Q&A webinar vertegenwoordiging Datum: 9 april 2015 Opgesteld door: Customs Knowledge Opmerking vooraf: Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. De hierna volgende antwoorden zijn niet bedoeld en kunnen niet worden gebruikt als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV. Tijdens het webinar op 9 april 2015 zijn een groot aantal vragen gesteld. Aangezien niet iedere vraag direct kon worden beantwoord, zijn deze vragen opgenomen in een Q&A. Eerst is de vraag waar nodig geanonimiseerd opgenomen, vervolgens is het bijbehorende antwoord bijgevoegd. Q1: Is bij douanevervoer helemaal geen vertegenwoordiging mogelijk? A: Dat klopt, de aangifte is altijd geheel op eigen naam. De titularis van het document is aansprakelijk. Q2: Wat als mijn opdrachtgever failliet is? A: De volmacht verliest dan in beginsel zijn waarde en is niet meer toepasbaar. Het hangt van de medewerking van de curator af of later nog voor de (failliete) opdrachtgever kan worden opgetreden. Als de aangifte nog geen einde verificatie heeft gekregen, loopt u overigens ook met uw borg risico. Q3: Als de volmacht is getekend door een directeur die wel bevoegd was, maar later niet meer. Moet dan een nieuwe volmacht worden afgegeven? A: Als de volmacht doorlopend was, dan is dat niet nodig. Het gaat er om dat de rechtspersoon de volmacht heeft afgegeven, met tussenkomst van destijds een bevoegde vertegenwoordiger. Q4: Het komt voor dat de tekeningsbevoegdheid ligt bij een beheer eheerdersvennootschap dersvennootschap,, waardoor in het uittreksel van de betrokken vennootschap de bevoegde persoon niet met name genoemd staat.. In de praktijk vragen wij dan het uittreksel van de moedervennootschap op, hetgeen op veel weerstand stuit.. Hoe kan dit worden ondervangen of opgelost? A: Het is inderdaad van belang dat iemand tekent die tekeningsbevoegd is. Daar is in sommige gevallen extra onderzoek voor nodig. Overigens kunt u zelf zonder tussenkomst van de opdrachtgever tegen betaling uittreksels bij de Kamer van Koophandel opvragen. Q5: Hoe zit het met het bewijs van de tekenbevoegdheid in een derde land? A: Ook hier kunt u een handelsregister raadplegen. Veel andere lidstaten en andere landen hebben een Kamer van Koophandel (Chamber of Commerce). Pagina 1
Op de volgende internetsite is meer informatie opgenomen over buitenlandse handelsregisters: http://www.kvk.nl/over-de-kvk/over-het-handelsregister/buitenlandse-handelsregisters/ Q6: Kan een bedrijf,, gevestigd buiten de EU, met een Nederlands BTW-nummer of een EORI-nummer, een directe vertegenwoordiger aanstellen in NL? A: De vraag is of de onderneming in de EU is gevestigd. In principe moet het gaan om een in de EU gevestigde vennootschap. De vraag is of het uitsluitend hebben van een BTW-nummer of een EORI-nummer voldoende is. Naar onze mening betreft het hier vooral een administratieve relatie met de Belastingdienst en zegt het niets over wel of niet gevestigd zijn. Q7: Wij maken voor in het vrij verkeer brengen b enkel gebruik van de DV voor NL en EU. Is indirecte vertegenwoordiging ook mogelijk? Wij wisten het niet beter!! A: Indirecte vertegenwoordiging is tegenwoordig ook mogelijk bij invoer. Q8: Wij ontvangen altijd oningevulde DV/IDV formulieren van onze expediteurs eurs.. Na invulling en ondertekening sturen wij deze terug naar onze expediteur. Is de expediteur verplicht om na ondertekening door de expediteur zelf een kopie terug naar mij als opdrachtgever te sturen? A: Wellicht is verplicht niet het juiste antwoord, maar het is wel aan te raden om hier actief achteraan te gaan. Een ongetekende volmacht levert immers vaak discussie op, bijvoorbeeld met de Douane. Q9: Hoe kunnen we op een normale manier vragen aan de klant om alle gegevens ns?? Is I s daar een uitgebreid formulier voor? A: Wij gaan er van uit dat u hiermee bedoelt de gegevens voor het doen van de aangifte. Wij kunnen dat voor u opstellen. Het is een kwestie van een korte