Administratieve Lasten Burger Gemeenten

Administratieve Lasten Burger Gemeenten Onderzoek naar de administratieve lasten van burgers uit Rijksregelgeving die in medebewind door gemeenten wordt uitgevoerd en uit autonome regelgeving van gemeenten

SIRA Consulting B.V. Edisonbaan 14 C-5 3439 MN Nieuwegein Telefoon: 030-750 37 41 Fax: 030-750 37 42 E-mail: info@siraconsulting.nl Administratieve Lasten Burger Gemeenten Onderzoek naar de administratieve lasten van burgers uit Rijksregelgeving die in medebewind door gemeenten wordt uitgevoerd en uit autonome regelgeving van gemeente. Nieuwegein, 17 mei 2005 ir. G. van Wijhe drs. M.A. Bloemheuvel drs.ing. P.M.H.H. Bex SIRA Consulting is inhoudelijk verantwoordelijk voor deze rapportage. De in deze rapportage opgenomen teksten en onderzoeksresultaten mogen uitsluitend worden gebruikt als toelichting of ondersteuning in artikelen, scripties en boeken mits de bron duidelijk wordt vermeld. Vermenigvuldigen en/of openbaarmaking in welke vorm ook, is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van SIRA Consulting. SIRA Consulting aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomenheden. Doc: Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005

Inhoudsopgave Samenvatting 3 1 Leeswijzer 9 2 Inleiding 10 3 Uitgangspunten en werkwijze nulmeting 11 3.1 Definitie administratieve lasten burger 11 3.2 AL Kostenmodel Burger Gemeenten 11 3.3 Werkwijze nulmeting 12 3.4 Representativiteit, herleidbaarheid en betrouwbaarheid gegevens 15 3.5 Deelnemende gemeenten 17 4 Regelgeving gemeenten 19 4.1 Indeling categorieën regelgeving voor burgers 19 4.2 Definitie regelgeving Burger Gemeenten 20 4.3 Rechten en plichten 20 4.4 Afbakening doelgroepen 21 5 Kwantitatieve resultaten AL Burger Gemeenten 22 5.1 AL Burger Gemeenten totaal 22 5.2 Kwantitatieve analyse AL Burger Gemeenten 24 5.3 Indelingen AL Burger Gemeenten 27 5.4 AL Georganiseerde Burger Gemeenten totaal 29 5.5 Minimale en Maximale AL Burger Gemeenten 30 6 Conclusies 31 7 Best Practices 35 7.1 Aangrijpingspunten AL reductie bij gemeenten 35 7.2 Best Practices tijdsbesteding 37 7.3 Best Practices kosten 43 Bijlagen I II III IV V VI VII Leden van de begeleidingscommissie Beknopte toelichting AL Kostenmodel Burgers Burgerpanels AL Kostenmodel Burger Gemeenten (consoliderend) AL Kostenmodel Georganiseerde Burger Gemeenten (consoliderend) Beschrijving informatieverplichtingen Overzicht informatieverplichtingen burgers SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005 2

Samenvatting Inleiding Het beleid van het huidige kabinet is gericht op een reductie van de administratieve lasten (AL) voor bedrijven en burgers. Onderdeel daarvan is dat ook medeoverheden (zoals gemeenten, provincies en waterschappen) verantwoordelijk zijn voor een terugdringing van de AL die het gevolg zijn van hun handelen. Eén van die medeoverheden zijn gemeenten. Vanzelfsprekend zijn deze zelf verantwoordelijk voor een structurele aanpak van de AL die zij veroorzaken. Daarom is in de Vitale Coalitie 1 afgesproken dat het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) hierbij een coördinerende en faciliterende rol vervult. Daarop aansluitend hebben de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Vereniging Gemeentesecretarissen (VGS) het Manifest De slagvaardige overheid, perspectief op prestatie gepubliceerd. Hierin beschrijven zij de wens om de lasten voor de afnemers van gemeentelijke producten en diensten te reduceren. Doelstelling Vanuit bovenstaande rol is het ministerie van BZK in overleg met de VNG het project Administratieve Lasten Burger Gemeenten gestart. Het project is gestart in december 2004 en afgerond in mei 2005. De doelstellingen van het project zijn: 1. Het bepalen van de omvang en samenstelling van de AL Burger die voortkomen uit de (1) autonome regelgeving van gemeenten en (2) regelgeving in medebewind met beleidsvrijheid bij gemeenten. Hierbij wordt uitgegaan van de rijksbreed vastgestelde methodiek en vindt afstemming plaats met lopende en reeds uitgevoerde projecten. 2. Het verkrijgen van inzicht in de wijze waarop gemeenten de AL Burger kunnen beperken door (1) het identificeren van reductiemogelijkheden voor de AL en (2) het identificeren van Best Practices voor de informatieverplichtingen die voortvloeien uit de gemeentelijke regelgeving. Het onderzoek is uitgevoerd met behulp van 12 gemeenten. Daarnaast is tijdens het onderzoek gebruik gemaakt van zogenaamde burgerpanels waarmee voor een aantal informatieverplichtingen de AL in kaart zijn gebracht. In dit onderzoek zijn de AL voor de situatie ultimo 2004in kaart gebracht en gekwantificeerd. De AL voor het jaar 2002 zijn niet gekwantificeerd. Dit vanwege de praktische reden dat gegevens over de uitvoeringswijze van gemeenten in dat jaar slechts beperkt voor handen zijn. Definitie Administratieve Lasten Burger Gemeenten De Administratieve Lasten Burger zijn gedefinieerd als de kosten voor de burger om te voldoen aan informatieverplichtingen die voortvloeien uit regelgeving van de overheid. De AL Burger worden uitgedrukt in tijd (uren) en out-of-pocket kosten ( ) die nodig zijn om te voldoen aan de eisen van een informatieverplichting. 1 In de Vitale Coalitie zijn afspraken gemaakt tussen de Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing, de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Interprovinciaal Overleg (IPO) over de aanpak van Administratieve Lasten. SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-3 -

