 verslaggever. Elke Round Table vindt plaats van 15:00 uur tot 18:00 uur. Het rondetafelgesprek duurt ongeveer 105 minuten en wordt niet onderbroken door een pauze. De moderator leidt de Round Tables aan de hand van een aantal prikkelende vragen of stellingen. De locatie wordt beschikbaar gesteld door de gastheer. De verslaggever (één van de deelnemers of afkomstig via de gastheer) maakt achteraf verslag van de bijeenkomst. Bij een aantal Round Tables is de redactie van Duurzaam Gebouwd aanwezig, dit wordt altijd vooraf aangekondigd. Via het online inschrijfformulier kunnen partners en experts aangeven welke twee Round Tables zij graag willen bijwonen en/of waarvan zij gastheer of moderator willen zijn. Opzet programma 15:00 15:30 30m. Ontvangst met koffie/thee & koek 15:30 15:55 25 m. Welkom en introductie met afspraken, voorstelronde waarbij iedere deelnemer zich voorstelt in max 1. minuut, inleiding op het onderwerp & 3 prikkelende stellingen o.l.v. de moderator 15:55 16:17 22m. Gesprek over stelling 1 o.l.v. moderator en resume door moderator 16:17 16:39 22m. Gesprek over stelling 2 o.l.v. moderator en resume door moderator 16:39 17:01 22m. Gesprek over stelling o.l.v. moderator en resume door moderator 17:01 17:15 5-15m. Slot door moderator 17:15 18:00 45m. Netwerkgelegenheid met borrelhapjes en drankjes
Voorbereiding Duurzaam Gebouwd - Duurzaam Gebouwd inventariseert (aan de hand van de inschrijvingen via het online inschrijfformulier), selecteert, contacteert, informeert en begeleidt moderator, een gastheer en een verslaggever. - Wanneer gastheer, moderator en verslaggever definitief zijn vastgesteld sturen wij deelnamebevestigingen naar de ingeschreven partners. Daarbij vragen wij een biografie, foto en contactgegevens op. - Deelnemers kunnen zich tot 4 dagen voorafgaand aan de Round Table afmelden. Indien hierna een afmelding wordt ontvangen vervalt het recht van de partner voor deelname aan een Round Table. Indien mogelijk zal hij opnieuw worden ingedeeld, maar dit is niet langer een verplichting voor de organisatie. - Circa één week voor de Round Table plaats vindt sturen wij de laatste informatie in een voorbereidingsdocument (inclusief complete deelnemerslijst met biografieën, format om naambordjes te maken en de inleiding + stellingen over het thema) naar gastheer, moderator, verslaggever en deelnemers. - Bij te weinig animo (minder dan in totaal 6 aanwezigen) zal de Round Table geannuleerd worden. Instructie moderator - De moderator stuurt contactgegevens, biografie/foto en inleiding + 3 stellingen over het thema aan bij Duurzaam Gebouwd via events@duurzaamgebouwd.nl. - Omdat de inhoud centraal staat wordt commerciële input tijdens de Round Table niet op prijs gesteld. Indien gewenst is hier tijdens de netwerkmomenten voor- en achteraf ruimte voor. - Soms kan het interessant zijn om met de stellingen en discussie verder te gaan op een eerder georganiseerde Round Table over datzelfde thema. Heeft u hierbij hulp of advies nodig, schroom dan niet contact op te nemen met bijv. onze redactie via redactie@duurzaamgebouwd.nl. - De moderator bereid indien nodig zelf een PowerPoint presentatie voor (in het format van Duurzaam Gebouwd) en neemt daarin op: agenda, inleiding en 3 stellingen/vragen. Het presentatiebestand neemt hij op de datum van de Round Table zelf mee zodat de gastheer deze klaar kan zetten. - De moderator verzorgt tijdens de bijeenkomst het welkomstwoord en een introductie met afspraken (zie instructie deelnemers). Hierna geeft de moderator een inleiding op het onderwerp en sluit af met 3 prikkelende stellingen of vragen. Per stelling leidt de moderator de discussie en rond af met een resume. Nadat de stellingen behandeld zijn, sluit de moderator af met een slotwoord. - Het is de taak van de moderator om iedere deelnemer evenredig aan het woord te laten, de dialoog op gang te brengen en te houden. De moderator bewaakt de tijd en vraagt door bij deelnemers om op zoek te gaan naar oplossingen of conclusies. Instructie deelnemers - Deelnemers sturen tijdig hun contactgegevens, biografie en foto naar events@duurzaamgebouwd.nl. - Deelnemers tutoyeren elkaar, de gastheer, verslaggever en de moderator. - Deelnemers dienen open en persoonlijke input te leveren tijdens de discussies. Elke deelnemer is aanwezig om kennis te delen, dit houdt in dat er zowel kennis wordt gehaald als gebracht. - Omdat de inhoud centraal staat wordt commerciële input tijdens de Round Table niet op prijs gesteld. Indien gewenst is hier tijdens de netwerkmomenten voor- en achteraf ruimte voor.
