Dit project is mede mogelijk gemaakt door bijdragen van het Europees Sociaal Fonds en Stichting Instituut GAK

Handleiding project Mantelzorg@work Voorwoord De handleiding Mantelzorg@work is bedoeld voor iedereen die binnen de eigen organisatie aan de slag wil om de organisatie mantelzorgvriendelijk(er) te maken. Bij de handleiding hoort een aantal materialen en werkwijzen die in de praktijk zijn ontwikkeld in het kader van het ESF-Equal project Mantelzorg@work, dat van 2005 tot 2007 door een aantal organisaties is uitgevoerd. De handleiding beschrijft het proces dat doorlopen kan worden om een mantelzorgvriendelijke organisatiecultuur te ontwikkelen en is een weergave van de ervaringen die in het project Mantelzorg@work zijn opgedaan. Wij hopen dat deze handleiding en het ontwikkelde materiaal voor u voldoende aanknopingspunten bieden om ook in uw eigen organisatie aan de slag te gaan. De initiatiefnemers 1 van Mantelzorg@work, Qidos, Martijn de Wildt Mezzo, Arie Ouwerkerk September 2007 1 Qidos Qidos is een Human Resources (HR) adviesbureau en adviseert organisaties in de profiten non-profitsector om vanuit moderne HR-thema s organisatieresultaten te verbeteren. Qidos helpt organisaties door samen met management en medewerkers innovatieve, pragmatische en effectieve oplossingen te ontwikkelen en te implementeren. Qidos streeft ernaar voor werkgevers en medewerkers een win-winsituatie te creëren. Met thema s zoals flexibel werken, carrière-flexibiliteit, langer productief doorwerken, levensfase-denken, werk/privé beleid en talentmanagement ontwikkelen de opdrachtgevers van Qidos zich tot organisaties die zich aanpassen aan de veranderende wereld en zijn zij in staat hun talentvolle medewerkers productief en gemotiveerd in te zetten. Mezzo Mezzo is de Landelijke Vereniging voor Mantelzorgers en Vrijwilligerszorg. Mezzo zet zich, samen met ruim 250 lidorganisaties, in voor mensen die langdurig en onbetaald voor een ander zorgen: als familielid, buur, vriend of uit solidariteit. Mezzo behartigt hun belangen en geeft ondersteuning. Veel mantelzorgers zijn lid van Mezzo. De lidorganisaties van Mezzo zijn: steunpunten mantelzorg, regionale belangenorganisaties van mantelzorgers, organisaties voor vrijwillige thuishulp, organisaties voor buddyzorg en vriendendiensten.

1. Inleiding Mantelzorg is meer dan 8 uur per week en/of langer dan 3 maanden zorgen voor een chronisch zieke, gehandicapte of hulpbehoevende naaste, vriend, of buur, zonder dat je daarvoor betaald wordt. Nederland telt 2,4 miljoen mantelzorgers. In de toekomst zullen er meer werkende mantelzorgers komen. Want werknemers werken meer en langer door om de vergrijzing op te vangen; in de toekomst wordt de zorg door minder mensen geleverd en (oude) mensen blijven langer thuis wonen. De Nederlands overheid voert daarnaast een beleid waarin meer vrouwen meer uren betaalde arbeid moeten verrichten. Vrouwen zijn traditioneel de grootste groep mantelzorgers. 1.1 Werk en mantelzorg 1 op de 8 werknemers in Nederland combineert mantelzorg met een betaalde baan. Dat aantal zal in de toekomst groeien. Grote kans dus dat ook u direct of indirect met mantelzorg te maken krijgt. 1.2 Baanbrekende oplossingen Er zijn slimme, baanbrekende oplossingen nodig om werk en mantelzorg te combineren. Oplossingen waarin het belang van de werkende mantelzorger, van collega`s én van de organisatie samenvallen. Daarvoor is mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid essentieel. 1.3 Mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid Mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid draagt bij aan een organisatiecultuur waarin werknemers met mantelzorgtaken de mogelijkheid hebben betaald werk met vaak intensieve zorgtaken te combineren. Dat kan o.a. door mantelzorg bespreekbaar te maken, verlofregelingen bekend te maken en toe te passen en samen naar maatwerkoplossingen te zoeken.