Voor het project AL Burger Gemeenten is gebruik gemaakt van de rijksbreed vastgestelde meetmethode, de Meetmethode AL Burger 2. Voor alle metingen van de AL Burger, departementaal, provinciaal en gemeentelijk, wordt gebruik gemaakt van deze meetmethode. Deze meetmethode is ontwikkeld door het ministerie van BZK. Het beschrijft definities, onderzoekafbakening en de meetmethode voor de metingen van de AL Burger. Dit waarborgt dat men enerzijds inzicht verkrijgt in de oorzaken en de omvang van de AL en anderzijds dat de berekeningen van de AL onderling vergelijkbaar zijn. Bij deze nulmeting zijn twee aspecten als uitgangspunt genomen: (1) de absolute omvang van de AL en (2) het meten volgens een methodiek waarmee de reductie van de AL in procenten per jaar in de eerstvolgende jaren kwantitatief kan worden gevolgd en gerapporteerd. Concreet betekent dit dat de grenzen van het project strikt zijn beperkt tot de definitie van AL. Dit betekent dat lasten die strikt buiten de definitie van AL vallen, zoals leges, niet in kaart zijn gebracht. Burgers ervaren dit echter als een substantiële last. Regelgeving en informatieverplichtingen Het onderzoek heeft zich gericht op de regelgeving die wordt uitgevoerd door gemeenten en waarbij de gemeente nadrukkelijk invloed heeft op de omvang van de AL. Dit betekent dat de AL Burger Gemeenten worden bepaald door de volgende categorieën regelgeving: Regelgeving in medebewind met beleids- en/of uitvoeringsvrijheid (categorie III): De regelgeving wordt door het Rijk opgesteld. De gemeente heeft de vrijheid om aanvullende regels te stellen en is vrij in de wijze van uitvoering. In deze categorie worden de AL beïnvloed door de wijze waarop gemeenten invulling geven aan de beleids- en uitvoeringsruimte. Voorbeelden hiervan zijn: Een huisvestingsvergunning waarbij de gemeente kan bepalen of deze van kracht is en welke criteria dan van toepassing zijn. Vervangende leerplicht waarbij Burgermeester en Wethouders (B&W) van een gemeente de beoordeling van de aanvraag uitvoeren. Bijzondere bijstand waarbij de gemeente vaststelt welke informatie moet worden overhandigd voor het beoordelen van de aanvraag. Autonome regelgeving (categorie IV): De regelgeving wordt opgesteld door een gemeente, deze bepaalt zelf het beleid en de daarbij gestelde regels en informatieverplichtingen. Voorbeelden hiervan zijn de diverse regelingen binnen de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) zoals de: Kapvergunning. Parkeervergunning. Evenementenvergunning. Huisvestingsvergunning. Naast Administratieve Lasten als gevolg van bovenstaande categorieën regelgeving komen AL voor burgers ook voort uit Rijksregelgeving (categorie I), zoals de aanvraag voor huursubsidie en de aangifte inkomstenbelasting, en Regelgeving in medebewind zonder beleidsvrijheid (categorie II), zoals de aanvraag van het paspoort en het rijbewijs. De AL Burger als gevolg van deze categorieën regelgeving worden door de beleidsverantwoordelijke departementen onderzocht en in kaart gebracht. Dit betekent dat een deel van de AL Burger die via het gemeenteloket lopen niet zijn opgenomen in dit rapport. 2 De meetmethode is vastgelegd in de Werkmap AL Burger, door het ministerie van BZK vastgesteld in oktober 2004. SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-4 -

Administratieve Lasten Burger Gemeenten De totale AL Burger Gemeenten worden op basis van het onderzoek geraamd op 18,8 miljoen uur en 22,4 miljoen out-of-pocket kosten. De AL Burger Gemeenten zijn als volgt verdeeld over de doelgroepen: Gehandicapten en chronisch zieken: 1,1 miljoen uur en 0,8 miljoen (6% van de totale AL). Uitkeringsgerechtigden: 10,1 miljoen uur en 7,9 miljoen (54% van de totale AL). Ouderen: 22.550 uur en 9.594 (0,1% van de totale AL). Burger algemeen: 7,6 miljoen uur en 13,7 miljoen (40% van de totale AL). Voor de doelgroepen Gehandicapten en chronisch zieken, Uitkeringsgerechtigden en Ouderen is de specifieke regelgeving in kaart gebracht. De burgers binnen deze doelgroepen ondervinden echter ook AL voorzover zij binnen de andere doelgroepen vallen. Het blijkt dat vooral de doelgroep Uitkeringsgerechtigden met 54% een relatief groot aandeel heeft in de AL Burger Gemeenten. Verklaringen hiervoor zijn (1) de (gemiddelde) tijdsbesteding voor de informatieverplichtingen die Uitkeringsgerechtigden opgelegd krijgen, (2) de aantallen burgers die binnen deze doelgroep vallen en (3) de frequentie (maandelijks) van de toepassing van het rechtmatigheidsonderzoeksformulier (ROF-je). De totale AL Georganiseerde Burger Gemeenten worden op basis van het onderzoek geraamd op 0,2 miljoen uur en 0,1 miljoen out-of-pocket kosten. Informatieverplichtingen die AL Georganiseerde Burger veroorzaken zijn onder andere subsidieaanvragen (bijvoorbeeld sportverenigingen), evenementenvergunningen voor een buurtfeest, ontheffingen voor openingstijden drank en horeca, ventvergunningen, vergunning rommelmarkten en standplaatsvergunningen. Van de AL Burger Gemeenten komt 94% voort uit categorie III regelgeving, ofwel regelgeving in medebewind met beleidsvrijheid. Categorie IV regelgeving, ofwel autonome regelgeving veroorzaakt 6% van de AL Burger Gemeenten. Van de AL Georganiseerde Burger Gemeenten is dit respectievelijk 3% en 97%. De AL Burger Gemeenten komen voort uit 128 informatieverplichtingen. Hiervan vallen: 90 informatieverplichtingen in categorie III regelgeving, ofwel regelgeving in medebewind met beleidsvrijheid. De AL van deze categorie zijn geraamd 17,7 miljoen uur en 21,6 miljoen outof-pocket kosten. 38 informatieverplichtingen in categorie IV regelgeving, ofwel autonome regelgeving. De AL van deze categorie zijn geraamd op 1,1 miljoen uur en 0,8 miljoen out-of-pocket kosten. De AL Georganiseerde Burger Gemeenten komen voort uit 24 informatieverplichtingen. Hiervan vallen: 2 informatieverplichtingen in categorie III regelgeving, ofwel regelgeving in medebewind met beleidsvrijheid. De AL van deze categorie zijn geraamd 4.612 uur en 1.849 kosten. 22 informatieverplichtingen in categorie IV regelgeving, ofwel autonome regelgeving. De AL van deze categorie zijn geraamd op 161.962 uur en 89.687 out-of-pocket kosten. SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-5 -

Onderstaande figuren geven een samenvatting van de AL Burger Gemeenten en de AL Georganiseerde Burger Gemeenten en de verdeling naar beleidscategorie en doelgroep. Georganiseerde burger (1%) 0,2 miljoen uur Categorie III (3%) Categorie IV Autonoom (97%) 1,1 miljoen uur Gehandicapten en chronisch zieken (6%) 19,0 miljoen uur Totale AL Burger gemeente 18,8 miljoen uur Burger (99%) 17,7 miljoen uur Categorie III Medebewind (94%) 10,1 miljoen uur Uitkeringsgerechtigden (54%) 1,1 miljoen uur Categorie IV Autonoom (6%) 7,6 miljoen uur Burger algemeen (40%) De AL voor de doelgroep ouderen zijn 22.550 uur Figuur 1. AL Burger Gemeenten en Georganiseerde Burger Gemeenten naar beleidscategorie en doelgroep (tijd). Georganiseerde burger (1%) 0,1 miljoen Categorie III (2%) Categorie IV Autonoom (98%) 0,8 miljoen Gehandicapten en chronisch zieken (3%) 7,9 miljoen Uitkeringsgerechtigden (35%) 22,5 miljoen Totale AL Burger gemeente 22,4 miljoen Burger (99%) 21,6 miljoen Categorie III Medebewind (97%) 13,7 miljoen Burger algemeen (63%) 0,8 miljoen Categorie IV Autonoom (3%) De AL voor de doelgroep ouderen zijn 9.594 Figuur 2. AL Burger Gemeenten en Georganiseerde Burger Gemeenten naar beleidscategorie en doelgroep (kosten). SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-6 -

