Wijzigingsverordening Verordening voor de raadscommissie Ede De raad van de gemeente Ede; gelezen het voorstel van het presidium van 22 september, zaaknummer 20106; gelet op artikel 82 van de Gemeentewet; besluit: vast te stellen de volgende Wijzigingsverordening Verordening voor de raadscommissie Ede Artikel I De Verordening voor de raadscommissie Ede wordt als volgt gewijzigd: A. Artikel 1 wordt als volgt gewijzigd: De begripsomschrijving van beeldvormende vergadering komt te luiden: een bijeenkomst van de leden van de commissie waarin onderwerpen in het algemeen op informerende wijze worden besproken; B. Aan artikel 3 wordt als volgt gewijzigd: Artikel 3 Taken en vergaderingen commissie 1. De raadscommissie heeft tot taak: a. de besluitvorming van de raad voor te bereiden; b. overleg te voeren met het college en de burgemeester over de door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur. 2. De raadscommissie kan daartoe beeldvormende, oordeelsvormende en andere vergaderingen beleggen. C. Artikel 13 wordt als volgt gewijzigd: Gemeenteblad nr. 669 1
Artikel 13. Opening vergadering en besluitvorming 1. De voorzitter opent de vergadering. 2. De raadscommissie neemt besluiten in een vergadering bij stemming door een meerderheid van de aanwezige leden. 3. In een vergadering worden geen besluiten genomen, voordat alle aanwezige leden de presentielijst hebben getekend. Aan het einde van elke vergadering wordt de presentie lijst door de voorzitter en de griffier of een door hem aangewezen griffiemedewerker door ondertekening vastgesteld. 4. De raadscommissie besluit slechts tot het opheffen van een door haar opgelegde geheimhouding in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het totale aantal leden is bezocht. D. Artikel 14 vervalt. E. De artikelen 15 tot en met 29 worden vernummerd naar 14 tot en met 28. F. In het bestaande artikel 18 vervallen de woorden «en buitengewone leden». Artikel II Dit besluit treedt in werking op de achtste dag na die van bekendmaking. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente Ede, gehouden op 11 december, zaaknr. 20106 Ons bekend, w.g. HAGELSTEIN De griffier, w.g. VAN DER KNAAP De voorzitter, Gemeenteblad nr. 669 2
Toelichting Sinds september 2013 is de raad van de gemeente Ede overgegaan op een ander vergadermodel. Dit staat bekend als het BOBmodel (beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming). Beeldvorming en oordeelsvorming vinden plaatsen binnen één raadscommissie die bestaat uit alle leden van de raad en eventuele buitengewone leden (niet-raadsleden). Besluitvorming vindt plaats in de raad zelf. Na ruim een jaar vergaderen volgens dit nieuwe model, is gebleken dat de verordening toch niet helemaal aansluit bij de gegroeide praktijk. Deze wijzigingsverordening heeft tot doel deze verschillen op te heffen. Artikelsgewijs commentaar Artikel 1 Het is gebleken dat de commissie over een groter aantal onderwerpen overleg voert met college en burgemeester dan louter de onderwerpen waarover de raad besluiten neemt. Er bestaat ook behoefte aan overleg over andere zaken die te maken hebben met door het college of de burgemeester gevoerd bestuur. Voor het college en de burgemeester biedt dit bovendien de gelegenheid om kennis te nemen van de gevoelens die leven in de raadscommissie. Deze uitwisseling is ondersteunend aan de kaderstellende rol van de raad. Artikel 3 De omschrijving van de taak van de raadscommissie is gewijzigd. In het oorspronkelijke artikel 3 stond in het derde lid opgenomen dat overleggen met het college of de burgemeester betrekking hebben op de werkzaamheden van de raadscommissie. In een vergadersysteem waarin er sprake is van meerdere raadscommissies is een dergelijke onderverdeling logisch. Ede kent echter maar één raadscommissie. De beperking tot de werkzaamheden van de raadscommissie voegde daarom niets toe en is geschrapt. In het tweede lid zijn nu de vergadervormen opgenomen. Eerder werd hier impliciet naar verwezen door te stellen dat de vergaderingen van de raadscommissie zijn gericht op informatie-uitwisseling (beeldvorming) en het uitwisselen van politieke standpunten (oordeelsvorming). Naast de bekende beeldvormende en oordeelsvormende vergadering is de mogelijkheid opgenomen van andere vergaderingen. Dit is gedaan om ruimte te geven aan de praktijk, om te kunnen komen tot vergadervormen die niet exact passen binnen de omschrijving van een beeldvormende of oordeelsvormende vergadering als daaraan behoefte is. Artikel 13 De besluitvorming in de raadscommissie blijkt in de praktijk anders te verlopen dan vooraf voorzien. Afhankelijk van het onderwerp zijn één of meer vertegenwoordigers van een fractie in een vergadering aanwezig. Het komt daardoor met regelmaat voor dat niet is voldaan aan het voorheen opgenomen quorumvereiste van de helft van het aantal leden. Het behoeft geen uitleg dat het goed functioneren van de raadscommissie eronder lijdt wanneer deze in de vergadering geen besluiten kan nemen. Daarom is in deze wijzigingsverordening bepaald dat besluiten Gemeenteblad nr. 669 3