1.4 Opbrengsten Het loont de moeite om te werken aan mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid. Uit onderzoek blijkt dat: Verzuimkosten aanzienlijk verminderen. De productiviteit stijgt en de kwaliteit van de werkzaamheden verbetert. Het bedrijf aantrekkelijker wordt voor werknemers. Waardevolle medewerkers behouden blijven. Er minder verloop is waardoor er minder kosten zijn voor (o.a.) werving en selectie van nieuwe medewerkers. Werknemers minder stress en overbelasting ervaren. 1.5 Gereedschap Mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid bereik je door als betrokken collega, werkgever, P&O-medewerker, OR-lid of mantelzorger met anderen in je organisatie voor werkomstandigheden te zorgen die mantelzorgen mét een baan mogelijk maken. Mantelzorg@work ontwikkelde daarvoor gereedschap. Instrumenten, praktische middelen en tips die je écht helpen om in de praktijk je organisatie mantelzorgvriendelijker te maken. Probeer ze!

2. Werkwijze Bepaal waarom u het thema mantelzorg en werk op de agenda zet en aan welke organisatiedoelstellingen het moet bijdragen, bv. verminderen ziekteverzuim/verloop, maatschappelijk verantwoord ondernemen, sociaal beleid etc. Bekijk de beschikbare achtergrondinformatie: een gids voor werkgevers met voorbeelden uit verschillende Europese landen (zie cd-rom), de website www.werkenmantelzorg.nl en in hoofdstuk 5 van deze handleiding vindt u een literatuurlijst en andere relevante websites. Benoem een projectleider. Voor een succesvolle uitvoering van een project Mantelzorg@work binnen uw organisatie is het belangrijk een projectleider/coördinator te benoemen die hier de benodigde tijd voor vrijgesteld wordt. Benoem sleutelfiguren die als ambassadeur van het project binnen hun eigen bedrijfsonderdeel kunnen fungeren. Voor het brede draagvlak in een organisatie is een aantal stakeholders van belang: directie en management, P&Ofunctionarissen, direct leidinggevenden, werknemers met mantelzorgtaken en interne communicatiemedewerkers. Ook de OR kan een actieve bijdrage leveren in de ontwikkeling van een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid. In hoofdstuk 3 worden diverse materialen benoemd die u op verschillende wijzen kunt inzetten in de organisatie. Voor een breed draagvlak en bewustwording bij alle medewerkers is het belangrijk om het thema op verschillende manieren te agenderen: in werkoverleg, afdeling- of teamvergaderingen, functioneringsgesprekken, lunchbijeenkomsten of alle andere mogelijke bestaande overleg- en communicatievormen. De benoemde ambassadeurs kunnen hierin het initiatief nemen en het materiaal gebruiken voor een gesprek. Meer informatie hierover leest u ook in handleiding bewustwordingscampagne op de cd-rom (communicatiestrategie). Stel financiële middelen ter beschikking en reserveer tijd van medewerkers. Naast de inzet van personeel is het ook van belang budget vrij te maken voor de productie van campagnematerialen. Het materiaal, waarmee u bewustwording binnen uw organisatie kunt creëren, is te downloaden van de website www.werkenmantelzorg.nl (printkwaliteit) of te vinden op de cd-rom in de gereedschapskoffer (drukkwaliteit). In de koffer vindt u gedrukte voorbeeldexemplaren van alle ontwikkelde materialen.

De doorlooptijd van het totale project is ongeveer 6 maanden tot één jaar, dat wil zeggen van het benoemen van een projectleider tot implementatie van het thema werk en mantelzorg als onderdeel van uw huidige personeelsbeleid. De daadwerkelijke doorlooptijd hangt natuurlijk sterk samen met de grootte van de organisatie, de structuur, het bestaande HRM-beleid, de beschikbare menskracht, de snelheid waarmee de verschillende fasen doorlopen kunnen worden etc. Zorg vervolgens dat u de effecten in kaart brengt in relatie tot de organisatiedoelstellingen, zoals u die aan het begin heeft geformuleerd.