vragenlijst met een korte toelichting. Q10 10: Een opdrachtgever van ons is gevestigd in Zwitserland en verkoopt goederen op basis van Ex works. De klant heeft een expediteur in de arm genomen om de goederen voor hem te transporteren. De expediteur wil vervolgens van ons een machtig iging ing ontvangen. Echter, wij zijn hier naar mijn mening geen partij. De expediteur kan dan toch op basis van indirecte vertegenwoordiging onze klant vertegenwoordigen en bedienen? A: Bij een levering Ex works is de koper degene die verantwoordelijk is voor de uitvoeraangifte. U bent niet de opdrachtgever. Wij zijn het dus met u eens dat u geen partij bent en ook geen volmacht zou hoeven af te geven. Er kan gebruik worden gemaakt van indirecte vertegenwoordiging. Q11 11: Hoe zit het met geldigheid van een machtiging DV als de importeur is veranderd qua bedrijfsstructuur,, dus van bijvoorbeeld van een eenmanszaak naar een vof of naar een BV? A: Het gaat erom dat op het moment van het afgeven van de volmacht er een rechtsgeldige overeenkomst tot stand is gekomen. Als de vertegenwoordigde vervolgens van gedaante verandert, dan is vooral de vraag of de entiteit hetzelfde blijft. Bij een wijziging van een eenmanszaak naar een BV lijkt ons dat niet het geval. In de praktijk is het in ieder geval een onderwerp dat alleen maar tot discussie met de Douane kan leiden en is het vaak veiliger om een nieuwe volmacht te vragen. Pagina 2
Q12 12: Wat is het gevolg als de machtiging is verstrekt door de importeur, maar de opdracht wordt verstrekt door transporteur of expediteur? A: De meest ideale situatie is dat de volmacht en de opdracht is gegeven door de zelfde partij, ofwel de importeur. Naar onze mening bevat de standaard Fenex EVO volmacht DV tevens in een opdracht tot het verrichten van douaneaangiften. Met het afgeven van de volmacht DV door de importeur wordt dus ook opdracht tot het doen van aangiften gedaan. Om welke discussie dan ook te voorkomen is het wellicht raadzaam om de opdracht niet ook bij de transporteur of expediteur vandaan te laten komen. Het gebeurt overigens vaak dat de expediteur of transporteur alleen gegevens verstrekt ten behoeve van het doen van de aangifte, in plaats van het geven van de opdracht. Q13 13: Hoe representatief entatief is de uitkomst van de diverse polls ten opzichte van het aantal deelnemers? A: Iedere deelnemer is in de gelegenheid gesteld te antwoorden op de vragen van de polls. Er is niet onderzoek verricht naar de representativiteit van de uitkomsten. Specifieke uitkomsten van de polls worden ook niet gedeeld. Q14 14: MOET er altijd een kopie ID bij de volmacht zitten? A: Het hoeft niet maar als het op de vraag aankomt: mocht ik vertrouwen dat diegene die stelde gemachtigd te zijn om namens een opdrachtgever met mij een overeenkomst aan te gaan, dan is het handig om een kopie van een ID te hebben. Het is dus wel aan te raden. Q15 15: Welke volmacht moet gebruikt worden voor indirecte vertegenwoordiging? A: De volmacht kan iedere vorm hebben. Hier is geen verplichte versie van. Wij kunnen er één voor u opstellen, maar er is ook een standaard volmacht van de Fenex / EVO beschikbaar. Q16 16: Ik heb een licentie entrepot epot E en maak gebruik van een GPA. Voor een zusteronderneming wil ik als vertegenwoordiger op gaan treden, gebruikmakend van de regeling domproc invoer. Nu begrijp ik dat bij gebruik van een GPA geen vertegenwoordiging kan plaatsvinden. Betekent dit dat ik niet als vertegenwoordiger voor mijn zusteronderneming (beide B.V.s) kan gaan optreden? A: In het geval van een GPA kan geen gebruik worden gemaakt van vertegenwoordiging in de zin van artikel 5 CDW. Er kan wel op eigen naam en voor eigen rekening een GPA worden ingediend, waarbij de te betalen douanerechten worden doorbelast aan de zusteronderneming. Echter, uw onderneming blijft aansprakelijk voor de ontstane douaneschuld. Q17 17: Als s een opdrachtgever aangeeft onder DV,, moet zij dan ook een aparte borgstelling bij de Douane hebben. A: Nee, in beginsel zal de opdrachtgever gebruik kunnen maken van de borg van de douane-expediteur. Er kan echter worden afgesproken dat de opdrachtgever zelf een borg stelt. Pagina 3