Gemeenten kunnen de AL Burger Gemeenten reduceren door minder informatie op de vragen bij burgers. Hierbij moet echter wel rekening worden gehouden met de inhoudelijke eisen en financiële risico s voor gemeenten. De AL Burger kunnen door gemeenten worden gereduceerd door minder informatie op te vragen bij burgers. Voor aanvragen is veelal minimale informatie noodzakelijk om een beoordeling te kunnen uitvoeren. Daarom moet bij verminderen van de op te vragen informatie rekening worden gehouden met inhoudelijke eisen en financiële risico s voor gemeenten. Voorbeeld is dat in dit onderzoek de lasten van informatieverplichtingen uit de Wet Werk en Bijstand (WWB) is gekwantificeerd zoals gemeenten deze uitvoerden in 2004. De WWB heeft de Algemene Bijstandwet (ABW) vervangen en is ten tijde van dit onderzoek één jaar van kracht. De WWB is wetgeving die met beleids- en uitvoeringsvrijheid door gemeenten wordt uitgevoerd (categorie III). Gemeenten hebben aangegeven dat de uitvoeringsmogelijkheden worden beperkt door de rechtmatigheidseisen die gesteld moeten worden aan de toekenning van uitkeringen. Dit om te voorkomen dat uitkeringen worden toegekend aan mensen die er geen recht op hebben en de gemeente grote financiële risico s lopen. Desondanks zijn de gemeenten initiatieven gestart waarbij zij zich nadrukkelijk oriënteren op de veranderingen in de uitvoering. Dit gebeurt onder andere in overleg met buur- en regiogemeenten en met koepelorganisaties. De gemeenten hebben aangegeven dat de reductie van de Administratieve Lasten Burger Gemeenten valt binnen een groter geheel dat zich richt op klanttevredenheid. Verder hebben de gemeenten aangegeven dat het vergroten van de klanttevredenheid de komende jaren relatief hoog op de agenda staat. Klanttevredenheid omvat volgens de gemeenten naast de AL Burger Gemeenten zaken als wachttijden, leges, dienstverlening en openingstijden. De klanttevredenheid wordt door de gemeenten als een belangrijke issue ervaren, zowel politiek als ambtelijk. Om de dienstverlening te verbeteren zal volgens de gemeenten rekening gehouden moeten worden met een eventuele cultuurverandering. Naar verwachting zullen de komende jaren deze veranderingen vorm gaan krijgen bij gemeenten. Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat bij gemeenten verschillende interpretaties bestaan over de (on)mogelijkheden uit wet- en regelgeving. Gemeenten gaan daardoor verschillend om met bepaalde informatieverplichtingen. Dit kan direct effect hebben op de omvang van de AL en de reductiemogelijkheden. De behoefte bestaat aan duidelijkheid en transparantie in bepaalde wet- en regelgeving die de uitvoering van gemeenten bepalen. Gemeenten interpreteren wet- en regelgeving in bepaalde gevallen verschillend, enkele voorbeelden zijn: De wet op de bescherming van persoonsgegevens en de mogelijkheid tot het gebruik maken van informatie van andere (overheids)instanties. De digitale handtekening en de mogelijkheid tot het vereenvoudigen van informatieverplichtingen door het digitaal via email uitvoeren van informatieverplichtingen. De Invorderingswet en de mogelijkheid om de kwijtschelding van belastingen voor bepaalde minder draagkrachtige doelgroepen automatisch uit te voeren. De noodzakelijkheid van handtekening bij (vergunning)aanvragen en de mogelijkheid tot het vereenvoudigen van informatieverplichtingen door het digitaal via email uitvoeren van deze informatieverplichtingen. SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-7 -

Reductiemogelijkheden Administratieve Lasten Burger Gemeenten Gemeenten hebben verschillende mogelijkheden om de AL Burger Gemeenten te reduceren. Enerzijds door na te gaan of Best Practices van andere gemeenten kunnen worden toegepast. Anderzijds door aanvullende aangrijpingspunten voor reductie van de AL te identificeren en door te voeren. Best Practices Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat gemeenten op uiteenlopende wijze invulling geven aan bepaalde informatieverplichtingen. Deze verschillen worden veroorzaakt door de beleids- en uitvoeringsvrijheid die gemeenten hanteren en de autonome regelgeving. Per informatieverplichting is in het onderzoek vastgesteld welke gemeente dit uitvoert met de minste AL en welke gemeente dit uitvoert met de hoogste AL. Op basis daarvan kan geconcludeerd worden dat: De AL Burger Gemeenten gemeten in tijd met 24% kunnen worden gereduceerd indien alle gemeenten per informatieverplichting de procedure hanteren van de gemeente die de laagste tijdsbesteding heeft. Dit levert een reductie op van 4,5 miljoen uur. De AL Burger Gemeenten gemeten in kosten met 51% kunnen worden gereduceerd indien alle gemeenten per informatieverplichting de procedure hanteren van de gemeente die de laagste kosten heeft. Dit levert een reductie op van 11,4 miljoen. Aangrijpingspunten reductie AL Burger Gemeenten Gemeenten kunnen de AL Burger Gemeenten structureel reduceren door de volgende aangrijpingspunten op de informatieverplichtingen toe te passen: 1. Het schrappen van informatieverplichtingen. Bijvoorbeeld het niet toepassen van bepaalde informatieverplichtingen zoals de huisvestingsvergunning. Of het omzetten van vergunningen die nagenoeg altijd worden verleend, zoals een kapvergunning, in een melding. 2. Het schrappen van bepaalde handelingen. Bijvoorbeeld het combineren van procedures zoals bouwvergunning, rioolaansluiting, bestemmingsplan, welstandbeoordeling en bouwverordening. Een ander voorbeeld is het door de gemeente opvragen van informatie aan andere (overheids)instanties in plaats van bij de burger. 3. Het beperken van de tijd en/of kosten die nodig zijn voor het uitvoeren van de handeling. Bijvoorbeeld door het digitaliseren van een aanvraag zodat burgers niet naar het gemeentehuis hoeven te gaan of de aanvraag niet per post hoeven in te dienen (portokosten). Daarnaast kan gedacht worden aan huisbezoeken of het toepassen van verkorte aanvraagformulieren voor bekende burgers. 4. Het beperken van het aantal burgers waarop de informatieverplichting van toepassing is. Bijvoorbeeld door een kapvergunning van toepassing te laten zijn op een specifieke lijst met bomen. Het automatisch toekennen van gehandicaptenparkeerkaarten aan personen die reeds als minder valide geregistreerd zijn bij de gemeente. 5. Het beperken van de frequentie van handelingen. Bijvoorbeeld maandelijkse rapportages aan de gemeente vervangen door kwartaal rapportages, zoals het ROF-je. Ook kan de geldigheid van vergunningen worden verlengd waardoor deze minder vaak hoeven te worden vernieuwd. In het onderzoek zijn voor de top-20 informatieverplichtingen met het hoogste reductiepotentieel volgens bovenstaande aanpak Best Practices opgesteld waarmee gemeenten direct aan de slag kunnen. SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-8 -