3. Wat is nodig voor een succesvol project? Mantelzorgvriendelijke personeelsbeleid bereik je niet van de ene op de andere dag. Het vraagt in veel gevallen een cultuurverandering binnen de organisatie, waarvoor een breed draagvlak, tijd en de inzet van verschillende functionarissen binnen de organisatie noodzakelijk zijn. Mantelzorg@work vraagt een projectmatige aanpak waarin een aantal fasen te onderscheiden is. Stap 1: analysefase Stap 2: bewustwordingsfase Stap 3: ontwikkelfase Stap 4: afrondings- en borgingsfase Bij alle fasen is ondersteunend materiaal ontwikkeld dat u kunt vinden op www.werkenmantelzorg.nl (printkwaliteit) of in de bijbehorende gereedschapskoffer. Het materiaal staat in drukkwaliteit op de bijgeleverde cd-rom. Voor reproductie kunt u zelf contact opnemen met een drukker. Indien u hiervoor kiest is het van belang dat u altijd het lores pdf-bestand (zie cd-rom) meestuurt als controledocument. U kunt er ook voor kiezen complete koffertjes te bestellen bij de Servicedesk van Mezzo (indien voorradig). Zie hoofdstuk 4 voor contactgegevens. 3.1 De analysefase Wat weten we over mantelzorg en werk en hoe gaan we daar als organisatie mee om? Wie zijn in onze organisatie de werkende mantelzorgers? Noemen zij zichzelf mantelzorger. Welke knelpunten ervaren zij in hun werk en welke afspraken hebben zij met hun leidinggevende gemaakt?

Beschikbaar materiaal: Een interactieve thermometer die een indicatie geeft hoe mantelzorgvriendelijk uw organisatie nu is. Geschikt als quick-scan en in 5 minuten in te vullen op de website www.werkenmantelzorg.nl. Onderzoeksinstrumenten om de stand van zaken in uw organisatie te inventariseren (zie cd-rom): Vragenlijst voor werknemers, gericht op mantelzorgers en niet-mantelzorgers. In kleine organisaties kunt u alle medewerkers een vragenlijst geven. In grotere bedrijven kan een steekproef worden genomen. Voor het verwerken van de gegevens is enige onderzoekservaring gewenst. Indien u hierbij ondersteuning wenst, kunt u contact opnemen met Qidos (info@qidos.nl). Digitale 0-meting: een beknopte vragenlijst gericht op mantelzorgers en niet mantelzorgers. U dient een keuze te maken tussen de vragenlijst (uitgebreide inventarisatie) en de digitale 0-meting (beknopte inventarisatie). Beide instrumenten zijn geschikt om inzicht te krijgen in de huidige situatie van de organisatie rondom het thema werk en mantelzorg. Vragen voor diepte-interviews met voorbeeldvragen voor gesprekken met leidinggevenden, P&O-ers en directie. Opzet focusgroep mantelzorgers: Een focusgroep is een gestructureerde discussie onder een kleine groep (4-12 personen) begeleid door een ervaren gespreksleider. Tijdens een focusgroep wordt dieper ingegaan op bepaalde thema s. De interviews en focusgroepen leveren extra informatie op over kennis en visie rondom het thema, de houding, knelpunten en mogelijke oplossingen. 3.2 De bewustwordingsfase: Om het thema organisatiebreed bespreekbaar te maken en een breed draagvlak te creëren, heeft Mantelzorg@work een bewustwordingscampagne ontwikkeld. Beschikbaar materiaal bewustwordingscampagne Baanbrekers op cd-rom: Handleiding campagne (hierin staat beschreven hoe u de campagne uit dient te voeren binnen uw organisatie). Teasermateriaal (animatie, ansichtkaart, banners, e-cards, posters, stickers). Informatiebrochure directie.