worden genomen door de meerderheid van de aanwezige leden. Om deze aanwezigheid vast te kunnen stellen is het tekenen van een presentielijst vereist, voorafgaand aan het nemen van besluiten. Het is verder belangrijk erop toe te zien dat alle formaliteiten rondom de benoeming van buitengewone leden (niet-raadsleden) worden nageleefd. De rechtsgeldigheid van deze benoemingen kan immers bepalend zijn voor het genomen besluit. Effecten ontbreken quorumvereiste Het afschaffen van het quorumvereiste kan leiden tot de vraag of hiervan geen gebruik kan worden gemaakt voor politieke doeleinden. Het is inderdaad denkbaar dat enkele fracties gebruik maken van een geringe bezetting van de raadscommissie om het advies over een voorstel te beïnvloeden. De verwachting is echter dat dat in de praktijk niet gaat leiden tot problemen die de huidige regeling niet kent. Een oordeelsvormende vergadering kan besluiten een voorstel door te sturen naar de raad ter besluitvorming. Het is echter de raad zelf die vervolgens naar goeddunken kan besluiten en de mogelijkheid heeft het voorstel terug te sturen. Een oordeelsvormende vergadering kan ook besluiten om een voorstel terug te sturen naar de beeldvormende vergadering waardoor besluitvorming wordt uitgesteld. De raad heeft echter de bevoegdheid om zo n beslissing terug te draaien door een onderwerp alsnog voor besluitvorming te agenderen. In de reguliere gang van zaken zijn er daardoor voldoende waarborgen door de positie van de raad. Besluiten over geheimhouding Besluiten over geheimhouding zijn in bepaalde opzichten de belangrijkste die de raadscommissie kan nemen. Anders dan bij procedurebesluiten, kunnen deze immers maar beperkt worden teruggedraaid door de raad. Er is daarom aanleiding hieraan extra aandacht te besteden. De raadscommissie besluit over het opleggen en opheffen van de geheimhouding van hetgeen tijdens de beraadslaging is besproken en over aan haar overgelegde stukken. Dit besluit moet tijdens de vergadering worden genomen (dat kan niet achteraf). Voor het opleggen van geheimhouding is geen bijzondere meerderheid voorgeschreven. De grondslag voor het opleggen van geheimhouding moet zijn gelegen in een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. Een te lichtvaardig opgelegde geheimhouding kan door de raadscommissie zelf ongedaan worden gemaakt. Om te voorkomen dat een eerder opgelegde geheimhouding door een minderheid ongedaan kan worden gemaakt geldt voor dit besluit wel een quorumvereiste (tweederde van de leden). De gedachte hierachter is dat het opleggen van geheimhouding niet onomkeerbaar is. Het opheffen daarvan wel. Voor het opleggen van geheimhouding op stukken geldt gedeeltelijk een ander regime. Voor stukken die worden overlegd aan de raadscommissie (inkomende stukken) geldt geheimhouding indien de voorzitter van een commissie, het college of de burgemeester dat heeft besloten. Deze geheimhouding moet in acht worden genomen totdat deze wordt opgeheven door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of door de raad. In praktische zin wordt de mogelijkheid om deze stukken te bespreken daardoor beperkt tot het houden van een besloten vergadering. Een openbare vergadering zou immers leiden tot een schending van de opgelegde geheimhoudingsverplichting. Bedacht moet worden dat op een inkomend stuk zowel geheimhouding kan zijn opgelegd door de verstrekker (bijvoorbeeld het college) als door de raadscommissie zelf, tijdens de beraadslaging. Als het college besluit om Gemeenteblad nr. 669 4
op een later moment de opgelegde geheimhouding op te heffen, dan vervalt daarmee nog niet de door de raadscommissie opgelegde geheimhouding. In een dergelijk geval mag dus pas vrijelijk uit het stuk worden geciteerd indien ook de raadscommissie heeft besloten om de geheimhouding op te heffen. De raadscommissie zal in sommige gevallen zelf ook stukken doen uitgaan waarbij geheimhouding is opgelegd. Meestal zal het dan gaan om een verstrekking aan de raad, daarom wordt alleen die situatie hier besproken. In een dergelijk geval wordt geheimhouding in acht genomen tot de raadscommissie of de raad zelf deze opheft. Hierin zit dus een verschil met de eerder beschreven situatie. Het besluit van de raad om de geheimhouding op te heffen zorgt ervoor dat ook de door raadscommissie opgelegde geheimhouding eindigt. Gemeenteblad nr. 669 5