1 Leeswijzer Voorliggend rapport beschrijft de aanpak van het onderzoek naar de Administratieve Lasten voor burgers 3 uit Rijksregelgeving die in medebewind door gemeenten wordt uitgevoerd en autonome regelgeving van gemeente. In hoofdstuk 1, de leeswijzer, wordt de structuur en de inhoud van deze rapportage op hoofdlijnen kort toegelicht. In hoofdstuk 2 wordt nader ingegaan op de achtergrond en de doelstellingen van het project Nulmeting AL Burger Gemeenten. In hoofdstuk 3 wordt, na de definitie van de Administratieve Lasten Burger, aandacht besteed aan de werkwijze voor de uitvoering van de nulmeting. Tevens wordt in dit hoofdstuk een korte uiteenzetting gegeven van het AL Kostenmodel Burger Gemeenten. Vervolgens wordt aangegeven op welke wijze is omgegaan met de aspecten van representativiteit, herleidbaarheid en betrouwbaarheid van gegevens en resultaten. Hoofdstuk 4 gaat in op de indeling en de afbakening van de categorieën regelgeving van het project AL Burger Gemeenten. Tevens wordt ingegaan op het onderscheid tussen rechten en plichten en de verschillende doelgroepen binnen het begrip Burger. Hoofdstuk 5 bevat de kwantificering van de AL Burger Gemeenten. In het overzicht worden de totale AL aangegeven, waarbij tevens inzichtelijk wordt gemaakt welke (1) informatieverplichtingen de meeste AL Burger veroorzaken, (2) AL Burger door de doelgroepen wordt ondervonden en (3) AL door de Georganiseerde Burger wordt ondervonden. Hoofdstuk 6 geeft de conclusies weer van het onderzoek. Hoofdstuk 7 bevat tenslotte aangrijpingspunten voor het reduceren van de AL Burger Gemeenten, hierbij zijn op basis van de onderzoeksresultaten 20 Best Practices geformuleerd en weergegeven. 3 Voor de term Administratieve Lasten voor burgers wordt in dit rapport vaak de afkorting AL Burger gebruikt SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-9 -

2 Inleiding Achtergrond Het beleid van het huidige kabinet is gericht op een reductie van de administratieve lasten (AL) voor bedrijven en burgers. Onderdeel daarvan is dat ook medeoverheden (zoals gemeenten, provincies en waterschappen) verantwoordelijk zijn voor een terugdringing van de AL die het gevolg zijn van hun handelen. Vanuit de Vitale Coalitie -afspraken die zijn gemaakt tussen de Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing, de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Interprovinciaal Overleg (IPO)- vervult het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) hierbij een coördinerende en faciliterende rol. Daarnaast hebben de VNG en de Vereniging Gemeentesecretarissen (VGS) het Manifest De slagvaardige overheid, perspectief op prestatie gepubliceerd. Hierin wordt de wens om de lasten voor de afnemers van gemeentelijke producten en diensten te reduceren beschreven. Daarbij is nadrukkelijk aangegeven dat inzicht moet worden verkregen in: De aard en omvang van de AL voor burgers veroorzaakt door gemeenten. De wijze waarop de beleids- en uitvoeringsruimte van gemeenten dusdanig kan worden ingevuld dat de AL zo laag mogelijk zijn. De mogelijkheden om de AL te reduceren. Doelstelling project Nulmeting AL Burger bij Gemeenten Tegen deze achtergrond is het ministerie van BZK het project Nulmeting AL Burger bij Gemeenten gestart. Het project is gestart in december 2004 en afgerond in mei 2005. De doelstellingen van het project zijn: 1. Het bepalen van de omvang en samenstelling van de AL Burger die voortkomen uit de (1) autonome regelgeving van gemeenten en (2) regelgeving in medebewind met beleidsvrijheid bij gemeenten. Hierbij wordt uitgegaan van de rijksbreed vastgestelde methodiek en vindt afstemming plaats met lopende en reeds uitgevoerde projecten. 2. Het verkrijgen van inzicht in de wijze waarop gemeenten de AL Burger kunnen beperken door (1) het identificeren van reductiemogelijkheden voor de AL en (2) het identificeren van Best Practices voor de informatieverplichtingen die voortvloeien uit de gemeentelijke regelgeving. In deze rapportage wordt uitsluitend gerapporteerd over de omvang van de AL Burger voortvloeiend uit de regelgeving van gemeenten. Het betreft hier zowel autonome regelgeving van gemeenten als Rijksregelgeving die in medebewind met beleidsvrijheid door gemeenten wordt uitgevoerd. De AL zijn hierbij uitgedrukt in tijd en geld. De nulmeting is uitgevoerd bij 12 gemeenten. De resultaten van de afzonderlijke gemeenten zijn geanalyseerd en vergeleken, zodanig dat (1) op basis van extrapolatie de AL Burger Gemeenten voor Nederland kunnen worden geraamd en (2) inzicht wordt verkregen in mogelijkheden om de AL Burgers te reduceren. De uiteindelijke resultaten zijn vastgelegd in de voorliggende rapportage. SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-10 -