Instructie verslaggever - De verslaggever neemt een fotocamera en notitiemateriaal voor zichzelf mee. - De verslaggever legt de rode draad van het gesprek + oplossingen/conclusies per stelling vast (in verslag en SWOT-vorm) voor publicatie. Bekijk dit eerder verschenen verslag als richtlijn. - Na afloop verstuurt de verslaggever het verslag en de SWOT (binnen twee weken na afloop van de bijeenkomst) naar Duurzaam Gebouwd (zelf nog niks publiceren, dit omdat de tekst eerst aan de deelnemers wordt voorgelegd om na te kijken op feitelijke onjuist- en onvolledigheden). Richtlijnen voor het verslag: - Een verslag tussen de 800 1000 woorden. - Bij het benoemen van quotes de naam van de spreker benoemen. - Iedere aanwezige in het verslag terug laten komen. - Een SWOT. Instructie gastheer Vooraf aanleveren - Adres van de locatie (+ eventuele routebeschrijving). Op de dag zelf De gastheer zorgt ervoor dat de benodigdheden op locatie aanwezig zijn en treft de voorbereidingen. Zie hiervoor de benodigdhedenlijst en het draaiboek verderop in dit document. - Tafel (bij voorkeur rond) waar 12 personen aan kunnen zitten + 12 stoelen. - Notitieblokken + pennen (kunnen wij desgewenst aanleveren). - Laptop t.b.v. presentative van moderator. - Evt. een presentatie ter ondersteuning van het gesprek. - Beamer + presentatiescherm & aansluiting voor laptop. - Catering: koffie/thee/koek bij ontvangst & borrelhapjes/drankjes bij het netwerkmoment.
Voorbereiding gastheer, moderator, deelnemers en verslaggever Voorbereiding Weken Gastheer Moderator Deelnemers Verslaggever Adresgegevens locatie (eventueel X-8 routebeschrijving + parkeeradvies) mailen V X X X naar events@duurzaamgebouwd.nl Voornaam, achternaam, e-mailadres en 06- X-8 nummer van moderator en verslaggever V V X V voorafgaand mailen naar events@duurzaamgebouwd.nl Biografie + foto van de deelnemers X-6 voorafgaand mailen naar X X V X events@duurzaamgebouwd.nl Inventariseren benodigde middelen: X-5 verzorgen van catering, AV techniek en V X X X (ronde) tafel, stoelen, naambordjes, notitieblokken etc. Inleiding & 3 stellingen voorafgaand mailen X-3 naar events@duurzaamgebouwd.nl X V X X Eventueel PowerPointpresentatie X-2 voorbereiden met: agenda, inleiding en 3 X V X X stellingen Voorbereidingsdocument (inleiding, X-1 prikkelende stellingen en de biografieën van V V V V de deelnemers) doornemen. Wordt verstuurd door Duurzaam Gebouwd Benodigdheden klaarzetten (zie benodigdhedenlijst en draaiboek) X-0 V X X X Aanwezigheid op het event X-0 V V V V X+2 X X X V Verslag en SWOT-schrijven en mailen naar events@duurzaamgebouwd.nl Benodigdhedenlijst Aantal Item Verantwoordelijk Checklist 1 Grote tafel (bij voorkeur rond) Gastheer 6-12 Stoelen voor deelnemers, moderator, verslaggever Gastheer 6-12 Naambordjes (voornaam, achternaam, organisatienaam) Gastheer format zit bij het voorbereidingsdocument 1 Beamer + projectiescherm OF beeldscherm Gastheer 1 Aansluiting voor laptop Gastheer 2 a 3 Indien nodig: Statafels voor netwerkruimte Gastheer 1 Draaiboek Gastheer 6-12 Notitieblokken en pennen voor deelnemers Gastheer 1 Fotocamera & notitiemateriaal verslaggever Verslaggever 1 Laptop met daarop presentatiebestand Round Table Gastheer of Moderator