Q18 18: Wij hebben een verzoek v tot terugbetaling ingediend in i verband met een onjuiste tariefcode. De aangifte is per abuis gedaan onder DV. Er is geen g volmacht DV afgegeven. Op verzoek aangegeven o.b.v. art. 5 lid 4 CDW om aangifte te beschouwen als op eigen naam en voor eigen rekening. De D e Douane D eist alsnog een volmacht voor de specifieke aangifte om verzoek te kunnen behandelen. Is dit terecht? A: Nee, dit lijkt niet terecht te zijn. Als er geen volmacht is, dan is het automatisch een aangifte op eigen naam en voor eigen rekening. Het is uiteraard van belang om op de juiste naam het verzoek tot terugbetaling in te dienen. Q19 19: Is het van belang een origineel o van de volmacht te hebben of volstaat een kopie k van de volmacht? A: Als u geen origineel kunt overleggen, bestaat de vraag hoe u gaat aantonen dat er daadwerkelijk een overeenkomst tot stand is gekomen. Dat hangt natuurlijk van alle feiten en omstandigheden af, maar het begint bij de vraag of er daadwerkelijk een volmacht is afgegeven. Q20 20: Hoelang is een volmacht geldig? A: Als er niets wordt afgesproken, geldt in principe de volmacht totdat deze wordt ingetrokken. De Fenexvolmacht voorziet tevens in de mogelijkheid om een bepaalde tijd overeen te komen. Q21 21: Welke rechtsgeldigheid heeft een power of attorney? A: Een power of attorney is een machtiging om namens iemand anders rechtshandelingen te verrichten, mits deze is afgegeven door de juiste persoon en dergelijke. Q22 22: Hoe kunnen wij aangiften indienen voor de douaneregeling in het vrije verkeer brengen voor een Chinese klant? Klaren we dan in op onze naam en berekenen we de rechten en BTW door aan de Chinese klant? Betaal etaalt de ontvanger in Europa geen BTW omdat dit in de verkoopprijs van de Chinese verkoper zit it? A: De aangiften moeten op eigen naam en voor eigen rekening worden gedaan. Echter, het is aan te raden een onbekende klant altijd de potentiële invoerrechten (en wellicht zijn ook anti-dumpingrechten van toepassing) en BTW vooruit te laten betalen. U bent de douaneschuldenaar en moet nog maar zien dat u achteraf uw geld krijgt. Wat betreft de BTW voor de ontvanger van deze goederen is de stelling niet juist. Er is twee maal een belastbaar feit. De 1 e keer bij de invoer, de 2 e keer bij de verkoop aan de afnemer. De BTW is voor de afnemer dus zeker niet al betaald. Q23 23: Wat is het gevolg als de volmacht later is getekend dan de datum waarop de aangifte daadwerkelijk werd gedaan? A: Met de volmacht doelt u waarschijnlijk op het papieren document. Eigenlijk moet dit geen probleem zijn. Immers, de volmacht zelf (het verzoek om op te treden namens de ander) kan ook al eerder zijn gegeven. Toch levert deze situatie vaak een probleem op met de Douane. Deze stelt namelijk vaker dat de volmacht dan ongeldig zou zijn. Pagina 4
Wij hebben veelvuldig geprocedeerd hierover in bezwaar omdat er al eerder een feitelijke wilsovereenstemming bestond en dus een volmacht. Een schriftelijk stuk met een latere datum doet hier dan niets aan af. Daar is de Douane het echter niet mee eens, zodat het aan te raden is om elke discussie te voorkomen. Q24 24: Kan een vervoerder optreden als vertegenwoordiger als s onderweg problemen ontstaan? A: Deze vraag heeft niet zozeer te maken met de DV of IDV maar met gewone vertegenwoordiging. De vervoerder kan vertegenwoordigen als deze een volmacht heeft om namens haar opdrachtgever op te treden. Een tip van een van de deelnemers: er zijn diverse apps s om informatie uit het handelsregister er te raadplegen. Mocht u nog vragen hebben, neemt u dan gerust contact met ons op. Dit kan door te bellen naar 0513 689 897 of een e-mail e te sturen naar info@douaneadvies.nl. Pagina 5