3 Uitgangspunten en werkwijze nulmeting 3.1 Definitie administratieve lasten burger Administratieve lasten zijn de kosten voor de burger om te voldoen aan informatieverplichtingen voortvloeiend uit regelgeving van de overheid. Het gaat hierbij zowel om het nakomen van verplichtingen als het uitoefenen van rechten 4. De AL Burger worden uitgedrukt in tijd (uren) en kosten ( ). De tijd en kosten worden bepaald door de tijd (T) en out-of-pocket kosten (K) 5, die nodig zijn om te voldoen aan de eisen van een informatieverplichting, te vermenigvuldigen met het aantal keer dat deze door burgers wordt uitgevoerd (Q). Deze parameters zijn eveneens de aanzetpunten voor reductievoorstellen. Bij deze nulmeting heeft voorop gestaan een goed beeld te krijgen van de AL Burger van gemeenten. Twee aspecten zijn hierbij van belang: (1) de absolute omvang van de AL en (2) het meten volgens een methodiek waarmee de reductie van de AL in procenten per jaar in de eerstvolgende jaren kwantitatief kan worden gevolgd en gerapporteerd. 3.2 AL Kostenmodel Burger Gemeenten Voor de metingen van AL Burger Gemeenten is gebruik gemaakt van het AL Kostenmodel Burger 6 als rijksbrede methodiek. Dit model is een instrument waarmee de AL Burger voor een beleidsterrein op een bepaalde peildatum kunnen worden berekend, inzichtelijk worden gemaakt en vergelijkbaar kunnen worden gepresenteerd. Met het AL Kostenmodel Burger ingevuld voor de regelgeving van gemeenten kunnen de AL van huidige en voorgenomen regelgeving worden berekend, maar kunnen ook de gevolgen van AL-reductievoorstellen voor bestaande regelgeving of voor nieuwe regelgeving worden gekwantificeerd. Met behulp van deze uniforme rekenmethodiek is het daardoor mogelijk om: Een nulmeting uit te voeren en daarmee de AL Burger te kwantificeren. Inzicht te verkrijgen door welke regelgeving deze AL wordt veroorzaakt. Inzicht te verkrijgen in informatieverplichtingen die omvangrijke AL veroorzaken, waarvoor reductievoorstellen dienen te worden geïdentificeerd. Reductievoorstellen door te rekenen zodat kan worden bepaald of bepaalde reductiedoelstellingen worden gehaald. De AL te monitoren die als gevolg van wets- en uitvoeringswijzigingen (al dan niet voortvloeiend uit reductievoorstellen) gedurende een bepaalde periode kunnen worden doorgevoerd. Snel en betrouwbaar te rapporteren over de: Ontwikkeling van AL Burger in de tijd en het realiseren van doelstellingen. Verdeling van de AL Burger in de categorieën nationaal versus EU/internationaal. Verdeling van de AL Burger in de categorieën van beleidsvrijheid. 4 Concreet betekent dit dat leges buiten de definitie van AL Burger vallen en daarom in deze nulmeting niet worden meegenomen. 5 Voor de term out-of-pocket kosten wordt in dit rapport veelvuldig de term kosten gehanteerd. 6 Voor een meer gedetailleerde uitleg van het AL Kostenmodel wordt verwezen naar bijlage II. SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-11 -

3.3 Werkwijze nulmeting Opzetten raamwerk en selectie regelgeving burger Het project is gestart met een inventarisatie van de autonome regelgeving en de regelgeving die door gemeenten in medebewind wordt uitgevoerd. Hierbij is gebruik gemaakt van: De eerder uitgevoerde onderzoeken 7. De verordeningen van de gemeenten. De nulmetingen van de departementen. Naast het bovenstaande bronnenonderzoek zijn deskundigen van de deelnemende gemeenten en de departementen geraadpleegd om het overzicht met regelgeving te toetsen en aan te vullen. Het resultaat is vastgelegd in een overzicht met relevante regelgeving voor burgers. Tevens is het overzicht met regelgeving ter controle voorgelegd aan de ICRAL-leden 8 van de departementen. Tenslotte is de lijst met regelgeving door ambtenaren van de deelnemende gemeenten geverifieerd en aangevuld. De geselecteerde informatieverplichtingen zijn vervolgens opgenomen in het AL Kostenmodel Burger Gemeenten. Hierbij is gebruik gemaakt van de indeling in categorieën zoals gedefinieerd in de Werkmap AL Burger van het ministerie van BZK. Als gevolg van bovenstaande werkwijze en onderzoekmethodiek kan het voorkomen dat een aantal informatieverplichtingen niet in kaart zijn gebracht in dit onderzoek. Het betreft hier informatieverplichtingen die specifiek van toepassing zijn voor gemeenten die niet zijn geïnterviewd of die niet door de geïnterviewde gemeenten zijn aangevuld. Hierbij kan gedacht worden aan een ligplaatsvergunning voor woonboten of een kamerverhuurvergunning. In de praktijk zullen deze verplichtingen niet of nauwelijks voorkomen en daarmee verwaarloosbare AL Burger Gemeenten veroorzaken. Bepalen handelingen per informatieverplichting Na de selectie van regelgeving zijn de informatieverplichtingen die zijn opgenomen in het AL Kostenmodel Burger Gemeenten tijdens interviewdagen met 12 gemeenten doorgenomen. Per interviewdag is gesproken met 5-10 ambtenaren die belast zijn met de geselecteerde informatieverplichtingen. Tijdens de interviewgesprekken is, naast de verificatie van de volledigheid van de lijst met informatieverplichtingen, ingegaan op: 1. De procedure die burgers moeten volgen voor de informatieverplichting. 2. De omvang van de doelgroep per informatieverplichting per deelnemende gemeente. Heel concreet betreft het de aantallen burgers waarop de informatieverplichtingen van toepassing zijn en/of het aantal aanvragen van bijvoorbeeld vergunningen of subsidies. 3. Per informatieverplichting de handelingen die burgers moeten uitvoeren en de bijbehorende tijdsbesteding. Indien er sprake is van formulieren is op hoofdlijnen onderscheid gemaakt in (1) het verkrijgen van een formulier, (2) het invullen van een formulier en (3) het indienen van een formulier. De geïnventariseerde gegevens zijn per deelnemende gemeente verwerkt in het AL Kostenmodel Burger Gemeenten. 7 Het betreft hier nulmetingen en administratieve lastenonderzoeken voor diverse ministeries en de Ontwikkelen meetmethodiek AL Burger voor het Ministerie van BZK. 8 In de Interdepartementale Commissie Reductie Administratieve Lasten, verder aangeduid met ICRAL, zit een vertegenwoordiger van elk departement, een ICRAL-lid. SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-12 -

Bepalen tijdsbesteding per informatieverplichting De handelingen per informatieverplichting zijn verwerkt in het AL Kostenmodel Burger Gemeenten. Dit is gedaan voor alle deelnemende gemeenten afzonderlijk. Vervolgens is per handeling de tijdsbesteding vastgesteld. Hierbij is de volgende werkwijze gehanteerd: Invullen standaard handelingen. Dit zijn de handelingen waarvoor de tijdsbestedingen en kosten interdepartementaal zijn vastgesteld in het overzicht van standaardhandelingen uit de werkmap AL Burger. Deze standaard handelingen zijn direct ingevuld in het AL Kostenmodel Burger Gemeenten. Voorbeelden hiervan zijn: Handeling Tijdsbesteding (in minuten) Kosten (in ) Digitaal aanvragen formulier 10 Telefonisch aanvragen formulier 15 Digitaal indienen formulier 5 Via de post indienen formulier 15 0,39 / postzegel Invullen algemene handelingen. Dit zijn handelingen die door elke burger kunnen worden uitgevoerd zonder dat hiervoor een bepaalde ervaring of kwalificatie vereist is. Deze tijdsbestedingen zijn in eerste instantie geschat op basis van de gegevens die worden gevraagd. In het praktijkonderzoek zijn deze verder uitgewerkt in burgerpanels. Een beschrijving van de uitvoering en de samenstelling van de burgerpanels is opgenomen in bijlage III. Voorbeelden van dergelijke algemene handelingen in de nulmeting zijn: Handeling Tijdsbesteding (in minuten) Kosten (in ) Situatieschets maken 30 Maken en afdrukken foto s 40 0,12 Telefonisch afspraak maken met gemeente 15 Invullen doelgroepspecifieke handelingen. Dit zijn handelingen die alleen door burgers worden uitgevoerd uit een bepaalde doelgroep. Het bepalen van de tijdsbesteding voor deze handelingen is alleen mogelijk met ervaringsdeskundigen. In het praktijkonderzoek zijn deze gegevens geïnventariseerd met de geïnterviewde ervaringsdeskundigen van de gemeenten. Voorbeelden van dergelijke doelgroepspecifieke handelingen zijn: Handeling Tijdsbesteding (in minuten) Gesprek met casemanager bij gemeente 30 Geneeskundig onderzoek 30 Inspraakavond bijwonen 120 Kosten (in ) De geïnventariseerde gegevens zijn per deelnemende gemeente verwerkt in het AL Kostenmodel Burger Gemeenten. Op basis van de resultaten van het AL Kostenmodel Burger Gemeenten en de interviewdag is een terugkoppelingsrapportage opgesteld per gemeente. Daarmee zijn de resultaten van de interviewdag teruggekoppeld aan de geïnterviewde personen van de gemeenten en geverifieerd en aangevuld. SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-13 -