Informatiebrochure OR. Informatiebrochure P&O. Wegwijzer voor Baanbrekers (werkende mantelzorgers). Wegwijzer voor leidinggevenden. Vanzelfsprekendboekje met ervaringsverhalen. Mantelzorgcase (voor personeelsblad, intranet). Digitale effectevaluatie: in te zetten na het uitvoeren van de bewustwordingscampagne. Door de effectevaluatie uit te voeren wordt inzichtelijk of de campagne heeft bijgedragen aan meer bekendheid, besef, begrip en acceptatie binnen de organisatie rondom het thema werk en mantelzorg. Werkende mantelzorgers worden in deze campagne benaderd als baanbrekers : mensen die baanbrekend werk doen door hun baan en mantelzorg te combineren én dit bespreekbaar maken op de werkvloer. Daarmee dragen zij bij aan de ontwikkeling van een mantelzorgvriendelijke cultuur! NB. Omdat in de praktijk blijkt dat veel mantelzorgers zich niet als zodanig herkennen (ze zijn in de eerste plaats ouder, kind of partner van degene die ze verzorgen of begeleiden en doen dat vaak al jarenlang), is het een overweging om te starten met de bewustwordingscampagne voordat de vragenlijsten ten behoeve van het onderzoek in de organisatie worden verspreid. 3.3 Ontwikkelfase Een volgende stap in het ontwikkeltraject is een korte training voor leidinggevenden en voor mantelzorgers zelf. In een workshop van een dagdeel komen zaken aan de orde als hoe herken ik medewerkers met mantelzorgtaken, hoe maak ik het bespreekbaar, welke maatwerkoplossingen kunnen we bedenken of voor mantelzorgers hoe maak ik het bespreekbaar, hoe stel ik grenzen, waar vind ik hulp. Plan eerst een workshop met mensen die enthousiast zijn en vrijwillig mee willen doen. Zij kunnen anderen enthousiasmeren en over de streep trekken als er meerdere workshops aangeboden worden. Daarnaast kunnen in de organisatie specifieke experimenten worden uitgevoerd om de bedachte oplossingen in de praktijk te testen en te evalueren. In het ESF-Equal project Mantelzorg@work ging het soms om kleine, soms om grote veranderingen: afspraken om overuren flexibel voor mantelzorgtaken te kunnen inzetten, opgeplust met de wettelijke

zorgverlofuren, inzichtelijk maken hoe de uren tussen werk en mantelzorg daadwerkelijk werden besteed door een tijdlang een gecombineerde urenregistratie bij te houden, vaker thuiswerken of later beginnen, een ander minder belastend takenpakket, minder uren met terugkeergarantie. Maar u kunt ook denken aan contactgroepen van medewerkers met mantelzorgtaken, intervisiegroepen, chat-groep via intranet. In bv. een bijeenkomst met baanbrekers kunnen zij zelf oplossingen aandragen die het best bij hun eigen behoefte aansluiten. Beschikbaar materiaal op cd-rom: Workshop voor leidinggevenden. Handleiding workshop voor leidinggevenden. Workshop voor mantelzorgers. 3.4 Afronding en borgingsfase De laatste fase van het project mantelzorg@work betreft het borgen van de opgedane kennis en ervaringen uit de eerdere fasen in het bestaande HRM-beleid van de organisatie. Het belangrijkste is echter dat er openheid in de organisatie is ontstaan om over het onderwerp mantelzorg te spreken en er bereidheid is om oplossingen op maat vorm te geven. Omdat borging afhankelijk is van de mogelijkheden die per bedrijf of organisatie kunnen verschillen, of zelfs per bedrijfsonderdeel of functie, kunnen we hierin geen standaard oplossingen presenteren. Wij hopen dat binnen uw eigen organisatie voldoende oplossingen zijn gevonden om een mantelzorgvriendelijke organisatie te creëren.