Draaiboek voor Gastheer Van Tot Tijd Actie Benodigdheden Wie Locatie 13:30 14:30 1uur Start opbouw door gastheer Gastheer Ontvangst/netwerkruim te, Round Table ruimte Catering klaarzetten Koffie, thee, water, koek en Gastheer Ontvangstruimte kopjes/glazen Ronde tafel + stoelen neerzetten Ronde tafel & stoelen Gastheer Round Table ruimte Naambordjes placeren op Round Table Naambordjes Gastheer Round Table ruimte Beamer + projectiescherm (of beeldscherm) & Beamer + projectiescherm (of Gastheer Round Table ruimte laptopaansluiting klaarzetten beeldscherm) & laptopaansluiting Notitiemateriaal klaarleggen Notitieblokken en pennen Gastheer Round Table ruimte Indien mogelijk: statafels klaarzetten Statafels Gastheer Netwerkruimte 14:30 nvt nvt Gastheer gereed voor ontvangst moderator, deelnemers Draaiboek & contactgegevens Gastheer Ontvangstruimte en verslaggever 15:00 15:30 30min Aankomst & ontvangst met koffie & thee Moderator, deelnemers, Ontvangstruimte verslaggever 15:00 15:30 30min Laptop aansluiten en presentatie testen Laptop & presentatie Gastheer of Moderator Round Tabel ruimte 15:20 Nvt Nvt Checken of iedereen aanwezig is en afwezigen nabellen Draaiboek & contactgegevens Gastheer Ontvangstruimte 15:25 15:30 5min Indien nodig: aanwezigen begeleiden naar Round Table ruimte Gastheer Ontvangstruimte Round Table ruimte 15:30 15:55 25min Welkom en introductie met afspraken Moderator Round Table ruimte Voorstelronde (ongeveer 1 minuut p.p.) Moderator Round Table ruimte Inleiding op het onderwerp + 3 prikkelende stellingen Moderator Round Table ruimte 15:30 Nvt Nvt Indien uit het zicht: opruimen ontvangstruimte Gastheer Ontvangstruimte 15:30 17:15 1u45m Notuleren & fotograferen van Round Table gesprek Notitiemateriaal, fotocamera Verslaggever Round Table ruimte 15:55 16:17 22min Gesprek over stelling 1 Moderator & deelnemers Round Table ruimte 16:17 16:39 22min Gesprek over stelling 2 Moderator & deelnemers Round Table ruimte 16:30 Nvt Nvt Borrel & hapjes klaarzetten in netwerkruimte Borrel & hapjes Gastheer Netwerkruimte 16:39 17:01 15min Gesprek over stelling 3 Moderator & deelnemers Round Table ruimte 17:01 17:15 15min Slot door moderator Moderator Round Table ruimte 17:15 18:00 45min Netwerkgelegenheid (minimaal 45 minuten) Moderator & deelnemers Netwerkruimte 17:15 n.v.t. n.v.t. Indien uit het zicht: opruimen Round Table ruimte Gastheer Round Table ruimte 18:00 n.v.t. n.v.t. Eventueel: moderator laptop meenemen Laptop moderator Moderator Round Table ruimte 18:00 n.v.t. n.v.t. Einde bijeenkomst Gastheer Uitgang