Consolideren onderzoeksresultaten en eindrapportage. De resultaten van de deelnemende gemeenten zijn geanalyseerd. Van de informatieverplichtingen zijn twee overzichten opgesteld. Eén overzicht met de tijdsbesteding (T) en één overzicht met de kosten (K). Met dit overzicht kunnen de gegevens per gemeente worden vergeleken. Verschillen en overeenkomsten tussen gemeenten worden daardoor zichtbaar. Op basis van het overzicht is vervolgens een gemiddelde tijdsbesteding per informatieverplichting berekend. Hetzelfde is gedaan voor de kosten. Bij de berekening is gebruik gemaakt van een zogenaamd gewogen gemiddelde. Daarmee wordt meer gewicht toegekend aan de tijdsbesteding van een procedure die meer voorkomt, en minder gewicht aan de tijdsbesteding van een procedure die minder voorkomt. Kader 1. Toepassing gewogen gemiddelde tijdsbesteding De toepassing van een gewogen gemiddelde voor de gemiddelde tijdsbesteding en de gemiddelde kosten van de geïnterviewde gemeenten wordt verduidelijkt met de volgende illustratie: Bij gemeente 1 wordt vergunning X 100 keer aangevraagd met een procedure die een tijdsbesteding van 10 minuten met zich meebrengt. Bij gemeente 2 wordt vergunning X 20 keer aangevraagd met een procedure die een tijdsbesteding van 4 minuten met zich meebrengt. Het toepassen van een gewogen gemiddelde levert in dit voorbeeld een gemiddelde tijdsbesteding op van 9 minuten. Dit is berekend door: (100 aanvragen x 10 minuten) + (20 aanvragen x 4 minuten) = 9 120 aanvragen De AL zijn vervolgens berekend door de gemiddelde kosten/tijd per informatieverplichting te vermenigvuldigen met de verzamelde macro-economische gegevens voor de aantallen. Wat betreft de extrapolatie van de onderzoekgegevens van de geïnterviewde gemeenten naar de landelijke situatie is de volgende werkwijze gehanteerd: De tijdsbesteding (T) per procedure is berekend op basis van het gewogen gemiddelde van de geïnterviewde gemeenten waarop de informatieverplichting van toepassing is. De kosten (K) per procedure is berekend op basis van het gewogen gemiddelde van de geïnterviewde gemeenten waarop de informatieverplichting van toepassing is. De aantallen (Q) zijn geïnventariseerd op basis van: Gegevens van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) indien deze beschikbaar zijn. Extrapolatie van de data van de geïnterviewde gemeenten indien geen CBS-gegevens beschikbaar zijn. In het consoliderend rekenmodel is, in het overzicht met aantallen (Q), aangegeven welke bron per informatieverplichting is gehanteerd. SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-14 -

Kader 2. Verwerking interviewresultaten De gegevens uit de interviews met de gemeenten zijn verwerkt in een kostenmodel per gemeente. In een consoliderend model zijn de gegevens van alle geïnterviewde gemeenten samengevoegd. In dit consoliderende overzicht zijn per informatieverplichting de tijdsbesteding (T) en de kosten (K) opgenomen. Het kan echter voorkomen dat bepaalde informatieverplichtingen niet zijn besproken met de gemeenten of niet van toepassing zijn. Daar waar bij de procedure geen tijdsbesteding of kosten zijn vermeld zijn de volgende verklarende afkortingen toegepast: n.v.t. niet van toepassing. De informatieverplichting wordt in de betreffende gemeente niet toegepast. Een strandbepaling die het verbiedt om met motorvoertuigen het strand te betreden, is bijvoorbeeld niet van toepassing in gemeenten zonder strand. n.b. niet bekend. De informatieverplichting is tijdens de interviewdag niet besproken met de gemeente, ook is de informatieverplichting niet aangevuld tijdens de terugkoppeling met de gemeente. k.n.v. komt niet/nauwelijks voor. De informatieverplichting is wel van toepassing in een gemeente maar komt daar niet of nauwelijks voor. Vanwege het sporadische karakter van de verplichting is geen inzicht in de wijze waarop dit wordt uitgevoerd. Dat wordt incidenteel indien van toepassing uitgezocht en vastgesteld. Code bijvoorbeeld E17. De handelingen van de informatieverplichting zijn geïntegreerd in een andere informatieverplichting. De code verwijst naar de informatieverplichting waarin deze is opgenomen. Uit het consoliderende model kan blijken dat bij bepaalde informatieverplichtingen meerdere gemeenten dezelfde tijdsbesteding of kosten voor burgers hebben. Een zelfde tijdsbesteding wordt veroorzaakt doordat gemeenten dezelfde aanvraagprocedure hebben en bijvoorbeeld gebruik maken van modelformulieren. Daarnaast kan het voorkomen dat gemeenten wel verschillende formulieren hanteren maar dat de gevraagde informatie hetzelfde is, alleen de opmaak en volgorde van de formulieren kan verschillen. Gemeenten hebben aangegeven dat de overeenkomsten veroorzaakt worden doordat zij, met name op het terrein van sociale zaken, nadrukkelijk afstemmingsoverleg voeren met buur- en regiogemeenten. Daarbij wordt veelvuldig gebruik gemaakt van ervaringen van andere gemeenten voor procedures en formulieren. 3.4 Representativiteit, herleidbaarheid en betrouwbaarheid gegevens Optimalisatie binnen randvoorwaarden: doorlooptijd en budget De aanpak van de AL Burger Gemeenten is erop gericht om binnen de randvoorwaarden van doorlooptijd en budget een zo volledig mogelijk beeld van de AL Burger Gemeenten te verkrijgen, maar tevens rekening te houden met drie aspecten: 1. De representativiteit van gegevens. 2. De herleidbaarheid van gegevens. 3. De betrouwbaarheid van gegevens en resultaten. Ad. 1. De representativiteit van gegevens Het streven naar representativiteit heeft centraal gestaan bij het segmenteren van de totale onderzoekpopulatie en het samenstellen van de burgerpanels. Gezien de beperkingen die een relatief kleine steekproef oplegt, zijn bij de inventarisatie van gegevens de volgende werkzaamheden uitgeveord waardoor de onderzochte gemeenten een representatief beeld geven van de landelijke situatie: Tijdens de interviews met de deelnemende gemeenten is aan de orde gesteld of de procedures vergelijkbaar zijn met andere gemeenten. SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-15 -