4. Ondersteuning Mezzo John F. Kennedylaan 99 info@mezzo.nl 3981 GB Bunnik www.mezzo.nl Tel: 030-6592222 Fax: 030-6592220 Overal in het land zijn Steunpunten Mantelzorg actief. Informeert u eens bij het steunpunt in uw regio welke rol zij kunnen spelen bij de uitvoering van een project mantelzorg@work. Een aantal steunpunten heeft een functionaris in dienst die gespecialiseerd is op het terrein van mantelzorg en werk. Op de website www.mezzo.nl kunt u adressen van steunpunten in uw regio vinden. Bij de Servicedesk Mezzo kun u complete koffertjes bestellen. Deze materialen vindt u op www.mezzo.nl (publicatielijst bij producten Mezzo). Ook kunt u telefonisch contact opnemen (030-6575132). Qidos Wilhelminaweg 12 info@qidos.nl 3941 DG Doorn www.qidos.nl Tel: 0343-477485 Fax: 0343-477835 Qidos is een Human Resources (HR) adviesbureau en adviseert organisaties in de profiten non-profitsector om vanuit moderne HR-thema s organisatieresultaten te verbeteren. Qidos helpt organisaties door samen met management en medewerkers innovatieve, pragmatische en effectieve oplossingen te ontwikkelen en te implementeren. Qidos streeft ernaar voor werkgevers en medewerkers een win-winsituatie te creëren. Met thema s zoals flexibel werken, carrière-flexibiliteit, langer productief doorwerken, levensfase-denken, werk/privé beleid en talentmanagement ontwikkelen de opdrachtgevers van Qidos zich tot organisaties die zich aanpassen aan de veranderende wereld en zijn zij in staat hun talentvolle medewerkers productief en gemotiveerd in te zetten.

5. Achtergrondinformatie In onderstaande tekst vindt u literatuur en relevante websites die u meer achtergrondinformatie geven rondom het thema werk en mantelzorg. Literatuur Berg, B. van den, Informal Care, An Economic Approach (2005) Erasmus Universiteit Rotterdam. Boer, A. H. de, R. Schellingerhout en J.M. Timmermans (2003), Mantelzorg in getallen. Den Haag: Sociaal en Cultureel Planbureau. Boer, A. de, red. (2005) Kijk op informele zorg. Den Haag: Sociaal en Cultureel Planbureau. Isarin, J. (2005), Mantelzorg in een ontmantelde privé-sfeer. Over het combineren van betaalde arbeid en de langdurige intensieve zorg voor een naaste. Budel: Uitgeverij Damon. Raad voor de Volksgezondheid en Zorg (2006), Arbeidsmarkt en zorgvraag. Den Haag: RVZ. Souren, M. (2007), Mantelzorgers maken weinig gebruik van verlofregelingen. In : Sociaal economische trends 2 e kwartaal 2007. Voorburg/Heerlen: CBS. Tempo-Team, onderzoek Interview-NSS 'Boeien en Binden van personeel' (2007). Timmermans, J.M. (2003), Mantelzorg: over de hulp van en aan mantelzorgers. Den Haag: SCP. Yeandle e.a. (2006), Who cares wins. The Social and Business benefits of supporting working Carers. Sheffield, Hallam University.

Relevante websites Project mantelzorg@work (initiatiefnemers) www.mezzo.nl Landelijke Vereniging voor mantelzorg en vrijwilligerszorg www.qidos.nl Adviesbureau voor moderne HR-thema s www.werkenmantelzorg.nl Projectwebsite mantelzorg@work Overige websites www.acecarers.org.uk/resources Action for Carers and Employment (ACE) geleid door Carers Uk www.baanbrekend.info Projectwebsite rond mantelzorg en werk in Midden Limburg www.carersuk.org/employersforcarers Carers UK, Carers and employment, juggling work and care. DVD en informatie materiaal Brits EU programma m.b.t. werk en mantelzorg http://www.cbs.nl/nl-nl/menu/themas/gezondheidwelzijn/publicaties/artikelen/archief/2006/2006-2023-wm.htm CBS publicatie Mantelzorg en werk http://www.cbs.nl/nl-nl/menu/themas/arbeid-socialezekerheid/publicaties/artikelen/archief/2007/2007-2192-wm.htm CBS publicatie gebruik verlofregelingen door mantelzorgers www.eiz.nl Expertisecentrum Informele Zorg Utrecht (dossier arbeid en zorg) www.gezondebalanswerkenprive.nl PJ Partners Zuid-Holland www.leeftijd.nl Expertisecentrum LeefTijd www.mantelzorgmakelaar.nl Bureau Taps www.mediamaal.nl Ontwikkelde het concept en de realisatie van de bewustwordingcampagne Baanbrekers www.minszw.nl Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid http://www.tempo-team.nl/content/werkgevers/zo-werkthet/dienstenpakket/tools/verzuimcalculator/index.xml http://www.tempo-team.nl/content/werkgevers/zo-werkthet/dienstenpakket/tools/verloopcalculator/index.xml www.verlofregelingen.szw.nl