Aanvullende gegevens, met name de tijdsbesteding van bepaalde handelingen, zijn geïnventariseerd in burgerpanels. Een overzicht van de burgerpanels en de daarin behandelde informatieverplichtingen is opgenomen in bijlage III. De gegevens uit de burgerpanels zijn teruggekoppeld aan de gemeente. Op basis van de terugkoppeling hebben de gemeenten de onderzoeksgegevens erkend. Bij het werken met de burgerpanels is vanuit het oogpunt van representativiteit gericht aandacht besteed aan de volgende aspecten: Er is in de afzonderlijke panels zowel gewerkt met een verdere verfijning van de interviews als ook met concrete formulieren in parallelle groepssessies. Meervoudig gebruik van panels: de burgerpanels van specifieke doelgroepen zijn tevens gebruikt om vergelijkbare vragen te beantwoorden over meer algemene gegevens. Cross-checks zijn uitgevoerd voor vergelijkbare informatieverplichtingen. Hiervoor zijn bijvoorbeeld bepaalde delen van formulieren aan meerdere doelgroepen voorgelegd. Ad. 2. Herleidbaarheid en documentatie van de gegevens Voor het bepalen van de AL Burger Gemeenten is een groot aantal gegevens uit verschillende bronnen verzameld. Het is daarom van groot belang dat inzichtelijk wordt gemaakt, waar de voor de berekening gebruikte gegevens (T, K en Q) vandaan komen, welke aannamen getroffen zijn bij schattingen van niet beschikbare gegevens 9. De herleidbaarheid van de gegevens is gewaarborgd doordat in het AL Kostenmodel Burger Gemeenten verwijzingen zijn opgenomen naar (1) de bronnen voor de gebruikte gegevens en (2) de interview- en burgerpanelverslagen. Ad. 3. Betrouwbaarheid van gegevens en resultaten In de nulmeting van de AL Burger Gemeenten is enerzijds aandacht besteed aan de representativiteit en de herleidbaarheid van de gegevens, anderzijds ligt de nadruk op de betrouwbaarheid van de resultaten ofwel op de absolute omvang van de AL per jaar. De nulmeting van de AL Burger Gemeenten heeft enkele bijzondere kenmerken, die mede van invloed zijn op deze betrouwbaarheid. De meest belangrijke van deze kenmerken zijn: Het referentiejaar voor het bepalen van de administratieve lasten van de informatieverplichtingen is in de Meetmethode AL Burger vastgesteld op 2002. Voor de administratieve lasten wordt daarin uitgegaan van de peildatum van 31 december 2002. In dit onderzoek is echter, vanwege praktische redenen, de AL op basis van beschikbare gegevens bepaald. Aangezien het project is uitgevoerd tussen december 2004 en mei 2005 is de uitvoeringssituatie van gemeenten ultimo 2004 in kaart gebracht. Dit betekent bijvoorbeeld dat niet de Algemene Bijstandswet zoals van toepassing in 2004 is onderzocht. In plaats daarvan is de Wet Werk en Bijstand onderzocht zoals deze in 2004 werd uitgevoerd door de gemeenten. 9 Deze herleidbaarheid stelt de opdrachtgever en latere gebruiker van het AL Kostenmodel Burger Gemeenten in staat om: Na te gaan of inderdaad ook beleidsmatig verdedigbare gegevens zijn gebruikt. Getroffen aannamen te herzien en de effecten daarvan op de omvang van de AL direct te beoordelen. Eventueel nieuw beschikbare informatie gericht in het AL Kostenmodel Burger Gemeenten te verwerken. SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-16 -

Voor de deelnemers van de burgerpanels was het vaak niet eenvoudig om onderscheid te maken tussen de AL die worden veroorzaakt door de hier onderzochte regelgeving of rijksregelgeving die gemeenten zonder beleids- en uitvoeringsvrijheid uitvoeren. In de bijlage is een overzicht opgenomen van alle informatieverplichtingen voor burgers met vermelding van de categorie. Voor de deelnemers aan de burgerpanels is het moeilijk gebleken om een onderscheid te maken tussen tarieven en leges. Voor hen zijn beide kosten van belang die zij moeten maken om aan een informatieverplichting te voldoen, ongeacht de aard van de betaling. De betrouwbaarheid van de gegevens is naast de aspecten van representativiteit en herleidbaarheid op een zo hoog mogelijk peil gebracht door: 1. Het consequent toetsen van alle gegevens op interne consistentie, zowel binnen de doelgroepen alsook tussen de afzonderlijke doelgroepen. 2. Het vergelijken van de resultaten van de interviews van de dossierhouders (1e ronde interviews) en de burgerpanels en de interviews van uitvoeringsorganisaties (2e ronde interviews) met de resultaten van parallel lopende nulmetingen van AL Burger bij andere ministeries. 3.5 Deelnemende gemeenten Uitgangspunten voor selectie Voor het onderzoek is uitgegaan van een voor dit onderzoek geschikte dwarsdoorsnede van gemeenten. De gemeenten dienen een gemiddelde afspiegeling te zijn van de Nederlandse gemeenten. Uitgangspunt bij de selectie van de gemeenten is, naast uiteraard de bereidwilligheid tot deelname, de representativiteit. Voorbeelden hiervan zijn: De geografische spreiding, selectie van zowel (rand)stedelijke als landelijke gemeenten. Het inwonersaantal, een oplopend inwonersaantal van kleine gemeenten (ca. 15.000 inwoners) tot en met een grote gemeente (G4-gemeente). Het aantal uitkeringsgerechtigden volgens de Wet Werk en Bijstand (WWB), aangezien informatieverplichtingen uit deze wet een substantieel deel uitmaken van de AL Burger Gemeenten. Overzicht deelnemende gemeenten Op basis van de bovenstaande selectiecriteria zijn uiteindelijk 12 gemeenten geselecteerd en benaderd voor deelname aan het onderzoek. In de onderstaande figuur zijn deze weergegeven. Hierbij is per gemeente een aantal indicatoren opgenomen die inzicht geven in de omvang van de verschillende gemeenten. SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-17 -

Gemeente Aantal inwoners Oppervlakte in km2 Totale beroepsbevolking Werkzame beroepsbevolking Aantal woningen Aantal WWB* 1 Zandvoort 16.809 44 6.200 6.000 8.135 320 2 Boxtel 29.371 65 15.000 14.600 11.491 360 3 Castricum 35.177 60 12.000 11.000 13.900 190 4 Wageningen 33.987 32 16.000 15.000 12.482 770 5 Nieuwegein 62.140 26 32.000 32.000 25.551 1.030 6 Ede 103.708 319 44.000 43.000 38.701 1.440 7 Emmen 108.367 346 47.000 44.000 44.987 2.660 8 Dordrecht 120.222 99 54.000 51.000 52.331 4.460 9 Arnhem 140.736 102 71.000 67.000 64.526 6.800 10 Haarlem 147.831 32 76.000 74.000 66.964 3.360 11 Eindhoven 204.776 88 94.000 91.000 91.261 5.930 12 Utrecht 260.625 99 129.000 121.000 114.116 9.170 (Bron: CBS-gegevens 2002) * CBS-gegevens derde kwartaal 2004 Figuur 3. Overzicht deelnemende gemeenten en omvangsindicatoren per gemeente. De gemeente Ede en Eindhoven zijn in de eindfase van het project bereid gevonden deel te nemen aan het onderzoek. Met beide gemeenten is daarom afgesproken de interviews te richten op de informatieverplichtingen die volgens de gemeenten het meeste voorkomen binnen de gemeente. De aandacht is daarbij vooral uitgegaan naar informatieverplichtingen op het terrein van (1) bouwen & wonen, (2) ruimtelijke ordening, (3) (gehandicapten) parkeren, (4) uitkeringen en (5) de Algemene Plaatselijke verordening (APV). Daarnaast zijn enkele andere informatieverplichtingen besproken en in kaart gebracht voor beide gemeenten. SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-18 -

4 Regelgeving gemeenten 4.1 Indeling categorieën regelgeving voor burgers In de Meetmethode AL Burger heeft het Ministerie van BZK vier categorieën informatieverplichtingen voor burgers gedefinieerd. Door de indeling in categorieën wordt inzicht verkregen in welke AL door regelgeving van welke organisatie worden veroorzaakt en kunnen worden gereduceerd. De vier gedefinieerde categorieën zijn: Categorie I. Rijksregelgeving. De regelgeving wordt direct door het Rijk - lees de departementen - opgesteld en uitgevoerd. Voorbeelden van informatieverplichtingen voor burgers in deze categorie zijn de aanvraag voor huursubsidie en de aangifte inkomstenbelasting. Categorie II. Medebewind zonder beleidsvrijheid. De regelgeving wordt direct door het Rijk - lees de departementen - opgesteld. Het met deze taak belaste bestuursorgaan, bijvoorbeeld een gemeente, heeft een uitsluitend uitvoerende taak en derhalve geen beleidsvrijheid. Voorbeelden van informatieverplichtingen voor burgers in deze categorie zijn de aanvraag van het paspoort en van het rijbewijs. Categorie III. Medebewind met beleidsvrijheid. De regelgeving wordt door het Rijk opgesteld, de uitvoering ervan is inclusief beleidsvrijheid neergelegd bij een bestuursorgaan. In deze categorie worden AL beïnvloed door de wijze waarop (1) het bestuursorgaan invulling geeft aan de beleids- en uitvoeringsruimte en (2) de rijksoverheid de regelgeving heeft opgesteld. Voorbeelden van informatieverplichtingen voor burgers in deze categorie zijn de aanvraag van een bijstandsuitkering (WWB) en van een gehandicaptenparkeerkaart. Categorie IV. Autonome regelgeving. De regelgeving wordt opgesteld door een bestuursorgaan, deze bepaalt zelf het beleid en de daarbij gestelde regels en informatieverplichtingen. Voorbeelden van informatieverplichtingen voor burgers in deze categorie zijn de kapvergunning of de evenementenvergunning. Voor de uitvoering van de taken kunnen bestuursorganen (gemeenten) beleidsvrijheid hebben om nadere regels (en dus informatieverplichtingen) op te stellen. Bijvoorbeeld bij situaties waarbij rekening moet worden gehouden met lokale omstandigheden (gemeenten) of de uitvoering van de opgelegde taken. De beleidsruimte van bestuursorganen kan sterk variëren. Dit betekent dat de AL van regelgeving die in medebewind wordt uitgevoerd zowel worden beïnvloed door de rijksoverheid als door de bestuursorganen (gemeenten). SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-19 -

Naast de beleidsruimte is de wijze waarop de regelgeving in de praktijk wordt uitgevoerd bepalend voor de omvang van de AL. Verschillen worden bijvoorbeeld veroorzaakt door de wijze waarop informatie kan worden opgevraagd of ingediend (bijvoorbeeld met behulp van ICT of met formulieren via de post). De keuzes voor de wijze waarop een bestuursorgaan hiermee omgaat worden over het algemeen binnen het bestuursorgaan gemaakt. Hiermee kan het bestuursorgaan - al dan niet gestimuleerd door de rijksoverheid - de AL beïnvloeden. Een elektronisch vooraf ingevuld formulier kost immers minder tijd dan een schriftelijk formulier dat volledig door de aanvrager moet worden ingediend. 4.2 Definitie regelgeving Burger Gemeenten Het project AL Burger Gemeenten richt zich uitsluitend op de regelgeving die door gemeenten wordt uitgevoerd: Medebewind met beleids- en/of uitvoeringsvrijheid (categorie III): De regelgeving wordt door het Rijk opgesteld. De gemeente heeft de vrijheid om aanvullende regels te stellen en is vrij in de wijze van uitvoering. In deze categorie worden AL beïnvloed door de wijze waarop een bestuursorgaan invulling geeft aan de beleids- en uitvoeringsruimte. Voorbeelden voor gemeenten hiervan zijn: Een huisvestingsvergunning waarbij de gemeente kan bepalen of deze van kracht is en welke criteria dan van toepassing zijn. Vervangende leerplicht waarbij B&W de beoordeling van de aanvraag uitvoeren. Bijzondere bijstand waarbij de gemeente vaststelt welke informatie moet worden overhandigd voor het beoordelen van de aanvraag. Autonome regelgeving (categorie IV): De regelgeving wordt opgesteld door een gemeente, deze bepaalt zelf het beleid en de daarbij gestelde regels en informatieverplichtingen. Voorbeelden hiervan zijn de diverse regelingen binnen de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) zoals: Evenementenvergunning. Vergunning voor rommelmarkten. Kapvergunning. Het project richt zich op de AL die veroorzaakt worden door informatieverplichtingen uit de categorieën III en IV. De AL die voortvloeien uit de categorieën I en II worden door de departementen onderzocht. In de bijlage is een totaal overzicht opgenomen van de informatieverplichtingen per categorie. Daarbij is tevens aangegeven tot welk onderzoek dit behoort. 4.3 Rechten en plichten Administratieve Lasten voor burgers komen conform de definitie voort uit zowel het nakomen van verplichtingen als het uitoefenen van rechten. 1. Verplichtingen. Een plicht van een burger kan worden getypeerd als het verplicht voldoen aan bepaalde eisen bij het uitoefenen van bepaalde activiteiten. Er is geen sprake van vrije keuze voor de burger. Voorbeeld is een vergunning. De burger mag bepaalde activi- SIRA Consulting - Administratieve Lasten Burger Gemeenten 17 mei 2005-20 -